MATERI :

Manajemen File

Manajemen file sangat penting untuk mencegah hilang/rusaknya data-

data penting, baik diakibatkan oleh virus,ataupun kerusakan hardware yang
memaksa kita untuk reparasi Windows.
File merupakan bagian terpenting dalam sebuah komputer, hampir bisa
dipastikan setiap setiap program yang berjalan adalah hasil kerja keras
sebuah file.
Manajemen File adalah pengerjaan pengaturan file. Misalnya menyalin,
memindah, menghapus, hingga memformat media penyimpanan file. Dengan
adanya manajemen yang baik maka sistem kerja akan lebih rapi. Selain itu
akan lebih effisien dalam pencarian data, sehingga dapat menghemat waktu
dantenaga.

A. Melakukan Manajemen File

1.Mengaktifkan Windows Explorer

Pada sistem window, file-file dikumpulkan pada Window Explorer,

aplikasi Window yang bertugas menyimpan file-file computer. Prosedur
menjalankan aplikasi Windows Explorer adalah :
1. klik Start, 
2. Pilih All Programs,
3. Pilih Accesoris,
4. Klik Windows Explorer.      
Langkah lainnya dengan cara klik kanan di atas tombol start kemudian
pilih explorer atau Explorer All Users, maka jendela window akan muncul.

2.Membuat Folder

Folder adalah tempat atau ruang penyimpanan file-file yang

dipergunakan. Dalam sebuah PC ada perangkat yang dinamakan harddisk, media
ini berwujud piringan keras yang berfungsi untuk menyimpan semua data yang
dibutuhkan oleh komputer. Jumlah file yang dimiliki oleh komputer bisa
mencapai jutaan file, bila computer tidak memiliki folder, betapa sulitnya
mencari letak file kita.
Untuk mambuat satu folder di My Documents, berikut caranya:
  Pastikan bahwa posisi kursor aktif terletak pada My Documents,
  Klik menu file-New-Folder.
Bentuk folder yang muncul masih tertulis nama “New Folder”. Satu folder
baru selesai dibuat, kalian dapat melihat hasilnya pada jajaran folder
yang lain di dalam My Documents.

3.Mengubah Nama Folder

   Nama folder tidak selamanya new folder. kalian dapat mengganti

sesuai dengan kebutuhan. langkah yang oerlu kalian butuhkan
adalah :
1. Klik folder yang akan diubah nama,
2. Klik menu File dan pilih Rename atau dapat juga  klik kana pada
folder kemudian klik Rename.Selain itu juga dapat dengan cara menekan
tombol F2 pada keyboard,
3. Ketikan nama sesuai dengan keinginan,akhiri dengan menekan tombol
Enter.Langkah ini juga dapat digunakan untuk mengubah nama file.Sebelum
diganti pastikan file sedang tidak dijalankan.     

4.Menghapus Folder
 Klik folder,
 Klik menu File kemudian pilih Delete atau klik kanan folder kemudian
pilih Delete.Dapat juga dengan tombol Delete pada keyboard.Secara otomatis
folder akan terhapus.

5.Memasukkan File ke Dalam Folder

  Ada dua cara untuk memasukkan file ke dalam folder :

1. Menggunakan Menu Cut-Paste
 Klik file yang akan dipindahkan (misal: file “picture1”),
 Klik menu Edit kemudian pilih Cut atau tekan tombol Ctrl+X pada
keyboard,
 Klik folder tujuan (misal: folder “Images”),
 Klik menu Edit pilih Paste,atau menekan tombol Ctrl+V pada keyboard.
   2.  Menggunakan Menu Move To
 Klik file yang akan dipindahkan (misal: file “picture1”),
 Klik kanan folder kemudian pilih Move to Folder,
 Pilih folder tujuan pada jendela Move Items,
 Klik tombol Move.

6.Menyimpan File
Untuk mengantisipasi kehilanagn data, baiknya data diduplikat atau
dibuat salinan.Agar menghemat memory harddisk,sebaiknya duplikasi data
disimpan pada media penyimpan lain seperti flashdisk, disket, atau
lainnya. Caranya berikut ini :
 Klik file yang akan dibuat salinan
 Klik menu Edit kemudian pilih Copy
 Tentukan penyimpanan salinan file.Misalkan file akan dipindah ke
flashdisk “MyMind Flash”’
 Klik menu Edit kemudian pilih Paste
  Secara otomatis data akan tersalin dalam “MyMind Flash”. Dapat pula
menggunakan cara Send to yaitu dengan klik kanan File - Send to - tempat
penyimpanan “MyMind Flash”. Cara tersebut juga dapat digunakan untuk
memindahkan file atau folder dari media penyimpanan lain ke dalam harddisk
komputer.

