LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR TANGERANG SELATAN

Laporan Praktek Kerja Indutri Untuk Memenuhi Persyaratan

Mengikuti Ujian Nasional Tahun Ajaran 2019-2020

Disusun Oleh :

Nama : NURUL FATIMAH

Program Keahlian : MANAJEMEN PERKANTORAN
Bidang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMEN

YAYASAN PENDIDIKAN AL-FALAH

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-FALAH
Jl. Raya Maruga / Pamulang II No. 30 Rt. 004 / 04
Serua, Ciputat, Tangerang Selatan
021 – 7463819

1
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan yang berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR.” TANGERANG SELATAN. karya tulis ini
telah disetujui dan disahkan oleh guru pembimbing Ibu Maulinda dan telah
memenuhi syarat – syarat guna dapat mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun
2019/2020

Pembimbing Prakerin Ketua Program Administrasi Perkantoran

( ) ( )

Penguji Karya Tulis Kepala SMK AL-FALAH

( ) ( ALI ARDINATA,SE )

2
 MOTTO

1. Bukan dengan seberapa banyak harta yang kita punya untuk

menghargai sebuah pertemanan, tapi dengan apa yang dapat kita
berikan kepada seseorang yang membutuhkan pertolongan kita.

2. Keluarlah dari tempat nyamanmu, dan beranilah mencoba hal-hal

yang baru jika ingin sukses di kemudian hari.

3
4
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam, yang telah
melimpahkan rahmat-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan laporan
hasil Praktek Kerja Industri (Prakerin) pada DINAS PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP DAERAN KOTA TANGERANG SELATAN.
Laporan ini disusun untuk memenuhi sebagian syarat untuk mengikuti Ujian
Nasional (UN) Tahun Ajaran 2019/2020 di SMK AL-FALAH Ciputat, Tangerang
Selatan.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah berjasa dalam membantu penulis
dalam menyelesaikan laporan ini. Untuk itu perkenankanlah penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Untuk Kedua Orang Tua.
2. Bapak Ali Ardinata Se, Selaku kepala sekolah Smk Al-Falah.
3. Ibu Siti Zubaidah, Selaku ketua program Administrasi Perkantoran.
4. Ibu Maulinda, Selaku Pembimbing Prakerin.
5. Seluruh bapak dan ibu guru Smk Al-Falah.
6. Teman-Teman Smk Al-Falah.
Dalam penulisan laporan ini banyak sekali kekurangannya, sehingga kritik dan
saran sangat penulis butuhkan.
Dengan harapan penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi
penulis sendiri dan pihak lain yang membutuhkannya.

5
 Tangerang Selatan, Desember 2019

NURUL FATIMAH

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Penulisan laporan ini dibuat berdasarkan hasil pengamatan selama

mengikuti Praktek Kerja Industri di “ DINAS PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP DAERAH, TANGERANG SELATAN ”. Adapun penulisan
judul laporan ini “ LAPORAN PROSEDUR PENGELOAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR, TANGERANG SELATAN ”.
dikarenakan penulis ditempatkan dibagian tersebut sehingga penulis lebih
memahami dan dapat memberikan informasi kepada semua pihak atas
kegiatan yang penulis laksanakan dibagian tersebut maka penulis
melaporkan dalam bentuk laporan ini.
1.2 ALASAN PEMILIHAN JUDUL
Penulis mengambil judul “ LAPORAN PROSEDUR
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR,
TANGERANG SELATAN”

a. Untuk menerapkan ilmu yang penulis dapatkan dari sekolah.

b. Untuk menambah wawasan Dunia kerja Perusahaan.
c. Untuk menciptakan skill kerja dalam Dunia Kerja Perusahaan
d. Untuk menambah pengetahuan

6
1.3 TUJUAN PENULISAN KARYA TULIS
a. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional (UN).
b. Memanfaatkan keterampilan siswa/siswi yang dimiliki dari latihan
praktek disekolah.
c. Menjadi bekal ilmu hidup bermasyarakat
d. Untuk memperoleh pengalaman kerja sebagai bekal guna
menyesuaikan diri dengan sebenarnya.
e. Memperkokoh link and match antara sekolah dan lapangan kerja.
f. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian professional yaitu
tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan,ketrampilan dan etos
kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
g. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja
yang berkualitas dan professional.
h. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dan proses pendidikan.

