CASE 2 : BYOD: Business Opportunity or Big Headache?

Hampir setiap orang yang memiliki ponsel cerdas ingin dapat membuatnya berfungsi dan
menggunakannya di tempat kerja. Dan kenapa tidak? Karyawan yang menggunakan ponsel
cerdas mereka sendiri akan memungkinkan perusahaan untuk menikmati semua manfaat yang
sama dari tenaga kerja seluler tanpa mengeluarkan uang mereka sendiri untuk membeli
perangkat ini. Perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakan perangkat seluler tanpa
melakukan investasi besar dalam perangkat dan layanan seluler. Menurut Gartner, Inc., pada
2017, 50 persen pengusaha akan mewajibkan karyawan untuk memasok perangkat seluler
mereka sendiri ke tempat kerja. BYOD menjadi "normal baru."

Tapi ... tunggu sebentar. Setengah dari semua perusahaan percaya bahwa BYOD mewakili
masalah yang berkembang untuk organisasi mereka, menurut sejumlah penelitian. Meskipun
BYOD dapat meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas karyawan, ini juga dapat
menyebabkan sejumlah masalah jika tidak dikelola dengan baik. Dukungan untuk perangkat
yang dimiliki secara pribadi lebih sulit daripada untuk perangkat yang dipasok perusahaan, biaya
mengelola perangkat seluler dapat meningkat, dan melindungi data perusahaan dan jaringan
menjadi lebih sulit. Penelitian yang dilakukan oleh Grup Aberdeen menemukan bahwa rata-rata,
sebuah perusahaan dengan 1.000 perangkat seluler menghabiskan $ 170.000 tambahan per tahun
ketika memungkinkan BYOD. Jadi tidak sesederhana itu.

BYOD membutuhkan sebagian besar sumber daya TI perusahaan yang didedikasikan untuk
mengelola dan memelihara sejumlah besar perangkat dalam organisasi. Di masa lalu, perusahaan
mencoba membatasi penggunaan ponsel cerdas bisnis untuk satu platform. Ini membuatnya lebih
mudah untuk melacak setiap perangkat seluler dan meluncurkan pemutakhiran atau perbaikan
perangkat lunak karena semua karyawan menggunakan perangkat yang sama atau, paling tidak,
sistem operasi yang sama. Saat ini, lanskap digital seluler jauh lebih rumit, dengan beragam
perangkat dan sistem operasi di pasaran yang tidak memiliki alat yang dikembangkan dengan
baik untuk administrasi dan keamanan. Android memiliki 80 persen pasar ponsel pintar di
seluruh dunia, tetapi lebih sulit digunakan untuk pekerjaan korporat daripada perangkat seluler
Apple yang menggunakan sistem operasi iOS. IOS dianggap sebagai sistem tertutup dan hanya
berjalan pada sejumlah perangkat seluler Apple yang terbatas. Sebaliknya, fragmentasi Android
membuatnya lebih sulit dan mahal untuk dikelola oleh perusahaan IT. Ada sekitar 25.000 model
berbeda dari perangkat berbasis Android yang tersedia di seluruh dunia, menurut sebuah laporan
oleh OpenSignal, yang meneliti jaringan dan perangkat nirkabel. Pangsa pasar konsumen
Android yang sangat besar menarik banyak peretas. Android juga rentan karena memiliki
arsitektur open source dan hadir dalam berbagai versi.

Jika karyawan diizinkan untuk bekerja dengan lebih dari satu jenis perangkat seluler dan sistem
operasi, perusahaan memerlukan cara yang efektif untuk melacak semua perangkat yang
digunakan karyawan. Untuk mengakses informasi perusahaan, jaringan perusahaan harus
dikonfigurasikan untuk menerima koneksi dari perangkat itu. Ketika karyawan melakukan
perubahan pada telepon pribadi mereka, seperti mengganti operator seluler, mengubah nomor
telepon mereka, atau membeli perangkat seluler baru secara bersamaan, perusahaan akan perlu
dengan cepat dan fleksibel memastikan bahwa karyawan mereka masih dapat tetap produktif.
Perusahaan membutuhkan sistem yang melacak perangkat mana yang digunakan karyawan, di
mana perangkat itu berada, apakah itu sedang digunakan, dan perangkat lunak apa yang
dilengkapi. Untuk perusahaan yang tidak siap, catat siapa yang mendapat akses ke data apa yang
bisa menjadi mimpi buruk.

Dengan banyaknya telepon dan sistem operasi yang tersedia, menyediakan dukungan teknis yang
memadai untuk setiap karyawan bisa jadi sulit. Ketika karyawan tidak dapat mengakses data
penting atau menghadapi masalah lain dengan perangkat seluler mereka, mereka akan
memerlukan bantuan dari departemen sistem informasi. Perusahaan yang mengandalkan
komputer desktop cenderung memiliki banyak komputer yang sama dengan spesifikasi dan
sistem operasi yang sama, membuat dukungan teknis jauh lebih mudah. Mobilitas
memperkenalkan lapisan variasi dan kompleksitas baru untuk dukungan teknis yang perlu
disiapkan perusahaan untuk ditangani.

