LAPORAN MAGANG

BAGIAN SEKRETARIAT UNIT PENYUSUNAN

ARSIP DAN TATA USAHA KANTOR PT TASPEN (PERSERO)
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Disusun oleh:

Sumiyati

2017017008

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA
YOGYAKARTA
2019
ii
iii
iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allat SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan hasil magang ini
dengan baik. Tujuan dari kegiatan magang ini adalah untuk menambahkan
pengalaman di dunia kerja secara nyata dan langsung kepada mahasiswa sebagai
calon tenaga kerja serta untuk memenuhi mata kuliah magang pada semester gasal
ini.

Penulis menyadari sepenuhnya dalam penulisan laporan hasil magang ini

tidak terlepas dari campur tangan berbagai pihak yang membantu dan memberi
semangat kepada penulis kepada penulis agar dapat menyelesaikan penulisan
laporan ini dengan sebaik-baiknya dan tepat waktu. Oleh karena itu, penulis
mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Suyanto, S.E., M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonom Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa yang telah memberikan kesempatan kepada
penulis untuk melaksanakan kegiatan magang di PT Taspen (Persero)
Cabang Yogyakarta.

2. Ibu Sri Ayem, S.E., M.Sc., Ak., CA., ACPA selaku Kaprodi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa yang telah
memberikan ijin dalam penyusunan laporan ini dan dosen pembimbing
yang telah memberikan pengarahan, bimbingan, saran serta semangat yang
sangat berguna untuk penulis dalam menyusun laporan ini

3. Bapak Hari Kusuma Yuda Perwira selaku penanggung jawab lapangan yang
sudah berkenan menerima penulis dan teman-teman untuk melakukan
kegiatan magang di PT Taspen (Persero) Cabang Yogyakarta.

v
4. Ibu Siti Badriyah selaku staf bagian Sekretariat yang telah memberikan ilmu
yang bermanfaat dan dukungan kepada penulis selama melakukan kegiatan
magang di PT Taspen (Persero) Cabang Yogyakarta.

5. Semua Staf dan Karyawan PT Taspen (Persero) Cabang Yogyakarta yang

telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuan serta semangat kepada
penulis selama melakukan kegiatan magang di PT Taspen (Persero) Cabang
Yogyakarta.

6. Semua teman-teman yang telah banyak membantu dan mendukung penulis

dalam kegiatan magang ini.

vi
vii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................................... i

Lembar Pernyataan Keorsinilan .......................................................................... ii

Lembar Persetujuan ............................................................................................. iii

Lembar Pengesahan ............................................................................................ iv

Kata Pengantar .................................................................................................... v

Daftar Isi.............................................................................................................. vii

Daftar Tabel ........................................................................................................ x

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Kegiatan Magang .................................................... 1

1.2. Tujuan Kegiatan Magang ................................................................. 2

1.3. Manfaat Kegiatan Magang ............................................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM PT TASPEN (PERSERO) KANTOR

CABANG YOGYAKARTA .............................................................................. 4

2.1. Sejarah PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ............................. 4

2.2. Wilayah Kerja PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta .................. 6

2.3. Visi, Misi dan Motto PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ....... 6

2.4. Nilai-nilai PT. TASPEN (PERSERO) KC Yogyakarta ................... 8

2.5. Tugas dan Fungsi PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ............. 8

2.6. Struktur Organisasi PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta .......... 10

2.7. Sumber Daya Manusia Pada PT TASPEN (Persero)

KC Yogyakarta ....................................................................................... 11
viii
 2.8. Fungsi Organisasi PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ............. 12

2.9. Kegiatan Umum dan Data Khusus PT TASPEN (Persero)

KC Yogyakarta ................................................................................ 17

2.9.1. Kegiatan Umum PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ...... 17

2.9.2. Data Khusus PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ............ 19

BAB III LAPORAN KEGIATAN SELAMA MENGIKUTI MAGANG .......... 22

3.1. Waktu Pelaksanaan Magang ........................................................... 22

3.2. Deskripsi Kegiatan Magang ............................................................ 23

3.2.1. Kegiatan Magang ................................................................... 23

3.2.2. Rincian Kegiatan Magang ..................................................... 28

3.3. Kontribusi Magang .......................................................................... 34

3.3.1. Kontribusi PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ............... 34

3.3.2. Kontribusi Penulis .................................................................. 35

3.3.3. Mata Kuliah yang diterapkan selama Magang ....................... 35

3.4. Tempat Penempatan Magang/Mahasiswa Diposisikan .................... 35

3.5. Prosedur/SOP yang berlaku di bagian Sekretariat Unit Penyusunan

Arsip dan Tata Usaha .............................................................................. 36

ix
 3.5.1. Prosedur Pembuat Surat Pengantar ................................... 36

3.6. Pengalaman Selama Kegiatan Magang ............................................ 37

3.7. Permasalahan yang Ditemui Selama Kegiatan Magang .................. 38

3.8. Solusi Permasalah yang Ditemui Selama Kegiatan Magang ........... 38

BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 40

4.1. Kesimpulan ...................................................................................... 40

4.2. Kritik, Saran dan Kesan ................................................................... 41

4.2.1. Kritik ................................................................................. 41

4.2.2. Saran .................................................................................. 42

4.2.3. Kesan ................................................................................. 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Struktur Organisasi PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta ................ 10

Tabel 2.2 Sumber Daya Manusia PT TASPEN (Persero) KC Yogyakarta .......... 11

Tabel 3.1 Rincian Waktu Magang ........................................................................ 22

Tabel 3.2 Rincian Kegiatan Magang ..................................................................... 28

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kegiatan Magang

Indonesia merupakan negara berkembang yang mempunyai sumber

daya alam melimpah, suku, dan kebudayaan yang beragam. Namun kekayaan
yang dimiliki belum mampu menjadikan Indonesia sebagai negara maju.
Sebagai negara berkembang, Indonesia tidak akan maju apabila kualitas
sumber daya manusianya rendah. Untuk itu, perlunya peningkatan kualitas
terhadap sumber daya manusia itu sendiri dengan memperbaiki sistem
pendidikan yang lebih baik. Sistem pendidikan yang lebih baik diharapkan
membentuk pola pikir yang kritis, kreatif, dan inovatif. Salah satu masalah
yang dihadapi negara berkembang adalah di bidang pendidikan. Proses
penyampaian suatu pesan dalam bentuk lambang bermakna sebagai pikiran dan
perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan, harapan, himbauan, dan sebagai
panduan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain, baik langsung
secara tatap muka maupun tidak langsung melalui media dengan tujuan
mengubah sikap, pandangan, atau perilaku. (Effendy ,2002).

Dalam bidang pendidikan, instansi pendidikan berperan penting untuk

turut mencerdaskan kehidupan bangsa seperti yang tertuang dalam UUD 1945
alenia 4 (empat). Dan sama halnya visi yang dimiliki oleh Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa yaitu unggul dalam memuliakan dan
mencerdaskan kehidupan bangsa, termasuk dengan mengadakan kegiatan
praktik magang.

Kegiatan magang ini dilaksanakan di PT TASPEN (Persero) Cabang

Yogyakarta dengan tujuan untuk memperkenalkan mahasiswa dengan dunia
kerja dan operasional secara nyata sehingga mahasiswa memiliki pola pikir,
pandangan, wawasan, dan motivasi yang tinggi terhadap perannya. Disamping
itu mahasiswa juga dapat melihat dan membandingkan bagaimanayang akan
1
 2

dihadapi setelah lulus dari perguruan tinggi dan mahasiswa juga dapat
menerapkan ilmunya berupa teori yang didapatkan pada saat di bangku
perkuliahan untuk menghadapi masalah-masalah nyata yang ada dalam lingkup
dunia kerja nyata.

Dengan adanya kegiatan magang diharapkan mahasiswa lebih paham

dan siap dalam menghadapi dunia kerja setelah lulus serta dapat membentuk
pola pikir yang kritis, kreatif, dan inovatif dalam menyelesaikan masalah-
masalah yang ada dan juga dapat membentuk sikap disiplin dan
bertanggungjawab bagi mahasiswa.

