PAKET

2 USBN SEJARAH

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
Soal Administrasi Perkantoran D. Office controling
Paket 2 E. Office management

SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam

perkantoran organisasi
LEVEL : Pengetahuan dan Pemahaman LEVEL : Aplikasi
1. Pengertian Administrasi dari segi etimologis 5. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
adalah ............. menggandakan, mengirim dan menyimpan
A. Kegiatan memberdayakan sumber daya alam keterangan yang diperlukan adalah arti dari...........
B. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, A. Tata usaha
menggandakan, mengirim dan menyimpan B. Humas
C. Kegiatan memberi bantuan dalam mengelola C. Manajemen
informasi, mengelola manusia, mengelola D. Perbekalan
harta benda, kearah suatu tujuan yang E. Komunikasi
terhimpun dalam organisasi.
D. Kegiatan menyediakan data dan informasi SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam
E. Kegiatan memanejerial sistem organisasi
LEVEL : Aplikasi
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi 6. Penyedia layanan komunikasi kantor merupakan
perkantoran pengertian kantor menurut........
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman A. Drs. A.S. Moenir
2. Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari B. Mills & Standingford
kata “administratie” yang artinya.......... C. Prajudi Atmosudirjo
A. Tata usaha D. Denyel
B. Kegiatan catat mencatat E. Sondang P. Siagian
C. Kegiatan menghitung
D. Mengelola SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam
E. Mengatur organisasi
LEVEL : Aplikasi
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi 7. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi
perkantoran pendukung kantor adalah...........
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman A. Melaksanakan fungsi manajemen
3. Dibawah ini yang tidak termasuk unsur-unsur B. Menerima informasi
administrasi adalah........ C. Merancang sistem dan prosedur kantor
A. Perngorganisasian D. Mengendalikan formulir kantor
B. Manajemen E. Menjamin keamanan asset
C. Perencanaan
D. Perbekalan SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam
E. Keuangan organisasi
LEVEL : Aplikasi
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi 8. Making record/noting down desired data adalah
perkantoran pekerjaan kantor yang berhubungan dengan....
LEVEL : Aplikasi A. Membuat warkat-warkat/mencatat data
4. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang diinginkan
yang direncanakan berjalan sesuai dengan B. Memperbanyak warkat dan memberikan
harapan dan target adalah..... alamat
A. Office planning C. Mengurus, membagi dan mengirim surat-
B. Office organizing surat
C. Office actuating

1
 D. Mengirim, dan mengangkut pesanan- D. Perabot kantor
pesanan dengan kapal E. Alat tulis kantor
E. Tugas-tugas khusus
SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam
SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam organisasi
PERKANTORAN
ADMINISTRASI

organisasi LEVEL : Aplikasi

LEVEL : Aplikasi 14. Semua pegawai menerima instruksi langsung
9. Jenis pekerjaan kantor yang memiliki presentasi dari pimpinan satuan serta mereka hanya
paling besar menurut GR Terry yaitu..... bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang
A. Typing dan tanggungjawab berjalan melalui saluran yang
B. Filing tunggal secara lurus dan vertikal, merupakan ciri
C. Calculating dari struktur organisasi........
D. Checking A. Garis/lini
E. Registration B. Garis dan fungsi
C. Fungsional
SUB MATERI : Pemeliharaan standar D. Panitia
penampilan pribadi E. Matriks
LEVEL : Aplikasi
10. Dibawah ini yang tidak termasuk syarat SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam
kepribadian personal kantor, yaitu.......... organisasi
A. Loyal LEVEL : Aplikasi
B. Tekun 15. Dibawah ini yang merupakan kebaikan dari
C. Rapi struktur organisasi fungsional adalah.........
D. Jujur A. Pembagian tugas sesuai dengan bidang
E. Mampu mengetik 10 jari keahlian
B. Adanya pembagian kerja yang tegas antara
SUB MATERI : Pemeliharaan standar tenaga fikir dan tenaga fisik
penampilan pribadi C. Pegawai memiliki kesempatan untuk
LEVEL : Aplikasi berkembang
11. Persyaratan personil kantor yang menuntut D. Pekerjaan lebih cepat selesai
personil kantor untuk dapat melakukan sesuatu E. Koordinasi sulit untuk dijalankan
pekerjaan dengan efektif dan efisien adalah............
A. Syarat pengetahuan SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi
B. Syarat keterampilan perkantoran
C. Syarat kepribadian LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
D. Syarat kesehatan 16. Merupakan jalinan terintegrasi antara manusia
E. Syarat intelek dan atau mesin untuk menyajikan informasi
yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan
SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan adalah pengertian sistem informasi manajemen
prasarana administrasi perkantoran menurut........
LEVEL : Aplikasi A. O’Brien, J.A dan Marakas, G.M
12. Semua mesin kantor yang berfungsi untuk B. Gordon B. Davis
mengadakan komunikasi baik dilingkungan C. Walter J. Kennevan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor D. R.R Duersch
adalah............. E. Robert G. Murdick & Joel E Ross
A. Perlengkapan kantor
B. Pesawat kantor SUB MATERI : Penerimaan dan penyampaian
C. Mesin kantor informasi
D. Perabot kantor LEVEL : Aplikasi
E. Interior kantor 17. Berikut ini yang bukan merupakan manfaat dari
penerapan sistem informasi yang baik adalah......
SUB MATERI : Aplikasi perangkat lunak A. Meningkatkan kinerja organisasi
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman B. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan
13. Interkom, faksimili, dan telepon termasuk pengendalian dalam organisasi
kedalam........ C. Mengoordinasikan subsistem-subsistem
A. Perlengkapan kantor dalam organisasi
B. Pesawat kantor D. Meningkatkan biaya operasional
C. Mesin kantor

2
 E. Mengintegrasikan subsistem-subsistem C. Media komunikasi
D. Peralatan komunikasi
SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan E. Perabot komunikasi
prasarana administrasi perkantoran
LEVEL : Aplikasi SUB MATERI : Memilih media komunikasi

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
18. Berikut ini yang merupakan pedoman dan LEVEL : Aplikasi
penerapan asas penghematan dalam efisiensi 23. Contoh media komunikasi visual adalah..........
adalah.... A. Radio
A. Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara B. Televisi
harus memiliki tujuan dan manfaat yang C. Wawancara
nyata D. Surat
B. Menyiapkan standarisasi seluruh E. Tape recorder
perlengkapan untuk memudahkan
pengadaan, pengurusan dan perawatannya SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat
C. Memperbanyak warkat sesuai kebutuhan LEVEL : Penalaran
D. Meminimalisir gerak yang berlebihan dalam 24. Kertas yang biasa digunakan untuk surat yang
melaksanakan pekerjaan dikirim keluar negeri adalah...........
E. Membeli alat kerja yang serbaguna A. Doorslag
B. HVS
SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan C. Folio
prasarana administrasi perkantoran D. Onionskin
LEVEL : Aplikasi E. Stensil
19. Berikut ini yang merupakan unsur dari efisiensi
adalah......... SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat
A. Metode LEVEL : Aplikasi
B. Money 25. Kertas surat harus kertas yang tahan lama,
C. Keahlian sebab...........
D. Mesin A. Surat diarsip untuk jangka waktu yang lama
E. Input B. Surat dibaca berulang-ulang
C. Agar lebih menyakinkan sipenerima
SUB MATERI : Proses komunikasi D. Agar penerimanya senang membaca surat
LEVEL : Pengetahuan dan penalaran tersebut
20. Kata komunikasi berasal dari bahasa............ E. Agar tidak mudah rusak
A. Latin
B. Belanda SUB MATERI : Pemrosesan surat/dokumen
C. Perancis LEVEL : Aplikasi
D. Inggris 26. Surat yang berisi bukti bahwa pembeli
E. Melayu belum melunasi/membayar hutangnya,
menghubungkan dengan surat pesanan
SUB MATERI : Pendistribusian surat/dokumen atau pengiriman barang dan faktur serta
LEVEL : Aplikasi menyebutkan jumlah utang yang belum dibayar
21. Proses pengantar pesan disebut.......... adalah surat.........
A. Decode A. Pengaduan
B. Encode B. Pesanan
C. Feed back C. Pengiriman barang
D. Transmisi D. Edaran
E. Komunikan E. Penagihan

