Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit Bedah Surabaya

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ARSIP BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH

SURABAYA
TUGAS AKHIR
Nama : RIZKI ALFIASCA P.
Nim : 08.41010.0341
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2014
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana
Oleh:
Nama : Rizki Alfiasca P.
NIM : 08.41010.0341
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2014
ABSTRAK
Arsip merupakan dokumen penting di Rumah Sakit Bedah Surabaya
(RSBS) karena mendukung dalam pengambilan keputusan. Mengingat pentingnya
arsip yang merupakan dokumen penting di RSBS maka arsip tidak boleh rusak,
tidak boleh hilang dan harus didistribrusikan tepat waktu kepada departemen yang
dituju. Kondisi di RSBS masih sering terjadi kerusakan arsip, kehilangan arsip
dan ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip.
Untuk mengatasi permasalahan diatas, maka arsip perlu diubah menjadi
data digital untuk meminimalkan kerusakan arsip, kehilangan arsip dan
ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip kepada departemen yang dituju.
Dengan adanya kebutuhan tersebut maka perlu dibuat sistem informasi
manajemen arsip berbasis web di RSBS. Tahapan pembuatan sistem informasi
manajemen arsip ini diawali dengan melakukan wawancara, membuat desain,
melakukan proses coding, dan mengujicoba sistem.
Sistem informasi manajemen arsip yang dibuat telah diujicobakan kepada
sepuluh pengguna dengan kuesioner dan pengujian sistem informasi secara
langsung. Berdasarkan hasil kuesioner dan uji coba, sistem informasi manajemen
arsip diperoleh skor 92% yang berarti aplikasi berada dalam range “Sangat
Memuaskan” sehingga telah dipastikan sistem informasi ini dapat memenuhi
kebutuhan di RSBS dan juga dapat berjalan dengan baik.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Arsip, Sistem Kearsipan, Manajemen
Arsip.
vi
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ............................................................................................. vi
KATA PENGANTAR ............................................................................ vii
DAFTAR ISI .......................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................... xii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah ............................................................. 3
1.3 Batasan Masalah.................................................................. 4
1.4 Tujuan ................................................................................. 4
1.5 Manfaat ............................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan .......................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................. 7
2.1 Arsip ................................................................................... 7
2.2 Sistem Kearsipan ................................................................. 8
2.3 Sistem Informasi ................................................................. 12
2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ................................................. 12
2.5 Model Pengembangan ......................................................... 14
2.6 Analisis Dan Perancangan Sistem ........................................ 14
ix
2.7 Sytem Flow ......................................................................... 16
2.8 Data Flow Diagram (DFD) ................................................. 17
2.9 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................... 17
2.10 Database Management System………………………………… 18
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM..……………….. 20
3.1 Analisis Masalah ................................................................. 20
3.2 Analisis Kebutuhan ............................................................. 23
3.3 Perancangan Sistem............................................................. 25
3.3.1 Alur Sistem .............................................................. 26
3.3.2 Data Flow Diagram .................................................. 29
3.3.3 Entity Relationship Diagram .................................... 37
3.3.4 Struktur Database ..................................................... 38
3.3.5 Desain Interface ....................................................... 50
3.3.6 Desain Uji Coba ....................................................... 84
3.3.7 Desain Kuesioner…………………………………… 93
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI......................................... 94
4.1 Implementasi Sistem ............................................................ 94
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ..................................... 94
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak .................................... 95
4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem.. ............... 95
4.2 Uji Coba .............................................................................. 96
4.2.1 Uji Coba Sistem ....................................................... 96
4.2.2 Uji Coba Pengguna .................................................. 143
4.3 Evaluasi……………………………………………………... 146
x
BAB V PENUTUP ................................................................................ 147
5.1 Kesimpulan ........................................................................ 147
5.2 Saran .................................................................................. 148
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 149
xi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) merupakan rumah sakit yang
menangani bidang operasi atau pembedahan. Salah satu aspek yang sangat vital
untuk menunjang kegiatan harian pada RSBS adalah surat menyurat. Kegiatan
pengarsipan seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan
dokumentasi, penentuan arsip kadaluwarsa membutuhkan pengolahan dan
manajemen yang baik dan efisien, agar kegiatan operasional dapat berjalan
dengan baik.
Menurut Hadiwardoyo (1999:6) setidaknya ada 4 fungsi sistem kearsipan
yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai
penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3)
sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan (4)
penyusutan berkas kerja (retention). Dari uraian tersebut terlihat betapa penting
fungsi sistem kearsipan sehingga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari
pada institusi, perusahaan perkantoran, tidak terkecuali rumah sakit yang semakin
hari arsip serta dokumennya selalu bertambah jumlahnya.
Kegiatan pengarsipan pada RSBS masih dilakukan secara semi
komputerisasi (Survei awal pada tanggal 3 Mei 2012). Dalam hal ini peranan
komputer hanya sebatas pada pembuatan surat, sehingga sering sekali dokumen
tidak tertata rapi, rusak atau hilang misalnya, pada saat dokumen dibutuhkan
untuk ditinjau kembali, karyawan sulit menemukan dokumen tersebut, dan
1
2
mengakibatkan pendistribusian surat atau dokumen kepada yang bersangkutan
tidak tepat waktu. Hal ini bertentangan dengan fungsi kearsipan sebagai memori
kolektif instansi (corporate memory), dan sebagai penyedia data atau informasi
bagi pengambilan keputusan (decisions making) yang telah dijelaskan di atas.
Masalah lain yang terdapat pada RSBS yaitu belum terdapat penentuan arsip atau
dokumen yang telah memasuki masa kadaluwarsa, hal ini juga bertentangan
dengan fungsi kearsipan menurut Sauki yaitu sistem kearsipan terdapat
penyusutan berkas kerja (retention). Selain itu RSBS juga membutuhkan sistem
kearsipan yang aman serta mudah diakses untuk mendukung kegiatan pengarsipan
di RSBS tersebut.
Saat ini RSBS sudah memiliki infrastruktur dan fasilitas teknologi
informasi untuk mendukung kegiatan operasional yang terdapat pada RSBS, akan
tetapi perangkat keras yang ada spesifikasinya tidak sesuai dengan perangkat
lunak generasi 4GL, misalnya Visual Basic yang merupakan pemrograman visual
yang berbasis desktop. Bahasa pemrograman berbasis desktop masih
menggunakan arsitektur stand alone sehingga semua kegiatan pemrosesan
informasi berlangsung pada komputer itu sendiri. Dengan demikian sistem
informasi yang akan dibuat harus memperhatikan keterbatasan tersebut sehingga
pada penelitian ini akan dibuat sistem informasi kearsipan berbasis web.
Saat ini telah tersedia salah satu sistem kearsipan dari pemerintah yang
disebut dengan “GARIS (Government Archive Information System)” atau "Sistem
Informasi Kearsipan (SIMARSIP)". Dengan menerapkan konsep paperless,
sistem informasi ini diharapkan dapat menggantikan sistem pengarsipan manual
yang selama ini ada. Konsep paperless merupakan suatu konsep yang
3
menggantikan laporan dalam bentuk aplikasi dan laporan elektronik. Tetapi masih
terdapat kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem informasi tersebut,
misalnya belum terdapat tata letak kearsipan dan penentuan masa kadaluwarsa
arsip dan dokumen.
Dengan adanya kebutuhan pengarsipan pada RSBS yang belum dapat
dipenuhi oleh SIMARSIP, maka perlu dibuatnya sistem informasi manajemen
arsip berbasis web yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar menghasilkan
informasi yang relevan dan berguna, dapat menentukan masa kadaluwarsa arsip,
serta dapat memudahkan dalam mengakses dan pendistribusian arsip atau
dokumen secara cepat dan aman.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut:
a. Bagaimana membangun sistem informasi manajemen arsip yang dapat
menggantikan sistem semi komputerisasi yang belum sesuai dengan
kebutuhan pada RSBS?
b. Bagaimana sistem informasi manajemen arsip dapat mengelola arsip sehingga
tidak terjadi kerusakan dan kehilangan data atau arsip penting?
c. Bagaimana sistem informasi dapat mendistribusikan surat atau dokumen
secara tepat waktu?
d. Bagaimana rancang bangun sistem informasi manajemen arsip dapat
menentukan arsip atau dokumen yang kadaluwarsa dan harus dimusnahkan ?

4
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini
adalah:
a. Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip berbasis web dibuat
berdasarkan proses bisnis yang ada.
b. Dokumen yang dapat ditangani oleh sistem informasi ini yaitu .pdf
c. Laporan yang dapat ditampilkan pada rancang bangun sistem informasi arsip
ini yaitu laporan arsip yang masuk dan yang keluar pada periode tertentu,
informasi jumlah surat masuk dan surat keluar, laporan retensi dokumen,
laporan peminjaman dokumen.
d. Rancang bangun sistem informasi ini memiliki fasilitas dapat melakukan
penelusuran surat masuk dan surat keluar.
e. Sistem informasi ini berbasis web intranet.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah diatas dapat diperoleh tujuan dalam
pembuatan tugas akhir ini, yaitu menghasilkan sistem informasi manajemen arsip
yang sesuai dengan proses bisnis pada RSBS.
1.5 Manfaat
Berdasarkan tujuan dibuatnya rancang bangun sistem informasi
manajemen arsip berbasis web ini maka didapatkan beberapa manfaat sebagai
berikut:
5
a. Memberikan kemudahan bagi pengolahan, akses dan distribusi arsip sehingga
dapat meningkatkan nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan
meningkatkan kinerja pada RSBS.
b. Meminimalkan kehilangan dan rusaknya data-data atau dokumen - dokumen
penting.
c. Dapat mendistribusikan surat atau dokumen kepada yang bersangkutan secara
tepat waktu.
d. Dapat menentukan surat atau dokumen yang telah memasuki masa
kadaluwarsa.
1.6 Sistematika Penulisan
Di dalam penulisan Tugas Akhir ini secara sistematika diatur dan disusun
dalam 5 (lima) bab, yaitu:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari
pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan
tugas akhir ini.
BAB I : LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan
Manajemen Arsip, diantaranya yaitu penjelasan tentang Arsip, Sistem
Kearsipan, Sistem Informasi, Website, Analisis dan Perancangan
Sistem, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship
Diagram, Database Management System.

6
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisi uraian tentang Rumah Sakit Bedah Surabaya
(RSBS) serta penjelasan mengenai analisa dan perancangan sistem
untuk membuat Sistem Informasi Mananjemen Arsip Berbasis Web
yang meliputi tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan
maintenance.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Dalam bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari sistem yang dibuat,
proses implementasi dari perangkat lunak yang telah melalui tahap
evaluasi.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan penelitian yang telah dilakukan
terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran
sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada
masa yang akan datang.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Arsip
Menurut Sugiarto (2005) arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani
mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan
dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang
dikatakan “Archief” mempunyai arti.
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik,
dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti :
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar hasil kegiatan,
statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang
mendefinisikan arsip sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam kadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
7
8
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Sedangkan menurut Gie (1996:12) Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Dari uraian diatas maka dapat
disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat yang disimpan untuk
kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan
cepat.
2.2 Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang
dipergunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen
(Sugiarto, 2005). Filing System berbeda dengan Record Management. Record
Management meliputi kegiatan planning, organizing, actuating dan controlling.
Agar record management dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka
harus berpedoman pada ciri penyelenggaraan rekod yang baik yaitu :
a. Mengurus sedikit warkat/arsip
b. Warkat Yang Berkualitas
c. Warkat Yang Selektif
d. Dapat menghemat biaya, tenaga, dan waktu
Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan
huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.

9
Sistem Kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi,
sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila
ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan,
murah, aman, akurat. Bagi lembaga, departemen atau perusahaan swasta yang
tidak begitu luas, dapat pula menyelenggarakan susunan organisasi kearsipan
dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas
penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Secara Umum Sistem kearsipan (Filing System) ada 5 cara yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical System) adalah sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun
nama dalam urutan nama-nama mulai dari A dampai dengan Z). Sistem abjad
lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda dan
masalah/subyek. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks
yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang
akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui
tempat dokumen disimpan. Contoh peraturan Mengindeks dalam Sistem
Abjad:
a. Nama-nama Orang
a. Imam Ali diindeks menjadi Ali, Imam
b. Kwik Kian Gie diindeks menjadi Kwik, Kian, Gie
b. Mengindeks Badan/Organisasi/Perusahaan
a. PT Krakatau Steel diindeks menjadi Krakatau, Stell, PT
b. Bank Mandiri diindeks menjadi Mandiri, Bank

10
c. Depdiknas diindeks menjadi Pendidikan, Nasional, Departemen
c. Mengindeks Nama Tempat/Daerah
a. Pekan Baru diindeks menjadi Pekan Baru
b. Propinsi Gorontalo diindeks menjadi Gorontalo, Propinsi
d. Mengindeks Nama Benda/barang
a. Sepeda Motor diindeks menjadi Sepeda, Motor
b. Mesin Fax Sharp diindeks menjadi Sharp, Mesin Fax
e. Mengindeks Nama Masalah
a. Wajib Pajak diindeks menjadi Pajak, Wajib
b. Peraturan Pegawai diindeks menjadi Pegawai, Peraturan
2. Sistem Perihal/Masalah/Subyek (Subject System) disebut juga sistem masalah
merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah
surat. Sebelum menerapkan sistem subyek, terlebih dahulu harus disusun
pedomannya yang dijadikan sebagai dasar penataan arsip pada tempat
penyimpanannya. Pedoman tersebut disebut Pola Klasifikasi. Dalam
penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan, unsur fungsi, struktur dan masalah
saling menunjang satu dengan lainnya. Unsur fungsi yang tercermin dalam
kegiatan operasional dapat dijadikan sebagai dasar untuk menyusun
klasifikasi kearsipan. Klasifikasi kearsipan disusun berjenjang:
Main Subject/Masalah Pokok (Primer)
Sub Subject/Sub Masalah Pokok (Sekunder)
Sub sub Subject /Masalah kecil (Tertier)

