Tugas Tambah Basis Data digunakan untuk menambahkan atau menggabungkan dua atau lebih basis data
ke dalam satu basis data. Ini sering digunakan untuk menyusun kembali database yang telah dipisahkan
menjadi banyak basis data yang lebih kecil. Basis Data ditambahkan menempatkan catatan dari satu basis
data ke basis data lain dalam basis data yang dihasilkan.
Sebagai contoh, Tambahkan Database dapat digunakan untuk menambahkan 12 database penggajian
bulanan (Gaji dari bulan Januari sampai Desember) untuk menghasilkan database dari semua transaksi
penggajian untuk tahun ini. Basis data kemudian dapat dirangkum oleh karyawan untuk menghasilkan
penghasilan kotor, penghasilan bersih bersih, beban pajak pajak (PPh 21 di Indonesia), pemotongan tahun
ke tahun dan sebagainya.
IDEA tidak akan menambahkan basis data jika mengandung satu atau lebih bidang yang memiliki nama
yang sama tetapi memiliki tipe yang berbeda, jika perlu, mengubah tipe perubahan agar sesuai dengan
bidang.
Pada bagian ini kita akan menambahkan Februari 2015 ke dalam database January 2015. File
Februari 2015 akan kita import dari file Ms. Excel
1. Dalam File Explorer, double klik pada data January 2015 Purchase – Purchase 012015 data base
2. Import data purch022015.xlsx dan beri nama pada data general February 2015 Purchases. Jangan
lupa untuk memberi tanda pada First row is field names pada check box.
3. Pastikan bahwa import satu database telah berhasil
4. Pastikan database February 2015 Purchases-purch022015 telah aktif menjadi databases
5. Pilih Analysis tab, lalu Related group, klik Append
6. Pilih January 2015 Purchases-Purch012015 database ke append lalu klik add dan Databases to
append to active databases dalam list
7. Pada tampilan field name, tuliskan January and February Purchases.
8. Klik OK
9. Pada table pengujian database telah digabungkan data January 2015 Purchases-
Purchases012015 database dan February 2015 Purchases-purch022015 (204 records)
10. Pada tampilan database, klik kanan pada database dan close all untuk semua databases
12.2. JOIN DATABASES
Data yang diperlukan untuk audit sering tersebar di beberapa bagian dan mungkin di berbagai sistem
dalam aplikasi komputer. Untuk melakukan sebagian besar prosedur tes audit (test of control dan
substantive test) dan analisis, data harus dimuat dalam satu file. IDEA menyediakan fungsi penggabungan
database (Join databases), yang dapat digunakan untuk:
Gabungkan bidang dari dua basis data ke dalam basis data tunggal untuk pengujian. Misalnya,
untuk melaksanakan data penilaian inventaris diperlukan dari 1) master inventaris dan 2)
database informasi harga yang dimiliki klien.
Tes untuk data, yang cocok atau tidak cocok dengan seluruh sistem. Misalnya, cocokkan basis data
transaksi penggajian bulanan dengan database master penggajian untuk memastikan bahwa tidak
ada karyawan 'fiktif', atau bahwa semua karyawan resign dan pensiun telah dihapus dari daftar
gaji.
Database dapat digabungkan atau dicocokkan jika mengandung tautan umum (disebut sebagai "kunci"),
seperti bidang nomor karyawan.
Dalam opsi ini, IDEA memproses basis data dalam urutan kunci, menulis catatan ke basis data
keluaran untuk / merekam di setiap basis data di mana ada kecocokan kunci.
Jika ada lebih dari satu catatan untuk kunci dan basis data sekunder tertentu, masing-masing
primer da cocok dengan catatan pertama untuk kunci dalam seperti dalam opsi Hanya cocok dan
Semua catatan dalam semua catatan tambahan untuk kunci dalam tulisan sekunder yang ditulis.
ke database output tetapi semua bidang utama.
Bidang karakter, 0000/00/00 untuk bidang Tanggal dan nol untuk bidang angka.
Mengacu kepada Join option di awal, Supplier tanpa Purchases database berjumlah 81 record
1. Memodifikasi tampilan dalam database IDEA (The customize the display of data and save view)
a. Membuat fields tidak terlihat
b. Mengubah besar kecilnya kolom
c. Mengubah besar kecilnya field
d. Membuat judul kolom tetap terlihat (Freeze column)
2. Mencetak data hasil olahan dalam database IDEA
a. Memmodifikasi tampilan laporan
b. Membuat tampilan dalam chard
13.1. THE CUSTOMIZE THE DISPLAY OF THE DATA AND SAVE VIEW
IDEA memiliki banyak fitur yang memungkinkan Anda menyesuaikan cara data ditampilkan
database. Anda juga dapat menyimpan pengaturan yang sudah ada untuk penggunaan di masa
mendatang (setting satu kali untuk database selanjutnya).
a. HIDE FIELDS
IDEA memungkinkan Anda menyembunyikan bidang dalam basis data agar dapat melihat data
yang diperlukan dengan lebih baik. Anda dapat menyembunyikan satu bidang atau beberapa
bidang.
