Administrasi Peserta Didik
Novela Ernita
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : novelaernita17@gmail.com
Abstrak—The purpose of student administration is to
organize the activities of students from starting to enter school.
This article is structured with systematic methods and steps to
facilitate research. In this article, the researcher uses the
literature study method by collecting literature (material
materials) sourced from books, journals, and other sources
related to the science of Educational Administration.
Administration of students is an activity of recording students
from the admissions process until students graduate from school
or out of school transfer or other causes. In the administration of
students there is a process carried out by the administrator,
namely the activity of the beginning of the school year, during the
school year and the end of the school year. Instruments in
student administration are master books, book clusters, student
condition lists, student attendance books and student file storage
files. In administration the teacher acts as a new student selection
committee, plays a role in making it easier for students to adapt
to the school environment, recording and controlling student
attendance, conducting competency tests, creating an atmosphere
that motivates students, creating good school / classroom
discipline, and carrying out guidance career and graduate search
Keywords—( processes, instruments, roles )
I. PENDAHULUAN
Administrasi peserta didik adalah seluruh proses kegiatan
yang direncanakan dan diusahkan secara sengaja serta
bimbingan secara kontiniu terhadap seluruh peserta didik
dalam lembaga pendidikan yang bersanggkutan agar dapat
mengikuti proses belajar mengajar secra efektif dan efesien.
Bahkan dapat dinyatakan pula menurut (Suranta, 2017) bahwa
administrasi adalah upaya mencapai tujuan secara efektif dan
dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja
sama. Sedangkan pendidikan menurut UUDPN 1989 adalah
usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik melalui kegaitan
bimbingan pengajaran dan latihan bagi peranannya di masa
yang akan datang.
Sebagai anggota masyarakat sekolah, siswa mempunyai
hak yaitu untuk memperoleh pelajaran, mengunakan fasilitas
serta memperoleh bimbingan dari sekolah. Selain itu siswa
juga menaati segala aturan di sekolah. Hanya dengan kita
mengetahui keadaan siswa tersebut kita juga dapat
memberikan pembelajaran kepada mereka dengan
menghubungkan antara hak dan kewajiban mereka di sekolah.
Komponen kesiswaan keberadaannya sangat dibutuhkan di
dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan di sekolah, oleh
karena itu keberadaan siswa tidak hanya sekedar memenuhi
kebutuhan saja, akan tetapi merupakan bagian lembaga
pendidikan sekolah, dapat diartikan bahwa dibutuhkan
manajemen kesiswaan yang bermutu bagi sekolah itu sendiri.
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : hadeafriansyah@fip.unp.ac.id
Sehingga siswa dapat tumbuh dan berkembang sesuai dengan
potensi, kecerdasan intelektual dan kewajiban peserta didik.
Hal ini tentu membutuhkan banyak tenaga dan sumber daya
manusia apabila dilakukan dengan personil atau pegawai
sekolah saja, namun jika sekolah menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi yang ada maka segala aktivitas
dapat dilakukan dengan efektif dan efesien. (Rizki, 2014)
Dalam hal ini pengelolaan peserta didik menurut Hendayat
Soetopo danWasty Soemanto (1982) adalah merupakan suatu
penataan atau pengaturan segala sktivitas yang berkaitan
dengan peserta didik, yaitu dari mulai masuknya peserta didik
sampai dengan keluarnya peserta didik tersebut dari suatu
sekolah. Dengan demikian pengelolaan pesrta didik itu
bukanlah dengan bentuk pencatatan/pengeloaan data peserta
didik saja, melainkan meliputi aspek yang lebih luas, yang
secara operasional dapat dipergunakan untuk membantu
kelancaran upaya pertumbuhan dan perkembangan peserta
didik melalui proses pendidikan di sekolah.(Achmad, n.d.)
Tujuan administrasi peserta didik itu sendiri adalah
mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk
sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan peserta didik
tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar
mengajar baik intra maupun ekstrakurikuler, sehingga
memberikan kontribusi baik pencapaian visi, misi, dan tujuan
sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan.
(Risnawati, 2014)
II. METODE PENELITIAN
Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan metode dan
langkah-langkah yang sistematis untuk memudahkan dalam
melakukan penelitian. Pada artikel ini, peneliti menggukan
metode studi literatur dengan cara mengumpulkan literatur
(bahan-bahan materi) yang bersumber dari buku, jurnal, dan
sumber lainnya terkait ilmu tentang Administrasi Pendidikan.
