PROSES ADMINISTRASI PESERTA DIDIK
Vivi Alamini (17033072)
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail :vivialamini08@gmail.com
The purpose of this article is to fulfill
the final assignment of education
administration and supervision courses and
also to add a little knowledge to the reader
regarding the Student Administration
Process. The writing technique used in this
article is the literature study method, namely
by collecting materials and theories
originating from books, journals and other
sources related to the Student
Administration Process. Student
administration is a process of managing and
providing services to participants. students
who are related to the needs of students
during school starting from their admission
to school, their coaching during school and
until students complete their studies at the
school.
Kata kunci yang terkait dari materi
Proses Administrasi Peserta Didikini
meliputi
perencanaan,penetapan,orientasi,penerimaan
pengaturan, pembinaan dengan
menggunakan dan memanfaatkan fasilitas
yang tersedia untuk mencapai tujuan
pendidikan yang efektif dan efisien.
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail :hadeafriansyah@fip.unp.ac.id
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan adalah suau proses
usaha sadar mempelajari pengetahuan,
keterampilan suatu kelompok yang nantinya
diwariskan kegenerasi selanjunya melalui
kegiatan bimbingan pengajaran dan latihan
bagi peranannya di masa yang akan datang.
Administrasi pendidikan merupakan
suatu proses pengurusan dan pemberian
layanan yang dilakukan oleh sekelompok
orang terkait dengan segala yang dibutuhkan
dalam suatu oragnisasi untuk mencapai
tujuan dari oragnisasi tersebut. Dengan kata
administrasi pendidikan dapat diartikan
suatu sistem yang terpaut dengan organisasi.
Bahkan dapat dinyatakan pula bahwa
Administrasi adalah suatu upaya mencapai
tujuan secara efektif dan efisien dengan
menggunakan fasilitas yang tersedia dan
memanfaatkan orang-orang dalam suatu
pola kerja sama untuk tercapainya tujuan
bersama.
Dalam administrasi pendidikan siswa
merupakan unsur utama yang sangat penting
dalam kegiatan pengajaran disekolah untuk
tercapainya tujuan pendidikan. Lembaga
pendidikan didirikan untuk kepentingan
peserta didik itu sendiri sebagai tonggak
generasi penerus bangsa selanjutnya di masa
1
depan.Karena generasi muda terutama
peserta didik adalah cerminan bagaimana
berdirinya suatu bangsa dimasa yang
akandating apakah akan maju dan baik atau
malah sebaliknya itu tergantung dari
bagaimana generasi itu menanggapi dan
menghadapinya. Oleh sebab itu
keterlaksanaannya perlu diperhatikan mulai
dari perencanaan penerimaan peserta didik,
penetapan diterimanya peserta didik, masa
orientasi yang akan diberikan kepada peserta
didik,pengaturan yang harus peserta didik
lakukan selama sekolah serta pembinaan
yang akan diberikan kepada peserta didik
selama dia menuntut ilmu dan sampai
peserta didik menamatkan study nya
disekolah, semua proses administrasi
pendidikan tersebut harus dilakukan sesuai
dengan prosedurnya agar tidak ada
penyelewengan dalam pendidikan sehingga
ketercapaian tujuan dalam pendidikan juga
dapat dicapai dengan baik.
Maka dari itu, sebagai calon
pendidik dimasa akan dating, agar mampu
melakukan administrasi yang baik bagi
siswanya sehingga proses pembelajaran
berjalan dengan baik tanpa terkendala, untuk
dapat melakukannya dengan baik maka
pendidik perlu memahami tentang proses
administrasi pendidikan perserta didik
tersebut. Dari latar belakang tersebut, maka
penulis mencoba membuat sebuah artikel
yang membahas tentang Proses Administrasi
Peserta Didik.
B. Tujuan
Adapun tujuan penulis membuat
artikel ini adalah untuk memenuhi tugas
akhir pada mata kuliah Administrasi dan
Supervisi Pendidikan.Dan juga untuk
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
menambah pengetahuan khususnya bagi
penyusun dan umumnya bagi para pembaca,
mengenai Proses Administrasi Pendidikan.
II. METODE PENELITIAN
Berbagai kajian tentang teori ilmiah
memang harus dikembangkan agar setiap
ilmu pengetahuan yang terkait dengan teori
dan materi tersebut terus berkembang sesuai
dengan perkembangan zamannya sehingga
teori – teori tersebut terus dapa digunakan
sesuai dengan zamannya.Untuk memperoleh
kajian materi yang akurat penulis harus
melakukan penelitian guna untuk
membuktikan segala hipotesis – hipotesis
yang berkaitan dengan materi.Dalam
melakukan penelitian penulis harus
mengikuti langkah-langkah dalam metode
penelitian yang dilakukan seper hal nya
dalam materi ini penulis menggunakan
metode literature dimana penulis
mengumpulkan informasi – informasi dari
berbagai sumber yang akurat seperti jurnal,
buku-buku terbaru dan sumber lainnya yang
akurat terkait dengan materi yang dibahas
oleh penulis.