SUB MATERI : Penerimaan dan penyampaian SUB MATERI : Pemrosesan surat/dokumen

informasi LEVEL : Aplikasi
LEVEL : Aplikasi 27. Dibawah ini surat yang dibuat oleh penjual
22. Suatu alat yang digunakan untuk mempermudah kepada pembeli.............
penyampaian informasi dari seseorang kepada A. Surat penawaran
orang lain untuk mencapai tujuan yang B. Surat permintaan penawaran
ditentukan adalah......... C. Surat pesanan
A. Lambang komunikasi D. Surat pengiriman pembayaran
B. Sarana komunikasi E. Surat pengaduan

3
 SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
28. Perundang-Undangan RI yang mengatur tentang
Arsip adalah.............
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
A. UU RI No. 34 Tahun 2009
B. UU RI No. 43 Tahun 2009
C. UU RI No. 34 Tahun 2008
D. UU RI No. 43 Tahun 2008
E. UU RI No. 1 Tahun 1971
SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
29. Salah satu tujuan dari pengelolaan Arsip
adalah............
A. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu
B. Menghindari kerahasiaan informasi
C. Menjaga kelestarian perusahaan
D. Menyiapkan tempat penyimpanan
E. Pelayanan dokumen yang efisien dan efektif
SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
30. Arsip harus memiliki struktur, isi dan konteks
yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama
kali arsip diciptakan oleh orang atau lembaga
yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai
dengan isi informasi arsip, berarti arsip tersebut
memiliki syarat...........
A. Lengkap
B. Terpercaya
C. Autentik
D. Dapat digunakan
E. Fleksibel
SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
31. Asas pengelolaan arsip yang bertujuan
meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan
meminimalkan kekurangannya adalah..........
A. sentralisasi
B. desentralisasi
C. gabungan
D. sentralisasi terkendali
E. desentralisasi terkendali
SUB MATERI : Kerjasama dengan kolega dan
pelanggan
LEVEL : Pengetahun dan pemahaman
32. Suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi
harapan dan kebutuhan pelanggan, disebut …...
A. pelayanan prima
B. pelayanan produk
C. pelayanan maksimal
D. pelayanan kualitas
4
E. pelayanan manajemen
SUB MATERI : Kerjasama dengan kolega dan
pelanggan
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
33. Dua unsur terpenting dalam pelayanan prima
adalah...........
A. pelayanan dan pelanggan
B. pelayanan dan kualitas
C. pelayanan dan manajemen
D. pelayanan dan komunikasi
E. pelayanan dan produk
SUB MATERI : Penyediaan bantuan kepada
pelanggan di dalam dan di luar organisasi
LEVEL : Aplikasi
34. Berikut adalah kebutuhan-kebutuhan yang
sering diharapkan pelanggan, kecuali.....
A. kebutuhan terhadap potongan harga
B. kebutuhan terhadap penurunan harga
C. kebutuhan akan persediaan barang yang
tidak harus selalu ada
D. a dan b benar
E. kebutuhan terhadap barang baru, bentuk
dan ukuran baru
SUB MATERI : Penyediaan bantuan kepada
pelanggan di dalam dan di luar organisasi
LEVEL : Aplikasi
35. Berikut ini adalah faktor-faktor strategi pelayanan,
kecuali ….
A. atribut pelayanan
B. perencanaan pelayanan
C. implementasi pelayanan
D. pendekatan untuk penyempurnaan kualitas
pelayanan
E. umpan balik untuk meningkatkan kualitas
pelayanan
SUB MATERI : Kerjasama dengan kolega dan
pelanggan
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
36. Setiap bertemu dengan pelanggan maka kita
harus menerapkan sikap 3S, yakni …......
A. salam, senyum, semangat
B. senyum, sapa, salam
C. senyum. santai, setia
D. senyum, sapa, senyum
E. sapa. senyum, sapa
SUB MATERI : Kerjasama dengan kolega dan
pelanggan
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
37. Semua poin di bawah ini adalah fungsi dari
Customer Relationship Management, kecuali ....
A. Mendahulukan kepantingan bersama di atas
kepentingan pribadi
B. Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut
 pandang pelanggan C. TQS (Total Quality Service)
C. Membangun proses ujung ke ujung dalam D. TQM (Total Quality Management)
melayani pelanggan E. e. a, b, c, dan d benar
D. Menyediakan dukungan pelanggan yang
sempurna SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
E. Menangani keluhan/komplain pelanggan kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
SUB MATERI : Bekerja dalam tim 40. Jika sistem penyimpanan dan penemuan kembali
LEVEL : Aplikasi arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
38. Cara menjalin hubungan baik dan harmonis arsip dibuat, maka penyimpanan arsip tersebut
adalah dengan A3, di bawah ini yang termasuk menggunakan…......
A3 adalah ..... A. sistem tanggal
A. attitude, attention, dan action B. sistem masalah
B. angry, attention, dan action C. sistem nomor
C. ability, attidute, dan attention D. sistem abjad
D. attention, attidute, dan agility E. sistem wilayah
E. art, attidute, dan action

SUB MATERI : Penyediaan bantuan kepada

pelanggan di dalam dan di luar organisasi
LEVEL : Aplikasi
39. Sistem manajemen strategi dan integratif yang
melibatkan semua unsur manajer dan pegawai/
karyawan dengan menggunakan metode
kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki
proses-proses pelayanan agar dapat memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan disebut …..
A. VINCENT
B. Siklus Deming

PEMBAHASAN

Soal Administrasi Perkantoran

Paket 2 3. Pembahasan :
Menurut The Liang Gie, administrasi terdari 8
1. Pembahasan : unsur, yaitu :
Pengertian Administrasi pada hakekatnya adalah a. Organisasi. Dalam organisasi dikelompokkan
usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, orang2, tugas2, wewenang, dan tanggung
usaha untuk memimpin atau mengarahkan jawab serta hubungan diantara orang2 atau
semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang unit2 tugas tsb.
telah ditetapkan. Pengertian administrasi dari segi b. Manajemen. Rangkaian perbuatan
etimologis adalah Kegiatan memberi bantuan menggerakkan orang2 dan segala fasilitas
dalam mengelola informasi, mengelola manusia, yang ada untuk mencapai tujuan.
mengelola harta benda, kearah suatu tujuan yang c. Komunikasi.
terhimpun dalam organisasi. d. Kepegawaian.
Jawaban : C e. Keuangan
2. Pembahasan : f. Perbekalan
Arti administratie adalah kegiatan catat mencatat. g. Tata Usaha
h. Hubungan Masyarakat
Jawaban : B
Jawaban : C

