MANUAL ERKAM 2018

Tim Pengembang
ERKAM Bank Dunia
DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ....................................................................................................................................................1
2. MERUBAH PASSWORD PENGGUNA......................................................................................................................4
3. DASHBOARD MADRASAH .....................................................................................................................................5
4. PENGATURAN PETUGAS (STAF) ............................................................................................................................6
5. PENYAJIAN DATA REFERENSI................................................................................................................................8
6. PENYAJIAN DATA PROFIL MADRASAH..................................................................................................................9
7. PENYAJIAN DATA RAPOR MUTU ..........................................................................................................................9
8. RENCANA PENDAPATAN ....................................................................................................................................11
9. RENCANA BELANJA ............................................................................................................................................12
9.1 PERENCANAAN KEGIATAN ................................................................................................................................12
9.2 RIWAYAT PERENCANAAN KEGIATAN ...................................................................................................................16
9.3 RINCIAN BELANJA KEGIATAN ............................................................................................................................16
9.4 RIWAYAT RINCIAN BELANJA KEGIATAN ...............................................................................................................20
10. RENCANA PENYERAPAN BELANJA..................................................................................................................21
11. DOKUMEN RENCANA BELANJA......................................................................................................................23
11.1 FORMAT DOKUMEN BOS K1............................................................................................................................23
11.2 FORMAT DOKUMEN RKAS REKAP SELURUH KEGIATAN ..........................................................................................24
11.3 FORMAT DOKUMEN RKAS REKAP PER KEGIATAN (RKA) ........................................................................................26
11.4 FORMAT DOKUMEN RKAS REKAP PER KEGIATAN UNTUK RAB BARANG DAN JASA ......................................................27
11.5 FORMAT DOKUMEN RKAS REKAP PER KEGIATAN UNTUK RAB PEGAWAI...................................................................29
11.6 FORMAT DOKUMEN PENYERAPAN ANGGARAN (AKB) ...........................................................................................30
12. PENYERAPAN PENDAPATAN (PENERIMAAN) .................................................................................................31
12.1 NOTA PENERIMAAN .......................................................................................................................................31
12.2 PENCATATAN BKU PENERIMAAN ......................................................................................................................34
13. PENYERAPAN BELANJA (PENGELUARAN) .......................................................................................................35
13.1 NOTA PENGELUARAN ......................................................................................................................................35
13.2 PENCATATAN BKU PENGELUARAN.....................................................................................................................38
14. PROSES PEMINDAHBUKUAN..........................................................................................................................40
14.1 NOTA PEMINDAHBUKUAN ...............................................................................................................................40
14.2 PENCATATAN BKU PEMINDAHBUKUAN ..............................................................................................................42
 Panduan Penggunaan Aplikasi E-RKAM Untuk
Kepala Madrasah dan Petugas (Staf) Madrasah

1. Pendahuluan

Aplikasi E-RKAM merupakan sistem informasi pengelolaan pendapatan dan belanja

madrasah berbasis elektronik (online) yang digunakan untuk menyusun Rencana Kerja
Anggaran Madrasah (RKAM) dimulai dari proses perencanaan anggaran sampai
dengan proses penyerapan Anggaran Madrasah. Dengan penerapan yang berbasis
elektronik sehingga aplikasi E-RKAM dapat diakses kapanpun dan dimanapun melalui
perangkat keras seperti komputer, laptop dan telepon seluler (handphone). Untuk
mengakses aplikasi ini dapat menggunakan perangkat lunak (browser) seperti Mozilla
Firefox, Google Chrome, Opera, Safari dll. Dalam hal ini alamat yang digunakan untuk
mengakses aplikasi E-RKAM yaitu http://erkasm.kerjakerja.work dan gambar berikut
menampilkan halaman depan dari aplikasi E-RKAM.

Penerapan aplikasi E-RKAM dilakukan kepada seluruh madrasah negeri dan swasta
Kabupaten Jombang sehingga untuk masuk ke dalam aplikasi ini harus menggunakan
Nomor Induk Pegawai (NIP) untuk madrasah negeri dan Nomor induk kependudukan
(NIK) untuk madrasah swasta yang tidak punya NIP. Pembagian struktur pengguna
(user) madrasah dalam menyusun RKAM dalam aplikasi ini terbagi menjadi 2 jenis yaitu
kepala madrasah dan petugas (staf) madarasah. Berdasarkan 2 jenis pembagian
struktur pengguna dapat dijelaskan peran dari masing-masing pengguna berikut :
a. Kepala Madrasah

1
 Kepala madrasah memiliki peran penting dan utama dalam proses penyusunan
RKAM
yang terdiri dari :
- Mengatur petugas madrasah yang ditugaskan sebagai operator input rencana
belanja madrasah.
- Membuat perencanaan kegiatan madrasah dalam 1 tahun
anggaran.
- Melakukan verifikasi dan validasi terhadap hasil rincian belanja kegiatan yang
diinput oleh operator madrasah.
- Melakukan persetujuan terhadap nota penyerapan pendapatan dan belanja
madrasah.
- Mencetak dokumen anggaran mulai dari perencanaan sampai penyerapan.
b. Petugas (Staf) Madrasah
Petugas madrasah yang dimaksud dalam aplikasi E-RKAM merupakan perpaduan
unsur yang ada dimadrasah baik bendahara, guru, maupun operator yang dapat di
daftarkan. Berdasarkan hal tersebut peran yang dimiliki oleh petugas madrasah
adalah sebagai berikut :
- Melakukan input rincian belanja kegiatan berdasarkan rencana kegiatan yang
dibuat oleh kepala madrasah.
- Melakukan pembuatan nota penyerapan apabila sudah pada waktu atau proses
penyerapan belanja
Pada gambar berikut akan menjelaskan bagaimana menggunakan aplikasi E-RKAM
yang diawali dengan menggunakan salah satu NIP kepala madrasah untuk melakukan
proses penyusunan RKAM.

