Proposal

Action Plan
Penerapan Pengujian Berbasi IT

Sistem Informasi Manajemen

Pengujian Kendaraan Bermotor

PENERAPAN PM 133 Tahun 2015

Pasal 37
Bab X Pasal 73, 74, 75

CV. SAS (Smart Application System)

Ds. Sawocangkring Rt 02 Rw 01, Sidoarjo
email : smartappsyst@gmail.com
Website : www.smartkir.com
No. Telepon : 081217187808 / 085790491961
PORTOFOLIO PKB YANG MENGGUNAKAN
 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan 2
Manfaat 2
KONSEP PENGEMBANGAN 3
Alur Proses 4
TAHAP I 4
Digitalisasi Data Master Kendaraan 4
Implementasi SIM PKB 6
TAHAP II 10
Pemeriksaan Tablet PC 10
CCTV Auto Capture 11
TAHAP III 12
tegrasi Alat Uji 12
Drive Thru System 13
ANALISA KEBUTUHAN 14

PENUTUP 15
 Latar Belakang
Pengujian Kendaraan Bermotor adalah serangkaian kegiatan menguji dan/atau memeriksa bagian
atau komponen Kendaraan bermotor, Kereta Gandengan, dan Kereta tempelan dalam rangka
pemenuhan terhadap persyaratan teknis dan laik jalan. Pengujian Kendaraan ini merupakan faktor
penting untuk meningkatkan keselamatan transportasi dari sisi kelaikan jalan.

Belum lagi semua

masih dilakukan secara manual.

da

1
Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :

1. Membangun database kendaraan wajib uji yang handal
dan teruji.
2. Memberikan standarisasi kualitas pelayanan pengujian
kendaraan bermotor
3. Meningkatkan kualitas pemeriksaan kendaraan demi
terwujudnya keselamatan berlalu lintas dari sisi kendaraan
4. Meningkatkan profesionalitas Pengujian Kendaraan
Bermotor demi pelayanan yang prima kepada masyarakat.
5. Mengoptimalkan potensi PAD dari sektor Pengujian
Kendaraan Bermotor

Manfaat
Manfaat dari sistem ini adalah :
1. Mampu membuat sistem pendokumentasian data kendaraan wajib
uji secara terstruktur dan rapi
2. Mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelayanan, serta
mendukung upaya tertib administrasi pengujian kendaraan
bermotor
3. Mampu menekan kebocoran PAD dari sektor Pengujian
Kendaraan Bermotor
4. Dapat Menyajikan data secara cepat dan akurat

2
 Konsep
Pengembangan
Pengembangan aplikasi Sistem Informasi Uji Kendaran memiliki tiga prinsip utama yaitu
collecting data, processing and analyzing data dan terakhir reporting data. Pada tahap awal yang
menjadi target utama adalah digitalisasi semua data kendaraan. Data yang dimaksud adalah data
identitas pemilik, identitas kendaraan, spesifikasi kendaraan dan riwayat kendaraan yang selama ini
ada dalam bentuk hardcopy kartu induk. Teknis pelaksanaan input data ini dapat dilakukan sebelum
implementasi Sistem Informasi Pengujian Kendaraan Bermotor atau dilakukan saat operasional
harian, dengan konsekuensi data akan ter -input semua setelah satu periode selesai berjalan.
Sistem Informasi Pengujian Kendaraan Bermotor ini akan efektif apabila data master sudah
terinput dalam database. Hal ini dikarenakan operasional harian, sistem pemeriksaan kendaraan,
proses hasil uji serta proses penyerahan hasil uji akan memanfaatkan data yang sudah ter-input
dalam databse. Pembuatan system drive thru pada Unit Pengujian Kendaraan Bermotor dapat
dilakukan dengan beberapa tahap utama. Tahap-tahap tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar Tahapan Pengembangan SIM PKB

3
 Alur Proses
Proses

Input Output

Storage

Gambar Alur proses secara umum pengembangan SIM PKB

Sebelum masuk dalam penjelasan masing-masing tahap, secara umum proses pembuatan
SIM PKB mengikuti kaidah-kaidah umum sebagai berikut :
Secara garis besar alur diawali dengan input variabel, kemudian diproses serta disimpan dalam
storage dan hasil proses akan menjadi output. Dengan pengertian yang lebih mudah, input adalah
proses pendaftaran layanan Uji Kendaraan, sedangkan proses adalah serangkaian proses
pemeriksaan kendaraan mulai dari pra- uji sampai dengan sistem pengereman.
Output dalam hal ini adalah hasil pemeriksaan kendaraan jika lulus akan menerima print out Buku
Uji dan apabila tidak lulus akan menerima Berita Acara Tidak Lulus Uji

Tahap I
1 . Digitalisasi Data Master Kendaraan
Pada tahap ini menitikberatkan pada migrasi data master kendaraan
yang semula berupa hardcopy atau yang biasa dengan Kartu Induk
menjadi data digital. data dari kartu induk harus diinput dalam sistem
database manajemen, data yang diinput meliputi semua variabel.

