LAPORAN KELOMPOK PRAKTIK KERJA

LAPANGAN DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KOTA PADANG

DIBUAT OLEH :

ADELIA ZAQI FAHREZA (20026002)

NAJMA NURHAMDA GAHADRI (2006073)

PROGRAM STUDI INFORMASI PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

JURUSAN DEPARTEMEN ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

(DIIP)

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2023
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………..

KATA PENGANTAR……………………………………………………………..

DAFTAR ISI…………………………………………………………………….....

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………….

A. LATAR BELAKANG MASALAH…………………………………….......

B. TUJUAN PKL……………………………………………………………....
C. MANFAAT PKL……………………………………………………………

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI………………………………………

A. Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang………………

B. Gambaran Umum Instansi…………………………………………………….
C. Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang…………………….
D. Lokasi Instansi………………………………………………………………...
E. Struktur Organisasi……………………………………………………………
F. Bidang Kegiatan atau Bagian ………………………………………………….

BAB III PELAKSANAAN PKL

A. Sistem Praktek Kerja Lapangan (PKL) Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Padang……………………………………………………………………….
B. Kegiatan PKL di Instansi……………………………………………………
C. Tantangan Selama PKL……………………………………………………..

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan …………………………………………………………………..
B. Saran ………………………………………………………………………….

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………..

LAMPIRAN……………………………………………………………………….
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat-nya kepada penulis,
sehingga bisa menyelesaikan proses pembuatan laporan praktik kerja lapangan (PKL) kelompok
yang bertempat di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang pada tanggal 9 januari
sampai dengan 10 maret 2023.

Dengan pelaksanaan praktik kerja lapangan ini, maka sudah kewajiban bagi penulis untuk
menyusun laporan praktik kerja lapangan kelompok ini sebagai salah satu syarat untuk
menyelesiakan tugas mata kuliah ini.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih sangat belum sempurna dan memiliki banyak
kekurangan. Namun, dengan adanya dorongan semangat dan motivasi yang di berikan kepada
penulis, sehingga laporan ini dapat terselesaikan. Dikesempatan ini, penulis mengucapkan
terimakasih kepada pihak-pihak terkait pada PKL yang telah memberi dukungan moral dan juga
bimbingannya. Ucapan terimakasih ini penulis tunjukan kepada :

1. Ibu Malta Nelisa, S.Sos., M.I.Kom. Selaku Ketua Program Studi Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan Universitas Negeri Padang yang telak memberikan
bimbingan serta arahan yang mendukung penulis dalam menyelesaikan laporan PKL
ini.
2. Ibu Desriyeni, S.Sos., M.I.Hum. selaku dosen pembimbing praktik kerja lapangan
(PKL) di Universitas Negeri Padang yang telah memberikan bimbingan dan yang
mendukungan penulis dalam menyelesaikan laporan PKL ini.
3. dr. Feri Mulyani Hamid, M.Biomed. selaku kepala bidang perpustakaan di Dinas
perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang.
4. Ibu Sefni Hayati, S.Sos. MM. selaku pamong sekaligus supervisor yang telah
memberikan bimbingan selama kegiatan PKL di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Kota Padang.
5. Bapak/Ibu pimpinan pegawai serta staf di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota
Padang yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan
(PKL), sehingga kami bisa melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini dengan lancar.
 6. Kepada teman-teman kelompok yang sudah berkerjasama dengan baik dan saling
membantu selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Kota Padang.

Susunan laporan ini sudah dibuat sebaik-baiknya, namuntentunya masih ada kesalahan
dan kekurangannya. Oleh karena itu, sangat diperlukan, kritik dan saran untuk penulis agar dapat
lebih baik lagi.

