MODUL PERKULIAHAN

ERP Finance

Account Payable

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Pascasarjana PPAk 191522005 Dosen Pengempu Matakuliah ERP

03 Finance

Abstract Kompetensi
Pada bab ini akan belajar belajar Mahasiswa memiliki kemampuan
master data terkait dengan account untuk mendeskripsikan tujuan sistem
payable, transaksi harian berkaitan vendor master terkait account
dengan account payable. Serta payable, transaksi harian berkaitan
integration dengan material dengan account payable, dan
menajemen.
integration dengan material
manajemen.
General Ledger Accounting

Accounts Payable

Bodnar dan Hopwood (2004:334) mendefinisikan accounts payable atau hutang usaha
sebagai tanggung jawab untuk memenuhi pembayaran kepada vendor. Brigham dan
Houston (2006:207) mendefinisikan accounts payable atau hutang usaha sebagai hutang
yang muncul akibat penjualan kredit dan dicatat sebagai piutang oleh pihak penjual dan
hutang oleh pihak pembeli.

Vendor Master Records

Sama seperti G/L account, vendor account juga terdiri dari dua area, yaitu:
a. Suatu vendor account didefinisikan untuk semua company code pada tingkat client.
General data, seperti nama dan alamat vendor, disimpan di sini.
b. Posting tidak dapat dilakukan ke akun untuk company code hingga company code-
specific setting (pengaturan spesifik untuk company code) dibuat. Pengaturan ini
mengacu kepada company code yang relevan dan termasuk detailnya, seperti kondisi
pembayaran yang telah disetujui atau reconciliation account (akun rekonsiliasi).

Gambar 2.13 Initial Screen to Display a Vendor Master

Record Vendor account dapat dibagi ke dalam beberapa account group sama seperti G/L
account, sehingga mereka dapat diatur dan dikelola dengan lebih mudah. Bagaimanapun
juga, account group mengontrol tampilan layar dari semua area vendor master record,
tidak hanya company code data saja.

‘20 ERP Finance

2 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Akun-akun yang ada di dalam suatu account group biasanya memiliki beberapa
karakteristik yang sama. Sebagai contoh, kita dapat memiliki satu account group untuk
vendor domestik, satu account group untuk vendor luar negeri, satu account group untuk
vendor afiliasi, dan satu account group untuk one-time vendor.
Number range di-assign ke account group. Number range tersebut biasanya
bersifat internal, di mana sistem akan otomatis meng-assign nomor ketika kita menyimpan
vendor master record. Bagaimanapun juga, beberapa number range bersifat eksternal.
Dengan adanya number range eksternal, kita memasukkan nomor vendor secara manual
ketika membuat vendor master record.

Gambar 3.1 Account group untuk account payabe

Daily Accounting Transactions in Accounts Payable

a. Invoice/Credit Memo Entry

Kita dapat dengan mudah membuat sebuah vendor invoice atau credit memo dengan
menggunakan transaksi satu layar. Tipe tagihan yang dimasukkan secara langsung di
dalam accounts payable ini merupakan miscellaneous invoice, tanpa referensi ke
purchase order. Layar pengentrian accounts payable dibagi menjadi beberapa area,
yaitu:
a. Work templates
Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template, atau
held document sebagai referensi.
b. Header and vendor data
Data untuk header dokumen dan vendor line item dimasukkan di sini.

‘20 ERP Finance

3 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 c. G/L account items
G/L line item untuk dokumen dimasukkan di sini.
d. Information area
Saldo dokumen dan informasi mengenai vendor ditampilkan di sini.

Gambar 3.2 Enjoy Invoice/Credit Memo Entry

Transaksi ini juga dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan mata uang asing.
Jumlah mata uang asing diterjemahkan ke dalam mata uang lokal dengan
menggunakan kurs pertukaran mata uang yang telah ditentukan.

Gambar 3.3 Enjoy Vendor Invoice Screen

Kita dapat melakukan posting biaya dan pendapatan di dalam controlling sebagai
real posting maupun statistical posting:
a. Kita dapat menyelesaikan real posting dengan objek controlling lainnya
b. Statistical posting hanya digunakan untuk tujuan informasi

‘20 ERP Finance

4 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Objek account assignment sendiri dapat berupa objek real maupun statistical.
Sebagai contoh, internal order didefinisikan sebagai objek real atau statistical ketika
dibuat. Sebuah real order hanya dapat dijalankan dengan real posting, dan statistical
order hanya dapat dijalankan dengan statistical posting. Namun, cost center merupakan
pengecualian untuk hal ini. Cost center selalu didefinisikan sebagai objek real, namun
kita dapat membuat real atau statistical posting ke dalam mereka.

b. The Recurring Entry Program

Kita dapat menggunakan recurring entry program untuk melakukan posting yang
dilakukan secara berulang pada jangka waktu yang tetap, seperti pembayaran uang
sewa dan pembayaran pajak properti. Dengan program ini, dokumen yang diperlukan
akan dihasilkan secara otomatis.
Transaksi bisnis yang berulang harus disimpan di dalam sistem sebagai dokumen
asli untuk entri berulang agar hal ini dapat dilakukan. Setiap dokumen asli untuk entri
berulang berisi tanggal posting pertama dan terakhir, frekuensi di mana posting harus
dilakukan, dan tanggal untuk perencanaan posting yang akan datang.
Recurring entry program harus dimulai pada jangka waktu yang tetap di dalam
periode yang telah ditentukan. Program tersebut memilih semua dokumen asli untuk
entri berulang yang tanggal posting-nya telah jatuh tempo, lalu kemudian menjalankan
sesi batch input.
Ketika sesi batch input dijalankan, dokumen akuntansi yang sesuai dengan
dokumen aslinya di-posting, dan tanggal untuk posting selanjutnya di-update di dalam
dokumen asli untuk entri berulang.

