BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktik Kerja lapangan (PKL) yang dilakukan mahasiswa pada prinsipnya

merupakan salah satu persyaratan akademik yang harus ditempuh oleh mahasiswa

yang menempuh pendidikan S1 di STITEK Bontang. Namun, kegiatan praktik

kerja lapangan ini tidak serta merta hanya dijadikan sebagai syarat adiminstratif

bagi mahasiswa, melainkan juga sebagai pengalaman ekstra atau tambahan bagi

para mahasiswa untuk lebih mempraktikkan pengetahuan yang telah

didapatkannya selama kegiatan perkuliahan.

Selain itu juga pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan juga diharapkan dapat

memberi pengetahuan kepada mahasiswa tentang bagaimana dunia kerja yang

sebenarnya, dimana mereka dituntut tidak hanya harus cekatan dalam ilmu

pengetahuan namun juga terkait sikap dan etos kerja yang sebelumnya tidak

mereka dapatkan dalam kegiatan perkuliahan sehari-hari.

Tidak hanya bagi mahasiswa, kegiatan Praktik Kerja Lapangan juga

diharapkan dapat membantu instansi-instansi yang terkait, dalam hal

pekerjaannya. Salah satu diantaranya adalah kantor Kecamatan Batu Engau,

Grogot, Paser. Dengan terselenggaranya program ini, perguruan tinggi akan

sangat terbantu dalam mewujudkan misi pendidikannya. Dan diharapkan

mahasiswa dapat menambah pengetahuannya sehingga menjadi sumber daya yang

berkualitas maksimal di bidangnya. Serta mememiliki kapabilitas, kredibilitas,

dan profesionalisme yang lebih untuk bisa survive di dunia kerja.

1
1.2 Tujuan

Adapun tujuan dari terlaksananya kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini,

adalah sebagai berikut:

1. Agar mahasiswa mendapatkan gambaran umum mengenai proses kerja pada

suatu perusahaan ataupun instansi pemerintahan.

2. Agar mahasiswa memperoleh wawasan mengenai budaya, sistem, dan situasi

kerja dalam suatu perusahaan ataupun instansi pemerintahan.

3. Sebagai media untuk mengekspresikan dan mengeksplorasi potensi diri

melalui pekerjaan tersebut.

4. Mengaplikasikan secara langsung ilmu yang telah didapatkan dan dipelajari

dari perkuliahan pada dunia kerja.

5. Mahasiswa mampu memberikan kontribusi di perusahaan, baik kontribusi

berupa ide atau kontribusi lain yang sesuai dengan kapasitasnya.

1.3 Manfaat

1.3.1 Manfaat bagi Mahasiswa

a. Memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada mahasiswa mengenai

penerapan berbagai pengetahuan baik teori maupun praktik kerja.

b. Melatih mahasiswa untuk menjadi tenaga kerja yang terampil yang nantinya

akan menjadi asset bagi perusahaan ataupun instansi pemerintahan.

c. Memberikan pengalaman kerja yang nyata dimana mahasiswa terlibat

langsung dalam proses kerja di suatu perusahaan ataupun instansi perusahaan.

2
1.3.2 Manfaat bagi Perguruan Tinggi

a. Penyesuaian terhadap kurikulum atau mata kuliah sehingga lebih relevan

dengan kebutuhan di dunia kerja.

b. Meningkatkan pengetahuan dosen dalam memberikan contoh-contoh yang

relevan dengan kenyataan di dunia kerja.

c. Mempererat hubungan antara perguruan tinggi dengan perusahaan atau

instansi perusahaan dalam meningkatkan program-program kemitraan.

1. Manfaat bagi Instansi

a. Mendapat masukan berupa bahan evaluasi dan solusi alternative dalam upaya

peningkatan produktivitas kerja.

b. Dapat digunakan sebagai bahan perbaikan dalam pembuatan sistem

pembuatan surat perintah perjalanan dinas.

c. Membantu perusahaan dalam menyelesaikan beberapa tugas kerja harian

yang dilakukan oleh rekanan/kontraktor.

d. Dengan adanya mahasiswa PKL, kebutuhan perusahaan dalam hal

pemenuhan SDM dalam jangka pendek dapat terpenuhi.

e. Membantu perusahaan dalam hal penambahan ide, gagasan, dan saran demi

tercapainya goals, objectives, dan strategi perusahaan atau kinerja instansi

pemerintahan.

