PRAKTIKUM P2

(PENGADAAN DAN PENERIMAAAN)

a. Dasar Teori
Pengadaan dapat dilakukan dengan macam-macam metode yaitu : Pembelian, Produksi
Sediaan Farmasi, dan Sumbangan/Dropping/Hibah . Pembelian mencakup beberapa hal yang
perlu diperhatikan, yaitu : Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai,
yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat, persyaratan pemasok, penentuan waktu
pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Dan
Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu. Produksi Sediaan Farmasi ,
instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila : Sediaan Farmasi tidak ada di
pasaran, lebih murah jika diproduksi sendiri, dengan formula khusus, dengan kemasan yang lebih
kecil/repacking, Farmasi untuk penelitian; dan yang tidak stabil dalam penyimpanan / harus dibuat
baru (recenterparatus). Sumbangan/Dropping/Hibah, harus disertai dokumen administrasi yang
lengkap dan jelas serta diperhatikan sesuai dengan kebutuhan pasien, jika tidak sesuai maka dapat
ditolak/ dikembalikan.
Persyaratan Pengadaan Obat Golongan Prekursor dan Psikotropika terdapat di dalam
Peraturan BPOM nomor 4 tahun 2018 tentang Pengawasan Pengelolaan obat, Bahan Obat,
Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Farmasi Pasal 3, yaitu (1)
Obat, Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi yang diedarkan harus memiliki izin edar,(2)
Obat, Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi yang diedarkan harus memenuhi persyaratan
keamanan, khasiat, dan mutu,(3) Persyaratan keamanan, khasiat, dan mutu sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pertimbangan dalam memilih PBF/supplier,yaitu Citra dan reputasi PBF ,tanggapan PBF dan
pelayanannya, sikap dan kemampuan salesman PBF, pengiriman, pelayanan salesman, sifat dan
penampilan salesman, jaminan PBF atas produk yang dijual, kemudahan bertransaksi dengan PBF,
masalah return (pengembalian) produk ,informasi dan juga lokasi PBF dengan apotek, hubungan
jangka panjang yang telah terjalin, faktor harga, faktor pembayaran, komisi dan entertainment, batas
nilai pemesanan (credit limit), serta diskon dan bonus.
Hal-hal yang harus diperhatikan saat penerimaan obat adalah,melakukan pengecekan
terhadap Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang diserahkan,yang mencakup jumlah
kemasan/peti,jenis dan jumlah Sediaan Farmasi, bentuk Sediaan Farmasi sesuai dengan isi dokumen
LPLPO (Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat), yang ditandatangani oleh Tenaga
Kefarmasian.
 b. Kasus

Kasus 1

Sebuah rumah sakit swasta akan melakukan pengadaan obat dengan daftar obat sebagai
berikut:

No Nama Obat Jumlah

Kebutuhan
1 Ceterizine 5mg/5ml 20 botol
2 Amlodipin 5 mg 140 tablet
3 Parasetamol 500mg 600 tablet
4 Xanax® 0,5 mg 200 tablet
5 Tremenza® sirup 10 botol
6 Ericaf® 100 tablet

Keterangan: periode pengadaan 1 bulan, tidak ada obat yang sedang dipesan di PBF, tidak ada
asumsi kehilangan atau penggunaan yang naik

Kondisi penawaran PBF :

 PBF A (Jl Madukoro 1 Yogyakarta) menawarkan pembelian minimal 1 Box
mendapatkan diskon 5%, obat dikirimkan dengan lead time 1 hari.
 PBF B (Jl Ontoseno No 10 Yogyakarta) menawarkan pembelian minimal 5 Box
mendapatkan diskon 20%, obat dikirimkan dengan lead time 1 hari
 PBF kimia farma menawarkan pembelian minimal 1 Box, tidak ada diskon, obat
dikirimkan dengan lead time 2 hari

Tugas:
1. Lakukan penggolongan obat (obat regular/psikotropika/precursor) berdasarkan
tabel di atas!
2. Lakukan pengadaan obat sesuai dengan kebutuhan obat di atas!
 KASUS 2
Skenario:
Apoteker melakukan penerimaan obat dengan surat pesanan sebagai berikut:
RUMAH SAKIT MTH
Jl Kaliurang Km 12,5
Apoteker Pemegang SIA : Kusumawati , S. Farm., Apt.
SIA : 123/456/DKS/2021
No. 01234
Kepada :
PBF ANUGRAH ARGON MEDICA

SURAT PESANAN
Mohon dikirimkan obat-obatan berikut :
No Nama Barang Jumlah Keterangan
1. Novorapid 1 box Satu box
2 Metformin 500 mg 2 box Satu box
3 Captopril 12,5 mg 1 box Satu box

Yogyakarta,
Apoteker Penanggung Jawab

Kusumawati, S. Farm., Apt.