Untuk Memudahkan dalam proses input data variabel tersebut dapat

dikelompokkan dalam beberapa kategori antara lain identitas pemilik,
Identitas kendaraan, Spesifikasi Kendaraan, Riwayat Kendaraan.

Data Master ini menjadi faktor yang sangat penting untuk dapat
mengembangkat sistem komputerisasi diunit pengujian kendaraan
oleh karena itu akurasi data menjadi hal yang harus ditekankan
pada saat proses input data kendaraan.

4
 Gambar Ilustrasi Digitalisasi data master kendaraan.

Action :
Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah :

Target :
Pada tahap ini yang harus dilakukan adalah :

5
2 . Implementasi SIM PKB

Implementasi SIM PKB adalah pelaksanaan aplikasi SIMP PKB dalam operasional pelaksanaan
Pengujian Kendaraan Bermotor. Aplikasi ini telah mengakomodir seluruh proses yang ada di UPT
PKB, mulai dari proses pendaftaran, proses pemeriksaan, proses print hasil dll. Aplikasi pada
tahap ini terdapat tiga form utama yaitu :

A. Front office application

Aplikasi front office adalah sistem aplikasi yang terkait langsung dengan pemohon seperti
pendaftaran, registrasi, permohonan rekomendasi, permohonan uji ulang dan sebagainya. Applikasi
ini dapat menyesuaikan kebutuhan pada loket-loket pelayanan. Satu loket satu petugas dan memiliki
laporan tersendiri, dimana laporan tersebut sesuai dengan aktivitas masing-masing petugas, jadi
antar petugas satu dan lainnya tidak akan sama.
Loket pendaftaran memiliki beberapa sub aplikasi yaitu pendaftaran, validasi dan terdaftar.
Pada sub aplikasi pendaftaran memiliki fitur pilihan pendaftaran semua jenis pelayanan baik uji
pertama, berkala, mutasi keluar, numpang keluar dll. Untuk perhitungan retribusi dan denda secara
otomatis akan keluar seiring dengan keluarnya bukti pembayaran (kuitansi) dan tanda terima berkas.
Aplikasi ini dibuat sangat simple dan mudah dioperasionalkan.

Gambar alur proses pemeriksaan permohonan pendaftaran

6

6
B. Vehicle Inspection Application
Aplikasi pemeriksaan kendaraan adalah sebuah sistem aplikasi yang mengakomodir seluruh proses
pemeriksaan kendaraan uji dan telah diintegrasikan dengan aplikasi pendaftaran. Alur logika yang dibangun
adalah setiap kendaraan yang akan di periksa harus di daftarkan lebih dahulu, untuk kendaraan yang belum
melakukan pendaftaran tidak akan muncul di daftar kendaraan yang akan diperiksa.
Untuk pemeriksaan pra uji dan pemeriksaan bawah kendaraan telah menggunakan kodefikasi faktor
ketidak lulusan. Semua faktor-faktor penyebab tidak lulus di pra uji dan bawah kendaraan telah di identifikasi
dan di kodefikasi untuk kemudian di terapkan di aplikasi ini. Default dari aplikasi ini adalah kendaraan lulus,
jadi untuk kendaraan yang lulus langsung saja tekan tombol proses untuk masuk ke
pemeriksaan selanjutnya. Sedangkan untuk kendaraan yang tidak lulus petugas cukup memberikan pilihan
centang pada item yang tidak lulus.
Proses pemeriksaan harus dilakukan secara berurutan, sehingga pada aplikasi juga harus sesuai
dengan urutan prosesnya. Pemeriksaan diawali dengan pra uji, sebelum kendaraan selesai diperiksa di pra
uji maka daftar kendaraan tidak akan muncul di pemeriksaan selanjutnya, demikian seterusnya.

7
 C. Back Office Apllication
Setelah Proese Pemeriksaan selesai,
makahasil pemeriksaan bisa langsung
diketahui dan dapat segera di printout.
untuk kendaraan yang lulus uji akan
tercetak di buku uji, sedangkan yang
tidak lulus uji akan keluar berita acara
tidak lulus uji berikut komponen Tidak
Lulus (TL) Uji. Untuk Kendaraan yang
tidak lulus uji dapat mengajukan
pemeriksaan ulang. Dalam aplikasi ini
sudah diakomodir dengan aplikasi
banding, dimana kendaraan yang
dimaksud dapat mengulangi proses
dari awal pemeriksaan.