11
Ketiga hubungan diatas mempunyai hubungan logis dan sistematis satu sama
lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah yang
berhubungan dengan kepegawaian saja, seperti di bawah ini:
Kepegawaian (Primer)
Pengadaan (Sekunder)
Lamaran (Tertier)
Test (Tertier)
Pengangkatan (Tertier)
3. Sistem Nomor (Numerical System) adalah suatu sistem penataan arsip
berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip.
Dalam Sistem nomor terdapat beberapa variasi, antara lain sistem nomor
menurut Dewey, sistem nomor menurut Terminal Digit, Middles Digit,
Soundex System, Duplex-Numeric dan Straight-Numeric. Sistem Nomor yang
umum digunakan adalah sistem Nomor Decimal Dewey (Dewey Decimal
Classification) atau Universal Decimal Classification (UDC) yang
mengelompokkan semua subyek yang mencakup keseluruhan ilmu
pengetahuan manusia ke dalam suatu susunan yang sistematis dan teratur.
Sistem ini biasa digunakan di Perpustakaan untuk penempatan buku-buku dan
pembuatan Call Number.
4. Sistem Tanggal (Chronological System) yaitu sistem penyimpanan surat yang
didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal
surat dikirim (untuk surat ke luar). Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal
terdiri dari
12
2.3 Sistem Informasi
Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang
mempunyai tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2004:21), data adalah fakta-
fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode
tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat
mempunyai arti, data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh
penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi.
Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi
penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-
prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh
penggunanya.
Sistem informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem
dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi
yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara
matang sehingga akan menghasilkan informasi yang baik. Informasi yang
dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan
melalui beberapa proses sistem informasi seperti pengumpulan data, pemrosesan
data dan sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan
tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan (McLeod & Schell 2008).
2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “Retention” yang berarti
menyimpan. Retensi arsip berarti Jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait
erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat
13
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Sesuai
dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979. Setiap arsip
ditentukan retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dituangkan dalam
bentuk Jadwal Retensi Arsip. Dalam membuat Jadwal Retensi Arsip
setidaktidaknya berisi informasi mengenai jenis arsip, jangka simpan dan
keterangan. Penentuan model Jadwal Retensi Arsip terbuka luas, sesuai dengan
kebutuhan instansi masing-masing, dalam hal ini dapat dilakukan pembuatan
Jadwal Retensi Arsip yang lebih rinci misalnya menyangkut jangka simpan aktif,
inaktif dan lainlain.
Jadwal Retensi Arsip merupakan hasil keputusan pimpinan instansi untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai
kebutuhan hukum yang berlaku (Sugiarto, 2005). Dengan demikian juga
menjamin akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan
hukum bagi petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-
masing instansi/perusahaan.
2.5 Model Pengembangan
Model pengembangan yang digunakan pada rancang bangun sistem ini
adalah menggunakan Iterative Waterfall Model. Iterative waterfall model sendiri
adalah pengembangan dari waterfall model. Waterfall model sendiri adalah alur
pengembangan sistem dimulai dari planning, analysis, design, implementation,
operation & maintenance. Waterfall model dirancang agar alur pengembangan
berjalan secara sempurna tanpa adanya perbaikan yang mengharuskan developer

14
untuk menambahkan fitur-fitur baru apabila ada permintaan baru dari user
(Pressman, 2008). Dalam pengembangan software yang sesungguhnya hal itu
sangatlah sulit diterapkan karena dalam perjalanannya, pengembangan software
pasti akan membutuhkan perubahan entah dari segi desain ataupun dari segi
perancangan. Maka dari itu, waterfall model dikembangkan lagi menjadi iterative
waterfall model yang memungkinkan developer untuk mendesain ulang dan
merencanakan ulang pengembangan sistem dengan syarat perubahan tidak sampai
mengubah tujuan utama dibuatnya sistem. Gambar dari iterative waterfall model
dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Iterative Waterfall Model

(Sumber: Mall, 2009: 41)
2.6 Analisis Dan Perancangan sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu
pengembangan sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi

15
permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem
yang telah berjalan.
Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya
(Hartono, 2005).
Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana
yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap
analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan
gagalnya penyusunan sebuah sistem (Hartono, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat
kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-
langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

16
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti
misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar
lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan
pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah di identifikasi, dilanjutkan
dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem
yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya
perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan
hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem
adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam
tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan
informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,
karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum
hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut,
dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang
satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan
output system, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
2.7 System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-
prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
17
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 2005:10).
2.8 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal
data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data
yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem
yang terstruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data
flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat
kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam
berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
2.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
Pengertian ERD menurut James A. Hall (Hall, 2007) adalah “ERD
adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antar
entitas dalam sebuah sistem”.
Ada dua komponen utama pembentuk Model Entity Realtionship menurut
Fathansyah, yaitu Entitas (Entity) dan Relasi (Relation). Entitas adalah individu
yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari
sesuatu yang lain, serta Atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari
Entitas tersebut.
18
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa ERD (Entity
Relationship Diagram) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem yang mewakili suatu yang
nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.
Menurut Fathansyah, ada tiga macam key yang dapat diterapkan pada
suatu tabel, yaitu :
1. Super key merupakan satu atau lebih atribut (kumpulan atribut yang dapat
membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.
2. Candidate key merupakan kumpulan atribut minimal yang dapat
membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.
3. Primary key merupakan salah satu Candidate Key yang lebih sering (lebih
natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas dan
jaminan keunikan key tersebut lebih baik, sehingga dipilih sebagai Primary
Key.
2.10 Database Management System
Database management System (DMBS) merupakan kumpulan file yang
saling berkaitan dengan program pengelolanya. DBMS adalah satu set program
yang mengontrol pembuatan, pengaturan, dan penggunaan database. Semua
pengaturan ini dilakukan oleh Database Administrator (Kristanto, 2004).
Bahasa yang ada pada DBMS :
1. Data Definition Language (DDL)

19
Skema basis data dibuat dengan menggunakan ekspresi satu bahasa khusus
yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang
disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation language (DML)
Bahasa yang digunakan untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di
dalam database.
Fungsi dasar DBMS :
1. Data Definition
DBMS harus dapat melakukan pendifinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat melakukan perubahaan/manipulsasi data pada database.
3. Data Security and Integrity
DBMS dapat memeriksa kemanan dan integritas sesuai yang ditentukan oleh
DBA.
4. Data recovery and Concurrency
DBMS harus dapat melakukan penanganan terhadap data-data yang hilang
akibat kesalahan sistem, kerusakan harddisk, dan lain sebagainya. DBMS
juga juga harus menjaga concurrency yakni dimana ketika database diakses
lebih dari 1 user.
5. Data Dictionary
DBMS harus mempunyai data dictionary.

BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Masalah
Langkah awal dalam pembuatan sistem adalah mengidentifikasi
permasalahan yang ada sebagai dasar untuk membuat sebuah solusi yang
disajikan dalam bentuk aplikasi.
Langkah identifikasi dilakukan dengan cara observasi dan wawancara ke
RSBS, sehingga bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan
permasalahan tersebut.
Hasil observasi dan wawancara dengan ibu Risma selaku sekretaris di
RSBS, menceritakan bahwa bagian sekretaris selama ini tidak memiliki sistem
yang baku untuk mengolah dan memanajemen arsip yang terdapat pada RSBS,
semua kegiatan pengarsipan dilakukan secara semi komputerisasi dan peranan
komputer hanya sebatas pada pembuatan arsip. Pada proses manajemen arsip yang
yang kini berjalan di RSBS terdapat beberapa proses, yang pertama yaitu input
arsip masuk yang diawali dari satpam yang menerima arsip masuk dari instansi
luar yang kemudian dilanjutkan kepada sekretaris. Sedangkan arsip keluar berasal
dari permintaan oleh karyawan kepada sekretaris. Setelah arsip masuk atau arsip
keluar diterima oleh sekretaris kemudian arsip akan dicek kelengkapannya dan
disimpan oleh sekretaris. Pada proses peminjaman arsip diawali dari karyawan
yang memberikan permintaan peminjaman arsip kepada sekretaris, kemudian
sekretaris akan melakukan pencarian pada lemari penyimpanan arsip, setelah arsip
20
21
ditemukan sekretaris mengecek status arsip telah selesai di disposisikan atau
belum karena hanya arsip yang telah selesai di disposisikan yang dapat dipinjam
oleh karyawan, mengecek waktu peminjaman dan mengecek keterangan
peminjaman. Apabila syarat dan ketentuan arsip telah terpenuhi maka sekretaris
akan menyerahkan arsip yang akan dipinjam kepada karyawan yang
bersangkutan. Proses yang terakhir yaitu proses pendisposisian arsip, proses ini
diawali dari unit kerja yang akan mendisposisikan arsip, pertama unit kerja
membuat keputusan hasil arsip masuk yang telah diterima dari sekretaris dan hasil
dari arsip masuk dituliskan pada nota disposisi yang kemudian didisposisikan
beserta arsip masuk tersebut. Berikut pada gambar 3.1 alur manual (document
flow) yang terdapat pada RSBS untuk menangani arsip masuk dan arsip keluar di
RSBS.
Document Flow Manajemen Arsip
Satpam Sekretaris Pegawai Unit kerja
Permintaan arsip
Start
keluar
Pencarian
1
arsip
Arsip masuk
Permintaan arsip masuk
Membuat peminjaman arsip
arsip keluar
Menerima Pengecekan arsip
arsip masuk sudah disposisi?
Arsip keluar Membuat keputusan hasil
arsip masuk
Ya
Arsip masuk
Pengecekan
surat masuk & Mengecek
Mengisi nota
surat keluar waktu
disposisi
peminjaman
Mengecek Tidak
Nota disposisi
keterangan
Arsip masuk peminjaman Menyerahkan
yang telah dicek arsip
Arsip pinjam
(acc) Mendisposisikan
Arsip (pinjam) surat
Konfirmasi
pengembalian arsip
Arsip masuk
Arsip keluar
Arsip (kembali)
n
1 Finish
Gambar 3.1 Document flow sistem informasi manajemen arsip.

22
Dari alur manual (document flow) diatas dapat terlihat beberapa kendala
pada proses manajemen arsip di RSBS, yaitu:
1. Proses input arsip masuk dan arsip keluar, pada proses ini sekretaris melakukan
input data arsip masuk dan arsip keluar masih secara manual, belum ada
penyimpanan data arsip digital dan masih belum tersedia tempat penentuan
lokasi penyimpanan arsip sehingga sering terjadi kerusakan dan kehilangan
arsip.
2. Proses disposisi arsip, pada proses disposisi arsip sekretaris mendisposisikan
arsip dan nota disposisi kepada unit kerja yang bersangkutan dengan cara
memberikan satu persatu kepada unit kerja yang bersangkutan secara
bergantian, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pendisposisian arsip.
3. Proses peminjaman dan pengembalian arsip, pada proses ini sekretaris sering
mengalami kesulitan dalam menangani transaksi peminjaman dan
pengembalian arsip, sehingga sekretaris tidak mengetahui posisi arsip, sedang
dipinjam atau telah dikembalikan.
4. Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada RSBS belum terdapat proses peretensian
arsip, sehingga terjadi penumpukan arsip karena sekretaris tidak mengetahui
arsip yang masih aktif atau telah nonaktif.
5. Laporan arsip, pada RSBS belum terdapat laporan arsip sehingga sekretaris dan
direktur tidak mengetahui tentang arus masuk keluar arsip, laporan
peminjaman pengembalian arsip dan laporan retensi arsip.

23
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa
permasalahan yang dihadapi RSBS adalah kesulitan dalam pencarian dokumen
yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah
lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui masa kadaluwarsa
arsip, dan juga terdapat kendala dalam mengelola peminjaman dan pengembalian
arsip. Dengan penerapan sistem informasi manajemen arsip ini, diharapkan dapat
menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu sekretaris dalam
pendukung pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada RSBS.
Sistem informasi manajemen pada RSBS ini akan melibatkan beberapa
pengguna didalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat
mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi pendataan jemaat berbasis
web ini beserta kebutuhannya :
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan

1 Sekretaris 1. Sekretaris mampu 1. Data arsip digital.
menginputkan arsip 2. Lokasi media dan
masuk dan keluar sarana penyimpanan
menjadi data digital. arsip.
2. Sekretaris mampu 3. History disposisi
menentukan lokasi, arsip
media dan sarana 4. Data arsip aktif dan
penyimpanan arsip. arsip inaktif.
3. Sekretaris mampu 5. Laporan keluar
melakukan disposisi masuk arsip.
secara komputerisasi. 6. Laporan peminjaman
4. Sekretaris dapat dan pengembalian
mengetahui dimana arsip arsip.
terdisposisi. 7. Laporan perentesian
5. Sekretaris mampu arsip.
menangani peminjaman
dan pengembalian arsip
secara komputerisasi.
6. Sekretaris dapat
24
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan

mengetahui dimana
posisi arsip yang
dipinjam dan siapa yang
meminjam.
7. Sekretaris dapat
menentukan jadwal
retensi (masa
kadaluwarsa) arsip.
8. Sekretaris mampu
melakukan peretensian
arsip
2 Karyawan 1. Karyawan mampu 1. History peminjaman
melakukan peminjaman dan pengembalian
dan pengembalian arsip arsip.
secara komputerisasi. 2. History disposisi
2. Karyawan dapat arsip
mengetahui arsip apa saja
yang pernah dipinjam
maupun yang telah
dikembalikan.
3. Karyawan mampu
melakukan
pendisposisian secara
komputerisasi
4. Karyawan dapat
mengetahui arsip apa saja
yang pernah
didisposisikan.
3 Direktur 1. Direktur dapat

mengakses laporan keluar
masuk arsip secara
periodik.
2. Direktur dapat
mengakses laporan
jumlah peminjaman dan
pengembalian arsip
secara periodik.
3. Direktur dapat
mengakses laporan
perentesian dokumen
secara periodik.
25
Terdapat beberapa pengguna sistem didalam Sistem Informasi
Manajemen Arsip Berbasis Web ini. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai
admin dari aplikasi yang akan digunakan, dan terdapat user karyawan dan direktur
yang mempunyai hak akses yang berbeda dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat
pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Analisis Pengguna Sistem.
3.3 Perancangan Sistem
Rancangan sistem akan dibuat berdasarkan analisis sistem yang berjalan
pada RSBS, yaitu sistem informasi manajemen arsip yang akan digunakan untuk
membantu karyawan di RSBS dalam mengelola arsip serta memberikan informasi
kepada sekretaris atau direktur untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sebelum proses pembuatan aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses
perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat
dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat
membantu sekretaris dalam pengelolaan arsip serta membantu direktur dan
karyawan yang bersangkutan untuk mendukung pengambilan keputusan. Dalam
perancangan sistem ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun
26
tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem,
Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur
database dan membuat desain uji coba.
3.3.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk sistem informasi
manajemen arsip berbasis WEB pada RSBS, yakni blok diagram dan sytem flow.
A. Blok diagram sistem manajemen arsip
Pada blok diagram sistem manajemen arsip ini terdapat user yang
mempunyai tugas dan tanggung jawabnya masing – masing. Pada rancang bangun
sistem informasi ini user dapat melakukan pencatatan apabila terdapat surat
masuk dari instansi lain, disposisi surat melalui email dan notification, pencatatan
surat keluar apabila terdapat surat yang akan dikirim kepada instansi lain,
penelusuran surat (history surat), upload dokumen, peminjaman dokumen apabila
terdapat bagian yang membutuhkan dokumen dari bagian lain, retensi dokumen,
dan melihat laporan – laporan yang dibutuhkan oleh user. Blok diagram sistem
manajemen arsip dapat dilihat pada gambar 3.3.

