1

KERANGKA PENULISAN

BAB I. Pendahuluan

A. Tujuan Laporan

B. Konteks dan Latar Belakang Kegiatan

C. Deskripsi Singkat Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya

BAB II. Deskripsi Kegiatan

A. Tujuan Kegiatan

B. Rincian Kegiatan Yang Dilakukan

C. Metode Atau Pendekatan Yang Digunakan Dalam Kegiatan

D. Hasil Yang Dicapai Atau Produk Yang Dihasilkan

BAB III. Permasalahan

A.

IV. Kesimpulan

A.

Daftar Pustaka

A. Sumber-Sumber Referensi Yang Digunakan Dalam Laporan (jika ada)

B. Daftar Bacaan Atau Sumber Informasi Tambahan (jika ada)

Lampiran (opsional)

A. Dokumen atau Data Pendukung Yang Relevan

B. Gambar atau Grafik Terkait Kegiatan

C. Catatan atau Log Kegiatan

 BAB I.

PENDAHULUAN

A. Tujuan Laporan

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah sebuah pelatihan dan

pembelajaran yang dilaksanakan di Dunia Usaha atau Dunia Industri yang relevan

dengan kompetensi keahlian yang dimilikinya masing masing, dalam upaya

meningkatkan mutu Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan juga menambah bekal

untuk masa masa mendatang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta

ketat dalam persaingannya seperti saat ini, selain itu dengan pesatnya perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi, banyak peralatan baru yang diciptakan guna

menunjang banyaknya permintaan produksi barang atau jasa yang menimbulkan

perubahan mendasar untuk mendapat pekerjaan, sehingga tenaga kerja dituntut bukan

hanya memiliki kemampuan teknis belaka, tetapi juga harus lebih fleksibel dan

berwawasan lebih luas, inovatif serta didukung dengan keterampilan yang kompeten,

maka dengan adanya kegiatan prakerin siswa dan siswi dapat mengasah dan juga

megimplementasikan materi yang didapatkannya di sekolah langsung ke dunia usaha

atau dunia industri yang relevan dengan kemampuannya masing masing.

Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu penyelenggaraan pendidikan

keahlian profesional yang memadukan sistematik dan sinkron antara program

pendidikan di sekolah dan penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan

bekerja

1
secara langsung dengan dunia kerja secara terarah untuk membentuk keahlian dan

mental siswa agar pada saat lulus dari SMK siap terjun dalam dunia kerja.

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.

Untuk program keahlian Teknik Komputer Dan Jaringanpihak SMK Negeri I

Manonjaya telah bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipsn Kota Tasik

Malayasebagai salah satu tempat dilaksankannya Praktik Kerja Industri. Hal ini

dilaksanakan dalam rangka peningkatan mutu dari tamatan SMK Negeri Manonjaya

mencapai tujuan yang relevan antara dunia pendidikan dengan tuntutan kebutuhan

tenaga kerja, sekaligus sebagai syarat untuk mengikuti UN (Ujian Nasional).

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dilaksanakannyaPraktek Kerja Lapangan (PKL) adalah

sebagai berikut:

1. Salah satu tujuan utama dari kegiatan praktek kerja lapangan siswa SMK

Manonjaya adalah untuk memberikan pengalaman kerja nyata kepada siswa.

Tujuan ini mencakup pengenalan siswa terhadap lingkungan kerja yang

sesungguhnya, rutinitas kerja, serta interaksi dengan rekan kerja dan atasan.

2. Tujuan lain dari praktek kerja lapangan ini adalah untuk memungkinkan siswa

untuk mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang telah mereka pelajari

di sekolah. Hal ini melibatkan menerapkan teori yang dipelajari dalam situasi

kerja yang nyata, mengembangkan keterampilan praktis, dan memperdalam

pemahaman siswa tentang pekerjaan di bidang yang mereka pelajari di SMK

Manonjaya.
3. Praktek kerja lapangan ini juga bertujuan untuk memberikan siswa pemahaman

yang lebih baik tentang proses kerja dan struktur organisasi di industri yang

relevan. Tujuan ini mencakup pengamatan langsung terhadap tugas dan tanggung

jawab yang dilakukan oleh karyawan dalam perusahaan atau institusi, serta

pemahaman tentang hierarki organisasi dan hubungan antara berbagai

departemen atau divisi.

4. Salah satu tujuan penting dari praktek kerja lapangan adalah untuk membantu

siswa mengembangkan keterampilan kerja yang diperlukan di dunia nyata. Ini

mencakup keterampilan komunikasi, kerja tim, pemecahan masalah,

adaptabilitas, tanggung jawab, serta keterampilan teknis yang spesifik terkait

dengan bidang yang mereka pelajari di SMK Manonjaya.

5. Tujuan lainnya adalah untuk meningkatkan kesadaran karir siswa. Melalui

praktek kerja lapangan, siswa dapat mendapatkan wawasan tentang berbagai

pekerjaan dan peluang karir yang tersedia di industri terkait. Tujuan ini

mencakup pemahaman tentang persyaratan, kualifikasi, dan kompetensi yang

dibutuhkan untuk berkarir di bidang tersebut.

6. Praktek kerja lapangan juga dapat membantu siswa dalam membangun jaringan

profesional awal. Melalui interaksi dengan rekan kerja, atasan, dan profesional di

lapangan, siswa dapat memperluas jejaring mereka dan mendapatkan wawasan

berharga tentang industri yang mereka minati.

Dengan mencapai tujuan-tujuan tersebut, praktek kerja lapangan siswa SMK

Manonjaya diharapkan dapat memberikan pengalaman yang berharga, memperkaya

3
 pemahaman siswa tentang dunia kerja, serta membantu mereka dalam

mempersiapkan diri untuk karir di masa depan.

B. Konteks dan Latar Belakang Kegiatan

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya merupakan

lembaga pemerintah yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan

kearsipan di wilayah Kota Tasikmalaya. Seiring dengan perkembangan teknologi

informasi, dinas ini juga memiliki kebutuhan akan rekayasa perangkat lunak yang

dapat membantu dalam pengelolaan dan penyediaan layanan yang lebih efisien dan

efektif bagi masyarakat.

