JADWAL RETENSI ARSIP PADA PERUSAHAAN

KEARSIPAN

DISUSUN OLEH:
⮚ MUHAMMAD ILHAM 4121901091
⮚ DEA LIA NAINGGOLAN 4121901093
⮚ ANGELA MARELSI 4121901094
⮚ A. IRZA HENDRAWAN 4121901109

ADMINISTRASI BISNIS LOGISTIK 3B

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BATAM

2020
 Dea Lia Nainggolan 4121901093

Daftar Pemindahan Arsip

Nama Instalasi : PT. Mutiara Persero

Unit Kerja : Document Controller

Alamat : Jln. Rajawali No.15

Telp : 0778-6579-888

No. Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Tingkat Keterangan

Urut Klasifikasi Arsip Waktu Perkembangan
1. Laporan Keuangan 2009-2019 4 Box Asli Kondisi baik, ada
tanda tangan dengan
disertai cap basah.
2. Dokumen Pemegang 2009-2019 7 Box Asli Kondisi baik, ada
Saham tanda tangan dengan
disertai cap basah.
3. Laporan Keuangan 2009-2019 5 Box Asli Kondisi baik, ada
tanda tangan dengan
disertai cap basah.
4. Akta Pendirian 2009-2019 3 Box Asli Kondisi baik, ada
Perusahaan tanda tangan dengan
disertai cap basah.
5. Rancangan anggaran 2009-2019 4 Box Asli Kondisi baik, ada
yang telah disetujui tanda tangan dengan
oleh sekretaris disertai cap basah.
Dea Lia Nainggolan 4121901093

Daftar Pemusnahan Arsip

No Jenis Arsip Tahun Jumlah Bundel Tingkat Keterangan

Perkembanga
n
1. Laporan Keuangan 2009-2019 4 Box Asli Musnah
2. Laporan Tahunan 2009-2019 5 Box Asli Musnah
3. Absensi Kehadiran 2009-2019 40 Box Fotocopy Musnah

Dea Lia Nainggolan 4121901093

Daftar Penyerahan Arsip

Unit kerja : Pimpinan unit pengolah

Alamat : Jln. Rajawali No.15

Telp : 0778-6579-888

No. Jenis Arsip Tahun Jumla No. Box

h
1. Surat setoran pajak 2009-2019 35 20
perusahaan
2. Proses kenaikan gaji 2009-2019 25 15
berkala
3. Absensi kehadiran 2009-2019 40 42
A. Irza Hendrawan 4121901109

Daftar Pertelaan Arsip

Nama : PT. Mutiara Persero

Alamat: Jln. Rajawali No.15

No. Telp : 0778-6579-888

No Series/Uraian Arsip Tahun Jumlah Keterangan

Kesekretariatan/Ketatausahaan
1. Akta Pendirian Perusahaan 2009-2019 3 Box Kondisi Baik
2. Dokumen Pemegang Saham 2009-2010 7 Box Kondisi Baik

Keuangan
3. Laporan Keuangan 2009-2019 4 Box Kondisi Baik
4. Laporan Tahunan 2009-2019 5 Box Kondisi Baik
5. Rancangan anggarab yang telah 2009-2019 4 Box Kondisi Baik
disetujui oleh sekretaris
Kepegawaian
6. Absensi Kehadiran 2009-2019 40 Box Kondisi Baik
A. Irza Hendrawan 4121901109

Klasifikasi Arsip

PT. Mutiara Persero

Jln. Rajawali No. 15

Sub-Masalah
No Masalah
Folder Surat
KS KS.00   Kesekretariatan/Ketatausahaan
KS.00.0 Akta Tanah
KS.00.1 Daftar Saham
KS.00.2 Saham Keputusan
KS.00.3 Akta Pendirian
KU KU.01   keuangan
KU.01.0 Laporan Keuangan
KU.01.1 Cek Berkas
KU.01.2 Surat Perjanjian
KU.02 KU.02.0 Laporan Tahunan
KU.02.1 Surat Setoran Pajak Perusahaan
KP KP.03   Kepegawaian
KU.03.0 Absensi Kehadiran
KU.03.1 Pengumuman
A. Irza Hendrawan 4121901109

Arsip Aktif dan Inaktif

Golongan Usia Arsip

Arsip Keterangan
Arsip Aktif Inaktif
1. Akta Tanah - - Abadi
Akta Pendirian 2. Daftar Saham - - Abadi
Perusahaan dan 3. Saham Abadi
- -
Pemegang Keputusan
Saham 4. Akta Abadi
- -
Pendirian
1. Laporan 5 tahun 5 tahun Dimusnahkan
Keuangan
Keuangan 2. Cek Bekas 5 tahun 5 tahun Dimusnahkan
3. Surat Sesuai Sesuai Dimusnahkan
Perjanjian Kebutuhan Kebutuhan
1. Laporan 2 tahun 10 tahun Dimusnahkan
tahunan
Keuangan 2. Surat setoran Sesuai Sesuai Dimusnahkan
pajak kebutuhan kebutuhan
perusahaan
1. Absensi 1 bulan Dimusnahkan
-
Kepegawaian kehadiran
2. Pengumuman 1 bulan - Dimusnahkan
Muhammad Ilham 4121901091

FORMULIR INVENTARISASI ARSIP

Nama Unit Kerja : Pimpinan Unit Kerja

Alamat : Batam, Jl.n Hang Kesturi

Penanggung Jawab : Muhammad ilham

Nama Jenis Arsip : surat kerja sama, surat dinas, akuntansi,, kepegawaian

Deskripsi : surat kerja sama perusahaan, surat perintah.