Metode literatur yang berhubungan dengan topik yang
diminati dapat membantu mempermudah dalam merumuskan
masalah penelitian. Metode literatur ini bertujuan untuk
membantu kita menemukan wawasan, kebenaran dan juga titik
terang dari masalah yang akan diselasaikan. Sebagai petunjuk
yang praktis sebaiknya mengunakan buku-buku denga tanggal
hak cipta terbaru. Semakin baru sebuah buku ditulis maka
semakin besar wawasan dan kebenaran yang diperoleh.
1
 III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Peserta didik/Kesiswaan
Siswa merupakan unsur yang sangat penting dalam
kegiatan pendidikan dan juga pengajaran di sekolah. Lembaga
pendidikan didirikan guna untuk kepentingan siswa.
Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan
suatu kelompok dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
tertentu. Sedangkan peserta didik menurut KBBI berarti orang
yang sedang belajar. Jadi dapat disimpulkan bahwa
administrasi peserta didik merupakan proses yang dilakukan
oleh suatu kelompok dalam upaya mengelola peserta didik
untuk mencapai tujuan pendidikan.
Administrasi peserta didik ini merupakan bagian dari
kegiatan administrasi yang dilaksanakan di sekolah guna
untuk mencapai tujuan pendidikan yang diharapkan.
Administrasi peserta didik meliputi pengelolaan penerimaan
siswa baru, pengelolaan bimbingan dan juga penyuluhan,
pengelolaan kelas serta pengelolaan data tentang siswa dan
sebagainya.
Selanjutnya mengenai konsep admisnistrasi peserta didik,
ada beberapa pendapat ahli tentang pengertian peserta
didik/siswa antara lain:
1. Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992 : 113) administrasi
pesrta didik adalah “proses pengurusan serta layanan
dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu
sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid
baru, pembinaan selama murid berada di sekolah,
sampai dengan murid menamatkan pendidiknya”.
2. Menurut Suharsimi, dkk (2008 : 57) administrasi
siswa sendiri dapat di definisikan sebagai “pencatatan
siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa
tersebut lulus dari sekolah yang disebabkan karena
tamat atau sebab lain”
3. Menurut Asnawir (2005 : 167) administrasi kesiswaan
merupakan “bagian dari kegiatan administrasi yang
dilaksankan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang
dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya
proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efesien
guan tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan”.
(Suranta, 2017)
Jadi administrasi peserta didik adalah proses pengurusan
sarta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di
suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru,
pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan
murid menamatkan pendidikannya.
Administrasi peserta didik dilaksankan melalui upaya
menciptakan suasana yang kondusif untuk terjadinya proses
balanja yang efektif. Tugas kepala sekolah dan para guru
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang
dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas
kewenangan, keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah
yang berlaku.
Administrasi peserta didik merupakan kegiatan pencatatan
murid dari proses penerimaan hingga murid tamat dari sekolah
atau keluar kerena pindah sekolah atau sebab lain.
(Afriansyah, 2019)
B. Proses Administrasi Pendidikan
Dalam penerimaan siswa baru perlu dilakukan proses
seleksi dan juga pencatatan siswa yang memasuki sekolah
setelah para calon siswa tersebut memahami persyaratan yang
ditentukan oleh pihak sekolah. Kegiatan yang dilaksankan
dalam rangka administrasi peserta didik dibagi menjadi 3
tahap yaitu kagiatan administrasi pada awal tahun
pembelajaran, administrasi selama tahun pembelajaran dan
administrasi tahun pembelajaran. Dalam penerimaan siswa
baru perlu dilakuakan proses seleksi dan pencatatan siswa
yang memasuki sekolah atau lembaga pendidikan setelah para
calon siswa tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan
oleh sekolah.
1) Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan awal tahun pembelajaran yang dilakukan setiap
sekolah adalah melaksanakan penerimaan murid baru.
