LAMPIRAN A

MINIT CURAI
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH

Tajuk Mesyuarat/Program : Bicara Profesional Peranan dan Tanggungjawab

Lembaga Pengelola Sekolah serta Pentadbir
Sekolah SJKC, SMJK dan Sekolah Mission Zon
Pantai Barat dan Pedalaman.

Rujukan Surat : JPNSBH.SPS.600-8/4/7

Tarikh : 16 Disember 2019

Masa : 9.00 pagi
Tempat : Mini Auditorium Tingkat 4, SM Tinggi, Kota
Kinabalu.
Urus setia : Sektor Pengurusan Sekolah
Pengerusi : Dr Mistirine Binti Radin
Pengarah JPNS

1.0 Kehadiran SPK, JPN Sabah

1.1 Nama/Jawatan:
Dr Nor Jannah Binti Hassan/ Ketua Penolong Pengarah.

2.0 Ucapan/Amanat Pengerusi

2.1 Pengerusi mengalu-alukan kedatangan Timbalan Pengarah, KPPK, KPP,
Pengetua/Guru Besar, dan Lembaga Pengelola Sekolah.
2.2 Menjelaskan objektif dialog:
i. Penerangan tentang perbezaan peranan dan tanggungjawab Lembaga
Pengelola Sekolah (LPS) dan PGB di sekolah bantuan.
ii. Memperkasakan sekolah bantuan melalui:
 Memberi penerangan tentang prosedur memperbaharui ahli LPS.
 Pengurusan pakej peruntukan tabung khas Kementerian
Pendidikan Malaysia.
2.3 Isu-isu (2019):
i. Perselisihan faham antara PGB dan LPS.
ii. Perselisihan faham antara ahli-ahli LPS.
iii. Ketidakfahaman tentang kuasa JPN melantik ahli JPS.
iv. Perlembagaan LPS yang kurang/tidak lengkap.
v. Penggunaan peruntukan pakej peruntukan tabung khas mengikut
prosedur pengurusan kewangan KPM.
3.0 Perkara Dibincangkan
3.1 Taklimat En Mohd Zaini (Timbalan Pengarah, Sektor Pengurusan Sekolah):
3.1.1 Sekolah Bantuan Kerajaan:
i. Tanah, bangunan dan perabot sekolah adalah milik persatuan/gereja
yang diwakili oleh LPS;
ii. PGB, guru-guru, anggota kumpulan sokongan, murid, pengawal
keselamatan dan pembersihan kawasan adalah dikawal (dilantik dan
digaji) oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).
3.1.2 Perbezaan HAK MILIK di sekolah bantuan:
A. Persatuan/Gereja (Lembaga Pengurusan Sekolah):
i. Tanah
ii. Pagar (sempadan)
iii. Bangunan dan struktur
iv. Pokok atas tanah
v. Apa-apa pendapatan daripada bangunan atau tanah seperti kantin
sekolah
vi. Peruntukan pakej peruntukan tabung khas KPM.
B. Kementerian Pendidikan Malaysia:
i. Pengetua/Guru Besar
ii. Guru-guru
iii. Anggota Kumpulan Pelaksana
iv. Pelajar/murid
v. Kontrak Kebersihan Kawasan
vi. Kontrak kawalan keselamatan
vii. Kontrak makanan bermasak untuk penghuni asrama atau Rancangan
Makanan Tambahan (RMT)
viii. Peruntukan belanja mengurus (ABM)
3.1.3 Data Sekolah Bantuan Di Bawah Pengurusan Jabatan Pendidikan Negeri
Sabah (2019)
i. Sekolah Mubaligh (SR, SRK): 71 SR; 2018 Guru; 25159 Murid.
ii. SJKC (Mubaligh): 14 SR; 389 Guru; 6716 Murid.
iii. SJKC: 69 SR; 2006 Guru; 29282 Murid.
Total: 154 SR; 4413 Guru; 61157 Murid.
iv. Sekolah Mubaligh (Sekolah Menengah): 27 SM; 1419 Guru; 20654
Murid.
v. SMJK (Mubaligh): 4 SM; 296 Guru; 5,031 Murid.
vi. SMJK: 4 SM;343 Guru; 5399 Murid.
Total: 35 SM; 2058 Guru; 31084 Murid.

