PERLENGKAPAN SURAT

Dalam menyampaikan suatu berita atau kabar melalui sepucuk surat, tentunya tidak terlepas dari
perlengkapn surat, seperti kertas dan sampul surat.

1. Kertas surat

Kertas kertas yang sering digunakan dalam surat menyurat biasanya ukuran folio untuk surat yang isinya
panjang, dan kertas ukuran kuarto untuk surat isinya pendek. Untuk mengenal lebih jauh tentang kertas
yang digunakan dalam surat, dari bawah ini dijalankan macam-macam kertas dengan ukuran-ukurannya.

a. Jenis-jenis kertas

1. Kertas ukuran Internasional adalah kertas yang memiliki ukuran dan daya muat yang banyak spasi
horizontal dan vertikal. Misalnya kertas A4,A5,A6, dan A7.
2. Kertas berdasarkan ukuran Inggris, seperti Foalcaps, quarto, serta sixmo, oktavo, dan memo.
3. Kertas yang digunakan dalam negeri adalah kertas folio kertas ¾ folio, kertas ½ folio dan kertas 2
folio digunakan seperti lamaran pekertaan.
4. Untuk kertas folio dan kuarto dibagi lagi yaitu:
 Kertas ukuran folio dan kuarto yang halus dan tebal sisebut HVS utuk mengetik surat aslinya
yang akan dikirim kepada penerima.
 Kertas ukuran folio dan kuarto yang halus tipis disebut doarslag adalah untuk salinan surat
 Kertas ukuran folio kuarto yang tebal dan agak kasar untuk membuat berita-berita yang distensil
 Kertas ukuran folio dan kuarto yang agak tipis dan agak kasar untuk konsep surat disebut juga
kertas buram
 Surat yang akan dikirim keluar negeri biasanya menggunakan kertas impor yang disebut Union
skin. Karena disamping mutunya baik juga halus, kuat dan sangat ringan, sehingga dapat
menghemat biaya pengiriman.

b. Ukuran-ukuran kertas

Adapun ukuran-ukuran kertas ada yang memakai cm, mm, dan inci seperti dibawah ini:

1. Kertas yang ukurannya dalam mm atau inci

 Foalcaf = 8 inci x 13 inci (205 mm x 330 mm)

 Quarto = 8 inci x 10 inci (205 mm x 254 mm)
  Sexto = 8 inci x 6,5 inci (205 mm x165 mm)
 Oktavo = 5 inci x 8 inci (127 mm x 205 mm)

2. Ukuran-ukuran kertas internasional

 A4 berukuran 210 mm x 297 mm

 A5 berukuran 148 mm x 210 mm
 A6 berukuran 105 mm x 148 mm
 A7 berukuran 74 mm x 105 mm

3. Ukuran-ukuran yang digunakan dalam negeri

 kertas satu folio ukuranya 22 cm x 34 cm

 kertas ¾ folio 22 cm x 26 cm
 kertas ½ folio 17 cm x 22cm
 Kertas 2 folio (double folio) ukurannya 34 cm x 44 cm

4. Kertas-kertas HVS ada yang berkualitas tebal dan kualitas tipis mempunyai ukuran-ukuran:

 HVS tebal dinyatakn dengan istilah 90 gram

 HVS sedang dinyatakan dengan istilah HVS 80 gram
 HVS tipis dengan istilah 60 gram.

2. Sampul surat

Pada sadarnya sampul itu adalah pelindung isi surat yang gunakan supaya surat:

 Tampak rapih dan bersih

 Tampak sopan, dan
 Menjamin isi surat, kerahasiannya tidak dibaca atau diketahui orang lain.

a. Macam-macam sampul

1. untuk kertas yang ukuran dua folio (double folio) dapat menggunakan sampul-sampul:

 work docket atau sampul dokumen

 catalogue atau katalog
 button and string (sampul berkancing atau bertali)
 eleyet and clasp atau sampul berlubang dan jepitan
2. Untuk kertas ukuran folio dapat menggunakan sampul-sampul:

 Commercial
 Bifold
 open end
 postage saver
 x-rag
 air mail

3. Untuk kertas-kertas kuarto dapat menggunakan sampul- sampul:

 Drug
 Card
 Viziting card

4. Untuk kertas-kertas ukuran dan dua folio (double folio) dapat menggunakan sampul-sampul:

 Work docket
 Catalogue
 Button and string
 Eyelet and clasp

b. Kegunaan sampul

 Untuk menjaga kebersihan surat, kerapiahan surat.

 Untuk menjaga sopan santun, sehingga surat yang bersampul dengan baik kelihatan lebih sopan.
 Untuk menjaga rahasia surat.
 Untuk surat dinas dan resmi sebaiknya memakai sampul yang sesuai dengan keadaan kertas surat.
 Untuk surat yang panjang yang memerlukan kertas halaman-halaman, perlu dimasukan kedalam
sampul supaya tidak tercecer.
 Sampul mudah diperoleh dan banyak digunakan oleh berbagai golongan dan tingkatan dan untuk
jenis surat apapun sifatnya.

c. Ukuran sampul

Dibawah ini ada beberapa ukuran sampul, baik yang digunakan umum atau masyarakat maupun
digunakan untuk kedinasan atau oleh perusahaan.
  Sampul yang persegi panjang berukuran 22,9 x 10,2 cm
 Sampul yang bersegi empat 12,5 x 15,5 cm
 Sampul umum ada yang berukuran :
o 12 x 15,5 cm
o 9 x 15,5 cm
o 8,5 x 15 cm
 Sampul dinas ada yang berukuran:
o 10,5 x 23 cm
o 11,5 x 8 cm
o 12,5 x 26 cm
 Sampul cetakan ada yang berukuran
o 15,5 x 23 cm
o 19 x 30 cm
o 25 x 26 cm

Perlu diperhatikan dalam penulisan pada sampul, posisinya harus tepat, yaitu:

1. Disebelah kiri atas sampul

2. Disebelah bawah sampul untuk alamat dan nama pengirim

3. Disesuaikan dengan bentuk surat, maksudnya kalau surat bentuk lurus sampul ditulis lurus, kalau surat
bentuk lekuk maka sampul pun alamat dan nama yang dituju harus leku

Daftar Rujukan:

1. Sumpriana, Euis. 2004. Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat. Bandung: Armico.

2. Tintin Astini dan Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi. 2004. Bandung: Armico.