Tahapan pendataan Emis melalui Aplikasi Feeder Emis (AFE), secara garis besar dapat

dikelompokkan dalam lima tahap. Meski dalam prosedur pendataan melalui Aplikasi Feeder
Emis sebagaimana dibagikan di laman Emis Dashboard, diperinci menjadi tujuh tahapan. Dan
kelima tahap ini, musti dipahami dan dikerjakan dengan baik sehingga updating data Emis
Semester Genap Tahun 2019/2020 dapat berjalan dengan sukses.

Sebagaimana diulang dalam artikel Ayo Madrasah terdahulu (Baca: Aplikasi Feeder Emis (AFE)
Resmi Diluncurkan), mulai semester ini pendataan Emis Madrasah akan beralih dari yang
semula menggunakan aplikasi berbasis online, Emis Madrasah, menjadi aplikasi berbasis web
komputer lokal, Aplikasi Feeder Emis.

Berdasarkan ujicoba singkat yang dilakukan oleh Ayo Madrasah, setiap lembaga harus melalui
lima tahapan pendataan dalam menggunakan Aplikasi Feeder Emis ini. Kelima meliputi login
awal, import data awal, pendataan, sinkronisasi, dan berita acara pendataan.

Ini dengan asumsi setiap lembaga telah memiliki Aplikasi Feeder Emis dan berhasil
menginstalnya ke komputer lokal. Untuk tata cara mengunduh dan instalasi, sila baca: Cara
Download dan Instal Aplikasi Feeder Emis
1. Login Awal

Login Awal ini menjadi tahapan pertama yang harus dilakukan dalam rangka melakukan
sinkronisasi data user (lembaga) antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis. Oleh karena
itu, pada tahap ini, proses login harus dilakukan dalam kondisi komputer terhubung dengan
jaringan internet. Login Awal ini ditandai dengan adanya tombol "Get Data and Login" di bagian
bawah isian username dan password. Sedang untuk login berikutnya tombolnya berubah menjadi
"Login"

Ketika operator memasukkan username dan password untuk login awal, Aplikasi Feeder Emis
akan melakukan pencocokan dan mengunduh data user yang meliputi akun operator dan data
lembaga dari server pusat Emis.

Jika berhasil, login awal (dimana komputer harus dalam kondisi online) hanya cukup dilakukan
sekali.

Jika menemui kendala saat login awal, seperti halaman login yang tidak mau terbuka atau
username dan password yang dimasukkan dianggap salah, sila baca: Solusi Tidak Dapat Login
ke Feeder Emis.

2. Import Data Awal

Setelah berhasil login yang pertama kali, tahap berikutnya adalah melakukan import data awal
sebagai dasar pendataan. Data awal ini meliputi siswa, guru dan tenaga kependidikan, dan sarana
dan prasarana. Karena mengunduh data, maka pada tahap ini komputer yang terpasangi AFE
harus terkoneksi pada jaringan internet.

Saat pertama kali digunakan, data pada dashboard Aplikasi Feeder Emis masih kosong kecuali
data user (kelembagaan). Karena itu operator harus melakukan unduh data (sinkronisasi data
awal) dari data yang telah tersimpan sebelumnya di server Emis. Pengalaman Ayo Madrasah,
tahap ini tidak membutuhkan waktu yang lama, data seratusan siswa berhasil diunduh dalam
hitungan detik.

Untuk melakukan import data awal, caranya cukup mudah. Klik menu "Data Lampau" yang
terdapat di sidebar hingga terbuka pilihan submenu Import Siswa, Import GTK, dan Import
Sarpras. Klik tulisan "Execute!" yang terdapat di bawah masing-masing submenu. Tunggu
proses loading hingga muncul kotak notifikasi yang menerangkan jumlah seluruh data, jumlah
data yang berhasil diunduh, dan jumlah data yang gagal terunduh. Klik tombol OK.

Untuk melihat data apa saja yang berhasil terunduh, klik menu dan submenu terkait dengan
Peserta Didik, GTK, dan Sarpras. Atau dapat juga dilihat ringkasannya di halaman Beranda.

Data awal terkait siswa, GTK, dan sarpras ini kemudian yang akan menjadi obyek pemutakhiran
data emis.

Tahap import data awal ini cukup dilakukan sekali saja. Kecuali jika lembaga melakukan
transaksi (pemutakhiran data) terkait dengan mutasi siswa atau GTK dan penambahan atau hapus
data. Dimana transaksi terkait mutasi siswa dan GTK harus dilakukan dulu secara online melalui
Feeder Monitor.

