DOKUMEN AKREDITASI
PUSKESMAS Abcde
No Dokumen:................
Tanggal Terbit:...............
No Revisi:.....................
Revisi:.....................
DINAS KESEHATAN
PEMERINTAH KABUPATEN DEFGH
TAHUN 2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi Puskesmas Abcde. Buku ini kami susun sebagai salah satu
upaya untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan
akreditasi baik oleh pendamping maupun pelaksana akreditasi Puskesmas Abcde.
Akreditasi
Akreditasi mempersyaratkan
mempersyaratkan adanya pembuktian pelaksanaan
pelaksanaan seluruh
kegiatan pelayanan melalui dokumentasi dan penelusuran, karena pada prinsip
akreditasi, seluruh kegiatan harus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan
dengan sesuai. Buku ini berisi acuan yang dapat digunakan dalam menyusun
dokumen akreditasi Puskesmas Abcde.
Pada kesempatan ini perkenankan saya untuk menyampaikan ucapan
terima kasih dan apresiasi kepada semua karyawan yang telah
tel ah terlibat dalam
proses penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi di
Puskesmas Abcde.
Semoga dengan digunakannya
digun akannya buku ini dapat mempermudah karyawan
dalam menyiapkan dokumen akreditasi Puskesmas Abcde.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Pedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi Puskesmas Abcde. Buku ini kami susun sebagai salah satu
upaya untuk memberikan acuan dan kemudahan dalam pelaksanaan persiapan
akreditasi baik oleh pendamping maupun pelaksana akreditasi Puskesmas Abcde.
Akreditasi
Akreditasi mempersyaratkan
mempersyaratkan adanya pembuktian pelaksanaan
pelaksanaan seluruh
kegiatan pelayanan melalui dokumentasi dan penelusuran, karena pada prinsip
akreditasi, seluruh kegiatan harus tertulis dan apa yang tertulis harus dikerjakan
dengan sesuai. Buku ini berisi acuan yang dapat digunakan dalam menyusun
dokumen akreditasi Puskesmas Abcde.
Pada kesempatan ini perkenankan saya untuk menyampaikan ucapan
terima kasih dan apresiasi kepada semua karyawan yang telah
tel ah terlibat dalam
proses penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi di
Puskesmas Abcde.
Semoga dengan digunakannya
digun akannya buku ini dapat mempermudah karyawan
dalam menyiapkan dokumen akreditasi Puskesmas Abcde.
ii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL.................
JUDUL...............................
.........................
.........................
..........................
.........................
..........................
.................
.... i
KATA PENGANTAR ......................
........... .......................
........................
.......................
.....................
......................
.......................
...............
.... ii
DAFTAR ISI ...........................
.........................................
.........................
.........................
...........................
.........................
.........................
................
... iii
Bab I. Pendahuluan
Pendahuluan .....................................
..................................................
...........................
.........................
...........................
....................
.... 1
A. Latar Belakang
Belakang .........................
......................................
..........................
.........................
.........................
........................
........... 1
B. Maksud dan Tujuan ..........................
......................................
........................
.........................
..........................
.................
.... 1
C. Sasaran .........................
.....................................
.........................
...............................
................................
..........................
................
.... 2
D. Dasar Hukum ...........................
.......................................
.........................
..........................
..........................
........................
........... 2
Bab II. Dokumentasi Akreditasi Puskesmas Abcde...................
Abcde....... .......................
............. 3
A. Jenis Dokumen Berdasarkan
Berdasarkan Sumber
Sumber ........................
.....................................
.........................
..............
.. 3
B. Jenis Dokumen Akreditasi FKTP........................
FKTP............ ......................
...................
.....................
.................
..... 3
C. Jenis Dokumen yang Perlu Disediakan ................................................. 4
Bab III. Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskemas Abcde..................
Abcde......... ......... 5
A. Tata Naskah...
Naskah................
...........................
...........................
..........................
..........................
.........................
.....................
......... 5
B. Kebijakan
Kebijakan .........................
......................................
.........................
...........................
...........................
.........................
..................
..... 9
C. Manual Mutu .........................
......................................
..........................
...............................
.............................
.....................
.......... 12
D. Rencana Lima Tahunan Puskesmas Abcde...................
Abcde......... ..................
........ 14
E. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
Tahunan ..........................
......................................
.........................
.........................
.........................
.........................
.....................
......... 18
F. Pedoman/ Panduan ............................................................................... 20
G. Penyusunan Kerangka Acuan Program/
Kegiatan .........................
.....................................
.........................
.........................
.........................
.........................
....................
........ 22
H. Standar Operasional Prosedur (SPO) ................................................... 26
I. Rekam Implementasi
Implementasi ..............
............................
............................
............................
.........................
....................
......... 34
Bab IV. Penutup ...........................
........................................
.........................
.........................
...........................
...........................
.....................
........ 35
Daftar Pustaka.................
Pustaka..............................
..........................
.........................
..........................
...........................
.................................
...................... 3
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi Puskesmas Abcde adalah bagaimana mengatur sistem
pedokumentasian dokumen.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu dalam proses implementasi
akreditasi Puskesmas Abcde dianggap penting karena dokumen merupakan acuan
kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta
bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi Puskesmas Abcde. Dengan adanya
adanya
sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-
fungsi setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai
dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang optimal.
Dokumen yang
yang dimaksud dalam Akreditasi Puskesmas Abcde
Abcde secara garis
besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen
tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu
dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal tersebut berupa Kebijakan,
Pedoman/Panduan, Standar operasional prosedur (SPO) dan dokumen lain disusun
berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman (regulasi) eksternal
yang berlaku.
Agar para pemangku
pemangku kepentingan
kepentingan Akreditasi
Akreditasi Puskesmas
Puskesmas Abcde memiliki
memiliki acuan
dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Abcde.
D. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tetang
Pelayanan Publik, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
112;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Tenaga
Kesehatan;
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2012 tentang
Sistem Kesehatan Nasional;
7. Permenkes 1538 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Kementrian Kesehatan;
8. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 tahun 2014 tentang Klinik;
11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;
12. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59 tahun 2015 tentang Komisi
Akreditasi FKTP;
13. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi;
14. Peraturan Bupati Nomor 27 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Defgh;
15. Keputusan Bupati Defgh tentang Rencana Strategis Pemerintah Kabupaten
Defgh Tahun 2011-2018.
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS Abcde
A. Tata Naskah
Untuk ketentuan tata naskah Puskesmas Abcde memberlakukan
terhadap semua dokumen yang akan disusun dalam akreditasi dengan
mengacu pada Peraturan Bupati Defgh Nomor 34 tahun 2011 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Defgh dan Permenkes
1538 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementrian
Kesehatan, Adapun ketentuan yang dipergunakan oleh Puskesmas Abcde
adalah sebagai berikut :
1. Pengertian
a. Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
b. Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di Puskesmas Abcde.
c. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
d. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau
e. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan nama .
f. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
g. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari
pejabat ke pejabat atau pejabat dibawahnya.
h. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan
kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas nama yang
memberi mandat.
i. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan
tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani
naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.
j. Keputusan kepala adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.
k. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas instansi.
l. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
m. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
n. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
o. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai tugas dan fungsinya.
p. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan dinas.
q. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat
tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.
r. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi
kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada atasan.
s. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
t. Surat pengantar adalah naskah dinas beisi jenis dan jumlah barang
yang berfungsi sebagai tanda terima.
u. Notulen adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
catatan tertentu.
v. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan atas kehadiran seseorang.
2. Asas Naskah Dinas, terdiri atas :
Asas efisien dan efektif, Asas pembakuan, Asas akuntabilitas, Asas
keterkaitan, Asas kecepatan dan ketepatan, Asas keamanan.
3. Prinsip Naskah dinas : ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis dan
meyakinkan.
4. Penyelenggaraan naskah dinas : pengelolaan surat masuk dan keluar,
tingkat keamanan, kecepatan proses, penggunaan kertas surat, pengetikan
sarana administrasi dan komunikasi perkantoran, warna dan kualitas
kertas.
5. Kecepatan proses surat : kilat (batas waktu 1 x 24 jam setelah surat
diterima), segera (batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima), penting
(batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima), dan biasa (batas waktu
maksmum 5 hari kerja setelah surat diterima).
6. Pengetikan :
a. Bentuk Huruf (fonts)
1) Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial
ukuran 12 dan spasi 1,5.
2) Untuk tulisan cover judul depan menggunakan bentuk huruf kapital
Arial ukuran 22 bold spasi 1,5 dan logo puskesmas yang
berdiameter 5 cm.
b. Ruang Tepi (Margin)
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah
dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara
penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan
naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi
dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang
digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
1) Ruang tepi atas : 2,5 cm dari tepi atas kertas;
2) Ruang tepi bawah : 3 cm dari tepi bawah kertas;
3) Ruang tepi kiri : 3 cm dari tepi kiri kertas;
4) Ruang tepi kanan : 2,5 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas.
7. Format kepala naskah
Format kepala naskah diperuntukkan terhadap dokumen surat
keputusan saja, sedangkan format kepala naskah Standar Operasional
Prosedur (SPO) mengikuti aturan pedoman penyusunan akreditasi
Puskesmas Abcde.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penggunaan format kepala naskah seperti
tersebut di atas bersifat fleksibel, sesuai keperluan dokumennya.
7
Untuk contoh format kepala naskah yaitu kop surat keputusan
Puskesmas Abcde beserta cara pembuatan isinya, susunannya adalah
sebagai berikut :
PEMERINTAH KABUPATEN DEFGH.
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS Abcde.
Standard UKM:
Standar UKP:
XX : Nomor urut
BB : Bulan
YY : Tahun
B. Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas Abcde yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan
tersebut, disusun pedoman/ panduan dan standar operasional prosedur (SPO)
yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di
Puskesmas Abcde. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus
didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah,
Peraturan Menteri dan pedoman pedoman teknis yang berlaku seperti yang
ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas
Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Surat
Keputusan Kepala Puskesmas Abcde dapat dituangkan dalam lampiran dari
peraturan/ keputusan tersebut. Format Surat Keputusan disesuaikan dengan
Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut:
1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
a. Kebijakan : Keputusan Kepala (sebutkan nama Kepala Puskesmas Abcde),
b. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP,
c. Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang
d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
e. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin
diakhiri dengan tanda koma (,)
9
2. Konsideran, meliputi :
a. Menimbang:
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf
kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan
diakhiri dengan tanda baca (;).
b. Mengingat:
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan
yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut
lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda
baca (;).
3. Diktum:
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan
kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
4. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/ Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktumdiktum,
misalnya:
Kesatu :
Kedua :
Dst.
10
b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/ Surat Keputusan,
dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
Peraturan/Surat Keputusan.
5. Kaki:
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan
peraturan/
keputusan yang terdiri dari:
a. tempat dan tanggal penetapan,
b. nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),
c. tanda tangan pejabat, dan
d. nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
6. Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas Abcde ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas Abcde, dituliskan nama tanpa gelar.
7. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:
a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat
Keputusan,
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Abcde
Hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu:
1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas Abcde tetap berlaku
meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas Abcde hingga adanya
kebutuhan revisi atau pembatalan.
2. untuk format judul SK arial 12 di bold huruf besar semua,sesuai contoh di atas ,
jarak antara garis dan judul enter 2x, paragraf jarak antara menimbang dan
mengingat menggunakan after 6 spasi 1,5, dan jarak antara mengingat dan
memutuskan enter 2x, memutuskan menggunakan huruf besar semua, poin
penetapan dalam memutuskan dibuat dengan urutan: Kesatu, Kedua dan
seterusnya(dengan huruf kecil), menimbang,mengingat,menetapkan (dengan
huruf kecil), jarak antara tulisan ditetapkan dan poin urutan penetapan enter 3x ,
ditetapkan dan pada tanggal dan kepala puskesmas spasi 1, tulisan Kepala
Puskesmas Abcde dan nama kepala puskesmas enter 3x.
C. Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun,
ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi :
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan
Pelayanan:
A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen:
A. Komitmen manajemen
B. Fokus pada sasaran/pasien
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu
E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
G. Komunikasi internal
IV. Tinjauan Manajemen:
A. Umum
B. Masukan Tinjauan Manajemen
C. Luaran tinjauan
V. Manajemen Sumber Daya:
A. Penyediaan sumber daya
B. Manajemen sumber daya manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja
VI. Penyelenggaraan Pelayanan:
A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran:
a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian (jika ada)
4. Penyelenggaraan UKM:
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM:
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
4. Penutup
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas dalam
menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana
tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian
Kegiatan.
E. Pedoman/ Panduan
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakankegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam
melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal,
sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat
diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SPO.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/ panduan maka
Puskesmas Abcde menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan
sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau
keputusan Kepala Puskesmas Abcde untuk pemberlakuan pedoman/
panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas Abcde tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas Abcde.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk
suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas Abcde dalam membuat
pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan
oleh Kementerian Kesehatan.
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Pedoman Penyusunan Akreditasi
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Sasaran
D. Dasar Hukum
Bab II Dokumentasi Akreditasi
A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber
B. Jenis Dokumen Akreditasi
C. Jenis Dokumen yang perlu di sediakan
Bab III Penyusunan Dokumen Akreditasi
A. Tata Naskah
B. Kebijakan
C. Manual Mutu
D. Rencana Lima Tahunan
E. Perencanaan Tingkat Puskesmas
F. Pedoman/ panduan
G. Penyusunan Kerangka Acuan
H. SPO
I. Rekam Implementasi
Bab IV Penutup
Daftar Pustaka
d. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
7. Manfaat SPO
a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
c. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya.
Contoh:
SPO Pemberian informasi, SPO Pemasangan infus, SPO Pemindahan pasien dari
tempat tidur ke kereta dorong.
8. Format SPO
a. Jika sudah terdapat Format baku SPO berdasarkan Peraturan Daerah (Perda)
masing-masing, maka Format SPO dapat disesuaikan dengan Perda tersebut.
b. Jika belum terdapat Format Baku SPO berdasarkan Perda, maka SPO dapat
dibuat mengacu Permenpan No. 35/2012 atau pada contoh format SPO yang
ada dalam buku Pedoman Penyusunan Dokumen ini.
c. Prinsipnya adalah “Format” SPO yang digunakan dalam satu institusi harus “
SERAGAM’
27
d. Contoh yang dapat digunakan di luar format SPO Permenpan terlampir dalam
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Abcde ini.
e. Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi
tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SPO, unit yang memeriksa
SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkah-
langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun ti
dak boleh mengurangi item-item yang ada di SPO.
Format SPO sebagai berikut:
1) Contoh Kop/ heading SPO
a) Puskesmas:
Logo Kabupaten
JUDUL SPO
Lambang Puskesmas
No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit :
Halaman :
Puskesmas........ Nip..................................
b)Jika SPO disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan
seterusnya SPO dibuat tanpa menyertakan kop/ heading .
2) Contoh Komponen SPO
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
7. Unit terkait
28
9. Format SPO (Standar Operasional Prosedur) yang dibakukan oleh Puskesmas
Abcde adalah dengan contoh sebagai berikut :
No. Dokumen :
SPO No. Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Puskesmas
Abcde Nama Kepala
Puskesmas
NIP.................................
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Diagram Alir
(bila perlu)
7. Unit terkait
Penjelasan :
a. Penulisan SPO harus tetap di dalam kotak adalah : nama puskesmas dan
logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan kepala
puskesmas
b. Logo kabupaten dan lambang puskesmas baik surat keputusan maupun SPO
berdiameter 2 cm.
c. Tulisan judul SPO arial 12 bold, spasi judul 1,5 cm, panjang kotak 7 cm
d. Kotak logo kabupaten lebar 3,5 cm, logo puskesmas lebar 5 cm
e. Nomer dokumen, nomer revisi, tanggal terbit, halaman spasi 1,5 lebar 6 cm,
arial 12 cm.
f. Tulisan SPO arial 12 bold, lebar kotak 1 cm.
29
g. Penulisan Puskesmas Abcde lebar 3,5 cm, panjang enter 2 kali ,
penulisannya arial 12 (center)
h. Penulisan Kepala Puskesmas arial 12, dan penulisan NIP arial 12.
i. Kop SPO dan komponen SPO formatnya jadi satu, untuk garis tengah di
komponen SPO sejajar dengan garis kanan kop logo kabupaten.
j. Untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi,prosedur, diagram alir (bila
perlu), unit terkait, rekaman historis perubahan, lebar kotak menyesuaikan isi
materi.
30
b)Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai
acuan penerapan langkah- langkah untuk ……”.
c) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas Abcde yang menjadi dasar
dibuatnya SPO tersebut, misalnya untuk SPO imunisasi pada bayi, pada
kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas Abcde No 005/2014
tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
d) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.
e) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-
langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
f) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam
langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk
memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir
secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan
diagram alir mikro.
(1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar
dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu
simbol balok:
o Akhir kegiatan:
o Simbol Keputusan:
Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen :
o Arsip :
31
g) Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
h) Rekaman Historis Perubahan : berisi rekaman tentang isi perubahan
SPO yang akan diubah serta tanggal pemberlakuan.
32
H. Rekam implementasi
1. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan
Puskesmas Abcde dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang
direncanakan.
2. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus
dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SPO terdokumentasi untuk
mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan.
Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifi
kasi dan dapat diakses kembali.
BAB IV
PENUTUP
Mengesahkan,
Kepala Puskesmas Abcde
XXXXX
NIP:................