27
Gambar 3.3 Blok diagram sistem informasi manajemen arsip
B. Sistem Flow Sistem Informasi Manajemen Arsip
Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip pada RSBS
dibutuhkan sistem flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku
pada RSBS. , berikut penjelasan tentang sistem flow yang dibuat untuk membantu
dalam membuat aplikasi sistem informasi manajemen arsip dan dapat dilihat pada
gambar 3.4.
Sistem flow sistem informasi manajemen arsip ini diawali dari sekretaris
yang menerima arsip masuk direksi, unit atau arsip keluar kemudian diinputkan
kedalam sistem untuk disimpan ke dalam database arsip masuk direksi, unit atau
arsip keluar dalam bentuk digital. Kemudian sekretaris mencetak laporan arsip
masuk keluar untuk diberikan dan dilihat oleh direktur. Proses selanjutnya yaitu
proses pendisposisian arsip, pada proses pendisposisian ini pertama sekretaris
menentukan tujuan disposisi dan arsip yang akan di disposisi, setelah muncul
display arsip yang akan di disposisi maka proses disposisi akan dilakukan oleh
28
sistem dan disimpan pada database disposisi, notifikasi serta mengubah status
arsip dalam database arsip masuk direksi, unit atau arsip masuk keluar. Setelah
karyawan menerima disposisi dari sekretaris karyawan dapat melanjutkan
disposisi ke bagian lain atau tidak, apabila tidak maka karyawan diwajibkan
mengembalikan disposisi kepada sekretaris. Pada proses peminjaman arsip, arsip
yang dapat dipinjam hanya arsip yang telah di disposisi, karyawan di wajibkan
memilih arsip yang akan dipinjam, menentukan tanggal kembali dan keterangan
peminjaman yang akan disimpan dalam database peminjaman dan notifikasi.
Sekretaris akan menerima notifikasi bahwa ada karyawan yang melakukan
peminjaman, disini sekretaris bertanggung jawab atas konfirmasi peminjaman
arsip boleh dipinjam atau tidak. Proses selanjutnya yaitu proses pengembalian
arsip yang diawali dari karyawan yang menerima notifikasi bahwa masa pinjam
arsip telah habis, karyawan diwajibkan memilih arsip yang dikembalikan untuk
dikembalikan kepada sekretaris. Sekretaris tiap bulan mencetak laporan
peminjaman untuk diberikan kepada direktur. Proses yang terakhir yaitu proses
retensi arsip, pada proses ini sistem secara otomatis menampilkan arsip yang telah
masuk dalam masa kadaluwarsa (inaktif), sekretaris disini bertanggung jawab
memberi keputusan apakah arsip yang bersangkutan perlu diperpanjang atau
tidak, apabila dilanjutkan maka status arsip akan menjadi aktif kembali sebaliknya
apabila tidak diperpanjang maka sistem secara otomatis akan menghapus arsip
tersebut dari sistem dan sekretaris dapat mencetak laporan retensi dalam periode
pertahun.
Sistem Flow Manajemen Arsip
Sekretaris Karyawan Direktur
Disposisi
Menerima
Start 2
Disposisi
Notifikasi
Disposisi Arsip Laporan keluar
Arsip Masuk Direksi, Arsip masuk arsip
Masuk Unit Kerja, Arsip Disposisi
Keluar Arsip Masuk Disposisi ke Disposisi ke
Ya 1
Direksi bagian lain bagian lain
Arsip Masuk Arsip Keluar Notifikasi 3

Unit Kerja
Tidak
Menginputkan Arsip Masuk Laporan
data Peminjaman Direksi Peminjaman dan
pengembalian arsip
Konfirmasi Mengembalikan Arsip Masuk
Mengupload arsip Notifikasi Peminjaman Arsip Ke Sekretaris Unit Kerja
menjadi data
digital Arsip Masuk Arsip Keluar 4
Arsip Keluar
Arsip Masuk Direksi
Laporan Retensi
Direksi Disposisi
Arsip Masuk Arsip
Arsip Masuk Unit Kerja
Simpan data
Unit Kerja Memilih arsip yang
dipinjam, menentukan
Konfirmasi
Arsip Keluar tgl kembali dan
Peminjaman Pengembalian
keterangan peminjaman Arsip Masuk
Arsip
Direksi
Peminjaman
Notifikasi Arsip Masuk
Laporan keluar Mencetak Laporan Unit Kerja
masuk arsip Keluar Masuk Arsip Masuk
Arsip Direksi Arsip Keluar
Laporan
Arsip Masuk Membuat Laporan
Peminjaman dan
Unit Kerja Peminjaman Dan Disposisi
Menetukan Tujuan pengembalian arsip
1 Pengembalian Arsip
2 Disposisi Arsip
Arsip Keluar
3
Pinjam arsip
Display Arsip
Arsip Masuk
Direksi
Melakukan Arsip Masuk

Retensi Dokumen Unit Kerja
Arsip diaktifkan Notifikasi Peminjaman
Mengaktifkan kembali ?
Ya
Arsip Arsip Keluar
Tidak
Memilih Arsip Peminjaman

Arsip Masuk 4
Direksi Yang
Simpan arsip Arsip Masuk dikembalikan
Direksi Notifikasi
Arsip Masuk
Unit Kerja Mencetak
Arsip Masuk
Unit Kerja Laporan
Hapus Arsip Retensi
Arsip Keluar
Arsip Keluar
Retensi
Retensi Finish
Gambar 3.4 Sistem flow sistem informasi manajemen arsip

29
30
3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah
selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD)
yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem
secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang
baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan
DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer
untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD
yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data
secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini
dapat dilihat pada Gambar 3.5.

31
Data Arsip Keluar

Instansi Data Arsip Keluar
Luar
Data Pengembalian
Unit Kerja
0
Data Jabatan Data Arsip Masuk Direksi
Data Media
Data Peminjaman
Data Sarana
Data Disposisi
Data Lokasi Arsip
Data Karyawan
Data Berkas Arsip SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
Data Unit Kerja
Data Rubrik Arsip Data Arsip Masuk Unit Kerja
Data Jenis Arsip
Data Kategori Arsip +
Laporan Keluar Masuk Arsip

Data Arsip Aktif
Direktur
Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip
Data Arsip Inaktif
Sekretaris Laporan Retensi Arsip
Gambar 3.5 Context Diagram Sistem informasi manajemen arsip
b. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan
kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang
diawali dari context diagram sampai Data Flow Diagram (DFD) level n dan
menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang
yang terdapat dalam manajemen arsip. Diagram berjenjang ini menjelaskan
hirarki proses sistem informasi manajemen arsip pada RSBS. Diagram
berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram
berjenjang sistem informasi manajemen arsip ini terdiri dari tiga proses utama
yaitu mengelola data master, mengelola transaksi, dan mengelola laporan.
Masing masing dari sistem proses tersebut akan dijabarkan kedalam beberapa
sub proses. Mengelola data master memiliki sepuluh proses yaitu mengelola
data kategori arsip, mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja,
mengelola data rubrik arsip, mengelola data berkas arsip, mengelola data
32
lokasi, mengelola data media arsip, mengelola data sarana arsip, mengelola
data karyawan, mengelola data jabatan. Mengelola transaksi memiliki lima
proses yaitu mengelola transaksi arsip, mengelola transaksi peminjaman arsip,
mengelola transaksi pengembalian arsip, mengelola disposisi, mengelola
retensi arsip. Mengelola laporan memiliki tiga proses yaitu membuat laporan
keluar masuk arsip, membuat laporan peminjaman dan pengembalian arsip,
membuat laporan retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem
pengendalian pemakaian material ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.
c. DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
Berdasarkan context diagram Gambar 3.5 maka dapat dirancang DFD Level 0
Sistem informasi manajemen arsip dapat dilihat pada Gambar 3.7
d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.6 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada Gambar 3.8 terdapat delapan proses yaitu mengelola data kategori arsip,
mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja, mengelola data rubrik
arsip, mengelola data berkas arsip, mengelola data lokasi,mengola data media
arsip, mengelola data sarana arsip.
e. DFD Level 1 Proses Mengelola Transaksi
pada Gambar 3.9 terdapat lima proses yaitu mengelola transaksi arsip,
mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi pengembalian
arsip, mengelola mengelola disposisi arsip, dan mengelola jadwal retensi arsip.
33
Gambar3.6 Diagram berjenjang sistem informasi manajemen arsip

Data Peminjaman
13 Peminjaman
[Data Arsip Keluar]
Instansi Luar
Luar Data Retensi
Instansi 14 Retensi
[Data Arsip Masuk Direksi]
[Data Pengembalian]
Data Kategori Arsip Unit
Unit Kerja
Kerja
Data Kategori Arsip
[Data Unit Kerja] 1 Kategori
Unit Kerja
Unit Kerja
[Data Karyawan] Data Jenis Arsip
2
2 Jenis Arsip Data Jenis Arsip
[Data Kategori Arsip] [Data Peminjaman]
[Data Jabatan] 1 [Data Disposisi]
Data Unit Kerja 3 Unit Kerja
[Data Jenis Arsip] [Data Arsip Keluar]
Data Unit Kerja
[Data Rubrik Arsip] [Data Arsip Masuk Unit Kerja]
Mengelola Data Transaksi
[Data Berkas Arsip] Data Rubrik 4 Rubrik
[Data Lokasi Arsip] 15 Disposisi
Mengelola Data Master Data Disposisi
[Data Sarana] Data Rubrik Arsip [Data Arsip Aktif]
[Data Media] Data Berkas Arsip 5 Berkas
+ [Data Arsip Inaktif]
Data Berkas Arsip
+
6 Sarana
Data Sarana
Data Sarana
7 Lokasi Sekretaris
Data Lokasi
Data Lokasi Arsip
Sekretaris
Sekretaris
Sekretaris Data Arsip Masuk Direksi
8 Karyawan 10 Arsip Masuk Direksi
Data Karyawan Data Karyawan
Data Media
9 Media Data MediaData Arsip Masuk Unit 11 Arsip Masuk Unit
Data Arsip Keluar 12 Arsip Keluar

16 Jabatan
Data Jabatan
Data Jabatan
3
Data Arsip Keluar
[Laporan Keluar Masuk Arsip] Data Arsip Masuk Unit
Direktur Mengelola Laporan Data Arsip Masuk Direksi
[Laporan Retensi Arsip]
+ Data Retensi
[Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip]
Data Peminjaman
Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
34
35
1.1
[Data Kategori Arsip]
Mengelola
1 Kategori
Data Kategori [Data Kategori Arsip]
Arsip
1.2
[Data Jenis Arsip]
Mengelola 2 Jenis Arsip
Data Jenis [Data Jenis Arsip]
Arsip
3 Unit Kerja 1.3
Mengelola Data [Data Unit Kerja]

[Data Unit Kerja] Unit Kerja Unit Kerja
1.4
Mengelola
Data Rubrik 4 Rubrik
[Data Rubrik Arsip] Arsip [Data Rubrik]
1.5
Sekretaris
Mengelola 5 Berkas
[Data Berkas Arsip] Data Berkas [Data Berkas Arsip]
Arsip
1.6
Mengelola 7 Lokasi
[Data Lokasi Arsip]
Data Lokasi [Data Lokasi Arsip]
Arsip
1.7
Mengelola 6 Sarana
[Data Sarana] Data Sarana [Data Sarana]
Arsip
8 Karyawan
1.8
Mengelola [Data Karyawan]

Data Karyawan
[Data Karyawan]
1.9
9 Media
Mengelola [Data Media]
[Data Media] Data Media
1.10 16 Jabatan
[Data Jabatan]
Mengelola
[Data Jabatan]
Data Jabatan
Gambar 3.8 DFD Level 1 Mengelola Data Master
f. DFD Level 1 Proses Pelaporan
pada Gambar 3.10 terdapat tiga proses yaitu pembuatan laporan keluar masuk
arsip, laporan peminjaman dan pengembalian arsip dan laporan retensi arsip.
g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip
DFD Level 2 pada Gambar 3.11 terdapat dua proses yaitu peminjaman arsip
dan pengembalian arsip.

Instansi
Luar 2.4
Data Arsip Keluar
Instansi [Data Arsip Masuk Direksi]
Luar Data Arsip Masuk Unit
Mengelola Disposisi
Data Arsip Masuk Direksi Arsip
[Data Arsip Keluar]
2.1 10 Arsip Masuk Direksi

Unit Kerja [Data Arsip Keluar] [Data Disposisi]
[Data Arsip Masuk Unit Kerja] Mengelola Transaksi Arsip 11 Arsip Masuk Unit
[Data Arsip Masuk Unit]
Unit Kerja
12 Arsip Keluar
[Data Arsip Keluar]
9 Media
[Data Media]
8 Karyawan 15 Disposisi [Data Disposisi]

[Data Karyawan]
Data Disposisi
2.5
7 Lokasi
[Data Lokasi] Data Arsip Keluar 13 Peminjaman
Mengelola Retensi
Arsip Data Arsip Masuk Unit 2.2
6 Sarana
Data Arsip Masuk Direksi Mengelola
[Data Sarana]
Transaksi
[Data Peminjaman] Peminjaman
5 Berkas [Data Peminjaman]
[Data Berkas Arsip] Arsip +
4 Rubrik
[Data Rubrik Arsip] Sekretaris
Sekretaris
[Data Arsip Aktif] Unit Kerja
3 Unit Kerja 2.3
[Data Unit Kerja] [Data Arsip Inaktif] Data Pengembalian
Mengelola
Transaski Data Peminjaman
2 Jenis Arsip 14 Retensi [Data Pengembalian] Pengembalian
[Data Retensi]
[Data Jenis Arsip] Arsip
1 Kategori
[Data Kategori Arsip]
Unit Kerja
16 Jabatan
[Data Jabatan]
Gambar 3.9 DFD Level 1 Mengelola Transaksi

36
37
10 Arsip Masuk Direksi 3.1

Direktur
Direktur
11 Arsip Masuk Unit Membuat Lapoaran [Laporan Keluar Masuk Arsip]
[Data Arsip Masuk Unit] Keluar Masuk Arsip
12 Arsip Keluar [Data Arsip Keluar]
3.2
13 Peminjaman
[Data Peminjaman] Membuat Laporan
Peminjaman Dan [Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip]
14 Retensi Pengembalian Arsip
[Data Retensi]
3.3
[Laporan Retensi Arsip]

Data Arsip Keluar Membuat Laporan
Retensi Arsip
Data Arsip Masuk Unit
Data Arsip Masuk Direksi
Gambar 3.10 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
[Data Arsip Masuk Unit]

11 Arsip Masuk Unit 12 Arsip Keluar

2.2.1
[Data Peminjaman]
Meminjam [Data Arsip Keluar]
Arsip
10 Arsip Masuk Direksi

[Data Peminjaman]
13 Peminjaman
Unit Kerja
Data Peminjaman
2.2.2
Data Arsip Masuk Direksi
Mengkonfirmasi
Data Arsip Masuk Unit Data Peminjaman
Peminjaman
Gambar 3.11 DFD Level 2 Peminjaman Arsip
3.3.3 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk
Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.12 dan Physical Data Model
(PDM) pada Gambar 3.13

38
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) berisi enam belas entity, yaitu entity jabatan,
entity unit kerja, entity kategori, entity jenis arsip, entity karyawan, entity
rubrik, entity media, entity sarana, entity lokasi, entity disposisi, entity arsip
masuk direksi, entity peminjaman, entity arsip masuk unit, entity berkas, entity
arsip keluar, entity retensi. CDM untuk sistem informasi manajemen arsip
dapat dilihat pada gambar 3.12.
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menghasilkan dua puluh tiga tabel, yaitu tabel
jabatan, tabel unit kerja, tabel kategori, tabel jenis arsip, tabel arsip masuk
keluar, tabel karyawan, tabel rubrik, tabel media, tabel sarana, tabel lokasi,
tabel disposisi, tabel arsip masuk direksi, tabel peminjaman, tabel arsip masuk
unit, tabel berkas, tabel arsip keluar, tabel retensi, tabel detail disposisi arsip
masuk direksi, tabel detail disposisi arsip masuk unit, tabel detail disposisi
arsip keluar, tabel detail pinjam arsip masuk direksi, tabel detail pinjam arsip
masuk unit, tabel detail pinjam arsip keluar. PDM untuk sistem informasi
manajemen arsip dapat dilihat pada Gambar 3.13.
3.3.4 Struktur Database
Pada tahapan pembuatan struktur database untuk sistem manajemen
arsip, database yang akan dipakai yaitu database mysql. Struktur basis data yang
diperlukan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
1. Tabel karyawan
Primary key (PK) : id_karyawan

