Aplikasi Gudang Online

MANUAL BOOK
APLIKASI GUDANG ONLINE

MODUL
E-SCM
Versi 1.0
Role User Unit Induk
PT. PLN (Persero) Kantor Pusat

Jalan Trunojoyo Blok M I/135 Kebayoran Baru
Jakarta Selatan 12160
2018
VERSI DOKUMEN
NO TANGGAL VERSI REVISI PEREVISI PARAF

01 Oktober Penambahan Flow aplikasi
1 1.0
2018 dan nomor revisi
Manual Book E-SCM - WEB Page 1

Daftar Isi
Daftar Isi ........................................................................................................................................................ 2
Role User Wilayah ........................................................................................................................................ 3
I. Flow Aplikasi ......................................................................................................................................... 3
II. Dekomposisi Menu............................................................................................................................... 4
III. Home................................................................................................................................................. 5
III. A. Login ................................................................................................................................................ 5
IV. Master............................................................................................................................................. 10
IV. A. Sub Menu Upload Kebutuhan Tahunan ................................................................................ 10
IV. B. Upload Kebutuhan Bulanan ................................................................................................... 14
V. Manajemen......................................................................................................................................... 18
V. A. Manajemen Tahunan ................................................................................................................. 18
V. B. Manajemen Bulanan .................................................................................................................. 23
VI. Monitoring Kebutuhan ................................................................................................................... 28
VI. A. Monitoring Kebutuhan Tahunan ........................................................................................... 28
VI. B. Monitoring Kebutuhan Bulanan ............................................................................................ 31
VII. Transaksi ......................................................................................................................................... 34
VII. A. Surat Permintaan Barang ....................................................................................................... 34
VII. B. Sub Menu Pengiriman (Pemeriksaan dan Penerimaan) ....................................................... 46
VIII. Menu SPB (Pembayaran) ............................................................................................................... 50
VIII. A.Sub Menu Pembayaran ............................................................................................................... 50
IX. Laporan ........................................................................................................................................... 53
IX. A. Laporan Rekap Pemesanan Barang ....................................................................................... 53
IX. B. Laporan Realisasi Waktu Pengiriman .................................................................................... 55
IX. C. Laporan Daftar SPB................................................................................................................. 57
X. Monitoring .......................................................................................................................................... 59
X.A Monitoring Alokasi .......................................................................................................................... 59
X.C Monitoring SPB Terhadap Alokasi ................................................................................................... 61
X.D Monitoring Status Alokasi ............................................................................................................... 62

Role User Unit Induk
I. Flow Aplikasi
Gambar Flow Aplikasi E-SCM

II. Dekomposisi Menu
Gambar Dekomposisi Menu E-SCM

III. Home
III. A. Login
Login
1.Login
a. User dapat mengakses aplikasi pada alamat www.ago.pln.co.id
b. Menu ini Untuk masuk ke aplikasi Supply Chain management (SCM) pada suatu wilayah,
regional atau pusat
Caranya :
• Login menggunakan User Anda
Gambar Tampilan Form Login
• Masukkan Username Anda diawali Domain

• Masukkan Password Anda
• Tekan Tombol Sign in
Gambar Tombol Sign In
Apabila Login Anda Gagal akan muncul peringatan

Gambar Pilih Menu Login
Dan bila login anda berhasil menuju halaman Modul

Halaman Dashboard
1. Tab Menu Dashboard Transaksi
Data pada Dashboard transaksi akan tampil setelah melakukan proses transaksi pada aplikasi . fungsi
dari dashboard tersebut yaitu untuk mengetahui diagram pergerakan transaksi. Dashboard transaksi
menampilkan data akumulasi dari awal kontrak sampai dengan bulan existing dan seluruh unit PLN
serta dapat di filter berdasarkan periode, kategori, varian dan vendor. Untuk wilayah dan Regional
akan otomatis terisi sesua user login
Caranya :
• Pilih Menu Home
• Piih Sub Menu Dashboard Transaksi
Gambar Pilih Menu Dashboard transaksi

• Tampilan Dasboard Transaksi
Gambar Tampil Dashboard Pergerakan Material SCM

• Pilih Tab Dashboard Transaksi
• Pilih Periode
• Pilih Kategori
• Pilih Vendor
• Pilih Variant
Gambar Filter dashboard transaksi
• Klik Button “Cari”

• Tampil data filter berupa diagram dan tabel
G
a
Gambar Tampil Dashboard Pergerakan Material
a. Penyerapan SPB terhadap Alokasi

Menampilkan akumulasi prosentase penyerapan spb terhadap alokasi dalam satu masa periode
kontrak dimulai dari tanggal aktif kontrak sampai dengan periode yang pilih, dan dapat
menampilkan data per regional, per unit, per kategori, per varian dan per vendor sesuai filter.
Gambar Tampil Dashboard penyerapan spb terhadap alokasi

b. Penyerapan SPB terhadap KHS
Menampilkan akumulasi prosentasi SPB terhadap KHS per periode kontrak sampai dengan
periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per regional, per unit, per kategori, per varian
dan per vendor sesuai filter.