1.2. Tujuan Kegiatan Magang

Tujuan dari kegiatan magang yang dilaksanakan adalah :

a. Untuk menumbuhkan sikap kritis, kreatif, dan inovatif terhadap

penyelesaian masalah serta menciptakan rasa tanggungjawab, disiplin,
dan profesionalisme dalam dunia kerja nantinya.

b. Menumbuhkan mental dan rasa percaya diri dalam dunia kerja.

c. Sebagai bentuk usaha untuk mempersiapkan Sumber Daya Manusia

yang berkualitas untuk menghadapi persaingan di era globalisasi.

d. Untuk memenuhi mata kuliah magang serta sebagai salah satu syarat
kurikulum Mahasiswa Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas
Sarjanawiyata Tamansiswa.

1.3. Manfaat Kegiatan Magang

Manfaat dari kegiatang magang yang dilaksanakan adalah :

a. Bagi mahasiswa, mahasiswa mendapat kesempatan terlibat secara

langsung dalam kegiatan operasional di tempat magang atau instansi
terkait guna mengasah skill yang di miliki dan juga memperluas
wawasan bagi mahasiswa tentang dunia kerja yang sesungguhnya.
 3

b. Bagi Universitas, adanya kerjasama antara universitas dengan instansi

tempat magang dapat mendorong popularitas universitas, serta sebagai
bentuk kerjasama antara universitas dengan instansi.

c. Bagi Instansi, sebagai wujud kepedulian Instansi terhadap dunia

pendidikan dan membantu dalam penyelesaian tugas yang dikerjakan
oleh karyawan instansi.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PT TASPEN (PERSERO)
KANTOR CABANG YOGYAKARTA

2.1. Sejarah PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

PT TASPEN (PERSERO) didirikan pada tanggal 17 April 1963 dengan

nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri yang
disingkat menjadi PN TASPEN. Sejarah Taspen dimulai dari pembentukan
Program Tabungan Hari Tua Pegawai Negeri yang ditetapkan dalam Peraturan
Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan
Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan
Pegawai Negeri. Pada saat itu, kantor pertama PN Taspen berada di Jalan
Merdeka No 64 Bandung. Proses pembentukan Program Pensiun Pegawai
Negeri ditetapkan berdasarkan Undang-undang No 11 tahun 1969 tentang
pensiun pegawai dan pensiun janda/ duda serta Undang-undang No 8 tahun
1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Selanjutnya dengan adanya
Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1981 tentang Asuransi Sosial PNS maka
dilakukan proses penggabungan Program Kesejahteraan Pegawai Negeri yang
terdiri dari Program Tabungan Hari Tua dan Pensiun yang dikelola PN Taspen.

Kemudian dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 9 tahun

1969 tentang bentuk-bentuk perusahaan negara, PN Taspen diubah menjadi
Perum Taspen yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan
Nomor: KEP.749/MK/V/II/1970. Selanjutnya, berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 26 tahun 1981, badan hukum Perum Taspen diubah
menjadi PT TASPEN (PERSERO) sebagaimana tertuang dalam Anggaran
Dasar yang dimuat dalam Akta Nomor 4 tanggal 4 Januari 1982 dan telah
didaftarkan pada Pengadilan Negeri Jakarta Pusat pada tanggal 5 Februari 1983
yang telah beberapa kali mengalami perubahan, terakhir dengan Akta Nomor
4 tanggal 5 Februari 2014 yang perubahannya telah diterima dan dicatat dalam
4
 5

Sistem Administrasi Badan Hukum Kementrian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Republik Indonesia pada tanggal 12 Februari 2014.

Selain mengelola Program Asuransi Sosial yang kepesertaannya

bersifat wajib (compulsory) bagi PNS, saat ini TASPEN juga mengelola
Program Tabungan Hari Tua (THT). Beberapa program THT tersebut adalah
THT Dwiguna, THT Multiguna dan THT Ekaguna untuk pegawai
BUMN/BUMD yang kepesertaannya bersifat sukarela (voluntary). Agar
memudahkan para peserta TASPEN di seluruh Indonesia dalam mengurus
haknya, mulai tahun 1987 TASPEN membuka Kantor Cabang di semua
provinsi dan beberapa kabupaten/kota yang saat ini terdiri atas 50 kantor
cabang dengan 6 kantor utama.

Kantor PT. TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta pertama kali dibuka

pada tanggal 27 September 1988 dengan adanya penugasan dari pemerintah
kepada PT. TASPEN (Persero) untuk menyelenggarakan pembayaran pensiun
di wilayah Jawa dan Madura berdasarkan surat Keputusan Menteri Keuangan
RI No.812/KMK.03/1988 tanggal 23 Agustus 1988 dan Keputusan Menteri
Dalam Negeri Nomor: 842-1-755. Persiapan operasional kantor PT. TASPEN
(Persero) cabang Yogyakarta telah dimulai sejak bulan Juni 1988 dengan
menempati gedung kontrakan selama tiga tahun. Pada tanggal 12 Oktober 1991
kantor PT. TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta menempati gedung baru
yang merupakan gedung sendiri yang terletak di Jalan Ipda Tut Harsono No.55,
Umbulharjo, kota Yogyakarta dengan diresmikan oleh Wakil Gubernur Daerah
Istimewa Yogyakarta, yaitu KGPAA Paku Alam VIII dan disaksikan oleh
Direksi PT. TASPEN (Persero) pada saat itu.

Namun pada tanggal 27 Mei 2007 Yogyakarta dilanda gempa hebat

yang menyebabkan gedung kantor PT. TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta
mengalami kerusakan cukup parah sehingga harus dilakukan renovasi. Selama
masa renovasi berlangsung, kegiatan operasional dilakukan di ruangan
halaman belakang kantor PT TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta yang
 6

disebut dengan “Ruang Bedheng”. Setelah renovasi selesai semua kegiatan

operasional dilakukan kembali di kantor PT. TASPEN (Persero) cabang
Yogyakarta dengan diresmikan oleh Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta
yaitu Sri Sultan Hamengkubuwono X pada tanggal 30 Januari 2008 dan
disaksikan oleh Direksi PT. TASPEN (Persero) pada saat itu serta dihadiri oleh
Walikota Yogyakarta, yaitu Herry Zudianto, SE., Akt.

2.2. Wilayah Kerja PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Berdasarkan surat Keputusan Mentri Keuangan RI No. 812/KMK/.03/1988

tanggal 23 Agustus 1988 dan Keputusan Mentri Dalam Negri Nomor: 842-1-
75 penugasan dari pemerintah kepada PT TASPEN (Persero) untuk
menyelenggarakan pembayaran pensiun di wilayah Jawa khususnya di Daerah
Istimewa Yogyakarta. Kantor PT TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta ini
terletak di jalan Ipda Tut Harsono No. 55, Umbulharjo Yogyakarta 55165,
Telepon (0271) 565 124, 565 579, 565 585, Faksimili (0274) 565 125.

2.3. Visi, Misi dan Motto PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

visi dan Misi dari PT TASPEN (Persero) merupakan hasil rumusan yang
dilaksanakan secara bersama-sama oleh Komisaris, Direksi, dan Manajer-
manajer utama serta seluruh pimpinan kantor cabang utama dan kantor cabang.

a) Visi

Menjadi Pengelola Dana Perusahaan dan THT serta Jaminan Sosial Lainnya
yang terpercaya.

b) Misi

Mewujudkan Manfaat dan Pelayanan yang Semakin Baik bagi Peserta dan
Stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, Berlandaskan
Integritas dan Etika yang Tinggi.

c) Motto
 7

Pelayanan 5T (Tepat Orang, Tepat Waktu, Tepat Jumlah, Tepat Tempat,

Tepat Administrasi). Motto PT TASPEN (PERSERO) yaitu “Delighted
Customer Services (DCS)”. Layanan yang melebihi harapan peserta
merupakan suatu bentuk layanan paripurna yang akan diberikan TASPEN
dan diterima oleh peserta TASPEN. Dengan maksud dan tujuan sebagai
berikut:

1. Memberikan layanan yang prima

Sebagai bentuk penghargaan kepada PNS yang telah mengabdikan

dirinya kepada pemerintah selama bertahun-tahun, maka sudah
sepantasnya apabila PNS diberikan layanan yang baik dan prima.

2. Mensinergikan layanan pada PNS

Selama ini masing-masing integrasi melayanani dokumen dan

proses permintaan pensiun dengan sendiri-sendiri dan diharapkan
kedepan menjadi bersinergi dengan demikian PNS calon penerima
pensiun akan mendapatkan layanan yang mudah, praktis dan murah.

3. Meringankan Beban PNS

Dengan tidak banyaknya mengunjungi instansi untuk mengurus

dokumen pensiun maka secara otomatis akan mengurangi beban
biaya yang akan dikeluarkan oleh PNS calon penerima Pensiun dan
Tabungan Hari Tua.

