TANGGAL DAN
NO DAFTAR SURAT DAN AGENDA PERIHAL
NO. SURAT
1. Surat Permohonan Kontraktor kepada PPK Permohonan untuk Pengajuan FHO
(Tembusan: PPTK)
2. Surat PPK kepada Panitia FHO Permohonan Pemeriksaan Hasil
(Tembusan: PPTK, Kontraktor) Pekerjaan dalam Rangka Serah Terima
Akhir Pekerjaan (FHO)
3. Undangan Panitia FHO kepada Seluruh Anggota dan Undangan Rapat Pertama dalam
Unsur Kegiatan Rangka FHO
(Tembusan: - )
4. Notulen Rapat Pertama + Daftar Hadir Pembagian Tugas Kelompok dan
(Tertanda: Sekretaris Panitia FHO, dan Mengetahui: Penjelasan Prosedur Pemeriksaan Hasil
Ketua Panitia FHO, PPK, Kontraktor) Pekerjaan Secara Visual dan
(Tembusan: - ) Administrasi + Jadwal Kunjungan Lpgn
5. Kunjungan Akhir Lapangan Tim FHO dalam Rangka Pemeriksaan Akhir Hasil Pekerjaan
1
BAGAN ALIR SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN (FHO)
Mulai
Permohonan
Serah Terima
Perintah
Pelaksanaan
Kunjungan Akhir
TIDAK
Bisa dilakukan
Serah Terima Perbaikan Pekerjaan
Akhir Pekerjaan ?
YA
Laporan Hasil
Penilaian
Penandatanganan
Serah Terima Akhir
Pengembalian Permintaan
Jaminan Pengembalian Jaminan
Pemeliharaan Pemeliharaan
Laporan Proyek
Selesai
Rekap Laporan
Proyek Selesai
Selesai
2
DRAFT SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN
(FINAL HANDOVER/ FHO)
1. Tujuan
Memberikan panduan tentang tata cara pelaksanaan kegiatan Serah Terima Akhir Pekerjaan
bagi para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, untuk mendapatkan hasil pekerjaan
yang sesuai dengan ketentuan dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis dan administrasi.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup penerapan Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku untuk Pelaksanaan Serah Terima
Akhir Pekerjaan Fisik Jalan dan Jembatan di lingkungan Dinas Bina Marga Provinsi Lampung.
3. Definisi
a) Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Handover) adalah peristiwa penyerahan hasil akhir
pekerjaan kontraktor secara menyeluruh sesuai kontrak dan amandemennya kepada
pemilik/ direksi pekerjaan pada saat berakhirnya periode masa pemeliharaan pekerjaan
yang ditandai dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan.
b) Grace Period (waktu tenggang) adalah waktu yang diberikan kepada penyedia jasa untuk
memperbaiki kerusakan dan cacat pada hasil pekerjaannya sampai batas waktu yang
ditentukan.
4. Ketentuan Umum
a) Permintaan Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) dapat diajukan oleh kontraktor setelah
berakhirnya masa pemeliharaan pekerjaan. Kontraktor dapat mengajukan permintaan secara
tertulis kepada PPK dengan menunjuk wakilnya untuk keperluan tersebut.
b) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi usulan dari kontraktor untuk
Pemerikasaan Hasil Pekerjaan sebagai proses pendukung Serah Terima Akhir Pekerjaan
c) PPK menerbitkan surat permintaan Pemeriksaan dan ditujukan kepada Panitia Serah
Terima Akhir Pekerjaan.
d) Panita Penerima Hasil Akhir Pekerjaan melakukan komunikasi dengan kontraktor
mengenai kegiatan Pemeriksaan Akhir Pekerjaan.
