KNOWLEDGE CAPTURING

KITSBS

“PENGENALAN
MATERIAL
MANAGEMENT”
NARASUMBER :

SRI KAWURYAN
PT PLN ( PERSERO )
8207196Z
PEMBANGKITAN
PENULIS : SUMBAGSEL

RIZKI TIANTOLU SEKTOR

PEMBANGKITAN
9010043B2 BUKITTINGGI

TAHUN 2017

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena berkat
rahmat dan ridho-Nya Knowledge Capturing yang berjudul “Pengenalan Material
Management” ini dapat terselesaikan dengan baik dan lancar. Pada kesempatan ini
penulis juga mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Shodiqin selaku Manajer PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.
2. Ibu Desta Indah Sari, selaku Asisten Manajer Keuangan, SDM, dan Administrasi PT
PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.
3. Bapak Rendra Adi Kusuma selaku Asisten Manajer Pemeliharaan PT PLN
(Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.
4. Bapak Faisal Can, selaku Asisten Manajer Enjiniring PT PLN (Persero) Sektor
Pembangkitan Bukittinggi.
5. Bapak Galih Sucipto Dananjaya, selaku Asisten Manajer Operasi PT PLN
(Persero) Sektor Pembangkitan Bukittinggi.
6. Ibu Suryani selaku Mentor dari Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan
Sumatera Bagian Selatan.
7. Ibu Sri Kawuryan selaku Narasumber dan Supervisor Logistik PT PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Bukittinggi.
8. Rekan - rekan di Bagian Logistik PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan
Bukittinggi.
9. Rekan - rekan kerja yang berada dibawah naungan PT PLN (Persero) Sektor
Pembangkitan Bukittinggi.
10. Semua pihak yang telah banyak menyumbangkan ide dan masukan serta bimbingan.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah
membantu berpartisipasi untuk menyelesaikan Knowledge Capturing ini dalam
rangka meningkatkan kinerja OCR/HCR dan menambah ilmu pengetahuan serta
wawasan insan PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan. Penulis
menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Knowledge Capturing ini masih banyak
kekurangan dan masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya sangat diharapkan saran
dan masukan dari semua pihak agar tulisan ini dapat lebih baik lagi.

Bukittinggi, September 2017

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. iii
A. Apa pengertian material secara umum? ............................................................ 1
B. Apa saja klasifikasi material pembangkit? ........................................................ 1
C. Apa fungsi material dalam kegiatan pembangkit listrik? .................................. 2
D. Bagaimana mengelola kebutuhan material pembangkit? .................................. 2
E. Bagaimana cara agar material yang ada dalam persediaan (inventory) tidak
berlebih, tetapi juga tidak kurang ketika dibutuhkan untuk kegiatan operasi ataupun
pemeliharaan? ............................................................................................................. 3
F. Apa itu Manajemen Persediaan? ....................................................................... 4
G. Apa itu Manajemen Pergudangan? ................................................................... 8
H. Siapa saja yang berperan didalam Material Management? ............................... 8
I. Apa yang terjadi jika ketiga bagian itu tidak bisa bekerja sama dengan baik? .. 9
J. Apa peran dan tanggung jawab masing – masing sub stream yang ada di
stream Material Management? ................................................................................. 10
K. Apa yang menyebabkan material mengendap terlalu lama di gudang? ........... 15
L. Langkah – langkah apa saja yang bisa kita lakukan untuk menurunkan material
deadstock ? ............................................................................................................... 16
M. Apa gambaran singkat tentang katalog? ..................................................... 20
N. Proses apa saja yang dikelola Material Management didalam system? .......... 21
O. Bagaimana proses penerimaan barang sebaiknya dilakukan di Gudang? ....... 23
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 25
BIOGRAFI NARASUMBER ................................................................................... 26
BIOGRAFI PENULIS .............................................................................................. 27

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Diagram Proses Material Management ..................................................... 3

Gambar 2. Pengumuman Inventory Level Championship ....................................... 17
Gambar 3. Penurunan Dead Stock Sektor Bukittinggi.............................................. 18
Gambar 4. Chart Penurunan Dead stock SOMB Tahun 2016 ................................... 19
Gambar 5. Penurunan Dead stock SOMB Semester 1 2017 ..................................... 20

iii
 MENGENAL MATERIAL MANAGEMENT

A. Apa pengertian material secara umum?

Dalam sebuah kegiatan produksi, ada beberapa faktor penting yang menyokong
kegiatan tersebut, yaitu faktor manusia (skill, kompetensi dari man power), cara
pengoperasian alat/mesin produksi dan material. Material adalah item (barang)
yang dibeli atau dibuat, yang disimpan untuk keperluan kemudian, baik untuk
dipakai, diproses lebih lanjut atau dijual kepada konsumen tertentu. Sedangkan
berdasarkan Surat EDIR. 011 tahun 2007, definisi material persediaan adalah
semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun
pemeliharaan, yang pengadaanya dilakukan melalui anggaran investasi (AI)
maupun anggaran operasi (AO). Material secara awam dapat kita pahami sebagai
bahan baku dari sebuah kegiatan proses produksi.
B. Apa saja klasifikasi material pembangkit?
Kita bisa mengklasifikasikan Klasifikasi material pembangkit berdasarkan dari
berbagai sudut pandang, berdasarkan kebutuhannya , tipe pergerakan dan umur
material, yaitu:
1.Metode Persediaan (berdasarkan kebutuhan)
a. Material stock (material persediaan) adalah jenis material suku cadang yang
disimpan dan dikelola sebagai material persediaan yang akan digunakan pada
saat dibutuhkan. Contoh : material untuk kebutuhan Corrective Maintenance
b.Material non stock (material non persediaan) adalah jenis material yang tidak
disimpan di gudang, dibeli pada saat dibutuhkan. Contoh : material untuk
kegiatan pemeliharaan Major Overhaul.