A. Ekstensi File

     Banyak jenis file yang ada di dalam komputer. akstensi atau tipe
yang ada juga banyak ragamnya tergantung dari jenisnya, misalnya file
terdiri atas .jpg, .gif, .png dan lainnya. ada file yang memiliki ekstensi
dan ekstensi ini dibuat oleh suatu provider untuk diolah dan hanya bisa
digunakan ,enggunakan program yang dibuat oleh provider ini. misalkan file
dengan ekstensi .psd adalah file gambar yang bisa diolah menggunakan
Photosop yang merupakan mikik Adobe corp. Penulisan ekstensi file ditandai
dengan tanda titik (.) kemudian diikuti dengan ekstensi.
 secara umum file yang banyak digunaka seperti berikut ini:

   1 .exe,.com,.bin Bersifat eksekutable

2 .txt,.doc,.xls,.pdf Documen office
3 .avi,.mpg,.mwv Video
 4 .zip,.tar,.jar,.rar Archive, untuk kopresi
file
5 .mp3,.wma Audio file

A. Pengertian manajemen file

File atau dokumen merupakan informasi seperti tulisan, gambar
atau suara dan lainnya yang dibuat sendiri, sedangkan file
program adalah file yang berisi program , berupa program aplikasi
maupun program utility yang banyak mengandung file-file.
Manajemen file adalah metode dan struktur data yang digunakan
sistem operasi untuk mengatur dan mengorganisir file pada disk
atau partisi.
Manfaat Manajemen File
Dapat mengurangi resiko kehilangan file yang dikarenakan:
terhapus secara tidak disengaja, tertimpa file baru, tersimpan
dimana saja, dan hal lain yang tidak kita inginkan

Sasaran Manajemen File :

Pengelolaan file adalah kumpulan perangkat lunak sistem yang
menyediakan layanan berhubungan dengan penggunaan file ke pemakai
dan / atau aplikasi.
Biasanya satu-satunya cara pemakai atau aplikasi mengakses file
adalah lewat sistem. Pemakai atau pemrogram tidak perlu
mengembangkan perangkat lunak khusus untuk mengakses data di tiap
aplikasi. Sistem pun menyediakan pengendalian terhadap aset
penting ini.
 Sasaran sistem file adalah sebagai berikut :

Memenuhi kebutuhan manajemen data bagi pemakai.

1. Menjamin data pada file adalah valid.
2. Optimasi kinerja.
3. Menyediakan dukungan masukan/keluaran beragam tipe
perangkat penyimpanan.
4. Meminimalkan atau mengeliminasi potensi kehilangan atau
perusahaan data.
5. Menyediakan sekumpulan rutin interface masukan/keluaran.
6. Menyediakan dukungan masukan/keluaran banyak pemakai di
sistem multiuser.

 Fungsi Manajemen File :

Beberapa fungsi yang diharapkan dari pengelolaan file adalah :
1. Penciptaan, modifikasi, dan penghapusan file.
2. Mekanisme pemakaian file secara bersama.
3. Kemampuan backup dan recovery untuk mencegah kehilangan
karena kecelakaan    atau dari upaya penghancuran informasi.
4. Pemakai dapat mengacu file dengan nama simbolik (Symbolic
name) bukan menggunakan penamaan yang mengacu perangkat
fisik.
5. Pada lingkungan sensitif dikehendaki informasi tersimpan
aman dan rahasia.
6. Sistem file harus menyediakan interface user-friendly.

