5.

SPI DI PERHOTELAN
Pengendalian intern dalam arti luas menurut AICPA adalah pengendalian intern
meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikordinasikan dan digunakan
dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam
operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanzaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Secara garis besar pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi, yaitu:
Pengendalian akuntansi, dan pengendalian administrative. Pengendalian akuntansi terdiri
dari struktur organisasi dan semua prosedur serta catatan yang berkaitan dengan
pengamanan aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Sedangkan, pengendalian
administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua metode dan proseduryang berkaitan
dengan efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Terdapat beberapa elemen yang merupakan ciri pokok dari sistem pengendalian
intern yang baik, yaitu:
1. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat
dan tegas.
2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik untuk melakukan
pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik perusahaan,
hutang, pendapatan dan biaya.
3. Adanya praktik yang sehat didalam menjalankan tugas dan funsi disetiap bagian
dalam organisasi.
4. Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan funsi, tugas dan tanggungjawabnya.
5. Adanya pengecekan independen.

Struktur pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
komisaris, manajemen dan pegawai lainnya yang didesain untuk memperoleh keyakinan
yang memadai terkait dengan tujuan: (1) efektivitas dan efisiensi dari aktivitas operasi (2)
kehandalan dari laporan keuangan (3) ketaatan kepada peraturan perundangan dan
kebijakan yang terkait.

Struktur pengendaliar intern menurut COSO terdiri dari lima komponen yakni:
 (a) Lingkungan pengendalian (control environment)
Manajemen dan selluruh pegawai harus menciptakan (estanblish) dan memelihara
lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan
mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat (conscientious).
(b) Penilaian resiko (risk assessement)
Pengendalian intern harus menyediakan penilaian resiko yang dihadapi oleh
organisasi baik yang bersumber dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi.
(c) Aktivitas pengendalian (control activities)
Aktivitas pengendalian infern membantu memastikan bahwa arahan manajemen
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektif mencapai tujuan
pengendalian.
(d) Informasi dan komunikasi (information and communication)
Informasi harus dicatat dan dikomukasikan kepada manajemen dan satuan kerja
lainnya dalam suatu entitas yang membutuhkan, dalam bentuk dan jangka waktu yang
memungkinkan untuk menyelenggarakan pengendalian intern dan tanggungjawab
lainnya.
(e) Pemantaun (monitoring)
Pemantaun pengendalian intern harus selalu menilai kualitas kinerja dan memastikan
bahwa temuan audit atau reviue lainya diselesaikan tepat waktu.

The Canadian Institute of Chartered Accountants Criteria of Control Committee

(CoCo) telah menyusun model pengendalian intern yang mirip dengan COSO tetapi
mempunyaí perbedaan yang cukup signifikan. CoCo memfokuskan diri pada empat
pertanyaan utama yakni
1. Apakah perusahaan mempunyai tujuan yang benar?
2. Apakah perusahaan tersebut mempunyai aktivitas pengendalian yang memadai?
3. Apakah perusahaan tersebut mempunyai kapabilitas, komitmen dan lingkungan yang
tepat?
4. Apakah perusahaan tersebut melakukan monitoring, pembelajaran dan mengadaptasi?

Coco mempunyai empat komponen untuk menjawab keempat pertanyaan tersebut

yakni purpose commitment, capabililty dan monitoring and learning. Keempat komponen
tersebut merupakan siklus yang sangat mudah dipahami seperti berikut ini:
1) PURPOSE
  Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders.
 Risiko signifikan baik dari dalam maupun iuar organisasi yang terkait dengan
pencapaian tujuan harus diidentifikasikan dan dinilai.
 Kebijakan yang didesain untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi dan
pengelolaan risiko harus dibuat, dikomunikasikan dan dipraktikan sehingga pegawai
mengerti apa yang diharapkan dan kebebasan yang diperlukan untuk bertindak.
 Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi harus disusun dan
dikomunikasikan.
 Tujuan dan perencanaan terkait harus mencantumkan target dan indikator kinerja.