1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Tempat : Kantor Kecamatan Batu Engau Kabupaten Paser Kalimantan Timur

Waktu : 22 januari– 16 Februari 2018

(Senin – Jum’at 07:30 – 16:00 WITA

3
 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Batu Engau

Batu Engau adalah sebuah kecamatan yang terletak di Kabupaten Paser,

Provinsi Kalimantan Timur, Indonesia. Batu Engau adalah hasil pemekaran dari

kecamatan Tanjung Aru yang dimekarkab menjadi dua kecamatan, yakni Batu

Engau dan Tanjung Harapan.

Di kantor Kecamatan Batu Engau sendiri memiliki beberapa sub bagian,

diantaranya adalah bagian Umum dan Pemerintahan, bagian Pemberdayaan

Masyarakat Desa (PMD), bagian Kesjahteraan Rakyat (Kesra) dan bagian

keuangan.

Bagian Umum dan Pemerintahan bertanggung jawab dalam hal pengajuan

dan pengadaan barang baik berupa alat tulis kantor maupun fasilitas lainnya,

register surat masuk dan keluar, pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas dan

Surat Tugas.

Bagian Pemberdayaan Masyarakat Desa (PMD) bertanggungjawab dalam hal

persiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis bagian Pemberdayaan Masyarakat

Desa (PMD), pemberian dukungan atas pelaksanaan tugas bagian Pemberdayaan

Masyarakat Desa (PMD), pembinaan dan pelaksanaan tugas bagian

Pemberdayaan Masyarakat Desa (PMD), pelaksanaan monitoring dan evaluasi

pelaksanaan program dan kegiatan pemberdayaan masyarakat desa.

4
 Bagian Kesejahteraan Rakyat bertanggung jawab dalam hal menerima,

mengumpulkan, dan mengelompokkan Dokumen SKTM, Bansos/ Hibah, dan

Permohonan -permohonan sesuai prosedur dan yang berlaku untuk memperoleh

bahan kegiatan program kerja agar pelaksanaan tugas.

Bagian keuangan bertanggung jawab dalam hal Mengonsep rencana kegiatan,

membagi tugas, D a n mengevaluasi penyusunan pedoman, petunjuk teknis, serta

pertanggung jawaban, evaluasi dan pelaporan keuangan kecamatan sesuai dengan

petunjuk atasan serta pedoman dan ketentuan.

Terdapat 13 desa yang termasuk dalam wilayah administratif Kecamatan Batu

Engau, sebagai berikut:

a. Desa Kerang

b. Desa Lomu

c. Desa Segendang

d. Desa Riwang

e. Desa Langgai

f. Desa Petangis

g. Desa Mengkudu

h. Desa Tempakan

i. Desa Kerang Dayo

j. Desa Saing Prupuk

k. Desa Pengguren Jaya

l. Desa Bai Jaya

m. Desa Tebru Paser Damai

5
2.2 Visi Misi Organisasi

Secara umum, visi dan misi Kecamatan Batu Engau tertuang dalam visi dan

misi Kabupaten Paser tahun 2016-2021, yakni :

2.2.1 Visi

“Terwujudnya penyelenggara tugas-tugas pendelegasian wewenang dari

Bupati kepada Camat yang baik dan dinamis”

2.2.2 Misi

1. Meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan yang baik.

2. Memperkuat peranan bidang sosial dan budaya dalam proses pembangunan.

3. Meningkatkan pelayanan dasar bidsng sosia,pendidikan dan kesehatan

4. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur yang profesional yang

bertanggung jawab dalam pelayanan

2.3 Jumlah Pegawai

Kecamatan Batu Engau memiliki jumlah pegawai sebanyak 38 orang yang

aktif bekerja di kantor kecamatan tersebut yang terdiri atas 17 Pegawai Negeri

Sipil (PNS) dan 21 orang Pegawai Tidak Tetap (PTT). Adapun daftar pegawai di

Kantor kecamatan batu engau adalah sebagai berikut :