1.4 METODE PENGUMPULAN DATA

a. Metode Observasi
Adalah metode pengumpulan data dengan mengadakan tinjauan lebih
dekat.
b. Metode Diskusi
Adalah metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab
dengan pihak perusahaan serta dengan teman-teman.
1.5 SISTEMATIKA PENULISAN
Sebagai gambaran secara global, maka penulis membuat sistematika
penulisan dengan susunan sebagai berikut:

Halaman judul
halaman pengesahan
halaman motto
kata pengantar

7
daftar isi,daftar tabel,daftar gambar.

BAB I PENDAHULUAN
Latar belakang masalah, Alasan pemilihan judul,Tujuan
penulisan karya tulis, Metode pengumpulan data,
Sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN UMUM
Identitas perusahaan, Visi dan misi perusahaan, Sejarah
singkat berdirinya perusahaan, Struktur organisasi
perusahaan, Ruang lingkup kegiatan perusahaan, Tugas dan
Fungsi DPAD
BAB III LANDASAN TEORI
Pengertian prosedur, pengelolaan, surat, fungsi surat, jenis
dan bentuk surat, model pencatatan surat,
BAB IV PEMBAHASAN
Pengertian Administrasi Kepegawaian, Peranan fungsi,
Tahap - tahap kegiatan pelaksanaan, Faktor penunjang dan
penghambat.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini penulis mencoba untuk membuat Kesimpulan
dan memberikan saran.

8
 BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1 IDENTITAS PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah

Alamat : Jl. Raya siliwangi kecamatan pamulang Ruko
Graha mitra, Tangerang Selatan
No.telp/fax :
Fax :

2.2 VISI DAN MISI DPAD

1. Visi DPAD
Terwujudnya kantor perpustakan daerah sebagai pusat layanan
informasi menuju peningkatan mutu pendidikan masyarakat kota
Tangerang Selatan yang cerdas, modern, dan religius.
2. Misi DPAD
 Meningkatkan kualitas dan kuantitas penyelenggaraan
perpustakaan
 Meningkatkan kualitas sumber daya pengelola perpustakaan
 Meningkatkan kualitas pelayanan serta permasyarakatan
perpustakaan
 Meningkatkan pengembangan, pembinaan perpustakaan
 Meningkatkan jaringan informasi dan kerjasama perpustakaan

9
  Meningkatkan minat budaya baca masyarakat
 Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian hasil budaya bangsa
berupa karya cetak dan karya rekam

2.3 SEJARAH SINGKAT BERDIRINYA PERUSAHAAN

Pergunaan sebagai suatu DPAD Tangsel awalnya terpisah antara lembaga

perpustakaan dan kearsipan dan masih berupa kantor. Kantor perpustakaan
daerah (Perpusda) Tangsel Dibentuk berdasarkan peraturan daerah kota
Tangerang Selatan Nomor 6 Tahun 2010 tentang organisasi perangkat
daerah kota Tangerang Selatan, pada awal pembentukan kantor arsip daerah
(KAD) pada tanggal 3 februari 2010 dengan peraturan daerah kota
Tangerang Selatan Nomor 6 Tahun 2010 Tentang Organisasi perangkat
daerah kota Tangerang Selatan. Dinas perpustakaan dan arsip daerah
dibentuk berdasarkan peraturan daerah kota Tangerang Selatan Nomor 8
Tahun susunan perangkat daerah 2016 Tentang pembentukan dan dan kota
Tangerang Selatan, yang berlokasi di jl. Raya Siliwangi kecamatan
pamulang Ruko Graha Mitra Tangerang Selatan, dalam melaksanakan tugas
pokok dan fungsinya, SOTK Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
selanjutnya diatur dalam Peraturan Walikota Tangerang Selatan Nomor 69
Tahun 2016 tentang kedudukan, Struktur Organisasi, Tugas pokok dan
fungsi, serta tata kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah kota
Tangerang Selatan.

