ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

STANDAR KOMPETENSI
LULUSAN

INSTITUT TEKNOLOGI MINAESA

TOMOHON
2019
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Proses Pengabdian kepada

Masyarakat
PENGESAHAN

Penanggungjawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tanda tangan

1. Perumusan Sekretaris Pusat 29 Juli 2019

Jaminan Mutu

Wakil Rektor I 29 Juli 2019

2. Pemeriksaan Dr. Tartius Timpal, M.Si. Rektor 30 Juli 2019

30 Juli 2019
3. Persetujuan Ir. James L. Tumbal, M.Si. Ketua Senat

31 Juli 2019
4. Penetapan Dr. Ir. Willie Smits Ketua Yayasan

Kepala Pusat
5. Pengendalian Dr. Ir. Ronald Y. Boka, M.S. 31 Juli 2019
Jaminan Mutu

i
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

DAFTAR ISI

Pengesahan ................................................................................................................ i
Daftar Isi ...................................................................................................................... ii
1. Tujuan Ruang Lingkup, Definisi istilah Manual Mutu Proses Pengabdian kepada
Masyarakat.................................................................................................................. ii
2. Pihak yang Bertanggung Jawab ............................................................................ iii
3. Rincian Manual ...................................................................................................... iii
4. Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat ........... 1
5. Manual Mutu Pelaksanaan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat ....... 5
6. Manual Mutu Evaluasi Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat .............. 7
7. Manual Mutu Peningkatan Standar Proses Pengabdian Kepada Masyarakat ........ 11
7. Flowchart Pengabdian Kepada Masyarakat........................................................... 13

ii
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

1. Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi Istilah Manual Mutu Standar Proses Pengabdian
Kepada Masyarakat
1. Tujuan Manual Standar Proses Pengabdian Manual ini disusun dengan tujuan untuk
kepada Masyarakat merancang, merumuskan, dan menetapkan
standar proses pengabdian kepada masyarakat
yang sesuai dengan siklus PPEPP.
2. Ruang Lingkup Manual Standar Proses Manual ini berlaku, dirancang, dan disusun
Pengabdian Kepada Masyarakat serta di tetapkan melalui suatu mekanisme
penetapan, peleksanaan, evaluasi
pelaksanaan, pengendalian dan
pengembangan/peningkatan standar SPMI
yang berlaku untuk Seluruh civitas akademika
sesuai dengan tugas dan kewenangan yang
dimiliki, dan terbatas pada konteks standar
Proses Pengabdian kepada Masyarakat.
3. Definisi Istilah -

2. Pihak yang Bertanggung Jawab

Pihak yang bertanggung jawab dalam Manual Mutu Standar Proses Pengabdian kepada
Masyarakat adalah :
1. Rektor
2. Ketua PJM(Pusat Jaminan Mutu)
3. Ketua Senat
4. Wakil Rektor
5. Ketua LPPM
6. Kordinator P2M Fakultas
7. Tim Auditor Audit Mutu Internal
3. Rincian Manual
a. Manual Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat
Penetapan Mengacu pada manual hasil Standar Proses Pengabdian kepada masyarakat
yang dirumuskan oleh Tim Auditor audit mutu internal,Pusat jaminan mutu dan P2M
Fakultas dan Ketua LPPM.
b. Manual Pelaksanaan Standar Proses Pengabdian Kepada Masyarakat
Pada dasarnya, Proses Pengabdian Kepada Masyarakat dibagi menjadi 3 yaitu :
I. Tenaga pendidik,Merupakan tenaga pengajar yang ada dalam Institut Teknologi Minaesa
yang melakukan kegiatan non akedemik berupa pengawasan Pengabdian masyrakat oleh
mahasiswa untuk memperluas skill dan kemampuan
II. Tenaga kependidikan,Merupakan tenaga yang ada di Institut Teknologi MInaesa yang
melakukan kegiatan yang menunjang proses akedemik dan dapat terlibat dalam
pengabdian untuk pengembangan diri
III. Mahasiswa, merupakan mahasiswa yang ada di Institut Teknologi Minaesa yang
melakukan kegiatan akademik berupa pengabdian kepada masyarakat sebagai
pengaplikasian dari teori yang sudah di pelajari selama berada di Institut Teknologi

iii
ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Minaesa dan sebagai syarat pencapaian dari Institut Teknologi Minaesa.

