Dalam kegiatan surat menyurat, dibutuhkan perlengkapan surat berupa kertas surat,

sampul surat, dan lipatan surat.

a. Kertas Surat
Jenis kertas yang sering dipakai dalam kegiatan surat menyurat resmi, adalah :
1) Kertas HVS (Hour Vrij Schrijfpapier = Ketas Bebas Serat Kayu), kertas putih
halus dengan tingkat ketebalan yang berbeda (60g, 70g, dan 80g) biasa dipakai
untuk surat asli.
2) Kertas Stensil atau Duplikator, kertas buram yang biasanya dipakai untuk
menggandakan surat dalam jumlah banyak,
3) Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tembusan
4) Kertas Union Skin, kertas putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa
dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.
5) Kertas Airmail Paper, Jenis kertas ini digunakan untuk menulis surat yang
sifatnya tidak formal, non dinas atau untuk pos udara
6) Kertas tulis bergaris, Jenis kertas ini sudah sering kita jumpai sejak masa
sekolah dasar, kertas tulis bergaris ini digunakan untuk menulis surat yang
menggunakan tulisan tangan.

b. Sampul Surat
Ada beberapa jenis dan ukuran dari surat, akan tetapi ada macam-macam
sampul surat yang perlu diketahui, antara lain:
1) Berdasarkan ukuran kertas yang dipakai
a) Sampul persegi empat (kuarto)
b) Sampul persegi panjang (folio)
c) Sampul berjendela (surat telegram)
2) Berdasarkan wujudnya sampul surat
a) Sampul banker (yang membuka bagian yang memanjang)
b) Sampul pocket (yang membuka bagian yang pendek)
c) Sampul berjendela (window) yaitu sampul berjendela dengan tutup kertas kaca
d) Aperture envelopes (jendela tidak memakai kaca)

c. Lipatan Surat
 Surat yang telah dipersiapkan perlu dijaga agar tetap rapi pada saat dimasukkan
ke dalam sampul surat. Agar surat dapat dimasukkan dengan rapi, kertas surat harus
dilipat, sehingga sesuai dengan ukuran sampul surat yang dipergunakan.
Ada beberapa teknik melipat surat yang efisien dengan menggunakan kertas ukuran
A4, di antaranya :
1) Lipatan Tunggal (Single Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat

2) Lipatan Baku (Standar Fold)

Caranya : Kertas dibagi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat
dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

3) Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)

Caranya : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih
kecil, kemudian kertas dilipat.
4) Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1
dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

5) Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Caranya : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih
kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

6) Lipatan Perancis (French Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan
ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2
7) Lipatan Baron (Baronial Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1),
kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1
dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

8) Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1).
Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2)