Gambar 3.12 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip
39
Gambar 3.13 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip
40
41
Foreign key (FK) : id_jabatan, id_unit
Fungsi : Untuk menambahkan karyawan (user)
Tabel 3.2 Tabel Karyawan
Keterangan
Nama Kolom Tipe Data Panjang
PK FK Tabel Asal
id_karyawan Integer 11 √
nama_karyawan Varchar 255
Email Varchar 255
id_jabatan Integer 11 √ jabatan
id_unit Integer 11 √ unit kerja
2. Tabel Jabatan
Primary key (PK) : id_jabatan
Foreign key (FK) : -
Fungsi : Untuk menambahkan jabatan pada RSBS
Tabel 3.3 Tabel Jabatan
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_jabatan Integer 11 √
nama_jabatan Varchar 30
3. Tabel Unit Kerja
Primary key (PK) : id_unit
Fungsi : Untuk menambahkan unit kerja
Tabel 3.4 Tabel Unit Kerja
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_unit Integer 11 √
nama_unit Varchar 255
42
4. Tabel Kategori
Primary key (PK) : id_kategori
Fungsi : Untuk menambahkan kategori arsip
Tabel 3.5 Tabel Kategori
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_kategori Integer 11 √
nama_kategori Varchar 255
5. Tabel Jenis Arsip
Primary key (PK) : id_jenis_surat
Foreign key (FK) : id_arsip, id_kategori
Fungsi : Untuk menambahkan jenis arsip
Tabel 3.6 Tabel Jenis Arsip
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_jenis_surat Integer 11 √
jenis_surat Varchar 255
masa_retensi Varchar 255
id_arsip Integer 11 √ arsip masuk
keluar
id_kategori Integer 11 √ kategori
6. Tabel Rubrik
Primary key (PK) : id_rubrik
Fungsi : Untuk menambahkan rubrik arsip

43
Tabel 3.7 Tabel Rubrik
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_rubrik Integer 11 √
nama_rubrik Varchar 255
7. Tabel Media
Primary key (PK) : id_media
Fungsi : Untuk menambahkan media penyimpanan arsip
Tabel 3.8 Tabel Media
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_media Integer 11 √
nama_media Varchar 255
8. Tabel Sarana
Primary key (PK) : id_sarana
Fungsi : Untuk menambahkan sarana penyimpanan arsip
Tabel 3.9 Tabel Sarana
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_sarana Integer 11 √
nama_sarana Varchar 255
9. Tabel Lokasi
Primary key (PK) : id_lokasi
Fungsi : Untuk menambahkan lokasi penyimpanan arsip

44
Tabel 3.10 Tabel Lokasi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_lokasi Integer 11 √
nama_lokasi Varchar 255
10. Tabel Berkas
Primary key (PK) : id_berkas
Fungsi : Untuk menambahkan jenis berkas arsip
Tabel 3.11 Tabel Berkas
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_berkas Integer 11 √
nama_berkas Varchar 255
11. Tabel Arsip Masuk Direksi
Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir
Foreign key (FK) : id_sarana, id_lokasi, id_karyawan, id_berkas,
id_jenis_surat, id_media, id_rubrik.
Fungsi : Untuk menyimpan data arsip masuk direksi.
Tabel 3.12 Tabel Arsip Masuk Direksi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_masuk_dir Integer 11 √
no_arsip_masuk_dir Varchar 255
no_arsip Varchar 255
tgl_masuk_arsip Date
tgl_arsip Date
perihal Varchar 255
balasan_dari Varchar 255
asal_arsip Varchar 255
asal_instansi Varchar 255
45
Keterangan Varchar 255

file Varchar 30
id_sarana Integer 11 √ sarana
id_lokasi Integer 11 √ lokasi
id_karyawan Integer 11 √ karyawan
id_berkas Integer 11 √ berkas
id_jenis_surat Integer 11 √ jenis surat
id_media Integer 11 √ media
id_rubrik Integer 11 √ rubrik
12. Tabel Arsip Masuk Unit
Primary key (PK) : id_arsip_unit
Fungsi : Untuk menyimpan data arsip masuk unit kerja.
Tabel 3.13 Tabel Arsip Masuk Unit
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_masuk_unit Integer 11 √
no_arsip_masuk_unit Varchar 255
tgl_arsip Date
tgl_masuk_arsip Date
Perihal Varchar 255
kode_klasifik Varchar 255
kode_nama_bagian Varchar 255
Penerima Varchar 255
File Varchar 30
46
13. Tabel Arsip Keluar
Primary key (PK) : id_arsip_keluar
Fungsi : Untuk menyimpan data arsip keluar.
Tabel 3.14 Tabel Arsip Keluar
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_keluar Integer 11 √
no_arsip_keluar Varchar 255
tgl_arsip Date
tgl_kirim Date
kirim_via
Perihal Varchar 255
Penerima Varchar 255
File Varchar 30
14. Tabel Disposisi
Primary key (PK) : id_disposisi
Foreign key (FK) : id_karyawan
Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip.
Tabel 3.15 Tabel Disposisi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_disposisi Integer 11 √
waktu_kirim_disposisi Date
47
waktu_terima_disposisi Date
id_karyawan Integer 11 √ Karyawan
15. Tabel History Disposisi Arsip Masuk Direksi
Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir, id_disposisi
Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir, id_disposisi
Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip masuk
direksi.
Tabel 3.16 Tabel History Disposisi Arsip Masuk Direksi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ √ arsip masuk
direksi
id_disposisi Integer 11 √ √ disposisi
status_disposisi Integer 1
16. Tabel History Arsip Masuk Unit
Primary key (PK) : id_arsip_masuk_unit, id_disposisi
Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_unit, id_disposisi
Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip masuk
unit.
Tabel 3.17 Tabel History Disposisi Arsip Masuk Unit
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_masuk_unit Integer 11 √ √ arsip masuk
unit
17. Tabel History Disposisi Arsip Keluar
Primary key (PK) : id_arsip_keluar, id_disposisi

48
Foreign key (FK) : id_arsip_keluar, id_disposisi
Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip keluar.
Tabel 3.18 Tabel History Disposisi Arsip Keluar
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_keluar Integer 11 √ √ arsip keluar
18. Tabel Peminjaman
Primary key (PK) : id_arsip_keluar, id_disposisi
Foreign key (FK) : id_arsip_keluar, id_disposisi
Fungsi : Untuk menyimpan data peminjaman arsip.
Tabel 3.19 Tabel Peminjaman
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_pinjam Integer 11 √
tgl_pinjam Date
tgl_kembali Date
19. Tabel History Peminjaman Arsip Masuk direksi
Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir, id_pinjam
Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir, id_pinjam
Fungsi : Untuk menyimpan data history peminjaman arsip
masuk direksi.
Tabel 3.20 Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Direksi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ √ arsip masuk
direksi
49
id_pinjam Integer 11 √ √ peminjaman

status_pinjam Integer 1
20. Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Unit
Primary key (PK) : id_masuk_unit, id_pinjam
Foreign key (FK) : id_ masuk_unit, id_pinjam
Fungsi : Untuk menyimpan history peminjaman arsip masuk
unit kerja.
Tabel 3.21 Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Unit
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_masuk_unit Integer 11 √ √ arsip masuk
unit
21. Tabel History Peminjaman Arsip Keluar
Primary key (PK) : id_arsip_keluar, id_pinjam
Foreign key (FK) : id_ arsip_keluar, id_pinjam
Fungsi : Untuk menyimpan history peminjaman arsip keluar
Tabel 3.22 Tabel History Peminjaman Arsip Keluar
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_arsip_keluar Integer 11 √ √ arsip keluar
22. Tabel Retensi
Primary key (PK) : id_retensi
Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir,id_arsip_masuk_unit,
id_arsip_keluar
50
Fungsi : Untuk menyimpan data retensi arsip.
Tabel 3.23 Tabel Retensi
Keterangan
PK FK Tabel Asal
id_retensi Integer 11 √
tgl_retensi Date
tgl_inaktif Date
tgl_awal Date
id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ arsip masuk
direksi
id_arsip_masuk_unit Integer 11 √ arsip masuk
unit
id_arsip_keluar Integer 11 √ arsip keluar
3.3.5 Desain Interface
a. Desain Form Login
Desain Form Login digunakan agar user dapat masuk ke form selanjutnya.
User melakukan login berdasarkan username dan password yang telah
diberikan oleh admin, maka user dapat masuk ke form selanjutnya. Berikut
desain form login dapat dilihat pada gambar 3.14.
Gambar 3.14 Desain Form Login

51
b. Desain Form Utama (Home)
Desain form utama yaitu form yang akan ditampilkan setelah user
melakukan login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari
aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.15.
Gambar 3.15 Desain Form Utama
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form utama adalah sebagai berikut :
Tabel 3.24 Fungsi Obyek Desain Menu Utama
Nama Obyek Tipe Fungsi

Obyek
Master MenuStrip Digunakan untuk memanggil Form Master
Arsip MenuStrip Digunakan untuk menginputkan arsip kedalam
sistem Form Arsip
Disposisi Arsip MenuStrip Digunakan untuk mendisposisikan arsip kepada
unit kerja yang bersangkutan
JRD MenuStrip Digunakan untuk melakukan retensi arsip
Manage user MenuStrip Digunakan untuk menambahkan, mengupdate
atau menghapus user pada sistem
Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan
Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan kepada
user
Logout MenuStrip Digunakan untuk keluar dari aplikasi.
52
c. Desain Form Master
Pada sistem informasi manajemen arsip terdapat sepuluh form master. Form
master hanya dapat diakeses oleh admin, form ini digunakan admin untuk
melakukan insert, update dan delete data master yang terdapat dalam
database. Berikut desain form master dapat dilihat pada gambar 3.16
Gambar 3.16 Desain Form Master
1. Desain Form Master Kategori
Pada gambar 3.17 merupakan desain form master kategori. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, mengupdate ataupun
menghapus data kategori yang terdapat dalam database kategori.
Gambar 3.17 Desain form master kategori

53
Fungsi-fungsi obyek dalam Desain form master kategori adalah sebagai
berikut :
Tabel 3.25 Fungsi Obyek Desain form master kategori

Obyek
ID Textbox Menampilkan ID dari kategori.
Kategori Textbox Digunakan untuk mengisi nama kategori.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data kategori
kedalam database kategori.
Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu data item
kategori yang terdapat dalam database kategori.
Update Icon Digunakan untuk mengupdate salah satu data
kategori.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data
kategori
2. Desain Form Master Jenis Arsip
Pada gambar 3.18 merupakan desain form master jenis arsip. Form ini
menghapus data jenis arsip yang terdapat dalam database jenis arsip.
Gambar 3.18 Desain form master jenis arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master jenis arsip adalah sebagai
berikut :
54
Tabel 3.26 Fungsi Obyek Desain form master jenis arsip

Obyek
ID jenis arsip Textbox Menampilkan ID jenis arsip dari database jenis
arsip.
Kategori Combobox Digunakan untuk memilih kategori arsip.
Status arsip Combobox Digunakan untuk memilih status arsip.
Jenis arsip Textbox Digunakan untuk mengisi jenis arsip.
Masa retensi Number Digunakan untuk menentukan masa retensi
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data jenis arsip
kedalam database jenis arsip.
jenis arsip yang terdapat dalam database jenis
arsip.
jenis arsip.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data jenis
arsip
3. Desain Form Master Unit Kerja
Pada gambar 3.19 merupakan desain form master unit kerja. Form ini
menghapus data unit kerja yang terdapat dalam database unit kerja.
Gambar 3.19 Desain form master unit kerja
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master unit kerja adalah sebagai
berikut :
55
Tabel 3.27 Fungsi Obyek Desain form master unit kerja

Obyek
ID unit Textbox Menampilkan ID unit dari database unit kerja.
Nama unit Textbox Digunakan untuk mengisi unit kerja.
Kode klasifikasi Number Digunakan untuk mengisi kode klasifikasi.
Kode nama unit Textbox Digunakan untuk mengisi kode nama unit.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data unit kerja
kedalam database unit kerja.
unit kerja yang terdapat dalam database unit kerja.
Update Icon Digunakan untuk mengupdate salah satu data unit
kerja.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data unit
kerja
4. Desain Form Master Rubrik
Pada gambar 3.20 merupakan desain form master rubrik. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menambah, mengupdate ataupun menghapus data
rubrik yang terdapat dalam database rubrik.
Gambar 3.20 Desain form master rubrik
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master rubrik adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.28 Fungsi Obyek Desain form master rubrik

Obyek
ID rubrik Textbox Menampilkan ID rubrik dari database rubrik.
56

Obyek
Nama rubrik Textbox Digunakan untuk mengisi nama rubrik.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data rubrik kedalam
database rubrik.
rubrik yang terdapat dalam database rubrik.
rubrik.
rubrik
5. Desain Form Master Bekas
Pada gambar 3.21 merupakan desain form master berkas. Form ini berfungsi
berkas yang terdapat dalam database berkas.
Gambar 3.21 Desain form master berkas
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master berkas adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.29 Fungsi Obyek Desain form master rubrik

Obyek
ID berkas Textbox Menampilkan ID berkas dari database berkas.
Nama rubrik Combobox Digunakan untuk memilih nama rubrik.
Nama berkas Textbox Digunakan untuk mengisi nama berkas.
57

Obyek
Kode berkas Textbox Digunakan untuk mengisi kode berkas.
Keterangan Textbox Digunakan untuk mengisi keterangan berkas.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data lokasi kedalam
database lokasi.
berkas yang terdapat dalam database berkas.
berkas.
berkas
6. Desain Form Master lokasi
Pada gambar 3.22 merupakan desain form master lokasi. Form ini berfungsi
lokasi yang terdapat dalam database lokasi.
Gambar 3.22 Desain form master lokasi
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master lokasi adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.30 Fungsi Obyek Desain form master lokasi

Obyek
ID lokasi Textbox Menampilkan ID lokasi dari database lokasi.
Nama lokasi Textbox Digunakan untuk mengisi nama lokasi.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data lokasi kedalam
database lokasi.
58

Obyek
lokasi yang terdapat dalam database lokasi.
lokasi.
lokasi
7. Desain Form Master Media
Pada gambar 3.23 merupakan desain form master media. Form ini berfungsi
media yang terdapat dalam database media.
Gambar 3.23 Desain form master media
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master media adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.31 Fungsi Obyek Desain form master media

Obyek
ID media Textbox Menampilkan ID media dari database media.
Nama media Textbox Digunakan untuk mengisi nama media.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data media kedalam
database media.
media yang terdapat dalam database media.
media.
59

Obyek
media
8. Desain Form Master Sarana
Pada gambar 3.24 merupakan desain form master sarana. Form ini berfungsi
sarana yang terdapat dalam database sarana.
Gambar 3.24 Desain form master sarana
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master sarana adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.32 Fungsi Obyek Desain form master sarana

Obyek
ID sarana Textbox Menampilkan ID sarana dari database sarana.
Nama sarana Textbox Digunakan untuk mengisi nama sarana.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data sarana kedalam
database sarana.
sarana yang terdapat dalam database sarana.
sarana.
sarana
60
9. Desain Form Master User
Pada gambar 3.25 merupakan desain form master user. Form ini berfungsi
user yang terdapat dalam database login.
Gambar 3.25 Desain form master user
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master user adalah sebagai berikut:
Tabel 3.33 Fungsi Obyek Desain form master user

Obyek
ID user Textbox Menampilkan ID user dari database login.
Nama user Textbox Digunakan untuk mengisi nama user.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data user kedalam
database login.
user yang terdapat dalam database user.
user.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data user
d. Desain Form Arsip
Pada gambar 3.26 merupakan desain form arsip. Form ini berfungsi untuk
admin apabila ingin menginputkan arsip ke dalam sistem dan melakukan
peminjaman serta pengembalian arsip.

