Tabel PICA (Problem Identification and Corrective Action)

Materi : Evaluasi PT Sasanti Inti Pratama

Waktu : 08.00 WIB - Selesai
Hari/ Tgl : Jumat/ 04 Juni 2021
Tempat : Ruang Rapat RS MH Thamrin Cileungsi

PI CA PIC PIC Keterangan

NO
Problem Identification Corrective Action PT SASANTI RS MHTC Plan Do Cek Action

1 Keterlambatan jam distribusi makan

pasien
23/05/2021 Tidak ada pelaporan khusus tentang jam kedatangan mobil Task kepada PIC PT Sasanti diturunkan oleh Bu Herlin untuk dibuat laporan
a. Makanan telat datang ke ruang - Standar timing makanan datang : Ahli Gizi : Tita Tgl 23/05/2021 PT SASANTI
di dapur olah maupun makanan di ruang eks resto apakah sesuai plan data per waktu makan
pemorsian atau tidak
Pagi : 05.30 Koki : Juwati Riyanti
Siang : 10.00
Malam 15.45
Hingga 03/06/2021 Masih belum terlaporkan dan masih terjadi jam
b. Tidak tersedia mobil akomodasi dari PT - Mobil ready pukul Ahli Gizi : Tita Tgl 23/05/2021 PT SASANTI
distribusi makan tidak tepat
Sasanti Pagi : 05.00 Koki : Juwati Riyanti
Siang : 09.30 Septiani Ekaningrum
Malam : 15.00 dan dr Riska
c. Proses platting dan pengemasan - Ahli Gizi : Popit Triyani Tgl 23/05/2021 PT SASANTI 23/05/2021 Belum ada penjelasan job desscription baik secara tertulis Perlu target pemenuhan uraian job description tersedia pada tanggal
Pembagian tugas dan tanggung jawab bagi pelaksana mau pun verbal saat briefing kepada seluruh karyawan PT Sasanti. berapa. Karena saat rapat koordinasi 27 Mei menginformasikan bahwa 1
makanan berjalan lamban pemorsian makanan pasien Hingga 03/06/2021 belum tersedia uraian job description minggu setelahnya akan ada uraian job description
- Penjelasan job description kepada masing-masing Bu Herlin Tgl 23/05/2021 PT SASANTI
karyawan
- Briefing teknik pelayanan seperti menu makanan apa, PJ Shift Tgl 23/05/2021 PT SASANTI
penggantian menu diet, dan menu dokter serta perawat
covid yang tersedia. Koordinator lapangan belum ada

2 Pasien terlewat tidak mendapatkan makanan

a.
Identifikasi pasien tidak berjalan
dengan baik. Greeting, gelang identitas
pasien, sticker diet, DPMP harus
dicocokan dengan teliti.
- Ahli gizi : Popit, Silmi Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 berjalan sesuai CA Perhatikan kelas perawatan pasien
Mendata ulang daftar pasien ranap ke nurse station
23/05/2021 berjalan sesuai CA Pastikan setiap selesai distribusi makan, data pasien valid
Ahli gizi RS (Lathifa,
- Menyamakan DPMP dan stiker diet Ahli gizi : Popit, Silmi Ninik, Devi, Intan) Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 berjalan sesuai CA Cek ulang untuk koordinasi pasien booking dan puasa
disupervisi oleh Tingkatkan koordinasi dengan Nurse dan pramusaji untuk info pasien
PJ pramusaji / koordinator Septiani Ekaningrum 23/05/2021 berjalan sesuai CA booking dan puasa
lapangan yang belum ada

3
Rasa Makanan terkadang hambar,
terkadang asin, dan besar porsi tidak
sama
a.
Belum tersedia standar bumbu yang
menyebabkan kualitas rasa tidak sama
antar koki satu dengan koki yang lain
- Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 belum semua pramusaji melakukan seperti CA Lakukan monitoring di lapangan dari PJ pramusaji/ korlap
Menyamakan gelas identitas pasien dengan stiker diet PJ pramusaji / koordinator Segera tetapkan korlap dan berikan uraian pekerjaan yang menjadi
saat pengantaran lapangan yang belum ada 23/05/2021 belum ada monitoring di lapangan oleh korlap karena tanggung jawabnya.
belum ada korlap sehingga masih terdapat pramusaji yang belum
menerapkan identifikasi pasien
- Dibuat standar bumbu dan petunjuk teknik pemasakan Kepala koki : Juwati Riyanti Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
bahan makanan
- Memaksimalkan proses tester makanan oleh ahli gizi PT Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 belum semua seperti CA karena ditemukan komen nasi Lakukan tester pada semua makanan yang dihasilkan termasuk makanan
Ahli gizi : Tita, Popit, Silmi
Sasanti keras di pasien ranap pokok