Penerimaan murid yang memasuki persyaratan-persyaratan
yang ditentukan oleh sekolah. (Afriansyah, 2019)
Dalam penerimaan murid baru ada beberapa kegiatan yang
harus dilakukan yaitu : pada proses perencanaan terdapat
berbagai tahapan dalam yaitu : penetapan daya tampung
sekolah
dapat dilakukan dengan formula :
DYT = BB × MB
Keterangan :
DYT = daya tampung
BB = banyaknya bangku
MB = muatan bangku
ATK = anak tinggal kelas
a) Penetapan syarat calon siswa
Dengan syarat yang sudah ditetapkan biasanya oleh
Depdikbud dan dijadikan pedoaman bagi sekolah.
b) Penetapan panitia penerimaan siswa baru (Suranta,
2017)
2) Selama tahun pelajaran
Kegiatan setelah murid diterima di sekolah adalah
membina murid tersebut sehingga berkembang sesuai dengan
2
kemampuannya sesuai dengan tujuan sekolah. Pembinaan
dilakukan agar murid dapat menyesuaikan diri dengan
tuntutan sekolah. Dengan pemahaman terhapat lingkungan itu
diharapkan dapat tercipta suatu keadaan dimana murid lebih
tertib dan lebih mementingkan tugas-tugas belajarnya,
dibandingkan dengan kegaitan pribadi lainnya di sekolah .
(Afriansyah, 2019)
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka
pembinaan murid ini adalah :
a) Orientasi untuk murid baru
Orientasi siswa baru mencakup kegiatan hari pertama
sekolah, Masa Orientasi Siswa (MOS)
b) Peraturan kehadiran murid
Kehadiran peserta didik di sekolah adalah kehadiran dan
keikutsertaan peserta didik secara fisik dan mental terhadap
aktivitas sekolah dan jam-jam efektif di sekolah.
c) Promosi dan mutasi murid
Promosi dan mutasi merupakan salah satu fase dalam
pembinaan siswa. Promosi merupakan perpindahan siswa dari
satu kelas ke kalas lain yang lebih tinggi setelah memenuhi
persyaratan tertentu. Mutasi adalah perpindahan siswa dari
satu sekolah ke sekolah lainnya karena alasan tertentu.
d) Tata tertib sekolah
Salah satu alat untuk melatih kedisiplinan siswa.
e) Ganjaran dan hukuman
Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang
diterima murid kerena prestasinya dalam berusaha untuk
mengerjakan sesuatu. Hukuman adalah imbalan yang tidak
menyenagkan yang harus diterima murid akibat tingkah laku
mereka dinilai sekolah tidak pada tempatnya.(Risnawati,
2014)
3) Akhir tahun pelajaran
Adapun kegiatan pada akhir tahun yaitu pelaksanaan ujian
seperti Ujian Nasional dan Ujian Akhir Semester.
Administrasi yang dilakukan berhubungan dengan kegiatan
tersebut diantaranya :
a) Pelaksanaan Ujian Nasional
b) Kenaikan kelas
C. Instrumen Administrasi Peserta Didik
Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya
administrasi peserta didik maka perlu ditunjang oleh berbagai
instrumen. Instrumen yang dimaksud antara lain berupa buku-
buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
data dan informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun
instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain :
1) Buku induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya
memuat semua informasi yang dianggap langkap mengenai
keadaan siswa. Informasi tersebut dapat meliputi identitas
pribadi siswa sampai pada informasi nilai-nilai hasil belajar
yang diperoleh siswa selama belajar disekolah yang
bersangkutan. Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh
setiap sekolah karena melalui buku induk ini akan dapat
diketahui berapa jumlah siswa yang terdaftar, identitas siswa
secara lengkap.
2) Buku klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat
data murid yang penting-penting. Pengisiannya dapat diambil
dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk. Daftar nilai
juga tercatat. Keutamaan umum buku klaper adalah untuk
memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui
nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper
karena nama murid disusun menurut abjad.
3) Buku/ keadaan siswa
Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan
siswa di sekolah. Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu
sekolah akan terus teridentifikasi setiap bulannya.
4) Daftar hadir siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan
keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah.
5) File penyimpanan berkas siswa
Berkas-berkas yang sifatnya telepas-lepas perlu diarsipkan
dengan baik oleh sekolah, misalnya fotocopy sttb, akte
kelahitan, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua
berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok masing-
masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila
diperlukan.(Afriansyah, 2019)
Selain itu menurut (Suranta, 2017) mengatakan bahwa
catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas 2 yaitu :
1) Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi:
a) Buku induk
b) Buku klaper
c) Catatan tata tertib sekolah
Yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat
umum dan khusus, ada yang dari pemerintah
ada yang dari sekolah itu sendiri)
2) Catatan siswa untuk masing – masing kelas, yaitu :
3
 a) Buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku
induk
b) Buku presensi kelas
c) Buku catatan BK
d) Buku catatan prestasi murid meliputi buku
daftar nilai dan buku lagger
e) Buku raport
f) Buku mutasi
D. Peran Guru Dalam Administrasi Peserta Didik
Siswa merupakan salah satu sub-sistem yang penting
dalam sistem pengelolaan pendiidkan di sekolah menengah .
administrasi peserta didik dilakukan agar transformasi siswa
menjadi lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidik yang
ditetapkan, dapat berlangsung secara efektif dan efisien.