61
Gambar 3.26 Desain form arsip
1. Desain Form Arsip Masuk Direksi
Pada gambar 3.27 merupakan desain form arsip masuk direksi. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin menginputkan arsip masuk direksi ke
dalam sistem.
Gambar 3.27 Desain form arsip masuk direksi

62
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form arsip masuk direksi adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.34 Fungsi Obyek Desain Form Arsip Masuk Direksi

Obyek
No arsip Textbox Menampilkan nomor arsip sesuai format nomor
arsip yang telah ditentukan
No surat Textbox Digunakan untuk mengisi nomor surat yang
tertera pada surat.
Tgl masuk arsip Date time Digunakan untuk mengisi tanggal masuk arsip.
picker
Tgl surat Date time Digunakan untuk mengisi tanggal surat yang
picker tertera pada surat,
Perihal Textbox Digunakan untuk mengisi perihal yang tertera
pada surat.
Balasan dari Textbox Menampilkan no surat surat yang akan dibalas.
surat
Pengirim Textbox Digunakan untuk mengisi nama pengirim.
Asal instansi Combobox Digunakan untuk memilih asal instansi surat.
Kategori Combobox Digunakan untuk memilih kategori surat.
Status surat Textbox Menampilkan status surat.
Upload Button Digunakan untuk upload file surat.
Jenis arsip Combobox Digunakan untuk memilih jenis arsip.
Masa retensi Textbox Menampilkan masa retensi arsip
Lokasi Combobox Digunakan untuk memilih lokasi penyimpanan
surat.
Sarana Combobox Digunakan untuk memilih sarana penyimpanan
surat
Media Combobox Digunakan untuk memilih media penyimpanan
surat.
Keterangan Textarea Digunakan untuk mengisi keterangan surat.
Lihat data Hyperlink Digunakan untuk menampilkan data arsip masuk
direksi yang ada di database arsip masuk direksi.
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data arsip masuk
direksi ke dalam database arsip masuk direksi
2. Desain Form Lihat Arip Masuk Direksi
Pada gambar 3.28 merupakan desain form lihat arsip masuk direksi. Form
ini berfungsi untuk admin apabila ingin melihat arsip masuk direksi yang
terdapat didalam database arsip masuk unit kerja.

63
Gambar 3.28 Desain form lihat arsip masuk direksi
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form lihat arsip masuk direksi adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.35 Fungsi Obyek Desain Form Lihat Arsip Masuk Direksi

Obyek
Kembali isi data Hyperlink Digunakan untuk kembali ke form arsip masuk
direksi untuk mengisi data kembali.
Nomor arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail arsip masuk akan
berpindah ke form detail arsip masuk.
arsip masuk direksi yang terdapat dalam database
arsip masuk direksi.
arsip masuk direksi akan berpindah ke form ubah
data arsip masuk.
Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data arsip
masuk direksi.
3. Desain Form Detail Arsip Masuk Direksi
Pada gambar 3.29 merupakan desain form detail arsip masuk direksi. Form
ini berfungsi untuk melihat detail dari arsip masuk tersebut.

64
Gambar 3.29 Desain form detail arsip masuk direksi
Tabel 3.36 Fungsi Obyek Desain Form Detail Arsip Masuk Direksi

Obyek
Lihat arsip Button Digunakan untuk melihat arsip yang telah upload
berupa .pdf
4. Desain Form Ubah Data Arsip Masuk Direksi
Pada gambar 3.30 merupakan desain form ubah data arsip masuk direksi.
Form ini berfungsi untuk mengubah data arsip masuk direksi.
Gambar 3.30 Desain form ubah arsip masuk direksi

65
Tabel 3.37 Fungsi Obyek Desain Form Ubah Arsip Masuk Direksi

Obyek
yang telah diubah.
Choose file Button Digunakan untuk upload file (.pdf)
Browse Hyperlink Digunakan untuk memilih balasan surat.
5. Desain Form Arsip Masuk Unit Kerja
Pada gambar 3.31 merupakan desain form arsip masuk unit kerja. Form ini
berfungsi untuk admin apabila ingin menginputkan arsip masuk unit kerja
ke dalam sistem.
Gambar 3.31 Desain form arsip masuk unit kerja
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form arsip masuk unit kerja adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.38 Fungsi Obyek Desain Form Arsip Masuk Unit Kerja

Obyek
Tgl surat Date time Digunakan untuk mengisi tanggal surat yang
picker tertera pada surat,
66

Obyek
pada surat.
surat
Unit kerja Combobox Digunakan untuk memilih unit kerja.
Kode klasfikasi Textbox Menampilkan kode klasifikasi unit kerja.
Kode nama Textbox Menampilkan kode nama bagian dari unit kerja.
bagian
Nama penerima Textbox Digunakan untuk mengisi nama penerima surat.
surat.
surat
surat.
unit kerja yang ada di database arsip masuk unit
kerja.
unit kerja ke dalam database arsip masuk unit
kerja.
6. Desain Form Lihat Arsip Masuk Unit Kerja
Pada gambar 3.32 merupakan desain form lihat arsip masuk unit kerja. Form
ini berfungsi untuk admin apabila ingin melihat arsip masuk unit kerja yang
terdapat di dalam database arsip masuk unit kerja.
Gambar 3.31 Desain form lihat arsip masuk unit kerja

67
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form lihat arsip masuk unit kerja adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.39 Fungsi Obyek Desain Form Lihat Arsip Masuk Unit Kerja

Obyek
Kembali isi data Hyperlink Digunakan untuk kembali ke form arsip masuk
unit kerja untuk mengisi data kembali.
Nomer arsip Hyperlink Digunakan untuk melihat detail arsip masuk unit
kerja.
arsip masuk unit kerja yang terdapat dalam
database arsip masuk unit kerja.
7. Desain Form Detail Arsip Masuk Unit Kerja
Pada gambar 3.33 merupakan desain form detail arsip masuk unit kerja.
Form ini berfungsi untuk melihat detail dari arsip masuk tersebut.
Gambar 3.33 Desain form detail arsip masuk unit kerja
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form detail arsip masuk unit kerja adalah
sebagai berikut:
68
Tabel 3.40 Fungsi Obyek Desain Form Detail Arsip Masuk Unit Kerja

Obyek
Lihat arsip Button Digunakan untuk melihat arsip .pdf
8. Desain Ubah Data Arsip Masuk Unit Kerja
Pada gambar 3.34 merupakan desain form ubah data arsip masuk unit kerja.
Form ini berfungsi untuk mengubah data arsip masuk unit kerja.
Gambar 3.34 Desain form ubah arsip masuk unit kerja
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form ubah arsip masuk unit kerja adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.41 Fungsi Obyek Desain Form Ubah Arsip Masuk Unit Kerja

Obyek
yang telah diubah.
69
9. Desain Form Arsip Keluar
Pada gambar 3.35 merupakan desain form arsip keluar. Form ini berfungsi
untuk admin apabila ingin menginputkan arsip keluar ke dalam sistem.
Gambar 3.35 Desain form arsip keluar
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form keluar adalah sebagai berikut:
Tabel 3.42 Fungsi Obyek Desain Form Arsip Keluar

Obyek
Tgl arsip Date time Digunakan untuk mengisi tanggal arsip yang
picker tertera pada surat.
Tgl kirim Date time Digunakan untuk mengisi tanggal kirim arsip.
picker
pada surat.
surat
Kirim via Textbox Digunakan untuk mengisi pengiriman melalui.
Nama rubrik Combobox Digunakan untuk memilih rubrik.
Nama berkas Combobox Digunakan untuk memilih berkas.
Kode berkas Textbox Menampilkan kode berkas arsip.
Nama pengirim Textbox Digunakan untuk mengisi nama pengirim.
70

Obyek
surat.
surat
surat.
unit kerja yang ada di database arsip masuk unit
kerja.
unit kerja ke dalam database arsip masuk unit
kerja.
10. Desain Form Detail Arsip Keluar
Pada gambar 3.36 merupakan desain form detail arsip keluar. Form ini
berfungsi untuk melihat detail dari arsip keluar tersebut.
Gambar 3.36 Desain form detail arsip keluar
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form detail arsip keluar adalah sebagai
berikut:
71
Tabel 3.43 Fungsi Obyek Desain Form Detail Arsip Keluar

Obyek
Lihat arsip Button Digunakan untuk melihat arsip .pdf
11. Desain Form Ubah data Arsip Keluar
Pada gambar 3.37 merupakan desain form ubah data arsip keluar. Form ini
berfungsi untuk mengubah data arsip keluar.
Gambar 3.37 Desain form ubah arsip keluar
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form ubah arsip keluar adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.44 Fungsi Obyek Desain Form Ubah Arsip Keluar

Obyek
Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data arsip keluar
yang telah diubah.
72
12. Desain Form Pinjam Arsip
Pada gambar 3.38 merupakan desain form pinjam arsip. Form ini digunakan
oleh karyawan apabila ingin meminjam arsip yang terdapat di dalam
database arsip.
Gambar 3.38 Desain form pinjam arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form pinjam arsip adalah sebagai berikut:
Tabel 3.45 Fungsi Obyek Desain Form Pinjam Arsip

Obyek
Checkbox Digunakan untuk memberi tanda arsip mana yang
akan dipinjam.
Tgl kembali Date time Digunakan untuk mengisi tanggal kembali arsip.
picker
Keterangan Text area Digunakan untuk mengisi alasan meminjam arsip.
arsip yang akan dipinjam yang terdapat dalam
database arsip.
13. Desain Form Konfirmasi Peminjaman Dan Detail Peminjaman
Pada gambar 3.39 merupakan desain form konfirmasi peminjaman dan
detail peminjaman. Form ini digunakan oleh admin untuk mengkonfirmasi
peminjaman arsip yang dilakukan oleh karyawan.

73
Gambar 3.39 Desain form konfirmasi peminjaman arsip
dan detail peminjaman
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form konfirmasi peminjaman arsip dan
detail peminjaman adalah sebagai berikut:
Tabel 3.46 Fungsi Obyek Desain Form Konfirmasi Peminjaman arsip
dan detail peminjaman

Obyek
Nama Textbox Menampilkan nama peminjam.
Jabatan Textbox Menampilkan jabatan peminjam.
Konfirmasi Detail Untuk menampilkan detail peminjaman
Unit kerja Textbox Menampilkan unit kerja peminjam.
Keterangan Text area Digunakan untuk mengisi alasan meminjam arsip.
74

Obyek
peminjaman yang terdapat dalam peminjaman.
14. Desain Form History Peminjaman
Pada gambar 3.40 merupakan desain form history peminjaman arsip. Form
ini digunakan untuk melihat history peminjaman arsip.
Gambar 3.40 Desain form history peminjaman arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form history peminjaman arsip adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.47 Fungsi Obyek Desain Form history peminjaman arsip

Obyek
database arsip.
15. Desain Form Pengembalian Arsip
Pada gambar 3.41 merupakan desain form pengembalian arsip. Form ini
digunakan oleh karyawan untuk melakukan pengembalian arsip.

75
Gambar 3.41 Desain form pengembalian arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form pengembalian arsip adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.48 Fungsi Obyek Desain Form pengembalian arsip

Obyek
Kembali Checkbox Digunakan untuk memberi tanda arsip mana yang
akan dikembalikan.
database arsip.
16. Desain History Pengembalian Arsip
Pada gambar 3.41 merupakan desain form history pengembalian arsip.
Form ini digunakan untuk melihat history pengembalian arsip.
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form history pengembalian arsip
adalah sebagai berikut:
Tabel 3.49 Fungsi Obyek Desain Form History pengembalian arsip

Obyek
database arsip.
76
Gambar 3.42 Desain form history pengembalian arsip
e. Desain Form disposisi
Pada gambar 3.43 merupakan desain form disposisi. Form ini digunakan
untuk melakukan disposisi arsip dan melihat history disposisi arsip.
Gambar 3.43 Desain form disposisi arsip
1. Desain Form Daftar Disposisi arsip
Pada gambar 3.44 merupakan desain form daftar disposisi arsip. Form ini
digunakan untuk melihat daftar disposisi arsip.

77
Gambar 3.44 Desain form daftar disposisi arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form daftar disposisi arsip adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.50 Fungsi Obyek Desain Form disposisi arsip

Obyek
Disposisi Detail Digunakan untuk menuju ke form disposisi arsip
Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu arsip yang
akan di disposisi.
2. Desain form disposisi arsip
Pada gambar 3.45 merupakan desain form disposisi arsip. Form ini
digunakan untuk melakukan disposisi arsip.

78
Gambar 3.45 Desain form disposisi arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form disposisi arsip adalah sebagai
berikut:
Tabel 3.51 Fungsi Obyek Desain Form disposisi arsip

Obyek
No arsip Textbox Menampilkan no surat yang akan di disposisi.
Tgl masuk surat Textbox Menampilkan tgl masuk surat yang akan di
disposisi.
Tgl arsip Textbox Menampilkan tgl arsip yang akan di
disposisikan.
Perihal Textbox Menampilkan perihal arsip yang akan di
disposisikan.
Asal surat Textbox Menampilkan asal surat yang akan di
disposisikan.
Asal instansi Textbox Menampilkan asal instansi surat yang akan di
disposisikan.
Keterangan Textarea Menampilkan keterangan surat yang akan di
disposisikan.
Diteruskan Radiobutton Digunakan untuk memilih kemana arsip akan di
kepada disposisikan.
Disposisi Button Digunakan untuk melakukan disposisi.
Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu arsip yang
akan di disposisi.
79
f. Desain Form JRA (Jadwal Retensi Arsip)
Pada gambar 3.46 merupakan desain form JRA. Form ini digunakan untuk
melakukan retensi arsip. Terdapat 2 submenu yaitu masa aktif arsip dan
retensi arsip. Masa aktif arsip dibagi menjadi 2 sub menu yaitu arsip aktif
dan arsip inaktif.
Gambar 3.46 Desain form JRA
1. Desain Form Arsip Aktif
Pada gambar 3.47 merupakan desain form arsip aktif. Form ini digunakan
untuk melihat arsip yang aktif dan untuk menonaktifkan arsip. Dan pada
form ini admin bisa menukarkan arsip aktif dengan arsip inaktif.
80
Gambar 3.47 Desain form arsip aktif
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form arsip aktif adalah sebagai berikut:
Tabel 3.52 Fungsi Obyek Desain Form arsip aktif

Obyek
Tanggal aktif Textbox Memilih tanggal aktif surat yang ingin dicari.
Status arsip Combobox Memilih status arsip yang akan dicari.
Kategori Combobox Memilih kategori arsip yang akan dicari.
Jenis arsip Combobox Memilih jenis arsip yang akan dicari.
Cari Button Untuk melakukan pencarian arsip aktif.
Checkbox Memilih arsip yang akan dinonaktifkan
Inaktifkan Button Untuk melakukan penonaktifan arsip.
Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu arsip
2. Desain Form arsip inaktif
Pada gambar 3.48 merupakan desain form arsip inaktif. Form ini digunakan
untuk melihat arsip yang inaktif dan untuk mengaktifkan arsip. Dan pada
form ini admin bisa menukarkan arsip inaktif dengan arsip aktif.
81
Gambar 3.48 Desain form arsip inaktif
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form arsip inaktif adalah sebagai berikut:
Tabel 3.53 Fungsi Obyek Desain Form arsip inaktif

Obyek
Tanggal inaktif Textbox Memilih tanggal aktif surat yang ingin dicari.
Status arsip Combobox Memilih status arsip yang akan dicari.
Kategori Combobox Memilih kategori arsip yang akan dicari.
Jenis arsip Combobox Memilih jenis arsip yang akan dicari.
Cari Button Untuk melakukan pencarian arsip inaktif.
Checkbox Memilih arsip yang akan di aktifkan
Aktifkan Button Untuk melakukan pengaktifan arsip.
Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu arsip.
3. Desain Form retensi arsip
Pada gambar 3.49 merupakan desain form retensi arsip. Form ini digunakan
untuk arsip yang sudah masuk masa kadaluwarsa dan untuk mengaktifkan
arsip kembali atau menghapusnya.