4. Menyederhanakan Jalur Birokrasi

PNS calon penerima pensiun tidak perlu mendatangi semua instansi

yang berkaitan dengan proses penerbitan dan pembayaran pensiun,
karena masing-masing instansi sesuai tugas dan fungsinya akan
menyelesaikan dokumen pensiun dengan tepat waktu

5. Memberikan kenyamanan dan keamanan

 8

Dengan tidak mengurus sendiri ke kantor TASPEN dan tidak bolak-

balik ke beberapa instansi serta pada saat jatuh tempo uang Pensiun
dan Tabungan Hari Tua telah di transfer pada rekening perbankan
atau kantor POS yang ditunjuk, maka akan menimbulkan rasa
nyaman dan aman.

6. Menghemat energi dan biaya

Dengan bersinerginya semua pihak maka PNS calon penerima

pensiun tidak perlu mendatangi beberapa instansi apalagi bolak-
balik dengan berdampak pada penghematan biaya dan energi.

7. Memberikan informasi yang maksimal

PNS calon Penerima Pensiun dan Tabungan Hari Tua mendapatkan

informasi yang jelas dan akurat, sehingga tidak menimbulkan rasa
waswas dan khawatir.

2.4. Nilai-nilai PT. TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Yogyakarta

5 (lima) nilai utama yang dijunjung tinggi PT TASPEN (PERSERO) yaitu:

1. Integritas

Integritas yang dimaksud adalah satunya perkataan dengan perbuatan dan

senantiasa konsisten dalam memegang amanah dan tanggung jawab.

2. Profesionalitas

Senantiasa bekerja dengan menggunakan kompetensi terbaik yang dimiliki

untuk memberi hasil dan manfaat yang semakin meningkat bagi perusahaan.

3. Inovatif

Kreatif dalam menciptakan dan menerapkan ide-ide baru untuk mendukung

kemajuan perusahaan.

4. Kompetitif
 9

Mempunyai daya saing yang tinggi dengan memiliki keunggulan karakter

dan kompetensi guna memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan.

5. Tumbuh

Berkembang selaras dengan tuntutan perubahan baik eksternal maupun

internal.

2.5.Tugas dan Fungsi PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

PT TASPEN (Persero) adalah salah satu perusahaan Lembaga Keuangan

Bukan Bank (LKBB) yang berbadan hukum Badan Usaha Milik Negara
(BUMN), perusahaan tersebut ditugaskan oleh pemerintah untuk
menyelenggarakan Asuransi Sosial Pegawai Negri Sipil, yaitu suatu asuransi
yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta yang diterima pada saat yang
bersangkutan berhenti karena pensiun. Empat program PT TASPEN (Persero)
untuk Aparatur Sipil Negara (ASN), yaitu:

a. Jaminan Kecelakaan Kerja

Perlindungan atas resiko kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja

berupa perawatan, santunan, dan tunjangan cacat.

b. Tabungan Hari Tua

Program Asuransi yang terdiri dari Asuransi Dwiguna yang dikaitkan

dengan usia pensiun ditambah dengan Asuransi Kematian.

c. Program Pensiun

Program Pensiun adalah sebagai jaminan hari tua dan sebagai

penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri selama bertahun-tahun
bekerja dalam dinas pemerintah.

d. Jaminan Kematian

Perlindungan atas resiko kematian bukan akibat kecelakaan kerja berupa

santunan kematian.
 10

2.6. Struktur Organisasi PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Struktur organisasi PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

dapat dilihat pada gambar 2.1 sebagai berikut:

I GDE AGUS ADI SUCIPTO

Kepala Cabang
1990 1964 2363 / XIV

MULAT BUDIYANTO HARI KUSUMA YUDA

DEDI ROSIDI EVIANTO, SE Kepala Bidang Keuangan PERWIRA
Kepala Bidang Layanan & 1989 1966 2102 / X Kepala Bidang Umum dan SDM
Manfaat 2086 1981 2955 / X

1987 9671 1274 / X

NOVA ELYA PUTRI RENANING A.

DJAYUS WALUYO
HASNI Kasle Kas & Kasle RAHARDJO INDRA KUSUMA
Kepala Layanan &
TARODJI Verifikasi SPJ Adm.Keuangan Kasle SDM Kasle Umum
Manfaat
Kasle 2011 1987 3083 / VII 2015 1991 3394 / 1891 1983 2751 / VII 2012 1988 3122 / VII
1988 1964 1335 / VII
Kepesertaan VI
1989 1966 2112 /
VII
RATNAWATI DWI A MELANI FATIKHAH WISNU ZAINAL ABIDIN SUGENG
1989 1967 2036 2006 1982 2963 /VI WIDJAYANTO 1987 1962 0990 1988 1967 1575
JOKO LEGOWO /VI
1988 1963 1673 /VI /VI
1991 1963 2777 / VI FIRDAUS GEDOAN
WARDANI
SRIWIYADI 1987 1962 0986 /VI SIKMANTHI SITI BADRIYAH
M.THOMI
SIROJUDIN 1991 1963 2772 /VI INGGIT D 1991 1964 2770 /V
M.ONI WINDIARNI 2012 1988 3198 /IV
2015 1994 3318 / III
ZULVIPERSRI DWI 1987 1966 0955 MARIAM LUBIS
AGUS SULIANNA 1989 1954 9193 /VI 2011 1987 3112 /V
RIA ANGGRAINI
1991 1965 2779 / VI
2007 1981 2988 RIYANTO
SUHARTO
SURAHMAN 1984 1963 0729 /V
1988 1965 1815 /VI
1988 1964 1814 / V
SUKARJIMAN
1988 1964 1578 /VI
PT.TASPEN (PERSERO)
ANASTASIA RATNA
KANTOR CABANG
W
2006 1983 2940 /V YOGYAKARTA
GIRI EVINNE PERIODE BULAN JULI
1989 1968 2105 /VI
TAHUN 2018
M. AGUNG
NUGROHO PEJABAT 10 ORANG
1988 1963 1817 /VI

EDY BAKTI K KARYAWAN 27 ORANG

2018 1994 3883 /VI
JUMLAH 37 ORANG
KASIMAN
1987 1965 1026 /V
M. ONI WINDIARNI
2012 1989 3190 /IV
 11

2.7. Sumber Daya Manusia Pada PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang

Yogyakarta

Komposisi Sumber Daya Manusia (SDM) Per Juli 2019 dapat di;ihat
pada tabel 2.2 sebagai berikut :

Berdasarkan Jenis Kelamin

Jenis Kelamin Jumlah

Laki-Laki 23 Orang

Perempuan 14 Orang

Total Keseluruhan 37 Orang

Berdasarkan Golongan

Pejabat 10 Orang

Karyawan 27 Orang

Jumlah 37 Orang

Berdasarkan Tingkat Pendidikan

NO PENDIDIKAN JUMLAH

1 S3 6 Orang

2 S2 11 Orang

3 S1 14 Orang

4 DIII 4 Orang
 12

5 DI 0 Orang

6 SLTA 2 Orang

7 SLTP 0 Orang

8 SD 0 Orang

Jumlah 37 Orang

2.8. Fungsi Organisasi PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Organisasi atau perusahaan yang telah didirikan tentunya harus

membentuk struktur organisasi, sehingga tidak hanya sekedar gedung tempat
kerja, tetapi juga jelas organisasi yang dimaksud. Struktur organisasi adalah
bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara
formal. Dengan demikian struktur organisasi sangatlah penting bagi sebuah
organisasi, dimana struktur tersebut menjelaskan setiap tugas atau pekerjaan
secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.

Susunan Organisasi PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Yogyakarta

terdiri dari:

1. Kepala Cabang

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Melaksanakan tugas dan kebijakan yang dapat mendukung sistem

mutu pelayanan demi kepuasa peserta antara lain melakukan
peninjauan manajemen, audit mutu internal, melakukan tindakan
koreksi dan juga pencegahan, mengontrol data serta dokumen,
teknik statistik dan pengendalian catatan mutu.

b. Bertanggung jawab terhadap identifikasi serta penyelesaian

masalah.
 13

c. Membantu menjabarkan kebijakan perusahaan yang menyangkut

kantor cabang.

