1.

Komunikasi pada Atasan dan Bawahan

Komunikasi dapat mengalir dari atasan kepada bawahan dan dari

bawahan kepada atasan

Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi

mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas

lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari

manajemen kepada para pegawai; namun dalam organisasi kebanyakan

hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, dalam Pace & Faules,

2005).

Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada

bawahan (Katz dan Kahn dalam Pace & Faules, 2005; Luthans, 1992): (1)

informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) informasi mengenai

dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan

dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5)

informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

Para pegawai di seluruh tingkat di dalam organisasi merasa perlu diberi

informasi. Komunikasi yang paling efektif digunakan berdasarkan hasil

penelitian adalah dengan menggunakan metode lisan diikuti tulisan.

Level (dalam Pace & Faules, 2005: M Arni, 2005) mensurvei para

supervisor dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi

yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi

yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut: (1) tulisan saja, (2) lisan

saja, (3) tulisan diikuti lisan, dan (4) lisan diikuti tulisan. Berikut deskripsi hasil

penelitian:2

Tabel 1. Metode paling efektif v.s. paling tidak efektif untuk berkomunikasi
dengan para pegawai dalam sepuluh situasi yang berbeda

Situasi Paling

Efektif

Paling tidak

Efektif

1 Penyampaian informasi yang

memerlukan tindakan segera pegawai

Lisan diikuti

tulisan

Tulisan
saja

Informasi yang memerlukan tindakan

pegawai pada waktu mendatang Tulisan saja Lisan saja

Penyampaian informasi yang bersifat

umum

Tulisan saja Lisan saja

Penyampaian arahan atau perintah

perusahaan

Lisan diikuti

tulisan Lisan saja

5

Penyampaian informasi mengenai

perubahan kebijakan perusahaan yang

penting

Lisan diikuti

tulisan Lisan saja

Penyampaian kemajuan kerja kepada

penyelia langsung anda

Lisan diikuti

tulisan Lisan saja

7 Promosi kampanye keamanan Lisan diikuti

tulisan Lisan saja

Pemberian pujian kepada pegawai atas

prestasi kerjanya

Lisan diikuti

tulisan

Tulisan

saja

Pemberian teguran atas kelalaian

kerjanya Lisan saja Tulisan

saja

10 Penyelesaian perselisihan di anatara

para pegawai mengenai masalah kerja Lisan saja Tulisan

saja

Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa metode lisan diikuti

tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah

dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan

segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan

memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan

antarpersonal yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan

diikuti tulisan.

Metode lisan saja dinilai paling efektif dalam situasi yang mencakup

teguran dan mendamaikan perselisihan, tapi paling tidak efektif dalam enam

situasi lainnya, meskipun empat dari enam situasi juga dinilai paling efektif
untuk kombinasi metode lisan diikuti tulisan. Hal ini menunjukkan bahwa

metode lisan diinginkan tetapi tidak hanya lisan saja.

Metode tulisan saja dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk 8

tindakan yang akan datang, bila informasinya umum, dan bila tidak diperlukan

kontak pribadi. Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling

tidak efektif bagi setiap situasi.

Hasil penelitian Level yang menyatakan metode yang paling efektif adalah

metode lisan diikuti tulisan di dukung oleh hasil penelitian Dahle (dalam Arni M,

2005). Mereka juga mengatakan bahwa pemakaian papan pengumuman dan

metode tulisan saja kurang efektif digunakan.

Sedangkan untuk pemilihan media dapat didasarkan pada pertimbangan

sifat-sifat media, hasil-hasil yang diinginkan, faktor biaya dan waktu, dan

konteks budaya di tempat terjadinya pertukaran informasi. Trevino, Daft, dan

Lengel (dalam Pace dan Faules, 2005) serta Kreitner dan Kinicki (2004)

menjelaskan bahwa kekayaan setiap medium berdasarkan pada empat faktor:

(1) umpan balik (berkisar dari yang langsung hingga yang lambat), (2) saluran

(berkisar mulai dari gabungan visual dan audio hingga yang visual yang

terbatas), (3) tipe komunikasi (personal vs impersonal), dan (4) sumber bahasa

(verbal dan nonverbal). Menurut kriteria ini, tatap muka dipandang sebagai

medium yang paling kaya, sedangkan laporan-laporan tergolong ke dalam

kategori “miskin”.