Padang, Maret 2023

Adelia Zaqi Fahreza Najma Nurhamda Gahadri

Nim : 20026002 Nim : 20026073

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan diharapkan dapat mencetak lulusan-
lulusan penereus generasi bangsa yang sanggup menguasai ilmu pengetahuan secara
teoritis, praktis, dan aplikatif. Untuk menciptakan lapangan kerja yang unggul dan
memiliki kemampuan serta keahlian yang baik, Universitas Negeri Padang (UNP)
sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang aada di Padang berusaha membentuk
dan melatih lulusan-lulusan yang ada untuk siap terjun ke dunia kerja.
Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu kegiatan akademik yang berfokus
pada kemampuan untuk mengembangkan dan menempa ilmu yan telah dipelajari selama
menjalani perkuliahan dan praktiknya. Kegiatan ini dapat menambah pengalaman
mahasiswa khususnya di Prodi D3 Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas
Negeri Padang dan memberikan wawasan mendalam terkait dunia kerja sebelum lulus
dari bangku perkuliahan kelak.
Penulis memilih tempat Praktik Kerja Lapangan pada Dinas Perpustakaan Dan
Kearsipan Kota Padang karena penulis ingin mengetahui apa tugas dan fungsi pokok
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang, bagaimana cara mengolah dan
mendapatkan data-data, dan kemajuan-kemajuan apa saja yang telah dicapai Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang, yang mana informasi yang diketahui penulis
dapat menjadi pelajaran yang berharga dan dapat menambah pengalaman penulis. Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang merupakan salah satu instansi pemerintah
yang telah menerapkan Teknologi Informasi (TI) dalam proses pengolahan data. Instansi
tersebut bergerak dibidang Pengolahan buku khususnya pengolahan data-data buku dan
arsip buku di Kota Padang. Banyak potensi dan peluang besar dalam mempelajari
ataupun mengembangkan Teknologi Informasi di instansi pemerintah. Selain itu penulis
beranggapan bahwa memilih instansi tersebut sebagai tempat praktik akan memberikan
pengalaman yang berbeda karena lingkup Teknologi Informasi dipandang secara luas di
instansi pemerintah khususnya di bidang pengolahan dan pertanian. Hal tersebut menjadi
 alasan bagi penulis untuk memilih Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Padang
sebagai tempat melaksanakan kegiatan PKL.
Pada dasarnya pendidikan berguna mempersiapkan tenaga kerja sebelum
memasuki lapangan pekerjaan agar pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh sesuai
dengan jenis pekerjaan yang dikehendaki. Untuk menyiapkan kualitas mahasiswa yang
handal dan berkemampuan tinggi, Universitas Negeri Padang bersaing dalam
meningkatkan kualitas belajar maupun mengajar, pembelajaran dari pengalaman
langsung dapat diimplementasikan dengan adanya Praktik Kerja Lapangan (PKL).

B. Tujuan PKL
Secara umum pelaksanaan magang diajukan untuk :
1. Mahasiswa diberikan pembekalan dan kesempatan untuk
mendapatkan kesempatan guna menguji dan menerapkan ilmu
pengetahuan yang sudah mereka dapatkan di bangku perkuliahan.
2. Dalam program magang, mahasiswa diberikan pengalaman tentang
berbagai dinamika dan tantangan bekerja tidak hanya dalam aspek
manajemen di institusi partikal.
3. Keterlibatan mahasiswa dalam kinerja institusi diharapkan dapat
memperkuat kinerja institusi dimana program magang dilaksanakan.

C. Manfaat PKL
Adapun manfaat dari Praktik Kerja Lapangan ini yaitu :
a) Bagi Mahasiswa
1) Menambah wawasan dan pengalaman tentang informasi perpustakaan.
2) Membantu dalam mengaplikasikan teori yang dipelajari selama di bangku
perkuliahan.
3) Menambah pengalaman di bidang perpustakaan sesuai dengan prodi yang
di jalani.
4) Bisa mengerjakan dan lebih paham mengenai layanan disebuah
perpustakaan.
 5) Bisa bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang di jalani nantinya pada
bidang perpustakaan.

b) Bagi instansi

1) Dapat memberikan inovasi yang kreatif dari mahasiswa Praktek KerjaLapangan

(PKL) kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang dalam mengembangkan
perpustakaan

2) Mahasiswa membantu perpustakaan dalam membuat laporan inventarisasi koleksi

perpustakaan

3) Mahasiswa membantu perpustakaan dalam Reparasi rak surat kabar dan kliping

4) Sebagai bahan pertimbangan untuk membuat kebijakan yang lebih baik dan yang
lebih efektif dalam rangka meningkatkan pemanfaatan koleksi bacaan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang

c) Bagi perguruan tinggi

1) Sebagai sarana komunikasi dalam menjalani kerjasama antar perpustakaan dan

perguruan tinggi
 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI

A. Visi dan Misi Perpustakaan Umum Kota Padang

Visi : “Menjadikan Perpustakaan Umum Kota Padang sebagai Pusat Informasi
dan Kegiatan Belajar Masyarakat Kota Padang”
Misi :
1.Mendorong masyarakat untuk belajar menuju masyarakat madani yang sadar
infromasi
2.Meningkatkan Pembinaan,Pengembangan dan Pendayagunaan berbagai jenis
Perpustakaan
3.Memberikan Pelayanan yang maksimal untuk Kepuasan Pemustaka
4.Melengkapi Koleksi dengan koleksi berkualitas dan UP to Date

