Q = Qestion M=Mbak/Mas J= Jawaban S= Saran W=wahyu

Acara : Pembacaan Peraturan Sidang

(M)mas Iqbal : mengubah Pasal 4 ayat 2 “ silaturahmi antara fungsinoaris,alumni,DPK dan Sekjur”
karena Kajur diwakili sekjur
(S) Mas wahyu : sekjur disini mewakili apa?
(J )amel :mewakili kajur
Pasal 4 ayat 2 tetap
=
(S) dewangga :pasal 8 ayat 2 saya memiliki opsi apabila pimpinan sidang tidak dapat menjalankan
tugasnya karena suatu hal dapat digantikan oleh dewan formatur lainya dengan persetujuan peserta
sidang
Pasal 8 ayat 2 diubah

Acara : Laporan Pertanggung jawaban RT

1.Pelaporan Malam Keakraban
Q mas mahesa :Menurut sc nya sendiri makrab kali ini berhasil atau tidak,tolok ukurnya apa
J mas dzikril : berhasil,jumlah peeerta sesuai dan kemeriahan nya,
J mas dzikril : belum tercapai karena kuOta perserta tidak memenuhi
Q : kenapa tidak memenuhi kuota ?
J mbak umi : karena sakit,acara kelurga
J mas mach : karena sakit acara keluarga dan maba sering pulkam
Q : Progress yang paling molor dimana
J mbak umi : PDD waktu pembuatan video setelah acara
Q :kenapa?
J mbak umi : soalnya kapel tidak control terhadap sie pdd,tidak mengingatkan
Q : control yang baik sebagai kapel seperti apa?
J mbak umi : menyesuaikan sesua rencana di awal,lebih mengingatkan anggota sesuai jobdesc yang
dibuat.
M Ms mahesa : Kapel harus selalu control hasil pekerjaan tiap sie (menarik hasil setiap sie),dan selalu
mengingatkan
Q :Publikasi H- berapa ,kenapa banyak yang pulkam
J Mbak :jalan publikasi mulai hari h-5 sebelum acara
Q : yang masalah alokasi waktu kurang atau orang yang publikasi yang kurang?
J Mas mach : waktu sudah sesuai tapi lebih ke SDM tali dari expo sudah diperkenalkan makrab
Q :tapi tidak
Saran mas mahesa : acara sering dipublis di medsos dll
J mbak ummi :jadikan sudah dibagi yang publikasi tapi karena jadwal kuliah berubah jadi ada anggota
ang tidak melaksanakan
Q :kenapa nggakmaksimal
J : karena pergantian jadwal
Q :punya kontak ketua kelas
J :belum,sebelum publikasi
Q :kapan eval?(21 sept-9 des)
Q :Kenapa jarak antara eval dan hari H sangat jauh
J :karena banyak proker lain (DOR progress SD dll )
J : progress SD cras dengan eval Makrab
Q :Langsung Reval hari-H bisa?
Solusi mas mahesa :kalau memungkinkan ,tidak telalu malam langsung reval hari H
Rapat reval progress paling lama harus h+3 acara(bisa disepakati saat reval)
Solusi mas wahyu : coba kehimpunan atau OKI lain coba cari ilmu2 dari ukm lain yang berguna
Reval secepatnya kalau prokernya dirasa kecil ,
Saran MW : isi LPJ bukan menutupi kesalahan tetapi mencari solusi unruk kedepanya (LPJ harus
dilaporkan apa adanya ) ,terapkan ilmu2 sipil spt akuntasi MRK untuk pembuatan penjadwalan ) dan
peningkatan kualitas LPJ

