Nama :DIAN ALI MAHMUD NIM :105030500111047

Kelas : A (Ilmu adm pemerintahan) DIMENSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi dalam organisasi tidak akan terlepas dari bentuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina hubungan antarindividu di dalam organisasi di mana masing-masing anggota memiliki berbagai kepentingan tetapi memiliki tujuan untuk kepentingan bersama. Demikian pula dengan komunikasi eksternal dalam membina hubungan dengan pihak khalayak di luar organisasi. a. Bentuk-bentuk komunikasi organisasi 1. Komunikasi interal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau jabatan tersebut lengkap dengan struktur yang khas dan pertukaran secara horizontal dan vertical dalam suatu perusahaan yang me-nyebabkan pekerjaan berlangsung. 2. Komunikasi eksternal adalah komunikasi anatara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. b. Dimensi komunikasi internal dan eksternal Komunikasi internal 1. Komunikasi vertikal, yaitu pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, lengkap dengan struktur yang khas (downward dan upward). 2. Komunikasi horizontal, yaitu berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu unit pekerjaan yang sama. 3. Komunikasi diagonal. Komunikasi eksternal 1. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. 2. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. c. Downward communication Yaitu komunikasi dari atas ke bawah yang artinya informasi yang berlangsung secara formal dari seseorang yang memiliki wewenang atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang kedudukannya lebih rendah. Terdapat lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan ke bawahan (Khan danKatz, 1966 dalam Pace) dalam Yenny dkk (2004: 4.4), yaitu:

1. How to job adalah jenis informasi yang menyangkut bagaimana kita melaksanakan tugas atau pekerjaan. Perintah/instruksi dapat berupa pemberitahuan, petunjuk, penjelasan dan job description. 2. Rationale for doing jobs adalah jenis informasi mengenai atas dasar alasan apa kita melaksanakan tugas yang dibebankan kepada kita. Dalam hal ini, suapya karyawan memahami bagaimana dia bekerja yang berkaitan dengan tugas lainnya. 3. Organizational policies dan practices adalah jenis informasi mengenai kebijakan dan pentunjuk-pentunjuk praktis. Dalam hal ini, karyawan diberikan informasi mengenai jam kerja, gaji, pemutusan hubungan kerja, asuransi, cuti, insentif, sanksi dan sebagainya. 4. Employee performance yaitu jenis informasi mengenai kinerja karyawan, bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya dengan baik untuk efisien dan efektifnya tujuan organisasi. 5. Mission of the organization adalah informasi untuk mengembangkan kesamaan misi. d. Pemilihan metoda dan media Menurut Level dalam pace dan Faules (2000), ada empat metode, yaitu dalam memberikan informasi ke bawah. 1. Lisan saja: Metode lisan saja dinilai paling efektif dalam situasi yang mencakup teguran dan mendamaikan perselisihan tetapi paling tidak efektif dalam enam situasi lainnya meskipun empat dari enam situasi juga dinilai paling efektif untuk kombinasi metode lisan diikuti tulisan. 2. Tulisan saja: Metode tulisan saja dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan dating, bila informasinya umu dan bila tidak diperlukan kontak pribadi. 3. Tulisan diikuti lisan: Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling tidak efektif bagi setiap situasi. 4. Lisan diikuti tulisan: Metode lisan diikuti tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai dengan situasi apapun. Lebih jauh, Pace dan Faules (2000) menyatakan bahwa ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai

1. Ketersediaan: Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung digunakan setelah melakukan inventarisasi pada metode yang tersedia, maka organisasi dapat memutuskan metode yang ditambahkanuntuk suatu program. 2. Biaya: Metode yang dinilai biayanya paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi yang rutin dan tidak mendesak, sebaliknya bila penyebaran informasi itu tidak rutin dan mendask maka metode yang lebih mahal dan lebih cepat yang digunakan. 3. Pengaruh: Metode yang tampaknya member pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku. 4. Relevansi: Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi dapat dilakukan dengan pembicaran diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya multi metode yang mungkin akan akan dipilih. 5. Respons: Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respon khusus terhadap informasi tersebut. 6. Keahlian: Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya. e. Upward communication 1. Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memiliki kedudukan lebih rendah kepada yang lebih tinggi. 2. Fungsi dan argumentasi untuk komunikasi ke atas:Arus informasi ke atas memasok informasi berharga bagi pengambilan keputusan pemegang organisasi dan kegiatan supervisi lainnya (Sharma, 1979 dalam Pace). Komunikasi ke atas membuat supervisor tahu ketika bawahan menyampaikan infor-masi dan bagaimana baiknya menerima masukan dari bawahan (Planty dan Machaver, 1952 dalam Pace). Mendorong omelan dan keluhan kepermukaan, dan supervisor mengetahui siapa yang terbuka dan yang lebih tertutup untuk operasi aktual (Conby, 1976 dalam pace).

Komunikasi ke atas memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadap organisasi dan merupakan suatu kesempatan untuk meminta pertanyaan dan sumbangan ide serta saran tentang operasi organisasi (Planty danMachaver, 1952 dalam Pace).