Apabila NIP/NIK yang dimasukkan benar selanjutnya akan menampilkan pilihan tahun
Anggaran Madrasah untuk melakukan penyusunan RKAM seperti yang dijelaskan
pada gambar di bawah ini.

2
Penjelasan selanjutnya pada bagian pendahuluan ini menjelaskan posisi menu utama
pada aplikasi E-RKAM terletak di sebelah kiri setiap halaman setelah proses login dan
memilih tahun anggaran seperti pada penjelasan sebelumnya. Pada gambar berikut
akan menampilkan posisi menu utama dalam aplikasi E-RKAM.

Terakhir terdapat kesimpulan yang perlu diperhatikan dalam aplikasi E-RKAM adalah
sebagai berikut :
a) Seluruh aktivitas input yang dilakukan madrasah dapat di kontrol oleh admin daerah
dan admin Kanwil Jombang.
b) Seluruh aktivitas penyusunan RKAM dilakukan sesuai jadwal sehingga proses
tersebut baru dapat dilakukan apabila admin Dinas Pendidikan telah membuat
jadwal input ke dalam E-RKAM. Aktivitas akan terhenti jika jadwal yang dibuat telah
melebihi tanggal dan jam yang telah di tentukan.
c) Penyusunan RKAM tiap madrasah dilakukan secara berjenjang dimulai dari kepala
madrasah membuat atau memilih kegiatan yang di rencanakan kemudian operator
madrasah melakukan input rincian belanja dari kegiatan tersebut.
3
 d) Seluruh kegiatan yang direncanakan dan telah di input rincian belanja maka wajib
untuk dilakukan verifikasi atau validasi oleh kepala madrasah guna memastikan
kegiatan tersebut dapat dilaksanakan.
e) Menu utama pada aplikasi E-RKAM terdapat di sebelah kiri yang akan muncul jika
cursor atau mouse di arahkan ke sebelah kiri halaman.

2. Merubah Password Pengguna

Password merupakan standar autentifikasi dalam suatu aplikasi yang digunakan untuk
mengidentifikasi pengguna (user) sebelum masuk kedalam aplikasi tersebut. Guna
mempermudah pengguna aplikasi E-RKAM maka standar password awal pengguna
yang diberikan adalah “KOSONG” namun diharapkan untuk masing-masing pengguna
merubah password tersebut. Menu untuk merubah password pengguna terletak di
sebelah kanan atas halaman setelah pengguna melakukan login dan memilih tahun
anggaran. Langkah yang dapat dilakukan adalah dengan mengklik nama pengguna di
sebelah kanan atas kemudian akan keluar menu “ubah password” yang ditujukan untuk
merubah password pengguna dan gambar berikut merupakan tampilan menu untuk
merubah password dalam aplikasi E-RKAM.

Setelah melakukan langkat diatas selanjutnya akan muncul tampilan form pengaturan
password pengguna seperti pada gambar di bawah.

Penjelasan dari gambar diatas untuk merubahan password pengguna yaitu terlebih
dahulu menginputkan password lama dimana password lama adalah password standar

4
 yang diberikan seperti penjelasan sebelumnya. Terakhir dalam merubah password
pengguna adalah menginput password baru yang dapat disesuaikan sendiri oleh
pengguna. Tidak diberikan kriteria khusus dalam membuat password namun
disarankan untuk tetap memiliki unsur yang unik dan minimal 6 digit atau karakter.

3. Dashboard Madrasah

Dashboard merupakan fasilitas yang ditujukan untuk menampilkan laporan rekap dan
monitoring kepada pengguna guna memudahkan dalam mengontrol aktivitas pada
aplikasi E-RKAM. Gambar berikut akan menampilkan halaman dashboard yang
disediakan oleh aplikasi E-RKAM.

Dalam halaman dashboard diatas menampilkan beberapa fitur guna memudahkan

akses kontrol pengguna dalam melakukan penyusunan RKAM dimana fitur tersebut
terdiri dari :
a. Notifikasi jadwal penyusunan RKAM yang berada di bagian atas dan notifikasi
tersebut di tandai dengan warna apabila jadwal selesai maka warna notifikasi akan
berwarna merah.
b. Nilai rekap input pendapatan dan belanja BOS Pusat yang berada di sebelah kiri.
c. Nilai rekap input pendapatan dan belanja BOS Daerah yang berada di sebelah kiri
(jika ada).
d. Nilai rekap input pendapatan dan belanja lainnya yang berada di sebelah kiri.
e. Rekap monitoring hasil input E-RKAM yang berada di sebelah kanan.

5
4. Pengaturan Petugas (Staf)

Langkah awal yang harus dilakukan kepala madrasah setelah login ke dalam E-RKAM
adalah menambahkan operator atau staf madrasah guna membantu proses input
rincian belanja kegiatan yang telah dipilih. Untuk menambahkan operator madrasah
dapat diakses melalui menu Pengaturan Staf Madrasah seperti pada gambar di bawah.

Tampilan awal pada halaman operator madrasah akan menunjukan data kosong
karena kepala madrasah belum menambahkan operator tersebut seperti pada gambar
berikut.

Langkah untuk menambahkan operator adalah melakukan klik tombol

dibagian kanan atas dari tabel daftar staf madrasah. Kemudian akan muncul jendela

baru di sebelah kanan halaman yang menampilan form penambahan staf madrasah

seperit pada gambar di bawah ini.

6
Langkah pengisian form diatas diawali dengan memasukkan nip operator dan nama
dari operator tersebut. Kemudian di bagian bawah terdapat pilihan akses operator yang
dapat dipilih dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Akses “Input Anggaran” digunakan untuk mengatur akses operator madrasah hanya
sebatas melakukan input rincian belanja kegiatan.
b. Akses “Usulan Komponen” digunakan untuk mengatur akses operator madrasah
hanya sebatas melakukan usulan komponen belanja
c. Akses “Semua Akses” menandakan bahwa operator madrasah mendapatkan semua
fasilitas yaitu dapat melakukan input rincian belanja kegiatan dan usulan komponen
belanja
d. Akses “Akses Terbatas” menandakan bahwa seluruh akses operator di non aktifkan.
Setelah operator ditambahkan dan disimpan akan secara otomatis terlihat di tabel
operator seperti pada gambar di bawah.