6
 Tabel 2.1 Pegawai Negeri Sipil
No Nama/NIP Pangkat/Gol Jabatan

Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Paulus Margita, S.Sos

1 Pembina (IV/a) Camat Batu Engau
19690211 199002 1 002

Amri Yulihardi, S.STP, M.Si Sekretaris

2 Pembina (IV/a)
NIP.19840726 200212 1 001

M. Yusuf Soebagio Penata Tk.I Kasi Ketentraman dan

3
NIP.19610615 198602 1 007 (III/d) Ketertiban Umum

Broto Umar Mardiyanto, S.Sos Penata Tk.I

4 Kasi PMD
NIP. 19651104 198703 1 013 (III/d)

Tri Gugut Suwasono, SH Penata Tk. I Kasubbag Program dan

5
19670325 200604 1 007 (III/d) Keuangan

Mahmud, SE Penata Tk.I Kasi Kesejahteraan

6
19620505 198501 1 004 (III/d) Masyrakat

Roni Fitriansyah, S.Sos Penata muda Tk. Kasi Pemerintahan dan

7
19850615 201001 1 028 I (III/b) Kependudukan

Sudirman, S.Sos Penata Muda Kasubbag Umum dan

8
19730110 200604 1 010 (III/a) Kepegawaian

Ready Gozal Isnaini, S.Sos Penata Muda

9 Penata Muda Tk.I (III/b)
19860519 201101 1 004 Tk.I (III/b)

7
 H. Abd. Majid Penata Muda Staf Pemerintahan dan
10
19650410 198602 1 008 (III/a) Kependudukan

Suarti Staf Pemerintahan dan

11 Pengatur (II.c)
19660401 200701 1 023 Kependudukan

Ramaisyah Staf Umum dan

12 Pengatur (II.c)
19740716 200801 2 016 Kepegawaian

Khairatul Wasilah Pengatur Muda Staf Kesejahteraan

13
19800101 201001 2 011 TK. I (II.b) Masyarakat

M. Mashud Pengatur Muda Staf Program dan

14
19710506 200801 1 014 TK. I (II.b) Keuangan

Syahdan Pengatur Muda Staf Umum dan

15
19640203 199506 1 001 (II/a) Kepegawaian

Badriansyah Pengatur Muda Staf Kesejahteraan

16
19750701 200901 1 001 (II/a) Masyarakat

Syahrul Staf Umum dan

17 Juru TK I (I.d)
19760606 200901 1 001 Kepegawaian

Sumber : Kecamatan Batu Engau, 2018

8
Di bawah ini adala tabel pegawai tidak tetap atau kontrak pada kecamatan batu

engau yang berjumlah 21 pegawai.

Tabel 2.2 Tabel Pegawai Tidak Tetap

Pegawai Tidak Tetap (PTT).