Komunikasi ke atas membolehkan supervisor untuk menetapkan apakah bawahan memperoleh pengertian yang dimaksudkan dari arus informasi ke bawah (Planty dan Machaver, 1952 dalam Pace).

Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan dalam pekerjaan mereka dan organisasi (Harriman, 1974 dalam Pace).

f. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal yaitu berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu unit pekerjaan yang sama. Komunikasi horizontal yang merupakan komunikasi mendatar, misalnya anggota staf dengan anggota staf dan biasanya lebih informal. Bertujuan: 1. Untuk koordinasi tugas. 2. Berbagi informasi terhadap perencanaan dan kegiatan. 3. Pemecahan masalah. 4. Menjamin kesamaan pengertian. 5. Mendamaikan, negosiasi dan menyatukan perbedaan. 6. Mengembangkan dukungan interpersonal. Metode komunikasi horizontal antaralain: 1. Pertemuan kepanitiaan 2. Interaksi informal sewaktu istirahat 3. Percakapan telepon 4. Memo dan catatan 5. Aktifitas sosial 6. Lingkaran kualitas adalah suatu kelompok pekerja sukarela berbagai area per tanggungjawaban. g. Komunikasi diagonal

Komunikasi silang atau diagonal ini terjadi misalnya dalam suatu fakultas yang terdiri dari berbagai jurusan terjadi komunikasi anatara anggota satu jurusan dengan anggota jurusan lainnya. Ada tiga prinsip yang memperkuat peranan komunikasi staf khusus, yaitu: 1. 2. 3. Staf khusus harus dilatih dalam keahlian komunikasi. Membutuhkan pengenalan penting dari peranan komuikasi mereka. Managemen harus mengakui peranan staf khusus dan membuat lebih baik untuk mem-pergunakan dalam komunikasi organisasi. h. Dimensi komunikasi internal 1. Komunikasi personal: Komunikasi yang berlangsung secara dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona beredia adalah komunikasi dengan menggunakan alat/media. 2. Komunikasi kelompok: Komunikasi anatara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka. Kelompok bisa besar atau kecil. i. Dimensi komunikasi eksternal 1. Komunikasi dari ogranisasi ke khalayak: Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting misalnya dalam memecahkan suatu masalah. Bentuknya dapat seperti majalah organisasi, press release, artikel SK, pidato radio, pidato televisi, film documenter, selebaran, konferensi pers. 2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi: Merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komuikas yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak itu menimbulkan efek yang sifatnya controversial, maka disebut opini publik. j. Komunikasi manajemen dalam organisasi Berbicara mengenai komunikasi dan managemen, maka komukasi akan tercermin dan merupakan fondasi dalam setiap unsure dalam proses managaemen, yaitu: 1. Planning, yaitu memikirkan sebelumnya apa yang akan kita kerjakan dengan sumber daya yang ada pada organisasi.

2. Organizing, yaitu rencana (maksud) untuk menentukan kegiatan yang lebih khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran. 3. Directing, merupakan aspek tugas managemen yang lebih operasional yang melengkapi kekurangan dalam suatu perencanaan atau pengorganisasi. 4. Controlling, yaitu unsure-unsur penting dalam pengawasan sebagai sebuah proses termasuk pengukuran, perbandingan, pengambilan keputusan dan umpan balik atau tindakan kolektif. k. Empat proses dalam komunikasi manajemen 1. Asking, yaitu bertanya atau meminta informasi yang tidak kita miliki dari orang lain. 2. Telling sebelum kita understanding, kita harus terlebih dahulu memberitahukan atau mengirim pesan dalam bentuk telling. 3. Listening, yaitu kita harus mengerti apa yang disampaikan orang lain. 4. Understanding, untuk dapat memahami, maka kita perlu menyelami diri individu dan motivasi individu. l. Struktur organisasi Yaitu merupakan bentuk organisasi secara keseluruhan yang merupakan gambaran mengenai kesatuan dari berbagai segemen organisasi yang masing-masing dipengaruhi oleh salah satu dari faktor-faktor yang tersebut diatas. Struktur organisasi digambarkan pada peta atau skema organisasi (organigramme, organization chart). Ada empat komponen dasar dalam memberikan definisi struktur organisasi, yaitu: 1. Gambaran mengenai pembagian tugas. 2. Gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan resmi 3. Penetapan pengelompokkan individu menjadi bagian organisasi 4. Penetapan sistem hubungan yang memungkinkan tercapainya komunikasi koordinasi dan integrasi. m. Penugasan, pelaporan dan pengelompokan 1. Hubungan pelaporan, dinyatakan dengan garis vertikal pada skema organisasi. Garis Vertikal menunjukkan siapa seorang individu yang harus melapor.

2.

Alokasi

tugas

dan

tanggungjawab,

menunjukkan

lingkup

tugas

serta

tanggungjawab setiap jabatan. 3. Pengelompokkan menurut fungsi.