2) COMMITMENT
 Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal, dikomunikasikan
kepada seluruh stakeholders dalam organisasi
 Kebijakan dan praktik manajemen SDM harus korsisten dengan etika dan nilai-nilai
dan pencapaian tujuan
 Wewenang, tanggungjawab dan tanggunggugat harus secara jelas didefinisikan dan
kopsisten dengan tujuan organisasi sehingga keputusan-keputusan dan perlaku-
perilaku diperagakan dengan benar oleh pegawai.
 Atmosfir kepercayaan yang tinggi harus dipelihara dan didukung oleh informasi yang
mengalir antara pegawai dan kinerja mereka dalam mendukung pencapaian tujuan
organisasi,

3) CAPABILITY
 Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian dan peralatan yang cukup untulk
mendukung pencapaian tujuan organisasi.
 Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian organisasi atas tujuan yang
telah ditetapkan.
 Informasi yang cukup dan relevan harus diidentifikaskan dan dikomunikasikan pada
saat yang tepat sehingga pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
 Tujuan dan aktivitas dari bagian-bagian yang berbeda dalam suatu organisasi harus
dikoordinasikan.
  Aktivitas pengendalian harus didesain sebagai kesatuan yang menyeluruh dari suatu
organisasi dengan mempertimbangkan tujuan, risiko dan hubungan terkait antar
komponen pengendalian.

4) MONITORING AND LEARNING

 Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk memperoleh informasi
sehingga tujuan dan pengendalian organisasi tetap mutakhir.
 Kinerja harus dimonitor dibandingkan dengan target dan indikator yang telah
ditetapkan.
 Asumsi yang digunakan dahm penentuan tujuan dan sistem harus secara periodik
dikaji ulang.
 Informasi yang dibutuhkan harus dikaji terus menerus sesuai dengan adanya
perubahan tujuan atau adanya pelaporan yang menunjukan penyimpangatn.
 Prosedur tindaklanjut harus disusun dan dilakukan untuk menjamin bahwa perubahan
dan kegiatan yang tepat dilakukan
 Manajemen secara periodik menilai efektivitas pengendalian dan kemudian
mengkonunikasikan hasilnya kepada para pihak yang bertanggungjawab.

Dalanı praktiknya, model yang dibangun untuk menyusun sistem pengendalian

intern yang baik harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
o Pengendalian intern seharusnya tidak dilihat sebagai suatu kelompok kegiatan yang
terdmi semdiri, tetapi leblh merupakan suatu rangkaian aktivitas yang terjadi pada
seluruh operasi eatitas seeara berkesinambungan, dengan berfokus pada risiko
operasi. Pengendalian intern harus merupakan bagian yang utuh dari setiap sistem
yang digunakan manajemen untuk mengatur dan memandu operasi entitas (yaitu,
suatu bagian yang utuh dari infrastruktur), bukan sebagai suatu sistem yang terpisah.
o Manfaat pengendalian intern harus lebih besar dari pada biaya untuk menyusun,
mengimplementasikannya dan risiko yang mungkin terjadi.
o Aplikasi Sistem pengendalian intern harus didukung oleh semua pegawai dalam
organisasi dari manajemen puncak hingga staf terbawah. Responsif terhadap
perubahan. SPI yang tidak flexibel hanya menghambat pencapaian tujuan dikaitkan
dengan perubahan lingkungan di mana organisasi itu beroperasi.
 Aplikasi Sistem pengendalian intern harus memperhatikan budaya organisasi. Oleh
karena itu SPI yang akan diterapkan oleh perusahaan harus dilihat sebagai bagian dari
manajemen perubahan.

6. STRUKTUR ORGANISASI DI DEPARTEMEN AKUNTANSI

Departemen akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang
saling terkait satu sama lainnya seperti bagian kredit dengan account receivable, cost
control dengan purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam
departemen akuntansi adalah :
1. General Cashier merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan dan pengeluaran hotel. Adapun rincian tugas General Cashier adalah:
a. Mengelola dan mengamankan dana dalam bentuk mata uang lokal dan mata uang
asing yang dihasilkan dari hasil usaha.
b. Menyimpan uang kontan, buku-buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran.
c. Mengerjakan buku-buku harian kas dan bank.
d. Menyimpan bukti-bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan
kepada Book keeper.
e. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan.
f. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

2. Cashier Outlet seperti front office, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas penerimaan
pada masing-masing outlet. Adapun rincian tugas Cashier Outlet adalah:
a. Menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu diarea kerjanya.
b. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel.
c. Mengerjakan laporan tentang status kamar.
d. Menyiapkan dan menangani pembayaran tamu.
e. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu,tingkat hunian maupun untung/rugi
dibagian kantor depan.

3. Income Auditor adalah orang yang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. Adapun rincian
tugas Income Auditor adalah:
a. Merekap berapa uang masuk yang berasal dari penjualan kamar, penjualan menu
yang berada di restaurant dan penjualan ball room (hall room) hotel.
 b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan
keuangan.
c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager.
d. Bertanggung jawab langsung kepada Financial Administration Manager.