5
 4. Pembahasan :
INGAT-INGAT
Kegiatan perkantoran terdiri dari :
a. Office Planning (Perencanaan) Proses
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
menentukan arah kegiatan kantor dengan
peninjauan kembali terhadap faktor2 yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
b. Office Organizing (Pengorganisasian)
pembagian tugas
c. Office Actuating (Penggerakkan). Kegiatan
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan.
d. Office Controling (Pengawasan). Kegiatan
memastikan pekerjaan dan sasaran sesuai
target yang telah ditetapkan.
Jawaban : D
5. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Tata usaha adalah serangkaian
aktivitas penghingpunan, pencatatan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman
dan penyimpanan berbagai macam
keterangan yang dibutuhkan dalam setiap
organisasi.
- Humas adalah usaha untuk membangun
mempertahankan reputasi, citra dan
komunikasi yang baik bermanfaat antara
organisasi dan masyarakat.
- Manajemen adalah sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran
secara efektif dan efisien.
- Perbekalan adalah segala sesuatu benda
ataupun barang yang terdapat pada suatu
organisasi.
- Komunikasi adalah suatu proses dimana
seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi, dan masyarakat menciptakan,
dan menggunakan informasi agar
terhubung dengan lingkungan dan orang
lain.
Jawaban : A
6. Pembahasan :
Pengertian kantor menurut
- Drs, A.S. Moenir
Kantor adalah tempat berupa bangunan
dengan jenis pekerjaan yang dilakukan
umumnya tulis menulis, komunikasi dan
arsip dokumentasi.
6
- Mills & Standingford
Kantor merupakan penyedai layanan
komunikasi kantor
- Prajudi Atmosudirjo
Kantor merupakan kelembagaan yang
terdiri dari staf karyawan, personil,
ketatausahaan yang diperlukan untuk
membantu tugas pimpinan
- Denyel
Kantor dapat berada di setiap tempat
manapun dan dapat disebut dengan nama
apapun dimana pekerjaan dapat dilakukan
Jawaban : B
7. Pembahasan :
Fungsi pendukung kantor :
• Melaksanakan fungsi manajemen
• Merancang sistem dan prosedur kantor
• Mengendalikan formulir kantor
• Menjamin ketersediaan alat tulis dan
perlengkapan kantor
• Menjamin ketersediaan peralatan, furniture
dan mesin kantor
• Menjamin keamaan aset
• Melaksanakan hubungan masyarakat
Bukan merupakan fungsi pendukung kantor
adalah menerima informasi
Jawaban : B
8. Pembahasan :
TRIK PRAKTIS
Making record/noting down desired data
adalah pekerjaan kantor yang berhubungan
dengan Membuat warkat-warkat/mencatat
data yang diinginkan
Jawaban : A
9. Pembahasan :
INGAT-INGAT
Jenis pekerjaan kantor adalah
- Menghimpun : mengumpulkan data,
mencari informasi, membuat kliping,
mengumpulkan berita
- Mencatat : membuat surat, , notula,
mencatat kegiatan, dan membuat tulisan
di berbagai media
- Menggandakan : foto kopi, mencetak
informasi dengan printer atau risograph.
Jenis pekerjaan kantor yang memiliki presentasi
paling besar menurut GR Terry yaitu typing
Jawaban : A
10. Pembahasan : 15. Pembahasan :
Syarat kepribadian personal kantor : loyal, tekun, kebaikan dari struktur organisasi fungsional
rajin, sabar rapi, jujur adalah Pembagian tugas sesuai dengan bidang
Tidak termasuk syarat kepribadian personal keahlian
adalah mampu mengetik 10 jari Jawaban : A

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
Jawaban : E
16. Pembahasan :
11. Pembahasan : Merupakan jalinan terintegrasi antara manusia
Persyaratan personil kantor yang menuntut dan atau mesin untuk menyajikan informasi
personil kantor untuk dapat melakukan sesuatu yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan
pekerjaan dengan efektif dan efisien merupakan adalah pengertian sistem informasi manajemen
syarat keterampilan menurut Gordon B. Davis
Jawaban : B Jawaban : B

12. Pembahasan : 17. Pembahasan :

Semua mesin kantor yang berfungsi untuk
mengadakan komunikasi baik dilingkungan INGAT-INGAT
sendiri maupun dengan pihak luar kantor adalah Manfaat sistem informasi yang baik :
pesawat kantor. - Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data
secara akurat
Jawaban : B
- Memudahkan pihak manajemen untuk
13. Pembahasan : melakukan perencanaan, pengawasan,
Interkom, faksimili, dan telepon termasuk pengarahan, dan pendelegasian kerja
kedalam pesawat kantor. kepada semua departemen yang memiliki
hubungan koordinasi.
Jawaban : B
- Meningkatkan kualitas sumber daya
14. Pembahasan : manusia, karena unit system kerja yang
Ciri struktur organisasi terkoordinasi dan sistematis.
- Garis atau lini - Meningkatkan produktivitas dan
Hubungan antara atasan dan bawahan penghematan biaya dalam organisasi.
masih bersifat langsung dengan satu garis
wewenang. Jawaban : C
- Fungsional
Bentuk organisasi dimana kekuasaan 18. Pembahasan :
pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat Merupakan pedoman dan penerapan asas
yang memimpin satuan di bawahnya dalam penghematan dalam efisiensi adalah Setiap
satuan bidang tertentu. warkat yang diciptakan dan dipelihara harus
- Panitia memiliki tujuan dan manfaat yang nyata
Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif Jawaban : A
oleh sekelompok orang. Para pelaksana,
dikelompokkan menurut tugas yang harus 19. Pembahasan
dilakukan sesuai kebutuhan secara khusus Unsur dari efisiensi
dalam bentuk suatu satuan tugas. - Unsur kegiatan
- Matriks Suatu tindakan yang disebut efisien apabila
Struktur organisasi ini merupakan kombinasi dengan usaha tersebut dapat memberikan
dari dua atau lebih struktur organisasi hasil yang maksimal.
fungsional dan struktur organisasi proyek. - Unsur hasil
Jawaban : A Suatu hasil pekerjaan dikatakan efisien
apabila hasil tersebut dapat dicapai dengan
usaha (waktu, biaya, metode kerja) yang
minimal.
Merupakan unsur dari efisiensi adalah metode
Jawaban : A

7
 20. Pembahasan :
TRIK PRAKTIS
Komunikasi  atau communicaton  berasal dari
bahasa  Latin communis yang berarti ‘sama’.
PERKANTORAN
Communico, communicatio atau communicare
ADMINISTRASI
yang berarti membuat sama (make to
common). Secara sederhana komuniikasi
dapat terjadi apabila ada kesamaan antara
penyampaian pesan dan orang yang menerima
pesan.
Jawaban : A
21. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Responsif adalah cepat (suka) merespons;
bersifat menanggapi; tergugah hati;
bersifat memberi tanggapan (tidak masa
bodoh)
- feedback adalah umpan balik
- Dalam komunikasi dan pemrosesan
informasi, pengkodean atau penyandian
(encoding) adalah proses konversi
informasi dari suatu sumber (objek)
menjadi data, yang selanjutnya dikirimkan
ke penerima atau pengamat, seperti pada
sistem pemrosesan data.
- Decoding  adalah proses memberikan
makna terhadap kata-kata (vocabulary),
intonasi (voice), dan gerak tubuh (visual)
yang disampaikan oleh pemberi pesan
- Receiving adalah penerimaan
Jawaban : B
22. Pembahasan :
TRIK PRAKTIS
- Lambang komunikasi  adalah tanda-tanda
yang dipakai untuk menyampaikan pesan
di dalam proses komunikasi.
- Media  komunikasi sebagai
sebuah sarana yang dipergunakan sebagai
memproduksi, reproduksi, mengolah dan
mendistribusikan untuk menyampaikan
sebuah informasi.
- Alat komunikasi  adalah semua media
yang digunakan untuk menyebarkan
atau menyampaikan informasi, baik itu
informasi kepada satu orang saja atau
kepada banyak orang
Jawaban : D
23. Pembahasan :
Media komunikasi visual berarti bisa dilihat oleh
mata missal televise, papan reklame, film, internet
Contoh media komunikasi adalah televise
Jawaban : A
8
24. Pembahasan :
Jenis kertas yang biasa digunakan dalam kegiatan
surat – menyurat :
a. Kertas union skin, kertas putih jenis import
yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan
untuk surat - menyurat ke luar negeri.
b. Kertas HVS biasa dipakai untuk surat
asli.
c. Kertas Droogslag, kertas tipis yang biasa
dipakai untuk tindakan.
d. Kertas stensil, dipakai untuk surat yang akan
digandakan dalam jumlah banyak.
Jawaban : D
25. Pembahasan :
Kertas surat harus kertas yang tahan lama, sebab
agar tidak mudah rusak
Jawaban : D
26. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Pengaduan  adalah pemberitahuan
disertai permintaan oleh pihak yang
berkepentingan kepada pejabat yang
berwenang untuk menindak menurut
hukum seorang yang telah melakukan
tindak pidana aduan yang merugikannya.
- Pesanan adalah permintaan hendak
membeli (supaya dikirim, dibuatkan, dsb);
barang yg dipesan
- pengiriman barang adalah proses
pengiriman barang yang telah dipesan
- Surat  edaran  adalah surat tertulis yang
berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan
kepada pihak-pihak tertentu di dalam
suatu instansi, lembaga, atau organisasi.
- Penagihan berarti permintaan (peringatan
dan sebagainya) supaya membayar utang
dan sebagainya
Jawaban : E
27. Pembahasan :
surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli
disebut surat penawaran
jawaban : A
28. Pembahasan :
- UU RI No. 34 Tahun 2009
Undang-undang Tentang penyeleggaraan
ibadah haji
- UU RI No. 43 Tahun 2009
Undang-undang Tentang Arsip
- UU RI No. 34 Tahun 2008
Undang-undang Tentang Arsip tentang
pembetukan kabupaten
 - UU RI No. 43 Tahun 2008 32. Pembahasan :
Undang-undang Tentang Arsip tentang Suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi
wilayah Negara harapan dan kebutuhan pelanggan, disebut
- UU RI No. 1 Tahun 1971 pelayanan prima
Undang-undang Tentang Arsip tentang Jawaban : A

