LPJ Kesekretariatan

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN KEDOKTERAN
PERIODE 2019-2020
Jl. Sultan Alauddin No. 63, Kampus I Gedung Student Center Hp: 082292342155, hmj.kedokteran@gmail.com
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DIVISI KESEKRETARIATAN

UIN ALAUDDIN MAKASSAR
PERIODE 2019-2020
PERIODE 2019-2020
Assalamu Alaikum Wr. Wb

Salam bagi kita semua atas terselesainya kinerja pengurus Himpunan Mahasiswa
Jurusan Kedokteran Periode 2019-2020
Laporan ini merupakan hasil tertulis tentang situasi yang dialami oleh pengurus HMJK
pada Divisi Minat Dan Bakat.
Kami dari pengurus pada divisi minat dan bakat HMJK periode 2019-2020
mengucapkan terimah kasih kepada seluruh pengurus HMJK dan seluruh keluarga besar
Program Studi Pendidikan Dokter atas kerja samanya dan dukungannya untuk divisi minat dan
bakat. Laporan ini kami buat sebagai bahan evaluasi setiap kepengurusan dimana wujud dan
tanggung jawab kami
Akhir kata dari kami divisi minat dan bakat. Laporan Pertanggungjawaban ini kami buat
agar menjadi bahan untuk meningkatkan kinerja dari pengurus yang akan datang dengan
harapan pengurus terpilih jauh lebih baik kinerjanya dan menghasilkan regenerasi yang baik.
Makassar 13 Januari 2020

PERIODE 2019-2020
I. Pendahuluan
Pendidikan Dokter adalah salah satu jurusan yang ada di fakultas Kedokteran
dan Ilmu Kesehatan. Dalam membantu memajukan Jurusan Kedokteran, mahasiswa
wajib turut berpartisipasi, untuk itu dibentuk yang namanya himpunan mahasisiwa
Jurusan Kedokteran.
Dalam kepengurusan tahun 2019-2020, Himpunan Hahasiswa Jurusan
Kedokteran terdiri dari sembilan divsi yakni: divisi PSDM, divisi KASTRAD, divisi P2,
divisi PIKIS, divisi dana dan usaha, divisi publikasi dan dokumentasi, divisi PENGMAS,
divisi minat dan bakat, serta divisi kesekretariatan.
Kesekretariatan bertugas untuk menunjang terhadap pekerjaan pokok

administrasi HMJK, agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai secara efektif dan
efisien.
II. Kondisi Internal Divisi Kesekretariatan

Dalam berorganisasi, tentunya keberhasilan dan kesuksesan dari program kerja
menjadi harapan pengurus-pengurusnya. Namun dalam menjalankan program kerja
tersebut tentunya terdapat berbagai hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan
kesuksesan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan kerja sama dari para pengurus untuk
menunjang keberhasilan program kerja yang telah di rumuskan.
Selama periode kepengurusan Himpunan Mahasiswa Jurusan Kedokteran
periode 2019-2020, divisi kesekretariatan senantiasa menghadapi rintangan yang
menghambat jalannya roda organisasi. Kurangnya partisipasi dari rekan-rekan pengurus
menjadi salah satu tantangan. Namun hal itu tidak menjadi penghambat untuk tetap
mejalankan program kerja yang telah di rumuskan. Keinginan pengurus untuk membawa
divisi ini agar berhasil merealisasikan program-program kerja membuat para pengurus
mengaktualisasikan segala kemampuannya. Kami tetap optimis bahwa divisi
kesekretariatan tetap akan berjaya. Dengan menjadikan kerja sama sebagai upaya
untuk melahirkan ide-ide cemerlang, dalam merealisasikan program-program kerja yang
telah di rumuskan.
III. Program Kerja

a. SISTEM ADMINISTRASI DASAR
Penjelasan singkat tentang hal-hal yang mendasari sehingga program kerja
ini harus direalisasikan
Merupakan sebuah program kerja dimana Bidang Kesekretariatan melakukan

pengarsipan pada dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi.
Nama SISTEM ADMINISTRASI DASAR