4. Night Audit adalah orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet. Adapun rincian
tugas Night Auditor adalah:
a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
b. Membuat summary revenue pada malam hari
c. Menyerahkan summary berikut lampirannya (Bills) beserta uang pada keesokan
hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5. Credit adalah bagian yang bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah
digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu serta melakukan
analisa atas guest bill. Adapun rincian tugas Credit adalah:
a. Mengelola hubungan dengan agen penagihan, agen pelaporan kredit, penyedia
asuransi kredit, dan departemen penjualan.
b. Memastikan keakuratan semua tagihan dan kredit ke berbagai akun dan diposkan
tepat waktu.
c. Mengelola piutang usaha dan memastikan semua akun debitur direkonsiliasi secara
teratur.
d. Memastikan pengumpulan kredit tepat waktu dari semua pembayaran terutang dan
mindaklanjuti semua akun yang telah lewat waktu dan kirim ke penagih utang,
sebagaimana diminta.

6. Account Receivable merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan
dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Adapun rincian
tugas Account Receivable adalah:
a. Memeriksa semua data uang masuk atau Bill yang didapat dari Night Audit.
b. Membuat Summery Revenue.
c. Memberikan data Bill cash kepada Bookkeeper dan Menyerahkan uang kontan
kepada General Cashier.
 d. Bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di
hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger).
e. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledger untuk ditagih.
f. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

7. Account Payable merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada
pihak luar khususnya supplier. Adapun rincian tugas Account Payable adalah:
a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )
b. Membuat summary bulanan pembelian
c. Memproses uang pengeluaran Hotel
d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

8. Cost Control bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
masing-masing departemen, mencek harga barang pasar, menyetujui pembelian barang
untuk keperluan hotel. Adapun rincian tugas Cost Control adalah:
a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan
sebelum terjadi transaksi
b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan
Fin. Manager
c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan
barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji

karyawan. Adapun rincian tugas Personalia adalah:
a. Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap setiap sumber daya manusia yang ada
di dalam perusahaan.
b. Melaksanakan seleksi dan promosi terhadap sumber daya manusia yang dianggap
berhak dalam perusahaan.
c. Menjalankan kegiatan pengembangan skill terhadap sumber daya manusia yang
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
 d. Mengemban tanggung jawab atas rekapitulasi absen setiap sumber daya manusia di
perusahaan dan perhitungan gaji tunjangan serta bonus.

10. Electronic Data Procesing (EDP), bertanggung jawab atas sistem informasi yang
digunakan di hotel khususnya dalam pemrosesan data. Adapun rincian tugas EDP adalah:
a. Menangani trouble shooting dan
b. Dapat menganalisa kerusakan Pc
c. Maintaining sistem jaringan internet.
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel. Adapun
rincian tugas Purchasing adalah:
a. Memeriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier.
b. Mengetahui semua harga-harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan
Purchase Order.
c. Membuat summary purchase bulanan untuk dilaporkan kepada Financial Manager.
d. Bertanggung jawab langsung kepada Financial Manager.

12. Store room, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan
menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan di gudang. Adapun rincian tugas
Store Room adalah:
a. Menjaga semua barang yang ada di gudang.
b. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang.
c. Membuat summary barang bulanan (Inventory) untuk laporan kepada Financial
Manager.
d. Bertanggung jawab langsung kepada Financial Manager.

13. Accounting atau Bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan

keuangan. Adapun rincian tugas Accounting atau Bookkeeper adalah:
a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
  Struktur Organisasi Departemen Akuntansi

Hasil Departement

Accounting Credit Personalia Night Audit Cost Control

EDP

General Cashier Purchasing Storeroom

Cashier Outlet

Account Receivable

Account Payable

Income Audit

Anonim. 2012. Job Description for Credit Manager in hotel. https://setupmyhotel.com/job-

description-for-hotels/bo-n-others/453-credit-manager.html. [diakses pada 15
Februari 2020]

Suzana, Yanti. “Ruang Lingkup Accounting Department”. 2012.

http://yantisuzana.blogspot.com/2012/01/berikut-adalah-materi-akuntansi-hotel-
i.html. [diakses pada 15 Februari 2020]
Hutama, Galih, Satria. “Mengenal Posisi-Posisi Kerja di Divisi Accounting Hotel”. 2018.
https://www.ajar.id/post/mengenal-posisi-posisi-kerja-di-divisi-accounting-hotel.
[diakses pada 15 Februari 2020]