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
pernikahan
INGAT-INGAT 33. Pembahasan :
Perundang-Undangan RI yang mengatur Dua unsur terpenting dalam pelayanan prima
tentang Arsip adalah UU RI No. 43 Tahun 2009 adalah pelayanan dan kualitas.
Jawaban : B
Perundang-Undangan RI yang mengatur tentang
Arsip adalah UU RI No. 43 Tahun 2009 34. Pembahasan :
Jawaban : B Bukan kebutuhan-kebutuhan yang sering
diharapkan pelanggan kebutuhan akan
29. Pembahasan : persediaan barang yang tidak harus selalu ada
INGAT-INGAT Jawaban : C
Tujuan pengelolaan arsip :
- Agar arsip terpelihara dengan baik dan 35. Pembahasan
teratur Bukan faktor-faktor strategi pelayanan adalah
- Mudah memperoleh kembali arsip-arsip atribut pelayanan
yang dibutuhkan Jawaban : A
- Menghindari pemborosan waktu dan
tenaga
- Menghemat tempat penyimpanan arsip 36. Pembahasan :
- Menjaga kerahasiaan 3 S adalah Senyum, Sapa, Salam
Jawaban : B
Jawaban : A
37. Pembahasan :
30. Pembahasan : INGAT-INGAT
Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat Fungsi CRM (Customer Relations Management)
tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi sebagai berikut:
atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip • Mengidentifikasi berbagai faktor penting
bersangkutan. Arsip harus memiliki struktur, bagi pelanggan
isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi • Memiliki falsafah customer-
pada saat pertama kali arsip diciptakan oleh oriented (customer centric)
orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau • Dapat melayani dan menangani keluhan
kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip, pelanggan
berarti arsip tersebut memiliki syarat autentik.
• Membuat dasar pengukuran berdasarkan
Jawaban : C sudut pandang pelanggan
• Memberikan dukungan pelanggan yang
31. Pembahasan :
sempurna
Asas-asas pengelolaan arsip
- Asas Sentralisasi • Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang penjualan
dilakukan secara terpusat pada unit • Menyediakan informasi holistik (baca:
kearsipan. pengertian holistik) mengenai  informasi
- Asas Desentralisasi layanan dan penjualan dari pelanggan.
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang Jawaban : Mendahulukan kepantingan bersama
dilakukan oleh masing-masing unit/bagian di atas kepentingan pribadi
dalam organisasi. Jawaban : A
- Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)
Kegiatan pengelolaan arsip yang 38. Pembahasan :
menggabungkan asas sentralisasi dan Pelayanan Prima Berdasarkan konsep  A3, yaitu
desentralisasi. pelayanan yang diberikan kepada pelangggan
dengan menggunakan pendekatan sikap
Jawaban : E
(attitude), perhatian (attention) dan tindakan
(action)
Jawaban : A

9
 39. Pembahasan : 5) SISTEM SUBYEK/SUBJECTICAL FILLING
Sistem manajemen strategi dan integratif yang SYSTEM
melibatkan semua unsur manajer dan pegawai/ Sistem subjek merupakan suatu sistem
karyawan dengan menggunakan metode penyimpanan arsip berdasarkan masalah
kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki
PERKANTORAN
ADMINISTRASI

dimana  surat-surat dikelompokkan
proses-proses pelayanan agar dapat memenuhi kedalam daftar  indeks untuk ditentukan
kebutuhan dan harapan pelanggan disebut TQS masalah-masalah yang pada umumnya
(Total Quality Service) terjadi. 
Jawaban : C
Jawaban : A
40. Pembahasan :

INGAT-INGAT
Sistem penyimpanan arsip :
1) SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING
SYSTEM
Pada sistem penyimpanan arsip ini
merupakan salah satu sistem penataan
berkas yang menggunakan metode
penyusunan berdasarkan abjad secara
berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks.  
2) SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING
SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan
sistem penyimpanan warkat yang
berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau badan,
yang disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang akan
digunakan memerlukan pengelompokan
masalahnya terlebih dahulu).
3) SISTEM TANGGAL/KRONOLOGIS/
CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan
salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan
tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termasuk diperhatikan
dari datangnya surat. Kemudian arsip atau
file disusun berdasarkan waktu dengan
frekuensi tertentu, misalnya harian,
mingguan, atau bulanan bahkan per tahun
berdasarkan keperluan.
4) SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING
SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip wilayah
atau geografis adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah yang
menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan
dan ditemukan kembali menurut
kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari
surat berasal dan tujuan surat dikirim. 

10
 USBN ADMINISTRASI
1
PAKET
PERKANTORAN

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
SUB MATERI: Penyelenggaraan administrasi A. Latin
perkantoran B. Belanda
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman C. Perancis
1. Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari D. Inggris
kata “administratie” yang artinya.......... E. Melayu
A. Tata usaha
B. Kegiatan catat mencatat SUB MATERI : Proses komunikasi
C. Kegiatan menghitung LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
D. Mengelola 6. Komunikasi adalah proses jalur informasi
E. Mengatur dan pengertian dari seseorang ke orang lain.
Pernyataan tersebut disampaikan oleh.........
SUB MATERI: Penyelenggaraan administrasi A. Benny Kaluku
perkantoran B. Keith Davis
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman C. Dr. Phil Astrid Susanto
2. Fungsi  pekerjaan kantor yang berhubungan D. Communicative skill (Air University USA)
langsung dengan kegiatan tata hubungan baik E. Conny R. Semiawan
secara internal maupun eksternal adalah…
A. fungsi pencatatan SUB MATERI : Penerimaan dan penyampaian
B. fungsi klasifikasi informasi
C. fungsi komunikasi LEVEL : Aplikasi
D. fungsi pencatatan 7. Saat Anda menerima telepon masuk dan
E. fungsi penyimpanan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan
sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si
perkantoran penelepon tidak kecewa?
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu !
3. Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang
langsung dengan kegiatan tata hubungan baik ingin disampaikan ?
secara internal maupun eksternal adalah …. C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !!
A. pencatatan D. lain kali saja bapak telepon lagi !
B. klasifikasi E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !
C. komunikasi
D. pengolahan SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam organisasi
E. penyimpanan LEVEL : Aplikasi
8. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi yang direncanakan berjalan sesuai dengan
perkantoran harapan dan target adalah.....
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman A. Office planning
4. Dibawah ini yang tidak termasuk unsur-unsur B. Office organizing
administrasi adalah........ C. Office actuating
A. Perngorganisasian D. Office controling
B. Manajemen E. Office management
C. Perencanaan
D. Perbekalan SUB MATERI : Mengelola dokumen-dokumen
E. Keuangan kantor
LEVEL : Aplikasi
SUB MATERI : Proses komunikasi 9. Apabila  perusahaan  mengirimkan  surat 
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman kepada  pihak  lain  diluar  perusahaan harus
5. Kata komunikasi berasal dari bahasa............ menggunakan buku ... sebagai tanda terima

