VERSI

6.5
2018

PANDUAN PENGGUNAAN SMARTDOCS

(DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS/DMS)
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu Wa Ta'ala, Tuhan Yang
Maha Esa, akhirnya buku "Panduan Penggunaan Smartdocs Versi 6.5 2017" dapat
diselesaikan. Buku ini memuat pengenalan dan panduan Penggunaan Smartdocs Versi
6.5 2017 mulai dari penjelasan aplikasi, standar penggunaan aplikasi, persiapan,.

Buku ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada pengguna dalam

menggunakan versi 6.5 2017 ini baik dari sistem dokumentasi, menjalankan workflow
sampai dengan mengambil laporan kegiatan sebagai bahan analisa dan evaluasi.

Kami sadari bahwa buku ini masih belum sempurna, oleh karena itu, masukan dan
saran dari semua pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan buku ini.

Kepala Departemen TI
PT. Medikaloka Hermina

Hastiyudo Wibowo

2
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar………………………………………................................2
Daftar Isi………………………………………………............................ 3

BAB I INFORMASI UMUM…………………………………………….4

1.1. Penjelasan Aplikasi…………..……………………………………4-5
1.2. UU ITE …………………………………………………………….. 5
1.3. Peran dan Tanggung Jawab ………………………………………... 6
1.4. Kerahasiaan Data …………………………………………………... 6
1.5. Spesifikasi Minimum Komputer (Hardware) dan Software…………………….7
1.6. Tata Cara Penggunaan…………………………………………………………....7

BAB II PETUNJUK PENGGUNAAN MENU……………………………………….8

1. Departemen ……………………………………………………………8
2. Project……………………………………………………………….8-9
3. Partner Space………………………………………………………………………………………10-11
4. Contact …......………………………………………………………………………………………..11-12
5. E-Locker …………………………………………………………………………………………….12-13
6. My Message ……………………………………………………………………………………….13-14
7. Share Space ……………………………………………………………………………………….14-15
8. My Files ……………………………………………………………………………………………..16-17
9. Tools………………………………………………………………………………………………….17-18
10. Calendar……………………………………………………………………………………………19
11. Back Up……………………………………………………………………………………………..19-20
12. Reminders …………………………………………………………………………………………20-21
13. Distribution………………………………………………………………………………………….22
14. Reports……………………………………………………………………………………………23-24
15. Workflow………………………………………………………………………………………….24-27

3
 BAB I
INFORMASI UMUM

1.1. Penjelasan Aplikasi

Dengan diterbitkannya Kebijakan Direktur Utama No. 505/Kep-

Dir/HHG/IV/2017 Tentang Peralihan Alur Proses Kegiatan dari sistem
Manual Menjadi Smartdocs Di Lingkungan Hermina Hospital Group, Bahwa
untuk terlaksananya sistem informasi yang baik, cepat dan terintegrasi dapat
dilakukan antara lain melalui Sistem Manajemen Dokumen yang
terpadu/Document Management Systems (DMS) dengan menggunakan modul
Smartdocs, guna mempercepat proses kegiatan untuk pengambilan kebutusan
serta dapat meminimalkan penggunaan kertas (Papperless).

Metode DMS/Smartdocs ini telah terbukti dan teruji mengintegrasilkan alur

pengajuan dokumen gaji/payroll dan bonus dari 23 Rumah Sakit anggota
Hermina dengan angka keberhasilan lebih dari 80%. Dengan tahapan
pengenalan sistem, pembuatan alur kerja/workflow, dan pemanfaatan data,
berhasil dlalui dengan baik. Data dari setiap workflow yang dijalankan setiap
bulan atau tahunnya khususnya untuk bonus, dapat dimanfaatkan oleh bagian
Departemen Pengembangan SDM sebagai dokumentasi dan bahan analisa dan
evaluasi, dan juga untuk Direksi tentunya.

