Tugas 8

TEKNOLOGI INFORMASI DAN MEDIA BK

“Microsoft Office (Ms. Excel)”

Dosen Pembina:
Verlanda Yuca, S.Pd., M.Pd., Kons.

OLEH :
Dina Yudi Harnita
18006092

JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2020
 B. Formatting Data dan Break Cell C. Formula Excel
A. Sorting data
Format Data adalah suatu kombinasi Formula adalah ekspresi memberitahu
sorting data adalah proses tanda-tanda khusus berupa karakter yang komputer pada operasi matematika untuk
mengurutkan data yang sebelumnya dipakai untuk mengatur bentuk data
melakukan menghitungan pada nilai tertentu.
disusun secara acak sehingga Ketika mengacu pada perangkat lunak
tampilan. Page Break digunakan untuk komputer, formula adalah yang paling sering
menjadi tersusun secara teratur membuat halaman secara terpisah pada digunakan dalam program spreadsheet,
menurut suatu aturan tertentu. suatu sheet. seperti Microsoft Excel.

H. Merancang Laporan Data

Otomatis
D. Link Antar Sheet dan File
untuk mempercepat dan mempermudah,
sebaiknya menciptakan data-data otomatis Link excel antar sheet ini digunakan
MS. Excel untuk menampilkan keseluruhan sheet
yang siap pakai, sehingga pada saat
atau untuk menampilkan range nilai
dibutuhkan tidak perlu menulis data yang dibutuhkan saja.
berulang kali, tetapi tinggal memasukkannya

E. Freeze, Split dan Hide Cell

G. Security System
Excel memungkinkan melindungi pekerjaan,
baik untuk mencegah seseorang membuka buku
kerja tanpa kata sandi, memberikan akses Baca-
Saja ke buku kerja, maupun melindungi lembar
kerja sehingga rumus tidak akan terhapus secara
tidak sengaja.
Freeze Panes berfungsi untuk
F. Conditional Formating membiarkan columns yang sudah kita set
agar tetap terlihat di layar walaupun
Conditional formating adalah fitur yang
kursor digulirkan ke baris atau kolom
digunakan untuk memberikan format
berikutnya. Split digunakan untuk melihat
khusus pada sel-sel yang memenuhi area yang sama di panel lainnya. Hide cell
aturan tertentu pada suatu range atau digunakan untuk menyembunyikan
tabel microsoft excel. Worksheet yang berisi data penting yang
ada dalam worksheet,
 Microsoft Office (Ms. Excel)