Lembaga Penelitian dan Pengabdian masyarakat menkoordinir pembuatan research roadmap
Program studi dan individu berdasarkan Rensta Institusi, dimana penelitian yang dilakukan oleh
peneliti sesuai dengan research roadmap tersebut.
Koordinator Pusat Penelitian di masing masing program studi melakukan pengecekan
plagiarism terhadap semua artikel ilmiah yang akan diajukan ke jurnal/prosiding/buku
menggunakan perangkat lunak
c. Manual Evaluasi Proses Pengabdian Kepada Masyarakat
Evaluasi pelaksanaan Standar Hasil Proses Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan melalui
mekanisme audit internal
yang mengacu pada Manual Quality Audit yang dirumuskan oleh Kantor Penjaminan
Mutu.
d. Manual Pengendalian Proses Pengabdian Kepada Masyarakat
Standar Hasil Proses Pengabdian kepada masyarakat dikendalikan melalui mekanisme tindakan
koreksi dan
pencegahan yang mengacu pada Manual Corrective and Preventive Action sebagaimana
dirumuskan oleh Kantor Penjaminan Mutu.
e. Manual Peningkatan Proses Pengabdian Kepada Masyarakat
Standar Hasil Proses Pengabdian kepada Masyarakat senantiasa dikaji secara berkelanjutan
melalui rapat tinjauan
manajemen yang pelaksanaannya mengacu pada Manual Management Review.

iv
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

- Formulir daftar
Rektor SK Tim penyusun standar Proses
Pengabdian kepada Masyrakat hadir rapat Senat
1. Merumuskan dan
Universitas
menetapkan tim
penyusun melalui
Surat Keputusan (SK)
Rektor atas Usulan
Ka. LPM
2. Mengajukan final - Formulir Notulen
Surat
draft standar proses Permohonan Pertimbangan Senat Rapat Senat
pengabdian kepada Universitas untuk Standar Proses Universitas
Pengabdian kepada Masyarakat
Senat Akademik
Universitas untuk
mendapatkan
pertimbangan dan
rekomendasi
3. Mengesahkan, dan - Formuliar
SK penetapan dan Perstejuan
meberlakukan pemberlakuan Standar proses Rekomendasi
Standar Proses Pengadian kepada
Pengabdian kepada Masyarakat

Masyarakat melalui
Surat Keputusan
(SK) Rektor

Ketua PJM Surat pengusulan dan

lampiran berupa naskah
1. Mengusulkan Nama udulan anggota tim Penyusun
anggota Tim & Perumus terkait
Penyusun Dan
Perumus standar
Proses Pengabdian
kepada Masyarakat
2. Berkordinasi dengan
Hasil Rumusan dokumen
Warek serta Tim
standar proses pengabdian
Penyusun dan
kepada Masyarakat.
Perumus terkait
menyusun dokumen
perumusan standar
Proses Pengabdian
kepada Masyarakat Page 1 of 18

3.
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
3. Menyampaikan Final Surat Permohonan kepada
Draft dokumen rektor untuk mendapatkan
standar Proses Senat Universitas Terkait
Pengabdian kepada dokumen standar Proses PkM
Masyarakat yang beserta lampiran dokumen
telah selesai standar yang diusulkan
dirumuskan kepada
Rektor untuk diajukan
pada Senat
Universitas agar
mendapatkan
pertimbangan dan
rekomendasi sebelum
ditetapkan
4. Setelah memperoleh
Dokumen standar terkait yang
hasil rekomendasi
telah di sempurnakan
Senat Universitas dan
berdasarkan rekomendasi
Berkordinasi dengan
Senat Universitas
tim Perumus, Ka.
JPM melakukan
perbaikan atau
penyempurnaan akhir
bagi standar terkait.
5. Menugaskan Kapus
Dokumen akhir standar
pengembangan
Proses PkM yang telah
sistem untuk
memiliki nomer dan tanggal
melakukan
penetapan masa berlaku
penomeran dan
penetapan tanggal
berakhrir dokumen
standar proses
Pengabdian kepada
Masyarakat serta
Melengkapi lembar
pengesahan
dokumen standar
yang diusulkan
dengan tanda tangan
dari semua pihak
terkait
6.