8
D. Dispenser Mesin Antrian
Untuk menghadirkan suasana yang tertib dan nyaman pada pemohon, maka diperlukan mesin antrian, selain
itu juga dapat berfungsi sebagai jaminan kepastian proses pengurusan layanan Pengujian Kendaraan Bermotor.
Penerapan sistem antrian mencerminkan pelayanan yang baik, siapa yang datang pertama dia yang akan dilayani terebih
dahulu “first in first out”. Mesin antrian akan sangat membantu untuk menciptakan ketertiban, sehingga kerumunan pemohon di
depan loket palayanan dapat dihindarkan. Mesin antrian ini dapat disesuaikan dengan jenis pelayanan yang ada, hal ini dapat
diakomodir dalam tombol antrian sesuai dengan jumlah layanan. Setiap panggilan nomor antrian disertai dengan
display di masing-masing loket, maupun display utama (LCD 32’) dan diikuti voice panggilan. Dengan penerapan sistem
antrian ini maka menghindarkan diskriminasi pelayanan, siapa yang datang lebih dahulu maka dia akan dilayani terlebih
dahulu. Ada dua layanan utama dalam sistem antrian ini, yaitu layanan uji berkala dan layanan pengurusan rekom.
Masing-masing layanan memiliki satu panggilan atau satu urutan antrian. Sehingga dapat dibedakan berdasarkan jenis
layanan.
Action :
- Pembuatan Form Aplikasi Hasil Uji
- Pembuatan Dispenser Mesin Antrian
- Training Petugas Operator

Target:
- Komputerisasi setiap proses pengujian Kendaraan
- Membiasakan Petugas dengan system Komputerisasi
- Terciptanya Tertib Antrian Proses Pengurusan-

9
 Tahap II
1. Pemeriksaan Tablet PC

Tablet PC dapat digunakan untuk membantu mempercepat proses pemeriksaan

kendaraan, dengan adanya tablet PC, dalam melakukan pemeriksaan penguji sudah tidak
menggunakan berkas fisik (kertas). Semua informasi spesifikasi kendaraan sudah dapat
dilihat di tablet PC berikut kodefikasi faktor ketidaklulusan. Data hasil pemeriksaan bisa
langsung terkirim ke server berikut log username, sehingga apabila diperlukan aplikasi
dapat menginformasikan history pemeriksaan kendaraan. Pemeriksaan menggunakan
tablet PC (ipad) bertujuan untuk memberikan standarisasi item-item pemeriksaan sesuai
dengan aturan yang ada. Dimana semua item pemeriksaan telah diakomodir dalam tablet
PC. Sehingga setiap penguji akan memberikan hasil pemeriksaan yang sama.

Gambar Konfigurasi Aplikasi Tablet PC

Action :
- Pembuatan Aplikasi Webase
- Pembuatan Pemasangan Jaringan Wireles
- Pembuatan Display Monitoring
- Training Pemeriksaan dengan Ipad

Target :
- Terlaksananya Pemeriksaan dengan Ipad
- Standarisasi Proses Pemeriksaan
- Terintegrasi dengan Proses Pendaftaran

10
 2. CCTV Auto Capture

Capture CCTV dapat diaplikasikan untuk memaksimalkan sistem

pengawasan pengujian kendaraan. Selain

an

kendaraan.

Gambar Perbandingan hasil Captur CCTV sekarang dan Periode Sebelumnya

Action:
- Pengadan dan pemasangan IP CCTV
- Pembuatan aplikasi capture

Target :
Pengumpulan data visual kendaraan (capture foto)

11

11
Tahap III
1. Integrasi Alat Uji
Tahap ini adalah melakkan integrasi alat uji dengan aplikasi SIM PKB yang sudah berjalan.
Maksud dari integrasi adalah mengkoneksikan alat uji dengan aplikasi, sehingga hasil
pengukuran alat dapat langsung dikirim ke server, tanpa harus melakukan inputing
manual.
Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan pada saat input hasil pengukuran alat uji.

