1
Latar Belakang
Pada 2020, terjadi pandemi Covid yang menyebabkan berbagai adaptasi proker offline
menjadi online. Hal ini juga menjadi tantangan bagi KSM Eka Prasetya UI 2021, terutama dalam
menciptakan interaksi antar anggota yang baik. Situasi ini membuat beberapa kegiatan memiliki
keterbatasan dalam interaksi secara langsung. Oleh karena itu, dibutuhkan berbagai tools dan
platform berbasis online yang bisa menunjang segala kebutuhan proker KSM, terutama
departemen PSDM.
Kondisi-kondisi ini menjadi tantangan yang harus dihadapi. Dalam menghadapi
tantangan ini, dibutuhkan keaktifan baik dari PI, BPH, hingga staf agar dapat tercipta
berkontribusi secara aktif. Melalui kontribusi aktif, diharapkan tercipta keadaan internal yang
bonding dan tetap memiliki nilai kekeluargaan.
Kegiatan KSM--terlebih untuk PSDM--harus bisa adaptif dengan situasi ini dengan
memanfaatkan segala platform yang menunjang berjalannya seluruh proker PSDM dengan baik
dan tidak terkendala. Disinilah fungsi PSDM semakin kuat, dimana departemen ini akan
berusaha menciptakan suasana internal yang nyaman untuk semua anggota keluarga KSM.
Tentunya, segala proker yang dijalankan departemen PSDM tetap mengutamakan core
competence KSM, yaitu penelitian, kajian, dan kepenulisan yang dibalut dengan nilai
kekeluargaan. Oleh karena itu, PSDM semaksimal mungkin berkontribusi dan bekerja sama
dengan tiap-tiap departemen yang ada di KSM agar seluruh proker yang ada di dalam KSM
dapat terintegrasi dengan baik, tanpa menghilangkan suasana nyaman dan kekeluargaannya.
Visi
Mengembangkan SDM KSM Eka Prasetya UI 2021 yang memiliki rasa kekeluargaan dan
berkualitas di bidang penalaran serta keilmuan.
Misi
-Meningkatkan kualitas atmosfer organisasi yang harmonis dan solid
-Membangun kolaborasi antar departemen
-Menyediakan sarana pengembangan softskill dan bakat di bidang penalaran dan keilmuan
1
Evaluasi Departemen Tahun Sebelumnya
Pada departemen sebelumnya, rapat departemen dilaksanakan secara tentatif dan tidak
pasti. Pada periode ini, akan dibuat jadwal rapat departemen yang rutin dan disusun dengan baik
agar menciptakan interaksi antar anggota yang berkelanjutan. Selanjutnya, PSDM tahun
sebelumnya tidak memiliki kalender program kerja yang menyeluruh, sehingga penting bagi
departemen PSDM tahun ini untuk memiliki jadwal program kerja selama satu tahun yang
diketahui oleh anggota departemen. Dengan adanya kalender yang menyeluruh, anggota PSDM
dapat mempersiapkan program kerja dari dari jauh-jauh hari.
Sebagai departemen yang banyak bekerjasama dengan departemen lain, PSDM
membutuhkan komunikasi yang berkelanjutan dengan seluruh departemen di KSM. Berkaca dari
departemen sebelumnya, diharapkan komunikasi dengan departemen lain di periode ini dapat
berjalan dengan lebih lancar, terbuka, dan dapat menguntungkan kedua pihak. Dalam poin yang
terakhir, menguntungkan kedua pihak dimaksudkan dalam menjalani proker, kedua departemen
dapat saling memahami posisi satu sama lain sehingga terhindar dari miscommunication.
2
SWOT Departemen
(Strength)
-Mampu merangkul anggota di dalam departemen maupun di luar departemen
-Mampu berkolaborasi dalam proker-proker PSDM maupun departemen lain
-Inovatif dalam mengembangkan proker yang sudah pernah dijalani maupun baru digagas
(Weakness)
● Ria
-Late respon di beberapa kondisi
Solusi:
-Memasang waktu khusus untuk membalas pesan di sosmed, ditelepon BPH lain
● Sachi
-Deadliner
Solusi
-Belajar menyicil dan memasang pengingat melalui Google Calendar atau berkabar untuk
minta tolong bantuan BPH lain.
● Dimas
-Late Respon di beberapa kondisi
Solusi
- Memakai platform yang lebih ringan seperti WA (Line berat pada smartphone dan
desktop)
(Opportunities)
-Biro/departemen lain bersifat kooperatif sehingga membantu dalam menjalankan proker
-Ketiga BPH sudah bekerjasama selama satu tahun di kepengurusan PSDM KSM tahun 2020
(Threat)
-Jadwal yang bertabrakan dan padat dari setiap anggota Departemen
-Sinyal/jaringan yang terganggu
3
Operasionalisasi Nilai KSM
-Menyediakan sarana untuk pelatihan di bidang penelitian-kajian (Krida) serta media evaluasi
perstaf (Rapot Fungsionaris)
-Menyediakan sahabat bidang yang turut berkontribusi dalam program kerja setiap departemen
-Mendorong para staf untuk menghasilkan kajian (KajianCuk) dan hasil penelitian (Research
Camp)
-Menyediakan program kerja yang mengeratkan kekeluargaan PSDM EP UI 2021 secara
keseluruhan (Surat Cinta, Mami Kepo, JJAK, Sesi Games, KSM Day, KSM Make a Wish)
Bagan Struktur
4
Deskripsi Kerja Anggota
Pembagian kerja departemen PSDM dibagi menjadi dua, yaitu untuk BPH (Ketua dan
Wakil Ketua) dan staf. Berikut ini merupakan penjabarannya:
a. BPH
● Bertanggung jawab segala program kerja departemen PSDM kepada PI KSM Eka
Prasetya Universitas Indonesia 2021.