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi

mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi

(supervisor). Esensi komunikasi ke atas adalah suatu permohonan atau

komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih
tinggi, atau lebih luas. Komunikasi digunakan untuk memberi umpan balik

kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan tujuan, dan

meneruskan masalah-masalah yang ada. Komunikasi ke atas menyebabkan

para manajer menyadari perasaan para karyawan terhadap pekerjaannya,

rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Manajer juga mengandalkan

komunikasi ke atas untuk mendapatkan gagasan mengenai bagaimana segala

sesuatu dapat diperbaiki

Komunikasi ke atas tidak mudah dilakukan. Komunikasi ke atas dap10

menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir manajer

organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari

bawahan.

Menurut Sharma ada empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat

amat sulit:
- Kecendrungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

- Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak tertarik kepada masalah

pegawai

- Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan

pegawai

- Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak dapat dihubungi dan

tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

2. Komunikasi dalam Industri dan Organisasi

Menurut Jewell dan Siegal (1998) komunikasi organisasi adalah suatu

alat di mana aktivitas anggota-anggota sistem sosial organisasi

dikoordinasikan. Komunikasi dapat membentuk jalinan pengertian antara pihak

yang satu dengan pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat
dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan. Apabila organisasi tidak

dapat melaksanakan komunikasi yang baik, maka semua rencana-rencana,

instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, sasaran-sasaran, motivasi-motivasi dan

sebagainya, hanya tinggal di atas kertas, atau menjadi simpang siur dan kacau

balau sehingga tujuan industri dan organisasi kemungkinan tidak akan

tercapai.

Komuniksi yang tidak lancar dapat menimbulkan dampak buruk, berupa:

timbulnya sentimen-sentimen, perasangka-prasangka dan ketegangan di

kalangan para anggota organisasi dan konflik-konflik di antara bermacammacam tingkatan dalam
organisasi. Sedangkan keuntungan-keuntungan dari

komunikasi yang baik dalam organisasi adalah: kelancaran tugas-tugas lebih

terjamin, biaya-biaya dapat ditekan, dapat meningkatkan partisipasi dan

pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik12

2.1 Dimensi-dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi

Menurut Anoraga dan Suyati (1995) dimensi komunikasi meliputi:

Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi antar manajer dengan komunikan

yang berada dalam organisasi, yakni para pegawai dan berlangsung secara

timbal balik. Komunikasi internal terbagi atas tiga arus komunikasi, yaitu:

a. Komunikasi vertikal

Adalah komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas, yaitu

komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke atasan.

Dalam proses komunikasi vertikal, pemimpin memberikan instruksi,

petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan kepada bawahan.

Sebaliknya bawahan memberikan laporan, gagasan, saran dan

sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi vertikal dapat dilaksanakan

secara langsung antara manajer sebagai pimpinan tertinggi dengan

seluruh karyawan, dapat juga melalui kepala biro, kepada bagian atau

seksi

b. Komunikasi horisontal; adalah komunikasi secara mendatar, misalnya:

antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan,

dan sebagainya. Komunikasi horisontal seringkali berlangsung tidak

formal.

Menurut Luthans (1992) berdasarkan hasil penelitian terhadap komunikasi

interaktif, maka diketahui beberapa tujuan yang sangat penting sebagai

berikut:

a. Task coordination. Kepala departemen dapat melakukan

pertemuan bulanan untuk mendiskusikan bagaimana masingmasing departemen memberikan kontribusi

untuk tujuan masingmasing sistem

b. Problem solving. Anggota dari salah satu departemen dapat

berkumpul untuk mendiskusikan bagaimana mereka akan

menangani ancaman masalah keuangan; mereka dapat

menggunakan pemikiran karyawan15

c. Information sharing. Anggota departemen dapat bertemu dengan

anggota-anggota departemen lain untuk memberikan kepada

mereka data baru

d. Conflict resolution. Anggota dari salah satu departemen dapat

bertemu untuk mendiskusikan konflik yang ada di dalam

departemen atau antar departemen.

e. Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross

communication); adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan

pegawai seksi lainnya.

3. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara manajer atau

pejabat lain yang mewakili di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari

dua jalur yakni komunikasi dari organisasi ke khalayak dan dari khalayak ke

organisasi.

