LANGKAH-LANGKAH FMEA (FAILURE MODE EFFECT ANALYSIS)

1. Langkah 1 : Identifikasi Proses Berisiko Tinggi

Prosedur Penyerahan Obat Bagi Pasien Rawat Jalan di Instalasi Farmasi

2. Langkah 2 : Pembentukan Tim

Ketua : dr. Tryanda Ferdiansyah
Wakil Ketua : Yusmaini, AMd.Keb
Sekretaris : Ns. Zulfi Gustria Ningsih, S.Kep
Anggota : Erda Wati, M. Farm, Apt
Novtafia Endri, S. Farm, Apt
Khairani, S. Farm, Apt
Otrina, S.Kep
Dewi Eriani, S.Kep
 LANGKAH 3 : IDENTIFIKASI PROSES

GAMBAR I : ALUR PROSEDUR PENYERAHAN OBAT RAWAT JALAN

INSTALASI RAWAT JALAN DEPO FARMASI

Penyerahan resep oleh pasien/keluarga

Pasien Datang pasien/perawat kepada petugas farmasi Pesan Obat ke
PBF/Distributor/RS Lain

Pemeriksaan Pasien Oleh DPJP Skrining resep oleh Apoteker Tidak

DI IRJ Tersedia

Penginputan Obat oleh Petugas

Penginputan Cek Persediaan di Depo
Tidak
Penulisan resep pasien IRJ lain, jika ada diberikan ke
oleh DPJP:
Tersedia Logistik
 Resep Online
 Resep Manual Apakah obat tersedia di Depo
 Farmasi Rawat Jalan
Tersedia

Konfirmasi ke
Penyerahan resep (resep Logistik Farmasi Logistik menyiapkan
Tidak
manual) : tentang Obat/Alkes sesuai
1. BPJS diberikan ke
Tersedia permintaan
ketersediaan obat
pasien/keluarga
2. Umum/Perusahaan Tersedia
dibawa oleh perawat

Konfirmasi Biaya untuk pasien Apakah pasien setuju

Umum/Perusahaan dengan harga obat

Petugas
Pasien Umum/Perusahaan diberikan Farmasi
Struk
Billing Obat dan diarahkan ke Kasir untuk membuat Copy
Pembayaran Setuju Tidak Setuju
Pembayaran Resep untuk
Pasien

Petugas Farmasi menyiapkan Apakah Obat butuh

obat sesuai resep proses peracikan?

Tidak Ya
Penyerahan Obat sesuai dengan
Resep disertai Informasi
Penggunaan Obat pada
Pasien/Keluarga Peracikan Obat oleh Petugas Peracikan

Pasien Pulang
 ALUR PROSES

PELAYANAN DOKTER PELAYANAN DEPO KASIR

DI INSTALASI RAWAT FARMASI
JALAN

1. Penulisan resep oleh DPJP
2. Penyerahan resep dari
Dokter kepada
Pasien/Keluarga
1. Penyerahan resep oleh 1. Petugas kasir menerima
Pasien/Keluarga/Perawat Billing dari
kepada Petugs Farmasi Pasien/Keluarga
2. Skrining Resep oleh 2. Petugas Kasir memberikan
Apoteker Struk Pembayaran kepada
Pasien/Keluarga
3. Penginputan obat oleh
Petugas Penginputan
4. Penyediaan dan
Pendistribusian obat oleh
Logistik Farmasi
5. Konfirmasi biaya untuk
pasien Umum/Perusahaan
6. Petugas Farmasi
menyiapkan obat sesuai
resep
7. Penyerahan obat sesuai
dengan resep disertai
informasi penggunaan obat
 MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAK

RPN = (NILAI DAMPAK) X (NILAI KEMUNGKINAN) X (NILAI DETEKSI)

Menilai tingkat dampak (severity) kesalahan

Penilaian terhadap tingkat dampak adalah perkiraan besarnya dampak negatif yang diakibatkan apabila kesalahan terjadi. Bila pernah terjadi maka penilaian akan
lebih mudah, tetapi bila belum pernah maka penilaian dilakukan berdasarkan perkiraan.

Menilai tingkat kemungkinan terjadinya (occurance) kesalahan

Sama dengan langkah keempat, bila tersedia cukup data maka dapat dihitung probabilitas atau frekuensi kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut. Bila tidak
tersedia maka harus digunakan estimasi yang didasarkan pada pendapat ahli (expert judgement) atau metode lainnya.

Menilai tingkat kemungkinan (deteksi) dari tiap kesalahan atau dampaknya

Penilaian yang diberikan menunjukkan seberapa jauh kita dapat mendeteksi kemungkinan terjadinya kesalahan atau timbulnya dampak dari suatu kesalahan. Hal ini
dapat diukur dengan seberapa jauh pengendalian atau indikator terhadap hal tersebut tersedia. Bila tidak ada makan nilainya rendah, tetapi bila indicator sehingga
kecil kemungkinan tidak terdeteksi maka nilainya tinggi.

Kriteria dampak, kemungkinan dan deteksi ini harus ditetapkan terlebih dahulu. Kriteria mula-mula secara kualitatif dan kemudian dibuat secara kuantitatif. Apabila
bias langsung dibuat secara kuantitatif akan lebih baik. Skala kriteria untuk ketiga jenis penilaian ini juga harus sama, misalnya terbagi dalam skala 5 atau skala 10.
Nilai 1 terendah dam nilai 5 atau 10 tertinggi. Penilaian peringkat dari ketiga variabel yang dinilai dilakukan secara konsensus dan disepakati oleh seluruh anggota
tim.