11
 penyerahan surat kepada pihak lain B. Penerangan, tata ruang kantor
A. Agenda C. Anggaran, standar kualitas kerja
B. Klaper D. Anggaran dan waktu
C. ekspedisi inter E. Anggaran
D. Verbal
PERKANTORAN
ADMINISTRASI

E. ekspedisi ekstern SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan prasarana

administrasi perkantoran
SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam organisasi LEVEL : Aplikasi
LEVEL : Aplikasi 15. Jenis mesin pengganda yang mempunyai
10. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, kemampuan untuk memperbesar dan
menggandakan, mengirim dan menyimpan memperkecil hasil gandaan adalah ...
keterangan yang diperlukan adalah arti dari........... A. mesin stensil
A. Tata usaha B. mesin photokopi
B. Humas C. mesin offset
C. Manajemen D. mesin risograph
D. Perbekalan E. mesin Dictaphone
E. Komunikasi
SUB MATERI : Penanganan dokumen perjalanan
SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam organisasi bisnis
LEVEL : Apilkasi LEVEL : Aplikasi
11. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi 16. Yang  dimaksud  dengan  perjalanan  bisnis 
perlu ditegaskan pihak yang berwenang adalah  melakukan ... dalam rangka meningkatkan
memberikan tugas kepada masing-masing hubungan dengan para relasi
pegawai, hal ini berhubungan erat dengan A. perjalanan wisata
prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu…. B. pekerjaan di luar kantor atau keluar kota
A. pemusatan koordinasi C. karya wisata
B. kekuasaan dan tanggung jawab D. Rakernas
C. disiplin E. studi banding
D. kesatuan perintah
E. pembagian kerja SUB MATERI : Penanganan dokumen perjalanan
bisnis
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi LEVEL : Aplikasi
perkantoran 17. Dokumen  perjalanan  yang  diberikan 
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman kepada seseorang yang diberikan  ijin  untuk
12. Penyedia layanan komunikasi kantor merupakan meninggalkan negaranya untuk bepergian ke
pengertian kantor menurut........ negara negara asing disebut ....
A. Drs. A.S. Moenir A. Visa
B. Mills & Standingford B. Fiscal
C. Prajudi Atmosudirjo C. Paspor
D. Denyel D. surat tugas
E. Sondang P. Siagian E. yellow card

SUB MATERI : Pekerjaan kantor dalam organisasi
LEVEL : Aplikasi
13. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi
pendukung kantor adalah...........
A. Melaksanakan fungsi manajemen
B. Menerima informasi
C. Merancang sistem dan prosedur kantor
D. Mengendalikan formulir kantor
E. Menjamin keamanan asset
SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan prasarana
administrasi perkantoran
LEVEL : Aplikasi
14. Perencanaan kantor meliputi hal-hal dibawah ini,
kecuali........
A. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
SUB MATERI : Dokumen-dokumen kantor
LEVEL : Aplikasi
18. Personal record meliputi dokumen/catatan
mengenai kepegawaian. Tiga contoh mengenai
personal record antara lain ....
A. catatan pelanggan
B. daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan
C. jenis bahan baku, laporan produksi, kualitas
barang
D. perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor
E. perabot kantor, DP3, SPJ
SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat
LEVEL : Aplikasi
19. Surat yang setiap bagian suratnya diketik dari

12
 sebelah kiri  adalah surat bentuk .... 24. Alat kearsipan yang terbuat  dari karton tebal
A. indented style dan didalamnya dilengkapi dengan penjepit
B. full block style serta berfungsi untuk menyimpan arsip adalah ....
C. block style A. map
D. semi block style B. portepel

PERKANTORAN
ADMINISTRASI
E. official style C. snelhecter
D. brief ordner
SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat E. map tanpa daun
LEVEL : Aplikasi
20. Surat dari pembeli yang  memuat : kesalahan SUB MATERI : Administrasi kas kecil
barang yang dikirim, kesalahan jumlah, LEVEL : Aplikasi
mutu barang, kerusakan dan keterlambatan 25. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil
pengiriman adalah surat ... maka aplikasi software yang paling tepat adalah ….
A. surat permintaan A. MS Acces
B. surat penawaran B. MS Word
C. surat perkenalan usaha C. MS Power Point
D. surat pengaduan D. MS Publisher
E. surat pengantar barang E. MS Excel

SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan prasarana SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat
administrasi perkantoran LEVEL : Aplikasi
LEVEL : Aplikasi 26. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau
21. Jika kita akan menggandakan dokumen dalam perniagaan yang dibuat oleh perusahaan untuk
jumlah banyak dengan harga relatif murah, maka dikirim kepada para langganannya adalah
lebih baik menggunakan mesin…. surat….
A. Printer A.    Niaga
B. Photokopi B.    Dinas Pemerintah
C. mesin offset C.    Dinas Swasta
D. Stensil D.    Dinas Pribadi
E. Risograph E.    Pribadi

SUB MATERI : Pengelolaan sarana dan prasarana
administrasi perkantoran
LEVEL : Aplikasi
22. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah ....
A. ditutup bila tidak dipergunakan
B. bagian yang berputar diberi pelumas
C. lembar pesan telepon
D. kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas
yang dilubangi dibersihkan
SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
LEVEL : Penalaran
23. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang
jasa pelayanan kesehatan sistem penyimpanan
yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut
adalah sistem ....
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. pokok soal
E. tanggal
SUB MATERI : Kebutuhan alat dan bahan kearsipan
LEVEL : Penalaran
SUB MATERI : Penyimpanan surat
LEVEL : Penalaran
27. Yang bukan merupakan kegunaan kliping
adalah….
A.    Sebagai sumber informasi
B.    Bahan penelitian untuk makalah
C.    Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik
D.    Memperkaya ilmu pengetahuan
E.    Memperbanyak koleksi buku
SUB MATERI : Dokumen-dokumen kantor
LEVEL : Aplikasi
28. Dibawah ini yang  merupakan ciri-ciri dokumen
adalah….
A.    Difokuskan pada kegiatannya
B.    Bersifat aktif
C. Merupakan unit kerja
D. Digunakan sebagai alat bukti
E. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
SUB MATERI : Proses komunikasi
LEVEL : Pengetahuan dan pemhaman
29. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan
digunakan secara internal adalah….
A.    Nota
B.    Edaran

13
 C.    Undangan e. Pendaftaran perlengkapan
D.    Memorandum
E.    Handphone SUB MATERI : Pemeliharaan arsip sesuai sistem
kearsipan yang sesuai jenis organisasi
SUB MATERI : Prosedur surat-menyurat LEVEL : Penalaran
PERKANTORAN
ADMINISTRASI