A. Sorting Data
Menurut Saniman dan Muhammad Fhantoni (2010), sorting data adalah proses mengurutkan
data yang sebelumnya disusun secara acak sehingga menjadi tersusun secara teratur menurut
suatu aturan tertentu. Data dalam struktur data sangat penting untuk data yang bertipe data
numerik ataupun karakter. Pengurutan dapat dilakukan secara ascending (urut naik) dan
descending (urut turun) Pengurutan (Sorting) adalah proses menyusun kembali data
yangsebelumnya telah disusun dengan suatu pola tertentu, sehingga tersusun secara teratur
menurut aturan tertentu. Contoh:
Data Acak : 5 6 8 1 3 25 10
Ascending : 1 3 5 6 8 10 25
Descending : 25 10 8 6 5 3 1
Mengurutkan data di excel sering sekali dipakai dalam pekerjaan sehari-hari untuk
keperluan analisa data. Fasilitas ini mempunya fungsi mengurutkan data dengan 2 cara yaitu
Ascending dan Descending. Mengurutkan di excel dapat anda lakukan untuk berbagai tipe data
Numeric (angka),Text (Teks), Date (tanggal), Time (jam), dan lain sebagainya. Program Excel
akan secara otomatis membaca tipe data tersebut. secara garis besar sorting menggunakan 2
cara :
1. Ascending : Mengurutkan data dengan urutan Terbesar ke Terkecil/Tertinggi ke Terendah
(A To Z)
2. Descending : Mengurutkan data dengan urutan Terkecil ke Terbesar/Terendah ke
Tertinggi (Z To A)
Tips Penggunaan Sorting data excel sebagai berikut:
1. Tabel harus ideal ( tidak ada merge cell) syarat tabel ideal bisa anda pelajari di materi
Membuat tabel.
2. Hindari Blok kolom pada saat sort, “cukup letakan kursor di kolom” kemudian klik A-Z /
Z-A
B. Formatting Data dan Break Cell
Format Data adalah suatu kombinasi tanda-tanda khusus berupa karakter yang dipakai
untuk mengatur bentuk data tampilan. Format data bisa lebih dari satu sesuai dengan banyak data
yang ingin ditampilkan. Format data yang dipakai disesuaikan dengan jenis data tampilan. Daftar
Spesifikasi Format Data Format Data Bentuk Tampilan Data %c Karakter tunggal %d Bilangan
bulat %e Bilangan bernotasi ilmiah %f Bilangan berjenis pecahan bertitik (floating point
number) %g Pilihan tampilan terpendek antara bentuk %e atau %f %i Bilangan bulat desimal
(sama dengan %d) %n Digunakan untuk perintah menyimpan banyak karakter yang telah
ditampilkan oleh perintah print() kedalam suatu petunjuk jenis integer %o Notasi bilangan basis
delapan (oktal) %p Tampilan petunjuk (pointer) %s Tampilan deret karakter (string) %u
Bilangan bulat decimal tak bertanda (unsign) %x Notasi bilangan basis 16 (hexadesimal) %%
Tampilan tanda persen (%).
Page Break digunakan untuk membuat halaman secara terpisah pada suatu sheet. Jadi
walaupun jarak antara range satu dengan range lainnya ataupun cell satu dengan cell lainnya
begitu dekat, ia dapat dipisah halamannya saat di print preview/print. Langkah-langkah membuat
Page Break yaitu:
1. Bukalah Microsoft Excel, lalu buatlah file Excel baru
2. Ketikan pada cell A1: "Halaman 1"
3. Ketikan pada cell A2: "Halaman 2"
4. Misal, yang kita inginkan adalah saat di print preview, cell A1 akan berada pada halaman
satu, dan cell A2 akan berada pada halaman dua
5. Tempatkan kursor di cell A2
6. Klik menu Insert à Page Break
Formula juga bisa berfungsi antar antar sel dalam sheet yang sama, sheet lain yang masih
dalam satu workbook, atau sel lain yang berbeda workbook atau beda file. Dalam