Anda dapat memilih satu bidang dengan mengklik bidang tajuk. Untuk memilih beberapa bidang
dalam satu blok, klik header bidang pertama di dalam blok, tahan tombol SHlFT, dan seret mouse
hingga semua bidang yang ingin Anda sembunyikan terpilih. Untuk memilih beberapa bidang yang
tidak ada dalam blok, tahan tombol CTRL saat Anda memilih bidang yang akan disembunyikan.
Untuk menyembunyikan bidang, pada tab Lihat, di grup Tampilan, klik Sembunyikan Bidang. Atau,
Anda dapat mengklik kanan nama bidang apa pun dan memilih Sembunyikan Bidang dari menu
klik kanan.
Untuk menampilkan bidang tersembunyi, Anda dapat mengklik kanan pada nama bidang apa pun
dan klik Tampilkan Semua Bidang dari menu klik kanan. Atau, pada tab Lihat, Di grup Tampilan,
klik Setel Ulang. Untuk menampilkan satu bidang dari jumlah G bidang tersembunyi, pada tab
Lihat Di grup Format, klik tombol peluncur kotak dialog Pengaturan Kolom (kanan bawah di grup
Format). Pilih bidang yang ingin Anda turunkan salju dan hapus centang pada kotak Sembunyikan
Bidang.
Opsi tampilan lain di IDEA adalah kemampuan untuk mengubah lebar kolom di jendela Database
saya. Tempatkan kursor Anda di pemisah antara dua nama kolom; kursor berubah bentuk. Seret
kursor ke kanan untuk memperbesar lebar kolom atau seret kursor ke kiri untuk mengurangi lebar
kolom.
c. CHANGING FIELD ORDER
Untuk mengubah bidang pesanan Anda memilih bidang yang diperlukan dengan mengkliknya
sekali Anda dapat memilih beberapa bidang dengan menekan tombol mouse dan menyeret
beberapa bidang, atau dengan menggunakan SHIFT dan klik atau CTRL dan klik opsi Setelah Anda
memilih kolom yang ingin Anda pindahkan, klik lagi pada judul kolom dan tahan tombol mouse.
Seret kolom yang dipilih ke kanan atau kiri. Garis merah akan muncul di antara bidang untuk
menunjukkan di mana bidang akan ditempatkan ketika Anda melepaskan tombol mouse. Setelah
bidang berada di tempat yang Anda inginkan, lepaskan tombol mouse. Untuk mengembalikan
bidang ke posisi semula, pada tab Lihat, di grup Tampilan, klik Setel Ulang.
d. FREEZE COLUMN(S)
Opsi ini memungkinkan Anda untuk membekukan bidang atau blok bidang di layar, tetapi masih
menggulir melintasi bidang yang tersisa. Ini sangat berguna ketika ada beberapa bidang dalam
database dan di mana penting untuk melihat bidang-bidang utama, seperti nomor atau nama
akun, saat menggulir di bidang yang lebih lanjut. Untuk membekukan kolom atau kolom, pilih
kolom lalu dari tab Lihat, ke dalam grup Display, klik Bekukan Kolom. Group record: tugas Grup
Records dapat digunakan untuk mengatur catatan yang cocok di bidang yang diindeks, membuat
grup diurutkan diperluas dan dilipat.
e. HIGHLIGHT SPACES
Mengaktifkan opsi Ruang Sorot menampilkan semua ruang awal dan akhir sebagai blok. Pada tab
Lihat, di grup Tampilan, ciick Spaces Sorot.
Bidang susun dapat membuat tampilan beberapa baris dan laporan data. Ini sangat berguna untuk
bidang alamat multisaluran yang sering lebar dan karenanya membatasi jumlah bidang yang dapat
dilihat atau dicetak pada satu waktu. Satu atau tidak ada bidang yang dapat dipilih dan ditumpuk
di sebelah kanan atau kiri dari pilihan. Untuk menumpuk bidang, pilih bidang yang ingin Anda
susun, dan kemudian pada tab Lihat, di grup Alignment, klik Stack Left atau Stack Right. Untuk
menghapus susun, pilih Unstack All dari grup yang sama.