Penjelasan selanjutnya mengenai halaman pengaturan staf yaitu di dalam setiap nama
operator telah di sediakan informasi sebagai berikut :
- Akses yang diberikan kepada operator sesuai dengan penjelasan sebelumnya.
- Status user operator yang menunjukkan aktif dan non aktif apabila user tersebut
tidak diperkenan untuk masuk ke dalam aplikasi E-RKAM

7
 - Posisi operator yang menunjukkan aktivitas operator apakah sedang offline atau
online.
Semua user operator dapat dikendalikan kepala madrasah melalui menu yang
ada di sebelah kanan tiap nama operator, apabila menu tersebut di klik akan tampil
seperti gambar dibawah.

Penjelasan terkait menu pada gambar diatas sebagai berikut :

a) Ubah Staf, merupakan menu yang disediakan untuk melakukan perubahan staf
yang dikhususkan untuk merubah nama dan akses staf saja.
b) Reset Password, merupakan menu yang disediakan untuk mereset password staf
apabila staf tersebut lupa dengan passwordnya.
c) Kunci Staf, merupakan menu yang disediakan untuk mengaktifkan atau menon-
aktifkan user staf.
d) Hapus Staf, merupakan menu yang disediakan untuk menghapus user staf dari
daftar staf madrasah.

5. Penyajian Data Referensi

Data referensi disediakan untuk memberikan informasi terkait referensi yang ada
didalam aplikasi E-RKAM yang meliputi :
a. Data Referensi Rekening
b. Data Referensi Kegiatan
c. Data Referensi Komponen
Untuk menampilkan data referensi dapat diakses melalui menu Referensi seperti pada
gambar di bawah.

8
6. Penyajian Data Profil Madrasah

Profil madrasah disediakan untuk memberikan informasi terkait data profil madrasah
dimana sebelumnya sudah disesuaikan berdasarkan data dapodik nasional. Namun
apabila dalam data tersebut pada kenyataannya kurang sesuai dengan kondisi di
madrasah maka madrasah dapat menyampaikan perbaikan data profil madrasah
kepada admin E-RKAM di Dinas Pendidikan. Untuk menampilkan data profil madrasah
dapat diakses melalui menu Profil Madrasah seperti pada gambar di bawah.

7. Penyajian Data Rapor Mutu

Dengan tujuan memudahkan proses penyusunan RKAS yang akan direncanakan

madrasah terlebih dahulu melihat hasil rapor mutu madrasah yang telah disediakan
dalam aplikasi E-RKAM. Dimana nilai didalam rapor mutu tersebut diperoleh atas
kerjasama Dinas Pendidikan dengan lembaga Penjamin Mutu Pendidikan (PMP).
Dengan fitur ini diharapkan memudahkan madrasah melakukan evaluasi terhadap
perencanaan madrasah guna meningkatkan mutu pendidikan dan perkembangan
madrasah pada umumnya.

9
Untuk menampilkan hasil rapor mutu madrasah dapat diakses melalui menu Rapor
Madrasah seperti pada gambar di bawah.

Halaman rapor mutu madrasah akan tampil seperti gambar di bawah

ini.

Dalam gambar tersebut terlihat indikator dan sub indikator yang sesuai dengan
penilaian rapor mutu dimana masing-masing sub indikator sudah ada besaran nilai
seperti penjelasan sebelumnya. Dan untuk mengetahui solusi dari permasalahan

madrasah yang dilihat dari hasil rapor mutu ini dapat dilakukan dengan klik tombol
di bagian kiri tiap sub indikator untuk menampilkan kegiatan apa yang dapat dilakukan
madrasah untuk meningkatkan nilai sub indikator tersebut seperti pada gambar di
bawah.

10
8. Rencana Pendapatan

Rencana pendapatan disediakan guna merencanakan kapan sumber dana pendapatan

madrasah di terima setiap triwulannya. Merencanakan penerimaan sumber dana
pendapatan madrasah menggunakan pendekatan tanggal dimana sumber dana
tersebut di terima khususnya Bantuan Operasional Madrasah (BOM) dari pusat. Untuk
merencanakan penerimaan dana pendapatan madrasah dapat diakses melalui menu
Pendapatan seperti pada gambar di bawah.

Tampilan awal pada halaman pendapatan madrasah akan menunjukan data kosong
karena kepala madrasah belum menginput sumber dana penerimaan madrasah.
Dan apabila kepala madrasah telah menginput sumber dana tersebut akan terlihat
seperti gambar berikut.

Untuk menginput rencana penerimaan dana pendapatan madrasah dapat dilakukan

dengan mengklik tombol yang terdapat pada bagian kanan di atas tabel data
penerimaan. Kemudian akan muncul jendela baru di sebelah kanan halaman yang
menampilan form penambahan penerimaan dana pendapatan madrasah seperit pada
gambar di bawah ini.

11
 Langkah pengisian form diatas diawali dengan memilih jenis dana penerimaan
madrasah kemudian memasukkan tanggal rencana dana tersebut diterima, lalu
menambahkan rencana nilai dana tersebut diterima. Dan terakhir apabila hendak
ditambahkan keterangan atau jika tidak ada keterangan langsung di klik SIMPAN.

9. Rencana Belanja

Rencana Belanja merupakan proses penyusunan RKAM dimana madrasah akan

membelanjakan apa saja yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi
madrasah dalam 1 tahun anggaran. Untuk merencanakan belanja madrasah dapat
diakses melalui menu Belanja seperti pada gambar di bawah.

