HO-REN-SO

Sebagai makhluk sosial, manusia tidak bisa lepas dari

kebutuhan berkomunikasi. Dalam setiap aktifitas pasti kita
memerlukan kontak dengan orang lain.
Dalam sistem manajemen ala jepang, dikenal istilah hourensou
(報連相 dibaca: horenso). Dalam bahasa Jepang sendiri,
hourensou artinya sayur bayam. Namun, terkait dengan
manajemen, Ini adalah singkatan tiga frase : houkoku (報告）,
renraku (連絡), dan soudan (相談) yang menjadi dasar pola
komunikasi antar anggota dalam organisasi. Untuk mengenal
lebih jauh prinsip ini, mari kita urai satu persatu.
1. HOUKOKU
Houkoku (baca: Ho-koku), berarti laporan atau melaporkan sesuatu.
Houkoku dalam konteks yang kita bicarakan adalah pola hubungan
seorang bawahan dalam melaporkan hasil kerjanya kepada atasan,
bagaimana sebaiknya ia melaporkan hasil kerjanya, apa saja yang
harus ia laporkan, dan kapan ?

Pertanyaan ini kerap muncul di benak kita dan tidak selalu mudah
untuk menjawabnya. Sering dalam sebuah organisasi munculnya
sebuah masalah besar berawal dari kesalahan data pada laporan,
atau kesalahan persepsi anak buah terhadap sesuatu yang ia
anggap kecil dan remeh sehingga ia tidak melaporkan hal itu
kepada atasannya, yang melahirkan masalah yang ia tidak prediksi
sebelumnya.
Lantas, bagaimana seorang bawahan harus melaporkan
pekerjaannya kepada atasan ?

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita

mengetahui tujuan prinsip horenso dan cara berpikir umumnya
orang Jepang.

Pada umumnya, orang Jepang terbisa memonitor setiap

perkembangan proses dalam rantai pekerjaannya, hal ini sangat
berbeda dengan kebisaaan orang barat yang cenderung Result
Oriented. Karena pola berpikir process oriented inilah, kebutuhan
akan komunikasi menjadi sangat signifikan dalam keberhasilan
setiap langkah demi langkah sebuah aliran proses.
Pada dasarnya prinsip horenso bertujuan untuk menciptakan kultur
kerja yang nyaman dengan pola komunikasi yang efektif. Dalam
konteks ini, laporan perkembangan setiap aktifitas pekerjaan sangat
dibutuhkan agar bisa mendeteksi setiap penyimpangan yang
mungkin terjadi sejak dini, sehingga proses corrective action bisa
segera dilakukan.
Bagaimanapun, dalam setiap proses pasti ada saja kemungkinan
penyimpangan atau nonconformity, jika hal ini ditemukan pada
proses yang sedang berlangsung, maka atasan bisa segera
mempertimbangkan untuk menghentikan proses dan melakukan
perbaikan yang dianggap perlu sebelum penyimpangan kecil itu
menjadi besar dan berdampak pada kegagalan proses secara total
yang berdampak pada pemborosan (dalam bahasan Jepang dikenal
dengan istilah muda) baik material, ongkos, waktu, atau sumber
daya lainnya. Jika kesalahan tadi tidak ditanggulangi secara cepat,
maka hal yang paling kritis yang harus dihindari adalah menurunnya
kepercayaan pelanggan kepada kita karena keterlambatan yang
terjadi, atau kerugian perusahaan akibat pemborosan yang tidak
terkontrol.
Dari ilustrasi diatas, seorang bawahan harus mampu memberikan
laporan setiap perkembangan aktifitas kerjanya dengan data-data
yang akurat, simpel, dan jelas. Ada tiga hal penting yang perlu
diperhatikan saat kita membuat dan menyampaikan laporan
kepada atasan kita, yaitu :

1. Tujuan Pelaporan
Sebelum kita menyampaikan laporan, hendaknya kita
memahami persis untuk tujuan apa kita melaporkan hal
 tersebut. Hal ini akan sangat menentukan bentuk laporan kita
berikutnya, sehingga laporan tidak terkesan bertele-tele atau
justru terlalu simpel tetapi tidak mencapai tujuan apa yang ingin
diketahui oleh atasan.