Sistem Penataan : Kronologis

Tahun Arsip : 5 Agustus 2014 s/d 5 Agustus 2020

Frekuensi penggunaan : 6 kali/tahun

Duplikat? Dimana? : Ada di map, perlengkapan

Saran Retensi : 3 tahun aktif, 3 tahun inaktif

Volume :16 sheets

Format/Media : Kertas

Tempat simpan : Map

Kerterangan :-

Di daftar oleh : Tgl.:

Muhammad Ilham 4121901091

FORMULIR DAFTAR JENIS ARSIP

NO Subjek Jenis Arsip

1 Surat kerja sama Arsip lembaran, arsip pemasaran

2 Surat dinas Arsip lembaran, arsip pemasaran

3 Upah atau gaji Arsip lembaran, arsip keuangan

4 Laporan pajak Arsip lembaran, arsip laporan keuangan

5 Rekening Arsip keuangan

6 Absensi Arsip lembaran, arsip aktif

Angela Marelsi 4121901094

A. BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

Nomor : XXI/12345-7789

Pada hari ini tanggal 5 bulan Agustus tahun 2020, yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama : Angela Marelsi

2. NIP : 4121901094
3. Jabatan : Document Controller
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala PT. Mutiara Persero yang
selanjutnya disebut PIHAK KESATU.
1. Nama : Muhammad ilham
2. NIP : 4121901091
3. Jabatan : Pimpinan Unit Kerja
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Pimpinan Unit Kerja yang
selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

PIHAK KESATU memindahkan arsip aktif dan inaktif kepada PIHAK KEDUA, dalam keadaan
baik sebanyak 23 boks sesuai dengan daftar pertelaannya.

Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) masing-masing diperuntukkan bagi PIHAK
KESATU dan PIHAK KEDUA.

PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU,

(Muhammad Ilham) ( Angela Marelsi )

Angela Marelsi 4121901094

 B. BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor : XX/11223344-9900

Pada hari ini tanggal 5 bulan Oktober tahun 2020, yang bertanda tangan dibawah ini :
4. Nama : Angela Marelsi
5. NIP : 4121901094
6. Jabatan : Document Controller

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Pimpinan Unit Kerja Tanggal 10 Nomor 3
telah melakukan pemusnahan berkas arsip/duplikasi sebanyak 49 boks sesuai dengan daftar
pertelaan terlampir dengan cara dibakar.
Pemusnahan arsip dan duplikasi tersebut didasarkan kepada pertimbangan sebagai berikut :

1. Telah ada persetujuan Ketua panitia Penilai dan Pemusnah Arsip Dea Lia Nainggolan
dengan suratnya tanggal 5 Agustus 2019 Nomor XX/22114433-7788
2. Telah dilakukan pemeriksaan oleh Inspektorat dan ternyata tidak ada temuan yang
menyangkut administrasi pengelola keuangan, sehingga tidak akan menimbulkan
permasalahan apabila dimusnahkan.

Saksi-saksi yang hadir dalam pelaksanaan pemusnahan tersebut terdiri dari Pejabat/Komponen
yang seharusnya hadir berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

Batam, 5 Oktober 2020

Panitia Penilai dan Pemusnahan
Arsip

( Dea Lia Nainggolan )

Saksi-Saksi :
1. Angela Marelsi (Unit Kearsipan)
2. A. Irza (Inspektorat)
3. Muhammad Ilham (Satker yang berkaitan)

Angela Marelsi 4121901094

A. BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP AKTIF DAN INAKTIF

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP AKTIF DAN INAKTIF

Nomor : XVI/66775487-88997
Pada hari ini tanggal 5 bulan Agustus tahun 2020, yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama : Angela Marelsi

2. NIP : 4121901094
3. Jabatan : Pimpinan Unit Pengolah
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Instansi PT. Mutiara Persero
yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU.
4. Nama : Muhammad ilham
5. NIP : 4121901091
6. Jabatan : Pimpinan Unit Kerja
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Pimpinan Unit Kerja yang selanjutnya
disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi yang memiliki nilai guna nasional
seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip terlampir untuk disimpan di map, perlengkapan.

Batam, 5 Agustus 2020

PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU,
Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Instansi

PT. Mutiara Persero

( Muhammad Ilham ) ( Angela Marelsi )

4121901091 4121901094