Kegiatan
Deskripsi Merupakan sebuah program kerja dimana Bidang Kesekretariatan
Kegiatan melakukan pengarsipan pada dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan kegiatan administrasi, terdiri dari;
a. Surat Masuk dan Surat Keluar
b. Proposal
c. LPJ Kepanitiaan
PERIODE 2019-2020
d. Database Mahasiswa
e. Format Presentasi
f. Map Divisi
g. Tata Tertib Pengurus dan Sekret
Tujuan Untuk mengarsipkan data agar tidak tercecer dan jika sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat di dapatkan dengan mudah
Sasaran Sasaran dari program kerja ini adalah seluruh kegiatan pengarsipan
Kegiatan yang meliputi kegiatan administrasi
Lokasi/Tem Sekret HMJK UINAM
pat
Waktu Selama periode kepengurusan tahun 2019-2020
Durasi/Lam -
a
Indikator Kuantitatif:
Keberhasila - Baik : 80% dokumen kegiatan administresi terarsipkan
n - Cukup : 60% dokumen kegiatan administresi terarsipkan
- Kurang : < 40% dokumen kegiatan administresi terarsipkan
Biaya Menyesuaikan
Penanggun Dzakiyyah Anwar
g jawab
Keterangan -
Evaluasi Program Kerja

1. Proses Manajerial Kegiatan
Tahap Persiapan
1. Pemilihan coordinator proker
Tahap Pelaksanaan
1. Penyusunan kembali surat serta file hardcopy yang akan di kelola
Tahap Partisipasi
1. sekretaris memberikan file serta dokumen yang akan di kelola
2. Evaluasi Program Kerja
Faktor Pendukung
1. Semua file yang berkaitan tentang hal-hal yang perlu di dokumentasikan

diberikan oleh sekretaris HMJK. Dan hampir semua terarsipkan dengan
tanda fisik yang ada pada sekretaris hmjk
Faktor Penghambat
1. Keterlambatan pemberian file yang akan didokumentasikan sehingga
membuat kewalahan saat akan menyusun karena sudah menumpuk
Solusi dan Saran
1 . pemberian file sesegara mungkin setelah diterima atau setlah dibuat
untuk memberikan kedevisi kesekretariatan untuk di simpan dan dikelola
Indikator dan Tingkat Keberhasilan
1. pengumpulan arsip surat telah mencapai 80% yang artinya sudah dalam
kategori baik.
PERIODE 2019-2020
b. INVENTARISASI
Nama INVENTARISASI
Kegiatan
Deskripsi Sebuah kegiatan dimana Bidang Kesekretariatan melakukan
Kegiatan pengelolaan inventarisasi terhadap barang-barang yang ada di
Sekret HMJK. Adapun kegiatan yang terangkum di dalamnya, yaitu;
1. Pengadaan barang-barang HMJK
2. Penomoran pada barang-barang HMJK
3. Fasilitator Anggota/Pihak Luar untuk melakukan peminjaman
terhadap barang-barang HMJK
Tujuan Agar semua barang yang di miliki HMJK UINAM selama

kepengurusan terkelola dengan baik
Sasaran Sasaran dari program kerja ini adalah seluruh barang yang di miliki
Kegiatan oleh HMJK UINAM selama kepengurusan
pat
Waktu Selama periode kepengurusan tahun 2018/2019
Durasi/Lam -
a
Keberhasila - Baik : 80% barang terkelolah
n - Cukup : 60% barang terkelolah
- Kurang : <40% barang terkelolah
Biaya (disesuaikan)
Penanggun Mulkiyah Zul Fadhilah
g jawab
Keterangan -

Tahap Persiapan
Tahap Pelaksanaan
1. Pencatatan kembali barang-barang yang ada dalam lingkup secret dan

membukukannya
Faktor Pendukung
1. Catatan inventarisasi diperiode sebelumnya dan semua peminjaman

selalu memasukkan surat dan rincian barang yang akan di gunakan
Faktor Penghambat
1. Pengembalian barang yang tidak sesuai dengan hal yang telah
disebutkan dalam surat
Solusi dan Saran
PERIODE 2019-2020
1. Barang yang dipinjam selalu meminta izin kepada coordinator
1. 60% barang terkelolah, kategori ini termasuk dalam kategori cukup