Anda dapat memformat data yang ditampilkan, serta laporan, dengan menyesuaikan:
• Alignment
• Width
• Display
• Numeric and date formatting
• Font, including size and style
• Text and background color
• Border format
13.2. PRINT THE DATA OR THE RESULTS OF A TASK
Gunakan Cetak untuk mencetak properti data dan laporan berikut untuk menguji, meninjau dan
mengaudit laporan, atau untuk dokumentasi kertas kerja audit:
IDEA menggunakan rutinitas cetak Windows standar dan mengenali semua printer dan font yang
diinstal melalui Windows. Banyak laporan dan tampilan juga dapat dicetak melalui Print Preview.
Sebelum memilih tugas Cetak, pastikan bahwa opsi printer telah diatur dengan benar melalui
Pengaturan Cetak. Untuk mengakses Cetak, Cetak Pratinjau, Pengaturan Halaman, dan
Pengaturan Cetak, buka tab File, pilih Print dari panel kiri dan pilih opsi Anda.
Menggunakan data dalam IDEA Database memungkinkan Anda membuat laporan dan bagan
khusus.
13.3.1. CREATE REPORT
IDEA memungkinkan Anda untuk mencetak basis data Anda dengan membuat laporan. Laporan
akan menggunakan semua pengaturan yang mungkin telah Anda ubah di layar. Semua perubahan
yang dilakukan pada bidang melalui Pengaturan Kolom akan tercermin dalam laporan. Report
Assistant memungkinkan Anda untuk menyesuaikan pengaturan lain khusus untuk laporan,
seperti jeda, pasang surut, dan halaman sampul. Untuk membuat laporan, pada tab File, klik Print
lalu klik Create Report
Dalam Data Bagan dapat digunakan untuk menampilkan representasi grafis dari data Anda. Bagan
dapat digunakan untuk memetakan data yang disimpan dalam database atau untuk memetakan
hasil analisis. Chard paling efektif untuk database dengan catatan kurang dari 500
Langkah yang dilakukan untuk membuat chard dengan cara klik pada Analysis tab, pilih
Categorize group, klik Chard
Dalam penggunaan IDEA data analytic, pengguna dapat melakukan publish data dalam berbagai
format seperti PDF file atau Microsoft word document. Langkah-langkah yang dilakukan pilih
Home Tab, klik Export kemudian kita akan menemukan berbapai pilihan data untuk di export.
13.4.1 EXPORT
Setelah Anda menyelesaikan analisis data, Anda mungkin ingin mentransfer data ke format lain.
Untuk mengekspor data dari IDEA, buka tab File, pilih Ekspor dari panel kiri, lalu klik Ekspor
Database. Pilihan ekspor Anda meliputi: dBASE, Microsoft Access, Microsoft Excel 1997-2003 &
2007-2010, Teks Dibatasi, Panjang Tetap Teks, dan XML
13.4.2 PUBLISH
Basis data dapat dipublikasikan ke file Adobe PDF atau dokumen Microsoft Word. Penerbitan ke
salah satu format ini akan menyimpan database sebagai dokumen dalam format yang dipilih.
Untuk menyimpan database sebagai file Adobe PDF atau dokumen Microsoft Word, buka tab File,
pilih Ekspor dari panel kiri, lalu pilih Terbitkan ke PDF atau Terbitkan ke Microsoft Word.
13.5. PUBLISH PUBLISH TRANSFER DATA AND GRAPHICS INTO OTHER SOFTWARE
IDEA memungkinkan Anda mentransfer data dan grafik ke aplikasi perangkat lunak lain
menggunakan perintah dasar, seperti menyalin (copy), memotong (cut), dan menempel (paste).
Anda juga dapat menarik dan melepas informasi ke IDEA dan dari IDEA ke aplikasi lain.
Opsi copy dan paste hanya tersedia jika berlaku untuk operasi tertentu dan memberikan status
Clipboard memungkinkan operasi, atau contoh, untuk memastikan bahwa integritas database
tidak terganggu, IDEA tidak memungkinkan penambahan (pasting), penghapusan (cutting), atau
mengedit data dalam basis data.
Windows membatasi ukuran Clipboard. Akibatnya, hanya sejumlah kecil data yang dapat
dipotong, disalin, dan ditempel.
Ketika tidak mungkin untuk mengakses menu dan bilah alat, seperti ketika kotak dialog terbuka
dan aktif, opsi Salin, Potong, dan Tempel dapat dilakukan menggunakan pintasan atau tombol
pintas, jika berlaku.