Motto :
Visi : “Mewujudkan Masyarakat Kota Padang yang Madani Berbasis Pendidikan,
Perdagangan dan Pariwisata Unggul serta Berdaya Saing”.
Misi :
1. Meningkatkan kualitas pendidikan untuk menghasilkan sumber daya manusia
yang beriman, kreatif, inovatif dan berdaya saing.
2. Mewujudkan Kota Padang yang unggul, aman, bersih, terbit, bersahabat dan
menghargai kearifan lokal.
3. Meningkatkan tumbuh ekonomi Kota Padang yang inklusif .
4. Mewujudkan Kota Padang sebagai pusat perdagangan dan ekonomi kreatif.
5. Meningkatkan kualitas pengolahan pariwisata yang nyaman berkesan.
6. Menciptakan masyarakat sadar, peduli dan tangguh bencana.
7. Meningkatkan kualitas tata kelola pemerintah yang bersih dan pelayanan
publik yang prima.
B. Gambaran Umum Instansi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang merupakan perpustakaan umum
yang berada di Kota Padang , Provinsi Sumatera Barat, yang beralamat di Jl. Batang Anai
No.12, Kompek Gor H. Agus Salim Padang. Perpustakaan ini dikelola oleh 16 pegawai
yang terdiri dari kepala bidang, 2 Pembina ahli, 2 Pustakawan, 2 Sopir, 5 Tenaga
penyuluh.
Jumlah Koleksi yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
KotaPadang akan terus bertambah seiring berjalannya waktu. Perpustakaan memiliki
11.079 judul buku dan 36.179 eksemplar. Koleksi tersebut diantaranya Karya Umum,
Filsafat dan Psikologi, Agama, Ilmu-ilmu Sosial, Bahasa, Ilmu Murni, Ilmu
Terapan/Teknologi, Olahraga dan Seni, Kesusastraan serta Sejarah dan Geografi, Koleksi
referensi, Koleksi remaja dan dewasa serta koleksi anak. Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang melayani pemustaka pada setiap hari senin- jumat. Untuk hari
senin-kamis pukul 07.30-16.00 wib sedangkan hari jumat pukul 07.30-16.30.

Jumlah Koleksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Berdasarkan KlasifikasiTahun

2021

GOLONGAN / KLASIFIKASI BUKU JUMLAHEKSEMPLAR

000 Karya Umum 2.132
100 Filsafat 1.793
200 Agama 4.667
300 Ilmu-Ilmu Sosial 9.163
400 Bahasa & Linguistik 1.011
500 Ilmu-Ilmu Murni 1.906
600 Teknologi (Ilmu Terapan) 7.677
700 Kesenian Dan Seni Dekorasi 3.717
800 Kesusastraan 1.904
900 Geografi Umum Dan Sejarah Umum 2.209
Jumlah 36.179
 Strategi yang akan dikembangkan untuk mempromosikan Perpustakaan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang :

 Meningkatkan minat baca dan budaya baca masyarakat guna mewujudkan masyarakat
gemar membaca. Tujuannya adalah menjadikan membaca sebagai suatu kebutuhan dan
pada akhirnya tercipta budaya gemar membaca.
 Meningkatkan kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagai sarana pembelajaran
sepanjang hayat yang ditandai dengan meningkatnya mutu perpustakaan
 Meningkatkan intensitas dan diversifikasi layanan perpustakaan berbasisteknologi
informasi yang ditandai dengan adanya layanan perpustakaan digital.
 Mengembangkan,mengelola dan mendayagunakan semua karya tulis, karya cetak dan
karya rekam hasil karya intelektual masyarakat KotaPadang.

