REGULASI, KEBIJAKAN & SPO

MANAJEMEN PENERIMAAN PASIEN

 PROFILE
Suryo Nugroho Markus,MPH

Alamat :Gubug Argosari Sedayu Bantul

Pendidikan:
Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) Panti Rapih Yogyakarta
Apikes Lintang Nuswantoro Semarang,2001
STIE IEU Manajemen RS, 2003
SIMKES, IKM,FKU UGM, 2010

Perawat Kesehatan: 1994-1998

Perekam Medis: 2001- sekarang
Dosen tamu: Univ. Respati, Poltekes Permata Indonesia, SV UGM ,Stikes
Achmad Yani,Poltekes BSI, Pasca Sarjana SIMKES UGM
Pendamping Akreditasi RS beberapa RS di bidang Rekam Medis dan SIMRS
(Kupang,Ende, Purworejo, Teluk Bintuni, Yayasan Panti Rapih)
Surveyor ISO 9001:2008, sertificat IRCA
Akun
Instagram, Telegram, WA : 08156806896
Facebook: Suryo nugroho
 WA / Telegram: 08156806896
 yoyokgodean@gmail.com
 yoyokgodean@wordpress.com
 FB: suryo nugroho
 KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +
STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN
TUGAS
 SPO
 PROGRAM, PELAPORAN DAN
EVALUASI
Semua dokumen yg harus disiapkan
RS untuk memenuhi Instrumen
Akreditasi RS. Jenis & macam
dokumen mengacu kepada standar
dan parameter, definisi operasional
serta cara pembuktian dokumen
yang ada di dalam instrumen
akreditasi
 Visi – Misi RS
Visi – Misi –
Falsafah & Visi – Misi & Tujuan RS
Tujuan Unit

Struktur
Organisasi
Kebijakan

PSDM Pedoman

Rencana Strategis

Fasilitas
Program Kerja Tahunan
SPO

Rencana Anggaran

Monitoring dan Evaluasi

 Mengacu apa yg diminta di dalam standar &
paramater instrumen akreditasi RS
LIHAT  * Skor 0-5-10,
* Definisi operasional (DO),
* Cara pembuktian (CP) Dokumen (D)
 Menulis yang dikerjakan, mengerjakan yg
ditulis dan bisa dibuktikan  proses kegiatan
pelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakan
kegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasil evaluasi
(pembuktian)  proses kegiatan pelayanan sesuai
dengan SPO
 Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan  maka
perlu dibuatkan SK Direktur
 Jenis & macam dokumen
akreditasi RS
 Kebijakan
 Pedoman Organisasi, Pedoman Pelayanan
 Panduan
 Prosedur
 Program
 Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan
 Dokumen pendukung lainnya : mis ijazah,
sertifikat pelatihan, sertifikat perijinan, dll
 DOKUMEN PERATURAN  Kebijakan,
Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,
manual

 DOKUMEN KEGIATAN  Program, data

pelaksanaan kegiatan, data evaluasi &
tindak lanjut kegiatan serta data-2
pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat
ijin-2, dll)
 Kebijakan RS adalah keputusan Direktur
RS/Pimpinan RS pada tataran strategis atau
bersifat garis besar yang mengikat pegawai.
 Bentuk dokumen  SK Direktur RS tentang
kebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakan
merupakan lampiran dari SK Dir tersebut.
 Kesehatan kerja Semua calon pegawai harus
menjalani pemeriksaan kesehatan
 Keselamatan pasien RS  Semua tenaga
kesehatan di RS wajib mencatat KTD dan
melaporkan ke KKPRS
 RM  dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RM
harus sudah dikembalikan ke kantor RM
 Medis Penanggulangan HIV/AIDS di Tempat
Kerja
 dll
 Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garis
besar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secara rinci
maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO
 Format baku  TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapi
dengan SK Dir RS utk pemberlakuannya
 Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun
 Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka
pedoman yang disusun oleh RS harus mengacu
pedoman dari Kemenkes.
 Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim
 Pedoman Pelayanan Rekam Medis
 Pedoman Organisasi Rekam Medis
REGULASI, KEBIJAKAN DAN
SPO MANAJEMEN
PENERIMAAN PASIEN
 SISTEM PENDAFTARAN
 SENTRALISASI
Pendaftaran Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat
Darurat terpusat dalam satu tempat

 DESENTRALISASI
Pendaftaran Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat
Darurat memiliki tempat pendaftaran masing-
masing
 LOKASI & PERLENGKAPAN