Komunikasi dari organisasi ke khalayak atau publik pada umumnya

bersifat informatif, setidaknya adanya hubungan batin. Hal ini sangat penting

dalam rangka memecahkan masalah yang tidak terduga sebelumnya, misalnya

saja adanya berita surat kabar yang tidak sesuai dengan kenyataan.

Komunikasi ini dapat dilakukan melalui mass media seperti surat kabar,

majalah, radio, telepon, televisi, poster dan sebagainya. Sedangkan

komunikasi dari khlayak ke organisasi adalah proses umpan balik yang

dikehendaki oleh manajer maupun umpan balik secara spontanitas dari

komunikan.
3.1 Jaringan Formal dan Informal

Jaringan komunikasi menetapkan saluran-saluran tempat informasi

mengalir. Saluran ini mempunyai satu dari dua macam—baik formal maupun

informal. Jaringan formal biasanya vertikal, mengikuti rantai wewenang, dan

terbatas pada komunikasi yang berhubungan dengan tugas. Sebaliknya,

jaringan informal---seperti selentingan---bebas untuk bergerak kesegala arah,

melewati tingkat-tingkat wewenang, dan kemungkinan besar memenuhi 17

kebutuhan sosial anggota kelompok karena mempermudah penyelesaian

tugas.

4. Jaringan Kelompok Kecil Formal

Jaringan kelompok kecil melukiskan tiga jaringan kelompok-kecil yang

biasa: rantai, roda, dan semua saluran. Rantai secara ketat mengikuti rantai

komando yang formal. Roda mengandalkan pada pimpinan untuk bertindak

sebagai saluran pusat untuk semua komunikasi kelompok. Jaringan semua

saluran mengizinkan semua anggota kelompok untuk dengan aktif saling

berkomunikasi.

Rantai Roda Semua saluran

Gambar-1, Tiga Jaringan Kelompok Kecil

Efektivitas tiap jaringan bergantung pada variabel yang kita perhatikan.

Misalnya, struktur roda memudahan munculnya seorang pemimpin, jaringan

semua saluran jika kita memperhatikan kepuasan anggota yang tinggi, dan

jaringan rantai jika akurasi dianggap paling penting.

Tabel-1, Jaringan Kelompok Kecil dan Kriteria Keefektifan

Jaringan

Kriteria Rantai Roda Semua saluran

Kecepatan moderat cepat cepat

Ketepatan tinggi tinggi moderat

Pentingnya seorang pemimpin moderat tinggi tidak ada

Kepuasan anggota moderat rendah tinggi

5. Jaringan Informal

Selentingan atau kabar burung (grapevine) adalah jaringan komunikasi

informal pada organisasi. Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan

sebagai “metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak

dapat diperoleh melalui saluran biasa”. Komunikasi informal cenderung berisi

laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir 19

melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui

selentingan lebih memperhatikan “apa yang dikatakan atau didengar oleh

seseorang” daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling

tidak sumbernya terlihat “rahasia” meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.

Selentingan memiliki tiga karakteristik utama. Pertama, selentingan tidak

dikendalikan oleh manajemen. Kedua, selentingan dipersepsikan oleh

kebanyakan karyawan sebagai paling dapat dipercaya dan andal daripada

komunikasi formal yang diterbitkan oleh manajemen puncak. Ketiga, sebagian

besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orangorang di dalamnya

Adapun tujuan dari selentingan adalah: (1) menstruktur dan mengurangi

kecemasan; (2) memberi makna pada informasi yang terbatas dan terpecahpecah; (3) bertindak sebagai
sarana untuk mengorganisasikan anggota

klompok, dan mungkin orang luar, membentuk koalisi; dan (4) untuk

mengisyaratkan status seorang pengirim.

Davis (dalam Jewell & Siegal, 1998) mengklasifikasifikan selentingan

sebagai berikut:

a. Cluster: A berkomunikasi ke penerima tertentu (B dan E), yang juga

melakukan hal yang sama (B ke C dan D, E ke F dan G)

b. Probability: baik A maupun penerima A yang pertama (B atau F)

meneruskan pesan ke yang lain secara acak

c. Gossip: A mencari dan meneruskan pesan ke sejumlah penerima yang

dipilih B, C dan seterusnya

d. Single Strand: pesan diteruskan dari A ke B ke C dan seterusnya

sampai penerima terakhir