Administrasi peserta didik merupakan proses pengurusan
segala hal yang berkaitan dengan siswa di suatu sekolah.
Dalam administrasi peserta didik guru lebih banyak berperan
secara tidak langsung. Dimana peranan guru dalam
administrasi peserta didik yaitu :
1) Sebagai panitia penerimaan murid baru
2) Berperan dalam memudahkan murid agar dapat
beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah
3) Mencatat setiap kehadiran murid secara kontiniu dan
teliti
4) Menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi
siswa untuk berpretasi tinggi
5) Menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik
Menurut (Afriansyah, 2019) adapun peranan guru dalam
pengelolaan murid yaitu :
1. Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru,
dengan menunjuk mereka sebagai panitia penerimaan
yang dapat melaksankan tugas-tugas teknis mulai dari
pencatatan, penerimaan sampai dengan pelaporan
peaksanaan tugas
2. Peranan guru besar dalam masa orientasi dipegang
oleh guru klas satu, disamping kepala sekolah. Tugas
guru adalah membuat murid dapat lebih cepat
beradaptasi dengan lingkungan sekolah. Peranan guru
dalam hal ini sangat penting
3. Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru pun
mempunyai andil yang besar
4. Guru harus mampu menciptakan suasana yang
mendorong timbulnya motivasi murid untuk
senantiasa berprestasi tinggi.
5. Guru juga harus berperan besar dalam menciptakan
disiplin sekolah atau kelas yang baik, karena di
sekolah merupakan masa pembentukan disiplin, guru
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
diharapkan mampu menjadi contoh atau panutan bagi
mutid-muridnya.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa peran guru dalam administrasi pesera didik adalah
sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru, berperan
dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingungan
sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa,
melakukan uji kompetensi, menciptakan disiplin sekolah/kelas
yang baik, dan melaksankan bimbingan karir serta
penelusuran lulusan.
IV. KESIMPULAN
Administrasi peserta didik merupakan kegiatan
pencatatan murid dari proses penerimaan hingga murid tamat
dari sekolah atau keluar karena pindah sekolah atau sebab lain.
Dalam administrasi peserta didik ada proses yang dilakukan
administrator yaitu kegiatan awal tahun pelajaran, selama
tahun pelajaran dan akhir tahun ajaran. Instrumen dalam
administrasi pesera didik adalah buku indik, buku klaper, buku
daftar keadaan siswa, buku hadir siswa dan file penyimpanan
berkas siswa. Dalam administrasi peserta didik guru berperan
sebagai panitia penyeleksi penerimaan sisw baru, berperan
dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan
sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa,
melakukan uji kompetensi, menciptakan disiplin suasana yang
menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin
sekolah/kelas yang baik, dan melaksankan bimbingan karir
serta penelusuran lulusan.
Daftar Pustaka
Achmad, D. (n.d.). Pengelolaan Peserta Didik. Retrieved from
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI
_PENDIDIKAN/197106092005011-
DEDY_ACHMAD_KURNIADY/
Pengelolaan_Pendidikan_Teori/
PENGELOLAAN_PESERTA_DIDIK.pdf
Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan Proses Administrasi
Peserta Didik. (Padang). Retrieved from
http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?
id=80288&chapterid=1039
Risnawati. (2014). ADMINISTRASI DAN SUPERVISI
PENDIDIKAN. (Yogyakarta). Retrieved from
http://repository.uin-suska.ac.id/10370/1/Adm dan
Supervisi Pendidikan.pdf
Rizki, F. A. (2014). PEMANFAATAN TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM
ADMINISTRASI KESISWAAN DI SMA NEGERI 62
JAKARTA (2013). (Jakarta).
Suranta, S. (2017). Administrasi Peserta Didik. Retrieved
from
http://syahsurantaputri.blogspot.com/2017/05/administra
si-peserta-didik.html
4