e) Penilaian hasil pekerjaan yang dilakukan oleh Panitia FHO, harus dibahas dalam rapat
panitia yang meliputi:
- Penilaian Visual
- Penilaian Administrasi
f) Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan dipimpin oleh Ketua Panitia merangkum
keseluruhan hasil Pemeriksaan dan membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan, jika bila
berdasarkan hasil pemeriksaan, pekerjaan belum bisa diterima karena terdapat cacat mutu
atau kurang, maka dibuat Berita Acara Pemeriksaan yang menyatakan kekurangan disertai
dengan waktu penyelesaian yang dibutuhkan oleh kontraktor, dan bila berdasarkan hasil
Pemeriksaan, pekerjaan bisa diterima karena tidak terdapat cacat mutu atau kurang, maka
dibuat Berita Acara hasil Pemeriksaan Akhir Pekerjaan yang menyatakan kesesuaian
terhadap persyaratan dan pekerjaan dianggap selesai.
g) Kontraktor memperbaiki Hasil Pemeliharaan yang dinilai kurang oleh Panitia Penerima
Hasil Pekerjaan pada masa Grace Period, dan jika telah selesai
h) Mengirimkan laporan Hasil Perbaikan kepada Panitia.
i) Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan membuat laporan dengan melampirkan Berita
Acara hasil Pemeriksaan pekerjaan untuk Serah Terima Akhir Pekerjaan.
j) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan Laporan Hasil Pemeriksaan Panitia
Penerima Hasil Akhir Pekerjaan membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan, dan
menandatangani Berita Acara bersama-sama dengan kontraktor.
k) Kontraktor mengajukan permintaan pengembalian Jaminan Pemeliharaan yang ditujukan
kepada PPK.
l) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengirimkan Jaminan Pemeliharaan kepada kontraktor.
m) Kemudian membuat Laporan Proyek Selesai dan mengirimkan kepada Kepala Dinas.
3
5. Contoh Format Surat-surat Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
Kepada Yth.
Bapak Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Kegiatan…………………………
Paket .........................................
di -
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah selesainya masa pemeliharaan pekerjaan konstruksi kegiatan
......................, Paket .............................. sesuai dengan Kontrak Nomor ..............., dengan ini kami
mohon dapat dilaksanakan Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO), dan kami menugaskan sebagai
Wakil Kontraktor untuk melaksanakan Serah Terima Akhir Pekerjaan tersebut adalah Saudara :
1. ................................ bertugas sebagai Pelaksana Lapangan,
2. ................................ bertugas sebagai Quality Control,
3. ................................ bertugas sebagai Quantity,
4. ................................ bertugas sebagai tenaga Administrasi
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dan atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Stampel dan
Tanda tangan
(.................................)
Direktur
Tembusan:
1. PPTK Kegiatan ........................
2. Arsip.
4
Surat PPK kepada Panitia PHO
Kepada Yth.
Nomor : Ketua Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan
Lampiran : Dinas Bina Marga Prov. Lampung
Perihal : Permohonan Pemeriksaan Hasil Kegiatan ..................
Akhir Pekerjaan dalam Rangka Paket ……………….
Serah Terima Akhir Pekerjaan
(FHO)
Berdasarkan dokumen:
1. Kontrak Awal Nomor : ………….. tanggal ………………..
2. Kontrak Addendum Nomor : ………. tanggal ………….. *(bila ada)
2. Berita Acara Serah Terima Pertama Pekerjaan Nomor : ………………. Tanggal ………….
3. Surat Permohonan Kontraktor Nomor : …………. tanggal ……….
Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini dimohonkan kepada Panitia Penerima Hasil Akhir
Pekerjaan Dinas Bina Marga Provinsi Lampung Paket ........................, agar dapat melakukan
Pemeriksaan dan Penelitian terhadap Hasil Pelaksanaan Pemeliharaan Pekerjaan dimaksud dalam
rangka Penyerahan Akhir Pekerjaan (FHO).
Demikian dimohonkan untuk segera dilaksanakan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
( ................................... )
NIP. …………………….
Tembusan:
1. PPTK Paket ...............................
2. Kontraktor
5
Undangan Panitia PHO
Nomor :
Lampiran :
Perihal : Undangan Rapat Pertama dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan
Kepada Yth.