 PENERIMAAN
PASIEN RAWAT
JALAN
 PENERIMAAN
PASIEN RAWAT
DARURAT
 PENERIMAAN
PASIEN RAWAT
INAP
 SUMBER DAYA MANUSIA/
PETUGAS

 PENDIDIKAN
 PETUGAS TATA
USAHA
 PETUGAS REKAM
MEDIK
 PERAWAT
 DLL
 PASIEN DATANG DIBEDAKAN ATAS:

1
PASIEN YANG DAPAT
MENUNGGU
 Pasien datang tidak dalam
keadaan gawat
 Pasien yang datang dengan
perjanjian
 PASIEN DATANG DIBEDAKAN ATAS:

2
PASIEN YANG HARUS
SEGERA DITOLONG
( GAWAT DARURAT )
 Pendaftaran/ Penerimaan
Pasien Rawat Jalan & Gawat Darurat
 Cara Pendaftaran
Manual
Komputerisasi
 Jenis Kedatangan Pasien
Baru
Lama
 Tujuan
Tertib Administrasi
Pusat Informasi
 Tanggung Jawab Pelaksanaan
Unit Rekam Medis
Unit Tata Usaha
Unit Perawatan
 Prosedur Penerimaan Pasien
Manual
Komputerisasi
 PENERIMAAN / PENDAFTARAN
PASIEN RAWAT INAP
RUANGAN
Loket
Kantor
Konter
TUJUAN
Tertib Administrasi
Pusat Informasi
FUNGSI/ KEGUNAAN
Penerimaan & Pengeluaran Pasien di Rumah Sakit
Memindahkan Pasien dari Bangsal yang Satu ke yang Lainnya
Menyelesaikan Sertifikat Kelahiran dan Kematian
Menyeeasaikan Izin Autopsi
Menyelesaikan Surat Pengambilan Mayat
Memelihara Daftar Pelaksanaan Operasi
Pusat Informasi
TANGGUNG JAWAB PELAKSAAN
Unit Rekam Medis
Unit Tata Usaha
Unit Perawatan
PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN
Manual
Komputerisasi
 ALUR PASIEN RAWAT JALAN

Datang Sendiri
Dokter Praktek Tempat Penyimpanan
Ruj. Puskesmas Pasien Rawat Jalan
Ruj. R.S. Lain

Nomor
Follow Up Pernah Berobat Tdk Register
Rawatan ( No. R.M )
Ya

Dirujuk
POLIKLINIK Ke
Dirawat RS. lain

Pendaftaran
Perjanjian Ya Perlu Berobat Ulang Tdk Pulang
 ALUR REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN

TPPRJ

TPP
Unit Gawat Darurat

Nomor Sudah ada

Register
Tdk No. R.M Unit Rawat Inap
( No. R.M )
Ya

Rawatan Ulang

POLIKLINIK Berobat Ulang

Kontrol
Nomor RM Pendidikan

Penelitian
Kantor/ Ruangan Pengolahan
Rekam Medis/ Medical Record Keperluan Lain

L
2 1 E 3 4 5 P
N I
T Assemb 1/ G Indeks Indeks N
Kelengkapan File
L Checking K Penyakit Nama J
A A
P M
 ALUR PASIEN RAWAT INAP

Datang Sendiri
Dokter Praktek Tempat pendaftaran
Ruj. Puskesmas Pasien Rawat Inap
Ruj. R.S. Lain

Pernah Dirawat/ Nomor

Tdk
Berobat
Follow Up Register
Rawatan ( No. R.M )
Ya

Dirujuk
RUANG Ke
Poliklinik RAWAT INAP RS. lain

Pendaftaran
Ya Perlu Berobat Jalan Tdk Pulang
Perjanjian Poliklinik
 ALUR REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP

Tempat Penerimaan
Pasien Rawat Inap

Nomor
Register Sudah ada
Tdk No. R.M POLIKLINIK
( No. R.M )
Ya

Berobat Jalan
Copy Lembaran
Resume Keluar di Dirujuk UNIT RAWAT INAP Rawatan Ulang
kirim ke RS Ruj
Pendidikan

Penelitian
Kantor/ Ruangan Pengolahan
Rekam Medis/ Medical Record Keperluan Lain

2 1 L 3 4 5 P
E I
N N
Indeks
T Assemb 1/ G Indeks J
Kelengkapan Penyakit/ File A
L Checking K
Operasi
Nama/ Dokter
A M
P
SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIK

 Sistem Unit Numbering

 Sistem Seri Numbering

 Sistem Seri Unit Numbering

 PROSEDUR TETAP PENDAFTARAN/ PENERIMAAN PASIEN

I. STANDAR PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

A. Pasien Baru
1. Persyaratan
a. Pasien Baru
b. Dokumen Pengantar/ Surat Rujukan
2. Sarana
a. Formulir Pendaftaran Pasien Baru/ Buku Register
b. Formulir/ Kartu Identitas Berobat ( K I B )
c. Formulir/ Kartu Rekam Medis Rawat Jalan
d. Kartu Indek Utama Pasien
e. Komputer
f. Printer
3. Prasarana
a. Peraturan Mentri Kesehatan RI NO 269
b. Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan di Rumah Sakit
c. Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis
d. Protap dan Ketentuan Rumah Sakit
 4. Prosedur Pendaftaran/ Penerimaan Pasien Baru
Manual
 Pasien Mengisi Formulir Pendaftaran
Pasien / Keluarga Membeli Karcis/ kwitansi
Pembayaran
 Petugas Mewawancarai Pasien/ Keluarga
Dan Mencatat Identitas Pasien Pada:
 Formulir Pendaftaran/ Buku Register
Pasien Baru
 Formulir/ Kartu Identitas Berobat ( KIB )
 Formulir/ Kartu Rekam Medis Rawat
Jalan
 Kartu Indek Utama Pasien
 Memberikan Nomor Urut Pemeriksaan/
Panggilan
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam Medis
Dalam Sampul
 Menyerahkan rekam medis ke petugas
distribusi untuk diserahkan ke poliklinik
Komputer
 Pasien Mengisi Formulir Pendaftaran
 Pasien / Keluarga Membeli Karcis/
kwitansi Pembayaran
 Petugas Mewawancarai sambil Menginput
Data Pasien Pada Komputer Sambil:
 Mencetak Formulir Pendaftaran/ Buku
Register Pasien Baru
 Mencetak Formulir / Kartu Identitas
Berobat ( K I B )
 Mencetak Formulir / Kartu Rekam
Medis Rawat Jalan
 Mencetak Kartu Indek Utama Pasien
 Memberikan Nomor Urut Pemeriksaan/
Panggilan
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam Medis
Dalam Sampul
 Menyerahkan rekam medis ke petugas
distribusi untuk diserahkan ke poliklinik
B. Pasien Lama
1. Persyaratan
a. Pasien Lama
b. Dokumen Pengantar/ Surat Rujukan
2. Sarana
a. Formulir Pendaftaran Pasien/ Buku Register
b. Formulir/ Kartu Identitas Berobat ( K I B )
c. Kartu Indek Utama Pasien
d. Kertas Tracer
e. Komputer
f. Printer
3. Prasarana
a. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269
b. Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan di Rumah
Sakit
c. Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis
d. Protap dan Ketentuan Rumah Sakit
 4. Prosedur Pendaftaran/ Penerimaan Pasien
Lama
Manual
 Pasien Mengisi Formulir Pendaftaran
 Pasien/ Keluarga Membeli Karcis/ kwitansi
Pembayaran
 Petugas Menerima KIB dan Mewawancarai
Pasien/ Keluarga Dan Mencatat pada :
 Formulir Pendaftaran/ Buku Register
Pasien Baru
 Mencatat Dalam Formulir Tracer
 Membaharui Kartu Indek Utama
Pasien
 Memberikan Nomor Urut Pemeriksaan/
Panggilan dan Mengarahkan pasien sesuai
tujuan poliklinik
 Menyerahkan Formulir Tracer ke petugas
distribusi untuk pengambilan rekam medis
Komputer
 Pasien Mengisi Formulir Pendaftaran
 Pasien/ Keluarga Membeli Karcis/
kwitansi Pembayaran
 Petugas Mewawancarai sambil
Menginput Data Pasien Pada Komputer
Sambil:
 Mencetak Formulir Pendaftaran/
Buku Register Pasien Baru
 Mencetak Tracer
 Mencetak Karcis/ Kuitansi
Pembayaran
 Membaharui Kartu Indek Utama Pasien
dan Mengarahkan pasien sesuai poliklinik
yang dituju
 Memberikan Nomor Urut Pemeriksaan/
Panggilan
 Menyerahkan Formulir Tracer ke petugas
distribusi untuk pengambilan rekam
medis
II. STANDAR PENERIMAAN PASIEN RAWAT DARURAT
1. Persyaratan
a. Pasien Baru
b. Dokumen Pengantar/ Surat Rujukan