Gambar 3.4 recurring entry program

‘20 ERP Finance

5 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
c. Elements of the Payment Transaction
Transaksi pembayaran dapat dilakukan secara manual maupun otomatis
menggunakan program pembayaran. Semua transaksi pembayaran berisi beberapa
elemen, yaitu:
a. Memilih metode pembayaran dan bank yang akan digunakan
b. Memilih item untuk pembayaran
c. Menghitung jumlah pembayaran
d. Melakukan posting dokumen pembayaran
e. Mencetak media pembayaran

Gambar 3.5 Elemen-elemen transaksi pembayaran

d. Automatic Payment Program Parameters

Program pembayaran dikembangkan untuk transaksi pembayaran internasional antara
vendor dan customer. Program ini dapat digunakan untuk incoming payment
(pembayaran masuk) atau outgoing payment (pembayaran keluar). Bagaimanapun
juga, program ini lebih banyak digunakan untuk pembayaran keluar.

‘20 ERP Finance

6 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Gambar 3.6 Print Payment Media

Pembayaran otomatis terdiri dari beberapa langkah, yaitu: Langkah pertama adalah
mengelola parameter. Kita menggunakan parameter untuk mendefinisikan akun dan
item mana yang perlu dimasukkan ke dalam program pembayaran di dalam automatic
payment run. Langkah kedua adalah proposal run. Selama proposal run berjalan,
sistem melakukan beberapa hal, yaitu:
a. Mengecek akun dan dokumen yang ditetapkan di dalam parameter untuk item yang
jatuh tempo
b. Mengelompokkan item yang jatuh tempo dan harus dibayar
c. Metode pembayaran, house bank, dan partner bank yang relevan
Langakah ketiga yaitu proposal pembayaran. Langkah ini dapat dihilangkan, namun
kita sangat disarankan untuk mengecek bahwa data telah akurat sebelum menjalankan
program pembayaran.
Langkah keempat adalah menjalankan pembayaran. Selama payment run, sistem
melakukan beberapa hal, yaitu:
a. Melakukan posting dokumen pembayaran
b. Mengosongkan open item
c. Menyiapkan data yang diperlukan untuk pencetakan media pembayaran
Langkah terakhir adalah pencetakan media pembayaran, contoh dari media pembayaran
dapat berupa cek.

Integration with Materials Management

a. Plant

‘20 ERP Finance

7 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Objek pusat dari suatu organisasi mengenai logistik adalah plant. Sebuah plant
merupakan area atau cabang operasi di dalam perusahaan. Plant dapat berupa gudang
pengiriman pusat, kantol penjualan daerah, fasilitas pabrik, kantor pusat perusahaan,
atau pabrik maintenance. Plant harus di-assign ke satu company code. Bagaimanapun
juga, satu atau lebih plant dapat di-assign ke company code yang sama.
b. Purchasing Organization
Pembelian bahan baku untuk plant dilakukan oleh purchasing organization. Purchasing
organization merupakan elemen organisasi yang melakukan negosiasi kondisi pembelian
dengan vendor untuk satu atau lebih plant.
c. Purchasing Data
Agar proses pembelian digunakan di dalam Materials Management untuk vendor,
vendor master record harus memiliki bagian ketiga, yaitu purchasing data. Purchasing
data bersifat spesifik pada satu purchasing organization, sama seperti data company
code dari master record yang bersifat spesifik pada satu company code. Sama seperti
fakta bahwa dimungkinkan untuk memiliki beberapa segmen company code untuk
vendor master record, dimungkinkan juga untuk memiliki beberapa segmen purchasing
data untuk vendor master record. Setiap segmen purchasing data menyajikan data
yang spesifik untuk satu purchasing organization.
d. Procurement Cycle

Gambar 2.17 Procurement Cycle

Berikut ini adalah proses-proses di dalam procurement cycle:

a. Demand determination

‘20 ERP Finance

8 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Departemen yang bertanggung jawab dapat mencatat kebutuhan material secara
manual melalui purchase order ke bagian pembelian.
b. Determining the source of supply
Tanggung jawab pembeli didukung oleh sistem di dalam menentukan source of
supply (supplier yang menyediakan material yang dibutuhkan). Salah satu
kemungkinan untuk menentukan source of supply adalah membuat query dan lalu
memasukkan quotation. Lebih lanjut, kita dapat mengakses purchase order dan
kondisi yang telah ada di dalam sistem.
c. Supplier selection
Membandingkan harga dari quotation yang berbeda membuat pemilihan supplier
menjadi lebih mudah. Surat penolakan dapat dikirim secara otomatis.
d. Purchase order handling
Ketika membuat purchase order, sistem menyediakan proses pengentrian.
e. Purchase order monitoring
Pembeli dapat mengawasi status pemrosesan dari purchase order di dalam
sistem. Sebagai contoh, dia dapat menentukan apakah barang atau tagihan telah
diterima untuk purchase order yang bersangkutan.
f. Goods receipt
Sistem mengecek jumlah barang yang diterima, apakah sesuai dengan kuantitas
pemesanan.
g. Invoice verification
Tagihan dari vendor dicek untuk melihat apakah akuntansi dan isinya telah benar.
h. Payment processing

Daftar Pustaka
___. 2006. Handbook AC010 Business Processes in Financial Accounting.

‘20 ERP Finance

9 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id