Ada kekhawatiran yang signifikan dengan pengamanan informasi perusahaan yang diakses
dengan perangkat seluler. Jika suatu perangkat dicuri atau dikompromikan, perusahaan
memerlukan cara untuk memastikan bahwa informasi sensitif atau rahasia tidak tersedia secara
bebas bagi siapa pun. Mobilitas menempatkan aset dan data pada risiko yang lebih besar
daripada jika mereka hanya terletak di dalam tembok perusahaan dan di mesin perusahaan.
Marble Security Labs menganalisis 1,2 juta aplikasi Android dan iOS dan menemukan bahwa
aplikasi konsumen pada perangkat seluler tidak cukup melindungi informasi bisnis. Perusahaan
sering menggunakan teknologi yang memungkinkan mereka untuk menghapus data dari
perangkat jarak jauh atau mengenkripsi data sehingga jika perangkat itu dicuri, itu tidak dapat
digunakan. Anda akan menemukan diskusi terperinci tentang masalah keamanan seluler di Bab
8.

Manajemen di Michelin Amerika Utara percaya BYOD akan membuat bisnis lebih fleksibel dan
produktif. Awalnya, semua 4.000 perangkat seluler yang digunakan oleh perusahaan adalah
milik perusahaan dan usang, dengan sejumlah besar ponsel tradisional yang hanya dapat
digunakan untuk transmisi suara dan pengiriman pesan. Hanya 90 karyawan yang diizinkan
mengakses email di perangkat seluler, dan kurang dari 400 karyawan diizinkan mengakses
kalender di perangkat ini. Biaya layanan tinggi, dan bisnis menerima sedikit nilai dari program
mobilitasnya. Manajemen telah mengidentifikasi manfaat bisnis yang signifikan dari peningkatan
mobilitas dalam penjualan, dukungan pelanggan, dan operasi.

Pada pertengahan 2011, perusahaan menciptakan tim yang terdiri dari eksekutif dan perwakilan
dari departemen TI, sumber daya manusia, keuangan, dan hukum serta unit bisnis untuk berbagi
dalam pengembangan, peluncuran, dan pengelolaan strategi seluler baru untuk perusahaan
perangkat seluler milik dan pribadi. Tim memutuskan untuk mentransisikan model bisnis
mobilitas dari milik perusahaan ke tanggung jawab pribadi.

Menurut konsultan Gartner, Inc., sekitar setengah dari organisasi dengan program BYOD formal
memberikan kompensasi kepada karyawan mereka untuk jumlah waktu mereka menggunakan
perangkat pribadi mereka pada pekerjaan mereka menggunakan uang saku, penggantian, atau
tunjangan. Menangani penggantian karyawan untuk menggunakan perangkat pribadi untuk
keperluan perusahaan telah terbukti menjadi salah satu aspek yang paling bermasalah dari
program seluler BYOD. Meskipun sebagian besar perusahaan menggunakan laporan pengeluaran
atau gaji untuk mengganti BYOD, metode ini memiliki kelemahan. Laporan biaya adalah beban
administrasi bagi karyawan dan pemberi kerja, dan gaji yang dibayar dapat memiliki
konsekuensi pajak untuk keduanya juga.

Untuk beberapa perusahaan, opsi terbaik adalah melakukan pembayaran langsung ke operator
nirkabel untuk mengganti biaya karyawan yang mereka keluarkan ketika mereka menggunakan
perangkat nirkabel mereka sendiri untuk bisnis perusahaan. Majikan menyediakan dana ke
operator nirkabel, yang kemudian menerapkan kredit ke akun karyawan. Ketika tagihan
karyawan tiba, karyawan membayar jumlah yang terhutang kurang dari jumlah kredit yang
didanai oleh pemberi kerja.

Michelin memilih layanan terkelola dari Cass Information Systems yang memungkinkan
perusahaan melakukan pembayaran langsung ke operator nirkabel. Sistem Informasi Cass adalah
penyedia terkemuka untuk transportasi, utilitas, limbah, dan manajemen biaya telekomunikasi
dan layanan intelijen bisnis terkait. Portal karyawan tunggal menangani pendaftaran perangkat
perusahaan dan BYOD dan menyediakan pelacakan dan pelaporan semua inventaris dan biaya
seluler dan terkait yang sedang berlangsung. Portal dapat secara otomatis mendaftarkan
karyawan, memverifikasi kelayakan pengguna, memastikan pengakuan kebijakan, dan
mendistribusikan kredit secara langsung ke akun nirkabel karyawan untuk jumlah layanan yang
mereka gunakan untuk pekerjaan mereka.