Revisi LPJ makrab : Perbaikan kata2 diperjelas(kalimat solusi reval sperti tidak ada masalah)
Q ms wahyu : hal yang dikeluarkan dihimpunan harus ada notanya
Q MW:Kenapa antara nota dan LPJ harga barang tidak sama (Air dan ?
J mb umi : Yang benar di Nota
QMW : Kenapa kapel nggak ngoreksi sebelumnya padahal hal sepele?
SMW :Penyusunan nota sangat amburadul ,nota harus urut sesuai tanggal keluar
QMW : total pemasukan benar seperti apa?
J mb :3885 vs 3785
QMW : Bagaimna mendapat dana tsb?
J : laporan dari rekapan sendiri tiap sie
QMW : mengapa di tdt kuitansi penerimaan surplus padahal beda dengan laporan bendum
QMW : selisih antra LPJ dan yang duterima bendum dikemanakan?
J mbak ummi : terdapat kesalaham penulisan pada saat pembuatan kuitansi
J mbak rani dan mbak ummi : klrarifikasi bahwa nota no 11 dari bendahara (surplus) ada kesalahan
penulisan dari 285 rp sbenarnya 385rb rupiah
S MW :tolong dana yang ada realnya jangan dibulatkan(saat LPJ ), baru saat pengembalian dibulatkan
Q ine : kalau missal kenyataan dengan nota tidak sama(bayar 3300 tapi di nota 3000)?
J MW : tulis sesuai nota
QMW : kapel makrab rabid berapa kali?
J ms Dzikril : sekitar 3-4x
QMW : ada ratek?evaluasi?
Jmas dzikril : ada
QMW : bagaimana konsep acara hariH
J Mb ummi : invoasi terdapat pada jingle diiubah menjadi pembacaan pusi dengan membawa lilin
QMW :target peserta dibanding realisasi?
Mbak umi :7,6
QMW : output setelah ada makrab selama setahun kedepan apa ?
J ummi :
QMW ‘ :setelah semua itu dilaksanakan tujuan tercapai tidak
Saran mas mahesa : jadi kalian buat konsep harus memikirkan tujuan acara berhasil atau tidak (tolok
ukur)
QMW : ada dampaknya nggak atau tidak selesai makrab?brapa persen?
J ummi : iya,50%
Revisi : eval PDD point pertama diperjelas,memperbaiki kata2 direngan,menyesuaikan dengan nota,
LPJ makrab ditutup oleh mbak ummi
LPJ Regen (mas taufik)
Q msmahesa :selama menjadi kapel kedalaapa yang terjadi
J mas taufik : publikasi,publikasi hanya 2 hari terlalu mepet.waktu pembagian tugas hari pertama tidak
kerja semua.
Q : publikasi udah maksmilal belum
J MT:kurang maksimal
QMM :supaya maksimal berapa hari?
JMT :
QMM : publikasi d reval tidak?
JMT :eval progress point 8
QMM : masang 2 hari untuk publikasiatas dasar apa?
JMT : sudah dibahas rabid, ,kenapa 2 hari untuk menanggulangi minggu setelahnya karena itu libur.
QMM :solusin nya?
JMT :pembagian sudah tepat ,tapi untuk pelaksannaannya (manajemen SDM sudaht tepat tapi
pelaksanaan nya saya
Solusis :waktu
QMW : mengerjakan lpjberapa hari?
JMT : H-2 minggu sebelum LPJ
QMW : bahasa yang ada disolusi masih terlalu general dan biasa (masih terlalu abstrak ) jawaban setara
rapot bocah sd.sayang tinta dan kertas dan ga guna untuk fuba
Saran mas mahesa : reval itu kamu punyamasalah itu dituliskan yang tebih detail
Revisi : permasalahan dan solusi lebih dijabarkan suapaya tidak timbul pertanyaan
SMW : jawaban antara solusi dan permasalahan harus ada korelasi
QMM : waktu rapat yang ada jobdesct rencana dan realisasi itu sama atau tidak?
JMT :kalau untuk rapatnya sesuai kecuali reval
QMW :jodesc relaisasi masi salah (tanggal reval)
QMM :menurut anda sebagia kapel tidak sampai 100% karena apa? Kenapa targetan acara tidak hari
lebih dari 50%
QMW : julah hari orasi intern tidak sama (ditotal tidak 100%)
JMT : 81,57 85,xx untukdatang 12,xx 14,xx%
QMW : pemungutan suaara salah parameter (yang digunakan bukan jumlah keseluruhan mahasiswa
JurusanTekniksipil (jumlah mahasiswa tingkat 4 salah )
SMW : tolong di fix kan lagi angka2
Revisi :orasi intern,preentase,dan jumlah masiswa JST,dan perbaikankalimat reval
SMW : semua rekapan yang berkaitan dengan LPJ harus dibawa saat rapat lpj ,
QMW :kenapa saat perhitungan saat perhitungan saksi kurang mewakili saat orasi ekteren dan
perhitungan suara (sangat berpengaruh terhadap pamor dengan hetum HMS merupakan kewajiban
anggotaHMS mengembalikan pamorketum HMS )
QMM: Dasrar 147 mahasiswa JST atas apa?
JMT :perkelas diwakili 3orang
Saran :peran fungsi ketum HMS itu sangat berpengaruh untuk kedepanya untuk itu saat regen
bagaimanapun targetan peserta bagiamanapun itu caranya harus mengebrak antusias mahasiswa jst
.kalian harus mempertimbangkan kualitas acara jangan asal jalan
JMT : kenapa Cuma 41 orang saat perhitungan
JMT :
SMW : sebagai kapel yang loyal , harus memastikan targetan (targetan itu harus perkelas bukan targetan
quantitas 1 jurusan ) .dan mendatangi kelas2 yang tidak datang
JMT : untuk selanjutnya benar yang dikatan mas wahyu yang pertama untuk masalah yang tidak datang
bisa menanyakan kepada yang bersangkutan ( yang tidak hadir ).
SMW : kenapa kurang respect karena mahsiwa jurusan tidak diikut setakan acara regen dari awal .dan
bias dipastikan mahsiwa jurusan berdasar kuantitas total disbanding quantitas perkelas.angkatan ini dari
segi waktu bagus tapi kurang dri segi kualitas apalagi program2 yang berhubungan dengan
jurusan.pertimbangkan resiko2 yang bakal terjadi .
QMM : kenapa targetan mahsiswa tidak daaing tidak ada direvalkan
SMW :tolong dibahas juga reval tolokukur tujuan dari masalahkehadiran peserta dst
QMM : kenapa hanya 41,faktor penghambatnya apa
JMT :karena pulkam ,solusi :pembuatan jadwal harus dipikirkan (mempertimbangkan hari libur )
QMM : bagiamana pengaruh dari orasi eksternterhadap perhitungan suara
JMT :lebih ke pingin tahu dn bagaimana cara ngomong ketua umum dan yang bisa dipercayai
JMT : pemerataan informasi kurang
QMM : kenapa orasi ekxtern tidak dilaukan door to door
JMT :untuk orasi ekstern dijakansatu karena bila tidak akan menanggu jam pelajaran mata kuliah
QMM :kalausemisal jam istirahat ?
JMT : dengan metode door to door takutnya jam istirahat ga sama,
QMM : tapi door to door adalah strategi efektif untuk mendekatkan diri dengan mahasiwajurusan
JMT :disatu sisi doo to door menggangu jalanya pembelajran

Dana
QMW : nota dan LPJ tidak sama,beebrapa ada yang tidak ada notanya
SMW : harus ada control antra kapel,bendahara kegiatan dan bedum
SMW : tolong urutan sie,dan nota diperhatikan
Rabid regen 7x
Ditutup mas taufik

LPJ sertijab (mbak tama )

QMM :inti dari sertijab sendiri iitu seperti apa dan invovasi dari sertijab tahun ini apa
JMT : tanda tangan sk peralihan jabatan penyerahan bendera HMS dan pengucapan janji fungsionaris
HMS dilanjutkan dengan pemberian kenang kengan untk fungsionaris tingkat 3
QMM : tujuan mempererat hubungan sudah berhasil?
JMT : berhasil,karena FUba sudah bisa jalan sendiri .seperti hal hal kecil dari tugas tugas sie sudah
menciptakan tali silaturahmi antara dpk kajur dll
JMT : nota diLPJ ekstern merupakan nota asli
Qmm : kenapa fungsinars baru hanya datang21 dari 50
JMT : dari 50 10 tidak bisa dikonfirmasi dan 15 pulkam bertepatan dengan tanggal liburan
Saran MM : kalau kita buat acara mau sekalopun hari libur kalau memang tujuanya memang untuk belajar
,QMW: sertijab itu acara untuk untuk HMS seharusnya acara intern itu gooalnya itu 100%,karena
merupakan acara intern..qualitas harus dipertimbangkan tidak mengedepankan waktu .pada saat sertijab
tanyakan kapan semua anggota bisa..harus diatas 65%.

Rabid sertijab 2-3x

QMM :Parameter 3x rabid itu apa ?
JMT : dari hasil rabid 3x dirasa kurang karena fuba sendiri belum mendapat gambaran acara dan masih
bingung mendapat kapel.
Laporan ke bendum dan lpj beda( ke bendum tidak surplus ) LPJ kapel yang benar
SMW: seharusnya sebelum LPJ itu diflorkan sehingga tidak ada miskom antarkapel dan bendum ,kalau
memang tidak rincian tidak usah ditulis (sesuai nota )
Targetan peserta tidak memenuhi (64,9% seharusnya 100%)
Semua tujuan terlaksana
Dampak dari kegiatan sudah mulai rekat dengan jajaran jurusan dan mempermudah penyusunan proker
selanjutnya (sebagai fuba )
Kendala : proker pertama sebagai fuba

LPJ Dies Natalies ( mba Churin)

SMW :targetan peserta harus dihitung bendasar kuantitas per item bukan quantitas total.
SMW : jangan membuat solusi seperti diari meskipun penjelasannya lengkap
JMC : di DN ada musikalisasi pusis dan flashmob (meskipun sedikit)tujuanya untuk mempererat
Revisi :tolong nota diurutkan pertanggal tapi per sie
SMW : ketika sie progress harii tu juga bendahara langsung ngerekap nota sesuai tanggal sehingga
mempermudah penyusunan LPJ dan mencegah kehilangan nota
SMW : kalau nota sudah tidak bisa dilihat dengan mata nota bisa ditulis ulang (manual ) dengan catatan
tidak memani pulasi data
SMW : setelah nota keluar langsung difotocopi sebelum tulisanya pudar
Revisi : tolong diperbaiki kalkulasi dana
Tareetan :
Tujuan no 2 kurang tercapai soalnya selama progressbanyak fungsinonaris yang tidak kerja
Kendala : publikasi kurang
QMY : seberapa antusias mahasiswa JST
JMC :
Rabid 4x(target 3x)
Rakor 3x

Proker DOR (Mas Macha)

QMM :kan awal 80+ ,kenapa terjadi penurunan saat diklat ruang kedua
Qmach : susunan jadwal haisl rembukan jadi amburdadul gara2 polinema bersolawat dan opennmentoring
Inovasi : untuk waktu hari H untuk pemateri terlau kecepeten ,tidak ada ad/art .ditambahkan sesi review
dan games agar tidak merasa bosan dan menumbuhkan rasa kebersamaan .diklat lapang dihapuskan
perintah push up,terdapat manajemen konflik .
 Lebih efektif DOR tahun lalu karena materi lebih mengena
Penggunaan HT kurang efisien ,pemilihan HT lebih mending pakai HT batrai
SMY :kalau bikin proker meminimalizier budget prokernya ga jalan,
Revisi kalkulasi dana

Laporan non-proker RT
Permasalahan keanggotanaan karena halangan orang tua dan tabrakan jam kuliah
Awal periode 54
(QMM )Metode mengontrol anggota : (J mas dzikril ) diadakan sharing tentang keanggotaan tentang
masalah selama menjalankan proker himpunan .
SM ratna : Penyusunan timeline keaktifan harus dibuat selama seminggu sekali agar lebih meringankan
dan lebih mudah mengontrol dan mencari cara pemecahan permasalahan fungsinaris yang mulai lepas
Q :tindakan yang dilakukan saat fungsinaris saatmuali ga aktif
J mach: diajak lagi,dan disharing ketemen2 dengan metode jaring laba2
SM ratna : kalau missal Rt ngeplot grafik keaktifan harus diflorkan ke himpunan
Grafik keaktifan berfungsi sebagai control keprodufktifitasan anggota
SMM : kalau bisa grafik keaktifan mempunyai goal  missal seornang anggota berwarna kuning(mulai
tidak aktif) bulan depan sudah mulai hijau .
QMM : missal ada anggota yang jenuh ,penanggulanya
J mach :bisa diselingi main game,liburan
SMM : kalau nginventaris barang harus ada checklist barang
JMC : system pengecekan invetaris dengan bersih2 dan ngelistbarang sebulan sekali
SMY : dibuatkan list umur barang (aktifator dkk)
SMy : untuk barang2 hms yang dalam kondisi rusak diberikan gambar saat dilaporkan
SM ratna : pengecekan obat dilakukan setiap bulan
JMR : Sd memakai berita acara
JMR : ada yang sudah disediakan tetapi tidak dipakai (surat)
QMM : kenapa ada nomor surat yang kosong? Peran admiistrasi kok gakada?
JMR : suratnya gak ada
QMY : Cara penyimpanan nya gimana?
QMM : surat ituapakah sudah dikontrol apa tidak?
SM Ratna :Alur penyerahan surat?
JMD :Setelah proker berakhir langsung diserahkan ke administrasi

JM Rifa : suratnya memang ada yang hilang makanya di list nomer surat ada yang kosong
QM Aziz : alur peminjaman itu bagaimana ?
JM Dzikril :Langsung menghubungi bidang RT dari CP yang tertera
SM Mahesa : tulisan website pada kop seharusnya warna hitam. Jika ditulis seperti biasa maka akan
otomatis menjadi biru
SM Wahyu: harus lebih ditingkatkan lagi perekapan surat baik sebelum hari H maupun setelah hari H
QM YAsin :apakah anggota yg sudah keluar masih mengenakan PDL apakah dicabut?
JM Dzikril: PDL nya dibawa oleh orangnya tetapi NIA nya di suspend
QM Wahyu : JElasin makna dari NIA!
JM Machna :03 itu artinya organisasi ketiga di polinema. 16 itu tahun angkatan.
QM Mahesa : Bagaimana fungsi kasfungsionaris?
JM Dzkril : Untuk mensejahterakan anggota
SM : Efektif apakah tidak rapat dengan suasana santai? > efektif ,semua target tercapai
JM Dzikril: Efektif tetapi dengan catatan tidak meninggalkan ekstensitas rapat
SMY : piket secret harus dijalankan dan barang2 disekret bila tidak perlu dibersikan
Overall : RT berjalan lebih dari tahun sebelumnya ,merintis kalau bisa lpj di rangkai dengan program
sertijab
SMJ : kalau bidang RT belum terpegang sama sekali……..