2. Wakil Kepala cabang (Karyawan/staf)

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Membantu tugas kepala cabang/ sebagai wakil dari kepala

cabang.

b. Bertanggung jawab atas audit mutu internal.

c. Bertanggung jawab memberikan pengarahan serta pembinaan,

penilaian dan peningkatan mutu kepada karyawan yang bekerja
di unit kerjanya/ kantor cabangnya dan bertanggung jawab
terhadap pembinaan usaha kecil serta koperasi yang ada pada
unit kerja/ kantor cabangnya.

3. Bidang Layanan dan Manfaat

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Perencanaan dan koordinasi pelaksanaan kegiatan pelayanan

dan pemasaran mengelola kegiatan pengumpulan, pengolahan
serta penyajian data peserta Program PT. TASPEN.

b. Sosialisasi dan koordinasi dengan lembaga pemerintah dan

organisasi kemasyarakatan untuk peningkatan pelayanan yang
melebihi harapan peserta dan Melakukan tindak lanjut terhadap
keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan koreksi dan
pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.

c. Memberikan persetujuan atas keabsahan dan pembayaran

manfaat klim yang diajukan oleh peserta Program PT. TASPEN.
 14

d. Melakukan pengelolaan kegiatan pelayanan sesuai dengan

prosedur yang ditetapkan, verifikasi dan pelaporan kepada
manajemen kantor cabang.

e. Melaksanakan peningkatan kualitas pelayanan dikantor cabang.

4. Kepala Seksi Kepesertaan

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Melakukan analisis dan pengendalian serta melakukan kegiatan

administrasi dan pemeliharaan data peserta Program PT.
TASPEN.

b. Melakukan koordinasi pengiriman/ penerimaan ke kantor pusat

atau dari kantor pusat dan antar kantor cabang maupun instansi
terkait.

c. Menyajikan data peserta Program Asuransi dan Program

Pensiun di kantor cabang dengan akurat dan up to date dan
menetapkan besarnya tagihan premi peserta Program PT.
TASPEN dengan jelas.

d. Mengadakan kegiatan pertanggungan dari calon peserta

Program PT. TASPEN.

5. Kepala Seksi Layanan dan Manfaat

Tugas, wewenag dan tanggung jawab:

a. Melakukan pelayanan pembayaran klaim pensiun dan asuransi,

dengan pelayanan sesuai dengan prosedur yang diterapkan,
verifikasi dan pelaporan kepada manajemen perusahaan.

b. Menetapkan besarnya klaim dan mengesahkan kebenaran

pengajuan klaim manfaat Program PT. TASPEN.
 15

c. Menyelenggarakan perhitungan hak peserta sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

6. Bidang Keuangan

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan dan juga

anggaran di kantor cabang.

b. Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan seperti kegiatan

akuntansi dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang.

c. Melakukan koordinasi dan penyelenggaraan kegiatan arsip.

7. Kepala Seksi Kas dan Verifikasi

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Perencanaan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran kas

(cash flow) kantor cabang serta penerimaan dan pembayaran
atas perintah kepala bidang keuangan.

b. Melakukan penyimpanan uang dan surat - surat berharga.

c. Rekonsiliasi bank dan monitoring penerimaan premi.

d. Penyusunan laporan sub-unit bagian unit kerja dan penyelesaian

tindak lanjut temuan audit internal serta eksternal di lingkungan
sub bagian unit kerja.

8. Kepala Seksi Administrasi dan keuangan

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Melakukan penyusunan, kajian, analisis laporan keuangan

kantor cabang.

b. Menyelenggarakan administrasi aktiva tetap kantor cabang.

 16

c. Melakukan penyusunan daftar gaji dan kompensasi lainnya serta

pajak penghasilan.

d. Rekonsiliasi bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan

program PT. TASPEN.

9. Bidang Umum dan SDM

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Melakukan pengelolaan kegiatan pengadaan barang dan jasa

serta pendistribusian ke unit-unit kerja di lingkungan kantor
cabang sesuai dengan kebutuhan unit kerja serta melakukan
koordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitas-fasilitas kerja di
kantor cabang.

b. Pengelolaan kegiatan kesekretariatan, kehumasan, keamanan,

kearsipan, pendidikan dan latihan serta non kedinasan seperti
meyelenggarakan kegiatan pembinaan dan administrasi PKBL
di wilayahnya.

c. Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu yang telah

disepakati.

10. Kepala Seksi SDM

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, pembinaan mental

karyawan, olahraga dan kegiatan non kedinasan lainnya.

b. Koordinasi pembayaran hak-hak karyawan di kantor cabang

(gaji, tunjangan, pengganti biaya-biaya lainnya), penyususnan
daftar gaji dan kompensasi serta pajak penghasilan.

11. Kepala Seksi Umum

 17

Tugas, wewenang dan tanggung jawab:

a. Menyelenggarakan kegiatan administrasi personalia kantor

cabang serta penempatan pemberian fasilitas bagi karyawan dan
keluarga.

b. Koordinasi pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset

perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik
perusahaan di kantor cabang.

c. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta

kerahasiaan data/dosir karyawan.

2.9. Kegiatan Umum dan Data Khusus PT TASPEN (PERSERO) Kantor

Cabang Yogyakarta

2.9.1. Kegiatan Umum PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

PT TASPEN (PERSERO) mengacu pada ruang lingkup usahanya yang

tercantum dalam Peraturan Pemerintah No. 25/1981 dan Peraturan
Pemerintah No. 26/1981 yaitu sebagai Penyelenggara Asuransi Sosial,
termasuk Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) bagi Pegawai
Negeri Sipil dan BUMN/BUMD. Berikut merupakan kegiatan umum PT
TASPEN (PERSERO):

1. Menyelenggarakan Program Tabungan Hari Tua (THT) Berikut

adalah jenis-jenis program THT:

a. Asuransi Dwiguna Asuransi Dwiguna adalah jenis asuransi

yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat
mencapai usia pensiun. Para peserta Program Asuransi
Dwiguna juga memperoleh Auransi Kematian tanpa harus
menambah iuran. Program Asuransi Kematian adalah suau
jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan
kepadapeserta apabila istri/ suami/ anak meninggal dunia
 18

atau kepada ahli waris serta apabila peserta meninggal dunia.

Selain itu, bagi peseta yang berhenti bekerja sebelum
mencapai usia pensiun atau bukan karena meninggal dunia
akan memperoleh pembayaran sekaligus dalam bentuk
Asuransi Nilai Tunai. Program ini diikuti oleh Pegawai
Negeri Sipil, kecuali PNS Departemen Hankam, pejabat
negara, dan pegawai BUMN/BUMD.

b. Asuransi Multiguna Sejahtera

Program Asuransi Multiguna Sejahtera adalah

pengembangan dari Asuransi Dwiguna dengan penambahan
manfaat bagi peserta berupa manfaat berkala, disamping
manfaat THT dan manfaat nilai tunai. Besarnya manfaat
berkala disesuaikan dengan kemampuan masing-masing
peserta. Program ini telah diikuti oleh pegawai beberapa
BUMN/BUMD.

c. Asuransi Ekaguna Sejahtera

Program Asuransi Ekaguna Sejahtera menawarkan

manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi
kewajiban iurannya. Program ini juga telah diikuti oleh
pegawai beberapa BUMN/BUMD.

2. Menyelenggarakan Program Pensiun

Program Pensiun adalah suatu program yang bertujuan untuk

memberikan jaminan hari tua kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai
penghargaan atas jasa-jasa dan pengabdiannya kepada negara
sebagaimana ditetapkan dalam Undang-undang No 11 Tahun 1969
tentang pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pensiun Janda/
Duda Pegawai Negeri Sipil. Peserta Program Pensiun adalah Pegawai
Negeri Sipil, pejabat negara, penerima pensiun TNI/POLRI yang pensiun
 19

sebelum 1 April 1989, penerima tunjangan veteran RI, penerima

tunjangan perintis kemerdekaan Republik Indonesia/ Komite Nasional
Indonesia Pusat.

2.9.2. Data Khusus PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

PT. TASPEN adalah salah satu perusahaan Lebaga Keuangan Bukan Bank
(LKBB) yang berbadan hukum Badan Usaha Milik Negara (BUMN), perusahaan
tersebut ditugaskan oleh pemerintah untuk menyelenggarakan Asuransi Sosial
Pegawai Negeri Sipil, yaitu suatu asuransi yang memberikan jaminan keuangan
bagi peserta yang diterima pada saat yang bersangkutan berhenti karena pensiun.