Staf Kesejahteraan
1 Armani, A.Md PTT
Masyarakat

Staf Umum dan

2 Arbaiyah, S.Sos PTT
Kepegawaian

Staf Pemerintahan dan

3 Santiah PTT
Kependudukan

Staf Program dan

4 Mustapa, SE PTT
Keuangan

Staf Umum dan

5 Herman Pelani PTT
Kepegawaian

Staf Umum dan

6 Syamsuddin, S.Sos PTT
Kepegawaian

Staf Pemerintahan &

7 Idrus Fauzi, S.Sos PTT
Kependudukan

8 Armanda Pramana PTT Staf PMD

9 Achmad Syarifudin, S.IP PTT Staf PMD

10 Rasimah PTT Sekretaris PKK

9
11 Nunung Pratiwi, SE PTT Muhamad Ardi, S.Sos

Staf Umum dan

12 Muhamad Ardi, S.Sos PTT
Kepegawaian

13 Kukuh Supriyadi PTT Pol PP Kecamatan

14 Sogi Sriyono PTT Pol PP Kecamatan

15 Rudianto PTT Pol PP Kecamatan

16 M. Ilham Nor Ariansyah PTT Pol PP Kecamatan

17 Ahmat Sahlan PTT Pol PP Kecamatan

18 Bakriannor PTT Pol PP Kecamatan

19 Syahrudi PTT Pol PP Kecamatan

20 Endang Astarina PTT Pol PP Kecamatan

21
Suhaimi PTT Pol PP Kecamatan
Sumber : Kecamatan Batu Engau, 2018

2.4 Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi

Kecamatan dipimpin oleh seorang Camat merupakan perangkat Daerah

sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu,

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2.4.1 Camat

Camat memiliki tugas pokok membantu Bupati dalam menyelenggarakan

tugas umum pemerintahan dan melaksanakan kewenangan pemerintahan yang

dilimpahkan kepada Camat oleh Bupati di wilayah Kecamatan.

10
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Camat

mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Membantu Bupati dalam melaksanakan tugas di bidang penyelenggaraan

pemerintahan, pembangunan, dan kehidupan kemasyarakatan di wilayah

kecamatan;

2. Mengelola rencana dan program kerja kecamatan, sebagai pedoman

pelaksanaan tugas sesuai kebijakan pemerintah daerah;

3. Memimpin, mengkoordinasikan, dan mengendalikan seluruh kegiatan di

wilayah kecamatan;

4. Menyusun dan melaporkan, serta mempertanggungjawabkan tugas kedinasan

secara operasional dan administrasi kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah;

5. Membagi tugas kepada Sekretaris dan para Kepala Seksi, sesuai bidang

tugasnya.

2.4.2 Sekertaris Camat

Sekretaris Kecamatan memiliki tugas pokok membantu Camat dalam

penyusunan program, pengelolaan keuangan serta urusan umum dan kepegawaian

di lingkungan Kecamatan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Sekretaris

Kecamatan memiliki fungsi :

1. Mengkoordinasikan tugas-tugas internal di lingkup kecamatan;

2. Mengelola penyusunan rencana dan program kerja Sekretariat, sebagai

pedoman pelaksanaan tugas;

11
3. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada para

Kepala Subbagian, sesuai bidang tugasnya;

2.4.3 Kepala Sub Bagian Program dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Program memiliki tugas pokok membantu Sekretaris

Kecamatan dalam melaksanakan kegiatan penyusunan rencana program, evaluasi

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Kepala Sub

Bagian Penyusunan Program memiliki fungsi :

1. Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Program.

2. Menyiapkan vahan penyusunan dokumen perencanaan Kecamatan.

3. Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan tahunan Kecamatan

berdasarkan usulan dari Sekretartiat dan masing – masing Seksi.

4. Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran Kecamatan

berdasarkan usulan dari Sekretartiat dan masing – masing Seksi serta

penyusunan dokumen pelaksanaan anggaran.

5. Melaksanakan koordinasi dengan masing – masing Seksi dalam rangka

proses pencairan keuangan terkait pelaksanaan program dan kegiatan

Kecamatan.

2.4.4 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok

membantu Sekretaris Kecamatan dalam melaksanakan kegiatan surat menyurat,

kearsipan, rumah tangga, perlengkapan serta administrasi kepegawaian di

lingkungan dinas.

12
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud di atas, Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :

1. Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian.

2. Mengkoordinasian pelaksanaan urusan surat menyurat dan pengelolaan arsip.

3. Mengkoordinasian pelaksanaan urusan rumah tangga dan urusan

perlengkapan dilingkup Kecamatan.

4. Mengkoordinasikan penatausahaan barang milik daerah di lingkup

Kecamatan.

13
 BAB III

KAJIAN PUSTAKA

3.1 Surat Tugas

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan

untuk melaksanakan tugas sesuai dengan perintah atasan kepada bawahannya,

berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu. Fungsi dari surat tugas adalah

sebagai surat pengantar dalam melaksanakan tugas dalam pekerjaannya, atau surat

tugas berfungsi sebagai bukti bahwa oarang yang diberi surat tugas telah memiliki

wewenang untuk melakukan tugas yang telah dibebankan kepadanya.

Surat tugas juga bermanfaat sebagai bukti bahwa ia pernah menjalankan

pekerjaan sebagaimana yang tertuang dalam surat tugas. Ada beberapa hal yang

harus dimiliki dalam surat tugas, yaitu:

1. Perjalanan dinas oleh pelaksana surat tugas dilakukan sesuai dengan perintah

atasan pelaksana surat tugas yang tertuang dalam surat tugas.

2. Surat tugas yang dimaksud diterbitkan oleh Kepala satuan kerja untuk

Perjalanan Dinas yang di lakukan oleh pelaksana surat tugas pada satuan

kerja.

3. Surat tugas paling sedikit mencantumkan nama pemberi tugas, jenis

pelaksanaan tugas, tanggal dan waktu pelaksanaan tugas, dan tempat

pelaksanaan tugas.

14
3.2 Perjalanan Dinas

Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor

113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara,

Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap bahwa jenis perjalanan dinas dalam

negeri dibagi menjadi dua, yaitu perjalanan dinas jabatan dan perjalanan dinas

pindah. Adapun arti dari perjalanan dinas jabatan adalah perjalanan dinas

melewati batas Kota dan/atau dalam Kota dari tempat kedudukan ke tempat yang

dituju, melaksanakan tugas, dan kembali ke tempat kedudukan semula di dalam

negeri. Sedangkan perjalanan dinas pindah adalah perjalanan dinas dari tempat

kedudukan yang lama ke tempat kedudukan yang baru berdasarkan surat

keputusan pindah. Perjalanan Dinas dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip

sebagai berikut:

1. Selektif, yaitu hanya untuk kepentingan yang sangat tinggi dan prioritas yang

berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

2. Ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja

Kementerian Negara/Lembaga;

3. Efisiensi penggunaan belanja negara; dan

4. Akuntabilitas pemberian perintah pelaksanaan Perjalanan Dinas dan

pembebanan biaya Perjalanan Dinas.

3.2 Perjalanan Dinas Jabatan

Perjalanan dinas jabatan sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Republik

Indonesia Nomor 113/PMK.05/2012 digolongkan menjadi dua, yakni perjalanan

15
dinas jabatan yang melewati batas kota dan perjalanan dinas jabatan yang

dilaksanakan dalam batas kota. Perjalanan dinas jabatan dilakukan dalam rangka:

1. Pelaksanaan tugas dan fungsi yang melekat pada jabatan;

2. Mengikuti rapat, seminar, dan sejenisnya;

3. Pengumandahan (Detasering);

4. Menempuh ujian dinas/ujian jabatan;

5. Menghadap Majelis Penguji Kesehatan Pegawai Negeri atau menghadap

seorang dokter penguji kesehatan yang ditunjuk, untuk mendapatkan surat

keterangan dokter tentang kesehatannya guna kepentingan jabatan;

6. Memperoleh pengobatan berdasarkan surat keterangan dokter karena

mendapat cedera pada waktu/karena melakukan tugas;

7. Mendapatkan pengobatan berdasarkan keputusan Majelis Penguji Kesehatan

Pegawai Negeri;

8. Mengikuti pendidikan setara Diploma/S1/S2/S3;

9. Mengikuti pendidikan dan pelatihan;

10. Menjemput/mengantarkan ke tempat pemakaman jenazah Pejabat

Negara/Pegawai Negeri yang meninggal dunia dalam melakukan Perjalanan

Dinas; atau

11. Menjemput/mengantarkan ke tempat pemakaman jenazah Pejabat

Negara/Pegawai Negeri yang meninggal dunia dari Tempat Kedudukan yang

terakhir ke Kota tempat pemakaman.