9.1 Perencanaan Kegiatan

Dalam menyusun RKAM, sebelum menganggarkan belanja madrasah terlebih

dahulu melakukan perencanaan kegiatan yang akan dilakukan madrasah. Tugas
dan fungsi merencanakan kegiatan madrasah ada pada kepala madrasah,
sehingga diharapkan kepala madrasah dapat merencanakan kegiatan
madrasah secara

12
matang berdasarkan kebutuhan dan kondisi madrasah. Untuk membuat
perencanaan kegiatan madrasah dapat diakses melalui menu Belanja Rencana
Kerja (RKA) yang kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan

nama madrasah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan madrasah yang
akan direncanakan. Di tahap awal halaman tersebut akan menampilkan data
kosong karena kepala madrasah belum melakukan input kegiatan namun apabila
kepala madrasah sudah menambahkan kegiatan akan ditampilkan seperti
gambar dibawah.

Pada gambar diatas terdapat nilai Total Belanja dan Total Rincian dengan tujuan
memberikan informasi total nilai hasil input belanja. Penjelasan lebih lanjut terkait
total nilai tersebut sebagai berikut :
a. Total Belanja, merupakan nilai total belanja hasil input rincian belanja kegiatan
yang sudah divalidasi kepala madrasah. nilai total belanja akan berbeda
dengan nilai total rincian apabila masih ada kegiatan yang belum divalidasi.

13
b. Total Rincian, merupakan nilai total dari hasil input rincian belanja kegiatan
yang dilakukan oleh operator madrasah dan nilai tersebut hasil akumulasi dari
tiap rincian kegiatan yang sudah direncanakan. Total rincian dalam hal ini
belum menjadi pagu anggaran belanja dari masing-masing kegiatan.
Perencanaan kegiatan hanya dapat dilakukan oleh kepala madrasah dan untuk

menambahkan kegiatan dapat mengklik tombol yang ada di

sebelah kanan atas tabel daftar kegiatan. Kemudian akan muncul form kegiatan
di sebelah kanan seperti gambar di bawah.

Pada gambar di atas menampilkan semua atribut kegiatan yang dapat dipilih
sesuai dengan kebutuhan dan kondisi madrasah. Pilihan kegiatan yang tersedia
dalam form ini sudah dipetakan berdasarkan standar Pendidikan nasional.
Semua atribut tersebut wajib di isi mulai bidang, standar pendidikan, kegiatan
sampai indikator keluaran dan hasil dari pelaksanaan kegiatan. Salah satu atribut
penting yang perlu diperhatikan dalam melakukan input atribut kegiatan ada
dibagian waktu pelaksanaan kegiatan. Pemilihan waktu pelaksanaan tersebut
harus disesuaikan berdasarkan kapan kegiatan akan dilaksanakan dan dalam
melakukan pilihan diharapkan tidak terbalik bulan pelaksanaannya. Dan
setelah semua atribut diisi langkah terakhir klik SIMPAN kemudian kegiatan
tersebut akan tampil dalam tabel daftar kegiatan seperti pada gambar
sebelumnya.
Setelah kegiatan madrasah dibuat dan sudah tampil pada tabel gambar diatas,
posisi nilai pagu dan rincian berisi nol (0), sehingga langkah selanjutnya adalah
melakukan input rincian kegiatan yang dilakukan oleh operator madrasah. Pada

14
bagian ini kepala madrasah masih dapat melakukan kontrol terhadap hasil
inputan rincian kegiatan yang dilakukan operator karena tugas utama kepala
madrasah setelah kegiatan di input komponen belanja adalah melakukan
verifikasi atau validasi terhadap hasil inputan tersebut untuk dijadikan usulan
pagu kegiatan.

Validasi kegiatan dilakukan dengan mengklik tombol yang ada di bagian

kanan tiap kegiatan yang bertujuan untuk menyamakan besaran nilai rincian
dengan nilai pagu.
Kegiatan yang sudah dilakukan validasi masih bisa dilakukan validasi ulang
selama akses input rincian di kegiatan tersebut belum dikunci oleh admin Dinas
Pendidikan. Untuk meminimalisasi kesalahan pada proses verifikasi dan validasi
sebaiknya kepala madrasah meneliti dulu hasil input komponen belanja melalui
menu Detil Rincian dan setelah di nilai sudah cocok maka kepala madrasah bisa
langsung melakukan validasi pada kegiatan tersebut. Berikut adalah gambar dari
detil rincian kegiatan hasil input komponen belanja yang dilakukan operator
madrasah.
Selain tombol untuk melakukan validasi kegiatan, di sebelah kanan tiap kegiatan

terdapat tombol yang memiliki sub menu yang terdiri dari :

a) Detil Rincian, menampilkan detil rincian belanja kegiatan yang diinput melalui
user operator madrasah.
b) Cetak Rincian, mencetak detil rincian belanja kegiatan yang diinput melalui
user operator madrasah. apabila dalam kegiatan tersebut di input rekening
belanja pegawai dan belanja barang dan jasa maka hasil cetak akan
menampilkan rekap nilai total input dari rekening tersebut, sedangkan jika
dalam kegiatan tersebut di input rekening belanja modal maka hasil cetak
akan menampilkan seluruh item belanja dalam rekening tersebut.
c) Detil Kegiatan, menampilkan informasi atribut kegiatan yang dipilih ketika
membuat perencanaan kegiatan.
d) Ubah Kegiatan, merupakan fungsi untuk merubah informasi atribut kegiatan
yang dipilih ketika membuat perencanaan kegiatan. Atribut yang dapat

15
 diubah hanya waktu pelaksanaan kegiatan, jenis kegiatan, kelompok
sasaran hingga indikator keluaran dan hasil dari pelaksanaan kegiatan.
e) Hapus Anggaran, merupakan fungsi untuk menghapus anggaran
kegiatan yang sudah di input rincian belanja tanpa menghapus kegiatan
induknya.
f) Hapus kegiatan, merupakan fungsi untuk menghapus kegiatan dan akan di
simpan ke dalam arsip kegiatan.

9.2 Riwayat Perencanaan Kegiatan

Bagian ini akan menjelaskan sifat data pada aplikasi E-RKAM tidak pernah
menghilangkan atau menghapus data yang sudah di input. Jika terdapat data
kegiatan yang di hapus maka kegiatan tersebut akan masuk ke halaman arsip
dimana data kegiatan yang dihapus masih bisa dikembalikan. Untuk mengakses

halaman arsip dapat mengklik tombol dibagian kanan atas tabel

kegiatan kemudian akan muncul jendela baru untuk menampilkan data kegiatan
yang sudah di hapus seperti pada gambar di bawah.

Untuk mengambalikan kegiatan yang sudah di hapus dapat menggunakan

tombol disebelah kanan setiap kegiatan.

16
9.3 Rincian Belanja Kegiatan

Rincian belanja merupakan proses input item belanja dalam suatu kegiatan
dimana user yang dapat melakukan input item belanja tersebut adalah operator
madrasah. Dimana operator tersebut telah didaftarkan oleh kepala madrasah
dan diberikan akses untuk melakukan input anggaran. Untuk melakukan input
rincian belanja kegiatan dapat diakses melalui menu Belanja Rencana Kerja
(RKA)

yang kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan

nama madrasah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan madrasah
yang sudah direncanakan seperti gambar dibawah.

Selanjutnya klik tombol yang terdapat disebelah kanan setiap kegiatan

kemudian pilih Detil Rincian untuk masuk ke halaman detil rincian kegiatan
seperti pada gambar berikut.

17
Gambar diatas akan menampilkan daftar komponen belanja yang telah di input
oleh operator sesuai dengan kegiatan yang sudah direncanakan, komponen
tersebut di tampilkan berdasarkan urutan subtitle/ sub kegiatan keterangan
komponen belanja rekening penyusun komponen yang terkait dengan rekening
atribut komponen seperti volume, koefisien dan total harga. Komponen belanja
yang dipilih di adopsi atau di ambil dari standar satuan harga daerah sehingga
harga satuan dari masing-masing komponen sudah terstandarkan dan madrasah
tidak perlu mencari atau memberikan harga satuan sendiri. Hal ini diperlukan
untuk mencari formulasi standar guna proses penyusunan RKAS menjadi tepat,
akurat dan akuntabel. Untuk menambahkan

komponen baru dapat langsung klik tombol di bagian kanan atas

tabel rincian belanja kemudian akan muncul form tambah komponen di bagian
kanan halaman seperti pada gambar dibawah.

Langkah pertama dalam menginput atau menambahkan komponen belanja

adalah dengan menerjemahkan komponen belanja tersebut di kelompokkan ke

18
dalam subtitle/ sub kegiatan apa. jika sub kegiatan belum ada maka operator

madrasah dapat menambahkan sub kegiatan tersebut dengan klik tombol

. Kemudian operator juga dapat menambahkan keterangan pada komponen
belanja jika diperlukan keterangan untuk lebih mengelompokkan jenis komponen
belanja yang spesifik. Selanjutnya memilih rekening yang dibutuhkan dan
mencari komponen yang sudah dikaitkan dengan rekening tersebut dengan klik

tombol maka akan muncul jendela baru seperti gambar di bawah.

Pada gambar diatas menampilkan data komponen yang terkait dengan rekening
yang dipilih sebelumnya kemudian pilih salah satu komponen yang di butuhkan.
Berikutnya akan dilanjutkan mengisi atribut dari komponen belanja yaitu :
- Menambahkan PPN apabila ketika membelanjakan komponen tersebut
menggunakan PPN.
- Mengisi koefisien perkalian dari komponen belanja sesuai target kebutuhan
kegiatan.
Jika kedua langkah diatas telah di input maka langkah selanjutnya adalah klik
simpan untuk menyimpan komponen belanja dan meneruskan input komponen
belanja lainnya. Gambar berikut menampilkan langkah pengisian atribut
komponen seperti pada penjelasan diatas.

19
9.4 Riwayat Rincian Belanja Kegiatan

Bagian ini akan menjelaskan sifat data pada aplikasi E-RKAM tidak pernah
menghilangkan atau menghapus data yang sudah di input. Jika terdapat data
rincian kegiatan yang di hapus maka kegiatan tersebut akan masuk ke halaman
arsip dimana data rincian kegiatan yang dihapus masih bisa dikembalikan. Untuk

mengakses halaman arsip dapat mengklik tombol dibagian kanan

atas tabel rincian kegiatan kemudian akan muncul jendela baru untuk
menampilkan data rincian kegiatan yang sudah di hapus seperti pada gambar di
bawah.

20
 Untuk mengambalikan rincian belanja kegiatan yang sudah di hapus

dapat menggunakan tombol dibagian kanan setiap rincian belanja

kegiatan.

10. Rencana Penyerapan Belanja

Rencana penyerapan belanja merupakan proses merencanakan penyerapan

untuk melaksanakan kegiatan. Dan input rencana penyerapan belanja dapat
dilakukan setelah proses perencanaan kegiatan sampai input rincian belanja
sudah selesai serta sudah divalidasi oleh kepala madrasah. Untuk menginput
rencana penyerapan belanja hanya dilakukan oleh operator madrasah yang
dapat diakses melalui menu Belanja Anggaran Kas (AKB) yang kemudian akan
tampil halaman seperti pada gambar di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah

kanan nama madrasah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan madrasah
yang sudah direncanakan seperti gambar dibawah.

21
 Langkah selanjutnya adalah mengisi rencana penyerapan belanja dari kegiatan

tersebut dengan mengklik tombol disebelah kanan setiap kegiatan

kemudianpilih menu Detil AKB untuk masuk ke halaman detil rencana penyerapan
rincian belanja kegiatan seperti pada gambar berikut.