1. Pencatatan Premi

Premi adalah sejumlah uang yang harus dibayarkan setiap bulannya

sebagai kewajiban dari tertanggung atas keikutsertaannya di asuransi.
Besarnya premi atas keikutsertaan di asuransi yang harus dibayarkan
telah ditetapkan oleh perusahaan asuransi dengan memperhatikan
keadaan-keadaan dari tertanggung. Langkah-langkahnya sebagai
berikut :

a. TASPEN melakukan pengakuan piutang. Setiap awal bulan PT.

TASPEN akan menerbitkan tagihan berdasarkan data yang dimiliki
oleh perusahaan untuk dikirimkan ke kantor Pemda setempat.

b. Pemda melakukan setoran ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan

Negara (KPPN). Pemda melakukan penyetoran sejumlah uang
(pemotongan gaji) Dana Pensiun (4,75%) dan Tabungan Hari Tua
(3,25%) dari gaji.

c. KPPN akanmelimpahkan data ke Direktorat Jendral

Perbendaharaan Negara (DJPBN) untuk dilakukan pembukuan.
 20

Setoran sejumlah uang tersebut akan dilakukan pembukuan untuk

membuat bukti setor.

d. DJPBN mengirimkan laporan ke kantor TASPEN pusat. Laporan

tersebut menyatakan bahwa Pemda telah melakukan setoran Dana
Pensiun dan Tabungan Hari Tua.

e. Kantor TASPEN pusat melimpahkan data laporan penyetoran

tersebut ke kantor TASPEN cabang. Proses ini dilakukan agar data
dapat dicocokkan dengan bukti setor dari Pemda.

f. TASPEN cabang melakukan koreksi. Koreksi dilakukan untuk

memastikan bahwa data yang diberikan oleh kantor TASPEN pusat
sama dengan bukti setor dari Pemda. Apabila ada selisih data kantor
TASPEN cabang akan melakukan penagihan kembali dengan
mengirimkan e-mail data selisih setoran ke kantor TASPEN pusat.

2. Pembayaran Klaim

Klaim Asuransi dapat disebut juga sebagai sebuah permintaan resmi

kepada pihak perusahaan asuransi, untuk meminta pembayaran
berdasarkan ketentuan perjanjian.Klaim Asuransi yang diajukan akan
ditinjau oleh perusahaan untuk validitasnya dan kemudian dibayarkan
kepada pihak tertangggung setelah disetujui. PT. TASPEN sendiri
memiliki banyak produk asuransi dan masing-masing produk memiliki
persyaratan dokumen untuk melakukan klaim. Adapun syarat-syarat
yang harus dipenuhi, sebagai berikut:

a. Tabungan Hari Tua (THT)

b. Asuransi Kematian (ASKEM)

c. Program Pensiun

 Uang Pensiun Pertama

 21

 Uang Duka Wafat (UDW)

 Pensiun Tunjangan Janda/Duda

 Pensiun Terusan

 Pensiun Tunjangan Yatim-Piatu

 Pensiun yang tidak diambil 3 bulan berturut - turut.

 Uang Kekurangan Pensiun (UKP)

 Tunjangan Veteran

 Pensiun Lanjutan Karena Pindah Kantor Cabang TASPEN.

d. Dana Kehormatan
 BAB III
LAPORAN KEGIATAN SELAMA MENGIKUTI MAGANG

3.1. Waktu Pelaksanaan Magang

Kegiatan magang ini merupakan syarat wajib yang harus di ikuti oleh
mahasiswa Fakultas Ekonomi Prodi Akuntansi dengan tujuan meningkatkan
kualitas sumber daya manusia, menumbuhkan sikap kritis, kreatif, dan inovatif
serta menciptakan rasa tanggungjawab, disiplin dan profesionalisme yang
tinggi. Kegiatan magang ini di laksanakan pada tanggal 17 Juni 2019 sampai
dengan 17 Juli 2019 bertepatan dengan liburan semester agar tidak
mengganggung perkuliahan. Pelaksanaan magang harus dilaksanakana dengan
batas minimal 150 jam.

Kegiatan magang ini di laksanakan pada PT TASPEN (Persero) Kantor

Cabang Yogyakarta. Jadwal kegiatan magang di PT TASPEN (Persero) Kantor
Cabang Yogyakarta yaitu 5 (lima) hari kerja dalam satu minggu, untuk
mahasiswa magang masuk pada pukul 07.30 WIB dan pulang pukul 16.00
WIB.

Dalam pelaksanan kegiatan magang ini penulis ditempatkan di

Departemen Sekretariat Perusahaan Unit Penyusuan Arsip dan Unit Tata
Usaha. Seksi Sekretariat ini bertugas merekam, menyimpan, atau mengingat
berkas-berkas pensiun yang terdaftar di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang
Yogyakarta, sebagai sumber informasi keberadaan suatau berkas serta
bertanggungjawab untuk surat masuk dan surat keluar.

22
 23

Tabel 3.1

Rincian Waktu Magang

Bagian/Seksi Waktu Magang Ijin Jumlah Hari

Magang Magang

Bagian Sekretariat 17 Juni 2019-17 - 23 hari

Juli 2019

Jumlah hari x waktu 23 x 8,7 jam

magang per hari

Total jam magang 200,1 jam

3.2. Deskripsi Kegiatan Magang

3.2.1. Kegiatan Magang

Kegiatan magang di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang

Yogyakarta penulis ditempatkan di Departemen Sekretariat Perusahaan
Unit Penyusuan Arsip dan Unit Tata Usaha. Di seksi Sekretariat ini
melakukan pekerjaan yang sifatnya membantu kegiatan operasional Unit
Penyusutan Arsip yang menangani perekaman dan mengadministrasi hasil
perekaman arsip serta membantu Unit Tata Usaha yang menangani surat
masuk dan keluar. Adapun langkah-langkah pelaksanaan kerja yang
Praktikan lakukan diantaranya sebagai berikut:

a. Melakukan pencatatan surat masuk kedalam buku agenda

Setiap surat yang masuk ke Unit Tata Usaha maupun yang akan dikirim
harus dicatat kedalam buku agenda. Format buku agenda terdiri dari
tujuh kolom yaitu nomor, nomor surat, tanggal surat diterima, pengirim
 24

surat, perihal dan disposisi. Adapun langkah-langkah dalam melakukan

pencatatan surat masuk kedalam buku agenda adalah sebagai berikut:

1. Praktikan menerima surat masuk yang diberikan.

2. Sebelum memulai pencatatan hal pertama yang dilakukan adalah

melihat lembar disposisi yang terlampir pada surat tersebut
karena semua informasi terdapat pada lembar disposisi tersebut.

3. Selanjutnya Praktikan memberi nomor urut untuk setiap surat

yang diagendakan.

4. Pada kolom setelah nomor urut, Praktikan menuliskan nomor

surat yang diagendakan.

5. Setelah itu, Praktikan menuliskan tanggal surat diterima dan

tanggal yang tertera pada surat. f. Selanjutnya, Praktikan
menuliskan pengirim surat dan perihal surat tersebut.

6. Kolom disposisi dikosongkan karena surat tersebut belum

diketahui disposisi dari pimpinan PT TASPEN (PERSERO)
mengenai surat tersebut.

b. Melakukan pendistribusian surat

Untuk surat masuk yang akan didistribusikan ke internal PT TASPEN

(PERSERO) atau ke bagian lain, Praktikan menggunakan Lembar
Pengantar Surat. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam
mendistribusikan surat masuk adalah sebagai berikut:

1. Praktikan menerima surat yang akan didistribusikan

2. Praktikan menyortir surat kedalam beberapa bagian sesuai unit

kerja yang dituju.

3. Praktikan mengambil Lembar Pengantar Surat.

 25

4. Praktikan menuliskan nama pejabat yang dituju, unit kerja,

tanggal dan jam penyampaian surat, asal surat, tanggal, nomor
dan perihal surat pada Lembar Pengantar Surat.

5. Surat tersebut didistribusikan ke unit kerja yang dituju dengan

meminta tanda terima dengan format tanggal, jam, tanda tangan
serta tanda tangan penerima sebagai bukti bahwa surat yang
dikirim sudah diterima.

c. Melakukan filing lembar pengantar surat dan tanda terima ke laci arsip

Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan pengarsipan

lembar pengantar surat adalah sebagai berikut:

1. Praktikan menerima lembar pengantar surat beserta tanda terima

yang telah diproses.