● Menyusun visi dan misi departemen PSDM untuk satu tahun kepengurusan.
● Menyusun dan mengonsep program kerja departemen PSDM sesuai dengan visi dan misi
yang dimiliki.
● Pembagian program kerja departemen PSDM untuk setiap staf.
● Menjadi steering committee (SC) program kerja departemen PSDM dalam satu tahun
kepengurusan.
● Menjadi penghubung antara Pengurus Inti KSM Eka Prasetya dengan anggota,
mengkonsep dan mengontrol perkembangan program kerja departemen PSDM yang akan
dilakukan dan mengevaluasi program kerja departemen PSDM yang telah dilakukan.
● Melaporkan hasil setiap program kerja yang telah terselesaikan kepada Anggota Inti
KSM Eka Prasetya yang mengkoordinasi departemen PSDM.
● Menghadiri rapat departemen maupun PI BPH KSM Eka Prasetya.
● Menyusun grand design departemen PSDM.
● Menyusun sebuah rencana pengembangan departemen di awal kepengurusan bersama
dengan PI dan BPH lainnya.
● Melaksanakan dan mengevaluasi rencana pengembangan departemen selama
kepengurusan.
● Menjaga hubungan baik, solidaritas dan persatuan antar setiap staf departemen PSDM
melalui pendekatan interpersonal.
● Sebagai tempat konsultasi staf tentang segala hal, tak hanya tentang program kerja yang
berkaitan, tetapi juga tentang kehidupan sehari-hari.
● Menjaga dan mengusahakan kenyamanan kerja dan kesejahteraan staf departemen
PSDM.
● Mengevaluasi dan memberi apresiasi pada seluruh hasil kerja staf departemen.
● Membuat lembar pertanggung jawaban departemen PSDM selama satu tahun
kepengurusan dan melaporkannya saat musyawarah besar.
b. Staf
● Bertanggung jawab kepada Kepala dan Wakil Departemen PSDM serta PI KSM EP UI
2021.
● Menjadi penanggung jawab (PJ) untuk setiap program kerja yang dilimpahkan oleh BPH
departemen PSDM ke stafnya.
● Menjalankan tugas sebagai supporting system bagi Departemen yang sudah ditentukan,
● Menghadiri rapat departemen PSDM.
5
● Menjadi delegasi sebuah program kerja jika ditunjuk oleh BPH departemen PSDM KSM
EP UI.
● Bersama Kepala dan Wakil Departemen PSDM merealisasikan Grand Design
Departemen PSDM yang sudah dirancang sebelumnya.
● Menjalin komunikasi yang baik antar anggota Departemen PSDM
● Menjaga hubungan baik, solidaritas dan persatuan baik staf departemen PSDM maupun
anggota KSM yang lain.
● Berperan serta aktif dalam memberikan masukan-masukan kepada BPH dan staf lain
sebagai evaluasi dalam meningkatkan kinerja dan hasil yang akan diperoleh departemen
PSDM nantinya.·
● Mengkonsultasi serta melaporkan hasil dan pertanggungjawaban dari setiap program
kerja yang menjadi tugasnya kepada Ketua dan Wakil Ketua PSDM.
6
Inovasi yang Akan Dibawa Pada Periode Ini
1. Rapot Fungsionaris
Rapot Fungsionaris adalah salah satu program kerja yang diusung PI dan diserahkan pada
PSDM KSM 2021 untuk di-handle. Dalam Rapot Fungsionaris, kinerja anggota KSM
akan diukur setiap paruh. Rapot Fungsionaris akan bersifat informal tanpa
menghilangkan unsur evaluasi bagi setiap anggota.
2. Best Staf
Sebagai tindak lanjut dari adanya penilaian di Rapot Fungsionaris, PSDM membawa
program Best Staf. Best Staf akan menjadi sarana apresiasi bagi staf KSM yang rajin
berkontribusi dalam program kerja KSM. Setiap departemen akan memiliki satu “Best
Staf” dan pemilihannya diadakan setiap satu paruh. Pengumuman dari Best Staf akan
diadakan setelah Rapot Fungsionaris selesai dan diumumkan melalui KSM Day serta
JJAK.
3. KSM Berprestasi
KSM memiliki begitu banyak anggota yang berprestasi dan membanggakan. Oleh karena
itu, PSDM ingin memberikan apresiasi bagi anggota KSM yang berprestasi melalui
pemberian selamat, pengumuman di sosial media KSM, serta afeksi.
4. Biro Jodoh PKM
7
Melalui program kerja Biro Jodoh PKM, PSDM akan mendata anggota KSM yang
memiliki ketertarikan dalam mengikuti PKM. Anggota-anggota yang memiliki
ketertarikan di bidang PKM namun tidak memiliki partner kelompok akan didampingi
oleh PSDM hingga dapat terbentuk kelompok PKM utuh.
8
Penjabaran Proker yang Akan Dibawa pada Periode Ini
9
Merupakan program bonding yang bertujuan untuk meningkatkan rasa
kekeluragaan dan lebih mengenal antar anggota KSM dengan mengundang
1-2 Narasumber yang akan ditanyakan oleh seluruh anggota KSM agar lebih
8 MAMI KEPO mengenal Narasumber tersebut
Merupakan program penyediaan info-info lomba dan pembuatan kompetisi
kalender serta list lomba tiap bulannya. Program ini bertujuan untuk
Kalender memudahkan seluruh fungsionaris KSM untuk turut aktif dalam kompetisi
9 Kompetisi dan bisa membawa nama baik dan membanggakan KSM EP UI
Merupakan bentuk Apresiasi atas segala pengorbanan dan kinerja yang telah
dilakukan oleh anggota KSM yang membawa nama baik serta
membanggakan KSM EP UI yang dianggap pantas mendapatkannya.
Apresiasi ini diharapkan kemudian dapat menjadi pelecut semangat bagi
KSM setiap anggota, untuk bisa turut aktif dalam berbagai kompetisi dan membuat
10 Berprestasi bangga nama KSM EP UI
Memberikan apresiasi atas kerja dan kesetiaanya selama menjadi anggota
KSM Eka Prasetya. Kegiatan ini merupakan Pemberian surat dari PSDM. PI,
11 Surat Cinta BPH kepada anggota/staff. Hal ini berlaku sebaliknya.
Rapot Fungsionaris merupakan wadah evaluasi setiap anggota melalui
Rapot penilaian yang diberikan staf dan BPH. Setiap anggota akan mendapatkan
12 Fungsionaris penilaian dari anggota lain terhadap kinerjanya selama di satu paruh di KSM.
Pemberian ucapan selamat ulang tahun kepada setiap fungsionaris KSM
KSM Make a dengan mengirimkan Twibbon disertakan funfacts dari Fungsionaris tersebut
13 Wish di grup besar.
Biro Jodoh
14 PKM Sarana bagi anggota KSM yang ingin mendapatkan partner PKM.
10
Linimasa Departemen Selama Setahun Ke Depan
Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari
PROKER
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Krida
Best Staff
Muker
Mubes
Sadept
JJAK
KSM Day
MAMI KEPO
Kalender
Kompetisi
KSM
Berprestasi
Surat Cinta
Raport
Fungsionaris
11
KSM Make a
Wish
Keterangan
Tentantive
UAS
Pasti
12
database notulensi
13
10. Kalender Kompetisi a. Di-update satu bulan sekali
11. KSM Berprestasi a. Di-update melalui platform grup besar KSM dan
Instagram
14
Risk Assesment
Berisi tentang kemungkinan masalah-masalah yang berpotensi timbul selama departemen
berjalan.
Keterangan dari kedua poin di atas akan dijabarkan dalam poin kuantitatif berskala 1-10.
Semakin tinggi angkanya, semakin tinggi pula kemungkinan/dampak dari sebuah permasalahan.
1 - 4 = Rendah
5 - 7 = Sedang
8 - 9 = Tinggi
No Kasus Tindakan
Preventif:
15
2. Konflik internal departemen Likelihood: 5/10 (sedang)
(staf/BPH menghilang,
pertengkaran antar anggota) Magnitude: 7/10 (sedang)
Preventif:
Preventif:
16
dilakukan secara asinkronus melalui
group chat
Preventif:
17
d. Memberikan briefing di awal periode
pada Sahabat Departemen dan departemen
tujuan terkait jobdesk, hak, hingga
kewajiban Sahabat Departemen
Preventif:
Preventif:
18
Preventif:
Anggaran
Bulan Nomor Nama Kegiatan Rincian Pendanaan Harga Kuantitas (satuan) Jumlah
KRIDA (Pengumuman
50,000.00
5 bareng KSM Day) Apresiasi 2 Fungsionaris Terbaik Rp25.000 2 Individu
19
Hadiah Games Kelompok Rp70.000 1 kelompok
TOTAL 1,700,000.00
OFFLINE (PARUH 2)
Bulan Nomor Nama Kegiatan Rincian Pendanaan Harga Kuantitas (satuan) Jumlah
Juli (Minggu 4)
Hadiah Games Individu terbaik Rp30.000 1 individu
KRIDA (Pengumuman
4 50,000.00
bareng KSM Day) Apresiasi 2 Fungsionaris Terbaik Rp25.000 2 Individu
70 anggota x 5
Konsumsi Berat (Nasi) Rp4.550.000 makan
TOTAL 15,700,000.00
20