Mudah Aman Adaptable Terukur Efisiensi Biaya

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS/DMS

DMS dengan aplikasi Smartdocs mulai digunakan pada tahun 2015 akhir
dengan versi 6.3, setelah dilakukan pengembangan pada fungsi menu, pada
tahun 2017 Aplikasi ini berkembang sesuai dengan kebutuhan
PT. Medikaloka Hermina dan berubah versi menjadi Smartdocs 6.5.
Pengembangan menu banyak dilakukan pada menu Workflow dan beberapa
menu lainnya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam
menggunakannya.

4
 Untuk mendukung implementasi Aplikasi DMS Smartdocs agar berjalan
dengan baik, maka Departemen IT menyusun Panduan Penggunaan Smartdocs
6.5 2017. Panduan ini dapat memberikan informasi terkait deskripsi
pembaruan dan perubahan yang telah ditanamkan dan menjadi pedoman bagi
pengguna dalam menjalankan kegiatan Manajemen Dokumen nya, yang terdiri
dari pemberkasan dokumen, proses pengajuan dokumen, sistem pengingat
dokumen, atau terkait dokumen kolaborasi lainnya.

1.2. UU ITE

Berdasarkan UU ITE No. 19 Tahun 2016 Tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik.

Pada pasal 1 ayat 1 menyatakan bahwa Informasi Elektronik adalah satu atau
sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat
elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang
memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Sedangkan pada pasal 1 ayat 4 menyatakan Dokumen Elektronik adalah setiap

Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui
Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Pada pasal 1 ayat 12 menyatakan Tanda Tangan Elektronik adalah tanda

tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau
terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat
verifikasi dan autentikasi

5
1.3 Peran Dan Tanggung Jawab

• Peran Kepala Departemen yaitu sebagai penanggung jawab data,

memastikan bahwa pemahaman dan penggunaan aplikasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
• Peran Direktur Rumah Sakit yaitu sebagai penanggung jawab data,
memastikan bahwa pemahaman dan penggunaan aplikasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
• Peran Manajer yaitu sebagai pengajar bagi dan pelaksana dalam
menjalankan kegiatan manajemen dokumen melalui Aplikasi DMS
Smartdocs.
• Peran Staf yaitu sebagai pelaksana dalam menjalankan kegiatan
manajemen dokumen melalui aplikasi DMS Smartdocs.

1.4. Kerahasiaan Data

Sepanjang tidak ditentukan lain oleh undang-undang tersendiri, setiap

Penyelenggara Sistem Elektronik wajib mengoperasikan Sistem Elektronik
yang memenuhi persyaratan minimum sebagai berikut:
• dapat menampilkan kembali Informasi Elektronik dan/atau Dokumen
Elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan
peraturan perundang-undangan;
• dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keotentikan, kerahasiaan, dan
keteraksesan Informasi Elektronik dalam Penyelenggaraan Sistem
Elektronik tersebut;
• dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam
Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;
• dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan
bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang
bersangkutan dengan Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut; dan
• memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan,
kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

6
1.5. Spesifikasi Minimum Komputer (Hardware) dan Software
1. Hardware
• Setiap user Smartdocs harus memiliki PC/Laptop dengan spesifikasi
minimal prosessor = Single/Dual, RAM = 4 GB
• Setiap user Smartdocs harus memiliki koneksi internet dengan
bandwidth minimal 1 Mbps. Koneksi internet dapat menggunakan
Wifi Rumah Sakit atau Hermina Hospital Group/PT. Medikaloka
Hermina. Dan apabila kedua koneksi tersebut tidak mendukung
hendaknya disiapkan salah satu modem berikut :
1) Modem Mifi TP-Link LTE Advanced M7350
2) Modem Mifi Huawei E5573
3) Modem Mifi Huwaei E5172
4) Modem Mifi ZTE MF90 Plus
5) Siera Wireless AirCard 754S
6) Modem Mifi Andromaz M3Y 4G LTE
• Setiap user smartdocs yang menggunakan Tablet, hendaknya
dilengkapi dengan Stylus Pen Tablet untuk memudahkan dalam
membuat annotation
2. Software
• Setiap PC/Laptop harus menggunakan Windows 7 OS (minimal)
• Setiap PC/Laptop harus terinstal software Dotnet Framework 4.5.2
(minimal)
• Setiap PC/Laptop harus terinstal Browser Chrome atau IE 11
(minimal)
• Setiap Smartphone (Android) harus terinstal minimal Android 4.4
Kitkat