No proker Litbang
Untuk angkatan selanjutnya : menghidupkan bits
QM febby : bagiamana memanagae pembagian kok ga rata.
Dilihiat dari sasaran publikasi line untuk majur,iG lebih ke hubungan ke luar,FB untuk alumni ,twitter
untuk cari link2 usaha atau sponsor
Periode selanjutnya bikin fb hms yang baru
Pembagian medsos flexible
Perihal penanggung jawab medsos
Medsos hanya ada PJ bila ada proker besar seperti SDagar lebih flexible (bila pakai pj mungkin saat
dibutuhkan PJ nya sibuk proker lain)
System rotasi
Metode untuk menyadarkan anggota : adanya perhatian kabid dan kepekaan dari anggota
bidang,emnggunakan skala priotitas
Tingkat efisiensi :
Saran2 : skala prioritas,bikin list apa yang akan disampaikan,diawal periode OA line,scheduleing(dibulan
apa sampai bulan apa medsos apa yang memang harus digenjot misc :SD benar benar harus menggunakan
banyak website .twitter harus bendiri sendiri (beberapa post bukan repost iG),pengefloran hari hari besar
(dilist di desain dan disampaikan),setiap website harus ada tujuan2 (schedeule dengan pertimbangan
bidang lain meyesuaikan prioritas apa dan website mana) ,waktu yang flexible berguna untuk pemerataan
infmasi, kalau OA jangan buat follow mahasiswa,membuat semua template desain acara ,sopan santun
saat publikasi ditingkatkan(salam dll)
Eval : youtube belum di link kan dengan iG
SMW :kalau mau repost report acara ga lewat dari h+5 acara ,

Non proker litbang 2 FKTMI

Saran : jangnan Cuma PJ saja yang diajak rapat tapi anggota kabid lainya biar tau juga kayak gimana
FK,sehingga missal PJ FK sibuk bisa digantikan dang a bingung
Anggota FK : harus aktif,lebihkonstibrusi agar mendapat respect dari anggota FK,relasi dari FK lebih
penting adri hms,sebagai politeknik lebih ditingkatkan keaktifan dalam kegiatan FK
QMM :kenapa minim ikut acara Fk
JMD :karena civilcup lagi goyah ,dan banyak proker cras

Non-proker hubungan alumni Majur

Saran : inginya menjadi wadah bertukar informasi (saling timbal balik),menunjuk ketua umum hubungan
alumni yang baru,membuat hubungan alumni esklusif, PJ alumni tahun2 lama kalau bisa dimasukan
dalam LPJ tahun depan (Direkap dari awal ),ngisi data alumni digoogle form ,

Non Proker Litbang Study banding

Revisi : salah nota

Bits
Target : pelatihn rutin sabtu minggu,membantu nilai dari segi akademik
Membuat crew KJIKBGI agar terlihat lebih menarik,KJIBGI butuh lebih sumber daya manusia(kurang
tim ornament)
Revisi :formatan table salah,perbaiki kalimat LPJ,
Eval BITS : publikasi BITS sebatas medsos dan poster tidak ke kelas2,awal periode prioritas sosialisasi
ke kelas2,pembuatan alur birokrasi tidak terasa ke anak majur,,saat ada lomba langsung diberi embel2
pembentukan tim,usahakanada tempatkhusus buat BITS selama 24jam

Bidang
Kurang persiapan dalam pengefloran
Bidang Minat dan Bakat
Civil Cup
QMM : tujuan pertama civil cup
JMH : terpilihnya mahasiswa untuk mewakili porseni
SMM : Menurutku salah kaprah. Civil cup intinya tujuan pertamanya mempererat ini yang harus di rubah
midset civil cup, Tujuan pertama civil cup mempererat mahasiswa jurusan, tahun ini tidak terasa ada civil
cup. Civil cup tidak selalu tentang olahraga sering ada tatap muka dengan mahasiswa jurusan. Dipikirkan
lagi kalau civil cup tidak selalu olahraga

Targetan yang tercapai 95,3% (41 kelas 7 orang) yang tidak hadir 4,75% (2 kelas 2 orang) kelas 4mrk 3
QMM :Solusi untuk tahun depan
JMH : belum nemu solusi karena kating tidak merespon
Intinya awal periode di tekankan publikasi door to door, pasti berat dicoba dulu lah karena impectnya
besar kalau kamu udah kenal kakak tingkat waktu diomong-omongi pasti mereka sungkan
QMM : Kendala hari H civil cup
JMH : Kemoloran dari pesertanya, sudah di remainding tapi pesertanya telat
Untuk proker yang berhubungan dengan mahasiswa jurusan di kebut untuk awal periode termasuk litbang
QMM : Pencarian wasit?
JMZ : Kendalanya untuk wasit futsal karena mereka mematok perpertandiingan karena anggarannya kita
tidak cukup
Untuk wasit yang bepengalaman perpertandingan 25-50,
SMM : langsung aja ke anak pendidikan olahraga yang berhubungan dengan pertandingan, masalah
budget di tambahi lagi entah anggaran mana yang di kurangi
QMM : kalian survey berapa untuk wasit
JMZ : 3 diluar poltek
QMM : kalian ada solusi untuk civil cup biar rame?
JMZ : Karena tabrakan dengan libur jadi waktu penutupan sepi
SMM : Schedule itu penting jangan membuat acara di hari libur, pembuatan timeline dipikirkan lagi