2.Perputaran/ Pergerakan Material (tipe pergerakan)

a. Fast Moving adalah jika tingkat perputaran material tersebut sama dengan
atau lebih dari 4 kali di dalam 1 periode akuntansi (1 tahun)
b. Slow Moving adalah jika tingkat perputaran material tersebut dibawah 4 kali
di dalam 1 periode akuntansi (1 tahun).

1
3. Lama tersimpan di Gudang (umur material)
a. Non Deadstock adalah material yang tersimpan di gudang dengan umur
dibawah 2 tahun (sesuai dengan form asessment SCM KITSBS).
b. Deadstock adalah material yang tersimpan di gudang dengan umur 2 tahun
atau lebih (sesuai dengan form asessment SCM KITSBS).
C. Apa fungsi material dalam kegiatan pembangkit listrik?
Di dalam kegiatan produksi pembangkit listrik, material berfungsi
mendukung kegiatan Operasi dan Pemeliharaan. Tidak tersedianya material (spare
part) dapat menyebabkan terhentinya proses produksi (operasi) sehingga
menyebabkan lost energy sale yang mengakibatkan hilangnya pendapatan
perusahaan. Di sini dapat kita lihat bahwa pengelolaan persediaan material yang baik
akan memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap keberlangsungan kegiatan
produksi (operasi) dan pemeliharaan. Selain itu, pengelolaan material yang baik juga
akan mendukung kegiatan perencanaan anggaran keuangan perusahaan.

D. Bagaimana mengelola kebutuhan material pembangkit?

Berdasarkan tingkat akurasi perencanaan kebutuhan yang mencakup
kelengkapan dan kejelasan spesifikasi teknis, jumlah yang dibutuhkan, waktu yang
dibutuhkan, dan dimana material tersebut akan digunakan. Kebutuhan material
dibagi menjadi dua, yaitu :
1. Kebutuhan terencana : kebutuhan material yang muncul untuk memenuhi
kebutuhan pemeliharaan yang bersifat terencana, contohnya adalah kegiatan
Overhaul (OH), Predictive Maintenance dan Preventive Maintenance.
2. Kebutuhan tidak terencana : kebutuhan material yang muncul untuk memenuhi
kebutuhan pemeliharaan yang bersifat tidak terencana, contohnya adalah
Corrective Maintenance, Force Outage.
Sedangkan berdasarkan kebutuhan berdasarkan fase kebutuhan material adalah
sebagai berikut :
1. Kebutuhan emergency : sifatnya sangat segera dan mendesak, kondisi mesin
mati.
2
2. Kebutuhan urgent : sifatnya segera, mesin kondisi derating
3. Kebutuhan normal : sifatnya tidak segera, sudah ditentukan waktu kebutuhannya,
sesuai manual book atau jadwal overhaul.
4. Optimasi kebutuhan : untuk memenuhi kebutuhan gudang dan menjamin
ketersediaan material.

E. Bagaimana cara agar material yang ada dalam persediaan (inventory)

tidak berlebih, tetapi juga tidak kurang ketika dibutuhkan untuk kegiatan
operasi ataupun pemeliharaan?
Hal ini bisa kita lakukan dengan cara mengendalikan permintaan material,
pengendalian persediaan, melakukan perencanaan pembelian yang matang dan
melakukan proses pembelian yang akurat. Kegiatan – kegiatan tersebut merupakan
bagian dari proses Material Management. Jadi disini, secara awam Material
Management dapat kita artikan sebagai kegiatan pengelolaan material dimulai dari
pengelolaan permintaan, perencanaan kebutuhan, bagaimana material tersebut
diadakan (proses pengadaan/ purchasing), diterimakan sampai dengan material
tersebut dikeluarkan dari persediaan/ gudang untuk digunakan dalam kegiatan
operasi ataupun pemeliharaan.

Gambar 1. Diagram Proses Material Management

3
Stream Material Management sendiri terbagi lagi menjadi 3 sub stream, yaitu:
Inventory Management (Manajemen Persediaan), Procurement Management
(Manajemen Pengadaan) dan Warehouse Management (Manajemen Pergudangan).