23/05/2021 berjalan sesuai CA Pastikan seluruh makanan yang dihasilkan berkualitas baik

b.
Belum tersedia standar porsi yang
menyebabkan besar porsi tidak sama
- Dibuat standar porsi Kepala koki : Juwati Riyanti
Ahli gizi : Tita, Popit, Silmi
Ahli gizi RS (Lathifa, 27/05/2021 proses tester makanan sarapan tidak maksimal
Ninik, Devi, Intan)
Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 belum terdapat standar porsi Segera bentuk standar porsi
disupervisi oleh
Septiani Ekaningrum Hingga 03/06/2021 belum terdapat standar porsi Tetapkan target tanggal terbentuk standar porsi dari Bu Herlin

c.
Proses perbaikan rasa makanan
terhambat karena letak dapur
pemasakan yang berbeda dengan ruang
pemorsian
- Memaksimalkan kompor 2 tungku yang terdapat di
ruang pemorsian RS
Ahli gizi : Tita, Popit, Silmi
Tgl 22/05/2021 PT SASANTI 22/05/2021 tidak ada rasa makanan yang harus diperbaiki
menggunakan proses pemasakan ulang
23/05/2021 tidak ada rasa makanan yang harus diperbaiki
menggunakan proses pemasakan ulang
27/05/2021 Tidak dilakukan perbaikan rasa sarapan karena rasa yang
asin diloloskan oleh ahli gizi PT Sasanti
Jaga kualitas rasa makanan selalu baik.
Perhatikan jenis bahan makanan yang digunakan agar kualitas makanan
yang dihasilkan selalu baik
Maksimalkan proses tester makanan untuk menjamin kualitas makanan baik.
4 Cara handling complain
a. Belum tersedia protap dan standar
penanganan complain yang
disampaikan dari pasien, perawat, dan
dokter
5
Keterlambatan jam distribusi Snack
dan makan Dokter, paketan perawat
covid, dan snack pasien hd
a.
Stok barang dan bahan belum tersedia
di ruang pemorsian RS
6 Standar fasilitas kelas ranap
a. Belum ada standar paket fasilitas harian
setiap ruang ranap
7 Platting dan garnish makanan
a.
Penggunaan garnish belum maksimal
sehingga makanan belum terlihat
menarik
8 Kualitas bahan makanan buruk
- Ahli gizi RS (Lathifa, Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
Susun petunjuk teknis penanganan komplain dan bentuk Ninik, Devi, Intan)
compliment yang harus diberikan. Bu Herlin
disupervisi oleh
Septiani Ekaningrum
- Tunjuk PIC handing complain dari PT Sasanti Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
Rapihkan dokumentasi stok barang agar buffer stok tetap aman.
23/05/2021 Proses buffer stok belum tercatat dengan rapih
- Menjaga buffer stok Purchasing : - Septiani Ekaningrum Tgl 23/05/2021 PT SASANTI menggunakan buku/ kartu stok. Hal ini menyulitkam dalam proses
menjaga buffer stok tetap ada.
dr Riska Hingga 03/06/2021 belum tersedia kartu stok dan pencatatan stok yang
baik
Segera bentuk standar fasilitas kelas ranap dan tentukan tanggal
- Tetapkan standar fasilitas per ruang ranap Bu Herlin Septiani Ekaningrum Tgl 23/05/2021 PT SASANTI penggunaan standar kelengkapan menu per waktu makan untuk setiap kela
23/05/2021 Belum ada standar fasilitas dari PT Sasanti, standar perawatan.
kelengkapan item menu dari penawaran kontrak belum diterapkan.
dr Riska Hingga 03/06/2021 tidak tersedia standar fasilitasnya
- Bu Herlin Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
Melakukan pelatihan cara garnish/ merekrut PIC garnish
Task kepada PIC PT Sasanti diturunkan oleh Bu Herlin untuk dibuat laporan
data per waktu makan. Karena task dari saya kurang diindahkan, mungkin
karena saya pihak luar PT Sasanti dan belum ada orang yang ditunjuk
- Dokumentasi menu makan tiap waktu makan Tgl 23/05/2021 PT SASANTI 23/05/2021 Tidak ada laporan foto menu makan pasien serta foto langsung oleh bu Herlin
Koordinator lapangan belum ada Septiani Ekaningrum snack dokter dari pihak PT Sasanti sehingga belum dapat dimonitor
untuk cara menghias makanan. Info dari ahli gizi RS masih sama dari
awal, hanya menggunakan bawang goreng di atas bubur/nasi putih.
Hingga 03/06/2021 Laporan foto menu makan pasien ranap tidak konsisten dilakukan
- Purchasing : - Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
Ketersediaan bahan untuk garnish tidak selalu ada
- Tersedia tempat penyimpanan yang layak Tgl 06/06/2021 PT SASANTI Belum tanggal yang ditentukan
- Suhu tempat penyimpanan sesuai Ahli gizi PT Sasanti dan
Septiani Ekaningrum
Purchasing
- Penataan tempat penyimpanan yang rapih dan sesuai
aturan FIFO FEFO
 Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 Keterlambatan jam distribusi makan 21