Anggran dana :
QMW : Itu maksud 1 kelas 100.000 itu apa?
JMF : Ada kelas cuma bayar setengah
QMM : kok bisa bayar cuma setengah
JMF: itu transfer mas, mereka tidak mau ikut tapi boleh memilih apa yang ingin diikuti
SMW : jangan melupakan berita acara juara civil cup ,serah terima dan dokumentasi
SMW : jangan melupakan satuan2 dan lebih diperinci tentang pengeluaran
SMW : semua dilampirkan tapi kalau surat undangan cukup Satu
SMW : hasil dan jalanya pertandingan tidak usah dilaporkan
SMW : LPJ jangan melupakan JJ,konsep awal
Rabid civil cup5x
Reval =desember
Masalah pelaksanaan :terlambatnya peserta
2 kelas tidak ikut
Inovasi :penambahan cabor volley
Tujuan terlaksana

Expo Kelembagaan
QMM :selama persiapan acara ada kendala apa
JMB : Dari kendalanya dari BEM kurang tau tentang mahasiswa, tanggal, susunan acara, uang dan stand
secara tidak langsung nunggu konfirmasi dari BEM
QMM : Kita delegasi kan, apakah dari delegasi tidak mencoba membuat sucar agar tidak menjadi efek
domino ke expo kelembagaan
JMH : Saya sudah mencoba ke BEM tapi katanya nunggu ke atasan
QMM : Kamu patokannya apa kok dana dari BEM belum fix udah berani progress apa nggak takut nanti
pengeluarannya berlebih
JMB : Kita jalan sesuai dengan anggran dana yang masih kita punya, dengan dana yang sama dengan
tahun kemarin
H-3 baru fix semuanya
JMB : Jujur kurang mas, karena kita menaati pearturan tidak boleh ada kontak fisik menarik peserta kita
berada di jarak 2m
QMN : Jadi kita harus tidak menaati peraturan agar targetannya terpenuhi
JMB : Iya mbak karena saat maba mau ke stand kita maba ditarik-tarik ukm/hmj lain
QMN : Cara kalian menarik maba-maba, jangan menyalahkan keadaan dengan menaati peraturan
JMB : Kita kibarkan giant flag yang besar yang menurut maba wow, Tahun ini pemilihan stand d undi
QMM : Alasannya kenapa memilih stand yang langsung di lihat maba tahun depan?
JMB : Kita maksimalkan di dekor kita, selama kita masih punya giant flag kebanggan pasti menarik maba
QMM : Kenapa memilih targetan 15 per jurusan lain?
JMB : Dengan adanya majur lain meningkatkan eksistensi HMS lebih baik

Dampak expo untuk acara selanjutnya

Di DOR : Yang ikut interview 87 orang
Makrab : HMS kapan buka pendaftaran
Parameter tercapainya acara expo berhasil : Kita lebih mengenal majur
Acara dikatakan berhasil apa bila
Pra : waktu progress 100% lancar tanpa kendala
Acara :
Pasca :
Jangan terpatok dengan nominal
Semua diperinci secara detail
Di tekankan mengerjakan LPJ diexel

nonproker Mikat coordinator olahraga

apa dari kabid tidak ada kontroling tentang pelatihan olahraga basket
JMH : kurang kontroling
JMD :poerseni baset sering maen ga pake bola basket dan jarang mendampingi
SMM:minimal yg ikut di basket 2(penanggung jawab)
SMM : dibentuk kapten timbasket untuk mempermudah koordinasi dan pengontrolan dengan HMS
Non Proker Mikat CO-seni
Inovasi : pembuatan mars baru tapi kajurdan dpk idak setuju
SMM : coordinator seni stagnant karena tidak ikut lomba exkternal
SMM :lebh gencar lomba2 ,goalnya seni dan OR ikutlomba2 external

Sekber cup
Revisi : sekber cup dibuatkan LPJ sendiri
SMM : tidak ada karakter tiapbidang yang ada karakter anakhimpunan
SMM : menjadi anggota himpunan selain loyal harus meimiliki hasil
Rabid 9x
SMW :rabid meskipun sangat santai hars selalu dicatat(membawa buku rabid dan materi rapat)
SMM :ketika ada jadwal mepet kabid mendetailkan persiapan bidang
SMW :namanya schedule ada siklusnya ,meskipun sepintas bareng tapi dalam 1 minggu ada 7hari dalam
7 hari itu dirinci lagi jadwal2 rapat guna memberi kemudahan pengelolahan SDM(sc breakdown)
Proker terlaksana hari H SD(semnas,ctc,lgt) mundur,civil cup lancar
System pemilihan kapel ideal : Kemampuan,kemampuan,dan konsep

Bidang Pembinaan dan Penalaran

+ Non-Proker
Koordinator jaket angkatan
Mbak Ine : Pembagian jaket angkatan 2015 sudah rampung tetapi angkatan 16 masih progress
Mbak Ine : Pelunasan jaket minggu depan. Kekurangan dana 14jt itu belum diambil dari mahasiswa
jurusan
S Mbak Ventika : Jika perlu disertai bukti berupa foto jaket yang sudah jadi untuk ditunjukkan ke
mahasiswa jurusan agar coordinator tidak disalahkan
QM Mahesa: eksistensi jaket?
JM Ine : Modelnya terlalu kaku dan tidak cocok dengan desain yang baliknya
QM Mahesa : Solusinya seperti itu gimana?
JM Ine : Ditinjau ulang pada desain jaket jurusan
SM Ventika : Kain jaket pada angkatan 17 yang dari jurusan boleh dirubah akan tetapi desain nya
tetap
SM Mahesa : Lebih ditingkatkan lagi metode publish ke jurusan seperti penempelan pamphlet sejarah
tentang pembuatan jaket angkatan
SM Sekum : Lebih ditingkatkan lagi publish ke mahasiswa jurusan tentang beasiswa
SM Wahyu : Eksistensi PP tidak boleh menghilangkan intensitas terhadap publikasi beasiswa. Jurusan
yang sering medapat beasiswa yaitu jurusan elektro. Mengapa kita tidak bisa seperti ITS yang bisa
mendapatkan beasiswa dari PT.PP, WIka, dll
SM Mahesa : Share-Cari-Mengawal(Beasiswa)
SM Mahesa : Intensitas kedekatan dengan staff pudir 3 lebih ditingkatkan untuk mendapatkan informasi
mengenai beasiswa
SM Wahyu : Cara/metode pendekatan ke mahasiswa jurusan agar lebih diterima oleh majur.
SM Wahyu : Mahasiswa tingkat akhir lamanya itu di skripsi/TA dan masuk kategori terminal bukan DO
QM Ventika : PJ Jurusan selain mengurusi SP apa aja?
SM Ventika : PP bertugas sebagai penjembatan antara majur dengan jurusan. Non-proker PP sangat
diperhatikan
QM Ventika : Mengapa kajur mau meniadakan DDM?
JM Ine : Dari pak dandung nya sendiri menolak untuk mengadakan non-proker itu
SM Mahesa : Untuk ketum coba dipertimbangkan apakah suara mahasiswa dan DDM diadakan kembali
SM Mahesa : Jika akan dimintai tolong oleh jurusan harusnya diliat dulu proporsi acaranya
SM Ventika : PP itu sebagai otaknya HMS yang paling berpengaruh terhadap kinerja himpunan