1. Para Anggota Panitia Serah Terima Akhir Pekerjaan Paket ..............................
2. PPK Kegiatan ...................
3. PPTK Paket ......................
4. Kontraktor Pelaksana PT./ CV. .........
di -
Bandar Lampung
Menindaklanjuti surat Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan ................... Dinas Bina Marga Provinsi
Lampung Nomor : ............ tanggal ............ Perihal Permohonan Pemeriksaan Hasil Akhir Pekerjaan
dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO), bersama ini kami mengharap kedatangan
Saudara-saudara pada rapat pertemuan pertama dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
yang akan diselenggarakan pada:
Hari/ Tanggal : ............................
Waktu : ............................
Tempat : ............................
Acara : Rapat Pertama Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Kegiatan ..............
Paket ......................
Demikian undangan ini disampaikan, atas kehadiran Saudara-saudara kami ucapkan terima kasih.
(...............................)
NIP. ........................
6
Notulen Rapat Pertama
Pada hari ini ........, tanggal ........... bulan .............. tahun ............, Panitia Penerima Hasil Akhir
Pekerjaan bersama-sama dengan Pejabat Pembuat Komitmen dan Kontraktor PT./ CV. ..................,
seperti terdaftar dalam Daftar Hadir (terlampir) mengadakan Rapat Kunjungan Lapangan Pertama
yang diselenggarakan pada tanggal ..... bulan .........tahun ...... bertempat di ........................
Setelah diadakan pembahasan dalam rapat pada tanggal tersebut di atas, maka telah sepakat untuk
mengambil keputusan sebagai berikut:
Pasal 1
Untuk melaksanakan kegiatan pemeriksaan dan penelitian, dibentuk kelompok-kelompok kerja,
sebagai berikut:
KELOMPOK A : Untuk Pemeriksaan Secara Visual
(Tugasnya memeriksa pekerjaan struktur, perkerasan, pekerjaan minor dan bangunan pelengkap)
1. Ketua : ................................. (Ketua Panitia FHO)
2. Anggota : ................................. (Sekretaris Dinas Bina Marga)
3. Anggota : ................................. (Kepala UPTD Laboratorium)
4. Anggota : ................................. (Kasi Bidang ......................)
5. Anggota :.................................. (Kasi Bidang ......................)
Pasal 2
Rencana Kerja Pemeriksaan Serah Terima Akhir Pekerjaan ini ditetapkan sebagai berikut:
a. Kunjungan Lapangan
1. Rapat Pertama tanggal .......... s.d. tanggal ............
2. Pemeriksaan Visual tanggal .......... s.d. tanggal ............
3. Pemeriksaan Administrasi tanggal .......... s.d. tanggal ............
4. Rapat Kedua tanggal .......... s.d. tanggal ............
7
Pasal 3
Risalah Rapat, Daftar Hadir dan Lampiran-lampiran seperti tersebut di atas merupakan satu kesatuan
yang tidak terpisahkan dengan Notulen Rapat ini.
Demikian Notulen Rapat ini dibuat dan ditandatangani pada hari tanggal tersebut di atas dan dibuat
dalam rangkap .... (........), untuk dapat dipergunakan.
(.............................)
NIP. ……………….
Mengetahui :
1. (..........................)
Ketua Panitia 1. .............................
2. (..........................) 2. ................................
PPK
3. (..........................) 3. .............................
Kontraktor
8
Daftar Hadir Rapat Pertama
DAFTAR HADIR
B. UNSUR KEGIATAN
1. ……………..
2. ……………..
3. ……………..
C. KONTRAKTOR
1. ……………..
2. ……………..
3. ……………..
9
Berita Acara Hasil Pemeriksaan Kelompok A
Panitia Kelompok A:
1. (......................................) 1. ..............................
Ketua Kelompok
2. (......................................) 2. ..............................
Anggota
3. (......................................) 3. ..............................