Anda dapat memindahkan atau menyalin informasi antar dokumen dalam berbagai program
dengan menyeret dan menjatuhkan informasi. Pilih informasi, dan kemudian arahkan ke
perbatasan pilihan sebelum menyeret. Klik tombol kanan mouse untuk menarik pilihan ke lokasi
baru di program lain.
Bab 14 SECTION
Pada bagian ini akan dibahas:
Klien Anda telah meminta Anda untuk melakukan audit terhadap salah satu departemennya yang
baru-baru ini melakukan perampingan dan menawarkan paket insentif keberangkatan kepada
banyak karyawan. Namun, manajemen telah mendengar bahwa banyak dari karyawan ini telah
dipekerjakan kembali sebagai kontraktor tidak lama setelah menerima paket insentif itu.
Beberapa melakukan pekerjaan yang sama, dan beberapa ironisnya duduk di meja yang sama
seperti sebelumnya. Klien Anda ingin Anda memeriksa catatan mereka untuk menentukan apakah
ini benar, dan jika demikian, seberapa luas praktiknya.
Komisaris perusahaan baru saja menyetujui rencana Anda untuk melakukan audit. Pendekatan ini
melibatkan penggunaan IDEA untuk menganalisis data yang telah diperoleh dari entitas audit.
Anda telah menerima dua file dari klien. Satu berisi data pribadi karyawan yang telah
meninggalkan departemen dengan paket insentif keberangkatan selama enam tahun terakhir,
sementara file kedua berisi pembayaran kontraktor untuk 2014.
Pertama, impor file Departure_with_incentive.xlsx melalui Asisten impor. File ini adalah file
Microsoft Excel. Untuk informasi lebih lanjut tentang mengimpor file Microsoft Excel, lihat
Bantuan online IDEA.
Setelah file telah diimpor ke IDEA, tampilkan konten database dan periksa informasinya.
Buat hasil Hasil yang menunjukkan tahun keberangkatan dengan jumlah karyawan dan gaji rata-
rata untuk setiap tahun.
Petunjuk: Anda harus membuat bidang Virtual yang menggunakan @Fungsi dari kategori Tanggal
/ Waktu untuk hanya menangkap tahun keberangkatan dari data.
Saudara juga dapat mengekstraksi sampel berdasarkan usia karyawan dengan menggunakan Stratified
Random Sampling. IDEA akan mengelompokkan basis data berdasarkan jumlah catatan yang ingin Anda
ekstrak untuk setiap strata.
Untuk semua tahun keberangkatan, hitung usia rata-rata, usia termuda, dan usia tertua Untuk
seluruh basis data, apakah itu:
(*) Catatan ini mungkin tidak valid atau memiliki kesalahan. Anda harus melihatnya dengan
seksama dan meminta penjelasan.
Petunjuk: Anda dapat menghitung lebih dari satu statistik sekaligus.
Tujuan Anda di sini adalah untuk menentukan apakah ada karyawan yang meninggalkan kembali
bekerja sebagai kontraktor. Anda juga perlu menghitung persentase orang yang dipekerjakan
berdasarkan kontrak setelah meninggalkan departemen.
EXERCISE 14F: IMPORTING THE CONTRACTOR PAYMENTS DATA
Petunjuk: Bawalah jumlah Total sebagai bagian dari templat Anda untuk membantu rekonsiliasi.
Periksa database baru. Anda harus mendapatkan 375 catatan. Anda sekarang memiliki database
semua orang yang meninggalkan departemen dan menerima pembayaran sebagai kontraktor.
Dalam database ini, Anda sekarang memiliki dua bidang Tanggal. Yang pertama adalah tanggal
keberangkatan (dari KEBERANGKATAN) dan yang kedua adalah tanggal pembayaran (dari
Pembayaran Kontraktor).
Ingatlah bahwa Anda melihat karyawan yang meninggalkan departemen hanya untuk kembali
dengan kontrak sehingga tanggal keberangkatan harus sebelum tanggal pembayaran.
Buat database ekstraksi untuk menghapus karyawan yang menerima pembayaran kontrak
sebelum keberangkatan mereka dari perusahaan.
Periksa database ekstraksi yang baru saja Anda buat. Anda harus mendapatkan 369 catatan.
Anda mencari karyawan yang meninggalkan departemen dengan paket insentif dan kemudian
kembali sebagai kontraktor. Pada tahap ini, Anda memiliki pembayaran yang terjadi sebelum
tanggal keberangkatan dan Anda tidak memiliki jumlah karyawan (hanya jumlah keberangkatan).
Dari _____ karyawan yang meninggalkan departemen, _______ menerima pembayaran sebagai
kontraktor. Ini berarti bahwa ______ persentase karyawan yang meninggalkan departemen
dikembalikan sebagai kontraktor.