F. Apa itu Manajemen Persediaan?

Manajemen Persediaan adalah pengelolaan persediaan material di gudang
hingga mencapai titik optimal antara tingkat pelayanan dan nilai persediaan. Ada
dua kepentingan dalam Manajemen Persediaan, yaitu keuangan dan pemeliharaan.
Pihak keuangan menginginkan agar tidak terlalu banyak material yang tersimpan
digudang karena itu akan mengganggu cash flow perusahaan, sedangkan pihak
pemeliharaan menginginkan material harus ada digudang pada saat dibutuhkan.
Untuk dapat mengakomodasi dua kepentingan tersebut, maka perlu ditentukan titik
keseimbangan diantara keduanya. Sehingga dapat dicapai maximum service level
(tingkat pelayanan material tinggi) dengan minimum inventory (nilai persediaan yang
rendah) tentunya dengan biaya opersional yang rendah (lowest operating cost).
Salah satu metode yang digunakan untuk menyusun kebijakan persediaan adalah
dengan menggunakan Analisa ABC Material sesuai SK Dir 717 tahun 2010. Metode
ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi semua jenis material stock berdasarkan :
1.Kriteria Kekritisan (Criticality), yaitu tingkat pengaruhnya terhadap unit, apakah
apabila tidak tersedia pembangkit akan mengalami trip, derating atau tidak
berpengaruh. Level untuk kriteria Criticality adalah sebagai berikut:
a. Level A : Sangat Kritis
Stock item material yang dapat menyebabkan plant stop, kehilangan produksi
(misalnya hanya satu alat yang digunakan untuk memproduksi kapasitas
100%)
b. Level B : Kritis
Stok item material yang dapat menyebabkan unit derating, atau mengancam
unit untuk derating. Ketidak tersediaan material menyebabkan tertundanya
perbaikan sehingga tidak dapat beroperasi secara optimal.

4
 c. Level C : Kurang Kritis
Stok item material yang tidak berdampak langsung bagi operasi, (misalnya
consumable item; stationery; stok yang ditahan vendor).

2.Kriteria Ketersediaan (Availability), yaitu total lead time yang dibutuhkan barang
tersebut. Lead time yang dimaksud adalah waktu yang dibutuhkan mulai proses
pengadaan sampai dengan barang diterima di gudang. Lead Time dibagi menjadi
dua, yaitu:
a. Internal Lead Time
i. Inventory Lead Time
Waktu yang diperlukan oleh Inventory controller untuk mengevaluasi
permintaan user sampai dengan rekomendasi pembelian ke purchasing.
(Purchase Requisition (PR) dibuat hingga disetujui).
ii. Purchase Lead Time
Waktu yang diperlukan oleh bidang pengadaan untuk memproses pengadaan
dari PR yang sudah disetujui hingga menjadi Purchase Order (PO).
iii. Receiving and Inspection Lead Time
Waktu yang diperlukan bagian penerimaan dalam memeriksa dan menerima
material.
b. Eksternal Lead Time
Waktu yang diperlukan supplier (pemasok) untuk mensuplai material sesuai
dengan purchase order yang diterima
Total Lead Time adalah waktu total yang dibutuhkan dalam proses pengadaan
barang jasa yang didapat dari penjumlahan Internal Lead Time dan Eksternal
Lead Time.
Level untuk kriteria Availability adalah sebagai berikut:
a. Level A : Long Lead Time
Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total
lead time diatas 90 (sembilan puluh) hari kalender
b.Level B : Medium Lead Time
5
 Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total
lead time antara 30 (tiga puluh) sampai dengan 90 (sembilan puluh) hari
kalender
c. Level C : Short Lead Time
Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total
lead time dibawah 30 (tiga puluh) hari kalender
3.Usage, yaitu tingkat penggunaan barang yang dinilai dari total perkalian antara
frekuensi penggunaan dengan harga rata-rata material (jumlah x harga) pada
periode tertentu.

a. Level A
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu
periode tertentu diatas Rp. 500 juta

b.Level B
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu
periode tertentu antara Rp. 100 Juta s/d Rp. 500 juta
c. Level C
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu
periode tertentu dibawah Rp. 100 Juta
d.Level D
Adalah material yang dalam suatu periode tertentu tidak ada pemakaiannya.
Suatu material dikategorikan sebagai strategic spare apabila criticality-nya tinggi
(level A) dan usage-nya D. Strategic spare ini hakekatnya harus selalu tersedia di
gudang.
Material harus disetting ROP/ROQ apabila tingkat penggunaan cukup tinggi
(Usage level ABC dan D yang criticality-nya A). Penentuan ROP (re-order point)
dan ROQ (re-order quantity) harus ditentukan berdasarkan ketiga kriteria diatas
dan dilakukan review secara periodic (setiap 6 bulan sekali).

6
 Pada Manajemen Inventory, ada beberapa indikator yang menjadi penilaian
keberhasilan pelaksanaan, yaitu:
1.Service Level
Service level (tingkat ketersediaan) material adalah perbandingan antara total
item permintaan material yang dapat dipenuhi terhadap total item permintaan
material.

Formula Service Level Material

Catatan : Permintaan material dikatakan dipenuhi apabila permintaan user dapat

dilayani petugas gudang tepat pada saat tanggal material diperlukan
2. Perputaran Material
Perputaran material adalah perbandingan antara pemakaian material terhadap saldo
rata-rata dalam periode tertentu.

Formula Inventory Turn Over

Keterangan:
d. Pemakaian material : total biaya pemakaian material gudang pada periode tertentu
e. Saldo rata-rata : saldo awal dikurangi saldo akhir dibagi 2
Untuk mengoptimalkan inventory turnover, inventory level dan service
level, dapat kita terapkan Kontrak Payung untuk material tertentu, contohnya
material fast moving.