10
 2.4 STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
KOTA TANGERANG SELATAN

11
2.5 RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

1. Melakukan pengujian kualitas lingkungan,kalibrasi peralatan

penegelolaan limbah, uji profesi, rekomendasidan pengembangan
manajemen jaringa laboratorium lingkungan, pemantauan kualitas
lingkungan.
2. Melakukan pengukuran pencemaran lingkungan antara lain yang
terdiri dari hasil buangan berupa limbah cair, limbah padat dan
pencemaran udara.
3. Mengembangan sitem laboratorium rujukan antara lain : untuk
analisis, metode analisis dan metode kalibrasi yang mampu telusuri
untuk mencapai kemampuan analisis, kajian ulang perlatandan
presisi akurasinya.
4. Melakukan pemantauan terhadap pencemaran lingkungan yang
terjadi diberbagai tempat di Indonesia, sebagai bahan masukan
untuk mengambil kesimpulan bagi penentu kebijakan bidang
lingkungan.
5. Memberikan bimbingan teknis laboratorium lingkungan : bombing
penerapan system mutu berdasarka SNI 19-17025.
6. Membuat pedoman-pedoman : pedoman sampling dan analisis
parameter kualitas lingkungan, pedoman pemantauan kualitas
lingkungan, pedoman perawatan da kalibrasi peralatan laboratorium
lingkungan.

12
 7. Menyediakan dan membuat bahan uji profesi untuk parameter
kualitas lingkungan,bahan acuan standar/bahan acuan ( SRM/RM)
dan regenerasi resin.
Mengembangkan pelayanan informasi lingkungan dan hasil
kegiatan-kegiatan yang dilakukan pusarpedal ,agar dimanfaatka
oleh masyarakat maupun yang berkepentingan lainnya melalui
bentuk media cetak (

BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Prosedur Pengelolaan Surat

1.) Prosedur
Prosedur merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan
tugas atau pekerjaan dan tidak hanya dalam bidang kegiatan operasional
tapi juga dalambidang pekerjaan kantor. Kata prosedur berasal dari bahasa
inggris yaitu Procedure yang artinya menurut kamus bahasa inggris adalah
cara, jalan, tatacara, aturan, ketentuan yang dipakai.
Pengertian prosedur menurut The Liang Gie dalam bukunya yang
berjudul Kamus Administrasi Perkantoran (1986:87), prosedur diartikan :
“suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan
suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan”.
Sedangkan menurut Moekijat (dalam Ida Nuraida, 2008:35)
mengatakan bahwa : Prosedur adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut
dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya dan siapa
yang
melakukannya”.

13
 Menurut Ig. Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kearsipan
(1995:20) bahwa “prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah
menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan
suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip”.
Istilah prosedur yang lain didefinisikan oleh Mulyadi dalam bukunya
yang berjudul Sistem Akuntansi (2001:5) mengatakan bahwa : “Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan krelikal, biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang”.
Berdasarkan definisi di atas dapat kita katakan bahwa prosedur merupakan
suatu bentuk encana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan
berlaku untuk kegiatan-kegiatan dimasa mendatang. Ketetapan ini dipakai
sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan. kegiatanyang telah
ditetapkan dalam proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena
dalam prosedur menguraikan cara-cara yang tepat untuk menyelesaikan
kegiatan-kegiatan tersebut secara bururutan dari kegiatan secara
kronologis.

