Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses

Administrasi Peserta Didik, Instrumen Administrasi

Peserta Didik (Manual & Elektronik) dan Peran Guru
dalam Administrasi Peserta Didik
Erna Sinulinda
Hairunisa Jeflin
Nadia Zuwita
Zafira Marshanda
UniversitasNegeri Padang
Indonesia
E-mail : (sinulerna@gmail.com)

Abstrak—This article contains studiens from various sources administrasikepegawaian,

of literature studies, both from books, journal and from order
sources related to educational administration. Administration of
students is an activity of recording students from the admission
process until students graduate from school or out of school
transfer or order causes. In administration of students there is a
process carried out by the administrator, namely the activity of
beginning of the school year, during the school year, and the end
of school year. In the world of education life of students begins
when entering school. And to maximeze service for student
themselves, there is a system that regulates and covers all the
scope needed by student to maximize their potential, which is
called the administration of students.
Keywords—Administrasi dan Supervisi Pendidikan :
Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses Administrasi
Peserta Didik, Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual &
Elektronik) dan Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik.
I. PENDAHULUAN
Administrasipendidikanmerupakansuatu proses yang
dilakukanolehsekelompok orang
dalamsuatuoragnisasigunamencapaitujuandarioragnisasiterseb
ut. Dengandemikianadministrasimerupakansuatusistem yang
terpautdenganorganisasi.Bahkandapatdinyatakan pula
bahwaAdministrasiadalahupayamencapaitujuansecaraefektifda
nefisiendenganmemanfaatkan orang-orang
dalamsuatupolakerjasama. SedangkanPendidikanmenurut
UUSPN 1989
adalahusahasadaruntukmenyiapkanpesertadidikmelaluikegiata
nbimbinganpengajarandanlatihanbagiperanannya di masa yang
akandatang.
Pendidikantanpasuatuadministrasimenyebabkansuatu
kemungkinaterjadinyakekeliruandalampelaksanaannya.
Karenadalampendidikan yang
mencakuobegitubanyakaspekmakadiperlukanmanajemen yang
mengatur agar proses
tersbutdapatberjalandenganbaikdanefisien.
Denganadanyadministrasi pula makasuatu proses pendidikan
agar menjadilebihtertatadanterstruktur.
Adapunbidang– bidangdalamadministrasipendidikana
dalahadministrasikurikulum, administrasikesiswaan,
administrasiperlengkapandanadministrasikeuangan.
Siswaadalahunsur yang
sangatpentingdalamkegiatanpendidikandanpengajarandisekola
hdanlembagapendidikandidirikanuntukkepentingansiswa.
Olehsebabituperlumendapatperhatian yang
cukupdaripelaksanaanpendidikan agar
tercapainyatujuan pendidikannasionalsecarautuh.Makadariitu,
sebagaicalonpendidiknantinya, agar
mampudalammelakukanadministrasibagisiswanyasehingga
proses
pembelajaranberjalandengan baikmakaperlumemahamitentang
administrasikesiswaan / pesertadidiktersebut. Olehkarenaitu,
penulismencobamembuatsebuahmakalah yang
membahasmengenatiadministrasipesertadidik.
Tujuanadministrasipesertadidikadalahmengaturkegia
atan-kegiatanpesertadidikdarimulaimasuksampailulussekolah.
Pengaturankegiatanpesertadidiktersebutdiarahkanpadapeningk
atanmutukegiatanbelajarmengajarbaik intra
maupunekstrakurikuler,
sehinggamemberikankontribusibagipencapaianvisi, misi,
dantujuansekolahsertatujuanpendidikansecarakeseluruhan.
II. METODE PENELITIAN
Pada penulisanartikel ini menggunakan metode studi
literatur dengan cara mengumpulkan literatur (bahan-bahan
materi yang berhubungan) yang bersumber dari buku, jurnal,
dan sumber lainnya terkait ilmu tentang Administrasi dan
Supervisi Pendidikan. Artikel ini akan membahas mengenai
pengertian administrasi peserta didik, proses administrasi
peserta didik, instrumen administrasi peserta didik dan peran
guru dalam administrasi peserta didik.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Peserta Didik
Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan
oleh suatu personil ( kelompok ) dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Sedangkan
peserta didik / murid / siswa di dalam berarti orang (anak