16
 Perjalanan Dinas Jabatan oleh Pelaksana Surat Perjalanan Dinas (SPD)

dilakukan sesuai perintah atasan Pelaksana Pelaksana Surat Perjalanan (SPD)

yang tertuang dalam Surat Tugas yang diterbitkan oleh:

1. kepala satuan kerja untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh

Pelaksana Surat Perjalanan Dinas (SPD) pada satuan kerja berkenaan;

2. atasan langsung kepala satuan kerja untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang

dilakukan oleh kepala satuan kerja;

3. Pejabat Eselon II untuk Perjalanan Dinas Jabatan yang dilakukan oleh

Pelaksana SPD dalam lingkup unit eselon II/setingkat unit eselon II

berkenaan; atau

4. Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I untuk Perjalanan Dinas Jabatan

yang dilakukan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Pejabat Eselon I/ Pejabat

Eselon II.

3.4 Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas atau dikenal dengan SPPD merupakan jenis surat tugas

yang dibutuhkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas kerja dan harus

pergi ke daerah lain (misalnya ke luar kota). Tugas kerja tersebut dapat berupa

studi banding, audit ke perusahaan cabang, rapat kerja nasional maupun

pekerjaan-pekerjaan lain yang dilakukan di luar kota (tidak di lingkungan kantor

sendiri).

Karena perjalanan kerja ke luar kota membutuhkan biaya tambahan dan itu

harus ditanggung oleh perusahaan, maka surat ini dibutuhkan sebagai bukti bahwa

17
seorang pegawai atau karyawan melaksanakan tugas kerja ke luar kota sekaligus

juga berfungsi sebagai bukti perintah dari atasan kepada bawahannya untuk

melakukan tugas/pekerjaan di luar kota. Hal-hal yang dicantumkan dalam SPPD

antara lain:

1. Pejabat atau Atasan yang memberikan perintah.

2. Pegawai atau Karyawan yang diberikan perintah berikut dengan orang-orang

yang ikut dalam perjalanan dinas.

3. Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas.

4. Lamanya perjalanan dinas dilakukan.

5. Tempat asal dan tempat tujuan dinas.

6. Pembebanan Anggaran terhadap biaya perjalanan dinas.

7. Tanda tangan pejabat terkait.

8. Keterangan Perjalanan yang diisi oleh pegawai yang melakukan perjalanan

dinas.

3.5. Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi

lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft

Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS.

Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan

menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft

Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam

komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program

18
spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC

berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi

5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft

Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2013 yang

diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2013.

3.5.1 Sejarah

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang

disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem-sistem CP/M, tetapi

tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni

Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program

spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang

dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it

better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".

Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi

Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus

ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada

tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun

mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan

Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak

untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai

kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya

lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis

19
versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir

adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac

OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.

Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan

lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah

perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun

mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah

nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen

Microsoft. Meskipun demikian, dalam praktiknya, hal ini diabaikan dan bahkan

Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka,

sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi.

Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program

tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program

tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya

penulisan). Selain itu, ekstensi default dari spreadsheet yang dibuat oleh

Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai

Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang

mendukung format HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file

yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya.

Excel menawarkan banyak keunggulan antar muka jika dibandingkan dengan

program spreadsheet yang mendahuluinya, tetapi esensinya masih sama dengan

VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun

20
dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi

referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.

Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna

untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting:

font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan

penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang

berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilanya (di mana program-

program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau

menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan

fitur pengolahan grafik yang sangat baik.

Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993,

Microsoft pun mendesain ulang tampilan antar muka yang digunakan oleh

Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan

Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling

disukai.

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for

Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk

melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi

yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk

digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft

menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa

VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan

21
pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang

dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan

automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol

yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan

penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM,

meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan

terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman

berorientasi objek dalam VBA

Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai

sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam

dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan

untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel.

Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk

mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara

keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau

mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang

tepercaya.