Laporan praktek kerja lapangan ini dilakukan dengan tujuan untuk

memahami lebih dalam praktik rekayasa perangkat lunak yang diterapkan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya. Latar belakang kegiatan ini

adalah meningkatnya kebutuhan akan perangkat lunak yang dapat mendukung

pengelolaan perpustakaan dan kearsipan yang lebih modern dan terintegrasi.

Dalam konteks ini, dinas tersebut telah melakukan pengembangan dan

implementasi perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan era

digital. Perangkat lunak tersebut mungkin mencakup sistem manajemen

perpustakaan, sistem informasi kearsipan, aplikasi pengelolaan data, atau solusi

teknologi lainnya yang mendukung tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya.

Laporan ini akan melibatkan observasi dan analisis terhadap praktik

pengembangan perangkat lunak, implementasi, pengelolaan, dan pemeliharaannya

di dalam dinas tersebut. Selain itu, laporan ini juga akan mempertimbangkan
 tantangan yang dihadapi dalam penggunaan perangkat lunak, serta memberikan

rekomendasi perbaikan yang relevan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

penggunaan perangkat lunak di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota

Tasikmalaya.

Dengan memahami konteks dan latar belakang ini, laporan praktek kerja

lapangan akan memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang

pengembangan dan penggunaan perangkat lunak dalam pengelolaan perpustakaan

dan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya.

C. Deskripsi Singkat Dinas Perpustakan Dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya

1. Struktur organisasi

5
 Struktur organisasi adalah suatu kerangka dasar yang menunjukkan

hubungan yang jelas antara satu bidang dengan bidang lain. Suatu organisasi yang

baik akan menimbulkan keselarasan, keserasian dan keseimbangan dalam bekerja

agar didapat tenaga kerja yang terampil, efisien dan kreatif.

2.3 Bidang Usaha

Gambaran Pelayanan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota

Tasikmalaya kami jelaskan melalui uraian tugas pokok, fungsi dan stuktur

organisasi.

1) Tugas Pokok, Fungsi Dan Struktur Organisasi

a. Tugas Pokok

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah mempunyai tugas pokok

membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan daerah dan tugas

pembantuan di bidang perpustakaan dan kearsipan.

b. Fungsi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah dalam melaksanakan tugas

pokoknya, menyelenggarakan fungsi :

a) Perumusan kebijakan dalam penyelenggaraan urusanperpustakaan dan

kearsipan;

b) Pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan urusan perpustakaan dan

kerasipan;

c) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup

tugasnya;
 d) Pelaksanaan pengelolaan administrasi dinas; dan

e) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas dan

fungsinya.

2) Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas pokok merumuskan sasaran,

mengarahkan, menyelenggarakan, membina, mengkoordinasikan,

mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan program kerja dinas.

Rincian Tugas Kepala Dinas :

a) Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja dinas;

b) Merumuskan dan menetapkan visi dan misi serta rencana

strategik dan program kerja dinas untuk mendukung visi dan misi

daerah;

c) Menyelenggarakan perumusan dan penetapan kebijakan teknis

operasional di bidang perpustakaan dan kearsipan;

d) Menyelenggarakan pengoordinasian pelaksanaan kegiatan dinas;

e) Menyelenggarakan pembinaan dan mengarahkan semua kegiatan unit

organisasi dinas;

f) Melaksanakan koordinasi dengan perangkat Daerah atau Unit

g) Kerja lain yang terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas dinas;

h) Memberikan saran dan pertimbangan kepada Wali Kota dalam

penyelenggaraan tugas pembangunan dan tugas umum

pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan;

7
 i) Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan hasil

pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

j) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Walikota

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3) Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan

administrasi, koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan kegiatan

ketatausahaan yang meliputi pengelolaan umum, kepegawaian,

keuangan, serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

Rincian tugas Sekretariat:

a) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

b) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya.

a) Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja

Sekretariat;

b) Mengoordinasikan penyusunan rencana program kerja dinas;

c) Mengelola administrasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan dan

barang daerah serta kerumahtanggaan dinas;

d) Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,

ketatalaksanaan dan pelayanan publik di lingkungan dinas;

e) Mengoordinasikan penyiapan rancangan peraturan dan ketentuan

lainnya di bidang perpustakaan dan kearsipan;

f) Menyelenggarakan pengelolaan data statistik di bidang

perpustakaan dan kearsipan;

 g) Mengkoordinasikan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kerja

dinas;

h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang berkaitan

dengan tugas Sekretariat;

4) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok

melaksanakan pengelolaan barang milik daerah di lingkungan Dinas,

pengelolaan rumah tangga, ketatausahaan dan perpustakaan, pengelolaan

administrasi kepegawaian serta pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan

dan pelayanan publik.

Rincian tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian;

b) Melaksanakan ketatausahaan di lingkungan dinas;

c) Melaksanakan pengelolaan perpustakaan dinas;

d) Melaksanakan pengurusan kerumahtanggaan dinas;

e) Melaksanaan pengelolaan barang milik daerah di lingkungan

dinas;

f) Mengelola kepegawaian di lingkungan dinas;

g) Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan

kelembagaan, ketatalaksanaan dan pelayanan publik di

lingkungan dinas;

9
 h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan laporan yang berkaitan

dengan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

i) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

j) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

5) Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan

mempunyai tugas pokok mengoordinasikan penyusunan rencana kerja,

evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas serta melaksanakan pengelolaan

administrasi keuangan;

Rincian tugas Sub Bagian Perencanaan Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan:

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Sub Bagian

Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan;

b) Mengoordinasikan penyiapan bahan penyusunan program kerja dinas;

c) Mengoordinasikan penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan

program kerja dinas;

d) Menyusun data statistik yang berhubungan dengan bidang perpustakaan

dan kearsipan;

e) Melaksanakan penyajian informasi dan data statistik berhubungan

dengan bidang perpustakaan dan kearsipan;

f) Melaksanakan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi

bidang bidang perpustakaan dan kearsipan;

g) Melaksanakan penyusunan rencana anggaran;

 h) Melaksanakan penatausahaan keuangan;

i) Melaksanakan pembinaan penatausahaan keuangan di lingkungan

dinas;

j) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan laporan yang berkaitan dengan

tugas Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan;

k) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

l) Dan Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

6) Bidang Perpustakaan

Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan,

penyusunan bahan kebijakan teknis, penyelengaraan, fasilitas, pembinaan dan

pengembangan perpustakaan di daerah.Rincian tugas Bidang

Perpustakaan :

a) Menyelengarakan penyusunan rencana program kerja Bidang

Perpustakaan;

b) Menyelengarakan penyusunan bahan kebijakan teknis pengelolaan

perpustakaan;

c) Menyelenggarakan pengelolaan koleksi bahan perpustakaan dan naskah

kuno;

d) Menyelenggarakan pelayanan perpustakaan daerah;

e) Menyelenggarakan pembinaan perpustakaan di daerah serta

pengembangan minat baca;

11
 f) fMelaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Bidang Perpustakaan;

g) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

h) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya.