Strategi pemilihan object SE

Pemilihan pryek itu
1)lihat dulu pemeratan PGbs arah barat atau timur proyek pemeratan yang ditrima mahasiswa,setelah
survey lebih dirata arah barat
Misc :pilih proyek sesuai rute
Dalam pemilihaaan prooyek ada mmmateeeri di proyek yyangg bisaaa di pilih
Dengan metode diatas terhitung efektif karena pada dasar naaa komposiiisinya BG bS instansi indsutri
SMW : mengetahui metode proyek yang ada di proyek tersebut
Kendala SE :peserta harus bener2 di fix kan jangan samapi progress terhambat gara2 memillih peserta
agar harus tau bisa fix harus turun SK pertama ,setelah SK turun baru bisa focus progress pemilihan
proyek.pada saat memfollow up harus selalu dipantatau (proyeknya ) ngirim surat pengajuan ,memilih
proyek lalu dipastikan sehingga saat hari H tidak bingung saat teknis hari H.
Se besrifat wajib tapi mengedepankan SK(mengurus si pendataan anggota ) agar tidak kuwalahan
dengann pihak travel
Saat pngefloran berjalan sesuai ranahnya
SMW : kalau memang mewajibkan sbelum ke kelas kelas SK harusturun yang ditanda tangani oleh kajur
disamping kita nyari proyek,untuk mempermudah mendapat proyek bisa membuka website PU,PP dll.
Dulu melihat website resmi PU,PP,dilist tapi jangan lupa melihat tanggal proyek dan jangan lupa
menelpon proyek kalau acc bisa dikirimi fax atau surat sehingga mengefektifkan birokrasi
QMM :keinginan kedepanya untuk kapel SE
SMI :pada saat rapat progress bener2 bahas apa yang ada di jobdesc bukan hal yang gentingapda saat itu
SMW :ketika kita mengajak adek kelas untuk Se,OC harus diajak untuk progress mulai mencari proyek
dll jadi lebih ngerti kendala2nya (terutama humas) bukan diajak hari H dan bertugas sebagai dokumentasi

Berapa panitia yang benran ikut rapro?(12) tapi ada masa aktif ga aktif sehingga saling back up
Pelaporan keuangan SE
Formatan mencantumkan dana swadana :
Cara yang benar dana dari iuran ,sponsor dan konstribusi eserta
Shearusnya dana swadana dirincikan (iuran sponsor cash back dll) (dibuat semudah mungkin dipahami
meskipun tanpa mengikuti presentasi)
Laporan bendum apa yang dilaporkan tiap proker

STUDENT DAY OF CIVIL ENGINEERING 12TH

CIVIL CREATIVE COMPETITION
Untuk ccc, peserta yang telah dikirim pamphlet sampai jawa tengah dan jawa barat
Tetapi sesuai realita,yang mendaftar untuk ccc hanya sebatas jawa timur saja semua tim
Metode untuk publikasi dengan mengirimkan pamphlet melalui pos dan dengan ig
Kendala untuk ccc: hujan pada saat hari H
Solusi : ccc dilaksanakan di tempat indoor
Pertimbangan se-Jawa untuk ccc : berdasarkan jumlah SMA/SMK sejawa, sehingga bisa diukur berapa
banyak sekolah yang memungkinkan untuk mendaftar. Tahun ini sudah menurun untuk tingkat
skala.Kenapa tidak Bali? Agar lebih konsen untuk mencari sekolah yang di Jawa
Pertimbangan untuk meneria pendaftar SMA/SMK : objek yang diambil adalah objek tunggal sehingga
anak SMA ataupun MAN sehingga masih bisa untuk mengerjakan. Dan pada saat hari H mendapatkan
hasil untuk semua juara anak SMK
Untuk ccc ke depan
1. Metode publikasi, dari teman teman atau fuba yang berada diluar jawa timur sehingga bisa
menitipkan pamphlet ke sekolah mereka masing-masing