SIPA 123/345/1234/DKS/2021

Tugas:
1. Lakukan pemeriksaan obat yang datang dan tuliskan penetapan masalah!
2. Lakukan penyelesaian masalah dari penerimaan obat tersebut dan tuliskan rencana tidak
lanjut!
c. Alat dan Bahan
 Alat dan Bahan (Perencanaan)
a. Data penggunaan obat periode sebelumnya
b. Data waktu tunggu (lead time), periode pengadaan,data harga obat
c. Daftar obat Vital-Esensial-Non Esensial
 Alat dan Bahan (Penerimaan)
a. Daftar perencanaan kebutuhan
b. Data lead time, periode pengadaan, data harga obat
c. Data PBF
d. LPLPO (Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat)
e. surat pesanan obat obat regular, psikotropika, dan prekursor (disertai kertas
karbon)
f. ISO/MIMS

d. Cara Kerja

Rencana Pelaksanaan
- Cara Kerja (Perencanaan)
SESUAI
Diberikan data morbiditas
penyakit, data penggunaan obat
pada periode sebelumnya dan data
pendukung lain yang dibutuhkan
dalam perencanaan kebutuhan obat

Melakukan perencanaan obat

dengan metode konsumsi dengan
anggaran dan periode pengadaan
yang telah ditetapkan

Melakukan skala prioritas dalam

perencanaan obat
 - Cara Kerja (Penerimaan) SESUAI

Diberikan data perencanaan dan

data pendukung lain yang
dibutuhkan dalam menentukan
jumlah dan waktu pengadaan obat
yang efektif dan efisien

Melakukan pengadaan obat dengan

metode yang sesuai dengan dengan
peraturan perundang-undangan

Memilih PBF dan membuat surat

pesanan obat regular, psikotropika,
dan prekursor.
e. Lembar kerja

LEMBAR KERJA
STATION PENGADAAN

Nama Peserta : INDRI PUJI RIZKY

PENGGOLONGAN OBAT

No Nama Obat Golongan

1 Ceterizine 5mg/5ml obat regular

2 Amlodipin 5 mg obat regular
3 Parasetamol 500mg obat regular
4 Xanax® 0,5 mg psikotropika
5 Tremenza® sirup precursor
6 Ericaf® precursor

RIWAYAT PEMESANAN OBAT

No Tanggal Nomer SP Nama obat Jumlah Tanggal

pemesanan yang obat
dipesan datang
1 24-03-2021 140 Ceterizine 5mg/5ml 20 botol 25-03-21
2 24-03-2021 141 Amlodipin 5 mg 5 box ( 150 25-03-21
tablet)
3 24-03-2021 142 Parasetamol 500mg 6 box ( 600 25-03-21
tablet )
4 24-03-2021 143 Xanax® 0,5 mg 2 box (200 25-03-21
tablet)
5 24-03-2021 144 Tremenza® sirup 10 botol 25-03-21
6 24-03-2021 145 Ericaf® 1 box (100 25-03-21
tablet)

LEMBAR KERJA
 (Surat Pesanan Obat Reguler)

Nama Peserta: INDRI PUJI RIZKY

*Rangkap 2
Rumah Sakit MTH
Jl Kaliurang Km 14,5
Apoteker Pemegang SIA :
SIA : 123/456/DKS/2016

Nomor SP : 140/141/142 Kepada Yth:

PBF: A (Jl Madukoro 1
Yogyakarta)

SURAT PESANAN

No Nama Barang Jumlah Keterangan

1 Ceterizine 5mg/5ml 20 botol Dua puluh botol

2 Amlodipin 5 mg 5 box Lima box

3 Parasetamol 500mg 6 box Enam box

Kalimantan Tengah, 24 Maret 2021

Pemesan,

apt.Indri Puji Rizky,S.Farm

SIPA : 123/456/1234/XI-21

LEMBAR KERJA
Nama Peserta : INDRI PUJI RIZKY

*Rangkap 3
SURAT PESANAN PREKURSOR
Nomor: 144,145

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Indri Puji Rizky

Jabatan : Apoteker Penanggung Jawab

Mengajukan Pesanan Obat Prekursor Farmasi Kepada :