Sejak menerapkan versi BYOD-nya, Michelin Amerika Utara meningkatkan jumlah karyawan
yang dapat bergerak menjadi 7.000. Efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan telah
meningkat dari memperbarui teknologi dan fungsionalitas seluler yang tersedia bagi karyawan
dan memberi mereka pilihan dalam perangkat seluler dan paket operator nirkabel, Program ini
netral biaya. Michelin telah memperoleh diskon vendor baru di semua vendor nirkabel di
Amerika Serikat dan Kanada dan telah mengurangi biaya penggelaran setiap perangkat seluler
hingga lebih dari 30 persen.

Iftekhar Khan, direktur IT di Toronto's Chelsea Hotel, tetap kurang optimis. Dia percaya BYOD
mungkin bekerja untuk perusahaannya di jalan tetapi tidak dalam waktu dekat. Khan mencatat
bahwa industri perhotelan dan banyak lainnya masih menginginkan karyawan menggunakan
perangkat yang dimiliki perusahaan untuk laptop, tablet, atau ponsel cerdas apa pun yang
memerlukan akses ke jaringan perusahaan. Bisnisnya memiliki informasi sensitif dan
membutuhkan tingkat kendali itu. Meskipun hotel mungkin menghemat uang dengan BYOD,
pada akhirnya ini semua tentang produktivitas.

Manajemen di Rosendin Electric, kontraktor listrik Silicon Valley, khawatir BYOD akan
menjadi sakit kepala besar. Rosendin memiliki ribuan karyawan dan menyebarkan ratusan
smartphone, lebih dari 400 iPads, dan beberapa tablet Microsoft Surface. Perangkat seluler ini
telah sangat meningkatkan produktivitas perusahaan dengan memungkinkan karyawan memesan
peralatan dan persediaan di tempat di lokasi kerja atau memeriksa di tempat untuk melihat
apakah barang yang dipesan telah tiba. Namun, CIO Sam Lamonica tidak percaya BYOD akan
bekerja untuk perusahaan ini. Dia khawatir karyawan akan terlalu ceroboh menggunakan
aplikasi, cloud, dan perangkat teknologi. (Studi Aruba Networks terhadap 11.500 pekerja di 23
negara menemukan bahwa 60 persen berbagi pekerjaan dan perangkat pribadi mereka dengan
orang lain secara rutin, hampir 20 persen tidak memiliki kata sandi pada perangkat, dan 31
persen kehilangan data karena penyalahgunaan perangkat seluler. )

Lamonica merasa lebih percaya diri untuk melengkapi karyawan dengan perangkat milik
perusahaan karena mereka dapat lebih mudah dikelola dan diamankan. Rosendin menggunakan
perangkat lunak manajemen perangkat seluler (MDM) MobileIron untuk ponsel cerdas dan
tabletnya. Jika perangkat hilang atau dicuri, perangkat lunak MDM dapat menghapus perangkat
dari jarak jauh. Karena MobileIron memungkinkan Rosendin untuk memisahkan dan
mengisolasi aplikasi dan data bisnis dari aplikasi dan data pribadi, perusahaan memungkinkan
karyawan untuk menggunakan aplikasi konsumen tertentu dan menyimpan foto pribadi pada
tablet milik perusahaan. Rosendin menemukan bahwa karyawan perusahaan yang dapat
mempersonalisasikan iPad milik perusahaan lebih cenderung memperlakukan mereka sebagai
barang berharga, dan ini telah membantu menurunkan jumlah perangkat yang menjadi rusak atau
hilang. Perusahaan memiliki hak untuk menghapus perangkat jika hilang.

Keamanan seluler Rosendin tidak berbalut besi. Seorang karyawan mungkin dapat memasukkan
data perusahaan di akun Dropbox pribadinya alih-alih akun Box yang disahkan perusahaan.
Namun, MobileIron dapat mengenkripsi data sebelum masuk ke akun Dropbox, dan ini
menurunkan risiko. Dengan perangkat yang dimiliki dan dikelola perusahaan, Rosendin masih
mendapat manfaat dari diskon volume dari operator nirkabel dan tidak harus melakukan
pekerjaan ekstra yang terlibat dalam mengganti karyawan ketika mereka menggunakan
perangkat mereka sendiri untuk bekerja.

PERTANYAAN CASE STUDY

5- 14 Apa kelebihan dan kekurangan yang memungkinkan karyawan menggunakan smartphone

pribadi mereka untuk bekerja?
5- 15 Apa faktor manajemen, organisasi, dan teknologi yang harus diatasi ketika memutuskan
apakah akan mengizinkan karyawan menggunakan smartphone pribadi mereka untuk bekerja?

5- 16 Bandingkan pengalaman BYOD dari Michelin Amerika Utara dan Rosendin Electric.
Mengapa BYOD di Michelin bekerja dengan sangat baik?

5- 17 Mengizinkan karyawan untuk menggunakan smartphone mereka sendiri untuk bekerja

akan menghemat uang perusahaan. Apa kamu setuju? Mengapa atau mengapa tida