Page 2 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
6. Menyampaikan final Surat permohonan SK
dokumen standar penetapan untuk dokumen
terkait yang telah standar terkait kepada Rektor
dilengakapi dengan Lampiran Dokumen
penomeran dan standar terkait
tanggal penetapan
masa berlaku
dokumen kepada
rektor untuk disahkan
melalui SK
Penetapan
7. Menyimpan dokumen
Dokumen asli standar terkait
standar yang yang telah di tand tangani
bersangkutan di PJM secara lengkap oleh semua
pihak terkait
menggungah soft file
dari dokumen standar
terkait di web PJM,
memberikan notifikasi
pada pihak –pihak
yang berkepentingan
di Institut Teknologi
Minaesa terkait
dokumen standar
tersebut, dan apabila
dibutuhkan salinan
hardcopy tersebut
dapat diperoleh dari
JPM

Ketua Senat - Formulir daftar

1. Menerima surat Dokumen (final draft) terkait. hadir kegiatan
permohonan Formulir
persetujuan dokumen Rekomendasi Senat
terkait dengan lampiran Kampus
dokumen dari Rektor

Page 3 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
2. Menyelenggarakan Daftar Hadir rapat senat
- Formulir Notulen
rapat Senat Notulensi salah satunya
Rapat
Universitas untuk berisikan rekomendasi
memberikan terhadap dokumen yang
rekomendasi dan diajukan
persetujuan terhadap
setiap dokumen
standar yang
diajukan
3. Mengirimkan surat
Surat rekomendasi Senat - Formulir
pernyataan
Universitas thd dokumen Rekomendasi Senat
persetujuan(hasil standar yang diajukan Kampus
rapat Senat
Universitas) kepada
Rektor untuk
ditindaklanjuti

Wakil Rektor

1. Berkoordinasi dengan
Ka. PJM, Ka LPPM Final draft dokumen standar
dan tim Perumus Proses PkM
Menyusun standar
Proses PkM
2. Berkordinasi dengan
Dokumen Standar terkait yang
Ka. JPM, Ka. LPPM
telah di sempurnakan
dan tim perumus
melakukan
peneyempurnaan
dokumen standar
Proses PkM sejauh
yang Di
butuhkan,setelah
medapatkan
pertimbangan/rekome
ndasi Senat
Universitas

Page 4 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Penetapan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
3. Berkoordinasi
dengan Ka. LPPM Materi sosialisasi dan daftar
dan Ka. JPM hadir peserta sosialisasi
melakukan standar Proses PkM.
sosialisasi standar
Proses pengabdian
kepada masyarakat
kepada civitas
akedemika Insitut
Teknologi Minaesa

Ketua LPPM

1. Memberikan ususlan
pernyataan standar
Proses Pengabdian
masyarakat.
2. Melakukan
Sosialisasi

Manual Mutu Pelaksanaan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

Ka. LPPM
Dokumen panduan
1. Menyusun Panduan pengabdian kepada
Pengabdian Kepada masyarakat.Daftar
pengabdian kepada
Masyarakat yang masyarakat termasuk
pengabdian kepada
memuat : masyarakat yang
a. Enam tahap proses melibatkan mahasiswa dan
pengabdian kepada daftar laporan pengabdian
masyarakat yaitu kepada masyarakat.
(1)Pengajuan proposal
pengabdian kepada
masyarakat
(2)Penyeleksian
Proposal

Page 5 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Pelaksanaan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
(3)Penandatangan
kontrak pengabdian
kepada masyarakat
(4)Pelaksanaan
pengabdian kepada
masyarakat
(5)Penyerahan
laporan kemajuan
pengabdian kepada
masyarakat, dan
(6)penyerehan
laporan akhir
pengabdian
masyarakat yang
disertai laporan
keungan pengabdian
kepada masyarakat,
b. Memenuhi standar
mutu,keselamatan
kerja,kesehatan,
kenyaman serta
keamanan peneliti
masyarakat dan
lingkungan.
c. Memenuhi kaidah
dan metode ilmiah
secara sistematis
sesuai dengan
otonomi keilmuan
dan budaya
akademik.
2. Menyarankan agar
pengabdian kepada
masyarakat yang
dilakukan oleh doesn
sebaiknya melibatkan
mahasiswa baik sebagai
asisten pengabdian
kepada masyarakat
maupun tenaga
pendukung lainnya.
3. Menerima laporan
pengabdian kepada
masyarakat tepat waktu.