penggunaannya, Formula dalam Microsoft Excel tidak beda dengan penulisan formula di
program Office yang lain, semisal Openoffice Calc dan LibreOffice Calc.
Dengan menggunakan formula, anda bisa dengan cepat menghitung dan mengisi data sesuai
kriteria tertentu dan akurat. Di blog broexcel.com, ke depan akan kami ulas penggunaan rumus
Excel yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
C. Link Antar Sheet dan File
Menurut Indri Handayani, dkk (2017) saat membuat sebuah laporan dengan excel
adakalanya kita perlu membuka atau melihat nilai data pada sheet lain, baik dalam satu
worksheet yang sama atau dari worksheet lain. Agar lebih mudah, umumnya kita akan membuat
link antar sheet atau hiperlink antar file excel agar pengerjaan laporan di excel jadi lebih mudah
dan cepat. Link excel antar sheet ini digunakan untuk menampilkan keseluruhan sheet atau untuk
menampilkan range nilai yang dibutuhkan saja. Contohnya jika dalam sebuah laporan keuangan
dibutuhkan keterangan lebih detail tentang hasil sebuah perhitungan. Dengan link excel atau
hiperlink ini kita bisa mengarahkannya menuju sheet tempat perhitungan dijabarkan atau bahkan
menuju file excel lain tempat dimana data tersebut disimpan.
Jika kita ingin menggunakan hyperlink hanya untuk mengetahui nilai sheet lain pada
worksheet yang sama (masih satu file) kita dapat menggunakan beberapa cara berikut ini:
1. Menggunakan Fungsi Hyperlink Pada Ribbon
Cara ini menurut saya merupakan yang paling sering digunakan pengguna excel umumnya.
Karena cara ini terbilang mudah, hanya perlu beberapa klik perintah saja. Misalnya kita ingin
mengetahui perhitungan pendapatan bus kelas ekonomi secara rinci yang dijabarkan pada
Sheet2. Maka kita perlu membuat link antar sheet yang diarahkan ke Sheet2. Langkah-
langkahnya seperti berikut:
a. Pertama, klik pada sel yang akan dibuatkan hiperlink atau link antar sheetnya.
b. Kemudian pilih tab Insert → Hyperlink atau bisa juga menggunakan shortcut Ctrl + K.
c. Setelah muncul dialogbox Edit Hyperlink, pada bagian link to: pilih Place in This
Document pada tab ke dua dari atas disebelah kiri. Dengan begitu, akan muncul
beberapa sheet yang berada di dalam file excel yang di buka tadi, sheet1, sheet2 dan
seterusnya.
d. Klik pada sheet yang ingin di jadikan tujuan hiperlink, pada contoh ini dipilih sheet2
(penjabaran pendapatan bus kelas ekonomi) sebagai tujuan link antar sheetnya. Lalu
klik OK, dan hyperlink sudah siap digunakan.
e. Alternatif dari cara ini kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel yang ingin
dibuatkan link antar sheet, lalu pilih bagian Hyperlink di tab paling bawah.
Selanjutnya langkah-langkahnya sama dengan cara di atas.
2. Membuat Link Antar Sheet Dengan Fungsi Hyperlink
 Selain cara no 1 di atas, membuat link antar sheet juga bisa menggunakan fungsi hyperlink.
Dengan fungsi ini, membuat link antar sheet dapat dilakukan dengan hanya mengetikkan fungsi
dan sintaknya langsung di sel yang diinginkan. Bedanya, menggunakan cara ke 2 ini kita tidak
dapat menghapus hyperlink yang dibuat dengan klik kanan dan hapus hyperlink. Namun perlu
menghapus fungsinya secara langsung atau menggunakan makro, biasanya makro digunakan jika
ingin menghapus banyak hyperlink sekaligus. Penggunaan fungsi hyperlink terbagi beberapa
cara seperti berikut:
a. Menggunakan Alamat Sel

