Inventarisasi Sarana dan Prasarana di Sekolah

http://silvyaeka12.blogspot.com/2016/04/inventarisasi-sarana-dan-prasarana-di.html Diposting oleh Silvya Eka

A.  Pengertian dan Tujuan Inventarisasi

Sebelum membahas tentang inventarisasi, kita perlu mengenal apa arti dari manajemen
sarana dan prasarana, yang menurut Barnawi dan Arifin (2013: 40) adalah segenap proses
dan pendayagunaan sarana dan prasarana agar mendukung tercapainya tujuan pendidikan
secara tepat guna dan tepat sasaran. Sebuah sekolah pasti memiliki banyak perlengkapan dan
peralatan pendidikan yang digunakan yang biasa disebut sarana dan prasarana, maka dari itu
perlu adanya pencatatan perlengkapan dan peralatan atau yang disebut barang baik habis
pakai maupun tahan lama tersebut agar pengelolaannya bisa lebih mudah. Lazimnya, proses
pencatatan ini biasa disebut dengan inventarisasi. Inventarisasi berasal dari kata inventaris
(Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Menurut
Bafadal (2014: 55) inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik
negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan dan pedoman-
pedoman yang berlaku. Sedangkan pengertian dari inventarisasi sarana dan prasarana
pendidikan menurut Minarti (2011: 263) adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang
milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut
ketentetuan dan tata cara yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor
Kep. 225/MK/V/4/1971 barang milik negara adalah berupa semua barang yang berasal atau
dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau sebagiannya, dari
Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barangnya
di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun daerah otonom, baik yang
berada di dalam maupun luar negeri. Proses pencatatan tersebut tidak hanya untuk barang
milik negara, tetapi juga untuk seluruh barang yang dimiliki sekolah, baik barang-barang
habis pakai maupun barang tahan lama. Menurut Minarti (2011: 264) barang inventarisasi
sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli
melalui dana dari pemerintah, DPP, maupun diperoleh sebagai penukaran, hadiah, atau hibah
serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar
mengajar.
Ada beberapa landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi perlengkapan
sekolah (Bafadal, 2014: 56), yaitu:
1.      Instruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991
2.      Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971, tertanggal 13 April
1971
3.      Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 Tahun 1971, tertanggal 23 Oktober
1971
4.      Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24 Mei 1980
Inventarisasi merupakan langkah awal yang harus dilakukan ketika menerima barang,
hal ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengelolaan barang-barang yang telah
dimiliki agar tertap terjaga dengan baik. Secara khusus menurut Minarti (2011: 264) berikut
tujuan dari inventarisasi:
1.      Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sara dan prasarana yang dimiliki suatu
sekolah.
2.      Untuk menghemat keuangan sekolah, baik dalam pengadaan maupun untuk pemliharaan dan
penghapusan sarana dan prasarana sekolah.
3.      Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk
materil yang dapat dinilai dengan uang.
4.      Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh
suatu sekolah.
Daftar inventarisasi barang yang disusun suatu organisasi yang lengkap, teratur dan
berkelanjutan dapat memberikan manfaat menurut Minarti (2011: 265), yakni sebagai berikut
1.      Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun
kebutuhan barang.
2.      Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan
pengadaan barang.
3.      Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
4.      Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih)
sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.
5.      Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian
barang.
B.  Cara Menginventarisasi Perlengkapan Sekolah
Adapun kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi dua hal menurut
Minarti (2011: 265-266), yaitu pencatatan perlengkapan dan pembuatan kode barang, berikut
adalah penjelasannya.
1.      Pencatatan Perlengkapan
 Tugas pengelola ialah mencatat semua perlengkapan yang ada atau yang dimilki oleh
lembaga dalam buku inventaris, baik itu barang yang bersifat inventaris maupun non
inventaris. Barang inventaris, seperti meja, bangku, papan tulis, dan sebagainya. Sedangkan,
barang non inventaris, seperti barang-barang yang habis pakai, misalnya kapur tulis, karbon,
kertas, dan sebagainya.
Pelaksanaan kegiatan pencatatan atau pengadministrasian barang inventaris dilakukan
dalam buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, buku catatan barang
non invetaris, daftar laporan triwulan, mutasi barang inventaris, daftar rekap barang
inventaris.
a.       Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik
negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
b.      Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris
menurut golongan barang yang telah ditentukan.
c.       Buku Catatan Non-Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai, sperti
kapur, pensil, penghapus, papan tulis, kertas ketik, tinta, dan sebagainya.
d.      Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tepat mencatat jumlah
bertambah dan/atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam
triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing
golongan inventaris.
e.       Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris
menurut golongan barangnya.
f.       Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan
jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi
barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1
April tahun anggaran berikutnya.
2.      Pembuatan Kode Barang
Kode barang merupakan sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan barang. Sandi atau
kode yang dipergunakan melambangkan nama atau urian kelompok/jenis barang adalah
berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu agar mudah diingat
dan kenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk
tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor kode
ini diusahakan agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang
secara langsung menangani pencatatan barang.
 Tujuannya adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua
perlengkapan,baik dilihat dari segi kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis dan
golongannya. Pada dasarnya, maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah
agar terdapat cara yang cukup mudah dan efesien untuk mencatat sekaligus untuk mencari
dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan
ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut, bentuk lambing, sandi, atau
kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok,
atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan pengelihatan dan ingatan orang
dalam mendaoatkan kembali barang yang diinginkan.
C.  Pelaporan Perlengkapan Sekolah
Dalam praktiknya, inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus ada
pelaporan ke instansi yang bertanggung jawab di atas sekolah. Salah satu contohnya adalah
mekanisme laporan triwulan mutasi barang inventaris menurut Minarti (2011: 268) dapat
dilihat pada bagan berikut............................................................................

              
 

DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2014. Manajemen Perlengkapan Sekolah: Teori dan Aplikasinya. Jakarta: PT
Bumi Aksara
Minarti, Sri. 2011. Manajemen Sekolah: Mengelola Lembaga Pendidikan Secara Mandiri.
Jogjakarta: Ar-Ruzz Media
Barnarwi. dan Arifin, M. 2013. Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. Jogjakarta: Ar-Ruzz
Media