7
G. Apa itu Manajemen Pergudangan?
Pergudangan/ Warehouse/ Storage adalah suatu area/lokasi/tempat yang
terbuka atau tertutup dan diperlukan untuk menyimpan material. Di dalamnya
terdapat kegiatan administrasi serta tenaga kerja untuk melakukan kegiatan-kegiatan
pergudangan yang merupakan suatu titik awal dalam pengelolaan, pengendalian, dan
transaksi material persediaan.
Manajemen Pergudangan merupakan salah satu fungsi atau bagian dalam
proses manajemen material yang didalamnya dilakukan pengelolaan seluruh
transaksi material persediaan yang meliputi ; penerimaan, penyimpanan, perawatan,
pengamanan, pemindahan/mutasi, pengendalian persediaan, pengeluaran,
pengembalian dan stock opname.
Secara umum fungsi dan peran dari suatu sistem pergudangan adalah
sebagai berikut :
1.Melakukan tata usaha (administrasi) atas material yang masuk dan keluar gudang.
2. Melakukan penyimpanan material secara teratur dan tertib, sehingga material
terhindar dari kerusakan/kehilangan dan dapat dengan cepat memberikan
pelayanan.
3.Melakukan perawatan atas material selama penyimpanan, mengatur dan
memelihara tempat penyimpanan material.
4.Merencanakan tempat yang memenuhi syarat untuk material yang belum mendapat
tempat yang semestinya, dan material yang direncanakan akan diterima.
5.Mengadakan pencatatan material.

H. Siapa saja yang berperan didalam Material Management?

Ada 3 bagian penting yang berperan dalam kegiatan pengelolaan material
(material management), yaitu :
1.Inventory Control
Bagian ini bertugas untuk melakukan pengendalian material persediaan melalui
pengendalian permintaan, perencanaan kebutuhan dan penentuan material yang
harus ada dan tersedia di persediaan.
8
2.Pelaksana Pengadaan
Bagian ini bertugas melaksanakan proses pengadaan atas usulan permintaan
pembelian (purchase requisition) dari Inventory Control

3.Gudang
Bagian ini bertugas melakukan penerimaan berdasarkan kontrak / surat perjanjian
(Purchase Order/PO) dari Pelaksana Pengadaan, menyimpan dan merawat
material tersebut sampai dengan material tersebut dikeluarkan untuk digunakan.

I. Apa yang terjadi jika ketiga bagian itu tidak bisa bekerja sama dengan
baik?
Jika ketiga bagian ini tidak bersinergi dengan baik, beberapa kemungkinan yang
akan terjadi adalah :
1.Jika kegiatan perencanaan kebutuhan dan perencanaan pembelian di Inventory
Control tidak berjalan dengan baik (belum matang), maka kegiatan di proses
selanjutnya di bagian Pelaksana Pengadaan dan Logistik (gudang) akan menjadi
terlambat.
2.Jika perencanaan pembelian sudah matang tetapi eksekusi proses pengadaannya
tidak berjalan dengan baik, misal : eksekusi tidak tepat waktu, maka akan
menyebabkan kedatangan material yang dibutuhkan tidak tepat waktu, sehingga
kegiatan operasi ataupun pemelihaaan menjadi terhambat. Hal ini juga
mengakibatkan Service Level tidak tercapai dan bisa jadi juga EFOR naik.
3.Jika perencanaan kebutuhan dan perencanaan pembelian di Inventory Control dan
proses pengadaan di bagian Pelaksana Pengadaan sudah berjalan dengan baik
(sudah matang) tetapi proses penerimaan di Bagian Gudang (Logistik) terlambat,
dalam hal ini kegiatan transaksi penerimaan terlambat dilakukan, maka proses
pengeluaran (issueing) juga menjadi terlambat.
Ketiga hal yang tersebut diatas menyebabkan Service Level menjadi tidak tercapai,
bisa jadi juga akan menyebabkan EFOR menjadi tinggi karena penanganan
gangguan yang terlambat dikarekan ketidaktersediaan material.
9
J. Apa peran dan tanggung jawab masing – masing sub stream yang ada di
stream Material Management?
Peran dan tanggung jawab bagian – bagian yang ada di stream Material
Management adalah sebagai berikut :
1. Inventory Control
Sebagai bagian yang berfungsi untuk mengendalikan persediaan, Inventory
Control memiliki tugas sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi dan memetakan material yang dibutuhkan oleh unit
pembangkit, bisa dilakukan dengan metode Analisa ABC sesuai SK Dir
717 tahun 2010 tentang Kebijakan Persediaan Material di Lingkungan PT.
PLN (Persero)
b. Mengelola permintaan material
c. Mengendalikan persediaan, salah satu caranya bisa dengan menerapkan
setting ROP/ROQ hasil dari Analisa ABC.
2. Pelaksana Pengadaan
Sebagai bagian yang berfungsi untuk melakukan proses pengadaan, Pelaksana
Pengadaan memiliki peran sebagai berikut :
a. Melakukan proses pengadaan tepat waktu sehingga levering material
berlangsung sesuai jadwal.
b. Melakukan proses pengadaan dengan akurat sehingga tidak terjadi
kendala diproses penerimaan, misal : kesalahan syarat penyerahan
pekerjaan akan membuat proses penerimaan menjadi terhambat.
3. Gudang (Logistik)
c. Melakukan transaksi penerimaan tepat proses dan tepat waktu.
d. Melakukan pengelolaan fisik material dan administrasinya sesuai dengan
SK DIR 687 tahun 2010.
e. Melakukan transaksi pengeluaran tepat proses dan tepat waktu.
f. Melakukan opname fisik harian terhadap material yang bergerak pada hari
itu sehingga data persediaan selalu akurat dan update.
10
 Yang perlu ditekankan disini bahwa setiap pelaku harus memahami role
yang ada di masing – masing sub-streamnya. Role yang ada di stream
Material Management dapat dijabarkan sebagai berikut :