2. Praktikan mengarsipkan lembar pengantar surat dan tanda

terima sesuai dengan unit kerja.

3. Langkah terakhir, Praktikan meletakkan lembar pengantar surat

dan tanda terima ke dalam laci arsip dan merapikannya.

d. Melakukan Perekaman arsip dan mengadministrasi hasil rekaman

Dalam melaksanakan proses perekaman arsip inaktif yang masih

konvensional menjadi bentuk digital/ elektronik, Praktikan dibantu oleh
staf unit Pemusnahan arsip. Arsip yang direkam merupakan arsip lama
yang memerlukan kehati-hatian dalam penggunaannya. Menurut
(Sedarmayanti,2003) mengenai pemeliharaan arsip, “Pemeliharaan
arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah
kerusakan akibat beberapa sebab.” Adapun langkah-langkah proses
perekaman arsip tersebut antara lain:

1. Pratikan mengambil box arsip inaktif di ruang penyimpanan

arsip.
 26

2. Praktikan mengeluarkan isi dokumen yang ada pada box, lalu

membuka staples dan pengait lain yang ada pada dokumen agar
memudahkan proses scanning.

3. Praktikan menghidupkan mesin scanner dengan menekan

tombol power.

4. Praktikan memastikan bahwa mesin scanner telah siap untuk

digunakan.

5. Praktikan melakukan scanning dokumen-dokumen tersebut

dengan penuh kehati-hatian agar dokumen tidak sobek atau
rusak.

6. Selanjutnya, Praktikan menyimpan hasil scan tersebut dalam

bentuk folder. Satu folder untuk satu box arsip.

e. Menginput data pensiun pada sisten ELOCLIENT

Langkah-langkah dalam ELOCLIENT ini adalah sebagai berikut :

1. Buka aplikasi ELICLIENT yang tersedia di komputer.

2. Lakukan Batch data yang akan di ELOCLIENT

3. Split data yang sudah di Batch

4. Lakukan ELOCLIENT dengan menginput NIP dari pensiun

5. Simpan di dalam folder per cabang yang sudah di buat.

f. Membuat dan merekap tanda terima surat keluar pada Microsoft Word
dan Excel

Setiap surat yang hendak dikirim keluar, baik melalui jasa kurir maupun
ekspedisi tentu memerlukan tanda terima sebagai bukti bahwa surat
tersebut sudah sampai ke tujuannya. Pada Unit Tata Usaha, Praktikan
dibimbing untuk melakukan pembuatan tanda terima surat melalui jasa
 27

ekspedisi dan merekap keseluruhan tanda terima tersebut pada akhir

bulan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan Praktikan dalam
membuat dan merekap tanda terima surat keluar dengan jasa ekspedisi
antara lain:

1. Praktikan menerima surat atau barang dari bagian internal PT

TASPEN (PESRSERO) yang akan dikirim.

2. Praktikan membuat tanda terima sesuai format tanda terima yang

digunakan.

3. Praktikan membuat daftar perincian pengiriman, jenis barang,

jumlah serta beratnya apabila yang akan dikirim berbentuk
barang.

4. Praktikan memita tanda tangan penanggung jawab pengirim dari

pihak Unit Tata Usaha.

5. Praktikan menyiapkan lembar tanda terima tersebut beserta surat

atau barang yang akan dikirim.

6. Jika jasa ekspedisi sudah datang untuk mengambil surat atau

barang yang akan dikirim hari itu, Praktikan meminta tanda
tangan kurir ekspedisi tersebut disebelah tanda tangan
penanggung jawab Unit Tata Usaha.

7. Selanjutnya, pada akhir bulan Juni Praktikan merekap tanda

terima surat atau barang yang keluar pada periode satu bulan.

g. Otentifikasin pensiun dengan media Handphone

Langkah-langkah dalam Otentifikasi Taspen dengan media

Handphone ini adalah sebagai berikut :

1. Sebelumnya sediakan Handphone Android untuk instal Aplikasi

Otentifikasi Taspen
 28

2. Download Aplikasi Otentifikasi Taspen pada google Play Store.

3. Untuk melakukan Otentifikasi, masukan NIP Pensiun terlebih

dahulu.

4. Ikuti arahan yang ada pada Aplikasi tersebut, seperti angguk

kepala, buka mulut, kedip mata, dan gelengkan kepala.

5. Setelah mengikuti arahan akan terlihat langsung apakah

otentifikasi berhasil atau gagal.

3.2.2. Rincian Kegiatan Magang

Tabel 3.2

Kegiatan Magang di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang

Yogyakarta

Hari & Waktu Rincian Kegiatan Output

tanggal

Senin, 17 07:30-16:00 -Breafing Pengarahan 6 Surat

Juni 2019 Magang Masuk dan
20 Lembar
-Mendistribusikan Surat
Masuk

-Input data Pensiun

dengan sistem
ELOCLIENT

Selasa, 18 07:30-16:00 -Input data Pensiun 4 Surat

Juni 2019 dengan sistem Pengantar
ELOCLIENT dan 5 Bendel
SK
Pensiunan
 29

-Membuat Surat Pengantar

SK Pensiunan per cabang

-Membendel SK
Pensiunan per cabang

Rab, 19 07:30-16:00 -Mengambil SK Pensiunan 3 Bendel SK

Juni 2019 di Kantor BKN Pensiunan,
Yogyakarta 15 Lembar
Input Data
-Input data Pensiun
dan 4 Surat
dengan sistem
Pengantar
ELOCLIENT

-Membuat Surat Pengantar

SK Pensiunan per cabang

Kamis, 20 07:30-16:00 -Arsip Dokumen Pensiun 5 Lembar

Juni 2019 ke Almari Arsip Arsip, 12
Halaman
-Membuat data kematian
Data
peserta aktif TASPEN
Kematian dan
-Mendistribusikan Surat 3 Bendel
Masuk dan Keluar Surat

Jum’at. 21 07:15-16:00 -Senam Pagi dan Sarapan 6 Lembar SK

Juni 2019 Bersama Karyawan dan 12
TASPEN Halaman
hasil survei
-Kroscek SK Pensiunan

-Survei tingkat kematian

peserta aktif TASPEN
 30

Senin, 24 07:30-16:00 -Arsip SK Pensiunan 4 Arsip, 15

Juni 2019 Halaman
-Input data Pensiunan
Input Data,
dengan sistem
dan 10 Hasil
ELOCLIENT
survei
-Survei tingkat kematian
peserta aktif TASPEN

Selasa, 25 07:30-16:00 -Input data Pensiunan 45 Halaman

Juni 2019 dengan sistem Input Data, 8
ELOCLIENT Surat Masuk
dan 6 Lembar
-Administrasi surat masuk
Arsip
-Arsip SK Pensiunan

Rabu, 26 07:30-16:00 - Input data Pensiunan 35 Halaman

Juni 2019 dengan sistem dan 25
ELOCLIENT Koesioner

-Menyebara Koesioner
kepada peserta TASPEN
tentang Pelayanan
TASPEN

Kamis, 27 07:30-16:00 -Scan Dokumen SK 3 Bendel SK,

Juni 2019 Pensiunan 25 Halaman
Input, dan 10
- Input data Pensiunan
Lembar Arsip
dengan sistem
ELOCLIENT

- Arsip SK Pensiunan
 31

Jum’at, 28 07:15-16:00 -Jalan Sehat dan Sarapan 48 Halaman

Juni 2019 Bersama Karyawan dan 3 Bendel
TASPEN Scan

- Input data Pensiunan

dengan sistem
ELOCLIENT

- Scan Dokumen SK
Pensiunan

Senin, 01 07:30-16:00 - Input data Pensiunan 37 Input dan

Juli 2019 dengan sistem 28 Hasil
ELOCLIENT Otentifikasi

-Otentifikasi Peserta
TASPEN di BANK BTPN

Selasa, 02 07:30-16:00 -Otentifikasi Peserta 32

Juli 2019 TASPEN di BANK BPD Otentofokasi
DIY dan 8 Lembar
Arsip
-Arsip Dokumen SK
Pensiunan