3. Pemutakhiran Data

Setelah data awal terunduh, tahapan ketiga, pemutakhiran data, dapat dilaksanakan secara full
offline, tanpa terkoneksi ke jaringan internet.
Pada tahap pendataan ini, operator emis madrasah, melakukan pemutakhiran data awal yang
telah diunduh sebagaimana pada tahap sebelumnya. Pemutakhiran ini meliputi kegiatan
melengkapi, memperbaiki, termasuk update kenaikan kelas. Jenis data yang dilakukan
pemutakhiran meliputi data kelembagaan, siswa, GTK, dan sarana prasarana.

Data kelembagaan meliputi data umum, lokasi, jarak, perizinan, KKM, penyelenggara, dan BOS.
Lakukan pemutakhiran jika terdapat data yang kurang, salah, atau terdapat perubahan. Untuk
menyimpan perubahan yang dilakukan, klik tombol "Update"

Data siswa dapat diedit melalui menu Peserta Didik. Perubahan terkait data siswa dapat diedit
melalui submenu Siswa Aktif. Caranya adalah:

1. klik tombol "Action" yang terdapat di ujung kanan baris siswa yang bersangkutan. 
2. Akan terbuka halaman "Form Edit Siswa". 
3. Lakukan edit dengan mengisi, mengganti isian, atau menghapus pada kolom-kolom yang
berwarna putih. 
4. Kolom isian yang berwarna abu-abu, tidak dapat diedit. 
5. Untuk membuka submenu lainnya, klik pada nama submenu. 
6. Akhiri dan simpan perubahan dengan mengklik tombol "Update".

Untuk mutasi keluar dan masuk, eksekusi pada Aplikasi Feeder Emis dilakukan setelah transaksi
mutasi secara online melalui Feeder Monitor.

Cara yang sama dilakukan juga terhadap data GTK dan sarana prasarana.

4. Sinkronisasi Data Akhir

Tahap keempat dalam pengelolaan Emis melalui Aplikasi Feeder Emis adalah Sinkronisasi Data
Akhir, yakni mengirim data hasil pemutakhiran ke server pusat Emis kembali. Tahap ini
dilaksanakan secara online sehingga komputer yang digunakan harus terkoneksi dengan
sambungan internet.
Untuk melakukan sinkronisasi data akhir, klik menu sinkronisasi pada sidebar lalu klik
"Execute!" pada masing-masing jenis sinkronisasi yang meliputi sinkronisasi lembaga, siswa,
GTK, dan sarpras.

Tentunya sebelum melakukan tahap singkronisasi data akhir ini, operator emis telah memastikan
semua data yang diinput telah valid. Meskipun sistem memungkinkan untuk dilakukan
sinkronisasi lebih dari sekali, selama masa pendataan belum berakhir atau sebelum operator
mencetak Berita Acara Pendataan.

Hasil dari proses sinkronisasi ini dapat dicek di laman Feeder Emis Monitor, dengan
alamat http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor/. Untuk login, gunakan username
dan password sebagai mana yang digunakan di AFE atau Emis Online.

Dimungkinkan setelah operator madrasah melakukan prosedur sinkronisasi, ternyata terdapat

perubahan data kembali atau data salah yang harus diedit ulang melalui Aplikasi Feeder Emis.
Dalam kondisi seperti itu dapat dilakukan perubahan data kembali kemudian dilakukan prosedur
sinkronisasi dara akhir kembali. Hal ini bisa dilakukan selama operator belum mencetak Berita
Acara Pendataan, atau masa pendataan belum berakhir (ditutup), atau tentunya, koneksi ke server
Emis Pusat dibuka.

5. Berita Acara Pendataan

Tahap terakhir, Berita Acara Pendataan, menandai proses pendataan Emis Semester Genap
2019/2020 selesai. Operator madrasah telah melakukan sinkronisasi data akhir dan menyakini
data telah valid dan tidak terjadi perubahan kembali.

Sebelum mencetak dan mengupload Berita Acara Pendataan, pada laman Feeder Emis Monitor
lakukan pengecekan ulang data yang terkirim melalui proses sinkronisasi data akhir. Jika telah
valid lakukan konfirmasi data dan Cetak-Upload Berita Acara. Setelah Berita Acara Pendataan,
akses untuk melakukan sinkronisasi data antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis pusat
akan ditutup.

Berita Acara Pendataan dapat diunduh melalui laman Feeder Emis Monitor.

Demikian lima tahapan yang harus dilalui oleh operator emis madrasah dalam melakukan
updating Emis Semester Genap Tahun Pelajaran 2019/2020. Dengan memperhatikan lima
tahapan pendataan melalui Aplikasi Feeder Emis ini diharapkan para operator dapat melakukan
updating dengan lancar dan sukses.