WORK INSTRUCTION

PENANGANAN DOKUMEN/ARSIP INAKTIF

No. Dok. :
Issue No :
Tanggal :
CCN No. :
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : i Dari: iii
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

DAFTAR ISI

HALAMAN

DAFTAR ISI ………………………………………………………………….. i

LEMBAR PENGESAHAN …………………………………………………. ii
I. PEDAHULUAN

1.1 Tujuan ……………………………………………………………… 01

1.2 Ruang Lingkup ………………………………………………….. 01
1.3 Definisi …………………………………………………………….. 01
1.4 Referensi ………………………………………………………….. 02
II. PROSEDURE ………………………………………………………… 03
III. PETUNJUK OPERASIONAL …………………………………… 06
IV. DAFTAR DOKUMEN ………………………………………………. 09
LAMPIRAN

DAFTAR DISTRIBUSI

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : ii Dari: iii
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

LEMBAR PENGESAHAAN

DIPERIKSA OLEH,

PURWO JATMIKO
Kadiv Umum

DISAHKAN OLEH,

S. TARJULAH
Kasubdit Umum

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : iii Dari: iii
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

LEMBAR PENGESAHAAN

DISUSUN OLEH,

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

01 Sulaeman Ma’ruf Kadis Kearsipan

02 M. Apri Parayogi Ahli Pertama Kearsipan

03 Agus Djumhana Ahli Pertama Kearsipan

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 01 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

I. PENDAHULUAN

1.1. Tujuan

1. Tidak terjadi penumpukkan dokumen/arsip yang tidak mempunyai nilai guna di

unit pengolah;
2. Efisiensi tenaga, peralatan dan biaya karena yang tersimpan hanya
dokumen/arsip inaktif saja;
3. Mudah mengenali/menemukan dokumen/arsip dalam kelompoknya apabila
dibutuhkan, karena dokumen/arsip tersusun berdasarkan masalahnya;
4. Dapat mengetahui dengan segera retensi (jangka simpan) dokumen/arsip;

1.2. Ruang Lingkup

1. Penanganan dokumen/arsip yang tidak teratur diunit pengolah dan unit

kearsipan;
2. Penanganan dokumen/arsip yang teratur;
3. Penanganan dokumen/arsip inaktif yang akan diserahkan ke unit kearsipan.

1.3. Difinisi Istilah

1. Arsip
Berdasarkan UU No.7/1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan,
adalah :
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;

b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Dokumen/Arsip Aktif
Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan administrasi di unit pengolah.

3. Dokumen/Arsip Inaktif
Dokumen/arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun akan tetapi
masih dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kegiatan administrasi di unit pengolah.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 02 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

4. Dokumen/Arsip Teratur
Dokumen/arsip dinamis inaktif yang semasa aktifnya sudah ditata berdasarkan
suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya.

5. Dokumen/Arsip Tidak Teratur

Dokumen/arsip dinamis inaktif yang sistem penataan tidak dapat disusun
kembali seperti pada waktu aktifnya.

6. PenDeskripsian Dokumen/Arsip
Pembuatan rincian informasi yang terkandung dalam dokumen/arsip.

7. Skema Pembenahan Dokumen/Arsip

Pola pengaturan dokumen/arsip secara sistematis dan logis.

8. Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip

Merupakan suatu daftar dan rincian masalah-masalah seluruh dokumen/arsip in-
aktif baik yang akan disimpan maupun yang akan di musnahkan.