82
Gambar 3.49 Desain form retensi arsip
Fungsi-fungsi obyek dalam desain form retensi arsip adalah sebagai berikut:
Tabel 3.54 Fungsi Obyek Desain Form Retensi Arsip

Obyek
Status arsip Combobox Digunakan untuk emilih status surat yang akan
dicari.
Cari Button Digunakan untuk melakukan pencarian arsip.
Aktifkan Button Digunakan untuk mengaktifkan kembali arsip
yang telah memasuki masa kadaluwarsa.
Hapus Button Digunakan untuk menghapus arsip yang telah
memasuki masa kadaluwarsa.
g. Laporan Masuk Keluar Arsip
Gambar 3.50 ini merupakan desain laporan masuk keluar arsip per bulan
dilihat berdasarkan data arsip masuk dan arsip keluar yang masuk ke dalam
sistem.
83
Gambar 3.50 Desain Laporan Masuk Keluar Arsip
h. Laporan Peminjaman
Gambar 3.51 ini merupakan desain laporan peminjaman arsip per bulan
dilihat berdasarkan data arsip masuk dan arsip keluar yang yang dipinjam.
Gambar 3.51 Desain Laporan Peminjaman Arsip
i. Laporan Retensi Arsip
Gambar 3.52 ini merupakan desain laporan retensi arsip per pertahun dilihat
berdasarkan data arsip yang di retensi dalam satu tahun.

84
Gambar 3.52 Desain Laporan Retensi Arsip
3.3.6 Desain Uji Coba
Desain Uji Coba merupakan desain dari uji coba sistem yang telah
dibangun. Dalam hal ini dilakukan dengan dua tahap yaitu, tahap yang pertama
adalah dengan black box testing dan tahap yang kedua adalah test case.
a. Black Box Testing
Pengujian akan dilakukan dengan metode Black Box Testing. Black Box
Testing bertujuan untuk memperlihatkan cara kerja dari unit program apakah
unit program sesuai dengan spesifikasinya. Penggunaan Black Box Testing
terlihat pada tabel dibawah ini yang melakukan pengujian pada proses tambah
arsip masuk dimana pengujian pertama adalah contoh data salah dan pengujian
kedua merupakan contoh data yang benar. Pengujian tersebut hanya melakukan
validitas suatu data dalam program.

85
Tabel 3.55 Uji Coba Black Box Testing
No Tujuan Input Output Diharapkan

1 Input data Memasukkan Karakter tidak
penerima. karakter “1”. muncul, karakter
dalam keyboard
tidak berfungsi
2 Input data Memasukkan nilai Berhasil tambah
penerima. “Sule”. data baru
b. Test Case
Pada tabel di bawah ini merupakan tabel test case yang telah direncanakan
pada saat uji coba desain. Tabel test case ini terdiri dari tujuan, input, output
yang diharapkan dan status.
Tabel 3.56 Uji Coba Test Case

1 Tambah data kategori Memasukkan data Muncul daftar
surat. kategori surat pada kategori surat yang
Form master kategori ditambahkan pada
surat kemudian tabel data kategori
menekan tombol surat.
simpan.
2 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data kategori surat
Data kategori surat. pada tabel data berhasil diubah.
kategori surat
kemudian muncul data
pada Form detil
kategori surat yang
akan diubah pada
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti kategori
surat.
3 Menghapus data dari Menekan logo silang Data kategori surat
tabel kategori surat pada tabel data berhasil dihapus.
kategori surat.
4 Tambah data jenis Memasukkan data Muncul daftar jenis
surat. jenis surat pada Form surat yang
master jenis surat ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data jenis surat.
86

tombol simpan.
5 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data jenis surat
data jenis surat. pada tabel data jenis berhasil diubah.
surat kemudian
muncul data pada
Form detil jenis surat
yang akan diubah pada
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti jenis surat.
6 Menghapus data dari Menekan logo silang Data jenis surat
tabel jenis surat pada tabel data jenis berhasil dihapus.
surat.
7 Tambah data unit Memasukkan data unit Muncul daftar unit
kerja. kerja pada Form kerja yang
master unit kerja ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data unit kerja.
tombol simpan.
8 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data unit kerja
data unit kerja. pada tabel data unit berhasil diubah.
kerja kemudian
muncul data pada
Form detil unit kerja
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti data unit
kerja.
9 Menghapus data dari Menekan logo silang Data unit kerja
tabel unit kerja. pada tabel data unit berhasil dihapus.
kerja.
10 Tambah data rubrik. Memasukkan data Muncul daftar data
rubrik pada Form rubrik yang
master data rubrik ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data rubrik.
tombol simpan.
11 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data rubrik berhasil
data rubrik. pada tabel data rubrik diubah.
pada Form detil rubrik
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti data rubrik.
87

12 Menghapus data dari Menekan logo silang Data rubrik berhasil
tabel rubrik. pada tabel data rubrik. dihapus.
13 Tambah data berkas. Memasukkan data Muncul daftar data
berkas pada Form berkas yang
master data berkas ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data berkas.
tombol simpan.
14 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data berkas berhasil
data berkas. pada tabel data berkas diubah.
pada Form detil
berkas yang akan
diubah pada textbox
kemudian menekan
tombol simpan setelah
mengganti data
berkas.
15 Menghapus data dari Menekan logo silang Data berkas berhasil
tabel berkas. pada tabel data berkas. dihapus.
16 Tambah data lokasi. Memasukkan data Muncul daftar data
lokasi pada Form lokasi yang
master data lokasi ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data lokasi.
tombol simpan.
17 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data lokasi berhasil
data lokasi. pada tabel data lokasi diubah.
pada Form detil lokasi
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti data lokasi.
18 Menghapus data dari Menekan logo silang Data lokasi berhasil
tabel lokasi. pada tabel data lokasi. dihapus.
19 Tambah data sarana. Memasukkan data Muncul daftar data
sarana pada Form sarana yang
master data sarana ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data sarana.
tombol simpan.
20 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data sarana berhasil
data sarana. pada tabel data sarana diubah.
pada Form detil sarana
textbox kemudian
menekan tombol
88

simpan setelah
mengganti data sarana.
21 Menghapus data dari Menekan logo silang Data sarana berhasil
tabel sarana. pada tabel data sarana. dihapus.
22 Tambah data media. Memasukkan data Muncul daftar data
media pada Form media yang
master data media ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data media.
tombol simpan.
23 Ubah data dari tabel Menekan logo pensil Data media berhasil
data media. pada tabel data media diubah.
pada Form detil media
textbox kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti data media.
24 Menghapus data dari Menekan logo silang Data media berhasil
tabel media. pada tabel data media. dihapus.
25 Tambah data arsip Memasukkan data Muncul daftar data
masuk direksi. arsip masuk direksi arsip masuk direksi
pada Form master data yang ditambahkan
arsip masuk direksi pada tabel data arsip
kemudian menekan masuk direksi pada
tombol simpan. form lihat data arsip
masuk unit kerja.
26 Melihat data arsip Menekan link “Lihat Muncul daftar data
masuk direksi. data” pada form arsip arsip masuk direksi
masuk direksi atau pada tabel data arsip
dengan memilih menu masuk direksi.
strip “lihat data arsip
masuk (direksi)”.
27 Melihat detil dari arsip Menekan hyperlink Muncul detil arsip
masuk direksi dan pada nomor arsip. dan preview arsip
preview yang berupa masuk direksi pada
file .pdf. form detail arsip
28 Mengubah data arsip Menekan icon pensil Data arsip masuk

masuk direksi. pada tabel data arsip direksi berhasil
masuk direksi pada diubah
form ubah data arsip
masuk direksi.
29 Menghapus data arsip Menekan icon silang Data arsip masuk

masuk direksi. pada tabel data arsip direksi berhasil
masuk direksi pada
89

form lihat arsip masuk dihapus.
direksi.

masuk unit kerja. arsip masuk unit kerja arsip masuk unit
pada Form master data kerja yang
arsip masuk unit kerja ditambahkan pada
kemudian menekan tabel data arsip
tombol simpan. masuk unit kerja pada
form lihat data arsip
masuk unit kerja.
masuk unit kerja. data” pada form arsip arsip masuk unit
masuk unit kerja atau kerja pada tabel data
dengan memilih menu arsip masuk unit
strip “lihat data arsip kerja.
masuk (unit kerja)”.
masuk unit kerja dan pada nomor arsip. dan preview arsip
preview yang berupa masuk unit kerja pada
file .pdf. form detail arsip
33 Mengubah data arsip Menekan icon pensil Data arsip masuk unit
masuk unit kerja. pada tabel data arsip kerja berhasil diubah.
masuk unit kerja pada
form ubah data arsip
masuk unit kerja.
34 Menghapus data arsip Menekan icon silang Data arsip masuk unit
masuk unit kerja. pada tabel data arsip kerja berhasil
masuk unit kerja pada dihapus.
form lihat arsip masuk
unit kerja.

keluar. arsip keluar pada arsip keluar yang
Form master data ditambahkan pada
arsip keluar kemudian tabel data arsip keluar
menekan tombol pada form lihat data
simpan. arsip keluar
keluar. data” pada form arsip arsip keluar pada
keluar atau dengan tabel data arsip
memilih menu strip keluar.
“lihat data arsip
keluar”.
keluar dan preview dan preview arsip
90

yang berupa file .pdf. pada nomor arsip. masuk unit kerja pada
form detail arsip
38 Mengubah data arsip Menekan icon pensil Data arsip masuk

keluar. pada tabel data arsip keluar berhasil
keluar pada form ubah diubah.
data arsip keluar.
39 Menghapus data arsip Menekan icon silang Data arsip keluar

keluar. pada tabel data arsip berhasil dihapus.
keluar pada form lihat
arsip keluar.
40 Melihat disposisi Memilih daftar Muncul data disposisi

disposisi arsip pada pada tabel data
menu strip. disposisi
41 Melihat notifikasi Menekan button Pindah ke halaman
disposisi notifikasi ketika notifikasi dan muncul
muncul pemberitahuan tabel data notifikasi
berupa angka tentang
notifikasi. pendisposisian arsip.
42 Melakukan disposisi Menekan button Data arsip
arsip. disposisi setelah terdisposisi ke user
mengisi tujuan (karyawan) yang
disposisi. bersangkutan.
43 Melihat riwayat Memilih riwayat Muncul data riwayat
disposisi. disposisi pada menu disposisi arsip pada
strip disposisi. tabel data riwayat
disposisi.
44 Melakukan Memilih arsip yang Muncul pesan bahwa
peminjaman arsip. akan dipinjam dengan permintaan
cara mencentang peminjaman telah
checkbox pada kiri dikirim ke admin
nomor arsip, mohon tunggu
kemudian mengisi konfirmasi admin.
tanggal kembali dan
keterangan
peminjaman setelah
itu tekan tombol
pinjam.
45 Melakukan konfirmasi Menekan icon detail Arsip dan notifikasi
peminjaman pada kolom peminjaman diterima
konfirmasi di dalam oleh user bahwa user
tabel data konfirmasi diijinkan untuk
peminjaman, meminjam arsip .
kemudian memberikan
tanda centang pada
91

checkbox pada arsip
yang boleh untuk
dipinjam.
46 Melihat notifikasi Menekan button Pindah ke halaman
peminjaman notifikasi ketika notifikasi dan muncul
muncul pemberitahuan tabel data notifikasi
berupa angka ada user yang ingin
notifikasi. meminjam arsip.
47 Melihat riwayat Memilih riwayat Muncul data riwayat
peminjaman. peminjaman pada peminjaman arsip
menu strip pada tabel data
peminjaman. riwayat peminjaman.
48 Melakukan Memilih arsip yang Arsip pada tabel data
pengembalian akan dikembalikan peminjaman arsip
dengan cara hilang dan arsip
mencentang checkbox berhasil
pada kiri nomor arsip. dikembalikan.
49 Menonaktifkan arsip Memilih arsip yang Arsip tertukar yaitu
dan menukarkan arsip. akan di nonaktifkan arsip aktif menjadi
dengan cara memberi inaktif dan arsip
tanda centang pada inaktif menjadi arsip
checkbox disebelah aktif
kolom nomor arsip
dan menekan tombol
“inaktifkan”,
kemudian memilih
arsip akan ditukar
dengan arsip yang
inaktif atau tidak. Jika
akan menukar maka
menekan tombol
tukar.
50 Mencari arsip aktif Mengisi kriteria Muncul data arsip
sesuai dengan kriteria pencarian arsip berupa aktif pada tabel data
pencarian. tanggal aktif surat, arsip aktif sesuai
status surat, kategori, dengan kriteria
jenis surat. pencarian.
51 Mengaktifkan arsip Memilih arsip yang Arsip tertukar yaitu
dan menukarkan arsip. akan di aktifkan arsip inaktif menjadi
dengan cara memberi aktif dan arsip aktif
tanda centang pada
checkbox disebelah
kolom nomor arsip
dan menekan tombol
“aktifkan”, kemudian
memilih arsip akan
ditukar dengan arsip
92

yang aktif atau tidak.
Jika akan menukar
maka menekan tombol
tukar.
52 Mencari arsip inaktif Mengisi kriteria Muncul data arsip
sesuai dengan kriteria pencarian arsip berupa aktif pada tabel data
pencarian. tanggal aktif surat, arsip aktif sesuai
status surat, kategori, dengan kriteria
jenis surat. pencarian.
53 Retensi arsip Memilih arsip yang Arsip kadaluwarsa
akan di aktifkan telah diperbarui
kembali dengan cara sesuai masa retensi.
memberi tanda
centang pada checkbox
disebelah kolom
nomor arsip,
kemudian menekan
tombol aktifkan atau
hapus.
54 Mencari arsip pada Mengisi kriteria Muncul arsip pada
form retensi arsip pencarian arsip berupa tabel data arsip sesuai
sesuai dengan kriteria status surat. dengan kriteria
pencarian. pencarian arsip.
55 Mencetak laporan Memilih periode bulan Laporan masuk
masuk keluar arsip. dan tahun laporan keluar arsip berhasil
yang akan dicetak, dicetak.
kemudian menekan
tombol “cetak laporan
masuk keluar arsip”.
56 Mencetak laporan Memilih periode bulan Laporan peminjaman
peminjaman arsip. dan tahun laporan arsip berhasil dicatak.
yang akan dicetak,
kemudian menekan
tombol “cetak laporan
peminjaman arsip”.
57 Mencetak laporan Memilih periode tahun Laporan retensi arsip
retensi arsip. laporan yang akan berhasil dicetak.
dicetak, kemudian
menekan tombol
“cetak laporan retensi
arsip”.
93
3.3.7 Desain Kuesioner
Tabel dibawah ini merupakan tabel kuesioner yang digunakan untuk
melakukan uji coba pengguna. Dalam tabel kuesioner ini terdiri dari nomor,
pertanyaan, bobot penilaian serta terdapat keterangan tentang bobot penilaian
tersebut.
Tabel 3.57 Desain Kuesioner

