ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A.     Pengertian Sarana dan Prasarana

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai
maksud dan tujuan dari suatu proses produksi, contohnya: meja, kursi, dll.
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi.
contohnya: jalan, kantor, pabrik, tempat kerja, dll. Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita
dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara
langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas
dapat kita sebut sebagai prasarana.

B.     Pengertian Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

Administrasi penerimaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan menerima alat
dan segala penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor sekaligus mempertanggungjawabkannya
sesuai daftar yang diterima.

C.     Pengertian Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1.      Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab
dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain.
2.      Pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana kantor merupakan kegiatan pemindahan alat
dan penunjang penyelenggaraan kegiatan kantor dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit
yang membutuhkan secara sistematis agar dapat diketahui dan dikontrol secara pribadi.
3.      Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan
tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam lingkungan yang sempit seperti kantor, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran
atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebutuhan karyawan/ staff bagian dalam
instansi tersebut untuk keperluan kegiatan perkantoran.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu:
1.      Ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya;
2.      Ketepatan sasaran penyampaiannya;
3.      Ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

D.     Fungsi Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

1.       Memudahkan pengontrolan/pengawasan sarana dan prasarana kantor
2.       Memudahkan dalam menganalisis sarana dan prasarana kantor
3.       Agar dapat memenuhi unit-unit yang membutuhkan sarana dan prasarana kantor dengan cepat
dan tepat
4.       Memudahkan pengalokasian sarana dan prasarana kantor

E.      Asas-Asas Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi
beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :
1.      Asas ketepatan
2.      Asas kecepatan
3.      Asas keamanan
4.      Asas ekonomi

F.      Sistem Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada
dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.
1.      Sistem secara langsung
Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah
diterima, di inventarisasikan langsung dan di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan
tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.
2.      Sistem secara tidak langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah
di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di
gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu
ternyata masih tersisa.

G.     Prosedur Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

1.       Pemeriksaan
Dal1am pmeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan.
a.       Pemeriksaan dokumen
Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencoocokkan antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar
Barang atau Tanda Terima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau bukti terima barang
yang lain.
b.       Pemeriksaan fisik barang
Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti
penerimaan barang, dengan cara mencocokkan dokumen-dokumen tersebut dengan barang yang
teah dikirim, baik berkaitan dengan jenis, tipe, merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah,
maupun kondisi barang.
2.         Penandatanganan
Apabila pesanan barang sudah selesai sesuai dengan order pembelian, organisasi sebagai pembeli
melalui pejabat yang ditunjuk menerima/menendatangani beberapa berkas dari supplier yang
biasanya berupa:
a.       Bukti tanda terima barang
Bukti tanda terima barang ini dapat berupa surat pengantar barang, tanda terima barang, berita acara
penyerahan barang, berita acara serah terima barang
b.       Berkas penagihan
Berkas penagihan dappat berupa faktur, nota, atau kuitansi. Karena beberapa berkas ini sangat
penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupun
menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati-hati dan teliti. Adapun beberapa contoh berkas
tersebut adalah sebagai berikut ini.
PT DUNIA USAHA Kepada :
Jl. Gatot 63 Ungaran Yth. Kabag. Logistik Wisma Gloria
Telp. (0274) 453765 453766 Jalan Majapahit 18 Semarang
 SURAT PENGANTAR
No. 01/DU/VIII/2016

No Nama dan Spesifikasi Barang Unit Satuan Keterangan

1 VCD Player : Merek Wanda , Tipe 6 Buah -
PAL/NTSC
2 Tape Recorder : Merek Polytron, 8 Buah -
Model PSC-35 T
3 Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe 5 Buah -
Ultima U-125 Exit
4 Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis 10 Buah -
Clear, 40 W
5
6
7
..