1.3. Referensi

1. Undang-Undang No.7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan;

2. Undang-Undang No.8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan;

3. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip;

4. Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan;

5. Peraturan Pemerintah No.88 Tahun 1999 Tentang Pengalihan Dokumen

Perusahaan ke Mikrofilm atau Media Lainnya & Legalisasi;

6. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No.SE/01/1981 Tentang Penanganan

Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
Tentang Penyusutan Arsip;

7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. SE/02/1983 Tentang Pedoman

Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 03 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

II. PROSEDURE

No URAIAN UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

Start
Start

01. Unit pengolah periksa dokumen/arsip Periksa Dokumen

Inaktif

a. Apabila Tidak Teratur, lanjutkan

Ya
kelangkah 02; Teratur ?
b. Apabila Teratur, lanjutkan
kelangkah 13. A
Tidak
02. Pilah dokumen/arsip untuk memi-
sahkan antara dokumen/arsip dan
Pilah Dokumen
non dokumen/arsip :

a. Apabila dokumen/arsip, lanjutkan

ke langkah 03; Ya
Dokumen ?

Tidak

b. Apabila non dokumen/arsip, mus- Musnahkan non

nahkan. dokumen

Stop

03. Kelompokkan dokumen/arsip inaktif Kelompokkan dokumen

berdasarkan klasifikasi masalahnya. berdasarkan klasifikasi

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 04 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

No URAIAN UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

1
04. Kelompokkan dokumen/arsip ber-
dasarka kurun waktu/ tahun tercipta- Kelompokkan dokumen
nya. berdasarkan klasifikasi

05. Deskripsi dokumen/arsip pada kertas

Catat/Deskripsi
piecis/Lembaran khusus.
dokumen/arsip

06. Bungkus dokumen/arsip dengan

kertas kising berdasarkan klasifikasi Bungkus dokumen
berdasarkan klasifikasi
masalahnya perkurun waktu;
masalah perkurun
waktu

07. Beri Label pada pembungkus doku-

men/arsip Beri Label Pada
Pembungkus

08. Beri nomor permanen pada

pembungkus Beri Nomorl Pada
Pembungkus

09. Susun sampul sesuai urutan nomor Susun sampul sesuai

pembungkus nomor urut

10. Masukkan sampul kedalam bok

Susun sampul sesuai
dokumen/arsip
nomor urut

11. Beri Label pada bok Berikan label pada

bok

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 05 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

No URAIAN UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

2

12. Buat Daftar Pertelaan Dokumen/arsip Buat Daftar

dan Berita Acara Penyerahan Pertelaan Dokumen
Dokumen/arsip Inaktif. & BA

Lihat WI
13. Lihat WI Penyusutan Dokumen/arsip Penyusutan
Perusahaan. dokumen
perusahaan
A

14. Periksa dokumen/arsip berdasarkan

Periksa dokumen
daftar pertelaan

a. Apabila aktif, maka Unit pengolah Tidak

Simpan doku- Inaktif ?
simpan dokumen/arsip;
men
aktif
Ya

Stop
b. Apabila inaktif, lanjutkan Stop
kelangkah 15;
Berikan kode
15. Unit Kearsipan memberikan kode penyimpanan
penyimpanan pada Daftar Pertelaan
Dokumen/arsip.
Simpan
16. Simpan dokumen/arsip pada tempat
Dokumen/
penyimpanan sesuai dengan kode arsip
penyimpanan.

17. Simpan daftar pertelaan dokumen/ar- Simpan Daft.

sip sesuai kelompok masalahnya. Dokumen/
arsip

Stop Stop

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 06 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

III. PETUNJUK OPERASIONAL

1. Pembenahan dokumen/arsip inaktif yang masih berada di unit pengolah

ditangani oleh unit pengolah bersangkutan.

2. Dalam prioritas penanganan ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya

dokumen/arsip inaktif.

3. Dokumen/arsip inaktif yang terlama/tertua usianya didahulukan penanganannya,

namun pengecualian dapat dilakukan terhadap dokumen/arsip inaktif yang lebih
muda usianya tetapi dalam keadaan kacau atau tidak teratur.

4. Setiap unit pengolah yang akan menyerahkan dokumen/arsip inaktifnya ke unit

kearsipan harus sudah dibenahi di unit pengolah masing-masing.

5. Setiap penyerahan dokumen/arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan wajib

melampirkan daftar pertelaan dokumen/arsip yang akan diserahkan beserta
lembar berita acara penyerahan dokumen/arsip.