CEC
Pembagian sechedule di hari H bener dimaksimalin dan juga ga tergantung sama pak kades ,kalu di CEC
lebih ke masalah material sama hujan,,dari material itu sendiri sebetlnya sudah ada schedulenya namun
dtidak dating ,pak carik nyasendiri itu rapat,panitia cec sendiri juga sulit untuk mengtrol pengeluaran
material
Solusi : memberikan/membayar orang (mandor) yang bertugas sebagai controlling
Pekerjaan peserta saat hari H juga masih sedikit (kurang benkostribusi)
Solusi :dibanyak nyan
Masalah : dari bang sampah dari material kesulitan control evaulasinya itu di yang bener bener ditembusi
itu evaluasinya itu kan ke pak carikya tapui yang bener itu harus ke pak kades nya meskipun ada
bawahanya tapi tetep yang palingbagus itu ke kades akrna selain ada kades nanti ada perangkat desa jadi
dari segi material dan kontroling lebih mdah kemudian kalau tidak ada tokoh masayrakat itu tukangnya
tidak terlalu cepet kerja tukangnya (baru start kerja jam 10/12)
Solusinya : bisa mencarikan tukang dari tokoh masyarakat
Taman :CSR bumwn itu baru bisa masuk dibuan bagus itu di oktober baru bisa dilaksanakan itu diperiode
depanya kalau itupun masuk maksimal bulan januari (presentase masuk paling besar itu bulan oktorber)
.kalau PLN ga bisa danai bisa mengambil ke decofress atau anak perusahaanya sperti mixmwan ,
Untuk tembusi indanapaint itu rumit butuh surat instansi ,janji dll.
Target peserta terpenuh?
Majur 15, masyrakat desa 13di hari H terpenuhi semuanya (rata2 ibu2 pkk,karang taruna dan pengurus
bang sampah)
Bentuk realissai CEC nya berjalan?
Berjalan,untuk minggu pertama itu bank sampahnya sudah mulai berjalan .
Pelaksanaan rapat koodinasi dan rabid sudah masuk?
Rabid : perubahan pengefloran dijadwalkan bulan mei tapi mundur samai bulan juni dan persiapan
menuju ke pengefloran kurang kalau pematangan konsep sudah,target rabid nggak tecapai dari bobot
materi sudah tercapai (dibulan maret dan april)
Kenapa perubahan konsep?
1)secara ndadak pihak perhutani mengambil tanah yang akan dibuat taman,untuk dana bila 50juta tidak
dapet maka 15 juta itu bisa diolah menjadi ajalan yang dihiasi bangku dan bunga2 dari sumbangan warga
desa .
Solusi : kalau pingin bangun sesautu sangat bentrok dengan perhtani terutama daerah wisata jadi
bagusnya seharusnya dikonfirmasi dari perhutani
Kendala : narik dana kemahasiswa jurusan,ditahun ini itu kita mengalami penurunan (dulu 6-8 juta
sekarang hanya 3juta) sebenrnya dari segi waktu cukup tapi door to door nya itu kurang.
Dana CSR itu harus 1 periode sebelumnya untuk periode kdaepan (untuk mengajukan dana csd 1 tahun
sebelumnya)
LGT
Dari awal pengonsepan ada kendala paling fatal PJ dariLGT ini langsung off dan langsung ada perubahan
konsepan acara
Kendala : karena kemunduranya acara sangat lama sekali (berakhir pukul 20.00++)
Konsep awal lgt itu apa ,kok sampek berubah
Konsep awalnya itu gedung apartemen tapi beruh menjadi perkantoran karena filnya dipj yang
bersangkutan tapi dia itu susah dihubungi dan marah
Q :Terus menurut kapel,targetan peserta di tahun ini seperti apa?
J :Untuk tragetan itu selisihnya masih dibawahnya kan targetan itu 45 tapi pada realisasinya ada 30 tim
Kendala : Kamusudah menganalisis nggak kenapa Cuma dapat 30,dan bagaiman agartargetan tercapai
Waktu publikasinya ituterlalu sedikit ,meskipun waktupengefloranya lebih awal
Dari 3,5 bulan (publikasi tidak sampai 1 bulan)
Karena masih bentuk konsepan yang masih mau ditaruh di pamphlet bukan bahan fix yang akan dikirim
peserta
Terus seharusnya publikasi acara nasional itu berapa?
minimal 1 bulan setengah
Model publikasi : yang sekarang sudah baik
Baik dari segi yangjawa timurkitadtangin , yang luar jawa kita kirim liwat pos dan dikirim ke info teknik
sipil
Pertimbangan pengiriman ke univ2 luarjawa
Kita sbenernya punya targetan utamnya itu yang tahun kemarin itu ikut,polyteknik, dan univ yang
akreditasinya baik
Kendala : pas hari H kemoloranwaktu
Karena pada saat pendataan dan mobilisasi pserta dari lantai 4 kelantai 3 (waktu pembukaan nya lama
karena menunggu undangan) dan yang paling pengaruh itu kemoloran di waktu presentasi (1 tim itu 25
menit dan time keeper tidak dilokasi dan tidak tegas menstop pas 25 menit , dan time keeper waktu hari H
kekurangan panitia dan time keeper membatu mentiapkan proposal)
Panitia kelupaan mentyiapkan proposal didekat gedung sipil
Masalah pas hari H kalau molor itu tidak tekontrol pada saat sesi Tanya jawab (juri sudah diingatkan
namun tidak digubris)
Metode mengotrol juri :sebelumnya debriefing panita (tm ikut) tapi waktu presentasi masih merasa
kurang terhadap peserta
QMW : rabid yang ditargetkan untuk LGT brapa kali yang terealisasi ???
QMW : target peserta memenuhi?--> tidak dari segi kuantitas (45 target 33 realitas),karena aktu publikasi
terlalu pendek,
QMW :Secara garis besar tujuan yang dibuat sesuai gak?  ya,95%
QMW : kesan yang diberikan saat acara? kalau masalah complain lebih ke juri(telalu banyak dosen
polinema )
Targetan c3 belum (35 target 24 realisasi)
Tujuan c3 terlaksana?  ya,90%
Complain masalah kegiatan ada,complain tentang kok yang juara dari smk-smk saja(dari
segalakatergori)
Hasil dari juri dipublish ?  ya,tidak ada manipulasi
SMW :setiap sekolah harus diberibatasan jumlah tim yang dikirim dari sekolah ,
SMM :setiap finalis harus beda yang masuk final(asal sekolah )
Apa yang jadi kendala CTC
Pengumuman juri(ktia kan sudahjanjian besok,tapi juri nyamolor)
Kenapa object yang dijadikan tender jadi masalah?
Jadi waktu konsep materinya ktia kan sdauh koordinasi dengan pak antok tentang jembatan ranka
baja(jembatanya panjang banget menyambungbeberapa sungai) saat mereview file ada beberapa file yang
tidak ada .
Kendala :item nnya nggak lengkap, contoh : semua sudah dihitung tapi yang dinilai harus benar2 ada
(teknis perlombaan harus pas /nggak rancu)
SMM : kalau mau menggantiobject bukan harus dari gedung ke jembat atau kebendungan jadi semisal
dari gedung tapi diberi permasalahan,inovasi bukan dari perubahan bentuk object .
QMW : ssitem seleksi brapa tahap?  2 tahap (31 peserta yang masuk 15)
QMW : parameter kelulusan > sesuai boq yang ada di panitia (yang nyeleksi pak antok )
SMW : system penilaian boq kurang transparan dan kurang jelas
SMW : jadi semua item dicantumkan tapi masalah rincian dikonsongkan suapaya tidak menimbulkan
kontroversi peserta
SMW : tiap babak jumlah peserta yang lolos harus disetakan alasan logis meloloskan sekian jumlah
,jangan kasih blanko kosongan
Targetan peserta ? tidakmasuk (31/45) terjauh dari padang dan Makassar
Inovasi : pengemasan acara sama tapi beda object dan ditambahi hiburan-hiburan
Tujuan ? tercapai semua 95%
Kesan ,complain dari peserta ? perserta malah excited sama jurinya karena disitu jurinya memberi
perhatian sama peserta
Saran teknisacara : -
Semnas
Kendala : pengeplotan tempat terlalu dekat kemudian mecari tempat luar juga terkendala budget,pemateri
dapetnya h-4 (akomodasi membludak ),publikasi keluar dengan pamphlet tidak bisa dilakukan karena
terbatas budget,
Solusi : pengeplotan tempat harus ada cara2 khusus dan cepat, pemateri harunya dilihat dulu komptensi
seberapa ( kurang interaktif),
Kendala hari H :
2)persiapan di pendataan agak telat karena pemegang kunci baru jam 7 sedangkan acara dimulai jam 8
3)urutan pemateri berubah dari 1,2,3 diubah mendaji 3,1,2 ada satu pemateri datengnya telat karena
persiapan nya memang lama dari perjalanan juga nggak molor hanya nunggu pemateri
4)peserta menunggu selama15 menitan untuk menunggu pemateri
5)
Pemateri spesialis green tech building,greentech di ,jalan gejora
Pemamaparan materi sudah sesuai tapi penyampaian nya kurang atraktif
Targetan peserta tidak sesuai (520 realisasi 342) sekitar 65,7%
Target datang (193 dari 342 ) 30,1%
Kursi kosong tetap dibiarkan
Dari segi jalanya acara tidak keganggu tapi sungkan dari segi jurusan dan pihak pemateri
Tujuan ?  tidak tercapai
Rabid seminar ? 10x
Dana
Sie kestari salah ketik
Humas : pengiriman resi ke padang 29k di lpj 12k ,nota2 bensin sejenisnya ada tapi tidak amsuk
dalamkalkuslasi