Anggota
4. (......................................) 4. ..............................
Anggota
5. (......................................) 5. ..............................
Anggota
Mengetahui:
Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan
Ketua,
(.................................)
NIP. ..........................
10
Lampiran Berita Acara Hasil Pemeriksaan Kelompok A
NO STATION / KA-T-KI MACAM CACAT DAN KERUSAKAN SARAN CARA PENANGANAN KETERANGAN
(...........................................) (..................................)
General Superintendent NIP. ...........................
11
Berita Acara Hasil Pemeriksaan Kelompok B
Berdasarkan hasil pemeriksaan administrasi/ kantor, dengan ini Kelompok B memberikan laporan
bahwa pemeriksaan adalah baik/ cukup dan dapat diterima.
Panitia Kelompok B:
1. (......................................) 1. ..............................
Ketua Kelompok
2. (......................................) 2. ..............................
Anggota
3. (......................................) 3. ..............................
Anggota
4. (......................................) 4. ..............................
Anggota
Mengetahui:
Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan
Ketua,
(.................................)
NIP. ..........................
12
Lampiran Berita Acara Hasil Pemeriksaan Kelompok B
STATUS
NO. URAIAN TIDAK KETERANGAN
ADA
ADA
BAB I. PRA KONTRAK
1. Dokumen Lelang/ Penawaran
2. Penawaran
3. Laporan Evaluasi Lelang (LEL)
4. Owner’s Estimate (OE)
5. Pengumuman Pemenang
6. Penunjukan Pemenang
7. Kontrak
8. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
(……………………..)
NIP. …………………
Catatan :
1. Sekretaris Kegiatan, bertugas untuk me-inventarisir/ pengumpul dan penyimpan semua hal yang berkaitan dengan dokumen kontrak kegiatan.
2. Penerima dan Penyimpan Barang, bertugas untuk menyimpan dokumen As-Built Drawing
13
Surat Panitia FHO kepada Kontraktor
Kepada Yth.
Kontraktor Pelaksana
PT./ CV. .........
di -
Bandar Lampung
Menindaklanjuti hasil kunjungan akhir lapangan yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Akhir
Pemeriksaan Kelompok A dan Kelompok B Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Paket
................... Nomor : ............ dan Nomor : ……………. tanggal ............, bersama ini diberitahukan
bahwa terdapat cacat (Defect) dan kerusakan (Deficiencies) pada hasil pekerjaan Saudara
sebagaimana terlampir. Sehubungan dengan itu, maka Saudara harus menyempurnakan semua cacat
dan kerusakan dalam waktu tenggang (grace priode) maksimal ….. hari setelah pemberitahuan ini.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan, atas perhatian dan tindaklanjutnya kami ucapkan terima
kasih.
(...............................)
NIP. .......................
Tembusan :
1. PPK Kegiatan ...........................
2. PPTK Paket .....................
14
Lampiran Surat Panitia FHO
Kontraktor : ………………………..
No. / Tanggal Kontrak : ………………………..
NO STATION / KA-T-KI MACAM CACAT DAN KERUSAKAN SARAN CARA PENANGANAN KETERANGAN
(..................................)
NIP. ...........................
15
Surat Pernyataan Panitia FHO
Pada hari ini, ……………. tanggal ………….. bulan …………… tahun Dua Ribu Empat Belas,
kami yang bertandatangan di bawah ini Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan dengan data
kegiatan sebagai berikut:
1. Kegiatan : .................................
2. Paket : .................................
3. Nilai Kontrak : .................................
4. Sumber Dana : ……………………
5. No. / Tanggal Kontrak : .................................
6. No. / Tanggal Kontrak Addendum : .................................
7. Kontraktor Pelaksana : .................................
8. Lokasi : .................................
Dengan ini menyatakan bertanggungjawab atas kebenaran hasil pemeriksaan dan kelengkapan pada
pekerjaan paket dimaksud.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan penuh rasa tanggungjawab untuk
dapat dipergunakan sebagaimana fungsinya.