Gambar diatas menampilkan rekapitulasi rekening belanja hasil input rincian belanja
kegiatan di kegiatan tersebut beserta besaran nilai total belanja per rekening. Di sinilah
operator menginput rencana penyerapan kegiatan per rekening akan di serap di bulan
atau triwulan berapa dalam 1 tahun anggaran. Yang perlu menjadi perhatian operator
madrasah dalam menginput rencana penyerapan anggaran kas adalah sebagai
berikut : A. Total penyerapan anggaran kas bulanan harus sama atau tidak ada selisih
dengan
hasil total input rincian belanja kegiatan.
B. Bulan yang akan tampil dalam proses input rencana penyerapan sudah
sesuai dengan atribut waktu pelaksanaan kegiatan.
Dari kedua poin di atas diharapkan lebih memudahkan madrasah khususnya operator
madrasah dalam merencanakan penyerapan anggaran belanja per kegiatan. Dan
untuk melakukan input rencana penyerapan rincian belanja dapat dilakukan

22
dengan klik tombol yang ada disebelah kiri setiap rekening yang ada di tiap
kegiatan. Gambar berikut akan menampilkan form input rencana penyerapan
anggaran.

Penjelasan dalam menginput nilai rencana penyerapan disesuaikan dengan kebutuhan

berdasarkan kapan kegiatan akan dilaksanakan dan anggaran akan diserap. Yang
perlu diperhatikan apabila waktu pelaksanaan lebih dari 1 bulan dan rencana
penyerapan anggaran tidak diserap di setiap bulannya maka bulan lain yang tidak
direncanakan untuk menyerap anggaran di input angka 0.

11. Dokumen Rencana Belanja

11.1 Format Dokumen

BOS K1

Format BOS K1 merupakan dokumen yang disesuaikan berdasarkan

petunjuk teknis (juknis) BOS. Dan untuk mencetak dokumen tersebut dapat
dilakukan melalui menu Laporan RKAS seperti pada gambar berikut.

23
Kemudian akan menampilkan halaman seperti pada gambar dibawah.

Selanjutnya untuk menampilkan menu untuk mencetak dokumen BOS K1 terlebih

dahulu memilih sumber dana seperti pada gambar diatas. Setelah itu klik tombol
yang ada disebelah kanan nama madrasah lalu pilih menu Format k-1 seperti pada
gambar dibawah.

Dan gambar berikut akan menampilkan format dokumen K1 tersebut.

24
11.2 Format Dokumen RKAM Rekap Seluruh Kegiatan

Format dokumen RKAM rekap seluruh kegiatan merupakan dokumen yang

disediakan aplikasi E-RKAM untuk melengkapi jenis dokumen yang dapat
membantu madrasah dalam merekap hasil input rincian belanja. Dan untuk
mencetak dokumen tersebut dapat dilakukan melalui menu Laporan RKAM seperti
pada gambar berikut.

Kemudian akan menampilkan halaman seperti pada gambar dibawah.

Selanjutnya untuk menampilkan menu untuk mencetak dokumen tersebut terlebih

dahulu memilih sumber dana seperti pada gambar diatas. Setelah itu klik tombol
yang ada disebelah kanan nama madrasah lalu pilih menu tahunan atau bulanan
seperti pada gambar dibawah.

25
Dan gambar berikut akan menampilkan format dokumen rekap seluruh kegiatan per
tahun.

11.3 Format Dokumen RKAS Rekap per Kegiatan (RKA)

Format dokumen RKAS rekap per kegiatan merupakan dokumen yang disediakan
aplikasi E-RKAM untuk melengkapi jenis dokumen yang dapat membantu
madrasah dalam merekap hasil input rincian belanja. Dan untuk mencetak
dokumen tersebut dapat dilakukan melalui menu Belanja  Rencana Kerja
(RKA) yang kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar di bawah.

26
Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan
nama madrasah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan madrasah yang
sudah direncanakan seperti gambar dibawah.

Selanjutnya klik tombol yang terdapat disebelah kanan setiap kegiatan

kemudian pilih Cetak Rincian untuk menampilkan dokumen rincian kegiatan
seperti pada gambar berikut.

27
11.4 Format Dokumen Penyerapan Anggaran (AKB)

Format dokumen RKAM rekap per kegiatan merupakan dokumen yang

disediakan aplikasi E-RKAM untuk mencetak rencana penyerapan anggaran per
kegiatan. Dan untuk mencetak dokumen tersebut dapat dilakukan melalui menu
Belanja Anggaran Kas (AKB) yang kemudian akan tampil halaman seperti pada
gambar di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan

nama madrasah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan madrasah yang
sudah direncanakan seperti gambar dibawah.

Selanjutnya klik tombol yang terdapat disebelah kanan setiap kegiatan

kemudian pilih Cetak Rincian untuk menampilkan dokumen rincian kegiatan
seperti pada gambar berikut.

28
11.5 Format Dokumen RKAS Rekap per Kegiatan Untuk RAB Pegawai

Format dokumen RKAS rekap per kegiatan merupakan dokumen yang disediakan
aplikasi E-RKAM untuk melengkapi jenis dokumen yang dapat membantu
sekolah dalam merekap hasil input rincian belanja. Dan untuk mencetak dokumen
tersebut dapat dilakukan melalui menu Belanja Rencana Kerja (RKA) yang
kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan

nama sekolah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan sekolah yang sudah
direncanakan seperti gambar dibawah.

29
Selanjutnya klik tombol yang terdapat disebelah kanan setiap kegiatan
kemudian pilih Cetak Rincian untuk menampilkan dokumen rincian kegiatan
seperti pada gambar berikut.

30
11.6 Format Dokumen Penyerapan Anggaran (AKB)

Format dokumen RKAS rekap per kegiatan merupakan dokumen yang disediakan
aplikasi E-RKAM untuk mencetak rencana penyerapan anggaran per kegiatan.
Dan untuk mencetak dokumen tersebut dapat dilakukan melalui menu Belanja
Anggaran Kas (AKB) yang kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar
di bawah.

Langkah selanjutnya dengan mengklik tombol yang ada di sebelah kanan

nama sekolah lalu akan ditampilkan halaman daftar kegiatan sekolah yang sudah
direncanakan seperti gambar dibawah.