1.6. Tata Cara Penggunaan

1. Pastikan versi Smartdocs adalah versi 6.5, baik di mobile App Android
maupun PC/Laptop
2. Gunakan Chrome atau IE 11 dalam menggunakan browser baik melalui
PC/Laptop maupun browser di Smartphone
3. Pastikan alamat URL adalah https://dms.herminahospitalgroup.com
4. Penyesuaian tampilan smartdocs di browser dapat diperbesar maupun
diperkecil apabila tampilan dirasa terlalu besar/kecil dengan cara :
a. Ctrl dan + : untuk memperbesar tampian
b. Ctrl dan - : untuk memperkecil tampilan
c. Ctrl dan 0 : untuk mereset ke Standar
5. Pastikan (username atau password) dirahasiakan dan diubah secara
berkala agar file/document aman

7
 BAB II
PETUNJUK PENGGUNAAN MENU


1. Department
Menu ini berfungsi mengelompokkan user dan document sharing
berdasarkan departemen / divisi di perusahaan.

- Klik menu Department

- Selanjutnya akan tampil pilihan departemen-departemen yang

sebelumnya sudah dibuat melalui login admin
- Di sebelah kiri terdapat instrumen panel yang di antaranya management
dashboard, files, members, categories, bookmarks, dan e-locker


2. Projects
Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan user serta sharing dokumen
berdasarkan project berjalan.

8

- Klik menu Projects
- Klik “Create Projects”
- Isi detail project lalu klik save
- Untuk meng-invite user yang akan di-assign, klik members, lalu add
user

- Pilih user yang dibutuhkan lalu klik save

9
 3. Partner Space
Menu ini berfungsi untuk mengakomodir kebutuhan sharing file dan
dokumen kepada user yang tidak terdaftar member smartdocs. Untuk
mengakses menu ini, klik menu Partner Space pada homepage.

Selanjutnya klik Create Project

Selanjutnya isi detail project lalu klik save

Gunakan tombol upload dan create untuk kebutuhan upload file, create
folder, dst.

10
Untuk meng-invite user, klik tombol members di sebelah kiri, lalu klik add user

Pilih user yang dibutuhkan lalu klik save

4. Contacts
Menu ini berfungsi untuk menyimpan data contact perusahaan. Kurang lebih
mirip fitur contacts pada smartphone saat ini. Untuk mengakses menu ini,
klik Contacts pada homepage

11
 Klik New Contact

Isi field-field yang diperlukan lalu klik save

5. E-Lockers
Menu ini berfungsi untuk memberikan proteksi tambahan berupa passwod
untuk shared folder-folder yang berisi file confidential. Untuk
mengaksesnya, klik E-Lockers pada homepage

Klik create e-locker

Isi sesuai kebutuhan lalu klik save. Category bisa disesuaikan , private atau
shared.

12

Masukkan transaction password untuk proteksi (berbeda dengan login
password), lalu klik OK

6. My Messages
Menu ini berfungsi untuk menampilkan notifikasi masuk dan terkirim (mirip
dengan fitur pemberitahuan pada sosial media yang jamak digunakan)

Klik menu My Messages pada homepage.
Berikutnya bisa dilihat notifikasi yang diterima dan yang terkirim

13




7. Share Space
Ini adalah menu yang berfungsi untuk berbagi Files antara pengguna
SmartDocs.

Klik menu Share Space pada homepage.
Selanjutnya, klik create folder untuk membuat folder yang akan di-share.

Berikutnya, masukkan nama folder yang akan dibuat, dan pilih user yang
mau di-share folder tersebut. Dalam contoh berikut ini, user yang akan di-
share adalah Addy Wibowo

14
 Berikutnya tentukan permission untuk user tersebut. Dalam contoh ini, user
akan diberikan akses View and Download. Lalu klik Save.