6. Dalam peminjaman dokumen/arsip, peminjam wajib memiliki ijin dari unit

pengolah pemilik dokumen/arsip.

7. Setiap peminjaman dokumen/arsip harus dibuatkan lembar peminjaman

dokumen/arsip.

8. Lama peminjaman dokumen/arsip 12 hari kerja, apabila dokumen/arsip tersebut

masih diperlukan maka, peminjam wajib melaporkan perpanjangan waktu ke
petugas pelayanan dokumen/arsip secara langsung atau via Telepon.

9. Tiap perpanjangan diberi waktu 5 hari kerja.

1.1. PENANGANAN DOKUMEN/ARSIP

Dalam tata cara pembenahan dokumen/arsip terbagi 2 (dua), yaitu :

1. Penanganan dokumen/arsip tidak teratur

1.1. Petugas dokumen/arsip melakukan pengecekan terhadap koleksi

dokumen/arsip, untuk mengecek apakah kondisi dokumen/arsip yang ada
sudah tertata sesuai dengan pola penataan dokumen/arsip atau belum.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 07 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

1.2. Petugas dokumen/arsip melaksanakan pemilahan dokumen/arsip berkas

perberkas untuk menentukan apakah dokumen/arsip tersebut masih
dipergunakan atau tidak, Non dokumen/arsip (duplikasi) dapat langsung
dimusnahkan.
1.3. Petugas mengelompokkan dokumen/arsip inaktif hasil pemilahan
berdasarkan Kelompok masalah dan kelompok tahun.
1.4. Petugas dokumen/arsip mendiskripsikan berkas dokumen/arsip
berdasarkan kelompok Dosier, Rubrik atau Seri.
1.5. Petugas membungkus dokumen/arsip dengan kertas pembungkus (kising)
berdasarkan kelompok berkas.
1.6. Petugas memberikan label pada pembungkus dengan mencantumkan
nomor sementara urutan sampul dengan pensil (alat yang mudah dihapus).
1.7. Petugas menyusun tatanan sampul berdasarkan skema pembenahan.
1.8. Petugas menuliskan nomor urut permanen pada label sampul
pembungkus.
1.9. Petugas memasukan dokumen/arsip yang telah disampul dan diberikan
nomor sesuai dengan urutan nomor sampul.
1.10. Petugas melebel bok dokumen/arsip secara urut.
1.11. Petugas membuat daftar pertelaan dokumen/arsip.

2. Penanganan Dokumen/arsip Teratur

2.1. Petugas pembenahan dokumen/arsip mengecek koleksi dokumen/arsip di

unit kearsipan, berkas perberkas berdasarkan daftar pertelaan
dokumen/arsip yang diterima, apabila ada duplikasi berlebihan dapat
langsung dimusnahkan.
2.2. Petugas mengecek berdasarkan kelompok klasifikasi masalah
dokumen/arsip dan berdasarkan kelompok tahun, apabila tercampur
petugas harus mengembalikan dokumen/arsip kepada kelompoknya.
2.3. Simpan dokumen/arsip Inaktif.

3. Peminjaman Dokumen/Arsip di Unit Kearsipan

a. Peminjam (setingkat Kepala Seksi/Supervisor yang bertanggung jawab terhadap

dokumen/arsipnya) meminjam melalui telepon atau datang sendiri ke unit
kearsipn, apabila dokumen/arsip yang dipinjam bukan milik usernya maka wajib
memiliki ijin dari pemilik dokumen/arsip.
b. Petugas membuat bukti peminjaman dokumen/arsip rangkap dua dengan
ketentuan lama pinjam Maximal 12 hari kerja.
c. Peminjam menerima dokumen/arsip yang dipinjam beserta bukti peminjaman
lembar pertama (1).

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 08 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

d. Petugas menyimpan bukti peminjaman lembar kedua (2) pada bok teckler
berdasarkan kronologis tanggal pengembaliannya.