Page 6 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Pelaksanaan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Koordinator
P2M Fakultas

Melakukan Koordinasi Daftar pengabdian kepada

mengenai Proses masyarakat dosen
pengabdian kepada
masyarakat.

Manual Mutu Evaluasi Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

Rektor

1. Menetapkan Tim auditor

SK Tim Auditor
Audit Mutu internal atas
usulan Ketua JPM melalui
Surat Keputusan (SK)
Rektor.
2. Berkoordinasi dengan
ketua JPM, melakukan Daftar Hadir dan
Notulen Rapat
rapat koordinasi
dengan seluruh jajaran
pempinan di ITM di
awal dan Akhir setiap
periode audit mutu
internal berlangsung

Ketua JPM

1. Mengajukan usulan nama

tim auditor untuk Surat usulan yang
berisikan nama tim
melakukan audit mutu
auditor internal
internal standar Proses
PkM.

Page 7 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Evaluasi Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
2. Menugaskan kepala pusat
(Kapus) monevin untuk Draft jadwal pelaksanaan
membuat jadwal audit mutu internal beserta
pelaksanaan auditor yang nama auditor dan unit yang
akan bertugas
di audit
mendapatkan pernyataan
kesediaan mengaudit dari
para auditor pada periode
yang telah di tentukan
3. Menugaskan Kapus
Monevin untuk Final list jadwal
menyampaikan jadwal peleksanaan audit mutu
pelaksanaan audit mutu internal beserta nama
internal dan menentukan auditor dan unit yang di
para auditor yang akan
audit
berugas setelah
mendapatkan pernyataan
kesediaan mengaudit dari
para auditor pada periode
yang telah di tentukan
4. Menugaskan Kapus
Monevin untuk membuat Checklist audit
checklist audit terkait
standar terkait yang akan
di sampaikan pada saat
briefing dengan para
auditor
5. Melakukan briefing
persiapan pelaksanaan Daftar hadir rapat
audit : mutu interna; check list untuk audit
bersama semua auditor Notulen rapat
maupun tim penjaminan
mutu fakultas
6. Mneyampaikan reminder
pada semua Email pada “allstaf” di
Fak/Prodi/Lembaga/biro/U ITM mengenai periode
nit di lingkungan ITM audit yang akan
tentang periode audit mutu berlangsung
internal yang akan
dilakukan
7. Berkoordinasi dengan
Rektor melakukan rapat Daftar hadir Rapat
pembukaan dan Notulen rapat
penutupan untuk
mengawali dan mengakhiri
setiap periode audit mutu
internal di lingkungan ITM

Page 8 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Evaluasi Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
8. Menugaskan Kapus
Monevin untuk membuat Laporan hasil
laporan hasil pelaksanaan
audit setiap periode audit pelaksanaan audit
selesai dilakukan

Tim Auditor Audit

mutu Internal

1. Melakakukan audit
Daftar hadir Auditor
terkait standar Proses
PkM pada periode yang
telah di tentukan sesuai
dengan unit
penugasannya
2. Membuat laporan
Laporan Hasil Audit
hasil pelaksanaan
audit dan diserahkan
kepada kapus
Monevin

Manual Mutu Pengendalian Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

1. Bersama sama dengan

Hasil Analisis Sementara
Kapus monevin
melakukan analisis
terhadap semua
ketidaksesuaian
berdasarkan hasil audit
mutu internal,
khususnya yang terkait
standar Proses PkM.

Page 9 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Pengendalian Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

Ka. PJM
1. Bersama sama dengan
Hasil Analisis Sementara
Kapus monevin
melakukan analisis
terhadap semua
ketidaksesuaian
berdasarkan hasil audit
mutu internal, khususnya
yang terkait standar
Proses Pengabdian
kepada Masyarakat.
2. Menugaskan Kapus
Monevin untuk Laporan tindakan korektif
berkoordinasi dengan terhadap hasil temuan
semua ketidaksesuaian
Fak/Prodi/Lembaga/Biro/u
nit-unit yang menentukan
tindakan korektif yang
harus dillakukan terkait
temuan ketidaksesuaian
dan memastikan waktu
penyelesaian terhadap
ketidaksesuian tersebut
3. Menugaskan Kapus
Monevin melakukan
pemantauan terhadap
upaya perbaikan yang
telah di janjikan
Fak/Prodi/Lembaga/Biro/U
nit unit dan melakukan
langkah antisipasi
terhadap resiko yang
dapat terjadi apabila
ketidaksesuian masih
terjadi walaupun tindakan
korektif telah dilakukan.

Page 10 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Pengendalian Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan
4. Menugaskan Kapus
Monevin membuat laporan Laporan Tertulis Monevin
tertulis secara periodik
mengenai semua hal yang
lengkap
berhubungan dengan
ketidaksesesuaian dalam
pelaksnaan standar terkait,
termasuk di dalamnya
mempertimbangkan resiko
kedepan yang dapat terjadi
dan rekomendasi yang perlu
dilakukan untuk
menghindari atau
meminimalisir terjadinya
resiko akibat
ketidaksesuaian.
5. Melakukan analisis dan
evaluasi terhadap laporan Rangkuman hasil analisis
Kapus Monevin dan evaluasi
6. Menyampaikan laporan
kepada Rektor terkait
semua langkah Laporan audit,
pengendalian yang telah antisipasi, resiko dan
dilakukan sesuai rekomendasi
kewenangan PJM beserta
rekomendasi untuk tindak
lanjut.

Manual Mutu Peningkatan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Mulai

Wakil Rektor
Bersama sama dengan Ka.
LPPM, Ka. PJM, Kapus Daftar Hadir Rapat
Monevin, dan Kapus
Pengembangan system Koordinasi
melakukan rapat koordinasi Notulen Rapat
untuk mendiskusikan
rekomendasi asil temuan audit
dan sekaligus melakukan
revisi terhadap indicator
capaian standar yang semakin
menigkat ataupun terhadap isi
pernyataan standar apabila
hasil evaluasi menunjukan
bahwa standar yang telah ada
terpenuhi atau bahkan
terlampaui

Page 11 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

Manual Mutu Peningkatan Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat

Aktifitas Dokumen/Catatan Mutu Keterangan

Ka. PJM
1. Menyelanggarakan rapat
koordinasi untuk Daftar hadir rapat
mendiskusikan koordinasi dokumen
rekomendasi hasil standar baru hasil
temuan audit yang telah penigkatan terhadap
sesuai untuk di tingkatkan
Proses PkM.
bersama dengan, Warek,
Notulen Rapat
Ka. LPPM, Kapus
Monevin dan Kapus Formulir perubahan isi
Pengembangan Sistem
standar
dan Melakukan revisi
terhadap standar terkait
2. Menugaskan Kapus
Pengembangan Sistem Laporan Hasil
untuk melakukan langkah Pengembangan
langkah pengembangan
system sebagai hasil
penigkatan standar
system yang di butuhkan
terkait
terkait standar Proses
PkM berdasarkan Revisi
yang telah di sepakati,
serta membuat laporan
tertulis hasil peningkatan
standar

Page 12 of 18
 ITMT/STD/ITM1/01 Revision: 00 Effective Date: July 29, 2019 Expired Date: July 28, 2024

FlowChart Pengabdian Kepada Masyarakat

Dosen Jurusan BPP Fakultas LPPM ITM

Membuat Mendorong
Usulan PKM dan Menginfokan Menginfokan
memotivasi berbagai Hibah berbagai hibah
dosen dalam dan dana PKM dan dana PKM
membuat
PKM

Mereview
Usulan PKM

Ya Tidak Tidak Ya
Merevisi
usulan sesuai Perlu Perlu
Revisi Revisi
hasil review

Mengirim Usulan
ke sumber dana

Membuat Surak Kontrak

Laporan Perjanjian

Page 13 of 18