Selanjutnya klik tombol yang terdapat disebelah kanan setiap kegiatan

kemudian pilih Cetak Rincian untuk menampilkan dokumen rincian kegiatan
seperti pada gambar berikut.

31
12. Penyerapan Pendapatan (Penerimaan)

12.1 Nota Penerimaan

Realisasi dan penyerapan merupakan bagian akhir dari proses

perencanaan Anggaran Madrasah. Dan proses ini tidak dapat dilakukan
apabila proses perencanaan Anggaran Madrasah belum selesai sampai
pada bagian input rencana penyerapan anggaran di penjelasan
sebelumnya. Proses awal pada tahap realisasi dan penyerapan adalah
proses pembuatan nota penerimaan karena saldo penyerapan dimulai dari
pencataan nota penerimaan atau pendapatan.

Untuk mengakses nota penerimaan melalui menu Nota Realisasi  Penerimaan

seperti pada gambar di bawah.

Tampilan awal nota penerimaan apabila belum pernah melakukan pembuatan nota
maka akan menampilkan data kosong, namun jika telah membuat nota maka akan
menampilkan daftar nota yang sudah dibuat seperti pada gambar berikut.

32
Gambar diatas menampilkan halaman nota penerimaan dimana di halaman tersebut
menunjukkan total pendapatan dan total nota pendapatan yang sudah dibuat. Dan

untuk membuat nota penerimaan dapat langsung menekan tombol kemudian

akan muncul form nota penerimaan di sebelah kanan seperti pada gambar dibawah.

Pada form nota yang perlu diperhatikan adalah no nota sudah di generate otomatis dari
aplikasi sehingga madrasah tidak perlu kesulitan menuliskan nomor nota. Selanjutnya
memilih sumber dana yang akan dibuatkan nota dengan klik tombol di bagian kanan
kemudian akan muncul jendela baru yang menunjukkan pendapatan madrasah seperti
pada gambar dibawah.

33
Pilih salah satu pendapatan yang akan di buat nota kemudian tambahkan uraian atau
keterangan serta tanggal penerimaan dari pendapatan tersebut dan terakhir klik
simpan. Hasil dari pembuatan nota akan tampak seperti gambar dibawah dengan

mengklik tombol di sebelah kiri tiap nota.

Langkah terakhir setelah nota dibuat adalah meminta persetujuan kepala madrasah

atas nota yang dibuat tersebut. Validasi nota dilakukan dengan mengklik tombol
yang ada disebelah kanan tiap nota yang terlihat pada user kepala madrasah.

12.2 Pencatatan BKU Penerimaan

Setelah membuat nota penerimaan langkah selanjutnya adalah mencatat Buku

Kas Umum (BKU) dari nota penerimaan sebagai tanda bahwa saldo penerimaan
telah di terima dan akan ditambahkan ke dalam saldo bank atau kas. Untuk
mengakses atau mencatat BKU dapat melalui menu Buku Kas Umum 
Pencatatan BKU  Penerimaan seperti pada gambar di bawah.

34
Dalam melakukan pencataan BKU yang perlu diperhatikan adalah jika nota yang
dibuat belum divalidasi oleh kepala madrasah maka tampilan awal BKU
akan menampilkan data kosong, namun apabila nota telah divalidasi maka akan
menampilkan daftar nota yang sudah dibuat dan divalidasi seperti pada gambar
berikut.

Untuk proses pencatatan BKU pilih salah satu nota yang akan dilakukan
penyerapan kemudian di klik tombol di bagian kiri nota akan keluar item yang
dicatat di dalam nota tersebut. Dari item tersebut kemudian di klik tombol

di bagian kanan tiap item pilih menu buat BKU guna mencatat item
tersebut ke dalam BKU sebagaimana item tersebut akan di lakukan penyerapan.
Berikut gambar form BKU penerimaan.

35
 Isi semua atribut yang ada dalam form tersebut kemudian klik simpan maka item
tersebut otomatis tercatat didalam BKU yang bisa dilihat pada menu Buku Kas 
Umum Lihat BKU seperti pada gambar berikut.

13. Penyerapan Belanja (Pengeluaran)

13.1 Nota Pengeluaran

Realisasi dan penyerapan pengeluaran kegiatan merupakan proses

penyerapan anggaran yang akan dilaksanakan atau di belanjakan. Proses
penyerapan ini tidak dapat dilakukan apabila proses nota dan BKU
penerimaan belum dilakukan pencatatan karena di anggap saldo
penerimaan belum ada sehingga tidak dapat dilakukan belanja. Seperti
penjelasan sebelumnya tahap awal yang dilakukan adalah proses
pembuatan nota pengeluaran untuk mencatat item apa saja yang akan di
belanjakan. Untuk mengakses nota pengeluaran dapat dilakukan melalui
menu Nota Realisasi  Pengeluaran Kegiatan seperti pada gambar di
bawah.

36
Tampilan awal nota pengeluaran apabila belum pernah melakukan pembuatan
nota maka akan menampilkan data kosong, namun jika telah membuat nota maka
akan menampilkan daftar nota yang sudah dibuat seperti pada gambar berikut.

Gambar diatas menampilkan halaman nota pengeluaran dimana di halaman

tersebut menunjukkan total pengeluaran dan total nota pengeluaran yang sudah
dibuat. Dan untuk membuat nota pengeluaran dapat langsung menekan tombol

kemudian akan muncul form nota pengeluaran di sebelah kanan

seperti pada gambar dibawah.

Pada form nota yang perlu diperhatikan adalah no nota sudah di generate otomatis
dari aplikasi sehingga madrasah tidak perlu kesulitan menuliskan nomor nota.
Selanjutnya memilih kegiatan, rekening dan komponen yang akan dibuatkan nota
dengan klik tombol di bagian kanan kemudian akan muncul jendela baru

37
yang menunjukkan komponen belanja pada kegiatan dan rekening tersebut
seperti pada gambar dibawah.