Gambar Tampil Dashboard penyerapan spb terhadap khs
c. SPB yang terkirim
Menampilkan prosentase akumulasi SPB yang sudah dikirimkan oleh unit namun belum dikirim
oleh pabrikan sampai dengan periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per regional, per
unit, per kategori, per varian dan per vendor sesuai filter.
Gambar Tampil Dashboard spb yang terkirim

d. SPB yang sudah diterima
Menampilkan prosentase akumulasi data material yang belum dilakukan penerimaan dan
pemeriksaan oleh wilayah sampai dengan periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per
regional, per unit, per kategori, per varian dan per vendor sesuai filter.
Gambar Tampil Dashboard spb yang sudah diterima TUG 3-4

e. Kategori material
Menampilkan data prosentase akumulasi penyerapan material per KHS, ALOKASI dan SPB per
periode kontrak sampai dengan periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per regional, per
Gambar Tampil Dashboard kategori material

f. Material terlambat
Menampilkan prosentase akumulasi data keterlambatan material per periode kontrak sampai
dengan periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per regional, per unit, per kategori, per
varian dan per vendor sesuai filter.
Gambar Tampil Dashboard material terlambat

g. Vendor terlambat
Menampilkan prosentase akumulasi data vendor sering terlambat melakukan pengiriman per
periode kontrak sampai dengan periode yang pilih, dan dapat menampilkan data per regional, per
Gambar Tampil Dashboard vendor terlambat

h. Penyerapan unit paling sedikit
Menampilkan presentase akumulasi penyerapan unit paling sedikit per periode kontrak sampai
Gambar Tampil Dashboard unit paling sedikit
i. Penyerapan unit paling banyak

Menampilkan presentase akumulasi penyerapan unit paling banyak per periode kontrak sampai
Gambar Tampil Dashboard unit paling banyak

IV. Master
IV. A. Sub Menu Upload Kebutuhan Tahunan
Upload Kebutuhan Tahunan
1. Upload Kebutuhan Tahunan
a. Flow Kebutuhan Tahunan
Gambar Flow Kebutuhan Tahunan
Keterangan : pada menu kebutuhan tahunan dapat paralel menyelesaikan 2 proses sekaligus
yaitu
- 0.2 melanjutak ke proses berikutnya yaitu proses kebutuhan input data kontrak
- 0.3 melanjutkan ke proses berikutnya yaitu input kebutuhan bulanan
Untuk input kebutuhan tahunan memiliki 2 cara yaitu :
- Dengan cara upload file kebutuhan tahunan melalui menu master
- Dengan cara input manual melalui menu manajemen tahunan
Menu ini Untuk Upload Kebutuhan Tahunan dengan metode upload file kebutuhan tahunan
Caranya :
• Pilih Menu Master
• Pilih Sub Upload Kebutuhan Tahunan
Gambar Menu Upload Kebutuhan Tahunan

• Tampil Menu Upload Kebutuhan Tahunan
GambarTampil Menu Upload Kebutuhan Tahunan
• Pilih Jenis
• Pilih Tahun
• Klik Tombol “Download Template”
GambarTombol Upload Template Kebutuhan Tahunan
• Buka File download dengan format file xls
Gambargrid template excel kebutuhan tahunan
• Isikan Nilai Tahunan per bulan, data tidak boleh berisi huruf arau karakter
• Save As Template Upload Tahun
GambarSave as template kebutuhan tahunan

• Isikan File name
• Save as type “excel 97-2003 atau Workbook”
• Klik Tombol “Save”
• Klik Tombol “Pilih File Excel”
Gambar Tombol Pilih File Excel
• Klik data yang akan di upload
• Tampilan data pada grid upload kebutuhan tahunan
• Isikan Nomor Surat

• Pilih Tanggal Surat
• Klik Tombol “Upload”
GambarKlik Tombol “Upload”

• Tampil Pop Up Konfirmasi Upload
GambarPop Up konfirmasi Upload Kebutuhan Tahunan
• Klik “ya” pada Pop Up konfirmasi

• Tampil Status “Sukses” pada grid data kebutuhan tahunan
GambarStatus Sukses pada grid data upload kebutuhan tahunan

• Data yang berisi huruf atau karakter akan gagal di upload dan data tidak akan tampil pada menu
kebutuhan tahunan atau dianggap tidak menginputkan nilai pada material tersebut.
2. Clear Upload Kebutuhan Tahunan

a. Menu ini Untuk memberisihkan from view data yang sudah berhasil atau gagal di upload
Caranya :
• Klik Tombol “Clear”
• Tampil pada grid data kebutuhan tahunan sudah kosong
GambarStatus Sukses pada grid data upload kebutuhan tahunan

IV. B. Upload Kebutuhan Bulanan
Upload Kebutuhan Bulanan
1. Upload Kebutuhan Bulanan
a. Flow Kebutuhan Bulanan
Gambar Flow Kebutuhan Bulanan

Keterangan : 0.6 melanjutak ke proses berikutnya yaitu proses kebutuhan input data
Alokasi
Untuk input kebutuhan bulanan memiliki 2 cara yaitu :
- Dengan cara upload file kebutuhan bulanan melalui menu master
- Dengan cara input manual melalui menu manajemen bulanan
Menu ini Untuk Upload Kebutuhan Bulanan dengan metode upload file kebutuhan tahunan
Caranya :
• Pilih Sub Upload Kebutuhan Bulanan
Gambar Pilih Menu Upload Kebutuhan Bulanan

• Tampil Menu Upload Kebutuhan Bulanan
GambarTampil Menu Upload Kebutuhan Bulanan
• Pilih Jenis
• Pilih Bulan dan Tahun
• Klik Tombol “Download Template”
GambarTombol Upload Template Kebutuhan Tahunan
• Buka File download dengan format xls
Gambargrid template excel kebutuhan tahunan

• Isikan Jumlahdata perbulan , data tidak boleh berisi Huruf atau Karakter
• Save As Template Upload Bulanan
GambarSave as template kebutuhan tahunan

• Isikan File name
• Save as type “excel 97-2003 Workbook”
• Klik Tombol “Pilih File Excel”
Gambar Tombol Pilih File Excel
• Klik data yang akan di upload
Gambar File Uploadn Bulanan
• Tampil data pada grid upload kebutuhan Bulanan
Gambar Data upload bulanan pada grid

• Isikan Nomor Surat
• Pilih Tanggal Surat

• Tampil Pop Up Konfirmasi Upload
GambarPop Up konfirmasi Upload Kebutuhan Tahunan
• Klik “ya” pada Pop Up konfirmasi

• Tampil Status “Sukses” pada grid data kebutuhan bulanan
GambarStatus Sukses pada grid data upload kebutuhan bulanan

• Bari yang mengadung huruf dan karakter akan gagal upload dan data tidak akan tampil pada

menu manajemen bulanan
2. Clear Upload Kebutuhan Bulanan

ini Untuk memebrisakna form view setelah upload selesai
Caranya :
• Klik Tombol “Clear”
• Tampil pada grid data kebutuhan bulanan sudah kosong
Gambar Status Sukses pada grid data upload kebutuhan bulanan

V. Manajemen
V. A. Manajemen Tahunan
Manajemen Tahunan
Cara kedua untuk input kebutuhan tahunan :
1. Flow Menu Manajemen Tahunan
Gambar Flow Kebutuhan Tahunan
Keterangan : pada menu kebutuhan tahunan dapat paralel menyelesaikan 2 proses

sekaligus yaitu
- 0.2 melanjutak ke proses berikutnya yaitu proses kebutuhan input data kontrak
- 0.3 melanjutkan ke proses berikutnya yaitu input kebutuhan bulanan
2. Filter Manajemen Tahunan

Menu ini Untuk memfilter Data Manajemen Tahunan pada Wilayah
Caranya :
• Pilih Menu Manajemen
• Pilih Sub Menu Manajemen Tahunan
Gambar Pilih Menu Manajemen Tahunan wilayah

• Tampil Menu Manajemen Tahunan wilayah
Gambar Tampil Menu Manajemen material Tahunan wilayah

• Pilih Wilayah Distribusi
• Pilih Jenis
• Klik Tombol “Cari”
Gambar Klik Tombol “Cari”

• Tampil Data Manajemen Tahunan Pada Grid
Gambar Tampil Data Manajemen Tahunan pada grid
3. Edit Manajemen Tahunan untuk Generate

Tombol ini berfungsi untuk melakukan Generate Tahunan pada Wilayah seletah SCM Pusat
membuat Transaksi material pengadaan yang telah di Aktivasi
Caranya :

• Tampil Menu Manajemen Tahunan wilayah

• Pilih Jenis
• Pilih Tahun
• Klik Tombol “Edit” untuk melakukan Generate Tahunan Wilayah
Gambar Klik Tombol “Edit”

• Maka akan tampil tombol “Generate”
Gambar Klik Tombol “Generate”

• Klik tombol tersebut maka akan tampil PopUp Konfirmasi Generate
Gambar PopUp konfirmasi “Generate”

• Pilih “YA”
• PopUp Generate Berhasil
Gambar PopUp berhasi“generate”

• Klik “Ok”

• Tampil data Material Tahunan yang telah di generate pada grid, data sesuai material
mengadaan yang sudah diinputkan oleh SCM dan bersetatus aktif
• Klik tombol Edit pada kolom Action
Gambar Tombol Action

• Input Nilai material
• Klik tombol “Save” pada kolom action
• PopUp Input nilai Tahunan berhasil
Gambar PopUp berhasil input Volume Tahunan

• Klik Tombol “Approval” untuk menyetujui nilai yang diinput, dan mengirimkan data tersebut
pada regional terkait
Gambar Klik Tombol “Approval”

• PopUp Konfirmasi Approval → pilih “YA”
Gambar PopUp konfirmasi “Approval”

• PopUp Approval Berhasil → OK
• Klik Tombol Selesai Edit, untuk menyimpan dan mengirimkan data pada admin regional untuk
meminta persetujuan .
Gambar Tombol Selesai Edit
4. Ekspor Kebutuhan tahunan ke file excel

Menu ini untuk mengekspor data tahunan ke fike excel
Caranya :

• Tampil Menu Manajemen Tahunan

• Klik Tombol “Export”
GambarTombol Export
• Otomatis Data Kontrak Terdownload otomatis
Gambar hasil export kebutuhan Tahunan

V. B. Manajemen Bulanan
Manajemen Bulanan
Cara kedua untuk input kebutuhan tahunan :
1. Flow Menu Kebutuhan Bulanan
Gambar Flow Manajemen Bulanan wilayah

Keterangan : 0.5 melanjutak ke proses berikutnya yaitu proses kebutuhan input data
Alokasi
2. Filter Manajemen Bulanan
Menu ini Untuk memfilter Data Manajemen Bulanan pada Wilayah
Caranya :
• Pilih Sub Menu Manajemen Bulanan
Gambar Pilih Menu Manajemen Bulanan wilayah
• Tampil Menu Manajemen Bulanan wilayah
Gambar Tampil Menu Manajemen material bulanan wilayah

• Pilih Jenis
• Klik Tombol
• Tampil Data Manajemen bulanan Pada Grid
Gambar Tampil Data Manajemen Tahunan pada grid
3. Edit Manajemen Bulanan untuk Generate

Tombol ini berfungsi untuk melakukan Generate Bulanan pada Wilayah
Caranya :
• Pilih Sub Menu Manajemen bulanan
Gambar Pilih Menu Manajemen Bulanan Wilayah
• Tampil halaman Menu Manajemen bulanan
Gambar Tampil Menu Manajemen material bulanan

• Pilih Jenis
• Klik Tombol
• Klik Tombol “Edit” untuk melakukan Generate Bulanan
• Klik Tombol “Generate”
Gambar Klik Tombol “Generate”
• Maka akan tampil PopUp Konfirmasi Generate → pilih “YA”
Gambar PopUp konfirmasi “Generate”

• PopUp Generate Berhasil → OK
Gambar PopUp berhasi“generate”

• Tampil input material bulanan yang telah berhasil di generate
• Klik Tombol Edit pada Action
Gambar Tombol Action

• Input Nilai Volumen Bulanan
• Klik Tombol Save pada kolom action

• PopUp Input nilai bulanan berhasil
Gambar PopUp berhasil input Volume bulanan
• Klik Tombol “Approval” untuk menyetujui nilia yang sudah diinput
Gambar Klik Tombol “Approval”

• PopUp Konfirmasi Approval → Pilih “YA “ untuk menyetujui
Gambar PopUp konfirmasi “Approval”

• PopUp Approval Berhasil → Pilih OK
• Klik Tombol Selesai Edit, untuk mengirimkan data pada user Regional
Gambar Tombol Selesai Edit

• Untuk tombol “Disapprove “ untuk membatalkan penyimpanan , maka data dapat di edit
kembali
4. Ekspor Kebutuhan Bulanan ke file Excel
Menu ini untuk mengekspor data kebutuhan bulanan ke file Excel
Caranya :
• Pilih Sub Menu Manajemen bulanan
Gambar Pilih Menu Manajemen Bulanan Wilayah

• Tampil Menu Manajemen bulanan
Gambar Tampil Menu Manajemen material bulanan

• Klik Tombol “Export” pada pojok kanan bawah ,
GambarTombol Export
• Otomatis Data Kontrak Terdownload otomatis
Gambar hasil export kebutuhan bulanan

VI. Monitoring Kebutuhan
VI. A. Monitoring Kebutuhan Tahunan
Monitoring Kebutuhan Tahunan

Menu monitoring kebutuhan tahunan berfungsi untuk melihat status approve kebutuhan tahunan
1. Filter Monitoring Kebutuhan Tahunan
Caranya :
• Pilih Menu Monitoring Kebutuhan
• Pilih Sub Menu Kebutuhan Tahunan
Gambar Pilih Menu Monitoring Kebutuhan Tahunan
• Tampil Menu Monitoring Kebutuhan Tahunan
Gambar Tampil MenuMonitoring Kebutuhan Tahunan

• Pilih Jenis
• Pilih Tahun
• Tampil Data Monitoring Kebutuhan Tahunan Pada Grid
Gambar Tampil Data Monitoring Kebutuhan Tahunan pada grid

2. Detail pada Monitoring Kebutuhan Tahunan
Tombol ini Untuk menampilkan detail dari kebutuhan tahunan yaitu Manajemen Material Tahunan
Caranya :
• Pilih Tombol Detail Kebutuhan Tahunan
Gambar Pilih Tombol Detail Kebutuhan Tahunan
• Klik Tombol Detail
Gambar Buton Detail Kebutuhan
• Tampil Detail Kebutuhan Tahunan (Manajemen Material Tahunan).
Gambar Tampil Detail Monitoring Kebutuhan Tahunan

3. View History pada Monitoring Kebutuhan Tahunan
Tombol ini Untuk menampilkan detail history approval dari kebutuhan tahunan.
Caranya :
• Pilih Tombol View Kebutuhan Tahunan
Gambar Pilih TombolView Kebutuhan Tahunan
• Klik Tombol view “ ”

• Tampil Popup Detail History Approval Kebutuhan Tahunan.
Gambar Tampil Detail History Approval Kebutuhan Tahunan