1
Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses Administrasi Peserta Didik, Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual &
Elektronik) dan Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik, Padang 2020
 yang sedang berguru (belajar, bersekolah). Jadi, dapat
disimpulkan secara ringkas bahwa administrasi peserta
didik adalah suatu proses yang dilakukan oleh suatu
personil ( kelompok ) dalam upaya mengelola peserta didik
/ siswa untuk mencapai tujuan pendidikan.
Selanjutnya mengenai pengertian dan konsep
administrasi peserta didik, ada beberapa pendapat ahli
tentang pengertian peserta didik / siswa antara lain :
1. Menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992 : 113 )
administrasi peserta didik adalah “ proses pengurusan
serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan
murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan
penerimaan murid baru, pembinaan selama murid 4)
berada di sekolah, sampai dengan murid menamatkan
pendidikannya “.
2. Menurut Suharsimi, dkk ( 2008 : 57 ) administrasi
siswa sendiri dapat di definisikan sebagai “
pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan
hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang di
sebabkan karena tamat atau sebab lain “.
3. Menurut Asnawir ( 2005 : 167 ) administrasi
kesiswaan merupakan “ bagian dari kegiataan1)
administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa
usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik
agar terlaksananya proses belajar mengajar yang
relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan
pendidikan yang diharapkan “.
B. Proses Administrasi Peserta Didik
Adapun proses administrasi peserta didik adalah :
1) Perencanaan dan penerimaan siswa baru
Dalam perencanaan ada beberapa kegiatan yang
3) 3. Akhir tahun ajaran
dilakukan yaitu :
(a) penetapan daya tampung sekolah, dapat dilakukan
dengan formulanya :
DYT = BB x MB – ATK
Keterangan :
DYT = daya tampung
BB = banyaknya bangku
MB = muatan bangku
ATK = anak tinggal kelas
(b) penetapan syarat calon siswa, dengan syarat yang
sudah ditetapkan biasanya oleh Depdikbud dan
dijadikan pedoman bagi sekolah – sekolah
(c) penetapan panitia penerimaan siswa baru,
Sedangkan dalam penerimaan siswa baru, adapun kegiatan
yang dilakukan adalah :
a. mengadakan publikasi
b. mempersipkan formulir pendaftaran
c. menerima atau melayani pendaftaran
d. melaksanakan penyaringan
e. pengumuman calon yang diterima
Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses Administrasi Peserta Didik, Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual &
Elektronik) dan Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik, Padang 2020
f. membuat laporan pertanggung jawaban
2. Orientasi siswa baru
Beberapa kegiatan yang dilaksanakan adalah :
a. memperkenalkan fasilitas sekolah
b. memperkenalkan civitas akademika
c. memperkenalkan program sekolah
3. Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
Yang terpenting dalam kegiatan ini adalah bagaimana
tegaknya disiplin yang baik di sekolah dan siswa patuh
akan tata tertib sekolah.
4. Pembinaan Kesiswaan
Dalam kegiatan ini, dapat dilakukan melalui empat
jalur yaitu organisasi kesiswaan, latihan kepemimpinan,
kegiatan ekstrakurikuler, dan kegiatan wawasan wiyata
mandala.
Menurut Mulyasa ( 2006 : 90 – 99 ) kegiatan yang
dilkasanakan dalam rangka administrasi peserta didik dibagi
atas tiga tahapan yaitu :
1. Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan yang dilakukan adalah penetapan daya tampung,
penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan
panitia / petugas penerimaan peserta baru
2) 2. Selama tahun pelajaran
Kegiatan yang dilakukan adalah orientasi untuk peserta
didik baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan
mutasi peserta didik, pembinaan disiplin / tata tertib
sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman
Kegiatan administrasi yang dilakukan oleh administrator
adalah menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional
dan Kenaikan kelas.
Berdasarkanpendapat di atas,
makadapatdisimpulkanbahwadalamadministrasipesertadidi
kada proses ataukegiatan yang dilakukanoleh administrator
yaitu:
1) kegiatanawaltahunpelajaran yang meliputiperencanaan (
penetapandayatampung, penetapansyarat –
syaratpesertadidikbaru, pembentukanpanitia /
petugaspenerimaanpeserta baru )
danpenerimaanpesertadidikbaru,
2) selamatahunpelajaran yang
meliputikegiatanorientasiuntukpesertadidikbaru,
peraturankehadiranpesertadidik,
promosidanmutasipesertadidik, pembinaandisiplin /
tatatertibsekolah, pemberianganjarandanhukuman,
3) akhirtahunajaran yang melaksanakankegiatan yang
menyangkuttentangpelaksanaanUjianNasionaldankenaikan
kelas,
sertapemberhentianpesertadidikdarisekolahkarenatamat.
2
C. Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual dan
Elektronik)
Catatan tentang data siswa disekolah dibedakan menjadi
dua jenis yaitu:
a. Catatan data siswa untuk sekolah
Yang meliputi buku induk, buku kleper, catatan tata
tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan
( bersifat umum dan khusus, ada yang dari
pemerintah dan ada yang produk sekolah itu sendiri.
b. Catatan siswa untuk masing – masing kelas
Yaitu, buku kelas yang merupakan cuplikan dari
buku induk, buku prestasi kelas, buku catatan
bimbingan dan konseling, buku catatn prestasi murid,
yang terdiri dari buku daftar nilai, buku langger, buku
raport, dan buku mutasi.
Untuk mempermudah dan memperlancar jalanya
administrasi kesiswaan maka perlu ditunjang oleh
bebagai instrumen atau alat kelengkapan yang
diperlukan, instrumen yang dimaksud antara lain
berupa buku – buku, format – format yang digunakan
untuk merekam semua data dan informasi yang
berkenaan dengan siswa. Adapun instruen –
instrumen yang dimaksud antara lain:
1. Buku induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena
didalamnya memuat semua informasi yang di
anggap lengkap mengenai keadaan siswa.
2. Buku klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk
memuat buku murid yang penting – penting.
3. Buku/daftra keadaan siswa
Buku ini menggambarkan keadaa jumlah
keseluruhan siswa disekolah
4. Daftar hadir siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk
mengendalikan keaktifan mengikuti kegiatan
disekolah.
5. File penyimpan berkas siswa
Berkas yang sifatnya terlepas – lepas di arsipkan
dengan baik oleh sekolah, misalnya ijazah, akte
kelahiran, surat keterangan pindah dan
sebagainya.
Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu
diarsipkan dengan baik oleh sekolah, misalnya foto copy sttb,
akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya.
Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok
masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan
bila diperlukan. (Afriansyah, 2019)
Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses Administrasi Peserta Didik, Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual &
Elektronik) dan Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik, Padang 2020
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik
Administrasi siswa merupakan proses pengurusan segala hal
yang berkaitan dengan siswa disuatu sekolah mulai dari
perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama siswa
berada disekolah, sampai dengan siswa menamatkan
pendidikanya melalui penciptaan suasana yang kondusif
terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif.
Dalam administrasi siswa, guru memiliki peran dalam
administasi siswa tersebut diantaranya:
1. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan
ambil bagian. Diantara mereka dapat ditunjuk
menjadi panitia yang dapat melaksanakan tugas –
tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan
sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2. Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat
agar para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan
sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat
penting, karena adaikata terjadi salah langkah pada
saat pertama, dapat berakibat kurang beruntung bagi
jiwa anak untuk waktu – waktu selanjutnya.
3. Untuk pengaturan keadaan siswa dikelas, guru
mempunyai andil yag besar juga guru diharapkan
mampu mencatat/merekam kehadiran ini meskipun
dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data
kehadiran ini dimungkinkan untuk bahan
pertimbangan untuk nilai siswa, misalnya
pertimbangan untuk kenaikan kelas.
4. Dalam memotifasi siswa untuk senantiasa beprestasi
tinggi, guru juga harus mampu menciptakan suasana
yang mendukung hal tersebut. Hal ini dapat mereka
lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi
belajar siswa – siswanya.
5. Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru
sangatlah penting, karena guru sebagai model dan
menjadi contoh bagi siswa – siswa disekolah.
Menurut (Afriansyah, 2019) adapun peranan guru dalam
pengelolaan murid adalah:
1. Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru,
dengan menunjuk mereka sebagai panitia penerimaan
yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai
dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan
pelaksanaan tugas.
2. Peranan yang besar dalam masa orientasi dipegang
oleh guru kelas satu, disamping kepala sekolah. Tugas
guru adalah membuat murid dapat lebih cepat
beradaptasi dengan lingkungan sekolah. Peranan guru
dalam hal ini sangat penting, karena kekeliruan dalam
orientasi dapat .
3. Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru pun
mempunyai andil yang besar.
4. Guru harus mampu menciptakan suasana yang
mendorong timbulnya motivasi murid untuk
3
 senantiasa berprestasi tinggi. Afriansyah, H. (2019). Administrasi
5. Guru juga harus berperanan besar dalam menciptakan Peserta Didik. Padang.
disiplin sekolah atau kelas yang baik, karena di https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
sekolah merupakan masa pembentukan disiplin yang
sangat menentukan untuk masa selanjutnya. Untuk Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan
membuat murid disiplin, guru diharapkan mampu Proses Administrasi Peserta Didik. (Padang).
menjadi contoh atau panutan bagi murid-muridnya. Retrieved from
http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?
id=80288&chapterid=1039
IV. KESIMPULAN
Administrasi peserta didik adalah suatu proses atau
kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai dari
perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik
menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan
secara efektif dan efisien.Tujuan adanya administrasi peserta
didik dalam pendidikan adalah secar umum adalah untuk
mengatur semua kegiatan yang berkaitan peserta didik agar
proses belajar mengajar berjalan secara efektif dan efisien
sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai dengan maksimal.

DaftarPustaka

Eka Prihatin. 2007. Manajemen Peserta

Didik. Bandung : Alfabeta

4
Pengertian Administrasi Peserta Didik, Poses Administrasi Peserta Didik, Instrumen Administrasi Peserta Didik (Manual &
Elektronik) dan Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik, Padang 2020