KJ Administrasi Umum BK Bismen c1 SMK Kelas X Sri Endang PDF
KJ Administrasi Umum BK Bismen c1 SMK Kelas X Sri Endang PDF
A. Pilihan Ganda
1. A 6. C 11. B
2. B 7. B 12. C
3. E 8. B 13. E
4. D 9. D 14. A
5. A 10. A 15. B
B. Esai
1. Jelaskan tiga pengertian administrasi menurut pendapat ahli.
Jawaban:
Berikut merupakan pengertian administrasi menurut para ahli.
a. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah cabang
ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran
secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
b. Menurut George R. Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Menurut Sondang P. Siagian, administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama
antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
A. Pilihan Ganda
1. C 6. D 11. E
2. B 7. D 12. C
3. C 8. E 13. C
4. E 9. A 14. B
5. B 10. D 15. D
B. Esai
1. Jelaskan tiga pengertian analisis jabatan menurut para ahli.
Jawaban:
Berikut merupakan pengertian analisis jabatan menurut para ahli.
a. Menurut Drs. M. Manullang, job analysis atau analisis jabatan merupakan
suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian
tersebut, dapat diperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan untuk
menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.
b. Menurut Prof. Dr. Komaruddin, analisis jabatan adalah proses untuk
memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya, analisis
jabatan tersebut mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
c. Menurut Drs. Moekijat, analisis jabatan merupakan hal yang penting dalam
manajemen kepegawaian karena hasilnya dapat digunakan dalam hampir
semua program kepegawaian.
A. Pilihan Ganda
1. A 6. B 11. A
2. C 7. C 12. D
3. A 8. C 13. A
4. B 9. A 14. D
5. E 10. B 15. E
B. Esai
1. Jelaskan perbedaan antara personel kantor dan personel administrasi.
Jawaban:
Personel kantor dapat diartikan sebagai pegawai yang bekerja di lingkungan
perusahaan atau perkantoran, baik kantor pemerintah maupun milik swasta, dan
mendapatkan imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Sementara itu, personel
administrasi adalah staf atau pegawai yang bertugas untuk menjalankan tugas-
tugas administrasi di organisasi atau perusahaan.
A. Pilihan Ganda
1. E 6. B 11. D
2. A 7. B 12. A
3. E 8. A 13. B
4. C 9. C 14. E
5. A 10. D 15. A
B. Esai
1. Jelaskan pengertian organisasi kantor.
Jawaban:
Organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang di
dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor.
A. Pilihan Ganda
1. B 6. D 11. B
2. C 7. C 12. C
3. B 8. B 13. D
4. D 9. E 14. E
5. C 10. A 15. D
B. Esai
1. Jelaskan pengertian manajemen menurut pendapat tiga ahli yang berbeda.
Jawaban:
a. Ricky W. Griffin dalam bukunya, Management, mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif
dan efisien.
b. George R. Terry, Ph.D, dalam bukunya Principles of Management
menyatakan bahwa manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya melalui usaha-usaha orang-orang lain.
c. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya Principles of
Management, menyatakan bahwa manajemen adalah fungsi mencapai
sesuatu melalui orang-orang.
A. Pilihan Ganda
1. B 6. C 11. B
2. E 7. D 12. B
3. D 8. C 13. A
4. E 9. D 14. B
5. B 10. A 15. A
B. Esai
1. Tuliskan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda, dan jelaskan
dengan singkat dan tepat.
Jawaban:
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda meliputi hal-hal berikut.
a. Penerimaan surat. Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang
biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis.
b. Penyortiran surat. Setelah surat diterima dari bagian administrasi/sekretariat,
selanjutnya surat dipisahkan/disortir.
c. Pencatatan surat. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
d. Pengarahan surat. Pengarahan surat merupakan kegiatan menentukan pihak
yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat.
e. Penyampaian surat. Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar
disposisi, surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang
yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika
orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan
mendapatkan kopi suratnya.
f. Penyimpanan surat. Jika surat sudah selesai diproses, surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan
sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem abjad, sistem tanggal, sistem
nomor, sistem subjek, dan sistem wilayah.
2. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, serta jelaskan
dengan singkat dan tepat.
