MAKALAH

Penerapan Virtual Office sebagai Solusi Work From Home ditengah

Dampak Pandemi Covid-19

Disusun untuk memenuhi tugas Ujian Tengah Semester mata kuliah Sistem Informasi
Manajemen

Dosen Pengampu:

Yuki Firmanto, SE., MSA., Ak.

Disusun oleh:
Muhammad Raihan Reza Hariyono
185020301111069

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul " Peran Penting Sistem
Informasi Manajemen Dalam Menanggapi Covid-19" ini tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi nilai UTS
Bapak Yuki Firmanto, SE., MSA., Ak. pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Selain
itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang dampak COVID-19
terhadap perkembangan SIM bagi para pembaca dan juga bagi penulis.
Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak Yuki Firmanto, SE., MSA., Ak.,
selaku Dosen Sistem Informasi Manajemen yang telah memberikan tugas ini sehingga
dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya
tekuni.
Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini. Saya
menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Malang, 15 Mei 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................i
DAFTAR ISI........................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................................3
BAB III PENUTUP..............................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................................10
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kemunculan sebuah virus menular yakni Covid-19 pada akhir 2019 silam sangat
mempengaruhi kondisi perekonomian negara Indonesia. Tingkat penularan yang masif
beserta potensi kematian yang tidak bisa diremehkan, menyebabkan pemerintah
Indonesia dan banyak perusahaan kelimpungan. Perusahaan dihadapkan pada kondisi
yang sulit, mereka harus tetap beroperasi agar memperoleh pemasukan, namun di sisi
lain mereka juga harus menjaga agar karyawan mereka tidak tertular virus ini. Karena
sebagaimana kita tahu, satu orang saja tertular, maka orang-orang disekitarnya juga
berpotensi tertular dan langsung menyandang status ODP (Orang Dalam Pemantauan).
Hal ini tentu menimbulkan dilema bagi perusahaan, di sisi lain pemerintah pun juga
menyadari, apabila seluruh perusahaan tidak beroperasi karena Covid-19 ini, maka
perekonomian negara terancam.
Akhirnya pemerintah mengeluarkan himbauan untuk menerapkan kebijakan
Work From Home untuk seluruh perusahaan swasta maupun milik negara, tanpa
terkecuali organisasi pemerintahan itu sendiri. Kebijakan Work From Home ini
mengharuskan perusahaan untuk merubah sistem kerja manual menjadi sebuah
sistem baru yang kita kenal dengan virtual office. Sistem virtual office ini pada awalnya
didesain untuk sebuah organisasi/perusahaan yang bersifat tersentralisasi, dimana
hanya ada satu pengambil keputusan di pusat, namun memiliki tim-tim yang tersebar
luas dan berjauhan. Dengan mengadopsi konsep office automation dan memanfaatkan
komputer sebagai perangkat penunjang utama, virtual office dapat menjadi solusi
utama bagi perusahaan yang ingin tetap beroperasi ditengah Covid-19 ini. Meskipun
tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem virtual office, terutama perusahaan
manufaktur yang memiliki banyak buruh, setidaknya sistem virtual office ini bisa
digunakan dalam perusahaan jasa dan beberapa instansi pemerintah.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
 1. Bagaimanakah dampak Covid-19 terhadap sistem informasi yang diterapkan
perusahaan?
2. Bagaimanakah dampak keberadaan virtual office dalam dunia bisnis?
3. Bagaimanakah cara mengimplementasikan sistem virtual office dalam dunia bisnis?

C. Tujuan Makalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, berikut adalah tujuan penulisan makalah:
1. Untuk mengetahui dampak Covid-19 terhadap sistem informasi yang diterapkan
perusahaan?
2. Untuk mengetahui bagaimanakah dampak keberadaan virtual office dalam dunia
bisnis.
3. Untuk mengetahui cara mengimplementasikan sistem virtual office dalam dunia
bisnis.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Dampak Covid-19 terhadap Sistem Informasi Perusahaan

Kalangan pengusaha menilai virus corona telah membawa dampak negatif besar
terhadap perekonomian Indonesia. Sejumlah pemutusan hubungan kerja (PHK) mulai
terjadi. Bahkan ada kemungkinan karyawan tunjangan hari raya (THR) tak bisa
dibayarkan dan menjadi perhatian belakangan ini.
Pasalnya, virus corona telah menggangu mata rantai produksi industri sehingga
perputaran bisnis tak lancar, sementara kewajiban para pengusaha tetap harus
berjalan. Wakil Ketua Umum Dewan Pertimbangan Kadin DKI Jakarta Sarman
Simanjorang menyebut bukan tidak mungkin pengusaha tidak mampu membayar THR
sepenuhnya karena dampak corona atau covid-19 sudah sangat memukul sektor
usaha.
Perusahaan-perusahaan besar terpaksa merubah sistem kantoran manual
menjadi sebuah sistem virtual office akibat keberadaan covid-19. Perusahaan
diharuskan mengubah dan menyesuaikan sistem informasi mereka dengan
mengadopsi office automation untuk mendukung sistem virtual office dalam rangka
work from home. Namun, pada kenyataannya tidak semua perusahaan mampu
mengaplikasikan sistem virtual office dalam operasional mereka, tidak semua
divisi/bagian dapat menerapkan work from home. Sehingga tentu saja operasional
perusahaan sangat terhambat.