LEVEL : Aplikasi 35. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan

30. Yang berhak untuk memberikan persetujuan
terhadap konsep surat adalah....
A.    Konseptor
B.    Juru Ketik
C.    Sekretaris
D.    Pimpinan
E.    Agendaris
SUB MATERI : Pendistribusian surat/dokumen
LEVEL : Aplikasi
31. Di bawah ini yang bukan merupakan jenis
pengiriman surat...
A.    Kurir instansi perusahaan
B.    Kurir kantor pos
C.    email (surel) perusahaan
D.    Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI,
FedeX )
E.    Diantar direktur perusahaan langsung
SUB MATERI : Pengoperasian aplikasi perangkat
lunak dalam mengolah dokumen/naskah
LEVEL : Aplikasi
32. Untuk mengakhiri sesi e-mail maka kita klik
tombol ….
A.    Close
B.    Sign out
C.    Sign in
D.    Back
E.    Open
SUB MATERI : Aplikasi perangkat lunak
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
33. Lampiran dalam sebuah e-mail biasa disebut ….
A.    Attachment
B.    Bcc
C.    Cc
D.    Milserver
E.    Enkrip
SUB MATERI : Penyelenggaraan administrasi
perkantoran
LEVEL : Pengetahuan dam pemahaman
34. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai barang-barang
perlengkapan yang dimiliki /dikuasai/diurus,
baik yang diadakan melalui anggaran belanja
pembangunan maupun sebagai hasil usaha
pembuatan sendiri disebut...
a. Pemeliharaan perlengkapan
b. Pengadaan perlengkapan
c. Inventarisasi perlengkapan
d. Penyimpanan perlengkapan
arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta
sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan
pemusnahan arsip, yaitu….
A. Out slip
B. Jadwal retensi
C. Tunjuk silang
D. Kartu kendali
E. Disposisi
SUB MATERI : Proses Komunikasi
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
36. Suatu bentuk komunikasi dimana cara
penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak
komunikator kepada komunikan melalui lisan
atau tulisan disebut...
A. Komunikasi verbal
B. Komunikasi satu arah
C. Komunikasi linier
D. Komunikasi non verbal
E. One way communication
SUB MATERI : Kerjasama dengan kolega dan
pelanggan
LEVEL : Pengetahuan dan pemahaman
37. Dalam membangun hubungan baik dengan
pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan
meneruskan hubungan baik dengan perusahaan
adalah....
A. Ingkar janji
B. Produk yang kurang baik
C. Pelayanan yang kurang memuaskan
D. Memberikan pelayanan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan
E. Membebaskan pelanggan
SUB MATERI : Penggunaan aplikasi presentasi
LEVEL : Penalaran
38. Dibawah ini yang termasuk fasilitas pembuatan
presentasi  baru adalah ...
A. Slide show          
B. Animation
C. Insert sound
D. Format back ground
E. Blank presentation
SUB MATERI : Komunikasi melalui telepon
LEVEL : Penalaran
39. Berikut bukan merupakan percakapan atau
panggilan telepon yang bernada mengancam
atau mencurigakan adalah....
A. Memakai bahasa informal kepada orang
yang belum akrab/asing

14
 B. Tidak bersedia menyebutkan identitas diri
C. Berbicara dengan nada tinggi dan tidak sabar
dengan kecenderungan kasar
D. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat
dan tidak masuk akal
E. Menyebutkan identitas pada awal menelepon
SUB MATERI : Komunikasi melalui telepon
LEVEL : Aplikasi
40. Berikut bukan merupakan keuntungan-
keuntungan yang dapat diperoleh dengan
menggunakan alat-alat komunikasi adalah....
A. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan
secara cepat dan efisien
B. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata
hubungan di lingkungan kantor
PEMBAHASAN
3. Pembahasan :
Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan
langsung dengan kegiatan tata hubungan baik secara
internal maupun eksternal adalah komunikasi
Jawaban : C
4. Unsur-unsur administrasi :
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Keuangan
- Perbekalan
- Ketatausahaan
- Hubungan Masyarakat (Humas)
Tidak termasuk unsur-unsur administrasi adalah
perencanaan
Jawaban : C
5. Pembahasan :
Komunikasi atau communicaton berasal dari
bahasa  Latin communis yang berarti ‹sama›.
Communico, communicatio atau communicare yang
berarti membuat sama (make to common). Secara
sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada
kesamaan antara penyampaian pesan dan orang
yang menerima pesan.
Jawaban : A
6. Pembahasan :
C. Meningkatkan produktivitas kerja
D. Menambah pengeluaran
E. Mempercepat proses pekerjaan
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
1. Pembahasan :
Administratie berarti Kegiatan catat mencatat
Jawaban : B
2. Pembahasan :
Fungsi pekerjaan kantor yang berhubungan langsung
dengan kegiatan tata hubungan baik secara internal
maupun eksternal adalah fungsi komunikasi
Jawaban : C
INGAT-INGAT
Pengertian Komunikasi menurut
- Benny Kaluku
Komunikasi adalah proses penyampaian
pengertian dan mengandung semua unsur
prosedur yang dapat mempertemukan
suatu pemikiran dengan pemikiran lain.
- Keith Davis
Komunikasi adalah proses jalur informasi
dan pengertian dari seseorang keorang
lain.
- Dr. Phil Astrid Susanto
Komunikasi adalah pengoperan lambang-
lambang yang mengandung arti.
- Communicative skill (Air University USA)
Komunikasi adalah sebagai suatu proses
yang mempunyai tiga komponen, yaitu:
1). Komunikasi, yaitu seorang yang
memindahkan arti. 2). Simbol untuk
memindahkan arti. 3). Penerima, yaitu
seorang yang menerima simbol dan
menterjemahkan artinya.
Jawaban : B
7. Pembahasan :
Jawaban kepada penelepon yang harus dilakukan
adalah maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang
ingin disampaikan ?
Jawaban : B
8. Pembahasan
15