Penilaian
No Pertanyaan
4 3 2 1
Keterangan :
1. Sangat Puas = 4.
2. Cukup Puas = 3.
3. Kurang Puas = 2.
4. Sangat Tidak Puas = 1.
.
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan pembuatan perangkat lunak yang disesuaikan
dengan rancangan atau desain sistem yang telah dibangun sebelumnya. Aplikasi
yang dibangun akan diterapkan berdasarkan kebutuhan atau sistem yang telah
dikembangkan. Selain itu aplikasi ini akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
memudahkan pengguna untuk menggunakan pengembangan aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit Bedah Surabaya.
Sebelum menjalankan aplikasi ini, ada hal yang harus diperhatikan yaitu
kebutuhan sistem. Sesuai dengan kebutuhan untuk merancang sistem diperlukan
perangkat keras dan perangkat lunak.
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan minimum perangkat keras yang diperlukan untuk
menjalankan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada
Rumah Sakit Bedah Surabaya dapat dilihat pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 Tabel Kebutuhan Perangkat Keras

PC (Server) PC(Klien)
Processor Intel Xeon Pentium Dual Core
Hardisk 2 TB 500 GB
RAM 4GB 2GB
94
95
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Sedangkan untuk kebutuhan perangkat lunak yang digunakan dalam
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah
Sakit Bedah Surabaya adalah :
1. Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional.
2. Database Pengolahan data menggunakan XAMPP MySql.
3. Untuk membangun bahasa pemrograman menggunakan tools Notepad++.
4. Untuk menampilkan aplikasi menggunakan browser Google chrome.
5. Untuk perancangan desain sistem menggunakan Power Designer 6.0
6. Untuk perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Visio 2010.
7. Untuk dokumentasi menggunakan Microsoft Office Word 2007.
4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem
Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit
Bedah Surabaya membutuhkan perangkat lunak yang telah terinstalasi, adapun
tahapan-tahapan instalasi dan pengaturan sistem adalah :
a. Menginstal sistem operasi Microsoft Windows XP Professional.
b. Menginstal aplikasi database XAMPP MySql, dan mengimpor database yang
dibutuhkan.
c. Menyalin file php yang telah dibuat untuk aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit Bedah Surabaya.
d. Menginstal browser Google Chrome.

96
4.2 Uji Coba
Tahapan uji coba terbagi menjadi dua yaitu uji coba sistem dan uji coba
pengguna. Uji coba dilakukan untuk menguji kembali semua tahapan yang sudah
dilakukan selama pengujian berlangsung. Hasil uji coba dilakukan dalam tahapan
beberapa test case yang telah disiapkan sebelumnya. Untuk memastikan bahwa
sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan maka
dilakukan beberapa uji coba. Uji coba meliputi pengujian terhadap fitur dasar
aplikasi, uji coba perhitungan dan uji coba validasi pengguna terhadap aplikasi
dengan menggunakan black box testing.
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Black Box Testing
No Tujuan Input Output Diharapkan Status

1 Input data Memasukkan Karakter tidak Tidak
penerima. karakter “1”. muncul, karakter Muncul.
dalam keyboard
tidak berfungsi
2 Input data Memasukkan nilai Berhasil tambah Berhasil
penerima. “Sule”. data baru tambah data
baru.
4.2.1 Uji Coba Sistem
Uji coba sistem dilakukan pada saat semua sistem yang diperlukan sudah
terpenuhi agar sistem dapat dijalankan dengan baik sesuai dengan analisis yang
telah dilakukan. Uji coba sistem pada apllikasi pengembangan ini melibatkan
beberapa user yaitu, admin, karyawan dan direktur.
a. Uji Coba User Admin
Uji coba user admin ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana aplikasi pada
user admin ini akan dijalankan. Ada beberapa fitur dari aplikasi Sistem
informasi manajemen arsip ini yang harus diisi oleh user admin.
97
1. Uji Coba Form Master Kategori Surat
Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan aplikasi dalam
melakukan penambahan data kategori surat, proses perubahan data kategori
surat dan penghapusan data kategori surat.
Gambar 4.1 Form Kategori Surat
Proses penambahan data kategori surat dapat ditunjukkan pada Gambar 4.1
yang bertujuan untuk menambah data kategori surat yang ada pada RSBS
yang kemudian akan di simpan kedalam database dengan menekan tombol
simpan. Proses mengubah data kategori surat bertujuan untuk mengubah
data kategori surat yang telah disimpan sebelumnya. Untuk mengubahnya
dengan menekan icon pensil lalu akan muncul form detail kategori surat,
apabila data sudah diubah selanjutnya menekan tombol simpan, berikut
dapat dilihat pada Gambar 4.2
Gambar 4.2 Ubah Kategori Surat

98
Pada Gambar 4.3 bertujuan untuk menghapus data kategori surat dengan
cara menekan icon silang pada tabel data kategori surat, setelah menekan
tombol icon pensil tersebut maka data kategori surat yang terdapat pada
tebel data dan database kategori surat akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.3 Hapus Kategori Surat
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Form Master Kategori surat
No Tujuan Input Output Output sistem

Diharapkan
1 Tambah data Memasukkan Muncul daftar 1. Sukses.
kategori surat. data kategori kategori surat 2. Data
surat pada Form yang berhasil
master kategori ditambahkan disimpan di
surat kemudian pada tabel data tabel data
menekan tombol kategori surat. kategori
simpan. surat.
2 Ubah data dari Menekan logo Data kategori 1. Sukses.
tabel Data pensil pada tabel surat berhasil 2. Data
kategori surat. data kategori diubah. berhasil
surat kemudian diubah
muncul data kedalam
pada Form detil tabel Data
kategori surat kategori
yang akan surat.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
kategori surat.
3 Menghapus Menekan logo Data kategori 1. Sukses.
99

Diharapkan
data dari tabel silang pada tabel surat berhasil 2. Data
kategori surat data kategori dihapus. berhasil
surat. dihapus
kedalam
tabel data
kategori
surat.
2. Uji Coba Form Master Jenis Surat
melakukan penambahan data jenis surat, proses perubahan data jenis surat
dan penghapusan data jenis surat.
Gambar 4.4 Form Master Jenis Surat
Proses penambahan data jenis surat dapat ditunjukkan pada Gambar 4.4
yang bertujuan untuk menambah data jenis surat yang ada pada RSBS yang
kemudian akan di simpan kedalam database dengan menekan tombol
simpan. Proses mengubah data jenis surat bertujuan untuk mengubah data
jenis surat yang telah disimpan sebelumnya. Untuk mengubahnya dengan
menekan icon pensil lalu akan muncul form detail kategori surat, apabila
100
data sudah diubah selanjutnya menekan tombol simpan, berikut dapat dilihat
pada Gambar 4.5
Gambar 4.5 Form Ubah Jenis Surat
Pada Gambar 4.6 bertujuan untuk menghapus data jenis surat dengan cara
menekan icon silang pada tabel data jenis surat, setelah menekan tombol
icon pensil tersebut maka data jenis surat yang terdapat pada tebel data dan
database jenis surat akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.6 Hapus jenis surat
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Form Master Jenis surat

Diharapkan
jenis surat. data jenis surat jenis surat 2. Data
pada Form yang berhasil
master jenis ditambahkan disimpan di
101

Diharapkan
surat kemudian pada tabel data tabel data
menekan tombol jenis surat. jenis surat.
simpan.
2 Ubah data dari Menekan logo Data jenis surat 1. Sukses.
tabel data jenis pensil pada tabel berhasil 2. Data
surat. data jenis surat diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
pada Form detil tabel data
jenis surat yang jenis surat.
akan diubah
pada textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti jenis
surat.
3 Menghapus Menekan logo Data jenis surat 1. Sukses.
data dari tabel silang pada tabel berhasil 2 Data
jenis surat data jenis surat. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
kategori
surat.
3. Uji Coba Form Master Unit Kerja
melakukan penambahan data unit kerja, perubahan data unit kerja dan
penghapusan data unit kerja.

102
Gambar 4.7 Form Master Unit Kerja
Proses penambahan data unit kerja dapat ditunjukkan pada Gambar 4.7 yang
bertujuan untuk menambah data unit kerja yang ada pada RSBS yang
kemudian akan di simpan kedalam database dengan menekan tombol
simpan. Proses mengubah data unit kerja bertujuan untuk mengubah data
unit kerja yang telah disimpan sebelumnya. Untuk mengubahnya dengan
menekan icon pensil lalu akan muncul form detail unit kerja, apabila data
sudah diubah selanjutnya menekan tombol simpan, berikut dapat dilihat
pada Gambar 4.8
Gambar 4.8 Form Ubah Unit Kerja
Pada Gambar 4.9 bertujuan untuk menghapus data unit kerja dengan cara
menekan icon silang pada tabel data unit kerja, setelah menekan tombol icon
103
pensil tersebut maka data unit kerja yang terdapat pada tebel data dan
database unit kerja akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.9 Hapus Jenis Surat
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Form Master Unit kerja

Diharapkan
unit kerja. data unit kerja unit kerja yang 2. Data
pada Form ditambahkan berhasil
master unit kerja pada tabel data disimpan di
kemudian unit kerja. tabel data
menekan tombol unit kerja.
simpan.
2 Ubah data dari Menekan logo Data unit kerja 3. Sukses.
tabel data unit pensil pada tabel berhasil 4. Data
kerja. data unit kerja diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
unit kerja yang unit kerja.
akan diubah
pada textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti unit
kerja.
3 Menghapus Menekan logo Data unit kerja 1. Sukses.
data dari tabel silang pada tabel berhasil 2. Data
unit kerja. data unit kerja. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
104

Diharapkan
tabel data
unit kerja.
4. Uji coba Master Form Rubrik
melakukan penambahan data rubrik, perubahan data rubrik dan
penghapusan data rubrik.
Gambar 4.10 Form Master Rubrik
Proses penambahan data rubrik dapat ditunjukkan pada Gambar 4.10 yang
bertujuan untuk menambah data rubrik yang ada pada RSBS yang kemudian
akan di simpan ke dalam database dengan menekan tombol simpan. Proses
mengubah data rubrik bertujuan untuk mengubah data rubrik yang telah
disimpan sebelumnya. Untuk mengubahnya dengan menekan icon pensil
lalu akan muncul form detail rubrik, apabila data sudah diubah selanjutnya
menekan tombol simpan, berikut dapat dilihat pada Gambar 4.11

105
Gambar 4.11 Form Ubah Rubrik
Pada Gambar 4.12 bertujuan untuk menghapus data rubrik dengan cara
menekan icon silang pada tabel data rubrik, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data rubrik yang terdapat pada tebel data dan database
rubrik akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.12 Hapus Rubrik
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Form Master Rubrik

Diharapkan
rubrik. data rubrik pada rubrik yang 2. Data
Form master ditambahkan berhasil
rubrik kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol rubrik. tabel data
simpan. rubrik.
2 Ubah data dari Menekan logo Data rubrik 5. Sukses.
tabel data pensil pada tabel berhasil 6. Data
rubrik. data rubrik diubah. berhasil
kemudian diubah
106

Diharapkan
muncul data kedalam
rubrik yang akan rubrik.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
rubrik.
3 Menghapus Menekan logo Data rubrik 1. Sukses.
rubrik. data rubrik. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
rubrik.
5. Uji Coba Form Master Berkas
melakukan penambahan data berkas, perubahan data berkas dan
penghapusan data berkas.
Gambar 4.13 Form Master Berkas

107
Proses penambahan data berkas dapat ditunjukkan pada Gambar 4.13 yang
bertujuan untuk menambah data berkas yang ada pada RSBS yang
kemudian akan di simpan ke dalam database dengan menekan tombol
simpan. Proses mengubah data berkas bertujuan untuk mengubah data
berkas yang telah disimpan sebelumnya. Untuk mengubahnya dengan
menekan icon pensil lalu akan muncul form detail berkas, apabila data
sudah diubah selanjutnya menekan tombol simpan, berikut dapat dilihat
pada Gambar 4.14
Gambar 4.14 Form Ubah Berkas
Pada Gambar 4.15 bertujuan untuk menghapus data berkas dengan cara
menekan icon silang pada tabel data berkas, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data berkas yang terdapat pada tebel data dan database
berkas akan terhapus secara otomatis.

108
Gambar 4.15 Hapus Berkas
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Form Master Berkas

Diharapkan
berkas. data berkas pada berkas yang 2. Data
berkas kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol berkas. tabel data
simpan. berkas.
2 Ubah data dari Menekan logo Data berkas 1. Sukses.
berkas. data berkas diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
berkas yang akan berkas.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
berkas.
3 Menghapus Menekan logo Data berkas 1. Sukses.
berkas. data berkas. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
berkas.
109
6. Uji Coba Form Master Lokasi
melakukan penambahan data lokasi, perubahan data lokasi dan penghapusan
data lokasi.
Gambar 4.16 Form Master Lokasi
Proses penambahan data lokasi dapat ditunjukkan pada Gambar 4.16 yang
bertujuan untuk menambah data lokasi yang ada pada RSBS yang kemudian
mengubah data lokasi bertujuan untuk mengubah data lokasi yang telah
lalu akan muncul form detail lokasi, apabila data sudah diubah selanjutnya
Gambar 4.17 Form Ubah Lokasi

110
Pada Gambar 4.18 bertujuan untuk menghapus data lokasi dengan cara
menekan icon silang pada tabel data lokasi, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data lokasi yang terdapat pada tebel data dan database
lokasi akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.18 Hapus Lokasi
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Form Master Lokasi

Diharapkan
lokasi. data lokasi pada lokasi yang 2. Data
lokasi kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol lokasi. tabel data
simpan. lokasi.
2 Ubah data dari Menekan logo Data lokasi 1. Sukses.
lokasi. data lokasi diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
lokasi yang akan lokasi.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
lokasi.
3 Menghapus Menekan logo Data lokasi 1. Sukses.
lokasi. data lokasi. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
111

Diharapkan
tabel data
lokasi.
7. Uji Coba Form Master Media
melakukan penambahan data media, perubahan data media dan
penghapusan data media.
Gambar 4.19 Form Master Media
Proses penambahan data media dapat ditunjukkan pada Gambar 4.19 yang
bertujuan untuk menambah data media yang ada pada RSBS yang kemudian
mengubah data media bertujuan untuk mengubah data media yang telah
lalu akan muncul form detail media, apabila data sudah diubah selanjutnya

112
Gambar 4.20 Form Ubah Media
Pada Gambar 4.21 bertujuan untuk menghapus data media dengan cara
menekan icon silang pada tabel data media, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data media yang terdapat pada tebel data dan database
media akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.21 Hapus Media
Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Form Master Media

Diharapkan
media. data media pada media yang 2. Data
media kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol media. tabel data
simpan. media.
2 Ubah data dari Menekan logo Data media 1. Sukses.
media. data media diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
113

Diharapkan
media yang akan media.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
media.
3 Menghapus Menekan logo Data media 1. Sukses.
media. data media. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
media.
8. Uji Coba Form Master Sarana
melakukan data sarana, perubahan data sarana dan penghapusan data sarana.
Proses penambahan data sarana dapat ditunjukkan pada Gambar 4.22 yang
bertujuan untuk menambah data sarana yang ada pada RSBS yang kemudian
mengubah data sarana bertujuan untuk mengubah data sarana yang telah
disimpan sebelumnya.
Gambar 4.22 Form Master Sarana

114
Untuk mengubahnya dengan menekan icon pensil lalu akan muncul form
detail sarana, apabila data sudah diubah selanjutnya menekan tombol
simpan, berikut dapat dilihat pada Gambar 4.23
Gambar 4.23 Form Ubah Sarana
Pada Gambar 4.24 bertujuan untuk menghapus data sarana dengan cara
menekan icon silang pada tabel data sarana, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data sarana yang terdapat pada tebel data dan database
sarana akan terhapus secara otomatis.
Gambar 4.24 Hapus Sarana
Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Form Master Sarana

Diharapkan
sarana. data sarana pada sarana yang 2. Data
sarana kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol sarana. tabel data
115

Diharapkan
simpan. sarana.
2 Ubah data dari Menekan logo Data sarana 1. Sukses.
sarana. data sarana diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
sarana yang akan sarana.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti
sarana.
3 Menghapus Menekan logo Data sarana 1. Sukses.
sarana. data sarana. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
sarana.
9. Uji Coba Form Master User
melakukan penambahan data user, perubahan data user dan penghapusan
data user.
Gambar 4.25 Form Master User

116
Proses penambahan data user dapat ditunjukkan pada Gambar 4.25 yang
bertujuan untuk menambah data user yang ada pada RSBS yang kemudian
mengubah data user bertujuan untuk mengubah data user yang telah
lalu akan muncul form detail user, apabila data sudah diubah selanjutnya
Gambar 4.26 Form Ubah User
Pada Gambar 4.27 bertujuan untuk menghapus data user dengan cara
menekan icon silang pada tabel data user, setelah menekan tombol icon
pensil tersebut maka data user yang terdapat pada tebel data dan database
login akan terhapus secara otomatis.