Nama Distributor : PBF A

Alamat : Jl Madukoro 1 Yogyakarta
No Telp. : 08123456789
Dengan Obat Prekursor Farmasi yang dipesan adalah:
No Nama Zat Prekursor Bentuk Satuan Jumlah Keterangan
Obat Farmasi Sediaan

1 Tremenza Pseudoephedrine HCl Sirup 10 botol 10 botol Sepuluh

® sirup dan Triprolidine HCL botol

2 Ericaf® Ergotamine tartat dan Tablet 100 tablet 10 box Sepuluh box
Caffein

Obat Prekursor Farmasi tersebut akan dipergunakan untuk :

Nama Sarana : Rumah Sakit MTH
Alamat : Jl Kaliurang Km 14,5Yogyakarta
SIA : 123/456/DKS/2016

Kalimantan Tengah, 24 Maret 2021

Pemesan,

apt.Indri Puji Rizky,S.Farm

SIPA : 123/456/1234/XI-21

LEMBAR KERJA
Nama Peserta : INDRI PUJI RIZKY

*Rangkap 3
SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA

Nomor :143

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Indri Puji Rizky
Jabatan : Apoteker Penanggung Jawab

Mengajukan permesanan Psikotropika kepada:

Nama Perusahaan : PBF A
Alamat : Jl Madukoro 1 Yogyakarta
Telp : 08123456789

Dengan psikotropika yang dipesan adalah:

No Nama Barang Bentuk Sediaan Kekuatan Jumlah Ket

1 Xanax® 0,5 mg Tablet Alprazolam 2 box Dua box

Psikotropika tersebut akan dipergunakan untuk :

Nama Sarana : Rumah Sakit MTH

Alamat : Jl Kaliurang Km 14,5 Yogyakarta

SIA : 123/456/DKS/2016

Kalimantan Tengah, 24 Maret 2021

Pemesan,

apt.Indri Puji Rizky,S.Farm

SIPA : 123/456/1234/XI-21
 LEMBAR KERJA
FORM PENERIMAAN OBAT DARI PBF

Nama Peserta : INDRI PUJI RIZKY

Nomor Peserta : 18613067

I. Checklist penerimaan obat datang

No Nama obat, bentuk sediaan, potensi obat, dan jumlah obat Kondisi obat* ED No batch Keterangan /
Fisik yang diterima Faktur Surat pesanan rencana
tindak lanjut
1 Metformin 500mg 1 Metformin 500mg 1 Metformin 500mg 2 Bagus/rusak Fisik Fisik Mengkonfirmasi kepada
box isi 100 tablet box isi 100 tablet box isi 200 tablet 01 Mei 2021 LE1234 PBF untuk meminta
Faktur Faktur penambahan jumlah
01 Mei 2021 LE1234 obat yang sesuai dengan
surat pesanan

2 Captopril 25mg 1 box Captopril 25mg 1 box Captopril 12,5mg Bagus/rusak Fisik Fisik Mengkonfirmasi kepada
isi 100 tablet isi 100 tablet 1box 05 Juli 2025 AN3456 PBF untuk menukarkan
Faktur Faktur sediaan obat dengan
05 Juli 2025 AN3456 sediaan yang diminta
pada surat pesanan

3 Novorapid 100U/ml 1 Novorapid 5 pcs Novorapid 1 box Bagus/rusak Fisik Fisik Pesanan sudah sesuai
box isi 5 pcs 01 Januari 2023 AB1234
Faktur Faktur
01 Januari 2023 AB1234
*coret salah satu
PT. ANUGRAH ARGON MEDICA FAKTUR PENJUALAN
National Health Care, Consumer Product, & Raw Material Distributor
Jl. Melati Harum No. 55a Kepada Yth. :
Cikutra, Bandung, 40123 Nomor Faktur : FKYOG-4050100-NIM MTH, APT.
Telp : 022-4438222 No. Seri Pajak : 010.002-14.19230577 Jl. Kaliurang km 14,5 Yogyakarta
NPWP : 02.206.858.4-026.000 Tanggal Faktur : 19 Maret 2020 NPWP : 01.790.002.8-541.000
Ijin PBF : 442/255/III.1 Jatuh Tempo : 19 April 2021

No. SP : 01234

No Nama Barang Exp. Date No. Batch Qty Harga Satuan Disc Jumlah Rp.
1 METFORMIN 500 mg TAB 1/5/2020 LE1234 100 Tab 165 49,500
2 Captopril 25 mg tab 5/7/2025 AN3456 100 Tab 125.1 37,530
3 novorapid 1/1/2023 AB1234 5 Pcs 88,000.00 528,000
Sub Total 615,030