7) Seksi Pengolahan Bahan Pustaka

Seksi Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta pelaksanaan

pengolahan bahan pustaka.

Rincian tugas Seksi Pengolahan Bahan Pustaka :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi

Pengolahan Bahan Pustaka;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis

pengolahan bahan pustaka;

c) Melaksanakan pengadaan bahan pustaka;

d) Melaksanakan pengolahan, penyiangan dan pelestarian bahan

pustaka;

e) Melaksanakan pendataan dan atau penghimpunan koleksi deposit

daerah dan naskah kuno;

f) Melaksanakan pengelolaan koleksi deposit daerah dan naskah

kuno;Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan

yang berkaitan dengan tugas seksi pengolahan bahan pustaka;

g) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

 h) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

8) Seksi Layanan Perpustakaan

Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta pelaksanaan

layanan perpustakaan daerah.

Rincian tugas Seksi Layanan Perpustakaan :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi Layanan

Perpustakaan;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis

layanan perpustakaan;

c) Melaksanakan layanan sirkulasi;

d) Melaksanakan layanan referensi;

e) Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan bulkloan;

f) Melaksanakan penyiapan kerjasama layanan dengan

perpustakaan lain;

g) Melaksanakan bimbingan pemakai perpustakaan;

h) Melaksanakan penyusunan informasi sekunder;

i) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Seksi Layanan Perpustakaan;

j) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

9) Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca

13
 Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca

mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan,

penyusunanpetunjuk teknis serta pelaksanaan pembinaan perpustakaan

dan pengembangan budaya baca.

Rincian tugas Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan

Budaya Baca :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi

Pembinaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis

pembinaan perpustakaan dan pengembangan minat baca;

c) Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan pengelolaan

perpustakaan;

d) Melaksanakan pembinaan dan bimbingan pengelolaan

perpustakaan;

Melaksanakan penyelenggaraan promosi, sosialisasi

dan apresiasi perpustakaan;

e) Menyelenggarakan promosi, sosialisasi dan apresiasi pembudayaan

kegemaran membaca;

f) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Seksi Pembinaan Perpustakaan dan

Pengembangan Budaya Baca;

g) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

 h) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

10) Bidang Kearsipan

Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan

bahan kebijakan teknis, penyelenggaraan, pembinaan pengelolaan kearsipan di

daerah. Rincian tugas Bidang Kearsipan :

a) Menyelenggarakan penyusunan rencana program kerja Bidang

Kearsipan;

b) Menyelenggarakan penyusunan bahan kebijakan teknis

pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis serta layanan

kearsipan;

c) Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis;

d) Mengoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan arsip statis;

e) Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan kearsipan;

f) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Bidang Kearsipan

g) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

h) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tuas dan

fungsinya.

11) Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis

15
 Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta

pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis. Rincian tugas Seksi Pengelolaan

Arsip Dinamis :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi

Pengelolaan Arsip Dinamis;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis;

c) Melaksanakan pengelolaan arsip aktif;

d) Melaksanakan pengelolaan arsip in-aktif;

e) Menyelenggarakan program arsip vital;

f) Melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis;

g) Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip dinamis;

h) Melaksanakan penyusutan arsip;

i) Mengelola Sistem Informasi Kearsipan Kota (SIKK);

j) Menyelenggarakan Jaringan Informasi Kearsipan Kota (JIKK);

k) Menyelenggarakan layanan penitipan arsip;

l) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis;

m) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

n) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

12) Seksi Pengelolaan Arsip Statis

 Seksi Pengelolaan Arsip Statis mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta

pelaksanaan pengelolaan arsip statis.

Rincian tugas Seksi Pengelolaan Arsip Statis :

a) Melaksanakan penyusunan rencana program kerja Seksi

Pengelolaan Arsip Statis;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis;

c) Melaksanakan akuisisi arsip statis;

d) Melaksanakan pengelolaan arsip statis;

e) Melaksanakan preservasi dan restorasi arsip statis;

f) Melaksanakan layanan penelusuran dan pemanfaatan arsip statis;

g) Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis;

h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Seksi Pengelolaan Arsip Statis;

i) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

j) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas

danfungsinya.

13) Seksi Pembinaan Kearsipan

Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan kebijakan, penyusunan petunjuk teknis serta

pelaksanaan pembinaan kearsipan. Rincian tugas Seksi Pembinaan

Kearsipan :

a. Melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pembinaan

17
 Kearsipan

b. Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan dan petunjuk teknis

pembinaan kearsipan;

c. Melaksanakan penyusunan pedoman pengelolaan kearsipan;

d. Melaksanakan pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi

pengelolaan kearsipan;

e. Melaksanakan promosi dan sosialisasi

penyelenggaraan

kearsipan;

f. Melaksanakan penyiapan pemberian penghargaan pengelolaan

kearsipan bagi lembaga atau masyarakat;

g. Mengoordinasikan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan

kearsipan;

h. melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan tugas Seksi Pembinaan Kearsipan;

i. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; dan

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

14) Unit Pelaksana Teknis Dinas

Tugas Pokok dan rincian tugas UPTD diatur lebih lanjut dalam

Peraturan Walikota tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja UPTD.