3.2 Taklimat En Tham (KPPK)

3.2.1 Pendaftaran LPS.
 Menteri melantik Pengarah Pendidikan Negeri sebagai “Pendaftar
Sekolah dan Guru” di bawah subseksyen 5(3) untuk mendaftar Ahli-ahli
Lembaga Pengelola Sekolah.
3.2.2 Pengurusan Pakej Peruntukan Tabung Khas Kementerian Pendidikan
Malaysia (Kegunaan):
 Penyelenggaraan dan naik taraf.
 Pembelian Aset: Aircond, Komputer dan LCD.
 Pembasmian anai-anai
  Program keceriaan dan landscaping.
3.2.3 Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelenggaraan Sekolah.
Pengerusi: Pengerusi Lembaga Pengelola Sekolah
Setiausaha: Lantikan Pengerusi
Ahli-ahli:
i. Bendahari LPS (Wajib)
ii. PGB Sekolah (Wajib)
iii. Wakil Sekolah (Lantikan oleh PGB)
iv. Ahli LPS.
Jumlah JK sekurang-kurangnya 7 orang.
3.2.4 Tanggungjawab Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelenggaraan:
 Mengadakan mesyuarat untuk menentukan projek
penyelenggaraan/naik taraf/infrastruktur sekolah yang telah
dilaksanakan
 Menyediakan skop kerja
 Mendapatkan sekurang-kurangnya 3 sebut harga untuk setiap projek
(Bergantung kepada nilai projek)
 Mengadakan mesyuarat untuk memilih kontraktoratau pembekal
 Mengisi dan menghantar borang permohonan Peruntukan (Online)
 Memantau pelaksanaan projek.
 Menyedia dan menghantar laporan bulanan pelaksanaan dengan semua
dokumen sokongan kepada pihak berkenaan.
3.2.5 Prosedur Perolehan Pembelian/kerja:
A. Untuk harga yang kurang daripada RM50,000
 Dapatkan 3 sebut harga sama ada daripada penyebut harga yang
dikenalpasti atau melalui pameran sebut harga. Sekolah dan LPS
digalakkan untuk sama-sama mendapatkan sebut harga jika tiada
pameran sebut harga.
B. Untuk harga antara RM50000 hingga RM200,000.
 Dapatkan 5 sebut harga daripada penyebut harga yang dikenalpasti
DAN hendaklah mempamerkan iklan sebut harga di tempat awam.
C. Untuk harga melebihi RM200,000.
 Tender terbuka hendaklah dipelawa supaya mendapat
sekurang-kurangnya 5 penendar dan Publisiti seluas-luasnya hendaklah
dibuat. Sekurang-kurangnya satu pengiklanan di sebuah suratkhabar
harian.
D. Mengadakan mesyuarat pemilihan kontraktor/pembekal.
E. Mengeluarkan surat tawaran dan kontrak terimaan kepada penyebut
harga/pendender yang Berjaya.
3.2.6 Fasa Pelaksaan Kerja/Perolehan:
i. Sekolah mesti mengambil gambar sebelum, semasa proses dan
selepas siap pelaksanaan projek sebagai dokumen bukti
pelaksanaan projek.
ii. Gambar-gambar haruslah disimpan dalam bentuk hardcopy dan
softcopy (PDF Format).
iii. Sijil Siap Kerja: satu sijil siap kerja untuk mengesahkan kerja/projek
sudah siap mengikut spesifikasi. Pengesah adalah Pengerusi
LPS/Wakil LPS dan PGB.
 iv. LPS dan PGB mesti mewujudkan satu fail khas untuk setiap projek
supaya semua Salinan dokumen yang berkaitan dengan projek
seperti skop/spesifikasi kerja, tawaran sebut harga, minit mesyuarat,
gambar-gambar, sijil siap kerja, invois, baucer bayaran dan resit
pembayaran mesti disimpan dalam fail ini untuk rujukan.
3.2.7 Prosedur Pembayaran:
i. Pembayaran kepada pembekal atau kontraktor hanya boleh dibuat
setelah kerja/bekalan diperakukan sempurna.
ii. Baucer bayaran mesti disediakan. Ia mesti mengandungi Nombor
Baucer, penerima, perihal ringkas, butir-butir cek, amaun dan tarikh.
iii. Diperakukan sah dan tandatangan pengawal-pengawal (2 orang ahli
LPS dan pihak gereja) ** bergantung nilai pembayaran.
iv. Baucer bayaran haruslah disokong dengan dokumen yang lengkap
untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa
dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya: invois, surat
tawaran dan penerimaan oleh kontraktor, skop kerja, sijil siap kerja,
gambar-gambar jika perlu.
3.2.8 Prosedur Permohonan Peruntukan Tabung Khas Tahun 2020.
i. Isikan borang permohonan yang disediakan oleh Pegawai Khas
Pejabat Timbalan Menteri Pendidikan Secara Online (sainan kepada
pihak Mission/LPS) berserta dokumen sokongan seperti skop
kerja/spesifikasi bekalan, sebut harga dan gambar-gambar
ii. PGB sekolah berbincang dengan LPS berkenaan projek yang
dipohon dan membantu LPS mengisi serta menghantar Borang
Permohonan secara Online mengikut tarikh yang ditetapkan
(Jan/Feb 2020).
iii. PGB hantar laporan siap kerja Projek 2019 (Online) kepada Pegawai
Khas Pejabat Timbalan Menteri melalui emel:
ppkhasskpm2019@gmail.com (Jan 2020).

4.0 Tindakan Susulan JPN Sabah

4.1 Wakil SPK JPN hanya sebagai pemerhati sahaja. Persoalan semasa sesi
dialog lebih banyak berkisar tentang isu kekurangan guru, peruntukan
pembangunan dan perolehan aset, status tanah tapak sekolah dan bekalan
internet interim.

Disediakan oleh: Disemak oleh:

……………………………………………………. …………………………………………………………
DR. NOR JANNAH BINTI HASSAN
Ketua Penolong Pengarah
Sektor Pendidikan Khas
Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
Tarikh: 16 Disember 2019 Tarikh: