BAB 1

DESKRIPSI KONDISI LAPANGAN

Undang-undang no.36 tahun 2009 menyebutkan bahwa untuk menyelenggarakan

upaya kesehatan yang efektif dan efisien maka dibuthkan adanya sistem informasi kesehatan.

Sisem informasi kesehatan yang terpadu, menghasilkan data yang lengkap dan akurat,

relevan dan tepat waktu merupakan salah satu komponen ang sangat penting dalam ruang

lingkup rumah sakit. Tulang punggung pengelolaan data dan informasi di rumah sakit adalah

pelayanan rekam medis.

Penyelenggaraan rekam medis di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta tergolong

baik untuk pelayanan poliklinik maupun pelayanan UGD dan rawat inap. Alur pelaksanaan

atau pelayanan rekam medis dimulai dari proses registrasi dibagian pendaftaran untuk

mengisi identitas pasien baru. Pasien rawat jalan dan di rumah sakit sudah menerapkan sisem

rekam medis elektronik, sedangakan untuk pasien rawat inap masih menggunakan rekam

medis secara manual. Untuk mengakses berkas rekam medis pasien, pegawai tidak

membutuhkan waktu lama karen RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta menerapkan sistem

TDF dalam penyimpanan rekam medis.

Sistem TDF (Terminal Digit Filling) merupakan sistem penjajaran rekam medis

menggunakan angka akhir (digit akhir), angka pertama dan angka ketiga. Sistem TDF lebih

banyak dipilih karena lebih mudah, efektif dan efisien. Selain itu, sistem ini memiliki

kelebihan seperti jumlah rekam medis tersebar merata kedalam rak penyimpanan. Pekerjaan

terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir

sama setiap harinya untuk setiap bagian. Jumlah rekam medis untuk setiap section dapat

terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong dan kekeliruan penyimpanan

(missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka akhir
dan pertama. Selain itu, untuk mencegah salah letak rekam medis diberikan kode warna

sesuai angkanya.

Bentuk penyimpanan berkas rekam medis yang diselenggerakan di RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi. Sistem

sentralisasi merupakan penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis pasien

poliklinik, gawat darurat, dan rawa inap dibuat menjadi satu kesatuan dalam rak

penyimpanan. Dari segi cara penyimpanan sudah sesuai menurut Departemen Kesehatan RI

mengenai pedoman penyelenggara dan prosedur rekam medis rumah sakit di \indonesia yang

menyatakan bahwa berkas rekam medis sebaiknya menggunakan sistem sentralisasi karena

secara teori cara sentralisasi lebih baik dibandingkan cara desentralisasi. (Depkes, 2008)

Untuk pengambilan atau peminjaman berkas rekam medis dilaksanakan sesuai

permintaan peminjaman dari instalasi rawat inap. Sebelum melakukan pengambilan rekam

medis untuk pelayanan, petugas akan mencetak tracer yang nantinya akan dijadikan pedoman

dalam pengambilan atau pencarian rekam medis. Sebeum diberikan kebagian pendaftaran

pertugas mengecek dan melengkapi formulir yang kurang lengkap dan menjadikan satu bukti

registrasi. Penggunaan tracer membantu pelacakan dokumen rekam medis.