2. Fakta dan analisa Top

Dalam setiap laporan yang kita buat hendaknya menyertakan
bukti-bukti yang akurat (bukan alasan yang dibuat-buat) disertai
analisis yang tajam, misalnya menggunakan tools 5W-H atau 5-
Why (5 naze bunseki) sehingga dari sini kita bisa menentukan
TOP-nya (TOP : Time, Organization, Place), kapan fakta yang kita
temukan terjadi, siapa pelaku dan penanggung-jawabnya, dari
departemen mana, di mana terjadi, pada area kerja siapa.
3. Metode Pelaporan
Untuk menghindari kebingungan pada saat kita melaporkan
sesuatu pada atasan kita, tentukan terlebih dahulu metode yang
kita akan gunakan, jika menggunakan analisa statistik dalam
laporan, pastikan metode yang digunakan simpel dan mudah
dimengerti. Sebab, laporan yang sulit difahami akan
menyulitkan dan berpotensi salah pengertian, pada ujungnya
berdampak pada kesalahan pengambilan keputusan atasan
dalam pembuatan counter measure.
2. RENRAKU
Renraku berarti communication atau contact, terjadinya pola
hubungan komunikasi sederajat dengan orang selevel atau dengan
orang dari departemen berbeda. Komunikasi dengan rekan kerja
atau dengan departemen lain sangat bermanfaat untuk
memberikan pengayaan pada aplikasi proses yang sedang kita
lakukan. Proses renraku juga bisa diartikan dalam bentuk saling
belajar sesama teman atau berbagi pengalaman yang menunjang
keberhasilan kerja kita.
Proses renraku mengharapkan kita untuk shareinformasi dan
mencari informasi dari lintas bagian, bahkan dari bagian yang
seolah-olah tidak berhubungan dengan proses kita. Sebab, dalam
keseharian aktifitas di organisasi kerapkali munculnya masalah
bukan disebabkan oleh bagian itu sendiri, tetapi oleh bagian lain
yang kita anggap tidak terlalu berhubungan.
3. SOUDAN
Soudan diartikan sebagai consult, biasanya dilakukan oleh bawahan
kepada atasannya manakala ia menemukan masalah atau potensi
masalah dalam rantai pekerjaan yang ia lakukan. Pola berpikir orang
Jepang, selalu berusaha untuk minimize masalah dan potensi
masalah.

Sadar ataupun tidak, seiring dengan perkembangan zaman yang

semakin kompetitif, kita semua dipaksa untuk terus melakukan
perbaikan dan terus berusaha untuk melakukan setiap aktifitas
tanpa kesalahan sebab tidak jarang pada kondisi tertentu kesalahan
kecil pada sebuah rantai proses bisa berdampak fatal pada
keseluruhan aliran proses bahkan berpotensi mengancam
keberlangsungan bisnis, oleh karena itu pola komunikasi
soudan, selalu berkonsultasi dengan atasan pada setiap tahap
pekerjaan harus dibiasakan agar potensi masalah bisa diatasi sejak
dini.

Dalam prakteknya, ketika kita soudan dengan atasan kita biasanya

tidak selalu setiap idea kita mendapat tanggapan positif dan
langsung bisa diimplementasi. Adakalanya kita diminta untuk
memperbaiki kembali ide dasar kita, baru kemudian kita diminta
untuk datang lagi padanya dan soudan untuk kedua kalinya. Pola ini
dilakukan oleh para atasan di pabrik-pabrik Jepang dan bertujuan
untuk merangsang anak buahnya agar lebih berinisiatif dan terus
menggali kemampuan dirinya dengan ide-ide baru yang segar demi
perbaikan perusahaan. Perlu kita perhatikan bahwa soudan dengan
atasan tidaklah bertujuan sekedar untuk meminta idea atau
perintah atasan, justru kita dituntut memiliki ide yang cemerlang
untuk kemajuan perusahaan, menyelesaikan rantai proses dalam
sebuah proyek, atau solusi atas masalah yang dihadapi barulah
pada tahap finishing touch kita. Soudan dengan bos untuk meminta
penilaian atas ide perbaikan dan solusi yang kita tawarkan. Dalam
konteks lain, bisa juga bos ingin menguji pemahaman kita dengan
ide yang kita ajukan. Biasanya, bos akan menanyakan berbagai hal
termasuk analisa resiko dari cara yang akan dilakukan dengan ide
kita tersebut.

KESIMPULAN
Untuk bisa houkoku dengan benar kita perlu mengedepankan fakta
dan data, untuk mendapatkan data yang akurat dan fakta yang
mendukung laporan kita maka perlu banyak renraku dengan teman
kerja lainnya bahkan dengan departemen yang kita anggap tidak
berhubungan sekalipun agar tidak terjadi kesalahan dalam proses
yang sedang kita tangani. Untuk menghindari
adanya missing proses atau non conformity selama perjalanan
rantai proses yang kita lakukan, maka hendaklah membiasakan
diri soudan dengan atasan kita. Dengan banyak meminta petunjuk,
berkonsultasi dengan atasan dan menguji ketajaman idea kita
dihadapan atasan, maka semakin hari kita akan semakin faham cara
berpikir atasan kita dan semakin mengerti ke mana gerak roda
proses yang dikomandoi oleh atasan kita akan bergerak. Sehingga
potensi salah langkah atau break down process bisa dihindari lebih
dini. Konosuke Matsushita pernah berkata “Orang itu seperti intan,
semakin diasah ia, maka akan semakin berharga”. Demikianlah
adanya kita, semakin sering kita menguji kemampuan kita maka
semakin matang dan mapanlah kemampuan itu dilengkapi
pengalaman dalam implementasi yang kita lakukan, maka unjuk
kerja prestasi kita pun akan semakin baik. Jika demikian adanya,
maka wajar kalau orang Jepang percaya bahwa HORENSO adalah
kunci sukses dalam berkarir.