Cara ini menggunakan alamat sel sebagai tujuan dari link antar sheetnya. Misalnya
pada contoh di atas kita ingin membuat hyperlink sel “Kelas Ekonomi” diarahkan
menuju Sheet2 pada range sel A1:B8.

b. Menggunakan Range Name Sel

Misalkan kita ingin membuat link antar sheet, dimana sheet yang dituju merupakan
range sel yang sudah diberi nama “Eksekutif“. Maka kita dapat dengan mudah
membuat link antar sheet excelnya menggunakan range name ini.
3. Membuat Link Antar File Excel
Untuk membuat hyperlink ke file excel lainnya kita bisa memanfaatkan fungsi hyperlink
ataupun menggunakan fungsi di ribbon. Namun, kali ini saya hanya akan membahas cara
membuat link antar file excel menggunakan fungsi atau rumus. Cara mudahnya seperti berikut.
Untuk file yang masih terletak dalam satu folder kita dapat menggunakan rumus berikut:
=HYPERLINK("FileSayaA.xlsx";"FileA")
=HYPERLINK("FileSayaA.xlsx";"FileA")
FileSayaA.xlsx menunjukkan file yang akan dituju dari hyperlink dan masih satu folder
dengan file sumber hyperlink, misalnya sama-sama di folder D:/. Untuk file yang berada
dalam folder lain bisa disesuaikan alamat filenya dengan melengkapi hierarki foldernya.
Contohnya =HYPERLINK(“Folder\folderA\FileSayaA.xlsx”;”FileA”).
D. Freeze, Split dan Hide Cell
1. Freeze
Freeze Panes adalah salah satu fitur di Microsoft Excel dan program Spreadsheet yang lainnya.
Freeze Panes berfungsi untuk membekukan atau membiarkan rows atau columns yang sudah kita
set agar tetap terlihat di layar walaupun kursor digulirkan ke baris atau kolom berikutnya
(Nurhayati, 2017).
Untuk masuk ke Freeze Panes caranya adalah sebagai berikut:
a. Buka tab “View”
b. Perhatikan tiga pilihan yang ada, “Freeze Panes” berfungsi untuk membiarkan sel pada
Rows dan Columns sebelum sel yang di-tik tetap terlihat. “Freeze top rows” berfungsi
untuk membiarkan baris paling atas tetap terlihat di layar sampai kemanapun scroll
digulirkan. “Freeze first Columns” berfungsi untuk membiarkan kolom pertama tetap
tampil di layar meski scroll digulirkan kemanapun ke samping kanan.

2. Split
Perintah Split adalah perintah yang digunakan untuk membagi halaman kerja Excel menjadi
4 panel, setiap panel merupakan duplikasi tampilan sheet yang diaktifkan. Perintah ini
memungkinkan kita untuk melihat data dari empat area yang berbeda dan berjauhan. Hal ini
sangat membantu saat melakukan analisis dengan banyak data. Perintah ini tidak bekerja apabila
sheet yang aktif menggunakan perintah freeze.
Cara menggunakan Split di Excel hampir sama seperti menggunakan perintah freeze. Kita
dapat melakukan scrolling tanpa menghilangkan penglihatan pada area lainnya. Berbeda dengan
perintah freeze yang tidak dapat melihat area yang sama, dengan menggunakan split,
dimungkinkan untuk melihat area yang sama di panel lainnya.

3. Hide cell
Fitur ini digunakan untuk menyembunyikan Worksheet yang berisi data penting yang ada
dalam worksheet, cara yang digunakan juga cukup simple, caranya dengan melakukan klik kanan
pada nama Worksheet-nya, kemudian pilih dan klik “Hide” dan cara mengembalikannya adalah
dengan mengklik kanan dari nama Worksheet yang tidak di sembunyikan, kemudian pilih
Unhide dan muncul dialog Box pilihan worksheet mana yang ingin di tampilkan kembali,
kemudian pilih dan klik OK Button.

E. Conditional Formating
Menurut Nurhayati (2017) Conditional formatting pada excel adalah fitur yang berfungsi
untuk memberikan format pewarnaan pada cell sesuai dengan kondisi/kriteria tertentu.
Conditional formatting dapat memformat tipe data dalam bentuk number ataupun text semuanya
dapat dengan mudah kita format sesuai kebutuhan.
Ada 5 type conditional formatting pada excel yang dapat kita gunakan
1. Highlight Cell Rules, Memformat data dengan syarat lebih besar dari, kurang dari, sama
dengan, atau antara.
2. Top/Bottom Rules, Memformat data dengan syarat 10 tertinggi atau terendah.
3. Data Bars, Memformat data dengan warna bar dengan syarat dari nilai terendah sampai
tertinggi secara otomatis.
4. Color Scales, Memformat data berdasarkan skala warna yang berbeda dengan syarat dari
nilai terendah sampai tertinggi.
5. Icon Sets, Memformat data dengan icon/gambar berdasarkan dengan kondisi tertentu.

F. Security System
Excel memungkinkan melindungi pekerjaan, baik untuk mencegah seseorang membuka
buku kerja tanpa kata sandi, memberikan akses Baca-Saja ke buku kerja, maupun melindungi
lembar kerja sehingga rumus tidak akan terhapus secara tidak sengaja.