22
 BAB IV

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

4.1 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

Pengelolaan surat terutama Surat Perintah Perjalanan Dinas atau SPPD sangat

penting bagi tiap perusahaan atau instansi pemerintahan. SPPD merupakan surat

pengantar yang dibuat ketika pegawainya akan melakukan perjalanan dinas

ke kota tertentu. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan surat

perintah kerja yang diberikan oleh atasan atau kepala kantor kepada pegawai

untuk melakukan tugas kerja ke instansi atau kantor yang ada di tempat lain.

Dalam proses pembuatan SPPD, sebuah instansi pemerintah maupun swasta

kebanyakan masih dilakukan secara sederhana dengan pencatatan manual

menggunakan bantuan microsoft office, belum menggunakan aplikasi khusus

dalam proses pembuatan SPPD, sehingga harus dilakukan pengeditan setiap

kali akan melakukan perjalanan dinas.

Selain itu pembuat SPPD harus mencari data setiap pegawai yang akan

melakukan perjalanan dinas pada Microsoft Excel.Dalam pembuatan SPPD

yang ada saat ini ditemui banyak kekurangan-kekurangan yang harus

dihadapi seperti terjadinya kesalahan – kesalahan pengetikan dalam

menginputkan data sehingga pembuatan SPPD dilakukan berulang – ulang,

dan juga pencarian data pegawai yang diusulkan dan pegawai pemberi tugas

dalam pembuatan SPPD belum dilakukan secara otomatis sehingga membutuhkan

waktu yang lebih lama. Begitupun yang diterapkan di Kantor Kecamatan Batu

23
Engau. Hal ini tentunya mengakibatkan sistem menjadi kurang efektif dan efisien,

baik dari segi materi maupun waktu.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, sebenarnya perlu dibangun sebuah

sistem yang terkomputerisasi proses pengelolaan data perjalanan dinas pegawai,

sehingga sistem yang diusulkan tersebut dapat membantu dalam pembuatan surat

tugas perjalanan dinas pegawai, pengelolaan biaya, penghitungan biaya,

pencetakan surat tugas dan pencetakan kwitansi biaya perjalanan.Namun hal

belum bisa diimplementasikan dikarenakan berbagai masalah fasilitas dan

jaringan yang masih kurang mendukung.

4.2 Tahapan Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas

Adapun tahapan pembuatan surat perintah perjalanan dinas di kantor

kecamatan Batu Engau berdasarkan sistem yang saat ini berjalan adalah sebagai

berikut:

1. Pemohon mengajukan permohonan surat perintah perjalanan dinas pada

admin.

2. Admin melakukan pencatatan atau register data pemohon dan tujuan dinas

dalam buku laporan dan sistem Excel.

3. Admin membuat form surat perintah perjalanan dinas menggunakan sistem

Excel yang telah tersedia.

4. Pemohon membawa surat perintah perjalanan dinas yang telah dibuat untuk

routing tanda tangan oleh pejabat yang berwenang yaitu Kepala Sub Bagian

(Kesubag).

24
4.3 Prancangan Aplikasi Surat Perintah Perjalanan Dinas Kecamatan Batu

Eengau

Dalam perancangan aplikasi surat perintah perjalanan dinas kecamatan batu

engau ini ada beberapa tampilan dan menu dari sistem tersebut yaitu;

a. Login

b. Menu utama petugas

c. Menu regristrasi

d. Menu surat tugas

4.3.1. Tampilan Menu Login

Form tampilan login terdapat menu username dan password petugas.