Folder sudah berhasil terbentuk. Berikutnya klik pada folder untuk
melakukan upload File.

Selanjutnya Klik Upload

15
 8. My Files
Ini adalah menu yang berfungsi untuk membuat folder pribadi Anda di
SmartDocs.

Klik menu My Files pada homepage.
Selanjutnya klik Create Folder

Masukkan Nama Folder lalu klik Save

Masuk ke dalam Folder lalu klik upload untuk meng-upload File
Lalu lakukan upload seperti biasa

16
 9. Tools
Ini adalah menu yang berfungsi untuk mendownload beberapa tools
tambahan dari SmartDocs, di antaranya yang paling penting adalah
SmartDocs Agent.

Klik menu Tools pada homepage.

Sebagai contoh misalkan ingin download SmartDocs Agent 6.5 , cukup klik
tombol download di bawah ini.

10. Calendar
Ini adalah menu yang berfungsi untuk menampilkan schedule berdasarkan
rentang waktu. Bisa dikatakan fitur ini mirip-mirip dengan Google Calendar
yang sudah cukup familiar. Schedule bisa dibuat di menu Reminders (akan
dijelaskan pada halaman selanjutnya)

Tampilan defaultnya adalah per-Month. Dan bisa disesuaikan jika rentang
waktu ingin diubah.

17




11. BackUp
Sesuai dengan namanya, menu ini berfungsi melakukan backup secara
otomatis ke server SmartDocs secara berkala. Periode backup bisa
disesuaikan dengan kebutuhan. Buka SmartDocs Agent lalu klik BackUp dan
Continue

Double klik pada PC Name.

18










Klik New BackUp untuk membuat folder BackUp.

Pilih folder yang akan di-backup
pada windows explorer.

Selanjutnya, klik Save untuk membuat metode BackUp dengan Auto (tiap per-10
menit).

19


BackUp berhasil dibuat.

12. Reminders
Menu ini adalah “pasangan” dari menu Calendar, di mana notifikasi yang
tampil di menu Calendar, dibuat terlebih dahulu di menu ini.

Klik menu Reminders pada homepage.

Pada pane sebelah kiri, dapat dilihat reminder dalam beberapa rentang waktu
yang bisa dipilih.

20


Untuk membuat reminder, klik pada “Create Reminder” di pojok kanan atas.

Selanjutnya akan disajikan beberapa field standar yang harus diisi. Jika sudah,
klik Save.

21
13. Distribution
Menu ini bisa dibilang sangat mirip dengan Share Space. Yang membedakan
adalah, pada menu Distribution, terdapat fitur expiry date pada Folder yang
akan di-share.

Klik menu Distribution pada homepage.

Terdapat fitur expiry date.

22
14. Reports
Pada menu ini, kita bisa melihat activity report yang terekam dalam Log
SmartDocs.

Klik menu Reports pada homepage.

Terdapat beberapa pilihan report. Pilih salah satu, misalkan User Profile Report.

Ada beberapa filter yang bisa diterapkan

Kita coba tanpa filter, supaya semua record tampil. Selanjutnya bisa dipilih
format reportnya.

23
Berikut format report dalam bentuk PDF :

15. Workflow
Workflow adalah alur kerja yang bisa digunakan dalam alur persetujuan
maupun kegiatan lainnya yang berhubungan dengan alur kerja sesuai
dengan kebutuhan.

Klik menu Workflow pada homepage.

24
Pada pane sebelah kiri, klik Designer.

Di sebelah kanan atas, klik Create Workflow

Masukkan field-field yang dibutuhkan lalu klik Continue.

25


Selanjutnya klik Tab Design Form
Dan di pane sebelah kiri terdapat
Basic fields yang bisa dipilih sesuai
Dengan kebutuhan.

26
Selanjutnya klik tab Flow untuk merancang Flowchart. Di sebelah kiri terdapat
komponen – komponen yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan

Selanjutnya, Publish.

Untuk menjalankan Workflow yang sudah dibuat, klik List di pane sebelah kiri,
lalu Start Workflow

27