15) Kelompok Jabatan Fungsional

 Tugas pokok dan rincian tugas Kelompok Jabatan Fungsional berdasarkan

Peraturan Perundang- undangan serta ketentuan yang berlaku.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya adalah lembaga

pemerintah yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan kearsipan di

wilayah Kota Tasikmalaya, Jawa Barat, Indonesia. Dinas ini memiliki peran penting

dalam menyediakan akses informasi dan layanan berkaitan dengan perpustakaan serta

mengelola arsip-arsip penting yang berkaitan dengan pemerintahan dan kehidupan

masyarakat di daerah tersebut.

Perpustakaan yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah

Kota Tasikmalaya menyediakan beragam koleksi buku, majalah, jurnal, dan sumber

informasi lainnya untuk masyarakat umum. Tujuan perpustakaan ini adalah

memfasilitasi pembelajaran, penelitian, dan peningkatan pengetahuan bagi

masyarakat Kota Tasikmalaya. Selain itu, perpustakaan ini juga menyelenggarakan

berbagai kegiatan dan program seperti lokakarya, diskusi, dan pertemuan komunitas

untuk meningkatkan minat baca dan kegiatan literasi di wilayah tersebut.

Selain pengelolaan perpustakaan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah

Kota Tasikmalaya juga bertanggung jawab atas pengelolaan kearsipan di daerah

tersebut. Mereka menjaga dan mengamankan dokumen-dokumen penting yang

berkaitan dengan pemerintahan dan kehidupan masyarakat, seperti surat-surat resmi,

19
keputusan-keputusan penting, dan catatan-catatan lainnya. Dinas ini menerapkan

praktik pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar dan kebijakan yang berlaku

untuk memastikan integritas, ketersediaan, dan aksesibilitas arsip yang dikelola.

Dalam era digital, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya

juga telah mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi dalam pengelolaan

perpustakaan dan kearsipan. Mereka menggunakan sistem manajemen perpustakaan

dan sistem informasi kearsipan untuk memfasilitasi pengelolaan, pencarian, dan

pelayanan informasi secara efisien.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya berkomitmen

untuk memberikan layanan yang berkualitas dan meningkatkan akses terhadap

informasi dan pengetahuan bagi masyarakat. Mereka juga aktif dalam kolaborasi

dengan institusi pendidikan, organisasi masyarakat, dan pihak terkait lainnya untuk

memajukan kegiatan perpustakaan dan kearsipan di wilayah Kota Tasikmalaya.

 BAB II.

DESKRIPSI KEGIATAN

A. Tujuan Kegiatan

Tujuan utama Laporan Praktek Kerja Lapangan Rekayasa Perangkat Lunak di

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya adalah sebagai berikut:

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang praktik

rekayasa perangkat lunak yang diterapkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Daerah Kota Tasikmalaya. Hal ini meliputi proses pengembangan perangkat lunak,

metodologi yang digunakan, alat dan teknologi yang dimanfaatkan, serta tahapan-

tahapan dalam siklus hidup perangkat lunak.

21
 Mengamati Implementasi Perangkat Lunak: Laporan ini juga bertujuan untuk

mengamati dan menganalisis implementasi perangkat lunak yang telah

dikembangkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya.

Tujuan ini mencakup memahami kebutuhan perangkat lunak, perencanaan

implementasi, pelaksanaan, serta hasil dan dampak yang telah dicapai.

Mempelajari Pengelolaan dan Pemeliharaan Perangkat Lunak: Selain

pengembangan perangkat lunak, tujuan laporan ini adalah untuk mempelajari

pengelolaan dan pemeliharaan perangkat lunak yang telah diimplementasikan di

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah. Hal ini mencakup pemahaman tentang

praktik manajemen konfigurasi, pembaruan perangkat lunak, perencanaan

pemeliharaan, serta pemecahan masalah dan dukungan teknis.

Menganalisis Keberhasilan dan Tantangan: Laporan ini juga bertujuan untuk

menganalisis keberhasilan implementasi perangkat lunak di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya, serta mengidentifikasi tantangan yang dihadapi

selama proses tersebut. Tujuan ini mencakup penilaian terhadap efektivitas dan

efisiensi perangkat lunak, kepuasan pengguna, kepatuhan terhadap kebijakan dan

standar, serta faktor-faktor penghambat yang perlu diatasi.

Memberikan Rekomendasi Perbaikan: Tujuan laporan ini juga meliputi

memberikan rekomendasi perbaikan yang relevan untuk pengembangan,

implementasi, pengelolaan, dan pemeliharaan perangkat lunak di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya. Tujuan ini bertujuan untuk

membantu organisasi dalam meningkatkan kualitas dan efektivitas penggunaan

perangkat lunak, serta menghadapi tantangan yang mungkin timbul.

B. Rincian Kegiatan Yang Dilakukan

Rincian Kegiatan Yang Dilakukan di Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Tasikmalayadiantaranya sebagai berikut :

Pengenalan Sistem Manajemen Arsip Digital: Siswa akan diperkenalkan

dengan sistem manajemen arsip digital yang digunakan di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Tasikmalaya. Mereka akan mempelajari tentang struktur dan fungsi

sistem tersebut, termasuk cara mengatur dan mengelola arsip digital.

Pengolahan dan Pengindeksan Arsip Digital: Siswa akan terlibat dalam

kegiatan pengolahan dan pengindeksan arsip digital. Ini meliputi pengklasifikasian

arsip, pemberian metadata, dan penamaan file yang sistematis sehingga

memudahkan pencarian dan pemulihan arsip di masa depan.

Migrasi dan Konversi Arsip Fisik ke Format Digital: Siswa akan terlibat

dalam proses migrasi dan konversi arsip fisik ke format digital. Mereka akan belajar

tentang teknik dan alat yang digunakan untuk mengonversi dokumen fisik menjadi

format digital yang dapat disimpan dan diakses secara elektronik.

Perawatan dan Pemeliharaan Arsip Digital: Siswa akan mempelajari praktik

perawatan dan pemeliharaan arsip digital. Hal ini mencakup pemahaman tentang

backup data, pengamanan arsip, pemulihan bencana, serta praktik pengarsipan

jangka panjang untuk memastikan keberlanjutan dan keamanan arsip digital.

Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Kearsipan Digital: Siswa akan terlibat

dalam penyusunan kebijakan dan prosedur kearsipan digital. Mereka akan

23
 mempelajari kebijakan dan regulasi terkait kearsipan digital, serta merancang

prosedur yang tepat untuk pengelolaan arsip digital yang efisien dan kepatuhan

terhadap standar kearsipan yang berlaku.

Evaluasi dan Peningkatan Sistem Kearsipan Digital: Siswa akan membantu

dalam evaluasi dan peningkatan sistem kearsipan digital yang ada di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya. Mereka akan mengidentifikasi

potensi perbaikan, memberikan saran untuk peningkatan efisiensi atau keamanan,

dan mengikuti proses pengujian dan implementasi perbaikan tersebut.

Pelatihan Penggunaan Sistem Kearsipan Digital: Siswa akan terlibat dalam

pelatihan penggunaan sistem kearsipan digital kepada pengguna internal di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya. Mereka akan memberikan

penjelasan tentang penggunaan sistem, memberikan panduan pengguna, dan

membantu pengguna dalam mengelola dan mengakses arsip digital dengan efektif.

Melalui kegiatan-kegiatan ini, siswa akan mendapatkan pemahaman yang

komprehensif tentang pengelolaan arsip digital dan penggunaan sistem kearsipan

digital di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya. Mereka

akan mengembangkan keterampilan praktis dalam rekayasa perangkat lunak

khususnya dalam bidang kearsipan digital, serta memperoleh pengalaman langsung

dalam pekerjaan di lapangan.

C. Metode Atau Pendekatan Yang Digunakan Dalam Kegiatan

 Metode atau Pendekatan yang Digunakan dalam Kegiatan Praktek Kerja

Lapangan Pengenalan Perangkat Lunak Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya dapat mencakup:

Observasi: Siswa akan melakukan observasi langsung terhadap praktik

penggunaan perangkat lunak kearsipan yang sedang digunakan di Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya. Mereka akan mengamati proses

pengelolaan arsip, interaksi dengan perangkat lunak, dan kegiatan sehari-hari yang

melibatkan penggunaan sistem kearsipan.

Partisipasi Aktif: Siswa akan berpartisipasi secara aktif dalam kegiatan sehari-

hari yang terkait dengan penggunaan perangkat lunak kearsipan. Mereka akan

terlibat dalam pemrosesan dan pengolahan arsip, pengindeksan dokumen,

penelusuran arsip, serta kegiatan lainnya yang melibatkan interaksi langsung dengan

sistem kearsipan.

Wawancara: Siswa dapat melakukan wawancara dengan para pengguna

perangkat lunak kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tasikmalaya.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang

kebutuhan dan tantangan pengguna dalam menggunakan perangkat lunak kearsipan,

serta mendapatkan umpan balik tentang pengalaman dan masukan mereka terkait

sistem yang digunakan.

Pembelajaran Berbasis Proyek: Siswa dapat diberikan proyek atau tugas

tertentu yang melibatkan penggunaan perangkat lunak kearsipan. Mereka akan

diberi kesempatan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah

mereka pelajari dalam situasi nyata. Pendekatan ini memungkinkan siswa untuk

25
 belajar secara langsung dengan melakukan tugas yang relevan dan praktis dalam

pengelolaan arsip.

Kolaborasi Tim: Siswa dapat bekerja dalam tim dengan pengguna perangkat

lunak kearsipan dan anggota tim lainnya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Tasikmalaya. Melalui kolaborasi ini, siswa dapat belajar dari pengalaman dan

pengetahuan kolektif, berbagi ide, dan bekerja sama dalam menyelesaikan tugas

yang berkaitan dengan penggunaan perangkat lunak kearsipan.

Pembimbingan dan Pemantauan: Siswa akan mendapatkan bimbingan dan

pemantauan dari para pengajar atau staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Tasikmalaya selama kegiatan praktek kerja lapangan. Mereka akan diberikan

arahan, umpan balik, dan bantuan jika diperlukan dalam memahami dan

menggunakan perangkat lunak kearsipan dengan efektif.

Pendekatan yang digunakan dalam kegiatan praktek kerja lapangan ini

dirancang untuk memberikan pengalaman praktis kepada siswa dalam penggunaan

perangkat lunak kearsipan di lingkungan kerja yang nyata. Dengan kombinasi

metode observasi, partisipasi aktif, wawancara, pembelajaran berbasis proyek,

kolaborasi tim, serta pembimbingan dan pemantauan, siswa diharapkan dapat

mengembangkan pemahaman yang komprehensif tentang penggunaan perangkat

lunak kearsipan dalam konteks dinas tersebut.

D. Hasil Yang Dicapai Atau Produk Yang Dihasilkan

Hasil yang Dicapai atau Produk yang Dihasilkan dari Praktek Kerja

Lapangan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada Arsip Digital dapat mencakup:
 Pengembangan Sistem Kearsipan Digital yang Ditingkatkan: Salah satu hasil

yang dapat dicapai adalah pengembangan atau perbaikan sistem kearsipan digital

yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Berdasarkan pengamatan, analisis,

dan evaluasi yang dilakukan selama praktek kerja lapangan, siswa dapat

memberikan rekomendasi dan saran untuk meningkatkan sistem kearsipan digital

yang ada, seperti pengoptimalan struktur arsip, peningkatan fitur pencarian, atau

integrasi dengan sistem lain.

Implementasi Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Arsip Digital: Siswa dapat

membantu dalam mengimplementasikan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip

digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Ini dapat meliputi pengenalan dan

penerapan metode pengindeksan yang efisien, peningkatan keamanan dan

perlindungan data, serta penerapan kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan arsip

digital.

Dokumentasi dan Panduan Pengguna: Siswa dapat menghasilkan dokumen

atau panduan pengguna yang memberikan petunjuk lengkap tentang penggunaan

sistem kearsipan digital yang diperbarui. Dokumen ini dapat mencakup instruksi

langkah demi langkah, contoh penggunaan, serta tips dan trik untuk

memaksimalkan penggunaan sistem kearsipan digital yang ada.