Didalam tampilan login yang bisa mengisi hanyalah petugas bagian umum

pemerintahan saja. pada tampilan login petugas harus mengisi username dan

password lalu memilih menu petugas dan login untuk membuat surat perintah

perjalanan dinas dan surat tugas. Berikut adalah halaman utama yang ditunjukkan

oleh gambar 4.1

Gambar4.1. Tampilan Menu Login

25
4.3.2 Menu Utama Petugas

Form halaman utama petugas merupakan tampilan menu setelah login

petugas Pada halaman utama petugas terdapat menu daftar petugas,buat surat

tugas,ubah profil dan keluar. Menu daftar petugas berguna untuk menampilkan

data petugas atau staf yang ingin membuat surat SPPD. menu buat surat tugas

yaitu untuk pelaporan maksud dan tujuan dari surat sppd ke setiap instansi atau

perusahaan.Ubang profi berguna untuk mengubah data petugas yang akan

membuat sppd pada sitem aplikasi sppd kecamatan Batu Engau dan menu kelur

berguna untuk proses pembutan surat sppd dan surat tugas selesai. Berikut adalah

halaman utama yang ditunjukkan oleh gambar 4.2

Gambar4.2. Tampilan Menu Petugas

26
4.3.3. Tampilan registrasi surat tugas

Form menu registrasi surat tugas terdapat nomor urut, nama

pegawai,tingkatan,tempat tujuan,lama pergi, tanggal berangkat,tanggal

kembali,maksut atau tujuan perjalanaan lalu ada button kirim dan keluar. Nomor

urut berfungsi untuk mengetahui nomor petugas yang akan bepergian dinas, saat

mengisi nomor urut kita harus melihat nomor urut di daftar petugas pada menu

utama petugas apa bila nomor urus sudah di isi lalu klik Enter maka nama

pegawai,tingkatan akan terisi otomatis. Tempat tujuan berfungsui untuk tujuan

tempat instansi atau perusahaan pada surat perintah perjalanan dinas. Lama

bepergian berfungsi untuk mengetahui berapa hari melakukan perjalanan dinas

dan di hitung dari tanggal berangkat hingga tanggal kembali. Maksud atau tujuan

perjalanan dinas berfungsi untuk melampirkan prihal yang akan di urus saat

melakukan perjalanan dinas. Button kirim berfungsi untuk mencetak apa bila

registrasi surat tugas telah di idi dan button keluar berfungsi untuk keluar dari

form refistrasi surat tugas. Berikut adalah tampilan menu registrasi yang

ditunjukkan oleh gambar 4.3

Gambar4.3. Tampilan Menu Registrasi

27
 4.3.3 Tampilan Menu Surat

Form menu surat tugas berfungsi untuk indentitas staf atau petugas yang

melaksanakan perjalanan dinas ke istansi atau perusahaan yang di tuju. Dalam

tampilan menu surat terdapat nomor urut,jumlah orang,nama

petugas,perangkat,nip,jabatan. Dalam pembuatan surat tugas petugas harus

mengisi nomor urut staf atau petuga. Petugas mengetahui nomor urut surat tugas

dari form tampilan registrasi surat tugas.saat nomor urut surat tugas telah di isi

nama petugas,perangkat,nip dan jabatan akan terisi otomatis lalu proses

pembutan surat tugas selesi lalu cetak. Untuk button kembali berfungsi untuk

kembali ke tampilan awa. menu registrasi. Berikut adalah tampilan menu surat

tugas yang ditunjukkan oleh gambar 4.4

Gambar4.4. Tampilan menu surat tugas

28
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan observasi dan praktek secara langsung dilapangan, penulis

menarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Sistem pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas masih dilakukan secara

manual dengan memanfaatkan Microsoft Excel Macro.

b. Data-data dari pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas masih harus di

rekap dengan cara dicatat di dalam buku catatan khusus guna menghindari

kehilangan data dari sistem yang digunakan di Excel.

c. Pengajuan Surat Perintah Perjalanan Dinas oleh pegawai pemerintah

kecamatan Batu Engau masih harus dilakukan secara manual.

5.2 Saran

Adapun saran penulis terkait masalah-masalah yang tersebut dalam kolom

kesimpulan diatas adalah, sangat perlu untuk membuat dan menerapkan suatu

sistem yang terkomputerisasi. Namun menimbang dari masalah lain yang

terjadi di sekitar lingkungan kerja kantor kecamatan Batu Engau, yaitu

masalah terkait jaringan maka sebaiknya sistem yang akan dibangun bukanlah

sebuah sistem yang berbasis web melainkan berbasis dekstop.

29