No. Jabatan Role SAP Deskripsi Role

1 Manajer Sektor Requestor Memiliki otorisasi untuk:

Manager 1. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap dokumen
permintaan pembelian barang/jasa
(Purchase Requisition)
2. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap status
penerimaan material non-stock
(Goods Receipt Non-Stock) dan jasa
(Service Acceptance)

Purchasing Memiliki otorisasi untuk :

Manager 1. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap dokumen
permintaan penawaran harga (RFQ).
2. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap dokumen
penawaran harga (Quotation).
3. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap KHS
(Contract).
4. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap Surat Pesanan
dan Surat Perintah Kerja (PO).

11
 MM Memiliki otorisasi untuk melihat
Management laporan-laporan manajemen di
Reporting bidang logistic
2 Engineer / Requestor Memiliki otorisasi untuk:
Assistant Engineer Administrator 1. Membuat dokumen permintaan
Perencanaan dan pembelian barang/jasa (Purchase
Evaluasi Operasi, Requisition).
Engineer / AE / 2. Mencatat status penerimaan
JE Pemeliharaan material non-stock (Goods Receipt
Mesin dan Alat Non-Stock) dan jasa (Service Entry).
Bantu 3. Membuat reservasi (Kode 7) ke
gudang.
4. Membuat dokumen permintaan
pemindahan barang inter/intra
company (Stock Transfer Order)
3 Pelaksana Purchasing Memiliki otorisasi untuk:
Pengadaan Administrator 1. Membuat dokumen permintaan
penawaran harga (RFQ).
2. Membuat dokumen penawaran
harga (Quotation).
3. Membuat KHS (Contract).
4. Membuat Surat Pesanan dan
Surat Perintah Kerja (PO).
5. Membuat Quality Info Record.
4 Asisten Manajer Requestor Memiliki otorisasi untuk memeriksa
Administrasi & Manager dan memberikan persetujuan
Keuangan (approve PR terhadap dokumen permintaan
STO) pemindahan barang ke wilayah atau
area lain (PR Stock Transfer Order)

12
 QA (Quality Memiliki otorisasi untuk memeriksa
Assurance) dan memberikan persetujuan
Manager terhadap hasil pemeriksaan material
yang dilakukan di gudang (TUG4).
QI (Quality Memiliki otorisasi untuk memeriksa
Inspection) dan memberikan persetujuan
Manager terhadap hasil inspeksi pabrikan
(FAT/IQC).
Warehouse Memiliki otorisasi untuk:
Manager 1. Memeriksa dan memberikan
persetujuan terhadap hasil
perhitungan material (Stock Count).
2. Membuat dokumen Stock
Transfer Order (STO) untuk
perpindahan material antar
unit/wilayah.
5 Supervisor QA (Quality Memiliki otorisasi untuk
Logistik Assurance) mencatatkan hasil pemeriksaan
Administrator material yang dilakukan di gudang
(TUG4) ke dalam sistem.
QI (Quality Memiliki otorisasi untuk
Inspection) mencatatkan hasil inspeksi pabrikan
Administrator (FAT/IQC) ke dalam sistem.
Warehouse Memiliki otorisasi untuk:
Administrator 1. Melakukan penerimaan material
(Goods
Receipt/Kode1/Kode2/Kode3) dan
pengeluaran material (Goods
Issue/Kode6).

13
 2. Melakukan perubahan status
material (misal: dari NORMAL ke
RUSAK).
3. Mencetak Count Sheet dan
mencatatkan hasil perhitungan
material (Stock Count).
4. Melakukan penyimpanan dan
pengeluaran material sesuai modul
Warehouse Management (khusus
untuk gudang yang
mengimplementasikan modul
Warehouse Management).
6 Administrasi QA (Quality Memiliki otorisasi untuk
Gudang/Logistk Assurance) mencatatkan hasil pemeriksaan
Administrator material yang dilakukan di gudang
(TUG4) ke dalam sistem.
QI (Quality Memiliki otorisasi untuk
Inspection) mencatatkan hasil inspeksi pabrikan
Administrator (FAT/IQC) ke dalam sistem.
Warehouse Memiliki otorisasi untuk:
Administrator 1. Melakukan penerimaan material
(Goods
Receipt/Kode1/Kode2/Kode3) dan
pengeluaran material (Goods
Issue/Kode6).
2. Melakukan perubahan status
material (misal: dari NORMAL ke
RUSAK).
3. Mencetak Count Sheet dan

14
 mencatatkan hasil perhitungan
material (Stock Count).
4. Melakukan penyimpanan dan
pengeluaran material sesuai modul
Warehouse Management (khusus
untuk gudang yang
mengimplementasikan modul
Warehouse Management).
Tabel 1. User Role Mapping