INGAT-INGAT
Kegiatan perkantoran terdiri dari :
a. Office Planning (Perencanaan) Proses
menentukan arah kegiatan kantor dengan
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
peninjauan kembali terhadap faktor2 yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
b. Office Organizing (Pengorganisasian)
pembagian tugas
c. Office Actuating (Penggerakkan). Kegiatan
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan.
d. Office Controling (Pengawasan). Kegiatan
memastikan pekerjaan dan sasaran sesuai
target yang telah ditetapkan.
Jawaban : D
9. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Buku agenda  adalah suatu  buku  yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun.  dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu,
- Buku verbal  adalah  buku  yang
dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun
- Buku kleper adalah buku pelengkap buku
induk yang di tuliskan menurut abjad
dan berfungsi untuk membantu petugas
dalam mencari data di dalam buku induk.
- Buku Ekspedisi  adalah  buku  yang
digunakan untuk menjadi bukti
pengiriman/penyampaian surat kepada
pihak yang dituju.
- Buku Jurnal  adalah media pencatatan
transaksi secara kronologis berupa
pendebitan dan pengkreditan rekening
beserta penjelasan yang diperlukan dari
transaksi tersebut.
Jawaban : E
10. Pembahasan :
Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan yang diperlukan adalah arti dari
tata usaha
Jawaban : A
11. Pembahasan
- Prinsip Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan
kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi
secara keseluruhan. Adanya pembagian
tugas kepada unit-unit kerja terkadang
16
tanpa disadari timbul kecenderungan untuk
memisahkan diri dari tujuan organisasi
secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi
diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan
mengurangi duplikasi tugas, mengurangi
pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
- Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/
Wewenang dan tanggung jawab
Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit
harus diberi kekuasaan/wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat
dimintai pertanggungjawabannya.
- Prinsip Pembagian Kerja
Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi
harus melakukan pembagian tugas/kerja
untuk menghindari kemungkinan terjadinya
tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan
pekerjaan pada suatu unit kerja.
- Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya sebuah organisasi dalam
mencapai tujuan yang telah ditentukan,
harus dipastikan dengan selalu menjalankan
sistem pengawasan, karena tanpa adanya
pengawasan tidak mungkin suatu organisasi
penyusunan organisasi harus memperhatikan
kemudahan sistem pengawasan.
- Prinsip Rentang Manajemen
Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan
efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin
dapat membawahi berapa jumlah orang
yang dipimpinnya sehingga pemimpin
dapat melakukan kepemimpinannya secara
efektif dan efisien serta dapat melakukan
pengawasan secara optimal.
- Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan
biasanya mempunyai seorang atasan. Dari
atasan tersebutlah ia menerima perintah dan
kepada atasan tersebut pula memberikan
pertanggungjawaban atas pelaksanaan
tugasnya.
NGAT-INGAT
Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi
perlu ditegaskan pihak yang berwenang
memberikan tugas kepada masing-masing
pegawai, hal ini berhubungan erat dengan
prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu
prinsip kekuasaan dan tanggung jawab.
Jawaban : B
12. Pembahasan :
 INGAT-INGAT
Pengertian kantor menurut
- Drs, A.S. Moenir
Kantor adalah tempat berupa bangunan
dengan jenis pekerjaan yang dilakukan
umumnya tulis menulis, komunikasi dan
arsip dokumentasi.
- Mills & Standingford
Kantor merupakan penyedai layanan
komunikasi kantor
- Prajudi Atmosudirjo
Kantor merupakan kelembagaan yang
terdiri dari staf karyawan, personil,
ketatausahaan yang diperlukan untuk
membantu tugas pimpinan
- Denyel
Kantor dapat berada di setiap tempat
manapun dan dapat disebut dengan
nama apapun dimana pekerjaan dapat
dilakukan.
13. Pembahasan :
Fungsi pendukung kantor :
• Melaksanakan fungsi manajemen
• Merancang sistem dan prosedur kantor
• Mengendalikan formulir kantor
• Menjamin ketersediaan alat tulis dan
perlengkapan kantor
• Menjamin ketersediaan peralatan, furniture
dan mesin kantor
• Menjamin keamaan aset
• Melaksanakan hubungan masyarakat
Bukan merupakan fungsi pendukung kantor adalah
menerima informasi
Jawaban : B
14. Pembahasan :
Bukan merupakan perencanaan kantor adalah
anggaran dan waktu
Jawaban : D
15. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Mesin stensil  adalah  mesin  penghasil
dokumen berbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan
pembantu “kertas master” yang disebut
dengan stensilsheet atau sheet stensil.
- Mesin  fotokopi merupakan sebuah alat
tekhnologi yang berfungsi untuk membuat
salinan ke atas kertas dari dokumen, buku,
maupun sumber lain.
- Salah satu peralatan kantor yang berguna
untuk mencetak dalam skala yang besar
adalah  Offset.  Offset  adalah  mesin  cetak
yang menggunakan master yang disebut
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
Plate dengan proses pemindahan huruf ke
Blanket.
- Mesin risograph  adalah perangkat untuk
mencetak dan menyalin dokumen dengan
kecepatan yang sangat tinggi hingga 120
halaman permenit
- dictaphone  adalahmesin  kantor yang
dipergunakan untuk mencatat surat kata
demi kata dari dikte yang dilakukan secara
lambat sehingga dapat dicatat menjadi
tulisan seorang pegawai.
16. Pembahasan
Yang  dimaksud  dengan  perjalanan  bisnis  adalah 
melakukan pekerjaan di luar kantor atau keluar kota
dalam rangka meningkatkan hubungan dengan para
relasi
Jawaban : B
17. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- Kebijakan  fiskal  merujuk pada kebijakan
yang dibuat pemerintah untuk mengarahkan
ekonomi suatu negara melalui pengeluaran
dan pendapatan (berupa pajak) pemerintah
- Visa  adalah tanda bukti ‹boleh berkunjung›
yang diberikan pada penduduk suatu negara
jika memasuki wilayah negara lain yang
mempersyaratkan adanya izin masuk. Bisa
berbentuk stiker  visa  yang dapat diapply di
kedutaan negara yang akan dikunjungi atau
berbentuk stempel pada paspor pada negara
tertentu.
- Paspor  adalah dokumen resmi yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
dari suatu negara yang memuat identitas
pemegangnya dan berlaku untuk melakukan
perjalanan antar negara. Paspor  akan diberi
cap (stempel) atau disegel dengan visa
yang dilakukan oleh petugas negara tempat
kedatangan.
- Yellow card 
Yellow card adalah kartu yang dikeluarkan
oleh Dinas Kesehatan Pemerintah untuk
diberikan kepada warga Negara yang akan
berpergaian ke luar negeri. 
- Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah
Surat Dinas digunakan untuk kepentingan
pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor.
Jawaban : A
17
 18. Pembahasan :
TRIK PRAKTIS
Personal record adalah data-data karyawan
yang bekerja dalam suatu perusahaan. Setiap
PERKANTORAN
perusahaan baik itu perusahaan besar maupun
ADMINISTRASI
perusahaan kecil memiliki persoal record yang
digunakan dalam mengelola karyawan. Cotoh
personal record adalah daftar riwayat hidup,
DP3, riwayat pekerjaan
Jawaban : B
19. Pembahasan :
- Idented style
Penulisan alamat tujuan bergerigi, yakni
penulisan baris pertama alamat tujuan
dimulai dari margin kiri, baris kedua menjorok
lima hentakan dari awal baris pertama
selanjutnya baris ketiga menjorok lima
hentakan dari baris kedua, dan seterusnya.
Sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir
sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap
alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
- Full blocked style
Bentuk surat yang paling umum digunakan
salah satunya adalah bentuk  Full Block
Style atau bisa juga disebut bentuk lurus
penuh. Untuk penulisan bagian-bagian surat
semuanya dimulai dari kiri. Ukuran batas
pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas
pinggir 15 dan kanan 75 (pica)
- Block style
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified
Block Style) merupakan bentuk surat yang
memiliki posisi kanan pada tanggal dan
salam penutup. Bentuk surat ini sama saja
halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun
yang membedakan hanyalah tanggal dan
salam penutup berada pada posisi kanan,
baik dalam penulisan, pengetikan maupun
strukturalnya.
- Semi block style
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
merupakan bentuk surat dimana semua
bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama
seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru
diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis
pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka
ada dalam surat undangan pernikahan.
- Official style
Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk
surat dari bagian-bagian surat resmi.
Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan
bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan
loupa untuk membuat surat resmi selalu
perhatikan garis tengah agar surat resmi
tersebut terlihat rapih dan di terima oleh
instansi atau lembaga karena surat resmi ini
sifatnya tidak main-main.
18
Surat yang setiap bagian suratnya diketik dari sebelah
kiri  adalah surat bentuk full block style
Jawaban : B
20. Pembahasan :
Surat dari pembeli yang  memuat : kesalahan barang
yang dikirim, kesalahan jumlah, mutu barang,
kerusakan dan keterlambatan pengiriman adalah
surat pengaduan.
Jawaban : D
21. Pembahasan :
- Mesin stensil  adalah  mesin  penghasil
dokumen berbentuk lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan
pembantu “kertas master” yang disebut
dengan stensilsheet atau sheet stensil.
- Mesin  fotokopi merupakan sebuah alat
tekhnologi yang berfungsi untuk membuat
salinan ke atas kertas dari dokumen, buku,
maupun sumber lain.
- Salah satu peralatan kantor yang berguna
untuk mencetak dalam skala yang besar ad
alah Offset. Offset adalah mesin cetak yang
menggunakan master yang disebut Plate
dengan proses pemindahan huruf ke Blanket.
- Mesin risograph  adalah perangkat untuk
mencetak dan menyalin dokumen dengan
kecepatan yang sangat tinggi hingga 120
halaman permenit
- dictaphone  adalahmesin  kantor yang
dipergunakan untuk mencatat surat kata
demi kata dari dikte yang dilakukan secara
lambat sehingga dapat dicatat menjadi
tulisan seorang pegawai.
Jawaban : D
22. Pembahasan :
• Bersihkan seluruh permukaan mesin jilid
agar tidak mudah berkarat
• Bersihkan tempat laci sisa kertas
• Tempat LEM harus tertutup
• Perangkat mesin (tuas) dan per mesin sesekali
diberi pelumas
Jawaban : B
23. Pembahasan :
Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
pelayanan kesehatan sistem penyimpanan yang
paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah
sistem tanggal
Jawaban : E
24. Pembahasan :
- Map atau Stopmap adalah  kertas tempat
menyimpan atau menaruh suatu dokumen
yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat
dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari
 beberapa  kertas kecil atau pun besar tidak
hilang tercecer.
- Pengertian map snelhecter adalah lipatan
kertas tebal/ karton ataupun plastik yang
memiliki penjepit di dalamnya
- Brief ordner adalah map besar dari karton
tebal, di dalamnya terdapat penjepit arsip yang
terbuat dari logam dan dapat menampung
warkat dalam jumlah banyak dan biasanya
disusun secara vertical di atas rak / di dalam
lateral filing cabinet
Jawaban : D
25. Pembahasan :
INGAT-INGAT
- MS Access adalah sebuah program
aplikasi basis data komputer relasional
yang ditujukan untuk kalangan rumahan
dan perusahaan kecil hingga menengah.
Banyak kemudahan yang diperoleh antara
lain dapat melakukan proses penyortiran
pengaturan data, pembuatan label data
serta laporan pembuatan data, kegiatan
sehari-hari misalya utuk menampug daftar
pelanggan, pendataan data karyawan.
- MS Word adalah aplikasi sebuah program
pengolah kata yang dibuat oleh Microsoft
Corporation. Program ini biasanya
digunakan para pemakai computer untuk
kegiatan tulis menulis, seperti pembuatan
surat, proposal, artikel, brosur, booklet dan
lain-lain dengan aneka font dan layout
yang tersedia.
- MS Power Point adalah program aplikasi
bisnis yang berguna untuk membuat slide
dan dokumen presentasi
- MS Publisher adalah paket aplikasi
Perkantoran Microsoft yang sangat
berguna untuk Desktop Publisihing,
membuat Surat Kabar, Kartu Ucapan dan
sebagainya.
- MS Excel adalah program aplikasi yang
membatu kita dalam hal menghitung,
memproyeksikan, menganalisa dan
mampu mempresetasikan data dalam
bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel
yang disediakannya.
Membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi
software yang paling tepat adalah MS Excel
Jawaban : E
26. Pembahasan :
- Surat masuk  adalah  surat-surat  yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi. 
- Surat keluar adalah  surat-surat  yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/
perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perseorangan maupun kelompok.
- Surat pribadi adalah jenis  surat  yang berisi
keperluan  pribadi  yang biasanya ditulis
PERKANTORAN
ADMINISTRASI
secara pribadi  dan ditujukan kepada orang
lain dengan menggunakan bahasa yang tidak
baku. Secara garis besar, sebenarnya  surat
pribadi  tidak memiliki peraturan yang
mengikat.
- Surat niaga adalah  surat  yang dibuat oleh
orang-orang atau suatu badan usaha atau
perusahaan untuk mencari keuntungan.
- Surat dinas adalah  surat  resmi yang dibuat
oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga
yang digunakan untuk keperluan kedinasan.
Jawaban : A
27. Pembahasan :
Bukan merupakan kegunaan kliping adalah
memperbanyak koleksi buku
Kliping sangat berguna sebagai sumber informasi
yang sangat berharga karena karena hal
berikut ini.
1. Menunjang kegiatan pribadi dan organisasi
lainnya.
2. Menambah koleksi perpustakaan.
3. Memperkaya sumber ilmu pengetahuan.
4. Bahan bacaan dalam meningkatkan
cakrawala berfikir.
5. Sumber dokumentasia informasi.
6. Masalah tertentu dapat dijadikan bukti
autentik,
7. Bahan penelitian untuk makalah, tesis dan
lain-lain.
Jawaban : E
28. Pembahasan :
INGAT-INGAT
Ciri-ciri dokumen yang membedakannya
dengan hal lain adalah sebagai berikut:
a. Memberikan informasi kepada pihak-pihak
yang membutuhkan.
b. Membantu pihak manajemen atas dalam
proses pengambilan keputusan.
c. Memiliki nilai hukum sehingga bisa
dijadikan bukti atas apa yang sudah kita
lakukan atau kerjakan.
d. Memberi pedoman untuk menyelesaikan
masalah atau pekerjaan tertentu.
e. Membantu dalam proses penyelesaian
pekerjaan kantor
Jawaban : D
29. Pembahasan :
19
 Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan melalui tidak dengan tulisan dan lisan,
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan melainkan melalui Gerak Tubuh (body
digunakan secara internal adalah memorandum motion), pakaian, karakter fisik, kebiasaan
Jawaban : A menyentuh (touching behavior), proksemik,
paralinguistik, artifak, faktor lingkungan.
PERKANTORAN
ADMINISTRASI