• Direktori
Berisi informasi mengenai file. Kebanyakan informasi berkaitan
dengan penyimpan. Direktori adalah file, dimiliki sistem operasi
dan dapat diakses dengan rutin di sistem operasi. Pemakai
memanipulasi data merujuk sebagai file atau direktori. Pemakai
tidak dibebani dengan masalah penyimpanan, manipulasi perangkat
dan sebagainya.
> Sistem Akses File
  Sistem akses merupakan pilihan, yaitu :
 Dapat menjadi bagian dari sistem operasi atau Sistem
operasi sama sekali tidak mempunyai komponen sistem akses.
Cara akses perangkat penyimpanan :
Perangkap penyimpanan berdasar disiplin pengaksesan dibagi dua,
yaitu:
1.Perangkat akses sekuen (sequential access devices)
2.Perangkat akses acak (random access devices)
3.Perangkat akses sekuen, Proses harus membaca semua byte atau
rekord file  secara berturutan mulai dari awal, tidak dapat
meloncati dan membaca di luar uraian.
> Organisasi File
Elemen pokok perancangan sistem akses adalah cara rekord-rekord
diorganisasikan atau distrukturkan.
Beberapa kriteria umum untuk pemilihan organisasi file adalah :
1. Redundansi yang kecil
 2. Pengaksesan yang cepat
3. Kemudahan dalam memperbaharui
4. Pemeliharaan yang sederhana
5. Kehandalan yang tinggi
Terdapat enam organisasi dasar, kebanyakan organisasi file sistem
nyata termasuk salah satu atau kombinasi kategori-kategori ini.
Enam organisasi atau pengaksesan dasar adalah sebagai berikut :
1. File pile (pile)
2. File sekuen (sequential file)
3. File sekuen berindeks (indexed-sequential file)
4. File berindeks majemuk (multiple-indexed file)
5. File ber-hash (hashed or direct file)
6. File cincin (multi ring file)
B. Ikon-Ikon Standar yang di gunakan dalam manajemen file 

Mengenal Bagian-bagian Desktop Windows XP

Bagian-bagian desktop Windows XP

a. Ikon (Shortcut)

1. 1. Ikon My Computer

Merupakan cara yang lain untuk dapat mengakses semua file dan program atau
aplikasi yang terdapat dalam komputer selain dengan tombol Start.

1. 2. Ikom My Document

Mempunyai fingsi yang sama dengan My Computer, hanya saja digunakan untuk
melihat file-file yang disimpan di folder My Document.

1. 3. Ikon Recycle Bin

Untuk menampilkan file-file dan program-program yang telah dihapus. File-file

yang telah dihapus, belum sepenuhnya dihapus dan masih tersimpan dalam Recycle
Bin
b. Tombol Start

Digunakan untuk menampilkan menu Start, memulai sebuah program, membuka

dokumen, mengubah setting, mematikan dan me-restart komputer.
c. Taskbar

Ini merupakan papan balok yang ada pada bagian paling bawah layar desktop yang
berisi ikon atau shortcut untuk membuka program aplikasi tertentu, misalnya
informasi waktu, pengaturan volume suara, dan tombol yang mewakili program
yang sedang aktif.
d. Background Desktop
Merupakan gambar yang menjadi latar belakang tampilan desktop yang dapat
diganti sesuai dengan keinginan.
> Mengenal Menu Start Windows XP
a. Menu All Program
Digunakan untuk menampilkan semua program yang terinstal   pada komputer.
b. Menu My Document
Digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen, seperti makalah, surat,
ataupun catatan kecil.
c. Menu My Recent Ducument
Untuk menampilkan dokumen-dokumen yang terakhir dibuka dan siap dibuka kembali
dengan cepat.
d. Menu My Picture
Sebagai folder tempat menyimpan gambar atau foto-foto.
e. Menu My Music
Sebagai tempat menyimpan file audio atau lagu-lagu.
f. Menu My Computer
Selain digunakan untuk mengakses file-file atau program-program, juga dapat
digunakan untuk mencari informasi mengenai hard disk drive.
g. Menu My Network Places
Fasilitas untuk berbagi data atau dokumen dengan komputer lain yang sudah
terhubung dengan komputer kita.
h. Menu Control Panel
Digunakan untuk mengatur tampilan komputer, membantu dalam menginstal atau
menghapus suatu program, mengatur jaringan-jaringan yang terhubung, mengatur
nama-nama pemakai komputer.
i. Menu Connet To
Digunakan untuk menghubungkan komputer dengan internet, melalui fasilitas
pendukung koneksi, seperti modem, wireless dan LAN.
j. Menu Printers dan Faxes
Digunakan untuk menunjukkan jenis-jenis printer dan mesin faximile yang telah
terinstal.
k. Menu Help and Support
Digunakan untuk membantu dalam menemukan jawaban-jawaban bagaimana menjalankan
sistem  operasi Windows XP karena pada menu ini tersedia Help Topics (Bantuan
berdasarkan topik), Tutorial, dan Troubleshooting (mencari solusi suatu
permasalahan)
l. Menu Search
Suatu menu pencarian, dengan mengetikkan nama folder atau file yang diinginkan
dan tunggu beberapa saat maka file tersebut akan ditemukan.
m. Menu Run
Merupakan suatu baris perintah yang dapat mengakses folder, website, program,
dan dokumen dengan mengetik nama programnya terlebih dahulu.
n. Menu Log Off
Untuk menutup program yang masih aktif.
o. Menu Turn Off Computer
Untuk mematikan komputer, merestart, dan menonaktifkan sementara komputer.

> Seringkali kita sulit menemukan atau mencari file yang telah dikerjakan atau
kita menemui kesulitan dalam mengelola banyak file dalam banyak folder.
Berikut adalah tips untuk mengelola File dan Folder :
1. Gunakanlah My Documents sebagai media penyimpan data.
2. Gunakan penamaan file dan folder yang konsisten, Apabila memungkinkan,
gunakan nama yang umum dan gunakan singkatan apabila penamaan terlalu panjang.
3. Gunakan penamaan file dan folder yang singkat dan mudah apabila
dilakukan proses pencarian.
4. Pisahkan antara file - file dan folder PROSES dan ARSIP, Maksudnya
adalah file - file dan folder dalam My Documents hanya berisi file folder
pekerjaan yang anda sedang lakukan atau file - file yang sering anda akses.
5. Jika memungkinkan, pisahkanlah folder berdasarkan tipe file yang ada di
dalamnya, misalnya folder gambar, hanya berisi gambar-gambar. Hal ini akan
mempercepat proses pencarian.
6. Jangan membuat hirarki folder terlalu dalam.
Windows Explorer dapat dipergunakan untuk melihat folder dan file, serta
menyediakan fasilitas untuk memenejemen file.  Di dalam menggunakan Windows
Explorer kita dapat melakukan penyalinan, penghapusan, pemindahan, pengubahan
nama dan pencetakan file.
Fasilitas Windows Explorer ini terdapat pada versi Windows 95 ke atas, sedang
pada versi sebelumnya ditampilkan dalam format File Manager.

C. Windows Explorer

Pengelola File pada Sistem Operasi

Setiap sistem operasi umumnya dilengkapi dengan pengelola file. Di Linux tersedia File
Manager dan di Windows tersedia Windows Explorer. Windows juga menyediakan folder My
Documents sebagai tempat baku penyimpanan file dokumen. Berikut tips penting:
 Gunakan penamaan file/folder secara konsisten, singkat serta mudah dalam
pencarian

 Usahakan memilih nama file/folder yang mencerminkan isinya

 Kelompokkan file kedalam folder-folder sesuai dengan tipe file

 Hindari pembuatan hirarki folder terlalu dalam

Cara Mengakses Windows Explorer / Bagian-bagian windows Explorer

Berikut cara mengakses Windows Explorer pada Windows 7. Dari menu Start, bukalah All
Programs, pilih Accessories, dan kemudian klik Windows Explorer.
 Bagian-bagian Jendela Windows Explorer

Layout jendela Windows Explorer terdiri dari elemen-elemen:

1. Menu bar

2. Navigation pane

3. Library pane

4. Preview pane

5. Details pane
Elemen-elemen tersebut dapat ditampakan/disembunyikan melalui Organize. Penataan file
maupun folder bisa didasarkan pada folder, nama file, jenis file, tanggal modifikasi,
label, maupun nama pengarang.
 Menu Layout Windows Explorer
Penataan file maupun folder bisa didasarkan pada folder, nama file, jenis file,
tanggal modifikasi, label serta nama pengarang.

Penataan Ikon-ikon pada Windows Explorer

Mengelola File

Perintah Menciptakan File Baru

File baru dapat berupa folder, shortcut, file teks maupun file-file paket aplikasi
perkantoran seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint serta file
jenis lainnya. Berikut cara menciptakan file baru melalui menu bar:
1. Pilih New dari menu File

2. Klik salah satu menu dar daftar sesuai jenis file yang ingin diciptakan

3. Ketik nama file, lalu akhiri dengan Enter

Ata dapat pula melalu menu konteks klik-kanan seperti diperlihatkan peragaan berikut: 

Peraga Menciptakan File Baru

Apapun jenis file baru yang akan diciptakan, selalu mengikuti langkah-langkah yang
sama yaitu berikan perintah yang diperlukan, tulis nama file, lalu akhiri dengan
Enter.

Memilih File

File dipilih untuk tujuan penyalinan, pemindahan serta penggantian nama. File dapat
dipilih individual atau beberapa sekaligus, baik secara berurutan maupun acak. Untuk
memilih sebuah file, klik ikon file itu. Untuk memilih beberapa file sekaligus secara
berurutan, klik ikon file pertama, tahan SHIFT, kemudian klik ikon terakhir. Maka
seluruh file yang terletak antara file pertama dan file terakhir akan terpilih
seluruhnya. Lihatlah peraga berikut:
 Peraga Memilih File Kolektif secara Berurutan

Untuk memilih beberapa file sekaligus secara acak, klik ikon file pertama, tahan CTRL,
klik ikon-ikon file yang hendak diikutkan dalam pemilihan.

Peraga Memilih File Kolektif secara Acak

Mengganti Nama File

Melalui menu bar:

1. Pilih ikon file

2. Pilih Rename dari menu File

3. Ketik nama baru untuk file, lalu akhiri dengan Enter
Melalui menu konteks:

Peraga Mengganti Nama File

Menyalin File

Didalam sistem operasi terdapat alokasi memori yang dikhususkan untuk penyimpanan
sementara file-file yang sedang disalin atau hendak dipindahkan. Alokasi memori untuk
tujuan tersebut biasa disebut dengan istilah Clipboard. Metode yang digunakan dalam
penyalinan file adalah Copy and Paste.

Melalui menu bar:

1. Pilih ikon file

2. Pilih perintah Copy dari menu Edit (atau tekan CTRL+C)

3. Pilih perintah Paste dari menu Edit pada tempat tujuan (atau tekan CTRL+V)
Melalui menu konteks:
 Peraga Menyalin File

Memindah File

Pemindahan file dapat dilakukan memakai metode Cut and Paste atau dapat pula memakai
metode Drag and Drop. Untuk cara pertama pelaksanaannya serupa dengan penyalinan file,
hanya disini perintah yang dipilih adalah Cut dan Paste. Perintah Cut dapat juga
diakses melalui shortcut CTRL+X.

Peraga Pemindahan File (Cut and Paste)

Untuk memindahkan file secara cepat dari satu tempat ke tempat lain yang saling
berdekatan dapat digunakan cara kedua. Tunjuk ikon file yang akan dipindah, dan
kemudian drag menuju ke lokasi baru yang diinginkan. Drag berarti menahan tombol-kiri
mouse sambil menggeser posisi pointer di layar.

Peraga Memindah File (Drag and Drop)

Menghapus File

Secara sederhana sebuah file dapat dihapus dengan cara memilih file tersebut, dan
kemudian tekan tombol Del, atau memilih perintah Delete dari menu File atau menu
konteks.

Mengelola Folder

Folder diperlukan untuk mengelompokkan file-file dalam satu kategori. Dengan demikian
pencarian file dapat dilakukan secara cepat. Pengelolaan folder sama halnya dengan
pengelolaan file. Sebuah folde bisa diciptakan, disalin, dipindahkan, diganti namanya,
dihapus dan juga bisa membuat folder didalam folder (atau lebih populer dengan sebutan
sub-folder).

Menciptakan Folder 
Cara menciptakan sebuah folder baru hampir sama dengan menciptakan file baru, hanya
disini opsi yang harus dipilih adalah Folder.
 Peraga Cara Menciptakan Folder Baru

Mengganti Nama Folder

Cara paling praktis dalam mengganti nama sebuah folder adalah melalui menu konteks
(klik-kanan), seperti yang diperlihatkan oleh peraga berikut:

Peraga Penggantian Nama Folder

Menyalin Folder

Menyalin sebuah folder biasanya karena alasan ingin mendapatkan salinan dari konten
yang dimiliki oleh folder itu. Berikut peraga cara melakukannya melalui menu konteks:
Memindah Folder

Pemindahan folder beserta konten didalamnya dapat dipindahkan ke tempat/folder lain.

Jika sebuah folder dipindahkan masuk kedalam sebuah folder, maka folder itu akan
menjadi sebuah sub-folder. Terdapat dua cara dalam memindahkan folder, yaitu Cut and
Paste dan Drag and Drop.

Peraga Pemindahan Folder (Cut and Paste)

 Peraga Cara Pemindahan Folder (Drag and Drop)
Pekerjaan pengelolaan file maupun folder juga dapat dilakukan antar media penyimpanan
yang berbeda, misalnya dari harddisk ke flashdisk, dari compact disc ke harddisk dsb.