4. Pengembalian Dokumen/Arsip Yang Dipinjam

a. Petugas pelayanan dokumen/arsip mengecek tiap hari bukti peminjaman

dokumen/arsip pada bok teckler.
b. Apabila ada dokumen/arsip yang harus dikembalikan pada hari bersangkutan,
petugas menghubungi peminjam untuk mengingatkan batas waktu peminjaman
dan meminta untuk segera mengembalikan dokumen/arsip yang dipinjam.
c. Apabila peminjam masih memerlukan dokumen/arsip tersebut maka peminjam
wajib memberi tahukan via telepon kepada petugas pelayanan dokumen/arsip,
dan petugas pelayanan dokumen/arsip merubah tanggal pengembalian dengan
menambah 5 hari kerja, kemudian menyimpan lembar peminjaman ke tanggal
setelah penambahan waktu pada bok teckler.
d. Apabila selesai dipinjam, peminjam mengembalikan dokumen/arsip yang dipinjam
kepada petugas pelayanan dokumen/arsip dengan membawa bukti peminjaman.
e. Petugas pelayanan dokumen/arsip menerima bukti peminjaman dan
dokumen/arsip yang dipinjam dari peminjam.
f. Petugas pelayanan mengeluarkan bukti peminjaman dari bok teckler dan
menyimpan dokumen/arsip ketempat semula.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : 09 Dari: 09
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

IV. DAFTAR DOKUMEN

Fungsi Penanggung Penanda

No Judul Dokumen Dokumen Jawab tanganan Distribusi

1. Lembar Peminjaman Sebagai alat kon- Officer Kearsip- Kadis Kear- 1. Lembar ke 1
Dokumen/arsip trol keluar ma- an sipan (satu) untuk
suknya dokumen/ Unit Kearsipan
arsip sebagai bukti
peminjaman;
2. Lembar ke 2
(dua) untuk
Unit pengolah
peminjaman
dokumen/ar-sip
sebagai bukti
peminjaman;
2. Daftar Pertelaan Daftar dan rin- - Sekretaris / - Pimpinan - Unit pengolah;
Dokumen/arsip cian masalah-ma- Tata Usaha Unit - Unit
salah seluruh do- Unit peng- pengolah; Kearsipan;
kumen/arsip in- olah; - Pimpinan
aktif baik yang - Officer Unit
akan disimpan Kearsipan Kearsipan.
maupun yang
akan dimusnah-
kan.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : Dari:
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

LAMPIRAN – LAMPIRAN :

1. LEMBAR PEMINJAMAN DOKUMEN/ARSIP;

2. DAFTAR PERTELAAN DOKUMEN/ARSIP.

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 No.Dok.:
DIKELUARKAN OLEH WORK INSTRUCTION Hal : Dari:
DIVISI UMUM
SUBDIT UMUM PENANGANAN Tanggal Dikeluarkan
DOKUMEN/ARSIP INAKIF 2003

LEMBAR PEMINJAMAN DOKUMEN/ARSIP

Harus Dikembalikan Dalam Keadaan Utuh/Lengkap
Kepada Petugas Penyimpanan Dokumen/arsip Tepat Pada Waktunya

Lokasi
No Indeks Kode Jumlah Penyimpanan Catatan

Harap Jangan Dicabut Lembar Peminjaman Ini

Nama Pminjam : Tgl. Pinjman

Jabatan : Tgl.Kembali
Unit Pengolah :
Setiap peminjaman/perpanjangan harus seijin pejabat yang bewenang.
Penanggung Jawab
Tanda Tangan peminjam Dokumen/arsip

( …………………………) ( ………………………)

ISSUE NO 01 02 03 04 05
INITIAL
PENG.SISTEM

CCN NO.
 Unit pengolah :
PT. KRAKATAU STEEL DAFTAR PERTELAAN
.…………………………
DOKUMEN/ARSIP
…………………………..
Rincian Retensi Jumlah
No Masalah Masalah Periode Aktif Inaktif Satuan Boks Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cilegon,

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

( …………………………….) ( ……………………………….)