VI. B. Monitoring Kebutuhan Bulanan
Monitoring Kebutuhan Bulanan

Menu monitoring kebutuhan tahunan berfungsi untuk melihat status approve kebutuhan bulanan
1. Filter Monitoring Kebutuhan Bulanan
Menu ini Untuk memfilter filed kebutuhan bulanan
Caranya :
• Pilih Menu Monitoring Kebutuhan
• Pilih Sub Menu Kebutuhan Bulanan
Gambar Pilih Menu Monitoring Kebutuhan Bulanan
• Tampil Menu Monitoring Kebutuhan Bulanan
Gambar Tampil MenuMonitoring Kebutuhan Bulanan

• Pilih Jenis
• Pilih Bulan, kemudian klik tombol “Cari”

• Tampil Data Monitoring Kebutuhan Bulanan Pada Grid
Gambar Tampil Data Monitoring Kebutuhan Bulanan pada grid

2. Detail pada Monitoring Kebutuhan Bulanan
Tombol ini Untuk menampilkan detail dari kebutuhan bulanan yaitu Manajemen Material Bulanan
Caranya :
• Pilih Tombol Detail Kebutuhan Bulanan
Gambar Pilih Tombol Detail Kebutuhan Bulanan
• Klik Tombol
• Tampil Detail Kebutuhan Bulanan (Manajemen Material Bulanan)
Gambar Tampil Detail Monitoring Kebutuhan Bulanan

3. View History pada Monitoring Kebutuhan Bulanan
Tombol ini Untuk menampilkan detail history approval dari kebutuhan bulanan.
Caranya :

• Pilih Tombol View History
Gambar Pilih TombolView HistoryKebutuhan Bulanan
• Klik Tombol View History “ ”

• Tampil Popup Detail History Approval Kebutuhan Bulanan.
Gambar Tampil Detail History Approval Kebutuhan Bulanan

VII. Transaksi
VII. A. Surat Permintaan Barang
Surat Permintaan Barang
1. Flow menu SPB
Gambar Flow Surat Permintaan Barang

Keterangan : 10 melanjutak ke proses berikutnya yaitu proses kebutuhan input data
Pengiriman
2. Filter Surat Permintaan Barang
Menu ini Untuk Memfilter Surat Permintaan Barang yang sudah diinput
Caranya :
• Pilih Menu Transaksi
• Pilih Sub Surat Permintaan Barang
Gambar Pilih Menu Surat Permintaan Barang

• Tampil Menu Upload Surat Permintaan Barang
GambarTampil MenuSurat Permintaan Barang

• Pilih Tujuan Pengiriman
• Pilih Vendor
• Pilih Jenis
• Isikan No Kontrak
• Isikan No Surat
• Pilih Tanggal Permohonan
• Tampil data Surat Permintaan Barang pada grid
Gambardata permintaan barang pada grid
3. Buat Permohonan Surat Permintaan Barang

Menu ini Untuk Membuat Surat Permintaan Barang
Caranya :
GambarPilih Menu Surat Permintaan Barang

GambarTampil Menu Surat Permintaan Barang

• Klik Tombol “Buat SPB”
GambarTombol Buat Permohonan

• Tampil Pop up tambah Permohonan
GambarPop up tambah permohonan

• Isikan No SPB
• Pilih Vendor, Menyesuaikan data vendor yang terkontrak
• Pilih Jenis
• Pilih Tanggal SPB
• Isi keterangan
• Pilih Plant
• Pilih Stor Loc
• Pilih No Alokasi
• Pilih Varian
• Pilih Material
• Isikan Jumlah, jumlah tidak boleh melbihi nilai alokasi
• Klik Tombol “Plus”
GambarTombol Plus
• Tampil data Material
Gambardata material pada grid

• Klik Tombol “Simpan” untuk menyimpan data
Gambar Tombol Simpan

Keterangan :
Validasi :
- Satu SPB dapat banayk Plant dan Storloc
- Quantity SPB tdiak boleh lebih besar dari Vol KSH
- Unit dapat melakukan SPB menggunakan volume alokasi sebelumnya yang belum
terSPBkan
Tombol :
- Tombol Simpan berfungsi untuk menyimpan data yang sudah diinput
- Tombol Edit berfungsi untuk mengaktifkan form input SPB
- Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan data yang sudah diinput
- Tombol Hapus berfungsi untuk menghapus data SPB, dengan catatan SPB tersebut
belum diterima dan di proses oleh vendor
- Tombol Cetak berfungsi untuk mencetak hasil input SPB, yang akan di printout dan
diupload sebagai lampiran
Gambar data surat permintaan barang

4. Edit Surat Permintaan Barang
Menu ini Untuk Menedit data Surat Permintaan Barang dan upload dokumen lampiran pendukung
SPB, karna jika dokumen tidak diupload berate dokumen tersebut belum dapat di proses oleh
vendor
Caranya :
• Klik Tombol “Detail SPB”
GambarTombol Detail SPB

• Tampil Pop Up Edit Permohonan
GambarPop Up Edit Permohonan

• Klik Tombol “Edit Permohonan”

• Edit data permohonan pada pop up edit
• Klik Tombol “Simpan”
GambarTombol Simpan
• Tampil Pop Up Konfirmasi
• Klik Tombol “Confirm”
GambarPop Up Tombol Confirm
5. Upload Dokumen Permohonan

Data SPB tidak akan terkirim pada vendor jika user wilayah belum ngupload dokumen pendukung
SPB . Menu ini Untuk Upload Dokumen Permohonan
Caranya :

• Tampil Pop Detail Permohonan
Gambar Detail SPB

• Klik tab Dokumen
Gambar Tab Dokumen

• Klik Tombol “ Edit “ untuk upload dokumen
Gambar Tab Dokumen
• Pilih Chose File “Pilih Doc”
Gambar Chose Upload File

• Pilih File dan klik Open
Gambar Tombol Upload File

• Tampil Pop Up Konfirmasi
• Klik Tombol “Confirm” Upload Dokumen
Gambar Pop Up Konfimasi Upload Dokumen

• Tampil Pop Up Status “Sukses”
Gambar Pop Up Status Sukses Upload Dokumen

6. Hapus Surat Permintaan Barang
Menu ini Untuk Menghapus data Surat Permintaan Barang, dengan catatan SPB belum diterima
dan di proses oleh vendor.
Caranya :

• Tampil Pop Up Edit Permohonan

• Klik Tombol “Hapus Permohonan”
GambarHapus Permohonan
• Tampil Pop Konfirmasi Hapus
• Klik Confirm
GambarPopup Konfirmasi Hapus

• Tampil Pop Up Status Hapus
GambarPopup Status Berhasil Hapus

7. Cetak Surat Permintaan Barang
Menu ini Untuk Mencetak data Surat Permintaan Barang
Caranya :

• Tampil Pop Up Detail Permohonan

• Klik Tombol “Cetak Permohonan”
Gambar Cetak Permohonan
• Tampil Halaman Cetak Permohonan
Gambar Halaman Cetak Permohonan

8. List Pengiriman
Jika Data sudah dikirim oleh vendor maka data akan tampil seperti berikut. Menu ini Untuk
Melihat Detail Pengiriman
Caranya :

• Pilih data Permohonan dengan status sudah dikirim
GambarTampilData Surat Permintaan Barang yang sudah di kirim
• Klik Tombol “Status Pengiriman”
GambarTombol Status Pengiriman
• Klik Link “No Pengiriman”
GambarLink No Pengiriman

• Tampil Pop Up detail pengiriman vendor
GambarPop Up Pengiriman
9. Cetak Pengiriman Berdasarkan Permohonan
Menu ini Untuk Mencetak Pengiriman Berdasarkan Permohonan

• Pilih data Permohonan dengan status sudah dikirim
GambarTampilData Surat Permintaan Barang yang sudah di kirim

• Klik Tombol “Status Pengiriman”
GambarTombol Status Pengiriman

• Klik Link “No Pengiriman”
GambarLink No Pengiriman
• Tampil Pop Up pengiriman
GambarPop Up Pengiriman
• Klik Tombol “ Cetak “
GambarTombol Cetak Pengiriman

• Tampil Cetak Pengiriman
GambarHalaman Cetak Pengiriman
10. Export Excel Surat Permintaan Barang

Menu ini Untuk Mengexport Surat Permintaan Barang ke doc Excel
Caranya :


• Klik Tombol “Export”
GambarTombol Export
• Data Surat Permintaan Barang akan Terdownload otomatis
GambarFile Download Ms excel Sp

VII. B. Sub Menu Pengiriman (Pemeriksaan dan Penerimaan)
Pengiriman
Menu pemeriksaan dan penerimaan ini terdapat pada menu transaksi sub menu pengiriman,
berfungsi untuk melakukan input data pemeriksaan dan penerimaan material yang sudah dikirim oleh
vemdor.
1. Flow pemeriksaan dan penerimaan
Gambar Pengiriman (Penerimaan dan Pemeriksaan)
2. Pemeriksaan dan Penerimaan

Menu ini Untuk Mencetak Data Pengiriman
Caranya :
• Pilih Sub Surat Pengiriman
GambarPilih Menu Pengiriman

• Tampil Menu Pengiriman
GambarTampil Menu Pengiriman

• Klik Tombol “Pemeriksaan dan Penerimaan” pada kolom action
GambarTombol Pemeriksaan dan Penerimaan
• Tampil Pop Pemeriksaan dan Penerimaan
GambarPop Up Pemeriksaan dan Penerimaan

• Klik Tombol “Edit”
GambarTombol Edit
• Pilih Tanggal Pemeriksaan
• Isikan Pejabat Pemeriksaan
• Pilih Tanggal Penerimaan
• Isikan Pejabat Penerima
GambarTombol Save

• Tampil Pop Up Konfirmasi Simpan
GambarPop Up Konfirmasi Simpan

• Tampil Pop Up Status Sukses Simpan Pemeriksaan Dan Penerimaan
GambarPop Up Status Sukses

• Tampil perubahan status warna hijau pada grid jika data sudah diterima dan status commplite
Gambarstatus pemeriksaan dan penerimaan pengiriman pada grid
3. Cetak Pemeriksaan dan Penerimaan

Menu ini Untuk Mencetak Data Pemeriksaan dan Penerimaan
• Klik Tombol “Pemeriksaan dan Peneriman” dengan warna hijau
GambarTombol Detail
• Tampil Pop up Detail Pemeriksaan dan Peneriman
GambarPop up Detail Pemeriksaan dan Penerimaan