Rabu, 03 07:30-16:00 - Input data Pensiunan 22 Halaman,

Juli 2019 dengan sistem 6 Arsip dan 4
ELOCLIENT Bendel SK

- Administrasi surat masuk

- Mengambil SK
Pensiunan di Kantor BKN
Yogyakarta
 32

Kamis, 04 07:30-16:00 - Input data Pensiunan 46 Input, 12

Juli 2019 dengan sistem Arsip dan 10
ELOCLIENT Surat Masuk

- Arsip Dokumen SK
Pensiunan

- Administrasi surat masuk

Jum’at, 05 07:15-16:00 - Senam Pagi dan Sarapan 3 Bendel

Juli 2019 Bersama Karyawan Scan dan 8
TASPEN Surat Masuk

- Scan Dokumen SK
Pensiunan

- Administrasi surat masuk

Senin,08 07:30-16:00 - Administrasi surat masuk 12 Surat

Juli 2019 Masuk, 56
- Input data Pensiunan
Input Data
dengan sistem
dan 6
ELOCLIENT
Rangkap
-Print Dokumen SK Print
Pensiunan

Selasa, 09 07:30-16:00 -Kroscek SK Pensiunan 6 Lembar

Juli 2019 Kroscek, 2
- Scan Dokumen SK
Bendel Scan
Pensiunan
dan 35 Input
- Input data Pensiunan Data
dengan sistem
ELOCLIENT
 33

Rabu, 10 07:30-16:00 - Scan Dokumen SK 3 Bendel

Juli 2019 Pensiunan Scan, 28
Input Data
- Input data Pensiunan
dan 45
dengan sistem
Perekaman
ELOCLIENT
SK
-Perekaman data SK
Pensiunan Masuk

Kamis, 11 07:30-16:00 - Perekaman data SK 30

Juli 2019 Pensiunan Masuk Perekaman
SK dan 12
- Administrasi surat masuk
Surat Masuk

Jum’at, 12 07:15-16:00 - Senam Pagi dan Sarapan 13 Surat

Juli 2019 Bersama Karyawan Masuk dan
TASPEN 25
Perekaman
- Administrasi surat masuk
SK
- Perekaman data SK
Pensiunan Masuk

Senin, 15 07:30-16:00 -Menginput Data Baru 10 SK Baru,

Juli 2019 Peserta TASPEN 5 Lembar
Kroscek, dan
-Kroscek SK Pensiunan
7 Surat
- Administrasi surat masuk Masuk

Selasa, 16 07:30-16:00 - Input data Pensiunan 36 Input

Juli 2019 dengan sistem Data, 25
ELOCLIENT Perekaman
 34

- Perekaman data SK SK, dan 9

Pensiunan Masuk Surat Masuk

- Administrasi surat masuk

Rabu, 17 07:30-16:00 - Arsip Dokumen SK 12 Arsip, 26

Juli 2019 Pensiunan Perekaman
SK, dan 3
- Perekaman data SK
Bendel SK
Pensiunan Masuk

- Mengambil SK
Pensiunan di Kantor BKN
Yogyakarta

3.3. Kontribusi Magang

Kegiatan magang ini merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan

oleh Mahasiswa Fakultas Ekonomi Prodi Akuntansi Universitas
Sarjanawiayata Tamansiswa. Selama kegiatan magang penulis mendapatkan
pelayanan yang baik dari pegawai PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang
Yogyakarta sehingga penulis tidak merasa tertekan terhadap suasana di kantor.

3.3.1. Kontribusi PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Kontribusi selama kegiatan magang di PT TASPEN (Persero)

Kantor Cabang Yogyakarta yang diberikan pihak instansi kepada penulis:

1. Memberikan informasi terkait TASPEN sehingga memudahkan

penulis dalam menyusun laporan magang.

2. Memberikan ilmu dan pengetahuan yang bermanfaat dibidang

Sekretariat TASPEN.
 35

3. Memotivasi penulis untuk lebih semangat dalam kuliah agar

mendapatkan pekerjaan yang sesui dengan bidangnya.

3.3.2. Kontribusi Penulis

Kontribusi selama kegiatan magang di PT TASPEN (Persero)

Kantor Cabang Yogyakarta yang bisa penulis berikan :

1. Melakukan pekerjaan dengan rasa penuh tanggungjawab.

2. Membantu meringankan pekerjaan yang ada di bagian

Sekretariat Unit Penyusunan Arsip dan Tata Usaha.

3. Mempersingkat waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

3.3.3. Ilmu Kuliah yang diterapkan selama Magang

1. Arsip manual dan Arsip pada sistem Eloclient dan Sistem

ACB termasuk dalam ilmu kuliah Sitem Akuntansi.

2. Melakukan Otentifikasi kepada nasabah taspen termasuk

dalam ilmu kuliah Komunikasi dan Bisnis.

3. Pengadministrasian surat masuk dan kelola Surat keluar

termasuk dalam ilmu kuliah Akuntansi Manajemen.

3.4. Tempat Penempatan Magang/Mahasiswa Diposisikan

Pada kegitan magang ini penulis ditempatkan di Seksi bagian

Serkretariat Unit Penyusunan Arsip dan Tata Usaha. Penulis didampingi 1
(satu) pegawai tetap yang bertugas di bagaian Sekretariat. Kegiatan penulis di
bagian Sekretariat yaitu membantu menyiapkan Surat Pengantar untuk dikirim
ke Kantor Cabang lainnya, melakukan perekaman data pensiun masuk ke
sistem ACB, input Data Pensiun dengan sistem ELOCLIENT, serta membantu
mendistribusikan berkas-berkas yang dibutuhkan seksi lain.
 36

3.5. Prosedur/SOP yang berlaku di bagian Sekretariat Unit Penyusunan

Arsip dan Tata Usaha

Prosedur merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan suatu

tugas atau pekerjaan dalam sebuah perusahaan, dan tidak hanya dalam bidang
kegiatan operasional, tetapi juga dalam bidang pekerjaan perkantoran
(Milandari, 2010).

3.5.1. Prosedur Pembuat Surat Pengantar

Surat pengantar berfungsi sebagai bukti bahwa SK Pensiun, Pertek

Pensiun dll, sudah diterima Sub Bagain Umum yang kemudian di kirim ke
jasa pengiriman. Berikut adalah prosedur pembuatan Surat Pengantar:

a. Surat dikelompokan berdasarkan jenisnya.

b. Dikelompokan perbendel yang masing-masing

c. Catat Nomor surat, Nama Pensiun, NIP Pensiun, dan Keterangan

jenis surat.

Gambar 3.5
Flowchart Pembuatan Surat Pengantar

Pengelompokan surat
Mulai Berdasarkan Jenis

Pertek
SK Pensiun

3
Pencatatan Nomor 2
Surat, Nama Pensiun, Surat Pengantar 1
NIP, dan Keterangan
Surat

Selesai
 37

3.6. Pengalaman Selama Kegiatan Magang

Kegiatan magang dilaksanakan bertepatan dengan libur semester genap

tepatnya pada tanggal 17 Juni 2019 – 17 Juli 2019. Selama magang saya di
tempatkan pada bagian Sekretariat Unit Penyusunan Arsip dan Tata Usaha, di
bagian ini penulis didamping oleh 1 (satu) pegawai PT TASPEN (Persero)
Kantor Cabang Yogyakarta. Selain itu, di bagian lain di Seksi SDM tedapat
pegawai yang memiliki tugas masing-masing yang dibawahi oleh satu Kepala
Seksi.

Pada kegiatan magang ini penulis mendapat pengalaman yang tidak

didapat pada perkuliahan, penulis bisa merasakan secara langsung suasana
dunia kerja khususnya di kantor pelayanan yang melayani masyarakat secara
langsung. Penulis juga mendapatkan pengetahuan tentang kegiatan operasional
di bagaian pengarsipan, penulis menjadi tahu apa itu Sistem ELOCLIENT, tata
cara mengarsip, dan juga tahu bagaimana mekanisme dalam surat menyurat
yang dilakukan di bagian Sekretariat serta mengetahui cara Otentifikasi
Taspen. Disamping itu penulis mendapat manfaat soft skill yaitu penulis
menjadi lebih berani bertanggungjawab atas apa yang telah dikerjakan baik
dikerjakan tim maupun individu. Penulis menjadi lebih tau pentingnya
kerjasama (team work) di instansi-instani publik seperti PT TASPEN (Persero)
Kantor Cabang Yogyakarta. Dari kegiatan magang ini penulis mendapat
teman-teman baru dari peserta magang lainnya ataupun dari pegawai Kantor.
Kegiatan magang ini selain untuk memenuhi kewajiban juga dapat sebagai
saranan untuk menembah wawasan, ilmu, motivasi dan memperbanyak teman.