Pelatihan Pengguna: Siswa dapat memberikan pelatihan kepada pengguna

internal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tentang penggunaan sistem kearsipan

digital. Ini dapat berupa sesi pelatihan langsung atau penyediaan materi pelatihan

yang komprehensif. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan

27
keterampilan pengguna dalam memanfaatkan sistem kearsipan digital dengan

optimal.

Evaluasi dan Rekomendasi Perbaikan: Siswa dapat menyusun laporan

evaluasi yang merangkum temuan, analisis, dan rekomendasi perbaikan terkait

pengelolaan arsip digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Laporan ini dapat

berisi identifikasi kekuatan dan kelemahan sistem kearsipan digital, tantangan yang

dihadapi, serta saran perbaikan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan

keamanan pengelolaan arsip digital.

Dengan mencapai hasil-hasil ini, praktek kerja lapangan di bidang arsip

digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diharapkan dapat memberikan

kontribusi nyata dalam pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan sistem

kearsipan digital yang lebih baik. Hasil-hasil tersebut juga diharapkan dapat

memberikan manfaat bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam meningkatkan

efisiensi operasional, aksesibilitas informasi, dan perlindungan arsip digital.

BAB III.
 PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip merujuk pada proses mengonversi dokumen fisik, seperti

surat, catatan, gambar, atau dokumen lainnya menjadi bentuk digital yang dapat

disimpan, diakses, dan dikelola secara elektronik. Proses ini melibatkan

penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk mengubah format

arsip yang ada menjadi format yang dapat diakses melalui komputer atau

perangkat elektronik lainnya.

Digitalisasi arsip melibatkan beberapa langkah, termasuk pemindaian atau

pengambilan gambar dari dokumen fisik, pengindeksan informasi, dan

penyimpanan dalam format yang dapat diakses elektronik. Dokumen-dokumen

ini kemudian dapat diarsipkan dan dikelola menggunakan perangkat lunak arsip

elektronik.

Namun, penting untuk mempertimbangkan masalah keamanan data dan

perlindungan privasi saat melakukan digitalisasi arsip. Informasi yang sangat

sensitif harus dienkripsi dan langkah-langkah keamanan yang tepat harus

diimplementasikan untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data.

3.2. Pengertian Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip secara ilmiah merujuk pada proses konversi dokumen fisik

menjadi format digital yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, dan akses

elektronik. Proses ini melibatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi

(TIK) untuk mengubah dokumen-dokumen menjadi data elektronik yang dapat

29
dikelola menggunakan perangkat lunak arsip elektronik. Tujuan utama dari

digitalisasi arsip adalah meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan

informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.

Pengertian menurut ahli:

1. Larry Nash White: Menurut Larry Nash White, digitalisasi arsip adalah

proses mengonversi arsip fisik menjadi format digital yang memungkinkan

pengaksesan elektronik, penelusuran, dan pengelolaan yang lebih

efisien.Luciana Duranti: Luciana Duranti, seorang ahli arsip,

mendefinisikan digitalisasi arsip sebagai transformasi informasi arsip dari

bentuk analog menjadi format digital, yang melibatkan proses pemindaian,

pengindeksan, dan pengarsipan dalam bentuk yang dapat diakses dan

dielusuri secara elektronik.

2. Anne J. Gilliland: Anne J. Gilliland, seorang ahli arsip, menggambarkan

digitalisasi arsip sebagai proses perubahan arsip fisik menjadi format digital

yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, dan akses elektronik, serta

mempertahankan integritas dan autentisitas informasi yang terkandung

dalam arsip tersebut.

3. Pengertian di atas mencerminkan pemahaman umum tentang digitalisasi

arsip dari perspektif ilmiah dan pengalaman para ahli arsip. Namun,

penting untuk mencatat bahwa definisi dan pemahaman dapat bervariasi di

antara individu-individu atau lembaga-lembaga terkait.

3.3. Fungsi dan Tujuan Digitalisasi Arsip

Fungsi dan tujuan digitalisasi arsip meliputi:

1. Aksesibilitas dan pencarian yang lebih mudah: Digitalisasi arsip

memungkinkan dokumen-dokumen menjadi mudah diakses melalui

perangkat elektronik. Dengan adanya fitur pencarian teks, pengguna dapat

dengan cepat mencari dan menemukan informasi yang mereka butuhkan

dalam arsip digital. Ini meningkatkan efisiensi dalam mencari dan

mengambil data.

2. Efisiensi pengelolaan dan penyimpanan: Digitalisasi mengurangi

ketergantungan pada arsip fisik dan ruang penyimpanan yang diperlukan.

Dokumen yang telah didigitalkan dapat diorganisir, dikategorikan, dan

dikelola secara elektronik menggunakan perangkat lunak arsip elektronik.

Hal ini memungkinkan pengurangan biaya penyimpanan fisik, penghematan

ruang, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip.

3. Keamanan dan pemulihan bencana: Digitalisasi memungkinkan pembuatan

salinan cadangan yang dapat disimpan di lokasi yang aman dan terlindungi.

Dokumen fisik dapat rentan terhadap kerusakan akibat kebakaran, banjir,

atau bencana alam lainnya. Dengan adanya salinan digital yang aman, risiko

kehilangan atau kerusakan permanen dapat dikurangi. Selain itu, tindakan

keamanan seperti enkripsi dan pengaturan akses dapat diterapkan pada arsip

digit arsip digital untuk melindungi integritas dan kerahasiaan informasi.

4. Kolaborasi dan berbagi informasi: Digitalisasi memungkinkan kolaborasi

yang lebih mudah antara individu atau departemen yang bekerja dengan

31
 arsip yang sama. Dokumen-dokumen digital dapat dengan mudah dibagikan,

diedit bersama, dan dikomunikasikan secara elektronik. Ini mempercepat

pertukaran informasi, memfasilitasi kerja tim, dan meningkatkan

produktivitas.

5. Pemeliharaan dan perlindungan arsip: Dokumen fisik rentan terhadap

kerusakan seiring berjalannya waktu. Digitalisasi memungkinkan

pemeliharaan arsip dalam format yang tidak mudah rusak atau terkorupsi.

Dengan adanya salinan digital, arsip dapat dilindungi dari kerusakan fisik,

degradasi kertas, atau kehilangan.