• Klik Tombol “Cetak”
GambarTombol Cetak

• Tampil Cetak data Pemeriksaan dan Penerimaan
Gambarhalaman cetak pemeriksaan dan penerimaan
4. Export Pengiriman
Menu ini Untuk Mengeksport data Pengiriman ke file Excel
• Klik Tombol “Export” yang terletak di pojok kanan bawah
GambarTampil Menu Pengiriman

• Data Surat Permintaan Barang akan Terdownload otomatis
GambarFile Download Ms excel Spb

VIII. Menu SPB (Pembayaran)
VIII. A.Sub Menu Pembayaran
Monitoring Pembayaran
Saat semua material sudah periksa danditerima dan statusnya commplet maka lanjut ketahap akhir
yatu tahap pembayaran. Menu pembayaran hanya mengakomodir status pembayaran saja (Sudah
Dibayar dan Belum di Bayar)
1. Flow menu Pembayaran
Gambar Flow Pembayaran

2. Menu ini Untuk Memfilter Surat Permintaan Barang (Pembayaran)
Caranya :
Gambar Pilih Menu Surat Permintaan Barang
GambarTampil MenuSurat Permintaan Barang

• Pilih Tujuan Pengiriman
• Pilih Vendor
• Pilih Jenis
• Isikan No Kontrak
• Isikan No Surat
• Pilih Tanggal Permohonan
3. Input Pembayaran
Menu ini Untuk input pembayaran
Caranya :
• Klik Tombol “pembayaran”
Gambar tombol pembayaran

• Tampil Pop up pembayaran
Gambar Pop up pembayaran

• Klik tombol “Edit”
• Tab header isikan :
- Isikan No Kuitansi
- Pilih status Pembayaran
• Tab Detail menampilkan detail harga satuan dan jumlah material
• Klik tombol “Simpan”
Gambar Form Pembayaran

• Klik “Confrim”, data berhasil disimpan

IX. Laporan
IX. A. Laporan Rekap Pemesanan Barang
Rekap Pemesanan Barang
1. Laporan Rekap Pemesanan Barang
Menu ini untuk menampilkan data laporan rekap pemesanan barang dari transaksi
Caranya:
• Pilih Menu Laporan
Gambar Menu Laporan
• Pilih Sub Menu Rekap Pemesanan Barang
Gambar Sub Menu Laporan Rekap Pemesana Barang
Gambar Tampil Monitoring Permohonan

• Regional dan Unit akan menyesuaikan user login
• Filter data dapat berdasarkan Jenis, Area, No Kontrak, dan Vendor
• Setelah klik “Cari”, maka pada Grid akan tampil data sesuai dengan yang di filter

Gambar Data hasil filter
• Untuk melihat tampilan data pada file excel silahkan , Klik Button “Export”
Gambar Klik button Export
• Hasil Export Data
Gambar Export data Excel

IX. B. Laporan Realisasi Waktu Pengiriman
Daftar Realisasi Waktu Pengiriman
1. Daftar Realisasi Waktu Pengiriman
Menu untuk memonitoring status pengiriman material yang tepat waktu dan yang terlambat
Caranya:
Gambar PilihMenu Laporan
• Pilih Sub Menu Daftar Realisasi Waktu Pengiriman
Gambar Sub Menu Daftar Realisasi Waktu Pengiriman

• Filer data dapat berdasarkan Jenis, vendor, range bulan, dan kategori
Gambar Filter Daftar Realisasi Waktu Pengiriman

• Setelah klik “Cari”, maka pada Grid akantampil data sesuaidengan yang di filter

Gambar Data Hasil filter
• Untuk melihat tampilan data dalam file excel, silahkan Klik Button “Export”

• Hasil Export Data Daftar realisasi waktu pengiriman
Gambar Export data excel

IX. C. Laporan Daftar SPB
Laporan
1. Laporan Daftar Permohonan Barang (SPB)
Menu ini untuk menampilkan daftar surat permohonan barang (spb) yang sudah atau sedang
diproses. Data yang ditampilkan sesuai dengan rergional dan unit sesuai user login (user unit)
Caranya:
Gambar Pilih Menu Laporan
• Pilih Sub Menu Daftar Surat Permohonan Barang (SPB)
Gambar Sub Menu Daftar Surat Permohonan Barang
Gambar Tampil Menu Daftar Surat Permohonan Barang
• Untuk Regional dan Unit menyesuaikan login user unit

• Filter data dapat berdasarkan Jenis, range bulan, Kategori
Gambar Filter Daftar Surat Permohonan Barang (SPB)



• Untuk mnampilkan daa dalam bentuk file excel, silahkan klik Button “Export”
• Tampilan Export Data Daftar Surat Permohonan Barang

X. Monitoring
X.A Monitoring Alokasi
Monitoring Alokasi Wilayah

1. Filter Alokasi Wilayah
Menu ini Untuk memonitoring data atau material yang dialokasikan terhadap wilayah , data yang
tampil hanya data unit bersangkutan sesuai user login
Caranya :
• Pilih Menu Monitoring
• Pilih Sub Menu Monitoring Alokasi wilayah
Gambar Pilih Menu Monitoring alokasi vendor

• Tampil Menu Monitoring Alokasi unit, Regional dan Unit menyesuaikan user login dan tidak
dapat dipilih
Gambar Tampil Menu monitoring alokasi vendor
• Dapat difilter berdasarkan Jenis, Bulan, Kategori, dan Varian
• Pilih Bulan, klik tombol