2.) Pengelolaan

Pengelolaan sama artinya dengan manajemen, menurut M.C Maryati

dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran Efektif (2008:9)
“manajemen adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan
sumber daya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan
dengan cara efektif dan efisien.”
Pengertian manajemen yang lain didefinisikan oleh Stoner (dalam T.
Hani Handoko, 1985:8) mengatakan bahwa :
“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

14
pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan
penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan
adalah suatu proses atau cara perbuatan mengelola yang memberikan
pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan
dan pencapaian tujuan organisasi.

3) Surat

Pengertian surat berdasarkan Wikipedia Indonesia, surat adalah sarana

komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Fungsinya mencakup 5 (lima) hal : sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis;
alat pengingat; alat bukti historis dan pedoman kerja.
Menurut A.W Widjaja dalam bukunya yang berjudul Administrasi
Kearsipan (1993:17) bahwa “surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain
atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan”. Berikut ini
disampaikan beberapa rumusan mengenai surat yang diambil dalam
sebuah buku yang ditulis oleh Moekijat (dalam Ida Nuraida, 2008:50) :
a) Menurut J. Wajong
Surat adalah pernyataan /ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa
orang yang tidak hadir.
b) Menurut S. Hidayat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu
pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan,
beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c) Menurut Prajudi Atmosudirdjo

15
 Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau
atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat
tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan, surat adalah
suatu pernyataan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang berasal
dari suatu instansi kepada instansi yang lain yang berguna untuk
menyampaikan suatu berita.

4) Prosedur Pengelolaan Surat

Berdasarkan pengertian diatas tentang definisi prosedur, pengelolaan

dan juga surat dapat disimpulkan mengenai arti dari prosedur
pengelolaan surat adalah serangkaian proses kegiatan mengurus surat
dengan metode tertentu. Mulai dari pencatatan, pengiriman dan juga
penyimpanan.

5) Fungsi Surat
Adapun fungsi dari surat menurut Barthos dalam bukunya yang
berjudul Manajemen Kearsipan (1990:36) adalah sebagai berikut :
1. Wakil dari pengirim atau penulis
2. Bahan pembuktian.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Mengingat betapa pentingnya surat yang ada, maka siapapun yang

menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna,
agar tujuan dari isi surat dapat tercapai sesuai dengan kehendak
organisasi.
6) Jenis dan Bentuk Surat

16
 Ada berbagai macam jenis surat, menurut Ida Nuraida dalam bukunya
yang berjudul Manajemen Administrasi Perkantoran (2008:51-53) surat
dapat ditinjau dari berbagai segi untuk memudahkan dalam memahami
macam dan
jenis surat, antara lain :
1. Menurut wujud surat
a) Kartu pos
Kartu pos adalah surat yang dibuat diatas kartu/kertas karton, umumnya
berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk mengirim berita yang
isinya singkat dan bersifat rahasia atau dapat dibaca orang lain.
b) Warkat pos
Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop. Wujud warkat
pos berupa lipatan-lipatan kertas dimana bagian yang tertutup merupakan
isi surat dan pada bagian luar tercantum alamat surat dan alamat
pengirimnya.

c) Surat bersampul
Surat beramplop/bersampul, surat ini digunakan untuk :
1) Pengiriman surat dimana isi dari surat tersebut tidak boleh diketahui
oleh orang yang tidak berkepentingan.
2) Pengiriman berita yang cukup panjang serta memerlukan beberapa
halaman kertas.
3) Dipandang lebih penting dan sopan.

d) Memorandum dan nota

Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan
aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat oleh atasan kepada
bawahan. Isi memorandum atau nota dapat berupa :
1) Permintaan informasi
2) Pemberian informasi
3) Pemberian referensi

17
4) Penugasan
5) Himbauan
6) Peringatan

e) Telegram
Surat yang ditulis pada blangko telegram dan berisi pokok-pokok
persoalan/permasalahan.

f) Wesel
Surat ini lebih dikenal dengan sebutan Pos Wesel. Surat ini digunakan
untuk mengirim sejumlah uang lewat pos.