Action :
- Pembuatan modul interface alat uji
- Pembuatan software microcontroller
- Pelatihan petugas

Target :
- Akurasi hasil pengukuran alat uji
- Meminimalkan kesalahan inputing data

12
 2. Drive Thru
Pelayanan Pengujian Kendaraan Bermotor sudah seharusnya dapat ditingkatkan.
Sistem Informasi Pengujian Kendaraan ini sangat mendukung penerapan drive
thru, dimana semua kebutuhan sistem sudah terakomodir dengan baik, untuk
penerapan sistem drive thru hanya dibutuhkan beberapa custom setting applikasi.
Sehingga pelayanan dapat dilakukan dari pendaftaran sampai penyerahan tanpa
harus turun dari kendaraan.
Sistem pelayanan drive thru pengujian kendaraan bermotor ini
memberikan efek yang sangat signifikan terhadap meningkatnya
kapasitas uji kendaraan. Dimana hasil uji bisa langsung diserahkan begitu
keluar dari gedung uji, maka tidak akan ada lagi kendaraan parkir untuk
menunggu penyerahan buku uji.

Action :
- Pembangunan pos pendaftaran drive trhu
- Pembangunan pos penyerahan
- Pengadaan PC dan printer pasbook - Pembuatna aplikasi
drive thru

Target :
- Efisiensi waktu pelaksanaan uji kendaraan
- Mempercepat porses pelayanan
- Meningkatkan kapasitas pengujian kendaraan

13 13
Analisa Kebutuhan
Untuk menunjang terlaksananya system ini, dibutuhkan beberapa komponen baik hardware, software
maupun faslitas penunjang lainnya. Berikut ini akan di gambarkan detail kebutuhan pada setiap tahap.
Kebutuhan pada tahap ini dititikberatkan pada hardware yang mendukung penyimpanan data (data
storage) dan operasional. Detail kebutuhan meliputi :
No. Item VOL Satuan Harga Jumlah Harga
A. System Administrasi Pelayanan Pengujian ( TAHAP AWAL )
Hardware
1 Server 1 Unit 32,000,000.00 32,000,000.00
2 UPS 2000 VA 1 Unit 12,500,000.00 12,500,000.00
3 Printer Passbook 2 Unit 9,000,000.00 18,000,000.00
4 PC Workstation 3 Unit 9,000,000.00 27,000,000.00
5 Switch Hub 1 Unit 2,200,000.00 2,200,000.00
6 Printer Dokumen 1 Unit 3,000,000.00 3,000,000.00
7 Printer Dotmatrik 1 Unit 2,750,000.00 2,750,000.00
8 Display LED TV 1 Unit 6,500,000.00 6,500,000.00
9 Mini pc 1 Unit 3,500,000.00 3,500,000.00
10 Braket 1 Unit 300,000.00 300,000.00
Software
11 Front office Apllication 1 Ls 35,000,000.00 35,000,000.00
12 Desain Database 1 Ls 10,000,000.00 10,000,000.00
13 Aplikasi monitoring PAD dan Kendaraan 1 Ls 15,000,000.00 15,000,000.00
Consumble Part
14 Kabel UTP 1 Rol 2,200,000.00 2,200,000.00
15 Kabel Power 50 meter 5,500.00 275,000.00
16 Kabel Duct 10 meter 11,000.00 110,000.00
17 Kabel Ties 4 Pack 16,500.00 66,000.00
18 Paku Klem 5 Pack 22,500.00 112,500.00
19 Pipa Condult 10 meter 16,500.00 165,000.00
20 Conector RJ 45 1 Pack 110,000.00 110,000.00
21 UPS 500 Va 3 titik 900,000.00 2,700,000.00
Training
22 Instalasi 1 Ls 5,000,000.00 5,000,000.00
23 Training 1 Ls 3,000,000.00 3,000,000.00
TOTAL 181,488,500.00
ppn10 18,148,850.00
TOTAL KESELURUHAN 199,637,350.00

Pada Tahap ini kebutuhan dialokasikan untuk pembenahan system pelayanan yang semula
manual menjadi komputerisasi. termasuk didalamnya kebutuhan selama setahun.

14
 Penutup
Upaya peningakatan kualitas pelayanan di bidang Pengujian Kendaraan
Bermotor dengan memanfaatkan Teknologi Informasi yang dikembangkan ini tidak
bermaksud mengurangi kualitas pemeriksaan kendaraan, tetapi merupakan alat bantu
untuk mempermudah dan mempercepat proses administ rasi, sehingga masyarakat
merasa nyaman dan puas dengan pelayanan yang diberikan.

Proposal ini merupakan solusi terhadap kebutuhan untuk menata, mengelola dan
menciptakan layanan UPTD PKB yang memuaskan masyarakat. Pemilihan system dan
teknologi yang mudah untuk digunakan dan dapat diaplikasikan dengan secara tepat akan
banyak membantu dalam collecting data, processing data dan reporting data, sebagai
bahan evaluasi dan pengambilan keputusan di level pimpinan
Sebagai bahan pertimbangkan kami sertakan beberapa pengalaman kami.
Demikian Proposal ini kami ajukan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima
kasih

15