Selama kegiatan magang penulis dituntut untuk selalu menjaga tingkah

laku, kedisplinan, kesopanan dan kerapian dalam segala hal. Hal ini akan
berpengaruh kepada penilian masyarakat/Calon Pensiun yang datang ke PT
TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta terhadap penulis dan juga
teman-teman magang yang lainnya.
 38

Selain itu, penulis juga mendapatkan motivasi untuk bisa bekerja di PT

TASPEN (Persero). Hal ini dikarenakan bekerja untuk membantu orang lain
merupakan kepuasan tersediri bagi penulis pribadi. Penulis menjadi lebih
memperhatikan kualitas diri penulis untuk bisa lebih baik dan mencapai tujuan
yang diinginkan.

3.7. Permasalahan yang Ditemui Selama Kegiatan Magang

Selama kurang lebih 1 bulan penulis melaksanakan magang di pt taspen

(Persero) Kantor Cabang Yogyakarta, penulis medapatkan beberapa
permasalahan yang ada di bagain Sekretariat sebagai berikut:

a. Kurangnya jumlah unit komputer yang ada menjadi penghambat

penyelesaian pekerjaan.

b. Perekam data ke Sistem ACB juga terkadang terhambat karena

gangguan jaringan.

c. Keterlambatan logistik seperti kardus, amplop, dan juga kerusakan

mesin fotokopi juga menghambat pekerjaan.

d. Surat untuk Pensiun sering tidak sampai pada alamat yang tertera di
surat tersebut.

e. Arsip dan ruangan penyimpanan kurang terawat

3.8. Solusi Permasalah yang Ditemui Selama Kegiatan Magang

Berikut ini adalah solusi untuk permasalahan yang ada di Bagian

Sekretariat:

a. Penambahan unti komputer ini merupakan solusi yang paling tepat di

lakukan guna mempercepat penyelesaian pekerjaan.

b. Pemeliharan jaringan secara rutin akan mengurangi gangguan yang

terhadap sistem.
 39

c. Pengadaan persedian logistik untuk mengurangi keterlambatan

pengiriman

d. Setiap Pensiunan diharuskan mencantumkan alamat lengkap tempat

tinggal dan setiap Pensiunan yang melakukan perubahan alamat tempat
tinggal diharuskan melaporkan ke PT TASPEN (Persero). Hal ini akan
mempermudah pihak PT TASPEN (Persero) dalam melakukan
pengiriman surat.

e. Melakukan Pengecekan dan menjaga kebersihan pada ruang Arsip,

supaya Arsip terjaga dengan baik.
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Kegiatan magang merupakan kegiatan yang dilaksanakan lembaga

pendidikan yang memiliki tujuan agar mahasiswa mengenal dunia kerja nyata,
supaya setelah lulus kuliah dan masuk ke dunia kerja dapat dengan mudah
untuk menyesuaikan lingkungan tempat kerjanya. Kegiatan magang juga
bertujuan untuk menumbuhkan pola pikir yang kritis, kreatif dan inovatif serta
memotivasi supaya lebih semangat dalam mencapai target kelulusan serta
mendapat pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan. Kegiatan magang ini
selain memberi manfaat bagi penulis juga memberi manfaat untuk universitas
dan instansi tempat magang. Sehingga dari kegiatan ini penulis mendapat
banyak manfaat dan pengalaman yang berharga yang berguna untuk bekal di
masa yang akan datang.

PT TASPEN (PERSERO) adalah menjadi Pengelola Dana Pensiun dan

Tabungan Hari Tua (THT) serta Jaminan Sosial lainnya yang terpercaya.
Mewujudkan Manfaat dan Pelayanan yang Semakin Baik bagi Peserta dan
Stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, Berlandaskan Integritas
dan Etika yang Tinggi.

Setelah Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (Magang) di PT

TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Yogyakarta pada Departemen
Sekretariat Perusahaan, maka sapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan Magang berlangsung kurang lebih satu bulan, dimulai dari

tanggal 17 Juni 2019 dan berakhir pada 17 Juli 2019.

2. Tugas-tugas yang Praktikan kerjakan selama melaksanakan Magang di

Departemen Sekretariat Perusahaan adalah sebagai berikut:

40
 41

a. Melakukan pencatatan surat masuk

b. Pendistribusian surat masuk

c. Melakukan penyimpanan lembar pengantar surat masuk

d. Melakukan perekaman arsip dan mengadministrasi hasil rekaman

e. Menginput data pensiun dengan sistem ELOCLIENT. Membuat dan

merekap tanda terima surat keluar.

4.2. Kritik, Saran dan Kesan

4.2.1. Kritik

1. Kritik untuk Universitas

Dibatasinya tempat magang hanya di wilayah Yogyakarta ini

membatasi gerak mahasiwa yang berkeinginan magang di
daerahnya masing-masing. Sehingga mahasiswa kurang tahu
apa yang menjadi permasalahan di PT TASPEN (Persero) di
daerahnya tersebut.

2. Kritik untuk PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Untuk pegawai yang ada di Kantor PT TASPEN (Persero)

Kantor Cabang Yogyakarta dalam memberikan tugas jangan
hanya memberi tugas kepada satu mahasiswa, perlunya sistem
Rolling ini berguna untuk menambah pengatuhan mahasiswa
yang lain.
 42

4.2.2. Saran

1. Saran untuk universitas

a. Untuk universitas supaya bisa bekerja sama dengan

instansi-instansi lain yang berada di luar wilayah
Yogyakarta, selain menambah pengalaman bagi
melaksanakan magang juga membantu
memperkenalkan Univeristas ke dunia luar.

b. Fakultas Ekonomi Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta memantau mahasiswa pada
saat pelaksanaan Magang berlangsung dengan cara
berkunjung ke perusahaan tempat mahasiswa
melaksanakan Magang.

2. Saran untuk PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta

Untuk PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang

Yogyakarta sebaiknya melakukan sistem rotasi (rolling) agar
terciptanya pemerataan ilmu yang didapat bagi mahasiswa
yang melaksanakan kegiatan magang. Selain itu, perlunya
sanksi tegas untuk pegawai yang kurang displin.

4.2.3 Kesan

Kesan selama penulis melaksanakan kegiatan magang di PT

TASPEN (Persero) Kantor Cabang Yogyakarta mendapatakan kesan
baik. Hal ini dapat dilihat pelayanan yang baik dari pihak Kantor
terhadap peserta magang lainnya. Pegawai yang baik, ramah,
perhatian, dan sering memotivasi pada saat kegiatan magang
merupakan sisi positif yang membuat penulis merasa nyaman dengan
suasana yang ada di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang
Yogyakarta.
 DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana, 2002. Hubungan Masyarakat Suatu Studi

Komunikologis. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Sedarmayanti. 2003. Kearsipan. Bandung: Mandar Maj.

Amelia, Ismayani.2017 ”Contoh Laporan Magang”

Dosen Akuntansi, T. (2019). Pedoman Penyusunan Laporan Magang 2019.

Yogyakarta.

Tim. (2019). Profil PT TASPEN (Persero). Yogyakarta.

https://id.m.wikipedia.org/wiki/TASPEN Diakses27 Juni 2019

Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1981 tentang pengalihan bentuk

perusahaan umum dana tabungan dan asuransi pegawai negri menjadi
perusahaan perseroan.

Peraturan Pemerintah Nomor 20 tahun 2013 tentang perubahan atas peraturan

pemerintah nomor 25 tahun 1981 tentang asuransi sosial pegawai negri
sipil.
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 (Persetujuan Surat Magang)
LAMPIRAN 2 (Surat Izin Magang)
LAMPIRAN 3 (Buku Bimbingan Magang)
LAMPIRAN 4 (Sertifikat)
LAMPIRAN 5 (Contoh Surat Pengantar)
LAMPIRAN 6 (Contoh SK Pensiun)
LAMPIRAN 7 (Data Informasi Pensiun)
 DOKUMENTASI

Dokumentasi 1 (Pada Saat Scan Dokumen)

Dokumentasi 2 (Pada Saat Arsip ACB)
Dokumentasi 3 (Pada Saat Pembuatan Surat Pengantar)
Dokumentasi 4 (Pada Saat Otentikasi Pada Pensiun)
Dokumentasi 5 (Hasil Otentifikasi)
Dokumentasi 6 (Foto Bersama Kepala Cabang dan Karyawan PT TASPEN)
Dokumen 7 (Pada Saat Senam Pagi Bersama Karyawan PT TASPEN)