K. Apa yang menyebabkan material mengendap terlalu lama di gudang?

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari pengelolaan persediaan material,
material harus direncanakan dengan benar, dimulai dari kapan material itu akan
digunakan, berapa banyak jumlah yang dibutuhkan dan keterkaitannya dengan
metode persediaan, apakah material tersebut akan menjadi material stock atau non
stock. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penumpukan material di
gudang yang menyebabkan modal kerja perusahaan tidak berputar. Perputaran
persediaan yang lambat merupakan salah satu indikasi bahwa pengelolaan modal
tidak berjalan dengan baik. Sesuai dengan f o r m asessment SCM KITSBS,
material yang mengendap atau tersimpan > 2 tahun tergolong ke dalam material
Dead stock. Nilai Dead stock yang tinggi membuat nilai gudang tidak sehat.
Hal ini disebabkan oleh hal – hal sebagai berikut ; perencanaan kebutuhan material
yang tidak matang, Perencanaan pembeliaan yang tidak matang, kesalahan didalam
menentukan material harus di stock atau tidak, User tidak aware dengan material yang
tersedia di gudang. Faktor utama yang menyebabkan hal tersebut adalah SDM yang
bertanggung jawab terhadap pemakaian, pengelolaan,dan pengendalian material
belum memiliki awareness yang memadai.

15
 L. Langkah – langkah apa saja yang bisa kita lakukan untuk menurunkan
material deadstock ?
Hal – hal yang bisa kita lakukan untuk menurunkan material deadstock dari
persediaan dan mencegah timbulnya deadstock baru adalah sebagai berikut :
1. Memberikan awareness terkait Kebijakan Persediaan, bisa melalui sosialisasi,
inhouse training atau diskusi internal terkait Kebijakan Persediaan (Inventory
Policy) berdasarkan SK Dir 717 tahun 2010. Hal ini bertujuan untuk membangun
pemahaman dan kesadaran user dan semua yang terkait dengan pengelolaan
material tentang material – material apa saja yang seharusnya di stock di gudang
atau tidak, sehingga harapannya bisa menurunkan material deadstock dan
meminimalkan munculnya material deadstock baru.
2. Review alur proses permintaan pembeliaan (Purchase Requisition), proses
pengadaan, proses penerimaan sampai dengan proses pengeluarannya apakah
sudah sesuai dengan proses bisnisnya.
3. Mapping material berdasarkan tingkat kekritisan terhadap unit (critically), tingkat
ketersediaan ( availability), tingkat pemakaiannya (usage value), frekwensi
pergerakan (slow/fast moving), umur material (deadstock/non deadstock) dan
pengguna (user) material.
4. Meminta Asman Pemeliharaan dan Rendal Pemeliharaan untuk melakukan
perencanan pemakaian material yang sudah dimapping tersebut.
5. Memberikan tantangan kepada user dengan membuat lomba penurunan material
deadstock. Hal ini pernah dilakukan di 2 sektor yaitu di Sektor Bukittinggi,
dengan tema “Inventory Level Championship” dan berhasil menurunkan nilai
persediaan sebesar 15,87% atau sebesar Rp. 338.825.663 di Semester I tahun
2016 dan di Sektor Ombilin, dengan tema “Dead stock Hero Championship”
berhasil menurunkan nilai dead stock sebesar 33% atau senilai Rp. 3.038.287.612
di tahun 2016 dan 12% atau senilai Rp. 742.045.323 di Semester I tahun 2017.

16
Gambar 2. Pengumuman Inventory Level Championship
17
Gambar 3. Penurunan Dead Stock Sektor Bukittinggi

18
Gambar 4. Chart Penurunan Dead stock SOMB Tahun 2016

19
 Gambar 5. Penurunan Dead stock SOMB Semester 1 2017

M. Apa gambaran singkat tentang katalog?

Katalog merupakan suatu sajian informasi detail dari sebuah material atau barang
yang menggambarkan secara jelas dan lengkap tentang spesifikasi material yang
terdokumentasi dalam bentuk format (pola penamaan) yang teratur dan rapi. Katalog
berfungsi sebagai pintu gerbang proses bisnis material, mulai dari permintaan
material, order pembelian material, penerimaan material, penyimpanan material
sampai dengan pengambilan material dari gudang. Dalam sistem SAP, kumpulan
data dari berbagai macam katalog material yang digunakan oleh PLN dikelola dan
dimonitor dalam Material Master. Sebagai bagian dari proses integrasi proses bisnis,
20
nomor katalog akan menghubungkan proses permintaan, pembelian, penerimaan dan
pengeluaran material.

N. Proses apa saja yang dikelola Material Management didalam system?

Proses – proses yang dikelola Material Management didalam system adalah sebagai
berikut :
1. Pemesanan Barang (Reservasi)/ Permintaan Barang
Pemesanan barang (Reservation) adalah permintaan ke gudang untuk
pengeluaran material persediaan pada waktu yang telah ditentukan, untuk
kebutuhan suatu pekerjaan (baik untuk pemeliharaan maupun investasi).
Pemesanan barang merupakan bagian dari pembuatan dokumen TUG 9 (Slip
Pengeluaran Barang), dalam pembuatan pemesanan barang (reservation) harus
disertakan cost object untuk menentukan di mana biaya tersebut akan
dibebankan. Pemesanan barang berperan dalam proses monitoring permintaan
material secara online, pihak gudang dapat memonitor tanggal estimasi
pengeluaran material tersebut, kepada siapa diterimakan, berapa jumlah yang
harus dikeluarkan, dari plant dan gudang mana material tersebut akan
dikeluarkan, dan sumber pendanaan pengeluaran material tersebut.
2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition / PR)
Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR) adalah dokumen internal
yang mengindikasikan kebutuhan akan barang /jasa. Bisa juga merupakan
permintaan kepada bagian Pelaksana Pengadaan untuk mendapatkan
barang/jasa sehingga barang/jasa tersebut dalam periode waktu yang telah
ditentukan.