Dengan tujuan-tujuan ini, digitalisasi arsip bertujuan untuk meningkatkan

efisiensi, aksesibilitas, keamanan, pemeliharaan, dan kolaborasi dalam

pengelolaan informasi arsip, serta mengurangi ketergantungan pada arsip fisik dan

meningkatkan efisiensi penggunaan ruang fisik.

3.4. Proses Digitalisasi Arsip

Proses digitalisasi arsip melibatkan serangkaian tahap yang meliputi:

1. Penentuan strategi dan perencanaan: Langkah awal adalah menentukan

tujuan digitalisasi, dokumen yang akan didigitalkan, dan prioritas.

Perencanaan juga melibatkan pengembangan kebijakan dan prosedur

digitalisasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

2. Persiapan dokumen: Dokumen fisik harus dipersiapkan sebelum

didigitalkan. Ini termasuk membersihkan dokumen, menghilangkan

penjilidannya jika ada, menghaluskan kertas, dan memperbaiki kerusakan

fisik seperti sobekan atau lipatan.

3. Pemindaian atau pemotretan: Dokumen fisik kemudian dipindai atau difoto

dengan menggunakan pemindai dokumen atau perangkat pengambil gambar

yang sesuai. Pemilihan peralatan dan pengaturan pemindaian yang tepat,

seperti resolusi dan format gambar, sangat penting untuk menghasilkan

gambar digital yang berkualitas.

4. Pengindeksan dan metadata: Setelah dokumen didigitalkan, langkah

selanjutnya adalah mengindeks dan memberikan metadata pada setiap

dokumen. Metadata meliputi informasi seperti judul, tanggal, kategori, dan

nomor dokumen. Metadata ini memudahkan pencarian dan penelusuran

dokumen di masa depan.

5. Pengolahan dan koreksi: Dokumen digital mungkin perlu diproses lebih

lanjut setelah pemindaian. Hal ini meliputi pengaturan kecerahan, kontras,

rotasi, atau pemotongan tepi jika diperlukan. Kesalahan pemindaian atau

gambar juga dapat dikoreksi pada tahap ini.

6. Konversi dan penyimpanan: Dokumen digital perlu dikonversi ke format

yang sesuai, seperti PDF, TIFF, atau format lainnya. Setelah itu, dokumen

digital disimpan dalam sistem arsip elektronik yang sesuai. Penyimpanan

dapat dilakukan secara lokal atau dalam penyimpanan cloud tergantung pada

kebutuhan dan kebijakan organisasi.

7. Pengelolaan dan keamanan: Dokumen digital harus dikelola dengan baik

dalam sistem arsip elektronik. Ini meliputi pengorganisasian dokumen,

pengaturan struktur folder, pengindeksan yang jelas, dan penetapan

33
 kebijakan pengelolaan arsip. Keamanan dokumen juga harus diperhatikan

melalui pengaturan hak akses dan mekanisme perlindungan data yang tepat.

8. Penghapusan atau pelepasan: Setelah digitalisasi, pertimbangkan kebijakan

penghapusan dokumen fisik yang sudah didigitalkan atau pemindahannya ke

tempat penyimpanan yang lebih efisien jika masih diperlukan.

9. Setiap tahap dalam proses digitalisasi arsip harus didokumentasikan dan

dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan keakuratan dan integritas

informasi arsip yang didigitalkan.

3.5. Kegiatan Digitalisasi Arsip

Kegiatan dalam proses digitalisasi arsip meliputi:

1. Identifikasi dokumen: Langkah pertama adalah mengidentifikasi dokumen

yang akan didigitalkan. Ini melibatkan penentuan jenis dokumen, seperti

surat, kontrak, laporan, atau foto, serta menentukan prioritas dokumen

yang akan didigitalkan.

2. Persiapan dokumen: Dokumen fisik perlu dipersiapkan sebelum

didigitalkan. Ini melibatkan membersihkan dokumen dari debu atau

kotoran, memperbaiki kerusakan fisik seperti sobekan atau lipatan,

menghilangkan penjilidan atau klip, dan menjaga urutan yang sesuai.

3. Pemindaian atau pemotretan: Dokumen fisik dipindai menggunakan

pemindai dokumen atau difoto menggunakan perangkat pengambil gambar

yang sesuai. Dokumen ditempatkan dengan hati-hati pada pemindai atau di

bawah perangkat pengambil gambar untuk menghasilkan gambar digital.

4. Pengindeksan dan metadata: Setelah dokumen didigitalkan, langkah

selanjutnya adalah mengindeks dan memberikan metadata pada setiap

dokumen. Metadata meliputi informasi seperti judul, tanggal, nomor,

kategori, dan deskripsi yang berguna untuk pencarian dan penelusuran

dokumen.

5. Verifikasi dan koreksi: Dokumen digital yang dihasilkan perlu diverifikasi

untuk memastikan kualitas dan keakuratan. Jika ditemukan kesalahan atau

kekurangan, koreksi dilakukan pada gambar digital atau metadata yang

terkait.

6. Konversi dan penyimpanan: Gambar digital dari dokumen dikonversi ke

format yang sesuai, seperti PDF, TIFF, atau format lainnya. Dokumen

digital yang dihasilkan disimpan dalam sistem arsip elektronik yang sesuai

dengan struktur folder yang terorganisir.

7. Pengelolaan dan keamanan: Dokumen digital dikelola dan diatur dalam

sistem arsip elektronik. Ini melibatkan pengorganisasian dokumen dalam

kategori atau subkategori yang tepat, pengaturan hak akses, kebijakan

retensi, dan perlindungan keamanan seperti enkripsi data.

8. Pengujian dan evaluasi: Setelah digitalisasi selesai, dokumen digital diuji

dan dievaluasi untuk memastikan keakuratan, aksesibilitas, dan

fungsionalitasnya. Uji coba dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen

dapat ditemukan dengan mudah dan tampil dengan baik pada berbagai

perangkat dan aplikasi.

35
 9. Pelatihan dan pemeliharaan: Pengguna yang akan menggunakan sistem

arsip digital perlu dilatih dalam penggunaan dan manajemen dokumen

digital. Pemeliharaan rutin sistem arsip elektronik juga perlu dilakukan

untuk memastikan kinerjanya yang optimal dan mencegah kehilangan

data.

10. Kegiatan digitalisasi arsip dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan

dan kompleksitas proyek digitalisasi.

BAB IV.

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Setelah pembuatan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat

terselesaikan,Digitalisasi arsip dinas perpustakaan dan kearsipan daerah kota

Tasikmalaya memiliki beberapa kesimpulan penting:

1) Efisiensi Penyimpanan: Digitalisasi arsip memungkinkan pengurangan

ruang penyimpanan fisik yang diperlukan untuk menyimpan dokumen.

Arsip yang sudah terdigitalisasi dapat disimpan dalam server atau cloud

storage, mengurangi kebutuhan akan rak dan lemari arsip yang memakan

ruang.
2) Aksesibilitas yang Meningkat: Dengan arsip digital, pengguna dapat dengan

mudah mengakses dokumen yang dicari melalui pencarian teks atau

metadata. Tidak perlu lagi mencari dokumen secara manual di dalam berkas

fisik, menghemat waktu dan upaya.

3) Keamanan dan Perlindungan Data: Digitalisasi arsip memungkinkan

pengamanan dan perlindungan data yang lebih baik. Dokumen dapat

dienkripsi dan disimpan dalam salinan cadangan (backup) yang terlindungi

dari risiko kerusakan atau kehilangan fisik. Kontrol akses juga dapat

diterapkan untuk membatasi akses ke dokumen yang sensitif.

4) Pemulihan Bencana yang Lebih Cepat: Dalam kasus bencana alam atau

insiden lainnya, arsip fisik dapat rusak atau hilang secara permanen. Namun,

dengan arsip digital, proses pemulihan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih

efisien. Salinan cadangan dapat dipulihkan atau diakses dari lokasi yang

berbeda, meminimalkan kerugian data.

5) Kolaborasi dan Berbagi Informasi: Digitalisasi arsip memungkinkan

kolaborasi yang lebih mudah antara berbagai pihak. Dokumen dapat dengan

cepat dibagikan dan diakses oleh individu atau departemen yang berwenang.

Hal ini meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja dalam lingkungan

perpustakaan dan kearsipan.

6) Penghematan Biaya: Meskipun digitalisasi awalnya memerlukan investasi

dalam infrastruktur dan peralatan, pada jangka panjang dapat menghemat

biaya. Biaya pemeliharaan ruang penyimpanan fisik dan pengelolaan arsip

37
 dapat dikurangi. Selain itu, penggunaan kertas dan bahan cetak lainnya juga

dapat berkurang, mengurangi biaya operasional.

7) Pelestarian Warisan Budaya: Digitalisasi arsip memainkan peran penting

dalam pelestarian warisan budaya daerah. Dokumen dan bahan bersejarah

dapat diarsipkan secara digital untuk memastikan keberlanjutan dan

aksesibilitas bagi generasi mendatang. Hal ini membantu melestarikan

identitas dan sejarah Kota Tasikmalaya.

8) Dalam keseluruhan, digitalisasi arsip dinas perpustakaan dan kearsipan

daerah Kota Tasikmalaya memberikan manfaat signifikan berupa efisiensi,

aksesibilitas, keamanan, pemulihan bencana yang lebih cepat, kolaborasi

yang mudah, penghematan biaya, dan pelestarian warisan budaya. Adopsi

teknologi ini akan membantu meningkatkan efisiensi operasional,

pengambilan keputusan yang lebih baik

4.2. Saran

a) Saran untuk Penyelenggara PKL

1) Kerjasama antara pihak sekolah dan pihak industri lebih di tingkatkan.dan di

perbanyak lagi,baik untuk pelaksan praktik kerja lapangan (PKL),maupun

penyaluran tenaga kerja lulusan smk,khususnya lulusan Smk Negeri 1

Malausma.

2) Proses bimbingan dari sekolah harus lebih di tingkatkan lagi, seperti

monitoring Praktik Kerja Lapangan (PKL) secara berkala ,minimal 1 bulan

 sekali dan bimbingan pada saat penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan

(PKL).

3) Proses belajar khusunya di bidang program keahlian lebih di tingkatkan lagi,

baik dari segi materi dan khusunya pada segi praktik.

4) Lebih memperbanyak lagi jam praktik siswa jam materi, supaya siswa tidak

ragu atau cnggung pada saat waktu pelaksaan PKL.

b) Saran untuk DU/DI

1) Untuk menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak sekolah ,maka

diharapkan pihak industri dapat menerimakembali siswa/siswi SMK Negeri

Manonjaya untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada masa

yanag akan datang.

2) Lebih ditingkatkan lagi dalam memberi ilmu pengetahuan dan

pembelajarannya supaya menambha ilmu dan wawasan bagi siswa/siswi

yang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL).

3) Diadakan keanekaragaman kerja untuk siswa/siswi Praktik Kerja Lapangan

(PKL) lebih dapat mengetahui proses kerja di perusahan.

39
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, Wr, Wb.

Dengan mengucapkan syukur kehadirat Allah SWT,yang telah memberikan
rahmat dan karunianya kepada kami,sehingga kami dapat menyelesaikan laporan
hasil pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL).Penyusunan laporan praktik
kerja lapangan ini adalah salah satu syarat dan juga sebagai bukti kami telah
melaksanakan dan menyelesaikan praktik kerja industri tahun pelajaran 2023/2024
di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota Tasikmalaya.

Dalam kesempatan ini, kami mengucapkan banyak terimakasih kepada

semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan PKL hingga penyusunan
Laporan ini, dan yang terutama kepada :

1. Bapak
2. .
3. Kedua Orang tua yang selalu memberi motivasi serta doa yang tiada
hentinya.
Kami menyadari dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak
kekurangan. Untuk itu diharapkan kritik dan saran guna perbaikan karya tulis
lainnya dimasa yang akan datang. Semoga penulisan Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini dapat memberikan manfaat bagi kami khususnya dan pembaca pada
umumnya.

Tasikmalaya, ……………………….
Penyusun,

……………………..
3