Main SC
1. Sekretaris Umum
- Jabatan sekum belum berakhir jadi pendahuluan harus diubah
- Menerbitkan rekomendasi pengajuan beasiswa harus di tinjau ulang
- LPJ yang di kerjakan sekum harus ada lampirannya
- Boleh menjiplak asal bisa di pertanggung jawabkan
- Sekretaris umum berhak menerbitkan sertifikat kepengurus (harus dilampirkan sekarang)
- Semua harus terlampir buktinya
- Semua harus ada back up file jika sedang mewakili ketum yang berhalangan hadir
- Untuk membantu mengontrol time schedule ketua umum di tinjau ulang
- Sekretaris umum kurang mengontrol proposal
Evaluasi : sekretaris umum mengontrol ke sekretaris kegiatan hingga dapat di arsipkan
- Sekretaris umum kurang mengontrol rapat juga, rapat yang molor dari jobdesc
Evaluasi : Bisa lebih tegas ke kapel, kabid wakabid, peserta rapat sehingga rapat sesuai
dengan jobdesc
- Sekretaris umum kurang mengontrol time schedule dari ketua umum hingga semuanya molor
Evaluasi : Sekretaris umum lebih bisa mengontrol dan tegas ke kabid wakabid, jika ada
kegiatan yang diluar HMS lebih mencari tau ke sekitar polinema

- Untuk sekum baru remainding kabid wakabid untuk time schedule

 2. Bendahara Umum
- Bendum melibatkan sc bidang dalam pencairan dana
- Sistem alur pencairan keuangan di jadikan flow chat
- Asistensi ke SC bidang baru ke bendum, jadi data yang di kasihkan ke bendum sudah fix
- Lebih efektif terlebih dahulu asistensi reng-rengan dana ke bidang
- Di pertimbangkan lagi system alur pencairan keuangan
- Bendahara acara – kabid – revisi – ketua bidang – fix – bendum – acc – pencairan dana
- Bendum harus tahu semua perputaran uang
- Bendum harus uang sphonsor ysng masuk+
- Semua pengeluaran harian langsung dicatat
- Kas fungsionaris yang mengawasi bendum yang mengelola bidang RT
- Untuk Dana DIPA cair tanggal 9 Januari (Insya Allah)
- Untuk Semen Gresik cair sekitar april (Insya Allah)
- Evaluasi bendum :
 Kurang mengontrol dari keuangan sendiri
 Kurang mengontrol bendahara kegiatan
 Kurang detail dalam mencatat pemasukan dan pengeluaran
- Saran :
 Untuk pelaporan keuangan lebih ditekan kan lagi kalkulasi dana jangan molor sesuai
perjanjian
 Lebih detail dalam pencatatan
Kas fungsionaris dan Kas HMS jangan di jadikan satu seperti uang pribadi menjadi proker
3. Ketua Umum
- Perampingan anggota : Tanggal 8 juli 2017 (waktu proker Student Day) awal SC 14 orang
menjadi 12 orang, awal OC 40 orang menjadi 24 OC
- Sharing antar SC, menanyakan kinerja OC melalui teman-temannya
- Keputusan terakhir masih di tangan ketum untuk masalah keanggotaan walaupun sudah di
serahkan ke SC masing-masing bidang
- OC diberi kebebasan dalam masalah keanggotaan
- Ada 2 orang yang keluar dari HMS, jadi sisa OC 22
- Proker molor : Regenerasi, Semnas, CTC
- SD mengalami kemunduran karena bertabrakan dengan kji kbgi waktu pelaksanaan ctc, jadi
waktu ctc di mundurkan, untuk semnas tidak mau keluar dari polinema karena pertimbangan
anggaran
- Kurangnya koordinasi dalam kuliah tamu
- Himpunan harus berani mengambil keputusan
- Semua LPJ dirubah total karena sama dengan tahun yang lalu
- Boleh cepat asal bisa di pertanggung jawabkan
- H-3 baru di kasih tau jika ada acara LPJ
- Intinya HMS dari hati, kalau nggak suka keluar saja jangan mengganggu yang didalam
o