Adapun tipe Purchase Requisition adalah sebagai berikut :

a. Purchase Requistion : untuk material stock
b. PR Nonstock&Service : untuk material non-stock, jasa dan supply erect.
c. PR Contract : untuk Kontrak Harga Satuan (KHS)

21
3. Contract dan Purchase Order (PO)
a. Contract atau Outline Agreement (OA) merupakan dokumen pengadaan di
sistem yang berisi persetujuan/kesepakatan dengan vendor terkait dengan
penyediaan barang atau jasa dalam periode tertentu. Kesepekatan Harga
Satuan/KHS (Contract) tidak mengandung rincian tanggal pengiriman dan
jumlah untuk tiap pengiriman. Ini biasa kita sebut sebagai Kontrak Payung.
b. Purchase Order (PO/ Surat Pesanan adalah dokumen resmi yang berisi
permintaan untuk mendapatkan material atau jasa dari vendor, dengan
aturan dan kondisi tertentu.
4. Penerimaan
Penerimaan dapat dikategorikan dalam 3 tipe, yaitu:
1) Penerimaan (Good Receipt) material stock : material hasil penerimaan akan
disimpan dan dikelola di gudang sampai dengan material tersebut digunakan,
dalam persediaan sesudah terjadi penerimaan jumlah stock dan nilai/harga
terakhir barang (Moving Average Price) akan otomatis ter-update.
2) Penerimaan (Good Receipt) non stock : material akan langsung menjadi
beban/langsung dibiayakan pada saat diterimakan, di dalam persediaan tidak
akan terjadi update jumlah material ataupun nilai/harga material.

3) Penerimaan jasa :
a. Service Entry Sheet adalah aktivitas penerimaan jasa yang dilakukan oleh
Requestor atas pekerjaan jasa yang telah dilaksanakan oleh vendor. Ini
digunakan untuk merekam dan memonitor kemajuan service (jasa) yang
telah terlaksana.
b. Setelah service (jasa) telah selesai dilaksanakan sesuai dengan Service
Purchase Order, pihak yang berwenang akan melakukan pemeriksaan
dan penerimaan secara formal melalui Service Acceptance.

22
5. Pengeluaran
Tipe pengeluaran barang (Good Issue) adalah sebagai berikut :
1) Pengeluaran barang (Good Issue) terencana : pengeluaran barang
dilakukan dengan mengacu pada pemesanan material (reservation).
2) Pengeluaran barang (Good Issue) tidak terencana : pengeluaran barang
dilakukan langsung terhadap cost object (obyek yang dibebani biaya),
dapat dilakukan tanpa melakukan reservasi/pemesanan terlebih dahulu,
tetapi hanya diperbolehkan untuk keadaan darurat/emergency.
3) Pengeluaran barang (Good Issue) untuk penghapusan : pengeluaran
barang dilakukan dengan tujuan untuk menghapus nilai barang dari
inventory, biasanya dilakukan terhadap barang yang sudah tidak terpakai
lagi. Untuk melakukan pengeluaran ini dibutuhkan persetujuan General
Manager atau bahkan diatas itu.

O. Bagaimana proses penerimaan barang sebaiknya dilakukan di Gudang?

Penerimaan Barang sebaiknya dilakukan oleh petugas Gudang (Warehouse Admin)

dengan memperhatikan hal-hal yang tersebut dibawah ini :
1. Semua material yang diterimakan di gudang harus ada kontrak/ Purchase
Order-nya.
2. Material yang dikirim oleh vendor dibongkar dan disimpan di area karantina
dengan tujuan inspeksi kualitas.
3. Tim pemeriksa barang harus memeriksa fisik dari material termasuk jumlah,
kemasan, label, delivery order atau dokumen isi kemasan, dll.
4. Petugas gudang hanya menerima barang dalam jumlah fisik saja.

23
5. Semua material yang telah diadakan oleh Pelaksana Pengadaan harus melalui
proses pemeriksaan material oleh Tim Pemeriksa sebelum diterimakan ke
dalam persediaan.
6. Item material yang diterima perlu dicek oleh Tim Pemeriksa Barang dimana
harus sesuai dengan parameter sebagai berikut :
a. Material yang diterima perlu dilakukan tes fungsional, bila diperlukan
b. Materialnya sesuai dengan spesifikasi yang tertulis di surat perjanjian
c. Hari keterlambatan apabila ada
d. Persyaratan administrasi sesuai yang tercantum dalam surat perjanjian.
7. Setelah barang diperiksa, Berita Acara Pemeriksaan Barang akan disiapkan
oleh staf gudang dan ditanda tangani oleh Tim Pemeriksa.
8. Berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Barang yang sudah ditanda tangani
oleh Tim Pemeriksa akan dilakukan pengambilan keputusan untuk menerima
atau menolak material tersebut.
a. Jika Tim Pemeriksa menyatakan barang yang diperiksa sudah sesuai
dengan kontrak baik jumlah fisik dan kualitasnya, maka akan dilanjutkan
proses penerimaan ke dalam persediaan.
b. Jika Tim Pemeriksa menyatakan barang yang diperiksa tidak sesuai
dengan kontrak baik jumlah fisik dan kualitasnya, maka akan dilanjutkan
proses pengembalian barang ke vendor.
9. Sesudah material diterimakan didalam persediaan, material akan diletakkan di
rak Gudang sesuai dengan pola penataan yang diatur di dalam SK Dir 687
tahun 2010 tentang Tata Kelola Pergudangan di Lingkungan PT. PLN
(Persero).