dalam invetarisas hmjk
c. Sayang sekret
Nama SAYANG SEKRET

Kegiatan
Deskripsi Kegiatan di mana Bidang Sekretariatan mengajak semua pengurus
Kegiatan HMJK untuk berpartisipasi menjaga kebersihan dan keamanan sekret
(menghidupkan sekret) dengan membuat jadwal piket.
Tujuan Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menjaga kebersihan dan
kenyamanan sekret HMJK
Sasaran Sasaran dari kegiatan ini adalah Seluruh Pengurus HMJK UINAM
Kegiatan Periode 2018/2019.
pat
Waktu Seminggu sekali (pada hari jum’at) selama periode kepengurusan
tahun 2019-2020
Durasi/Lam -
a
Keberhasila - Baik : 80% pengurus melaksanakan jadwal piket
n - Cukup : 60% pengurus melaksanakan jadwal piket
- Kurang : ,40% pengurus melaksanakan jadwal piket
Biaya -
Penanggun Nurul syafirah yusuf
g jawab
Keterangan -

Tahap Persiapan
Tahap Pelaksanaan
1. Pembuatan jadwal piket devisi
Faktor Pendukung
1. Beberapa pengurus HMJK yang sadar dengan tugas untuk menjaga secret.
Faktor Penghambat
1. Kurangnya kesadaran pengurus himpunan dalam menjaga kebersihan
secret, Kebersihan sekret tidak dapat di kontrol dgn baik dikarenakan kunci
PERIODE 2019-2020
cadangannya selalu berpindah tangan, masuk ke dalam sekret terkadang

meninggalkan barang miliknya dan tidak disimoan ditemoat yang
semestinya.
Solusi dan Saran
1. diharapkan agar semua pengurus untuk lebih mengindahkan atura-aturan
dari secret hmjk dan menambah kesadaran diri untuk selalu menajaga
secret agar tetap kondusif.
1. 40% saja yang dapat menjalankan piketdan itu berarti sangat kurang
progresnya dalam hal piket sekret
IV. Penutup
Demikianlah kiranya laporan Pertanggung Jawaban dari Divisi kesekretariatan yang
dapat kami laporkan, dan atas segala kekurangan kami, baik di dalam kinerja maupun
belum dapatnya kami mewujudkan cita-cita organisasi bagi para anggota, kami atas
nama pengurus pada divisi minat dan bakat periode 2019-2020 dengan ini memohon
maaf yang sebesar besarnya.
Wassalamu alaikum wr.wb
Mengetahui
Divisi Kesekretariatan
Periode 2019-2020
ST. Hadijah
Koordinator Divisi

LPJ Kesekretariatan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ Kesekretariatan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN KEDOKTERAN

Assalamu Alaikum Wr. Wb

Makassar 13 Januari 2020

Kesekretariatan bertugas untuk menunjang terhadap pekerjaan pokok

II. Kondisi Internal Divisi Kesekretariatan

III. Program Kerja

Merupakan sebuah program kerja dimana Bidang Kesekretariatan melakukan

Nama SISTEM ADMINISTRASI DASAR

Evaluasi Program Kerja

1. Penyusunan kembali surat serta file hardcopy yang akan di kelola

1. sekretaris memberikan file serta dokumen yang akan di kelola

2. Evaluasi Program Kerja

1. Semua file yang berkaitan tentang hal-hal yang perlu di dokumentasikan

Tujuan Agar semua barang yang di miliki HMJK UINAM selama

Evaluasi Program Kerja

1. Pencatatan kembali barang-barang yang ada dalam lingkup secret dan

1. Catatan inventarisasi diperiode sebelumnya dan semua peminjaman

1. Barang yang dipinjam selalu meminta izin kepada coordinator

Indikator dan Tingkat Keberhasilan

1. 60% barang terkelolah, kategori ini termasuk dalam kategori cukup

Nama SAYANG SEKRET

Evaluasi Program Kerja

1. Pembuatan jadwal piket devisi

4. Evaluasi Program Kerja

cadangannya selalu berpindah tangan, masuk ke dalam sekret terkadang

Wassalamu alaikum wr.wb

Anda mungkin juga menyukai