III. KAJIAN TEORI DAN
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Pendidikan
Administrasi peserta didik adalah
suatu proses pengurusan serta pelayanan
dalam hal-hal yang berkaitan dengan peserta
didik di suatu sekolah mulai dari
perencanaan penerimaan murid baru,
pembinaan peserta didik selama berada di
sekolah, sampai dengan peserta didik
menamatkan pendidikannya disekolah.
2
 Administrasi peserta didik
dilaksanakan upaya menciptakan
suasanamengajar yang kondusif dan proses
belajar yang efektif. Tugas pendidik
disekolah adalah memberikan layanan
kepada peserta didik dengan
memperlihatkan apa yang dibutuhkan,
dirasakan dan dicita-citakan peserta didik
dalam batas kewenangan, keinginan serta
peraturan dan ketentuan sekolah yang
berlaku.
Administrasi peserta didik
merupakan kegiatan pencatatan murid dari
proses penerimaan hingga murid tamat dari
sekolah atau keluar karena pindah sekolah
atau sebab lain.
Selanjutnya pengertian administrasi
pendidikan menurut beberapa ahli:
1. Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992 : 113)
mengatakan bahwa administrasi peserta
didik adalah “ suatu proses pengurusan
dan layanan dalam hal yang berkaitan
dengan murid di sekolah mulai dari
perencanaan penerimaan murid baru,
pembinaan murid selama berada di
sekolah, sampai murid menamatkan
pendidikannya “.
2. Menurut Suharsimi, dkk ( 2008 : 57 )
administrasi peserta didik adalah
“pencatatan tentang peserta didik mulai
dari proses penerimaan hingga siswa
tersebut lulus dari sekolah baik karena
tamat atau hal lainnya.”
3. Menurut Asnawir ( 2005 : 167 )
administrasi peserta didik merupakan “
bagian dari kegiataan administrasi yang
dilaksanakan di sekolah, berupa
kerjasama yang dilakukan antar
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
pendidik guna tercapainya tujuan
pendidikan yang diharapkan “.
4. M. Dachnel kamars (2004: 3)
berpendapat bahwa administrasi adalah
proses menyelesaikan suau hal secara
berkelompok untuk mencapai tujuan
bersama secara efektif dan efisien.
5. Menurut nurhadi (dalam hadiyanto, 2014:
28) administrasi pendidikan adalah
suatu rangkaian kegiatan proses
pengelolaan usaha kerjasama suatu
kelompok yang tergabung dalam
organisasi pendidikan untuk mencapai
tujuan pendidikan yang telah ditetapkan
sebelumnya agar efektif dan efesien.
6. Sedangkan Ngalim purwanto (2010: 3)
berpendapat bahwa administrasi
pendidikan adalah segenap proses
pengarahan dan pengintegrasian segala
sesuatu, baik personel, spiritual maupun
material, untuk mencapai tujuan
pendidikan.
Dari berbagai ulasan di atas tentang
administrasi pendidikan dapat disimpulkan
bahwa administrasi peserta didik adalah
suatu proses dan kegiatan yang dilakukan
terhadap peserta didik mulai dari
perencanaan penerimaan peserta didik
sampai peserta didik menamatkan
pendidikannya guna mencapai tujuan
pendidikan secara efektif dan efisien.
B. Proses Administrasi Pendidikan
Menurut Sutisna ( 1991 : 56 ) adapun
proses administrasi peserta didik adalah :
1) Perencanaan dan penerimaan siswa baru
Dalam perencanaan ada beberapa
kegiatan yang dilakukan pendidik yaitu :
3
 (a) Penetapan daya tampung sekolah,
Dapat dilakukan dengan formulanya :
DYT = BB x MB – ATK
Keterangan :
DYT = daya tampung
BB = banyaknya bangku
MB = muatan bangku
ATK = anak tinggal kelas
(b) Penetapan syarat calon siswa,
Syarat ini biasanya sudah ditetapkan
oleh Depdikbud dan dijadikan pedoman
bagi sekolah – sekolah
(c) Penetapan panitia penerimaan siswa
baru,
2) Orientasi siswa baru
Ada beberapa kegiatan yang
dilaksanakan pada orientasi, yaitu:
(a) Memperkenalkan fasilitas sekolah
(b) Memperkenalkan civitas akademika
(c) Memperkenalkan program sekolah
3) Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
Dengan menegaknya disiplin yang
baik di sekolah dan siswa patuh akan tata
tertib sekolah.
4) Pembinaan Kesiswaan
Pembinaan untuk siswa ini dapat
dilakukan melalui empat jalur yaitu
organisasi kesiswaan, latihan
kepemimpinan, kegiatan ekstrakurikuler,
dan kegiatan wawasan wiyata mandala.
Selanjutnya menurut Sutjipto, dkk
( 1991/1992 : 48 ) mengemukakan proses –
proses dari administrasi murid adalah :
1) Penerimaan murid,
Kegiatannya adalah penetapan daya
tamping peserta didik, penetapan
syarat – syarat murid baru, dan
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
pembentukan panitia / petugas
penerimaan murid baru
2)Pembinaan murid,
Pada proses ini adalah orientasi
untuk murid baru, peraturan
kehadiran murid, pencatatan murid
di kelas, pembinaan disiplin murid,
pemberian ganjaran dan hukuman.
3) Promosi dan mutasi.
4) Pemberhentian murid dari sekolah.
Selanjutnya menurut Mulyasa ( 2006
: 90 – 99 ) proses administrasi pendidikan
dibagi atas tiga tahapan yaitu :
1) Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan yang dilakukan pada tahap
ini adalah penetapan daya tampung,
penetapan syarat – syarat peserta
didik baru, pembentukan panitia /
petugas penerimaan peserta baru
2) Selama tahun pelajaran
Pada proses ini yang dilakukan
adalah orientasi untuk peserta didik
baru, peraturan kehadiran peserta
didik, promosi dan mutasi peserta
didik, pembinaan disiplin / tata tertib
sekolah, pemberian ganjaran dan
hukuman
3) Akhir tahun ajaran
Kegiatan administrasi yang
dilakukan oleh administrator adalah
menyangkut tentang pelaksanaan
Ujian Nasional dan Kenaikan kelas.
Berdasarkan pendapat di atas, maka
dapat disimpulkan bahwa dalam proses
administrasi peserta didik ada kegiatan yang
dilakukan oleh administrator yaitu
1) kegiatan awal tahun pelajaran yang
meliputi perencanaan ( penetapan daya
4
tampung, penetapan syarat – syarat peserta
didik baru, pembentukan panitia / petugas
penerimaan peserta baru ) dan penerimaan
peserta didik baru,
2) selama tahun pelajaran yang meliputi
kegiatan orientasi untuk peserta didik baru,
peraturan kehadiran peserta didik, promosi
dan mutasi peserta didik, pembinaan disiplin
/ tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan
hukuman,
3) akhir tahun ajaran yang melaksanakan
kegiatan yang menyangkut tentang
pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan
kelas, serta pemberhentian peserta didik dari
sekolah karena tamat.
C. Instrumen administrasi peserta didik
(manual & elektronik )
Dalam administrasi peserta didik ada
beberapa instrument, catatan tentang data
siswa di sekolah dibedakan menjadi dua
jenis yaitu:
1. Catatan data siswa untuk sekolah,
Cataan data siswa untuk sekolah
meliputi buku induk, buku kleper,
catatan tata tertib sekolah, ( bersifat
umum dan khusus, ada yanag dari
pemerintah dan ada yang produk
sekolah itu sendiri).
2. Catatan siswa untuk masing masing
kelas
Meliputi buku kelas yang merupakan
cuplikan dari buku induk, buku
presensi kelas, buku catatan
bimbingan dan konseling buku
catatan prestasi murid, yang meliputi
buku daftar nilai dan buku
lagger,buku raport, dan buku mutasi.
Untuk memperlancar jalannya
administrasi kesiswaan maka perlu di
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
tunjang oleh berbagai instrumen
yang di perlukan..
Adapun instrumen instrumen yang di
maksud antara lain:
1. Buku induk
Buku induk merupakan buku
pokok, karena di dalamnya memuat
semua informasi yang di anggap
lengkap mengenai keadaan siswa.
2. Buku klaper
Fungsinya untuk membantu buku
induk memuat data murid yang
penting penting
3. Buku/ daftar keadaan siswa
Buku ini berisikan keadaan jumlah
keseluruhan siswa di sekolah.
4. Daftar hadir siswa
Fungsinya untuk mengendalikan
keaktipan mengikuti kegiatan di
sekolah.
5. File penyimpan berkas siswa
File yang perlu di arsipkankan
dengan baik oleh sekolah,misalnya
fotocopy STTB, akte kelahiran, surat
keterangan pindah dan sebagainya.
Mantja ( dalam Asnawir, 2005 :
170 ) berpendapat instrumentasi administrasi
pendidikan antara lain, yaitu :
1) Buku induk siswa
2) Buku Klaper
3) Daftar keadaan siswa
4) Buku mutasi siswa
5) Pencatatan kehadiran siswa
Meliputi :Papan absensi harian siswa, berada
di kelas, Buku absensi harian siswa, yang
dimiliki semua guru dan Rekapitulasi
absensi siswa, diperlukan kepala sekolah.
5
 Berdasarkan pendapat – pendapat
dari beberapa ahi di atas maka dapat
disimpulkan bahwa instrumen dalam
administrasi peserta didik diantaranya yaitu
buku induk, buku klaper, buku catatan
prestasi siswa, dan buku mutasi, buku daftar
keadaan siswa, buku daftar hadir siswa,
catatan tata tertib sekolah.
D. Peran guru dalam administrasi
peserta didik
Dalam proses administrasi
peserta didik guru / pendidik juga
memiliki peran dalam pengelolaan
peserta didik, diantaranya yaitu :
1. Guru / pendidik dapat dilibat dalam
penerimaan peserta didik baru
dengan menugaskan mereka sebagai
panitia penerimaan dan memberikan
tugas serta tanggung jawab.
2. Pada masa orientasi guru / pendidik
yang paling berperan adalah guru
yang mengajar dikelas satu. Disini
gurunharus mampu membuat peserta
didik dapat beradabtasi dengan cepat
terhadap lingkungannya.
3. Didalam kelas guru/ pendidik juga
mempunyai andil yang besar dalam
pengaturan kehadiran peserta didik.
4. Guru harus mampu menciptakan
suasana mengajar yang kondusif,
efektif dan menimbulkan motivasi
belajar bagi peserta didik.
5. Guru juga harus berperan dalam
menciptakan disiplin disekolah dan
kelas.
Tugas kepala sekolah dan para guru
dalam hal ini adalah memberikan layanan
kepada siswa, dengan memenuhi kebutuhan
Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
mereka sesuai dengan tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan.Keterlibatan guru
dalam administrasi kesiswaan tidak
sebanyak keterlibatannya dalam
mengajar.Dalam administrasi kesiswaan
guru lebih banyak berperan secara tidak
langsung.
Kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan
dapatdibagi menjadi tiga bagian besar, yaitu
kegiatan penerimaan siswa, pembinaan
siswa, dan penamatan program siswa di
sekolah.
1. Penerimaan Siswa
Penerimaan siswa adalah layanan
kepada siswa yang baru masuk sekolah,
setelah mereka memenuhi persyaratan-
persyaratan yang ditentukan oleh sekolah
itu.
2. Pembinaan Siswa
Pembinaan yang diberikan kepada
siswa adalah pemberian layanan kepada
siswa di suatu lembaga pendidikan, baik di
dalam maupun di luar jam belajarnya di
kelas. Dengan menciptakan kondisi yang
membuat siswa sadar akan tugas-tugas
belajarnya.
IV. KESIMPULAN
Dari ulasan diatas dapat disimpulkan
bahwa proses administrasi peserta didik
adalah suatu proses pemberian layanan
kepada peserta didik terkait dengan hal- hal
yang diperlukan oleh peserta didik mulai
dari awal diterimanya disekolah sampai
peserta didik menamatkan pendidikannya
disekolah tersebut. Proses administrasi
peserta didik meliputi penerimaan dan
penetapan peserta didik baru, orientasi
peserta didik, pengaturan disiplin dan tata
6
 tertib sekolah serta pembinaan terhadap
peserta didik selama bersekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi dan Yuliana,

Lia.2008.Manajemen Pendidikan.
Yogyakarta :Aditya Media
Asnawir, 2005.Adinistrasi Pendidikkan.Padang
:IAIN IB Press
Hadiyanto dan Tilaar H. A. R. 2014.Mencari
Sosok Desentralisasi Manajemen
Pendidikan diIndonesia.Jakarta :PT
Rineka Cipta
Kamars, Dachnel. 2005.Administrasi
Pendidikan Teori dan Praktek,
Malang. Universitas Indonesia Press
Purwanto, Ngalim. 2010.Administrasi dan
Supervisi Pendidikan. Bandung :PT
Remaja Posdakarya
Sutjipto dan Basori Mukti. 1991.Administrasi
Pendidikan. Jakarta : Depdikbud
Dirjen Dikti

Proses Administrasi Peserta Didik, Padang 2019

7