2. Menurut jumlah penerima surat

a) Surat biasa
Surat biasa dikirim oleh seseorang atau suatu instansi
kepadaorang/pejabat/instansi tertentu.
b) Surat edaran
Surat edaran ditujukan kepada beberapa orang/pejabat/organisasi.
c) Surat pengumuman
Surat ini ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang
identitasnya tidak diutarakan secara langsung. Surat pengumuman
digunakan apabila pihak yang dituju tidak memungkinkan untuk
dituliskan nama dan alamat satu persatu.

3. Menurut uregensi pengiriman/penyelesaian surat

a) Surat biasa
Surat ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat.
Meskipun demikian, setiap surat memerlukan jawaban atau tanggapan
hendaknya segera dijawab atau dibalas.
b) Surat segera

18
Surat ini menuntut tanggapan atau penyelesaian secepatnya oleh
penerima surat.
c) Surat sangat segera
Surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerima
surat. Penyelesaian dan pengiriman surat tidak boleh ditunda-tunda,
tetapi harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

4. Menurut tujuan surat

a) Surat pemberitahuan
b) Surat perintah
c) Surat permintaan
d) Surat peringatan
e) Surat panggilan
f) Surat susulan
g) Surat keputusan
h) Surat laporan
i) Surat perjanjian
j) Surat penawaran

5. Menurut sifat, isi dan asal surat

a) Surat niaga
Surat yang dibuat dalam dunia bisnis, perniagaan atau perindustrian.
Surat ini bersifat resmi, namun tidak selalu menggunakan bahasa
Indonesia yang baku, tergantung kepada situasi.
b) Surat dinas/surat jabatan
Surat yang diselenggarakan oleh jawatan/instansi dan berisi
pelaksanaan tugas dengan segala formalitasnya. Surat ini bersifat resmi
dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
c) Surat pribadi/keluarga
Surat ini bukan termasuk surat niaga maupun dinas, biasanya
digunakan untuk kepentingan keluarga. Surat pribadi umumnya bersifat

19
tidak resmi baik dalam ragam bahasa maupun dari struktur penyampaian.
Namun, ada pula yang bersifat resmi, seperti surat lamaran kerja,
undangan, ucapan selamat, dan sebagainya.
d) Surat yang berisi masalah sosial
Surat yang bertujuan masalah sosial, misalnya sumbangan bencana
alam atau untuk daerah yang kurang mampu. Bahasa yang digunakan
dalam surat ini bersifat resmi karena tujuan surat adalah meningkatkan
citra positif perusahaan atau disesuaikan dengan kondisi yang terjadi
dalam perusahaan.

20
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 PENGERTIAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP DAERAH,PAMULANG, KOTA TANGERANG SELATAN”.
adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan administrasi umum berkaitan
dengan dokumen
4.2 PERANAN DAN FUNGSI

Peran dan fungsi penulis saat melaksanakan Praktek Kerja Industri

( Prakerin ) sejak tanggal 01 Agustus 2014 s/d 30 September 2019. Pada

21
 Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Tangerang Selatan adalah
sebagai berikut:
a. Membantu atau meringankan proses kegiatan di DPAD Tangerang
Selatan.
b. Membantu bagian administrasi.
4.3 TAHAP-TAHAP KEGIATAN PELAKSANAAN

Sebelum penulis memulai kegiatan ada beberapa hal yang harus

dipersiapkan terlebih dahulu, yaitu :
a. Membersihkan dan merapikan tempat kerja dengan baik dan rapi
b. Mengoperasikan Komputer
c. Mengentry surat masuk dan surat keluar
d. File surat ke filling kabinet

4.4 FAKTOR PENUNJANG DAN FAKTOR PENGHAMBAT

4.4.1 FAKTOR PENUNJANG

a. Adanya Komputer, Telephone.
b. Adanya kerjasama antar karyawan dengan baik
c. Ruangan Bersih dan Nyaman
d. Ada Mesin Foto Copy.
e. Ada mesin printer