Setelah dilakukan perhitungan RPN untuk masing-masing potensi kesalahan maka dapat disusun prioritas berdasarkan nilai RPN tersebut. Apabila digunakan skala
10 untuk masing-masing variable maka nilai tertinggi RPN adalah = 10 x 10 x 10 = 1000. Bila digunakan skala 5, maka nilai tertinggi adalah = 5 x 5 x 5 =125.
Terhadap nilai RPN tersebut dapat dibuat klasifikasi tinggi, sedang dan rendah atau ditentukan secara umum bahwa untuk nilai RPN di atas 250 (cut-off points)
harus dilakukan penanganan untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dan dampaknya serta pengendalian deteksinya. Penentuan klasifikasi atau nilai
batas penanganan ditentukan oleh kepala tim atau oleh manajemen sesuai dengan jenis proses yang dianalisis.
 MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAK

No PROSES/LANGKAH FAILURE MODE CAUSE FAILURE EFFECT FAILURE Sv Occ Dt RPN

1. Penyerahan resep oleh
Pasien/Keluarga/Perawat
2. Skrining oleh Apoteker
3. Penginputan obat oleh Petugas Tidak dapat menginput obat
Penginputan
4. Penyediaan dan
Pendistribusian Obat oleh
Logistik Farmasi
5. Konfirmasi biaya untuk pasien Informasi tidak bisa
Umum/Perusahaan
6. Petugas Farmasi menyiapkan
obat sesuai resep
7. Penyerahan obat sesuai
dengan resep disertai
informasi penggunaan obat
a. Salah menyerahkan
resep
b. Lembar resep hilang
Resep tidak dapat dibaca
Dokter menulis resep diluar
formularium
Salah nama obat, dosis,
aturan pakai
karena aplikasi error
Obat di Depo Farmasi tidak
tersedia
ditangkap dengan jelas oleh
pasien
Salah baca resep, salah
label (penulisan nama dan
etiket), salah dosis, salah
ambil terutama untuk obat
LASA
Salah aturan pakai (tidak
sesuai dengan anjuran),
salah pasien
Dokter kurang cermat, Pasien harus kembali lagi
2 8 5 80
Terlalu banyak pasien ke Poli meminta resep
Lembar resep dibawa oleh Pasien harus kembali lagi
2 8 5 80
pasien sendiri ke Poli meminta resep
Dokter terburu-buru, tulisan Salah pemberian obat
tidak terbaca
10 10 5 500
Seringnya jaringan error Waktu tunggu lama
2 4 5 40
Pending Distributor Waktu tunggu lama
Obat kosong di distributor 2 4 5 40
Kurang waktu dalam Komplain dari pasien
penjelasan, kurang
mempertimbangkan sosial 2 10 4 80
ekonomi dan pendidikan
pasien
SPO tentang pelaksanaan Salah obat
persiapan obat tidak
dilaksanakan maksimal 10 8 5 400
Tenaga kurang sehingga kerja
rangkap
Pelaksanaan identifikasi Salah obat
pasien belum berjalan Efektifitas obat berkurang
10 10 4 500
maksimal, KIE pasien tidak
dilakukan

CAUSE FAILURE
Dokter kurang cermat,
Terlalu banyak pasien
Lembar resep dibawa oleh
pasien sendiri
Tulisan Dokter tidak terbaca
Seringnya jaringan error
Pending Distributor
Obat kosong di distributor
Kurang waktu dalam
penjelasan, kurang
mempertimbangkan sosial
ekonomi dan pendidikan
pasien
SPO tentang pelaksanaan
persiapan obat tidak
dilaksanakan maksimal,
Tenaga kurang sehingga
kerja rangkap
ANALISA KEGAGALAN
RCA RTL INDIKATOR PENANGGUNG
KEBERHASILAN JAWAB
Dokter terburu-buru Memakai CPOE (computerized 100% menggunakan peresepan Direktur PT. Syifa
prescibing order entry) elektronik (CPOE) Direktur RS
Belum semua Dokter memakai CPOE (computerized 100% menggunakan peresepan Direktur PT. Syifa
memakai Resep online prescibing order entry) elektronik (CPOE) Direktur RS
Jaringan Error Penambahan Server 0% Jaringan Error
Pembuatan SIMRS baru (SYAMS) SIMRS Selesai
Terlalu banyak pasien memakai CPOE (computerized 100% menggunakan peresepan Direktur PT. Syifa
prescibing order entry) elektronik (CPOE) Direktur RS
Server Overload Penambahan Server 0% Jaringan Error Direktur PT. Syifa
Pembuatan SIMRS baru (SYAMS) SIMRS Selesai Direktur RS
Pembayaran terlambat Pembayaran tepat waktu ke 0% obat kosong di Depo Direktur PT. Syifa
Distributor, Farmasi Direktur RS
Stok minimun tidak sesuai Evaluasi Stok Minimun disesuaikan Ka. Instalasi Farmasi
kebutuhan dengan pemakaian
Kurangnya kemampuan SPO dalam pemberian KIE oleh 0% Komplain Pasien/Keluarga Ka. Instalasi Farmasi
Petugas Farmasi dalam petugas Farmasi 0% Resep keluar RS Diklat RS
memberikan penjelasan
tentang obat yang akan
diberikan
Tidak patuh pada SPO, Evaluasi Pimpinan Unit dalam Waktu tunggu sesuai target Ka. Instalasi Farmasi
Kurang pengawasan oleh mengawasi kepatuhan pada SPO indikator mutu
Pimpinan Unit, Evaluasi Ketenagaan Farmasi
Kurang Tenaga Farmasi