Jawaban:
Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda meliputi hal-hal berikut.
a. Pembuatan konsep surat. Pembuatan konsep secara manual bertujuan untuk
menghindari kesalahan pengetikan yang sering kali terjadi saat mengetik
surat tanpa konsep.
b. Persetujuan konsep surat. Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau
bawahan, konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau
perlu diperbaiki.
c. Pencatatan surat. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan.
d. Pengetikan konsep surat. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan
pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada
juru ketik untuk diketik dengan rapi.
e. Pemeriksaan pengetikan. Juru ketik harus memeriksa pengetikannya
sebelum surat tersebut dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan
sekecil apa pun, walaupun hanya satu huruf sekali pun.
f. Penandatanganan surat. Setelah surat selesai diketik dengan rapi, pejabat
yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g. Pemberian cap dinas. Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda
sahnya surat.
h. Melipat surat. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat.
i. Penyampulan surat. Surat yang telah dilipat rapi selanjuntya dimasukkan ke
dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
j. Pengiriman surat. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui kurir, pos,
perusahaan jasa pengiriman, ataupun internet.
k. Penyimpanan surat. Dalam pengiriman surat, keberadaan tembusan surat
berfungsi sebagai arsip. Maksudnya, surat asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar kedua dari surat tersebut dapat
dipergunakan sebagai arsip perusahaan pengirim surat.
A. Pilihan Ganda
1. C 6. D 11. A
2. B 7. B 12. C
3. A 8. A 13. C
4. C 9. B 14. D
5. D 10. E 15. E
B. Esai
1. Jelaskan mengapa arsip perlu disimpan.
Jawaban:
Suatu arsip perlu disimpan karena arsip mengandung informasi penting yang
dapat menjadi bukti terjadinya suatu kegiatan atau pelaksanaan pekerjaan.
9. Tuliskan perbedaan antara sistem nomor Dewey, sistem nomor urut, dan sistem
terminal digit.
Jawaban:
Pada sistem nomor Dewey, setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10
masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama
terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-
submasalah. Pada sistem nomor urut, jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000
sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
Sementara itu, pada sistem nomor terminal digit, nomor urut pada buku arsip
dimulai pada nomor 0000 (4 digit) sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah
arsip yang pertama disimpan.
A. Pilihan Ganda
1. A 6. C 11. A
2. C 7. E 12. C
3. A 8. C 13. A
4. A 9. C 14. A
5. B 10. A 15. B
B. Esai
6. Jelaskan secara singkat mengenai pembagian audio visual aid atau alat peraga.
Jawaban:
Audio visual aid atau alat bantu peraga terbagi menjadi tiga, yakni:
a. alat bantu yang diproyeksikan, seperti slide projector, film, strip, overhead
projector (OHP), dan infokus,
b. alat bantu yang dapat didengar atau dilihat oleh pancaindra, seperti televisi,
tape, video, dan radio, serta
c. alat bantu peraga yang tidak bersuara dan tidak diproyeksikan, seperti
grafik, formulir, magnetic board, flipchart, dan papan tulis.
10. Tuliskan hal-hal yang harus diperhatikan saat memilih peralatan kantor.
Jawaban:
Dalam memilih peralatan kantor yang tepat, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
a. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis
pekerjaan.
b. Menganalisis peralatan yang hendak dibeli, mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merek, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan,
hingga garansi.
c. Memperhatikan segi efektivitas.
d. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.
e. Memperhatikan penempatan peralatan yang fleksibel.
BAB 9
A. Pilihan Ganda
1. B 6. D 11. D
2. A 7. C 12. A
3. C 8. B 13. D
4. B 9. E 14. C
5. A 10. B 15. A
B. Esai
1. Tuliskan dan jelaskan tentang asas-asas tata ruang kerja kantor.
Jawaban:
Asas-asas tata ruang kerja kantor adalah sebagai berikut.
a. Asas jarak terpendek. Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah yang
memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan dan penempatan alat-alat harus
menempuh jarak sependek-pendeknya.
b. Asas rangkaian kerja. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa
bergerak maju dari awal dikerjakan sampai selesai.
c. Asas penggunaan seluruh ruangan. Menurut asas ini, suatu tata ruang yang baik
adalah yang mempergunakan seluruh ruang yang ada.
d. Asas integrasi kegiatan. Menurut asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus
disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
e. Asas perubahan susunan tempat kerja. Menurut asas ini, tata ruang yang baik
adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan
pengeluaran biaya yang seminim mungkin.
f. Asas keamanan dan kepuasan pegawai. Menurut asas ini, dalam menentukan
tata ruang, faktor keamanan dan kepuasaan pegawai juga harus diperhatikan.
5. Tuliskan keuntungan dan kerugian dari setiap jenis tata ruang kantor.
Jawaban:
Jenis Tata Ruang Keuntungan Kerugian
Kantor
Tata ruang kantor a. Menjamin konsentrasi kerja. a. Membutuhkan biaya yang lebih
tertutup (closed plan b. Menjamin pekerjaan yang besar untuk pemeliharaan
offices) bersifat rahasia. ruangan, pengaturan, penerangan,
c. Aktivitas antarpegawai tidak dan biaya peralatan lainnya.
terganggu karena terhindar b. Hubungan pribadi antarpegawai
dari kebisingan. menjadi kurang erat karena
d. Menimbulkan kesan positif masing-masing dibatasi oleh sekat
pada relasi karena atau ruang-ruang sehingga
perusahaan dianggap lebih menyulitkan pegawai
menghargai pegawai. mengadakan komunikasi
e. Memudahkan pemeliharaan langsung.
peralatan dan perabotan. c. Pengawasan kerja pegawai relatif
lebih sulit dilakukan karena
terhalang oleh penyekat.
d. Pemakaian ruangan kurang
luwes/fleksibel apabila ada
perubahan dan perkembangan
organisasi.
Tata ruang kantor a. Mudah dalam pengawasan, a. Kebisingan akan mudah terjadi
terbuka (open place mengatur cahaya, udara, sehingga kosentrasi kerja
offices) warna, dan dekorasi. terganggu, misalnya antarpegawai
b. Luwes atau fleksibel apabila menjadi sering mengobrol.
diperlukan pengubahan b. Batas kedudukan antara pimpinan
ruangan. dan bawahan tidak jelas.
c. Mudah untuk mengadakan c. Pekerjaan yang bersifat rahasia
hubungan langsung, sulit untuk dilakukan.
pengawasan, penyeragaman d. Kemungkinan adanya tumpukan
kerja, dan pembagian berkas yang berserakan membuat
peralatan kerja. pemandangan menjadi kurang
d. Biaya untuk pemeliharaan teratur dan rapi.
ruang kerja lebih hemat.
Tata ruang kantor a. Pegawai akan merasa a. Biaya cukup tinggi untuk
berhias atau nyaman dan betah bekerja. membuat taman dan dekorasi
berpanorama b. Ketegangan syaraf dapat lainnya.
(landscape offices) berkurang atau dihindarkan. b. Biaya pemeliharaan ruang kerja
c. Kebisingan dan kegaduhan tinggi.
dapat dihindarkan. c. Memerlukan tenaga ahli yang
d. Pekerjaan dapat dilakukan tidak mudah dan tidak murah.
dengan lebih efisien,
produktivitas kerja dapat
meningkat sehingga tujuan
organisasi mudah tercapai.
6. Komponen apa saja yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang
kerja kantor?
Jawaban:
Komponen yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang kantor
meliputi:
a. pekerjaan yang harus dilaksanakan,
b. proses yang digunakan,
c. peralatan mesin yang digunakan,
d. ruangan yang tersedia,
e. penerangan yang tersedia, dan
f. pegawai yang melaksanakan.
7. Tuliskan cara menata ruang kerja di kantor.
Jawaban:
Cara menata ruang kerja di kantor dapat dilakukan dengan cara ringkas, rai, rawat,
resik, dan rileks.
A. Pilihan Ganda
1. C 6. C 11. D
2. A 7. E 12. B
3. E 8. A 13. C
4. C 9. E 14. A
5. E 10. A 15. A
B. Esai
1. Jelaskan pengertian dari komunikasi kantor.
Jawaban:
Komunikasi kantor atau tata hubungan kantor adalah suatu rangkaian proses
penyampaian warta atau keterangan yang mengandung arti dari seseorang kepada
orang lain dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.
A. Pilihan Ganda
1. B 6. B 11. A
2. D 7. E 12. C
3. A 8. B 13. E
4. B 9. A 14. C
5. A 10. E 15. A
B. Esai
1. Jelaskan pengertian dokumen bukti transaksi.
Jawaban:
Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang berisi data transaksi, yang dibuat setiap
kegiatan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan dalam suatu
perusahaan.
A. Pilihan Ganda
1. B 6. E 11. C
2. A 7. B 12. B
3. C 8. E 13. C
4. A 9. B 14. C
5. A 10. C 15. E
B. Esai
1. Jelaskan pengertian laporan menurut pendapat beberapa ahli.
Jawaban:
Berikut ini adalah definisi laporan menurut pengertian beberapa ahli.
a. Moekijat dalam bukunya, Administrasi Perkantoran, mendefinisikan laporan
sebagai alat komunikasi (administrative communication), yaitu penulis
menyimpulkan beberapa tulisan menarik atau memberikan saran dan fakta-fakta
atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki.
b. Prajudi, dalam bukunya, Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran,
mendefinisikan laporan sebagai setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data
informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi.
c. E. Zaenal Ariffin, dalam bukunya, Bahasa yang Lugas dalam Laporan Kritis,
mendefinisikan laporan sebagai bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan.
A. Pilihan Ganda
B. Esai
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat, jelas, dan tepat.
13. Tuliskan perbedaan antara lembar disposisi dan lembar konsep surat.
Jawaban:
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Sementara itu, lembar konsep surat adalah lembar untuk menuliskan konsep
surat yang dibuat oleh konseptor surat.
A. PILIHAN GANDA
1. C 11. C 21. A 31. C
2. B 12. C 22. B 32. D
3. A 13. A 23. B 33. E
4. B 14. E 24. A 34. D
5. A 15. E 25. E 35. D
6. D 16. A 26. B
7. A 17. C 27. A
8. D 18. A 28. D
9. C 19. B 29. A
10. C 20. A 30. C
B. ESAI
10. Jelaskan alasan keadaan fisik komunikan dan komunikator berpengaruh dalam
proses komunikasi.
Jawaban:
Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap, dan mantap
dalam menyampaikan informasi. Hal tersebut membuat informasi yang
disampaikan lebih mudah dipahami oleh komunikan.
12. Tuliskan jenis bentuk buku kas dan jelaskan perbedaan satu dan yang lainnya.
Jawaban:
Bentuk buku kas terbagi menjadi dua, yakni buku kas bentuk staffel dan bentuk
skontro. Pad abentuk staffel, buku kas disusun ke bawah dan saldo diletakkan
pada bagian samping dengan kolom debet dan kredit. Sementara itu, pada
bentuk skontro, buku kas dipisahkan antara aktiva dan pasiva.
13. Tuliskan langkah-langkah prosedur pencatatan keuangan sederhana.
Jawaban:
Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilalui untuk melakukan
pencatatan keuangan sederhana.
a. Cek semua bukti transaksi.
b. Kelompokkan bukti-bukti transaksi menjadi dua, yaitu bukti transaksi
penerimaan dan bukti transaksi pengeluaran.
c. Lakukan pencatatan atas transaksi keuangan dan atur secara kronologis,
yaitu dimulai dari tanggal dan bulan termuda, lalu diikuti dengan tanggal
dan bulan berikutnya.
d. Catat setiap bukti transaksi penerimaan ke dalam bukti kas masuk, lalu
satukan bukti kas masuk dan bukti transaksi penerimaan, dengan posisi
bukti kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan di belakangnya.
e. Catat setiap bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas
keluar, lalu satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran
dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di
belakangnya. Bukti transaksi yang berukuran kecil, seperti tiket tol atau
struk belanja, terlebih dahulu ditempel di kertas HVS yang telah dibagi
dua, kemudian disatukan dengan bukti kas keluar menggunakan stapler.
f. Gunakan cara/sistem yang tetap/baku dan tidak berubah-ubah dalam
mencatat transaksi keuangan.
g. Lakukan pencatatan keuangan secara sederhana sehingga dapat dimengerti
secara umum.
15. Jelaskan secara singkat mengenai kegiatan yang dilakukan dalam tahap
mengevaluasi dan pengolahan data.
Jawaban:
Pada tahap ini, data yang telah dipisahkan sesuai kategorinya kemudian
dianalisis dan dicari penyebab masalahnya. Contohnya, setelah menemukan
bahwa bukti pengeluaran perusahaan lebih banyak dibandingkan bukti
pendapatan perusahaan, selanjutnya dilakukan analisis terkait penyebab keadaan
tersebut dapat terjadi. Contoh penyebabnya dapat berupa naiknya harga faktor-
faktor produksi atau banyaknya retur barang oleh konsumen. Hasil analisis
harus disesuaikan dengan fakta yang terjadi di lapangan dan bersifat objektif.