2. Sarana
a. Formulir Pendaftaran Pasien
b. Formulir/ Kartu Identitas Berobat ( K I B )
c. Formulir/ Kartu Rekam Medis Rawat Darurat
d. Kartu Indek Utama Pasien
e. Komputer
f. Printer

3. Prasarana
a. Peraturan Mentri Kesehatan RI NO 269
b. Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan di Rumah Sakit
c. Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis
d. Protap dan Ketentuan Rumah Sakit
 4. Prosedur
Pendaftaran/ Penerimaan Pasien Rawat Darurat
Manual
 Keluarga Pasien/ Petugas Mengisi Formulir
Pendaftaran
 Keluarga Pasien Membeli Karcis/ kwitansi
Pembayaran
 Petugas Mewawancarai Keluarga
Dan Mencatat Identitas Pasien Pada:
 Formulir Pendaftaran/ Buku Register
Pasien Baru
 Formulir/ Kartu Identitas Berobat (KIB)
 Formulir/ Kartu Rekam Medis Rawat
Darurat
 Kartu Indek Utama Pasien
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam Medis
Dalam Sampul
 Menyerahkan rekam medis ke petugas
distribusi untuk diserahkan ke IGD
Komputer
 Keluarga Pasien Mengisi Formulir
Pendaftaran
 Keluarga Pasien Membeli Karcis/
kwitansi Pembayaran
 Petugas Mewawancarai sambil
Menginput Data Pasien Pada Komputer
Sambil:
 Mencetak Formulir Pendaftaran/
Buku Register Pasien Baru
 Mencetak Formulir / Kartu Identitas
Berobat ( K I B )
 Mencetak Formulir / Kartu Rekam
Medis Rawat Jalan
 Mencetak Kartu Indek Utama Pasien
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam
Medis Dalam Sampul
 Menyerahkan rekam medis ke petugas
distribusi untuk diserahkan ke IGD
III. STANDAR PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP
1. Persyaratan
a. Pasien Baru/ Lama
b. Dokumen Pengantar/ Surat Rujukan
c. Surat Persetujuan Dirawat

2. Sarana
a. Formulir Pendaftaran Pasien/ Buku Register
b. Formulir/ Kartu Rekam Medis Rawat Darurat
c. Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
d. Lembar Persetujuan ( Invormed Concent )
e. Formulir/ Kartu Identitas Berobat ( K I B )
f. Kartu Indek Utama Pasien
g. Komputer
h. Printer

3. Prasarana
a. Peraturan Mentri Kesehatan RI no.269
b. Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan di Rumah Sakit
c. Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis
d. Protap dan Ketentuan Rumah Sakit
 4. Prosedur Pendaftaran/ Penerimaan Pasien Rawat Inap
Manual
 Pasien/ Keluarga pasien mendaftar dengan
membawa surat persetujuan dirawat
 Petugas Menjelaskan fasilitas pelayanan
rawat inap dan tarif, Bila Pasien setuju
dirawat maka Petugas :
 Mencatat Identitas pasien di Buku
Register Pasien Rawat Inap
 Membuat Kartu Identitas Berobat (KIB)
 Mengisi Ringkasan Pasien Masuk/
Keluar Rawat Inap
 Membuat Kartu Indek Utama Pasien
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam Medis
Dalam Sampul
 Petugas Khusus Mengantar Pasien ke
Ruangan Rawat inap dan Menyerahkan
rekam medis ke petugas Ruangan Rawat
Inap
Komputer
 Pasien/ KeluargaPasien Mengisi Formulir
Pendaftaran
 Petugas Menjelaskan fasilitas pelayanan
rawat inap dan tarif, Bila Pasien setuju
dirawat maka Petugas :
 Mengentri identitas Pasien dan
Mencetak Identitas pasien
 Mencetak Kartu Identitas Berobat
(KIB)
 Mengentri Ringkasan Pasien Masuk/
Keluar Rawat Inap
 Mencetak Kartu Indek Utama Pasien
 Memasukan Kartu/ Formulir Rekam Medis
Dalam Sampul
 Petugas Khusus Mengantar Pasien ke
Ruangan Rawat inap dan Menyerahkan
rekam medis ke petugas Ruangan Rawat
Inap
40