4.4.2 FAKTOR PENGHAMBAT

a. Komputer sering mati

b. Koneksi internet lambat

22
 BAB V

PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan dapat diperoleh suatu

kesimpulan tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Bagian Umum yaitu :
1. Tahapan Prosedur Surat Masuk Prosedur pengelolaan surat masuk
menggunakan buku agenda, formulir Kartu Kendali Surat Masuk dan juga
lembar disposisi. Surat masuk yang sering diterima Pada Bagian Umum
Badan Pemberdayaan Usaha Milik Daerah Kabupaten Sragen adalah surat
bentuk resmi. Prosedur dalam pengelolaan surat masuk antara lain :
a) Penerimaan Surat

23
Surat diterima pada Bagian Umum oleh subbagian TU dan memeriksa
kelengkapam surat
b) Pemberian Kode Klasifikasi
Memberi stempel tanggal dan waktu ketika surat diterima di bagian
belakang surat dan memberikan kode berdasarkan klasifikasi surat
c) Pencatatan Surat
Surat dicatat dalam Kartu Kendali Surat Masuk dan juga pada lembar
disposisi
d) Pengarahan
Surat diarahkan kepada pimpinan untuk ditanggapi dan diisi lembar
disposisinya.
e) Pendistribusian Surat
Surat kemudian didistribusikan sesuai dengan isi dari disposisi tersebut.
f) Penyimpanan Surat
Bukti penerimaan surat yang telah dikirim berupa kartu kendali warna
putih disimpan pada Bagian Umum dalam suatu almari
2. Tahapan Prosedur Surat Keluar
Surat keluar sendiri pengelolaannya menggunakan Kartu Kendali
Surat Keluar. Surat keluar yang biasa dibuat adalah surat untuk perjalanan
dinas, surat tugas. Prosedur pengelolaan surat keluar antara lain :
a) Perintah Pembuatan Surat
Pimpinan memerintahkan untuk membuat surat.
b) Pembuatan Surat
Surat dibuat dan diteliti oleh petugas yang bersangkutan.
c) Persetujuan dan Penomoran
Surat keluar kemudian dimintakan persetujuan atasan kemudian
dimintakan nomor pada Bagian Umum.
d) Penandatanganan
Setelah diberi nomor surat tersebut dimintakan tanda tangan kepada
pejabat dan kemudian diberi stempel/cap pada Bagian Umum.
e) Pencatatan

24
 Surat kluar kemudian dicatat pada Kartu Kendali Surat Keluar dan juga
buku agenda surat keluar.
f) Pengiriman
Setelah dicatat dalam buku agenda kemudian surat tersebut dikirim oleh
petugas khusus. Akan tetapi pada Bagian Umum ini belum menggunakan
petugas/kurir khusus dalam pengiriman surat, sehingga dalam pengiriman
surat masih melibatkan pegawai pada Bagian Umum.
3. Pengelolaan surat keluar pada kantor Badan Pemberdayaan Usaha Milik
Daerah Kabupaten Sragen masih mengalami kendala yaitu tidak semua
nomor surat tidak diisi oleh pegawai.

5.2 SARAN

Dari kesimpulan diatas penulis menyarankan :

1. Dalam tahapan penilaian surat apabila ada surat masuk yang bersifat
segera, surat tersebut tetap harus menggunakan prosedur pengelolaan surat
yang sudah ditetapkan tetapi wajib untuk didahulukan.
2. Untuk memperlancar pengelolaan persuratan, khususnya surat keluar
dibutuhkan pegawai/kurir khusus pada Bagian Umum untuk mengantar
surat sehingga surat yang akan dikirim segera sampai tujuan.

25
 DAFTAR PUSTAKA

1. AL-FALAH SMK.PEDOMAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI 2015.

2. Aubrey Wilson, Manajemen pemasaran Jasa, Penerbit pustaka, Binaman
presindo,Jakarta 2000.
3. www.ancreative.blogspot.com

26