24
 DAFTAR PUSTAKA
- Keputusan Direksi Nomor 687.K/DIR/2010 tentang Sistem Tata Kelola
Pergudangan Di Lingkungan PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Keputusan Direksi Nomor 717.K/DIR/2010 tentang Kebijakan Persediaan

Material Di Lingkungan PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Keputusan Direksi Nomor 620.K/DIR/2013 tentang Pedoman Pengadaan

Barang/Jasa PT PLN (Persero), PT. PLN (Persero), Jakarta

- Materi Inhouse Training ERP, PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel,

Palembang.

- Handout Supply Chain Management, PT Pembangkitan Jawa Bali, Paiton

25
 BIOGRAFI NARASUMBER
(SRI KAWURYAN)

Wanita kelahiran Sukoharjo, 25 Agustus 1982 ini

mengawali karirnya pada tahun 2007 di PLN
(Persero) KITSBS Sektor Pembangkitan Bukit
Asam. Alumni Teknik Mesin Universitas Sebelas
Maret ini awalnya ditugaskan pada bagian
Pemeliharaan Boiler Sektor Pembangkitan Bukit
Asam. Pada tahun 2008 beliau mulai dirotasi ke
bagian Pemeliharaan Mill. Tahun berikutnya beliau
dipercaya mutasi ke bagian Enjiniring untuk
mengangani Kinerja Sektor Pembangkitan Bukit
Asam. Pada tahun 2010, beliau dimutasi ke bagian
Inventory Control dan sempat singgah kembali mengelola Kinerja pada tahun
2011.

Mulai menekuni Logistik pada tahun 2011 di Sektor Pembangkitan

Bukit Asam, beliau diberi kepercayaan sebagai Supervisor Logistik pada Sektor
Pembangkitan Bukittinggi pada tahun 2014 hingga sekarang. Pindah ke ranah
minang, merupakan tantangan baru bagi pecinta mie ayam ini. Terbiasa
menangani Sektor Thermal, mengelola Logistik pada Sektor Koordinatif Hydro
bukanlah hal yang mudah. Butuh rencana kerja dan program nyata untuk
mengejar target kinerja yang ditetapkan oleh KITSBS. Dengan program
Inventory Level Championship nya, penyuka musik rock alternative yang satu ini
dapat menurunkan nilai persediaan material yang ada pada Sektor Pembangkitan
Bukittinggi, sehingga target kinerja Inventory Turn Over (ITO) tercapai lebih
dari 300% pada tahun 2016.

Beliau percaya ilmu itu akan terus berkembang jika dibagikan kepada
generasi selanjutnya. Ia berharap, wawasan dan pengetahuan tentang
“Pengenalan Material Management” dalam Knowledge Capturing ini dapat
menjadi pedoman dalam menjalankan proses bisnis Material Management di
lingkungan PLN KITSBS. Dan semoga kedepannya sharing ilmu dapat terus
ditumbuh kembangkan dalam budaya perusahaan PT PLN ( Persero )
Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan.

26
 BIOGRAFI PENULIS
(RIZKI TIANTOLU)

Lahir di Palembang, 7 Juni 1990, saat ini

bertugas pada seksi Logistik pada PT PLN (Persero)
KITSBS Sektor Pembangkitan Bukittinggi. Mengawali
karirnya di PLTA Singkarak sebagai Operator PLTA
Singkarak selama 4 tahun. Pada tahun 2014, ia dipercaya
untuk mempelajari dan mengembangkan ilmunya di bagian
logistik Sektor Pembangkitan Bukittinggi hingga sekarang.

Anak bungsu dari tiga bersaudara ini lulusan dari

SMAN 1 Palembang. Kemudian memilih melanjutkan pendidikannya dengan
mengikuti Rekrutmen D1 PLN pada tahun 2010. Setelah masa kerja, ia pun tetap
bersemangat melanjutkan studinya di Institut Teknologi Padang. Sempat
ditunjuk sebagai Ketua Bidang Futsal Sektor Pembangkitan Bukittinggi selama
hampir 3 tahun adalah bukti futsal adalah hobinya. Pencinta pempek ini juga
sangat tertantang untuk mempelajari suatu hal yang baru. Walaupun menulis
bukan bagian dari hobinya, namun ia berusaha untuk memaparkan apa yang ia
peroleh dari narasumber tentang ilmu “Material Management” dalam Knowledge
Capturing yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera
Bagian Selatan pada tahun 2017.

Besar harapan bahwa Knowledge Capturing tentang “Pengenalan

Material Management” ini dapat menambah wawasan pihak – pihak yang terlibat
dalam proses bisnis Material Management di KITSBS pada khususnya dan PLN
pada umumnya. Dan smoga juga dapat menjadi pembelajaran yang berkelanjutan
bagi kita bersama demi meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan
Kinerja Perusahaan.

27