PANDUAN PADA SUB UMUM DAN KEPEGAWAIAN

1. ANALIS LAYANAN UMUM / ANALIS TATA USAHA (MIN S1-WAJIB)

a. Menganalisis dan memroses administrasi urusan kepegawaian;
b. Menganalisis dan memroses administrasi urusan umum dan rumah tangga;
c. Menganalisis dan menyusun Peta Jabatan, informasi jabatan dan kebutuhan
pegawai;
d. Mengelola data pada aplikasi urusan administrasi umum dan kepegawaian seperti
SIMPEG, E-Formasi, SISKA, SIMAYA, SIDAN dan lain-lain;
e. Menganalisis dan menyusun SOP dan Budaya Kerja Organisasi;
f. Merekapitulasi daftar hadir Pegawai dan Tenaga Kontrak;
g. Mengelola surat masuk dan surat keluar;
h. Mengelola jadwal kegiatan pimpinan;
i. Mengonsep surat urusan umum, rumah tangga dan kepegawaian;
j. Melaporkan pelaksanaan tugas;
k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

2. PENGELOLA KEPEGAWAIAN (MIN D3-OPSIONAL)

a. Mengumpulkan dan memeriksa bahan dokumen kepegawaian di lingkungan
Perangkat Daerah;
b. Menginput data kepegawaian yang telah dikumpulkan ke dalam SIMPEG dan E-
Formasi dan E-Lapkin;
c. Menyusun ANJAB dan ABK di Lingkungan Perangkat Daerah;
d. Menyusun Formasi Kebutuhan Pegawai, DUK dan Peta Jabatan;
e. Memroses administrasi Surat Izin, Surat Sakit, Cuti, Kenaikan Gaji Berkala, Usul
Kenaikan Pangkat, Pensiun Pegawai, Teguran, Mutasi dan Diklat;
f. Merekapitulasi daftar hadir Pegawai dan Tenaga Kontrak;
g. Mengelola data kearsipan kepegawaian di Lingkungan Perangkat Daerah;
h. Mengelola penyusunan Sasaran Kerja Pegawai di Lingkungan Perangkat Daerah;
i. Mengonsep surat urusan kepegawaian;
j. Melaporkan pelaksanaan kegiatan;
k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

3. PRANATA KEARSIPAN (MIN D3-WAJIB)

a. Mengumpulkan bahan dokumen kepegawaian, surat masuk dan surat keluar;
b. Mendokumentasikan dalam bentuk dokumen elektronik;
c. Menata arsip dokumen elektronik;
d. Menata arsip dokumen fisik;
e. Mengonsep surat urusan kerasipan;
f. Melaporkan pelaksanaan kegiatan.

4. PENGEMUDI (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Menyiapkan kendaraan dinas;
b. Mengemudikan kendaraan dinas pimpinan;
c. Mengemudikan kendaraan dinas dalam rangka kegiatan dinas;
d. Merawat dan memelihara kendaraan dinas;
e. Melaporkan pelaksanaan kegiatan;
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

5. PRAMU KEBERSIHAN (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Menyiapkan alat kebersihan;
b. Membersihkan halaman dan ruangan kantor;
c. Membersihkan selasar dan serambi kantor;
d. Membersihkan peralatan rumah tangga kantor;
e. Melaporkan pelaksanaan kegiatan;
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

6. PRAMU TAMAN (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Melaksanakan perawatan taman meliputi penyiraman, pemangkasan, pembiakan
dan lainnya untuk keindahan taman;
b. Melakukan peremajaan tanaman;
c. Menjaga kebersihan dan keindahan taman di lingkungan kampus;
d. Menyimpan dan merapikan kembali peralatan pertamanan;
e. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban; dan
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan.
7. PETUGAS KEAMANAN (MIN SMA-OPSIONAL)
a. Melakukan pengamanan gedung dan kantor;
b. Mencatat kejadian penting disekitar kantor;
c. Memeriksa tamu yang masuk gedung kantor;
d. Melaporkan Pelaksanaan kegiatan;
e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

8. PENGADMINISTRASI PERSURATAN (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Mengagendakan Surat Masuk
b. Mengagendakan Surat Keluar;
c. Mendistribusikan Surat Masuk dan Surat Keluar;
d. Mengelola dokumen elektronik kantor;
e. Mengarsipkan Surat Masuk dan Surat Keluar;
f. Mengonsep surat urusan umum dan kepegawaian;
g. Melaporkan pelaksanaan kegiatan.

9. PENGADIMINISTRASI UMUM (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Mengonsep surat urusan umum dan rumah tangga;
b. Mengonsep surat urusan Perjalanan Dinas;
c. Mengonsep surat urusan Instruksi dan Surat Tugas;
d. Menyiapkan bahan administrasi pertanggungjawaban keuangan kegiatan umum
dan kepegawaian;
e. Melaporkan pelaksanaan tugas;
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

10. REGISTRAR (MIN SMA-OPSIONAL)

a. Menerima tamu;
b. Mencatat data tamu;
c. Memberikan informasi kepada tamu;
d. Memberikan infromasi kepada pegawai yang berkepentingan;
e. Menerima barang/berkas/dokumen/surat masuk;
f. Mendistribusikan barang/berkas/dokumen/surat masuk kepada yang
berkepentingan;
g. Melaporkan pelaksanaan kegiatan;
h. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.

11. SEKRETARIS (PIMPINAN) (MIN D3-OPSIONAL)

a. Menerima dokumen dan mengagendakan dokumen yang akan ditanda tangani
pimpinan;
b. Mengecek dokumen yang akan ditandatangani pimpinan;
c. Mengecek dokumen yang sudah ditandatangani pimpinan;
d. Mencatat dan menyusun jadwal kegiatan Pimpinan pada papan jadwal kegiatan;
e. Menerima dan mencatat keperluan, serta mengatur tamu khusus Pimpinan;
f. Melaporkan pelaksanaan kegiatan;
g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya.