1. Apa yang dimaksud routine request ?

Jawaban

Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari
yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam
dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo,
yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit,
penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila
menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

A. (Pembuka)
1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan
tepat.
2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda
B.   (Isi).
1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting.
2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.
3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan
tindakan spesifik
C. (Penutup)
1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.
2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda
3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

2. Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan routine request ?

Jawaban :

Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim
dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan
pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian. Selain
pendekatan langsung, permintaan langsung dapat dilakukan dengan menggunakan
pendekatan Tanya-jawab

3. Bagaimana anda dapat merencanakan pesan-pesan positif ?

Jawab :
 Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan
goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu
dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan
komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

a. Ide-ide pokok yang jelas

b. Penjelasan rinci

c. Penutup surat

4. Sebutkan kebaikan dan kelemahan pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung?
Jawaban :

Kebaikan:

 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan :

 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

5. Apa pendekatan yang digunakan untuk membalas atau menjawab surat-surat /pesan-
pesan yang bersifat positif ?
Jawaban
untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang bersifat positif
tersebut dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang
positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan
pada orang lain.

6. Apabila potensial penjualan tercakup dalam menjawab permintaan informasi, maka apa
yang perlu anda perhatikan ?
jawaban
  Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pernyataan
 Mendorong penjualan yang akan datang
 Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan
yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

7. Mengapa dalam mengajukan kredit perlu referensi kredit ? berikan contohnya !

Jawaban :
surat referensi yang dibuat oleh pihak bank yang berisi keterangan tentang kepribadian
pihak yang pernah menjadi nasabahnya, baik kejujurannya, kedisiplinannya, tanggung
jawabnya, keadaan rekeningnya, dan lain-lain yang diperlukan. Bagi pihak peminta, surat
referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang dan
kemampuannya berkaitan dengan bidang usaha/niaga. Sehingga dapat dipergunakan
sebagi bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan dalam menjalin kerja sama,
pemberian pinjaman, kredit barang, dan sebagainya.

8. Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannnya?

Jawaban
Surat rekomendasi mempunyai beberapa manfaat berikut ini.

a. Bagi pihak yang meminta, surat rekomendasi berfungsi sebagai dukungan moral
karena isinya membenarkan, menguatkan terhadap hal-hal yang baik saja.

b. Bagi pihak yang memberi, surat rekomendasi berfungsi sebagai sarana untuk
menambah keakraban dan menjaga hubungan baik dengan pihak peminta.

c. Bagi pihak yang terkait (pihak ketiga), surat rekomendasi berfungsi sebagai alat untuk
mengetahui identitas, kepribadian, atau karakter seseorang yang disebutkan didalamnya.
Pada akhirnya surat rekomendasi dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan
diterima atau tidaknya orang tersebut dalam komunitasnya.