Strategi yang diterapkan sekarang untuk mempromosikan perpustakaan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang adalah :

 Layanan terhadap Taman Baca Masyarakat (TBM) di kota Padang

 Kunjungan layanan perpustakaan keliling ke SD,Panti Asuhan,TBM
 Kegiatan layanan berbasis inklusi social
 Layanan baca di tempat dan read aloud di SD
 Layanan pemanfaatan perpustakaan pada panti asuhan
 Layanan baca dalam bentuk story telling di SD
 Layanan pemanfaatan perpustakaan di lapas
 Library Tour ke Perpustakaan Umum Kota Padang

C. Sejarah Perpustakaan Umum Kota Padang

Kearsipan di Kota Padang sudah ada sejak pertama kali dibentuknya
Pemerintahan Kota Padang berdasarkan Besluit Gouverneur tanggal 19 April1905 (Stb.
1905 Nomor 290) dengan ketentuan Padang dibawah kekuasaan Kepala Afdeling
Assisten Resident dan Padang en Omme landen.
Pada tanggal 1 Maret 1906 melalui satu ordonansi, padang ditetapkan
sebagaisuatu daerah Gemeente (Stb. 1906 No. 151). Gemeente mempunyai suatu dewan
yang disebut Gemeente Raad. Sampai pada tahun 1938, berdasarkan ordonansi tahun
1938 No. 131 (Stb. 1938 No. 357) Padang menjadi kota otonom atau Kotapraja
Keresidenan Sumatera Barat. Pada masa Jepang, dengan berlakunya Osamu Seirei No. 1
Tahun 1942, semua aturan Belanda tetap berlaku dan diakui sementara waktu.
Setelah kemerdekaan, berdasarkan Ketetapan Gubernur Sumatra Barat tanggal
17Mei 1946 No. 103 Padang ditetapkan sebagai Kota Besar. Pada pemulihan kedaulatan
RI tahun 1949, berdasarkan Keputusan Presiden Indonesia Serikta(RIS) tanggal 9 Maret
1950 No. 111 Kota Padang dikembalikan ketanganPemerintahan Negara RI.
Kemudian melalui Keputusan Gubernur Propinsi Sumatera Tengah tanggal
15Agustus 1950 No. 65/GP-50 Padang ditetapkan Padang sebagai daerah otonom.Dalam
daerah otonom itu terdapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan DewanPemerintah
Daerah yang dibentuk untuk membantu tugas kepala daerah. Sejak ada Dewan
Pemerintah Daerah ini (disebut juga Dewan Pekerja), kearsipanmendapat tempat dengan
nama “sub urusan arsip dan ekspedisi” yang berada diUrusan Umum (Tata Usaha).
Pada tahun 1957 arsip tidak dibunyikan dalam pembagian tugas Dewan Pekerja,
tapi pelaksanaannya tetap pada Urusan Umum. Keluarnya Peraturan Presiden No.19
tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional yang kemudiandisempurnakan
dengan lahirnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentangKetentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, arsip secara kelembagaan baru definitif sejak adanya Perda Kotamadya
Dati II Padang Nomor 30 tahun 1997 tentangPembentukan Susunan Organisasi dan Tata
Kerja Kantor Arsip Kotamadya DatiII Padang, tanggal 12 Desember 1998.
Pembentukan ini merupakan tindak lanjut dari Keputusan Menteri Dalam Negeri
Nomor 1 Tahun 1997 tentang Pembentukan 52 Kantor Arsip DaerahKabupaten/Kota
Daerah Tingkat II di Indonesia. Namun dengan dikeluarkannyaUndang-Undang Nomor
22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip Kota Padang kembali
ditetapkan dan diatur melalui Perda Nomor 5 Tahun2001 tentang Pembentukan Susunan
Organisasi Lembaga Teknis Daerah.
Beberapa tahun kemudian, disahkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun
2004tentang Pemerintahan Daerah, Kantor Arsip dikembangkan menjadi Kantor Arsip
dan Perpustakaan yang ditetapkan dengan Perda Nomor 13 tahun 2004.Pada
perkembangan selanjutnya, dengan keluarnya Peraturan Daerah KotaPadang No 17
 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Padang, Kantor
Arsip dan Perpustakaan dirubah menjadi Kantor Arsip, Perpustakaan dan
Dokumentasi.Dan melalui Peraturan Daerah KotaPadang Nomor 6 Tahun 2016 Tentang
Pembentukan dan Susunan PerangkatDaerah Kota Padang (Lembaran Daerah Tahun
2016 Nomor 6, Kantor Arsip,Perpustakaan dan Dokumentasi diganti menjadi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan.

D. Lokasi Instansi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang terletak di jalan Jendral
Sudirman No.1 Padang. Tetapi, perpustakaannya terletak di Jl. Batang Anai No.12 Rimbo
Kaluang. Kecamatan Padang Barat, Kota Padang, Sumatera Barat 25125. Jarak dari
perpustakaan Kota Padang ke Universitas Negeri Padang berkisar 4 km dengan jarak
tempuh kurang lebih 10 menit menggunakan kendaraan.

E. Struktur Organisasi
1. Kepala dinas
Kepala dinas mempunyai tugas memimpin dan mengatur penyelenggaraan urusan
pemerintahan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan demi terwujudnya hasil kerja yang prima, berkualitas
dengan sistem yang kondusif Tugas dan fungsi Kepala Dinas adalah sebagai berikut :
a. Menyusun kebijakan teknis bidang perpustakaan dan kearsipan berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku demiterwujudnya hasil kerja yang
berkualitas;
b. Merumuskan program kerja dan sasaran strategis bidang perpustakaan dan
kearsipan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undanganuntuk pencapaian sistem
yang berkualitas, berhasil dan berdaya guna;
c. Melakukan koordinasi program kerja dinas perpustakaan dan kearsipan
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan agar penyelenggaraan urusan
dinas dapat terukur secara tepat dan optimal;
 d. Mengendalikan penyelenggaraan urusan dinas dengan para stakeholder terkait
berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan agar terwujudnya sinkronisasi
kebijakan dengan baik;
e. Membina urusan perpustakaan dan kearsipan serta tugas pembantuan meliputi
manajemen, penelitian dan pengembangan, berdasarkanketentuan peraturan perundang-
undangan demi terwujudnya sumber daya manusia yang berkualitas;
f. Mengevaluasi penyelenggaran urusan perpustakaan dan kearsipan berdasarkan
peraturan perundang-undangan sebagai bentuk upayamenjaga mutu dan kinerja yang
optimal;
g. Melaporkan penyelenggaraan urusan perpustakaan dan kearsipan sesuaidengan
peraturan yang berlaku agar pencapaian hasil pelaksanaan tugasdapat lebih efisien dan
efektif;
h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuaidengan tugas
dan fungsinya.

2. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas membantu kepala dinas dalam meberikanan pelayananadministrasi
kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan dinas dalam urusan umum, perlengkapan,
keuangan, kepegawaian, evaluasi dan pelaporan.Tugas sekretariat :
a. Penyusunan administrasi kepegawaian, perlengkapan dan peralatan, urusan rumah tangga
dinas, keuangan, perpustakaan dan kearsipan;
b.Penyusunan anggaran, pembinaan organisasi dan tata laksana, menyusun evaluasi dan
pelaporan;
c. Peningkatan sumber daya manusia;
d.Pembuatan evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Dinas;
e.Mengatur perjalanan dinas;
f.Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sekretariat terbagi atas 2 sub bagian yaitu:
a. Sub bagian umum, yang bertugas membantu sekretaris melaksanakan urusan pengelolaan
administrasi kepegawaian,urusan rumah tangga,peralatan,dan perlengkapan dinas.
b. Sub bagian keuangan, yang bertugas dalam pengadministrasi kepegawaiandan
pengadministrasi keuangan
3. Bidang Perpustakaan
Bidang Perpustakaan memiliki tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan di bidang promosi, layanan, pengolahan dan pelestarian
bahan pustaka.
4, Bidang Kearsipan
Bidang Kearsipan memiliki tugas membantu kepala dinas dalam melaksanakan
tugasdinas di bidang kearsipan yaitu mengelola dan melestarikan arsipstatis, pengadministrasian
umum, pemeliharaan arsip. Dinas Perpustakaan danKearsipan Kota Pdang mempunyai Galeri
Arsip Statis yang terletak di Gedung PusatDinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang.
5. Bidang Pembinaan
Bertugas memberikan layanan bimbingan dan pembinaan terhadap berbagai jenis
perpustakaan dengan cara melakukan penyuluhan,bimbingan tempat dan kegiatanmagang di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang.