MENGATUR TAMPILAN DATA

Tujuan Instruksi Umum

Mahasiswa dapat memahami cara mengatur format tampilan data
Tujuan Instruksional Khusus
1. Mahasisa dapat mengatur format tampilan tanggal dan waktu
2. Mahasiswa dapat mengatur format tampilan huruf
3. Mahasiswa dapat menambah garis pembatas dan bingkai
4. Mahasiswa dapat menambah warna dan corak latar belakang sel
5. Mahasiswa dapat menempatkan gambar latar belakang lembar kerja
Alokasi Waktu : 2 x 50 Menit

1.1. Pendahuluan
Microsoft Excel akan otomatis memformat data angka sesuai dengan format angka yang
diketikkan. Pada saat Anda mengetikkan data angka, Anda boleh menggunakan lambang
%, -, $ atau Rp (tergantung pemilihan Regional and Language Options pada jendela
Control Panel dari Microsoft Windows XP atau Microsoft Window 2000), tanda pemisah
ribuan (titik atau koma) dan tanda pemisah desimal (titik atau koma).

1.2. Mengatur Format Tampilan Angka

Apabila diperlukan Anda dapat mengatur format tampilan data angka yang tersimpan
pada suatu sel atau range menggunakan perintah Format, Cells. Untuk menggunakan
perintah Format Cells, ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah sel atau range yang akan diformat
2. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl +1). Kotak dialog format cells akan
ditampilkan seperti gambar 3.1.

Gambar 3.1. Kotak dialog Format Cells – Tab Number

3. Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number

4. Pada kotak daftar pilihan Category, pilih dan klik kategori format yang diinginkan.

1
5. Apabila Anda memformat data angka, pada kotak isian Decimal places tentukan
berapa jumlah angka desimal yang ingin ditampilkan
6. Pada kotak daftar pilihan Negative numbers, pilih dan klik format tampilan angka
negatif yang diinginkan.
7. Apabila Anda memilih kategori Number, dengan menggunakan kotak cek Use 1000
separator (,), Anda dapat menentukan apakah perlu menampilkan tanda pemisah
ribuan atau tidak.
8. Apabila Anda memilih kategori Currency atau Accounting, pada tombol daftar
pilihan Symbol, pilih dan klik lambang uang yang diinginkan.
9. Klik OK.

1.3. Mengatur Format Tampilan Tanggal Dan Waktu

Microsoft Excel menyediakan berbagai bentuk format tampilan tanggal dan waktu sesuai
dengan kebutuhan Anda.
➢ Memasukkan Data Tanggal Atau Waktu
Untuk memasukkan data berjenis tanggal atau waktu, ikuti langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel di posisi yang diinginkan
2. Ketikkan tanggal yang Anda inginkan, sesuai dengan format tanggal yang berlaku
pada Microsoft Windows XP atau Microsoft Windows 2000. Sebagai contoh jika
Anda ingin mengetikkan tanggal 4 Desember 2006, maka cukup diketikkan 4/12/06.
Sedangkan untuk mengetikkan waktu sebagai contoh Anda bisa langsung ketikkan
15:30.
3. Sorotlah sel atau range yang akan Anda ubah format tampilan tanggal atau waktunya.
4. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl +1). Kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan seperti gambar 3.1.
5. Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number
6. Pada kotak daftar pilihan Category, pilih dan klik Date untuk pengaturan tampilan
tanggal dan klik Time untuk pengaturan tampilan waktu
7. Pada kotak daftar pilihan Type, pilih dan klik bentuk format tampilan tanggal atau
waktu yang Anda inginkan.
8. Klik OK.

➢ Menampilkan Waktu Dan Tanggal Sekarang

Anda dapat menampilkan tanggal dan waktu yang berlaku pada sistem komputer Anda
sekarang menggunakan fungsi =NOW. Untuk menggunakan fungsi =NOW, ikuti
langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang Anda inginkan.
2. Pada sel tersebut ketikkan =NOW(), kemudian tekan tombol Enter. Dengan langkah
ini Excel akan menampilkan tanggal dan waktu sekarang dengan format tampilan
standard.
3. Untuk mengubah format tampilan tanggal atau waktunya, pilih dan klik menu
Format, Cells (Ctrl +1). Kemudian lakukan pengaturan format tampilan tanggal dan
waktu seperti langkah di atas.
1.4. Mengatur Format Tampilan Huruf
Anda dapat menampilkan data yang Anda ketikkan pada Excel dengan berbagai bentuk
huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), garis bawah
(Underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya sesuai dengan keinginan .
Untuk mengatur format tampilan huruf, ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah sel atau range yang akan Anda format

2
2. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl +1). Kotak dialog format cells akan
ditampilkan se[perti gambar 3.1..
3. Pada kotak dialog klik tab Font. Lihat gambar 3.2.

Gambar 3.2. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font

4. Pilih dan klik nama bentuk huruf, gaya tampilan huruf, ukuran huruf dan efek khusus
lainnya yang Anda inginkan.
5. Untuk mengembalikan format tampilan huruf sebelumnya, format tampilan huruf
default, beri tanda atau klik kotak cek Normal font.
6. Klik OK.

1.5. Menambahkan Garis Pembatas Dan Bingkai

Agar laporan yang dibuat tampil menarik, Anda dapat melengkapi sel atau range tertentu
dengan garis pembatas dan bingkai. Untuk menempatkan garis pembatas dan bingkai,
ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah sel dan range yang akan Anda beri garis pembatas atau bingkai
2. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl+1). Kotak dialog Format Cell akan
ditampilkan, lihat gambar 3.1.
3. Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Border. Lihat gambar 3.3.

Gambar 3.3. Kotak dialog Format Cells – Tab Border

4. Pada bagian Presents, pilih dan klik tombol berikut ini:

• None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai yang ada
• Outline,digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range

3
 • Inside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range.
5. Pada kotak daftar pilihan Style, pilih dan klik gaya tampilan garisnya. Anda dapat
memilih garis tunggal, garis ganda, garis terputus-putus, garis tebal dan lain lain.
6. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang Anda inginkan. Anda dapat
memilih garis pembatas pada bagian atas, tengah, bawah dan diagonal.
7. Pada tombol daftar pilihan Color, pilih dan klik warna garis yang Anda inginkan.
8. Klik OK.

1.6. Meratakan Tampilan Data

Anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu,
agar posisinya ditampilkan rata kiri, rata kanan, di tengah sel atau di tengah beberapa
kolom tertentu. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah sel atau range yang akan Anda ubah perataan tampilan datanya.
2. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl +1). Kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan, lihat gambar 3.1.
3. Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Alignment. Lihat gambar 3.4.

Gambar 3.4. Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment

4. Pada bagian Text alignment, lakukan pemilihan dan pengisian berikut:
• Tombol daftar pilihan Horizontal, digunakan untuk memilih perataan tampilan
data secara horizontal. Jika ingin ada jarak indentasi dari sebelah kiri atau sebelah
kanan, isi kotak isian Indent sesuai dengan jarak indentasi yang Anda inginkan.
• Tombol daftar pilihan Vertical, digunakan untuk memilih perataan tampilan data
secara vertikal.
5. Pada kotak Orientation, lakukan pengaturan orientasi data dan derajat posisi
kemiriangannya.
6. Pada bagian Text Control, jika perlu Anda dapat melakukan pemilihan kotak cek
berikut ini:
• Wrap text, digunakan untuk mengatur agar data yang ditempatkan pada suatu sel
jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan pelipatan ke bawah
pada sel yang sama.
• Shrink to fit, digunakan untuk mengatur agar data yang ditempatkan pada suatu
sel jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan ukuan yang lebih
kecil
• Merge cells, digunakan untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel yang
berdiri sendiri.

4
7. Klik OK.

1.7. Menambahkan Warna Dan Corak Latar Belakang Sel Atau Range
Untuk memberi warna dan corak latar belakang sel atau range, ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah sel atau range yang akan Anda beri warna dan corak.
2. Pilih dan klik menu Format, Cells (Ctrl +1)
3. Pada kotak dialog Format Cell, klik tab Patterns. Lihat gambar 3.5.
4. Pada kotak pilihan Color, pilih dan klik warna latar belakang yang Anda inginkan.
5. Apabila ingin melengkapi latar belakang dengan corak tertentu, Anda dapat memilih
corak yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Pattern.
6. Klik OK.

Gambar 3.5. Kotak Dialog Format Cells – Tab Patterns

1.8. Menempatkan Gambar Latar Belakang Lembar Kerja

Anda dapat melengkapi lembar kerja yang sedang Anda gunakan dengan gambar atau
motif latar belakang (Sheet Background), dengan tujuan agar tampilan laporan yang
sedang Anda buat dengan Excel terlihat lebih menarik dan profesional.
Untuk menempatkan gambar latar belakang lembar kerja , ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan Anda beri gambar latar belakang.
2. Pilih dan klik menu Format, Sheet, Background. Kotak dialog Sheet Background
akan ditampilakan pada gambar 3.6.

5
 Gambar 3.6. Kotak Dialog Sheet Background

3. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder yang Anda inginkan.
4. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file gambar yang Anda inginkan,
kemudian klik perintah Insert, atau klik ganda nama file gambar yang Anda inginkan
yang terdapat pada kotak daftar pilihan Name.

Gambar 3.7. Contoh Motif Latar Belakang Lembar Kerja

Sedangkan untuk menghapus gambar atau motif latar belakang lembar kerja yang sudah
tidak dibutuhkan lagi, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan Anda hapus gambar latar belakang.
2. Pilih dan klik menu Format, Sheet, Delete Background.

1.9. Menggunakan Autoformat

Selain dengan cara di atas, Anda juga dapat menata tampilan lembar kerja dengan cara
memilih tata tampilan yang telah disediakan oleh Excel, yaitu menggunakan fasilitas
Autoformat. Untuk dapat menggunakan fasilitas autoformat ikuti langkah berikut ini:
1. Sorotlah range yang akan Anda tata tampilannya.
2. Pilih dan klik menu Format, AutoFormat. Kotak dialog Autoformat akan
ditampilkan lihat gambar 3.8.

6
 Gambar 3.8. Kotak Dialog AutoFormat

3. Pada kotak daftar pilihan yang ada, pilih dan klik format tampilan yang Anda
inginkan
4. Apabila diperlukan Anda dapat menghilangkan salah satu komponen format tampilan
yang akan digunakan dengan cara mengklik tombol perintah Options.
5. Klik OK.

7
1. Ketik Tabel Laporan Penjualan di bawah dan simpan di folder Anda dengan nama
LATIHAN_3A

2. Atur posisi No. Faktur dan Wiraniaga di tengah sel

3. Ketikkan tabel di bawah ini dan simpan dalam Folder Anda dengan nama
LATIHAN_3B

4. Ketik tabel dibawah ini dan simpan di folder Anda dengan nama LATIHAN_3C

8
1. Microsoft Office Excel 2003, Budi Permana, Alex Media Komputindo,2004
2 Belajar Sendiri Microsoft Office Excel 2003, Yahya Kurniawan, S.T.