B. Dampak Keberadaan Virtual Office dalam Dunia Bisnis

Kantor maya (virtual office) merupakan suatu bangunan kantor yang
menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon, layanan faks, dan layanan
web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang
memungkinkan jaringan rekan kerja untuk menjalankan usaha secara efisien dengan
menggunakan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses data dari
perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan
internet.
 Virtual office ini beranggotakan tim-tim yang saling bekerjasama yang disebut
dengan tim maya atau tim yang terpisah secara geografis (GDT) yaitu sekelompok
orang yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi
diperkuat oleh link webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka
organisasi boleh untuk menyewa dan mempertahankan orang-orang terbaik tanpa
memperhatikan lokasi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga
mereka mungkin tidak pernah bertemu muka. Namun sebagian besar tim akan
bertemu pada suatu waktu. Virtual tim ini tidak berarti teleworker karena banyak tim
virtual dalam organisasi terdiri dari karyawan baik yang bekerja dirumah dan
kelompokkelompok kecil di kantor.
Tujuan Kantor Virtual adalah sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja
yang berujung pada penekanan biaya yang salah satunya adalah pengurangan
penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan
penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang
kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi
perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan
perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual
seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang
sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak
secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

C. Mengimplementasikan Virtual Office dalam Dunia Bisnis

Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA (Office
Automation). OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan
penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer.
Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi
pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat
mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan
komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang
bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak
hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga
menawarkan kemampuan komunikasi model baru.
 Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran
komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala
sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah
data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi.
Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek
atau lebih. Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam
dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam
OA.

 Komponen database dalam OA

Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari
seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun
output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan
dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager
sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus
melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi:
 Mendapatkan data
  Memanipulasi data
 Menyimpan Data
 Menyiapkan dokumen
 Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas
adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda. Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah:
 Word processing
 Electronic and voice mail
 Computer calendaring
 Audio conferencing
 Video conferencing
 Computer conferencing
 FAX
 Videotex
 Imaging
 Desktop publishing
Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang
terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab
telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya,
tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
 Konsep kantor maya (virtual office) dapat menjadi jawaban permasalahan
keterbatasan perusahaan yang harus tetap beroperasi meskipun harus merumahkan
karyawannya sebagai bentuk kepatuhan terhadap kebijakan work from home
pemerintah di tengah-tengah pandemic Covid-19 seperti saat ini. Kantor maya (virtual
office) telah dikembangkan sejak awal permulaan tahun 90-an hingga saat ini. Kantor
maya sendiri memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan, diantaranya yaitu
mengurangi biaya fasilitas dan peralatan, mempercepat arus informasi, mengurangi
jumlah PHK, dan dapat memberikan kontribusi sosial.
Agar dampak menguntungkan tersebut dapat terjadi, maka setiap orang harus
berperan serta secara aktif. Para pekerja di semua tingkatan harus memiliki
pengetahuan dan keahlian yang diperluakan untuk berhasil dalam kantor maya dan
organisasi maya. Untuk memperoleh tingkat kemampuan yang tinggi itu, peranan
lembaga pendidikan sangat penting pada semua tingkatan, dan pemerintah harus
mendorong perubahan tersebut.

B. Saran
Penulis tentunya masih menyadari jika makalah diatas masih terdapat banyak
kesalahan dan jauh dari kesempurnaan. Penulis akan memperbaiki makalah tersebut
dengan berpedoman pada banyak sumber serta kritik yang membangun dari para
pembaca.
DAFTAR PUSTAKA

McLeod, Raymond. Jr. & Schell, George. 2007. Management Information Systems (10th
ed). New Jersey: PEARSON.
Laudon, Kenneth. C. & Laudon, Jane. P. 2011. Management Information Systems (8th ed).
New Jersey: PEARSON.
Pasharibu, Y., H. Sunarto, A. Sugiarto, dan Y. B. R. Silintowe. 2013. University management
information system: Is that supportive enough and is it already integrated?
Proceedings The 2nd International Conference on Information Systems for Business
Competitiveness: 192–195.
Piccoli, G., dan B. Ives. 2005. IT-dependent strategic initiatives and sustained competitive
advantage: A review and synthesis of the literature. MIS Quarterly. Vol.29 No.4
(December): 747–776.
Chaabouni, A., dan T. Abdelfattah. 2014. Usage d’un système ERP (Enterprise Resource
Planning) au sein de deux PMI Tunisiennes: analyse basée sur la théorie de la gestion
des connaissances. Revue Des Sciences De Gestion. Vol.49 No.266: 99–108.