Week 2 pasien 18
Week 3 13

Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 3
Pasien terlewat tidak mendapatkan
Week 2 makanan 2
Week 3 1

Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 Rasa Makanan terkadang hambar, 5
Week 2 terkadang asin, dan besar porsi tidak 4
Week 3 sama 2

Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 Keterlambatan jam distribusi Snack 10
Week 2 dan makan Dokter, paketan perawat 12
Week 3 covid, dan snack pasien hd 5

Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 5
Week 2 Standar fasilitas kelas ranap 5
Week 3 5

Time Problem Identification Frekuensi Tindakan

Week 1 0
Week 2 Platting dan garnish makanan 2
Week 3 1

Time Problem Identification Frekuensi komplain

Week 1 0
Week 2 Kualitas bahan makanan buruk 1
Week 3 2

Time Problem Identification Jumlah Komplain

Week 1 44
Week 2 44
Cara handling complain ke pasien/
dokter/ perawat

Week 3 27
 Keterangan Presentase Perbaikan

Setiap jam makan tidak tepat 0

3 kali waktu makan selalu tepat 0.142857142857143
baru hingga 3 Juni 2021 0.380952380952381

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Komplain langsung datang dari pasien
kepada ahli gizi rs/ perawat 0.333333333333333
0.666666666666667

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Komplain langsung datang dari pasien
kepada ahli gizi rs/ perawat 0.2
0.6

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Komplain langsung datang dari
dokter/perawat kepada ahli gizi rs. 0.166666666666667
0.5

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Komplain langsung datang dari pasien
kepada ahli gizi rs/ perawat 0
0

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Tidak ada komplain dari pasien hanya saja
sebagai bahan evaluasi internal sebelum 0.095238095238095
terjadinya komplain 0.047619047619048

Keterangan Presentase Perbaikan

0
Nasi keras -0.952380952380952
Jeruk perawat buruk -0.952380952380952

Frekuensi Penanganan Keterangan

0
0 Penggunaan garnish berlangsung

Jumlah komplain menurun tetapi jenis

1 complain bertambah yaitu kualitas
bahan makanan buruk
Presentase Perbaikan
0
0

0.038461538461539
 Cek
23/05/2021 Tidak ada pelaporan khusus tentang
jam kedatangan mobil di dapur olah maupun
makann di ruang eks resto apakah sesuai plan
atau tidak
23/05/2021 Belum ada penjelasan job
desscription baik secara tertulis mau pun verbal
saat briefing kepada seluruh karyawan PT Sasanti

23/05/2021 belum ada monitoring di lapangan

oleh korlap karena belum ada korlap sehingga
masih terdapat pramusaji yang belum
menerapkan identifikasi pasien
23/05/2021 belum terdapat standar porsi

23/05/2021 Proses buffer stok belum tercatat

dengan rapih menggunakan buku/ kartu stok. Hal
ini menyulitkam dalam proses menjaga buffer
stok tetap ada.
23/05/2021 Belum ada standar fasilitas dari PT
Sasanti, standar kelengkapan item menu dari
penawaran kontrak belum diterapkan.

23/05/2021 Tidak ada laporan foto menu makan

pasien serta foto snack dokter dari pihak PT
Sasanti sehingga belum dapat dimonitor untuk
cara menghias makanan. Info dari ahli gizi RS
masih sama dari awal, hanya menggunakan
bawang goreng di atas bubur/nasi putih.
 Action
Task kepada PIC PT Sasanti diturunkan oleh Bu Herlin untuk dibuat
laporan data per waktu makan

Perlu target pemenuhan uraian job description jadi dari bu Herlin

dapat selesai pada tanggal berapa.

Segera tetapkan korlap dan berikan uraian pekerjaan yang menjadi

tanggung jawabnya.

Tetapkan target tanggal terbentuk standar porsi dari Bu Herlin

Rapihkan dokumentasi stok barang agar buffer stok tetap aman.

Segera bentuk standar fasilitas kelas ranap dan tentukan tanggal

penggunaan standar kelengkapan menu per waktu makan untuk
setiap kela perawatan.

Task kepada PIC PT Sasanti diturunkan oleh Bu Herlin untuk dibuat

laporan data per waktu makan. Karena task dari saya kurang
diindahkan, mungkin karena saya pihak luar PT Sasanti dan belum
ada orang yang ditunjuk langsung oleh bu Herlin