Berikut opsi yang tersedia untuk melindungi data Excel :

1. Tingkat file: Hal ini merujuk pada kemampuan untuk mengunci file Excel dengan
menetapkan kata sandi sehingga pengguna tidak dapat membuka atau mengubahnya.
2. Tingkat buku kerja: Dapat mengunci struktur buku kerja dengan menetapkan kata sandi.
Mengunci struktur buku kerja akan mencegah pengguna lain menambahkan,
memindahkan, menghapus, menyembunyikan, dan mengganti nama lembar kerja.
3. Tingkat lembar kerja: Dengan perlindungan lembar dapat mengontrol bagaimana
pengguna dapat bekerja di dalam lembar kerja. Pengguna dapat menentukan tindakan
 yang dapat dilakukan pengguna dalam lembar, sehingga tidak ada data penting dalam
lembar kerja yang terpengaruh (Sutopo, 2003).

G. Merancang Laporan Data Otomatis

Ketika membuat dokumen MS Excel, terkadang membutuhkan data yang harus ditulis
berulang kali seperti nama orang, nama barang, dan sebagainya. Hal ini tentunya akan
menghabiskan banyak waktu. Oleh karena itu, untuk mempercepat dan mempermudah,
sebaiknya menciptakan data-data otomatis yang siap pakai, sehingga pada saat dibutuhkan tidak
perlu menulis data berulang kali, tetapi tinggal memasukkannya. Untuk melakukannya ikutilah
langkah-langkah berikut ini:
1. Pertama klik kanan pada Menu bar dan pilih opsi Customize Quick Access Toolbar.
2. Anda akan dihadapkan pada kotak dialog Excel Options dengan opsi Quick Access Toolbar
yang sudah Aktif.
3. Tekan opsi Advanced lalu klik tombol Edit Custom List yang ada di bagian Popular.
4. Berikutnya akan muncul kotak dialog Custom List. Pilihlah opsi New List pada kolom
Custom List dan masukkan data-data Anda dalam kolom List entries. Misalnya data “meja,
kursi, Almari, kulkas, Mesin cuci, Tempat tidur”
5. Klik tombol Add untuk menambahkan data-data otomatis Anda.
6. Setelah data-data masuk pada kolom Custom List tekanlah Tombol OK.
7. Selanjutnya Anda akan dihadapkan kembali pada kotak dialog Excel Options opsi
Advanced. Pilihlah tombol OK untuk mengakhirinya
8. Lalu posisikan kursor Anda pada sel di mana data-data otomatis yang Anda buat tadi akan
dimasukkan, misalnya di sel B2.
9. Kemudian tuliskan kata data pertama yang Anda buat tadi yaitu “Meja”.
10. Kalau sudah klik dan drag kotak kecil hitam yang ada di pojok kanan bawah sel B2 sampai
ke sel B7.
11. Setelah itu data-data buatan Anda tadi akan muncul pada sel B2:B7secara otomatis (Santika,
2010).
 Kepustakaan

Alexander Pakiding. (2015). “Pengolahan Data Statistik Dan Evaluasi Hasil Belajar Siswa
Dengan Microsoft Excel 2007”. Jurnal Kip 4(1).
Fransiscus Jhudia. (2009). “Pemanfaatan Microsoft Excel Dalam Pembuatan Laporan Keuangan
Secara Otomatis”. Jurnam Media Informatika 8(1).
Nurhayati. 2017. Modul Pelatihan Microsoft Excel 2013. Bogor: IPB.

Saniman dan Muhammad Fhantoni. (2010). “Konsep Sorting Dalam Pemprograman”. Jurnal
Saintikom 8(1).

Santika, S. 2010. Microsoft Excel 2010 Untuk Pemula. Yogyakarta: Andi.

Sutopo, A. 2003. Multimedia Interaktif dan Flash. Yogyakarta: Graha Ilmu.