PPN 10% 61,503

Jumlah harus
dibayar Rp 676,533
Terbilang : TIGA PULUH SATU RIBU SEMBILAN RATUS SEBELAS RUPIAH

Produk, Jumlah, Batch, Harga, dan kondisi barang

telah diperiksa & sesuai :
Apoteker Penanggung Jawab PBF

(apt.Indri Puji Rizky,.Farm TRI ENI MUSLIMAH, S. Farm.,

Apt. No. SIPA/SIKA : 123/456/1234/XI-21 SIKA-3471/2017/2022
f. Pembahasan
Macam-macam Surat Pesanan (SP) yaitu , Surat Pesanan untuk Obat Reguler dibuat 2
(dua) rangkap ,1 (satu rangkap ) berwarna putih untuk PBF /Distributor dan 1(satu) rangkap
berwarna merah muda untuk arsip apotek. Surat Pesanan Prekursor dibuat sekurang-kurangnya
3 (tiga) rangkap. Surat Pesanan Psikotropika dibuat sekurang-kurangnya 3 (tiga) rangkap. Dan
surat Pesanan Narkotika dibuat sekurang-kurangnya 3 (tiga) rangkap. (BPOM 2018)
Pada Praktikum ini digunakan surat pesanan untuk Obat Reguler yang terdiri dari 2
(dua) rangkap, dan Surat Pesanan Prekursor dan Psikotropika yang terdiri dari 3 (tiga)
rangkap,
Alasan pemilihan PBF A dibandingkan dengan PBF yang lain adalah , dengan melihat
lead time, dan diskon yang ditawarkan oleh PBF A. PBF A memiliki waktu lead time 1 hari
dibandingkan PBF Kimia Farma yang memiliki waktu lead time 2 hari. Pada PBF A ,
menawarkan pembelian minimal 1 Box mendapatkan diskon 5%, sedangkan pada PBF B
menawarkan pembelian minimal 5 Box mendapatkan diskon 20%. Dan PBF Kimia Farma
tidak menawarkan adanya diskon.
Didalam penerimaan obat terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu melakukan
pengecekan terhadap sediaan yang diserahkan, yang mencakup jumlah kemasan , jenis dan
jumlah sediaan, dan bentuk Sediaan apakah sudah sesuai atau belum dengan isi dokumen
LPLPO (Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat). Melihat fakturnya apakah
tercantum nama PBF, tanggal, jenis , jumlah ,harga sediaan, serta melakukan pemeriksaan
langsung untuk melihat ED, no batch,dan keadaan fisik sediaan .
Obat yang dipesan pada surat pesanan tidak sesuai dengan fisik yang diterima. Pada
surat pesanan diminta Metforin 500mg 2 box, tetapi fisik yang diterima adalah 1 box , maka
apotek melakukan konfirmasi kepada PBF untuk meminta penambahan jumlah obat yang
sesuai dengan surat pesanan. Untuk obat Captopril, pada surat pesanan yang dimnta adalah
Captopril 12,5 mg, fisik yang diterima adalah Captopril 25mg. Maka, dilakukan konfirmasi
kepada PBF untuk menukarkan sediaan obat dengan yang sediaan diminta pada surat pesanan.
Untuk insulin Novorapid pada surat pesanan, faktur ,dan fisik yang diterima sudah sesuai.
Penyimpanan insulin yang belum terbuka harus didalam lemari es, rhindari dari suhu
yang panas, jangan dibiarkan insulin membeku, jika membeku maka dicairkan terlebih dahulu
jika insulin akan digunakan, pen insulin disimpan didalam lemari es, dan dihindari menyimpan
pada suhu kamar. Perhatikan tanggal kadaluarsa dari insulin tersebut. Insulin yang sudah
dibuka disimpan pada suhu ruang hingga 28 hari. Insulin yang sudah dibuka tidak dianjurkan
untuk disimpan di dalam kulkas.

g. Referensi
 BPOM, 2018, Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan RI Nomor 4 Tahun 2018
tentang Pengawasan, Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika, Psikotropika, dan
Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, BPOM, Jakarta.
 Peraturan Menteri Kesehatan No 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di RS
 Peraturan Menteri Kesehatan No 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Apotek
 Peraturan Menteri Kesehatan No 26 Tahun 2020 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Puskesmas
 Peraturan Menteri Kesehatan No 3 Tahun 2015 tentang Peredaran, Penyimpanan,
Pemusnahan, Dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika, Dan Prekursor Farmasi