Ungaran, 6 Agustus 2016

Yang menerima, Hormat kami,

Ismiyati Sularso Mulyono, S.E., M.M,

Manager Penjualan

Contoh Formulir 1.1 Surat Pengantar Barang

PT ........................ Kepada :
Jl. Gatot 63 Ungaran Yth. .....................................
Telp. (024) 453765 453766 Jalan Majapahit 18 Semarang

SURAT PENGANTAR
No. 01/DU/VIII/2016
No Kode Nama dan Spesifikasi Barang Unit Harga Satuan Potongan Jumlah (Rp)
(Rp) (%)
1 VP01 VCD Player : Merek Wanda , Tipe 6 450.000 - 2.700.000
PAL/NTSC
 2 TR04 Tape Recorder : Merek Polytron, 8 850.000 - 6.800.000
Model PSC-35 T
3 KG03 Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe 5 450.000 - 2.250.000
Ultima U-125 Exit
4 BL06 Bola Lampu: Merek Philips, Jenis 10 2.500 - 25.000
Clear, 40 W
5
6
7
Tagihan Jumlah 11.775.000
Terbilang : sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

Ungaran, 6 Agustus 2016

Yang menerima, Hormat kami,

Ismiyati Sularso Mulyono, S.E., M.M,

Manager Penjualan

Contoh Formulir 1.2 Surat Pengantar Barang

PT DUNIA USAHA
Jalan Gatot No 63 Ungaran
Telp. (024) 453765 453766, Fax. 453765 453766,
Email :duniausaaha@gmail.com
TANDA TERIMA
 
Kepada : ASMI DHARMA PERTIWI
Alamat : Jalan Pancawati 79 Semarang
Telp./Fax : (024) 454567, Fax. 454567
Email : asmi76@gmail.com
No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah
1 Printer : Canon BJC-2110 10 (sepuluh) unit
2 Monitor : GTC, Advantage 40 (empat puluh) unit
3 CPU : Warna 40 (empat puluh) unit
 4 VCD Player : National Type 550 SP 5 (lima) unit
5 Tape Recorder : Polytron, PSC 314A 10 (sepuluh) unit
6
7
Tanggal Terima : ...........................

PT Penerima : Katerangan :
DUNIA USAHA

Nama : Nama :
............................ ............................

Contoh Formulir 1.3 Tanda Terima

 Nama dan identitas Instansi

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG

Nomor : ......................

I. Yang bertandatangan di bawah ini :

1.      Nama :.............
Jabatan :..............
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .............. yang disebut PIHAK PERTAMA
2.      Nama :.........
Jabatan :.........
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk ............... yang disebut PIHAK KEDUA

II. Pada hari ini .......... tanggal............PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahan barang-
barang sebagaimana tersebut dalam daftar terlampir dari PIHAK KEDUA dalam keadaan baik dan
lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanan no...... tanggal................. .

Ungaran, .........................
Pihak yang menyerahkan Pihak yang menerima
Pihak Kedua Pihak Pertama

........................ ........................

Contoh Formulir 1.4 Berita Acara Penyerahan Barang

 PT DUNIA USAHA Kepada :
Jalan Gatot No 63 Ungaran Yth. Kepala Bagian Logistik PT ABC
Telp. (024) 453765 453766 Jalan Wahid Hasyim 18 Semarang

FAKTUR
No. : 01/DU/VIII/2016

Untuk pembelian barang-barang di bawah ini :

No Kode Nama dan Spesifikasi Barang Unit Harga Satuan Potongan Jumlah (Rp)
(Rp) (%)
1 VP01 VCD Player : Merek Wanda , Tipe 6 450.000 - 2.700.000
PAL/NTSC
2 TR04 Tape Recorder : Merek Polytron, 8 850.000 - 6.800.000
Model PSC-35 T
3 KG03 Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe 5 450.000 - 2.250.000
Ultima U-125 Exit
4 BL06 Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis 10 2.500 - 25.000
Clear, 40 W
Jumlah 11.775.000
Potongan -
Total Bayar 11.775.000

Terbilang : Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

Ungaran, 8 Agustus 2016-08-07

Ismiyati, S.E.,M.M.
Manager Marketing

Contoh Formulir 1.5 Faktur

 PT DUNIA USAHA Kepada :
Jalan Gatot No 63 Ungaran Yth. Kepala Bagian Logistik PT ABC
Telp. (024) 453765 453766 Jalan Wahid Hasyim 18 Semarang

FAKTUR
No. : 01/DU/VIII/2016
No. Pesanan Tgl. Pesanan Kode Pelanggan NPWP Tgl Jatuh Tempo
01/DU/VIII/16 08/08/2016 P025 01.143.065 18/08/2016
No Kode Nama dan Spesifikasi Barang Unit Harga Satuan Potongan Jumlah (Rp)
(Rp) (%)
1 VP01 VCD Player : Merek Wanda , Tipe 6 450.000 - 2.700.000
PAL/NTSC
2 TR04 Tape Recorder : Merek Polytron, 8 850.000 - 6.800.000
Model PSC-35 T
3 KG03 Kompor Gas :Merek Cavina, Tipe 5 450.000 - 2.250.000
Ultima U-125 Exit
4 BL06 Bola Lamppu: Merek Philips, Jenis 10 2.500 - 25.000
Clear, 40 W
Jumlah 11.775.000
Potongan -
Total Bayar 11.775.000