1. (......................................) 1. ..............................
Ketua / Anggota
2. (......................................) 2. ..............................
Sekretaris / Anggota
3. (......................................) 3. ..............................
Anggota
4. (......................................) 4. ..............................
Anggota
5. (......................................) 5. ..............................
Anggota
6. (......................................) 6. ..............................
Anggota
7. (......................................) 7. ..............................
Anggota
8. (......................................) 8. ..............................
Anggota
9. (......................................) 9. ..............................
Anggota
Mengetahui:
PPK Kegiatan ……….
(...............................)
NIP. .......................
16
Berita Acara FHO
BERITA ACARA
SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN (FHO)
KEGIATAN ......................
PAKET .............................
TAHUN ANGGARAN 2014
NOMOR KONTRAK : .......
Pada hari ini ................. tanggal ............ bulan ............ tahun Dua Ribu Empat Belas, kami yang
bertandatangan di bawah ini:
1. Nama :.....................................
Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan ...............
Alamat : .....................
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. Nama : .....................................
Jabatan : Direktur PT./ CV. ...............
Alamat : .....................
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Berdasarkan dokumen:
1. Kontrak Nomor .............., tanggal .............. dan Addendum Nomor ............. antara Pihak
Pertama dengan Pihak Kedua tentang Kontrak Pekerjaan Kegiatan .................... Paket ........
2. Berita Acara Serah Terima Pertama Pekerjaan (PHO) Nomor ……………… tanggal ………….
3. Surat Permohonan FHO Kontraktor Nomor : …………. tanggal ……….
4. Berita Acara Pemeriksaan Hasil Akhir Pekerjaan Nomor : …….. tanggal ……….
5. Berita Acara Pemeriksaan Hasil Perbaikan Akhir Pekerjaan Nomor : … tanggal …
6. Surat Pernyataan Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Nomor : ………… tanggal …………
7. Pasal ...... Syarat-syarat Umum Kontrak tentang Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan.
Menyatakan bahwa :
1. Pihak Kedua menyerahkan untuk terakhir kalinya, Hasil Pekerjaan Paket ............ kepada Pihak
Pertama dan Pihak Pertama menerima penyerahan tersebut.
2. Dengan ditanda tanganinya Berita Acara ini oleh kedua belah pihak, maka kewajiban
memelihara pekerjaan selama periode Masa Pemeliharaan dari tanggal …………… sampai
dengan tanggal ……………. Telah berakhir dan dikerjakan dengan baik sesuai ketentuan
kontrak.
Demikian Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) ini dibuat dalam rangkap ..... (.......)
untuk dapat dipergunakan sebagaimana fungsinya.
17
Yang menyerahkan, Yang menerima,
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
........................ ...........................
Direktur NIP. ...................
Mengetahui :
Kepala Dinas Bina Marga Prov. Lampung
Selaku Pengguna Anggaran
(..............................)
NIP. ………………..
18
Surat Permintaan Pengembalian Jaminan Pemeliharaan Kontraktor kepada PPK
Kepada Yth.
Bapak Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Kegiatan…………………………
Paket .........................................
di -
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah selesainya semua proses pekerjaan konstruksi kegiatan ......................,
Paket .............................. sesuai dengan Kontrak Nomor .................... tanggal ……………, dan
Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) Nomor………….... tanggal …………….
dengan ini kami mohon dapat dilakukan Pengembalian Jaminan Pemeliharaan dengan data-data
sebagai berikut :
1. Nama Bank / Perusahaan Penjamin : ………………………
2. Nomor Jaminan : ………………………
3. Nama Pihak Terjamin : ………………………
4. Nilai Jaminan : ………………………
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dan atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Stampel dan
Tanda tangan
(.................................)
Direktur
Tembusan:
3. Pengguna Anggaran (Kepala Dinas Bina Marga prov. Lampung)
4. Arsip.
19
Laporan Proyek Selesai
20