• Tampil Data Monitoring alokasi vendor Pada Grid.
Gambar Tampil monitoring alokasi vendor pada grid
• Klik tombol untuk download file, dan akan tampil pada bentuk excel

X.B Monitoring SPB Terhadap Alokasi
Monitoring
1. Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
Menu ini untuk menampilkan data monitoring penyerapan spb alokasi.
Caranya:
Gambar Menu Monitoring
• Pilih Sub Menu Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
Gambar Pilih Sub Menu Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
Gambar Tampil Menu Monitoring Alokasi
• Regional dan Unit menyesuaikan user login

• Filter data dapat berdasarkan jenis, vendor, range bulan, kategori, varian dan status

Gambar filter


• Untuk menampilkan data dalam bentuk file excel , silahkan klik Button “Export”
• Tampilan Export Data Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
X.C Monitoring Status Alokasi

Monitoring
1. Monitoring Status Alokasi
Menu ini untuk menampilkan data monitoring status alokasi terhadapa status alokasi, proses
pengiriman dan pemeriksaan dan penerimaan. Data yang tampil sesuai dengan user terkait
Caranya:
• Pilih Sub Menu Monitoring Status Alokasi
Gambar Pilih Sub Menu Status Alokasi Pembayaran
• Filter dapat berdasarkan Jenis, vendor, kategori, varian, range bulan
Gambar filter

• Untuk menanmpilkan data dalam file excel, silahkan klik Button “Export”
• Tampilan Export Data Monitoring Alokasi

X.D Monitoring Pembayaran
Monitoring
1. Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
Menu ini untuk menampilkan data monitoring status pembayaran terhadap SPB dan Pabrikan
Caranya:
• Pilih Sub Menu Monitoring Penyerapan SPB Alokasi
• Regional dan Unit menyesuaikan user login

• Filter data dapat berdasarkan Vendor, No SPB, No Invoice, Range Tanggal SPB , Range Tanggal
Bayar
Gambar filter

Aplikasi Gudang Online

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Aplikasi Gudang Online

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL BOOK

APLIKASI GUDANG ONLINE

PT. PLN (Persero) Kantor Pusat

NO TANGGAL VERSI REVISI PEREVISI PARAF

Manual Book E-SCM - WEB Page 1

Manual Book E-SCM - WEB Page 2

Gambar Flow Aplikasi E-SCM

Manual Book E-SCM - WEB Page 3

Gambar Dekomposisi Menu E-SCM

Manual Book E-SCM - WEB Page 4

• Login menggunakan User Anda

Gambar Tampilan Form Login

• Masukkan Username Anda diawali Domain

Gambar Tombol Sign In

Apabila Login Anda Gagal akan muncul peringatan

Manual Book E-SCM - WEB Page 5

Dan bila login anda berhasil menuju halaman Modul

Gambar Pilih Menu Dashboard transaksi

Gambar Tampil Dashboard Pergerakan Material SCM

Manual Book E-SCM - WEB Page 6

Gambar Filter dashboard transaksi

• Klik Button “Cari”

a. Penyerapan SPB terhadap Alokasi

Gambar Tampil Dashboard penyerapan spb terhadap alokasi

Manual Book E-SCM - WEB Page 7

Gambar Tampil Dashboard spb yang terkirim

Gambar Tampil Dashboard spb yang sudah diterima TUG 3-4

Gambar Tampil Dashboard kategori material

Manual Book E-SCM - WEB Page 8

Gambar Tampil Dashboard material terlambat

Gambar Tampil Dashboard vendor terlambat

Gambar Tampil Dashboard unit paling sedikit

i. Penyerapan unit paling banyak

Gambar Tampil Dashboard unit paling banyak

Manual Book E-SCM - WEB Page 9

Gambar Flow Kebutuhan Tahunan

Gambar Menu Upload Kebutuhan Tahunan

Manual Book E-SCM - WEB Page 10

GambarTampil Menu Upload Kebutuhan Tahunan

GambarTombol Upload Template Kebutuhan Tahunan

• Buka File download dengan format file xls

Gambargrid template excel kebutuhan tahunan

GambarSave as template kebutuhan tahunan

Manual Book E-SCM - WEB Page 11

Gambar Tombol Pilih File Excel

• Klik data yang akan di upload

• Tampilan data pada grid upload kebutuhan tahunan

• Isikan Nomor Surat

GambarKlik Tombol “Upload”

GambarPop Up konfirmasi Upload Kebutuhan Tahunan

• Klik “ya” pada Pop Up konfirmasi

GambarStatus Sukses pada grid data upload kebutuhan tahunan

Manual Book E-SCM - WEB Page 12

2. Clear Upload Kebutuhan Tahunan

GambarKlik Tombol “Upload”

• Tampil pada grid data kebutuhan tahunan sudah kosong

GambarStatus Sukses pada grid data upload kebutuhan tahunan

Manual Book E-SCM - WEB Page 13

Gambar Flow Kebutuhan Bulanan

Gambar Pilih Menu Upload Kebutuhan Bulanan

Manual Book E-SCM - WEB Page 14

GambarTampil Menu Upload Kebutuhan Bulanan