Terbilang : Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

Ungaran, 8 Agustus 2016-08-07

Ismiyati, S.E.,M.M.
Manager Marketing

Contoh Formulir 1.6 Faktur

Nama/ identitas .........................., ..................20
supplier

Kepada ....................
..................................
..................................

Nota No. : .....................

Banyaknya Nama Barang Harga Jumlah
Tanda Terima Jumlah

PERHATIAN
Barang-barang yang sudah dibeli
Tidak dapat ditukar/dikembalikan

Contoh Formulir 1.7 Nota

 Nama dan Identitas Organisasi No. : ...................................

Telah diterima dari :..................................................................................................

Uang sebanyak :..................................................................................................
..................................................................................................
Guna membayar : .................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

...................................,..............................

Terbilang Rp....................................
..................................................................

Contoh Formulir 1.8 Kuitansi

Apabila barang yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak ssesuai
dengan kesepakatan kedua belah pihak, maka:
a)       Organisasi/perusahaaan sebagai pihak pembeli harus membuat informasi klaim
sekaligus ..................... (surat penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok bersama
dengan kegiatan pengembalian barang.
b)       Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah pemasok atau perusahaan
jas pengiriman barang/ jasa pengangkutan.
c)       Pembeli tidak perlu menandatangani bukti terima barang dan berkas penagihan
d)       Apabila menandatangani berkas penagihan perlu membeli dan atau membuat catatan khusus
yang dituangkan dalam lembar atau surat kalim atas kekurangan pesanan barang dan harus
diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa pengankutan dan pengiriman barang dengan cara
menandatangani lembar/surat kalim tersebut.
 PT ABC
Jalan Wahid Hasyim 22
Semarang
No. IK : 07
Tanggal : 11 Agustus 2016
Kepada :
PT DUNIA USAHA
Jalan Gatot No 63
Ungaran

INFORMASI KLAIM

Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang telah dikirim dengan No. OP.
01/DU/VII/2016, tanggal 8 Agustus 2016 dan No Faktur 01/DU.VIII/2016 sebagai berikut :
No. Nama Barang dan Spesifikasi Jumlah Satuan Keterangan
Barang
1 VCD Player : Merek Wanda, 1 Box Rusak
Type PAL/NTSC
2 Kompor Gas : Reguler 2 Buah Kurang

Untuk itu kami memerlukan : ( ) Perbaikan/Repair

(x) Penggantian
(x) Melengkapi kekurangan
( ) Lainnya :......................

Supplier/Pengirim Kabag Logistik Kasubbag. Pembelian

Palupi Bambang Hendi

Contoh Formulir 1.9 Informasi Klaim dan Penuntutan

3)       Pembayaran
Kegiatan pembayaran dilakukan dari pihak organisasi sebagai pembeli kepada pemasok, apabila
dalam pembelian tersebut telah disepakatu dengan menggunakan cara COD (cash on delivery =
pembayaran pada waktu barang diserahkan kepada pembeli). Adapun prosedurnya, pemasok
meminta pada bagian keuangan atau bendahara atau kassa atau pejabat yang telah ditunjuk untuk
melakukan pembayaran.

Contoh Formulir 1.10 Cek

Contoh Formulir 1.11 Slip Setoran (Deporit Slip)

4)       Pencatatan
 Setelah transaksi jual belu antara supplier sebagai penjual dan organisasi/perusahaan sebagi pembeli
selesai, bagian pembelian harus mencatat seluruh pembelian ke dalam buku penerimaan barang.
Langkah berikutnya yaitu barang disimpan atau diserahkan ke unit gudang.

BUKU PENERIMAAN BARANG

Nama dan Bukti Nama dan
No. Tgl Harga
Alamat Penerimaan Spesifikasi Jumlah Ket.
Urut Terima
Supplier Tgl. No. Barang Satuan Jumlah

Contoh formulir 1.12 Buku Penerimaan Barang

H.     Prosedur Administrasi Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

a.       Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata
dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas
dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan
instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
1)       penerimaan barang
2)       waktu penyerahan barang
3)       jenis barang
4)       jumlah barang
5)       kegunaan/ keperluan barang
b.       Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
1)       cara pengiriman
2)       pengemasan
3)       pemuatan
4)       pengangkutan
5)       pembongkaran
c.       Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya
di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah
bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk
memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur
dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam
membuat laporan pertanggung jawabannya.

PT DUNIA USAHA
Jalan Gatot No 63 Ungaran
Telp. (024) 453765 453766, Fax. 453765 453766,
Email :duniausaaha@gmail.com
N0. SPB : 01/SPB/2016
Tanggal : 8 Agustus 2016

SURAT PENYERAHAN BARANG

Kepada :
Bagian Pemasaran
No Kode Nama dan Spesifikasi Jumlah Satuan Keterangan
. Barang Barang
1 05.01.07 Kertas HVS Kuarto : 70 Gr. 2 Rim -
Sinar Dunia
2 08.03.01 Cartridge Ribbon : Epson 5 Buah -
8750

Mengetahui, Diterima oleh, Ka. Subbag. Gudang

Drs. Bambang W. Andhini Murti, S.Pd. Beni Atmaja

Contoh Formulir 1.13 Surat Penyerahan Barang

Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

 Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat
3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

2. Dokumentasi
3. Cara penanganan barang

1.      Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang
bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada
umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya,
maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

 Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan
hanya DOKUMENnya saja.
 Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan
dokumen pengantaran.
 Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
 Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
 Kuantitas barang VS dokumen

2.      Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang
yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah
sama dengan barang yang dikirimkan.

 Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan
barang yang dikirimkan.
 Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO
(Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
 Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.      Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima.
Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus
dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
         Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
         Gunakan peralatan yang sesuai
         Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai
berikut :
1.      Bukti penerimaan barang

2.      Laporan penerimaan baran (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian.
Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program
update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok,
file induk persediaan dan file order pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data
input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera
ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan
memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan,
mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima
dalam file order pembelian.
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke
departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen
penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :

 Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.

 Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut
dokumen.

Prosedur Penerimaan Barang.

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan,
selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi
fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer
 Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen

penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani
laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1.      Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2.      Menerima barang yang rusak.
3.      Menerima barang dengan kuantitas rendah.
Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur
pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk
memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan
atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan
dan penyimpanan barang.
-       Penerima barang yang tidak dipesan.
Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya
yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.
-       Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan
catatan persediaan perpetual yang akurat.
-       Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a.         Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b.         Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh :
Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer
barang dari lokasi penerimaan ke gudang.
Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus
dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan
penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang
 berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan
kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

2.      Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau
penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya
ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam
rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab
penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
a. Penyusunan alokasi barang;
b. Pengiriman barang;
c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1). Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan
seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan
frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a.       penerimaan barang
b.      waktu penyerahan barang
c.       jenis barang
d.      jumlah barang
e.       kegunaan/ keperluan barang
.   
2). Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a.       cara pengiriman
b.      pengemasan
c.       pemuatan
d.      pengangkutan
e.       pembongkaran

3). Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat
pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di
periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa
menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan
pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-
baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan
pertanggung jawabannya.
 Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan
terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima
oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah,
dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin
jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih
mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi

Tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang.
Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang
dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).
Metode pengiriman yang digunakan, departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat
tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi
ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang.
Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

Keterangan:
1.      Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang(BPPBG)
2.      Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3.      Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
4.      Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan
5.      Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor.
Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb:
         Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut
nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan
barangnya dari gudang .
         Departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan
kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip
pengepakan yang telah diterima sebelumnya.
         Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order
penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan
terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input
data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.
         Setelah komputer menerima input data pengiriman, baru menjalankan program edit data dan
pencetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman.
Prosedur ini akan memutakhirkan file kuantitas dalam file induk persediaan. Keluaran dari proses
ini adalah surat muat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah
dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada
dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan
dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok atau pelanggan) yang
harus membayar biaya pengiriman.

Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan

mendistribusikannya sbb:
1.      Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai
menyiapkan faktur penjualan.
2.      Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman
3.      Lembar ke-3 beserta barang dan slip pengepakan dikirimkan ke pembeli
4.      Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau
pengiriman barang.