Pilih salah satu komponen yang akan di buat nota dilanjutkan dengan mengisi
jumlah harga satuan sesuai kondisi pasar dan koefisien yang akan di belanjakan
serta tanggal pelaksanaan komponen tersebut dibelanjakan. Jika terdapat
keterangan dapat ditambahkan pada isian uraian dan terakhir klik simpan, gambar
berikut akan menampilkan form lanjutan setelah memilih komponen belanja yang
akan di belanjakan.

Hasil dari pembuatan nota akan tampak seperti gambar dibawah dengan mengklik

tombol di sebelah kiri tiap nota.

38
 Langkah terakhir setelah nota dibuat adalah meminta persetujuan kepala
madrasah atas nota yang dibuat tersebut. Validasi nota dilakukan dengan

mengklik tombol yang ada disebelah kanan tiap nota yang terlihat pada user
kepala madrasah.

13.2 Pencatatan BKU Pengeluaran

Setelah membuat nota pengeluaran kegiatan langkah selanjutnya adalah

mencatat Buku Kas Umum (BKU) dari nota pengeluaran sebagai tanda bahwa
komponen tersebut telah di serap atau di belanjakan dan akan mengurangi saldo
bank atau kas. Untuk mengakses atau mencatat BKU dapat melalui menu Buku
Kas Umum  Pencatatan BKU  Pengeluaran Kegiatan sepert pada gambar di
bawah.

Dalam melakukan pencataan BKU yang perlu diperhatikan adalah jika nota yang
dibuat belum divalidasi oleh kepala madrasah maka tampilan awal BKU akan
menampilkan data kosong, namun apabila nota telah divalidasi maka akan
menampilkan daftar nota yang sudah dibuat dan divalidasi seperti pada gambar
berikut.

39
Untuk proses pencatatan BKU pilih salah satu nota yang akan dilakukan
penyerapan kemudian di klik tombol di bagian kiri nota akan keluar item yang
dicatat di dalam nota tersebut. Dari item tersebut kemudian di klik tombol
di bagian kanan tiap item pilih menu buat BKU guna mencatat item tersebut ke
dalamBKU sebagaimana item tersebut akan di lakukan penyerapan. Berikut
gambar form BKU pengeluaran.

Isi semua atribut yang ada dalam form tersebut kemudian klik simpan maka item
tersebut otomatis tercatat didalam BKU yang bisa dilihat pada menu Buku Kas
Umum  Lihat BKU. Gambar berikut akan menampilkan form BKU pengeluaran
sampai pada input rekening bank penerima.

40
 Penjelasan terkait lanjutan form pencatatan BKU pada gambar diatas adalah
apabila komponen belanja yang akan dibelanjakan dikenakan potongan pajak baik
PPH 21 atau PPH 22 atau PPH 23 maka yang di input adalah angka dalam satuan
persen tanpa disertakan satuan persennya.

14. Proses Pemindahbukuan

14.1 Nota Pemindahbukuan

Pemindahbukuan adalah proses pemindahan saldo pendapatan madrasah baik

dari bank ke kas atau sebaliknya dari kas ke bank. Proses pemindahbukuan juga
harus dilakukan melalui tahap pembuatan nota yang kemudian di catat kedalam
BKU. Berikut merupakan penjelasan dalam membuat nota pemindahbukuan dan
dapat diakses melalui menu Nota Realisasi  Pindah Buku seperti pada gambar
dibawah.

Tampilan awal nota pemindahbukuan apabila belum pernah melakukan

pembuatan nota maka akan menampilkan data kosong, namun jika telah

41
membuat nota maka akan menampilkan daftar nota yang sudah dibuat seperti
pada gambar berikut.

Gambar diatas menampilkan halaman nota pemindahbukuan dimana di halaman

tersebut menunjukkan nota pemindahbukuan yang sudah dibuat. Dan untuk

membuat nota pemindahbukuan dapat langsung menekan tombol

kemudian akan muncul form nota pemindahbukuan di sebelah kanan seperti pada
gambar dibawah.

Hasil dari pembuatan nota akan tampak seperti gambar dibawah dengan mengklik
tombol di sebelah kanan tiap nota.

42
 Langkah terakhir setelah nota dibuat adalah meminta persetujuan kepala
madrasah atas nota yang dibuat tersebut. Validasi nota dilakukan dengan

mengklik tombol yang ada disebelah kanan tiap nota yang terlihat pada user
kepala madrasah.

14.2 Pencatatan BKU Pemindahbukuan

Setelah membuat nota pemindahbukuan langkah selanjutnya adalah mencatat

Buku Kas Umum (BKU) dari nota pindah buku sebagai tanda bahwa saldo
penerimaan telah di pindah bukukan dan akan ditambahkan ke dalam saldo bank
atau kas. Untuk mengakses atau mencatat BKU dapat melalui menu Buku Kas
Umum  Pencatatan BKU Pindah Buku seperti pada gambar di bawah.

Dalam melakukan pencataan BKU yang perlu diperhatikan adalah jika nota yang
dibuat belum divalidasi oleh kepala madrasah maka tampilan awal BKU
akan menampilkan data kosong, namun apabila nota telah divalidasi maka akan
menampilkan daftar nota yang sudah dibuat dan divalidasi seperti pada gambar
berikut.

43
Untuk proses pencatatan BKU pilih salah satu nota yang akan dilakukan

penyerapan kemudian di klik tombol di bagian kiri nota akan keluar item yang
dicatat di dalam nota tersebut. Dari item tersebut kemudian di klik tombol di
bagian kanan tiap item pilih menu buat BKU guna mencatat item tersebut ke dalam
BKU sebagaimana item tersebut akan di lakukan penyerapan. Berikut gambar
form BKU pemindahbukuan.

Isi semua atribut yang ada dalam form tersebut kemudian klik simpan maka item
tersebut otomatis tercatat didalam BKU yang bisa dilihat pada menu Buku Kas
Umum  Lihat BKU seperti pada gambar berikut.

44