30. Pembahasan : 3. Komunikasi linear adalah penyampaian

Yang berhak untuk memberikan persetujuan pesan oleh komunikator kepada komunikan,
terhadap konsep surat adalah pimpinan baik berupa komunikasi yang dilakukan
Jawaban : D secara tatap muka maupun komunikasi yang
dilakukan melalui media tertentu.
31. Pembahasan : Jawaban : A
Bukan merupakan jenis pengiriman surat adalah
diantar direktur perusahaan langsung 37. Pembahasan :
Jawaban : E INGAT-INGAT
Dalam upaya mempertahankan loyalitas
32. Pembahasan :
pelanggan terhadap organisasi atau
Untuk mengakhiri sesi e-mail maka kita klik tombol
perusahaan, maka perusahaan wajib
sign out
mengembangkan pola layanan terbaik,
Jawaban : B antara lain dengan cara sbb :
1. Memperhatikan perkembangan
33. Pembahasan :
kebutuhan dan keinginan pelanggan
Lampiran surat elektronik (bahasa dari waktu ke waktu, untuk kemudahan
Inggris: email attachment) adalah berkas komputer mengantisipasinya;
yang dikirim bersama-sama dengan surat elektronik 2. Berupaya memberikan pelayanan terbaik
Jawaban : A dan menyediakan kebutuhan pelanggan
sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
34. Pembahasan :
atau lebih dari yang diharapkan; dan
Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan
3. Memperlakukan pelanggan dengan pola
pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil
layanan terbaik.
pendataan Barang Milik Negara/Daerah.
Jawaban : C
38. Pembahasan :
35. Pembahasan : Yang termasuk fasilitas pembuatan presentasi  baru
a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang adalah blank presentation
berisi tentang jangka waktu penyimpanan
Jawaban : E
arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu 39. Pembahasan :
penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan Bukan merupakan percakapan atau panggilan
atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. telepon yang bernada mengancam atau
b. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk mencurigakan adalah Menyebutkan identitas pada
yang terdapat pada tempat penyimpanan awal menelepon
yang berfungsi untuk menunjukan tempat
Jawaban : E
(map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari
pada tempat yang ditujukan. 40. Pembahasan :
Jawaban : B Bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang
dapat diperoleh dengan menggunakan alat-alat
36. Pembahasan : komunikasi adalah Menambah pengeluaran
TRIK PRAKTIS
Jawaban : D
Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan
dari komunikator kepada komunikan agar terjalin
saling kesepahaman. Berdasarkan pada media yang
digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan
dengan cara :
1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian
informasi yang dilakukan melalui lisan dan
tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu proses
penyampaian informasi yang dilakukan

20