117
Gambar 4.27 Hapus User
Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Form Master User

Diharapkan
user. data user pada user yang 2. Data
user kemudian pada tabel data disimpan di
menekan tombol user. tabel data
simpan. user.
2 Ubah data dari Menekan logo Data user 1. Sukses.
tabel data user. pensil pada tabel berhasil 2. Data
data user diubah. berhasil
kemudian diubah
muncul data kedalam
user yang akan user.
diubah pada
textbox
kemudian
menekan tombol
simpan setelah
mengganti user.
3 Menghapus Menekan logo Data user 1. Sukses.
user. data user. dihapus. berhasil
dihapus
kedalam
tabel data
user.
118
10. Uji Coba Form Arsip Masuk Direksi
penambahan data arsip masuk direksi, perubahan data arsip masuk direksi,
penghapusan arsip masuk direksi dan melihat detil arsip masuk direksi.
Gambar 4.28 Form Arsip Masuk Direksi
Proses penambahan data arsip masuk direksi dapat ditunjukkan pada
Gambar 4.28 yang bertujuan untuk menambah data arsip masuk direksi
yang ada pada RSBS yang kemudian akan di simpan ke dalam database
dengan menekan tombol simpan. Pada form arsip masuk direksi terdapat
link “Lihat data” yang berfungsi untuk melihat semua data arsip masuk yang
terdapat di database arsip masuk direksi. Berikut gambar 4.29 form lihat
data form arsip masuk direksi, pada nomer arsip merupakan hyperlink yang
berfungsi untuk melihat detail arsip yang dapat dilihat pada gambar 4.30.
119
Gambar 4.29 Form Lihat Data Arsip Masuk Direksi
Gambar 4.30 Form Detail Data Arsip Masuk Direksi
Proses ubah data arsip masuk direksi juga ditunjukkan pada Gambar 4.29
yang bertujuan untuk mengubah data arsip masuk direksi dan menghapus
data arsip masuk unit kerja yang terdapat pada tabel data arsip masuk unit
kerja. Proses mengubah data arsip masuk unit kerja yaitu dengan cara
menekan icon pensil yang terdapat pada tabel data arsip masuk unit kerja,
kemudian halaman akan berpindah ke form ubah arsip masuk unit kerja,
setelah data yang diinginkan sudah diubah kemudian menekan tombol

120
simpan untuk menyimpan data yang telah diubah tadi. Berikut form ubah
arsip ditunjukan pada gambar 4.31.
Gambar 4.31 Form Ubah Arsip Masuk Direksi
Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Form Master Arsip Masuk Direksi

Diharapkan
arsip masuk data arsip masuk arsip masuk 2. Data
direksi. direksi pada direksi yang berhasil
Form master ditambahkan disimpan di
arsip masuk pada tabel data tabel data
direksi kemudian arsip masuk arsip masuk
menekan tombol direksi pada direksi
simpan. form lihat data pada form
arsip masuk lihat data
direksi. arsip masuk
direksi.
2 Ubah data dari Menekan logo Data arsip 1. Sukses.
tabel arsip pensil pada tabel masuk direksi 2. Data
masuk direksi data arsip masuk berhasil berhasil
pada form lihat direksi kemudian diubah. diubah
data arsip berpindah ke kedalam
masuk direksi. form ubah data tabel data
arsip masuk arsip masuk
direksi. direksi.
Kemudian
setelah
121

Diharapkan
mengubah data
menekan tombol
simpan.
3 Melihat data Menekan link Muncul daftar 1. Sukses.
arsip masuk “Lihat data” data arsip 2. Data
direksi. pada form arsip masuk direksi berhasil
masuk direksi pada tabel data muncul
atau dengan arsip masuk pada tabel
memilih menu direksi. data arsip
strip “lihat data masuk
arsip masuk direksi.
(direksi)”.
4 Melihat detil Menekan Muncul detil 1. Sukses
dari arsip hyperlink pada arsip dan 2. Preview
masuk direksi nomor arsip. preview arsip arsip
dan preview masuk direksi muncul
yang berupa file pada form pada form
.pdf. detail arsip detail
arsip.
3. Detil arsip
muncul
pada form
detail
arsip.
5 Menghapus Menekan icon Data arsip 1. Sukses
data arsip silang pada tabel masuk direksi 2. Data arsip
masuk direksi. data arsip masuk berhasil masuk
direksi pada dihapus. direksi
form lihat arsip terhapus
masuk direksi. dari tabel
data arsip
masuk
direksi.
11. Uji Coba Form Arsip Masuk Unit Kerja
melakukan penambahan data arsip masuk unit kerja, perubahan data arsip
masuk unit kerja, penghapusan arsip masuk unit kerja dan melihat detil
arsip.
122
Gambar 4.32 Form Arsip Masuk Unit Kerja
bertujuan untuk menambah data arsip masuk unit kerja yang ada pada RSBS
yang kemudian akan di simpan ke dalam database dengan menekan tombol
simpan. Pada form arsip masuk unit kerja terdapat link “Lihat data” yang
berfungsi untuk melihat semua data arsip masuk unit kerja yang terdapat di
database arsip masuk unit kerja. Berikut gambar 4.33 form lihat data form
arsip masuk unit kerja, pada nomer arsip merupakan hyperlink yang
berfungsi untuk melihat detail arsip yang dapat dilihat pada gambar 4.34.
Gambar 4.33 Form Lihat Data Arsip Masuk Unit Kerja

123
Gambar 4.34 Form Detail Data Arsip Masuk Unit Kerja
Proses ubah data arsip masuk unit kerja juga ditunjukkan pada Gambar 4.33
yang bertujuan untuk mengubah data arsip masuk direksi dan menghapus
data arsip masuk unit kerja yang terdapat pada tabel data arsip masuk unit
kerja. Proses mengubah data arsip masuk unit kerja yaitu dengan cara
menekan icon pensil yang terdapat pada tabel data arsip masuk unit kerja,
kemudian halaman akan berpindah ke form ubah arsip masuk unit kerja,
setelah data yang diinginkan sudah diubah kemudian menekan tombol
simpan untuk menyimpan data yang telah diubah tadi. Berikut form ubah
arsip ditunjukan pada gambar 4.35.

124
Gambar 4.35 Form Ubah Arsip Masuk Unit Kerja
Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Form Master Arsip Masuk Unit Kerja

Diharapkan
arsip masuk data arsip masuk arsip masuk 2. Data
unit kerja. unit kerja pada unit kerja yang berhasil
Form master ditambahkan disimpan di
arsip masuk unit pada tabel data tabel data
kerja kemudian arsip masuk arsip masuk
menekan tombol unit kerja pada direksi pada
simpan. form lihat data form lihat
arsip masuk data arsip
unit kerja. masuk
direksi.
tabel arsip pensil pada tabel masuk unit 2. Data
masuk unit data arsip masuk kerja berhasil berhasil
kerja pada form unit kerja diubah. diubah
lihat data arsip kemudian kedalam
masuk unit berpindah ke tabel data
kerja. form ubah data arsip masuk
arsip masuk unit unit kerja.
kerja. Kemudian
setelah
mengubah data
menekan tombol
125

Diharapkan
simpan.
arsip masuk “Lihat data” data arsip 2. Data
unit kerja. pada form arsip masuk unit berhasil
masuk unit kerja kerja pada muncul
atau dengan tabel data arsip pada tabel
memilih menu masuk unit data arsip
strip “lihat data kerja. masuk unit
arsip masuk (unit kerja.
kerja)”.
dari arsip hyperlink pada arsip dan 2. Preview
masuk unit nomor arsip. preview arsip arsip
kerja dan masuk unit muncul
preview yang kerja pada pada form
berupa file .pdf. form detail detail arsip.
arsip 3. Detil arsip
muncul
pada form
detail arsip.
data arsip silang pada tabel masuk unit 2. Data arsip
masuk unit data arsip masuk kerja berhasil masuk unit
kerja. unit kerja pada dihapus. kerja
form lihat arsip terhapus
masuk unit kerja. dari tabel
data arsip
masuk unit
kerja.
12. Uji Coba form Arsip Keluar
melakukan penambahan data arsip keluar, proses perubahan data arsip
keluar, penghapusan arsip keluar dan melihat detil arsip keluar.

126
Gambar 4.36 Form Arsip Keluar
bertujuan untuk menambah data arsip keluar yang ada pada RSBS yang
kemudian akan di simpan ke dalam database dengan menekan tombol
simpan. Pada form arsip keluar terdapat link “Lihat data” yang berfungsi
untuk melihat semua data arsip keluar yang terdapat di database arsip
keluar. Berikut gambar 4.37 form lihat data form arsip keluar, pada nomer
arsip merupakan hyperlink yang berfungsi untuk melihat detail arsip yang
dapat dilihat pada gambar 4.38.
Gambar 4.37 Form Lihat Data Arsip Keluar

127
Gambar 4.38 Form Detail Data Arsip Keluar
Proses ubah data user juga ditunjukkan pada Gambar 4.37 yang bertujuan
untuk mengubah data arsip keluar dan menghapus data arsip keluar yang
terdapat pada tabel data arsip keluar. Proses mengubah data arsip keluar
yaitu dengan cara menekan icon pensil yang terdapat pada tabel data arsip
keluar, kemudian halaman akan berpindah ke form ubah arsip keluar, setelah
data yang diinginkan sudah diubah kemudian menekan tombol simpan
untuk menyimpan data yang telah diubah tadi. Berikut form ubah arsip
ditunjukan pada gambar 4.39.

128
Gambar 4.39 Form Ubah Arsip Keluar
Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Form Master Arsip Keluar

Diharapkan
arsip keluar. data arsip keluar arsip keluar 2. Data
pada Form yang berhasil
master arsip ditambahkan disimpan di
keluar kemudian pada tabel data tabel data
menekan tombol arsip keluar arsip keluar
simpan. pada form lihat pada form
data arsip lihat data
keluar. arsip
keluar.
tabel arsip pensil pada tabel keluar berhasil 2. Data
keluar pada data arsip keluar diubah. berhasil
form lihat data kemudian diubah
arsip keluar. berpindah ke kedalam
form ubah data tabel data
arsip keluar. arsip
Kemudian keluar.
setelah
mengubah data
menekan tombol
simpan.
129

Diharapkan
arsip keluar. “Lihat data” data arsip 2. Data
pada form arsip keluar pada berhasil
keluar atau tabel data arsip muncul
dengan memilih keluar. pada tabel
menu strip “lihat data arsip
data arsip keluar.
keluar”
dari arsip keluar hyperlink pada arsip dan 2. Preview
dan preview nomor arsip. preview arsip arsip
yang berupa file masuk direksi muncul
.pdf. pada form pada form
detail arsip detail arsip.
3. Detil arsip
muncul
pada form
detail arsip.
data keluar. silang pada tabel keluar berhasil 2. Data arsip
data arsip keluar dihapus. keluar
pada form lihat terhapus
arsip keluar. dari tabel
data arsip
keluar.
13. Uji Coba Form Disposisi
Proses uji coba ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan aplikasi dalam
melakukan proses disposisi arsip. Proses pendisposisian arsip dapat
ditunjukkan pada gambar 4.40 dengan cara menekan tombol disposisi, maka
arsip akan terdisposisi sesuai dengan tujuan pendisposisian arsip tersebut.
Data disposisi akan disimpan di dalam database notifikasi dan disposisi.
Pada saat user (karyawan) yang mendapat disposisi, akan muncul notifikasi
sebagai pemberitahuan bahwa terdapat disposisi arsip kepada user tersebut.
Notifikasi disposisi ditunjukkan pada gambar 4.41 dan view notifikasi
disposisi ditunjukkan pada gambar 4.42.

130
Gambar 4.40 Form Disposisi Arsip
Gambar 4.41 Form Notifikasi Disposisi Arsip
Gambar 4.42 Form View Notifikasi Disposisi Arsip

131
Untuk melihat arsip telah terdisposisi atau belum dapat dilihat pada form
daftar disposisi arsip yang ditunjukkan pada gambar 4.43.
Gambar 4.43 Form Daftar Disposisi Arsip
Untuk melakukan penelusuran arsip pada proses disposisi arsip ini yaitu
dengan cara melihat form riwayat disposisi arsip. Form riwayat disposisi
ditunjukkan pada gambar 4.44.
Gambar 4.44 Form Riwayat Disposisi Arsip
Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Form Disposisi

Diharapkan
1 Melihat Memilih daftar Muncul data 1. Sukses.
disposisi disposisi arsip disposisi pada 2. Data
pada menu strip. tabel data muncul
disposisi pada tabel
data daftar
disposisi
arsip.
132

Diharapkan
2 Melihat Menekan button Pindah ke 1. Sukses.
notifikasi notifikasi ketika halaman 3. Notifikasi
disposisi muncul notifikasi dan muncul
pemberitahuan muncul tabel pada button
berupa angka data notifikasi notif dan
notifikasi. tentang pada tabel
pendisposisian data
arsip. notifikasi.
3 Melakukan Menekan button Data arsip 1. Sukses.
disposisi arsip. disposisi setelah terdisposisi ke 2. Data arsip
mengisi tujuan user terdisposisi
disposisi. (karyawan) sesuai
yang dengan user
bersangkutan. yang dituju.
4 Melihat riwayat Memilih riwayat Muncul data 1. Sukses.
disposisi. disposisi pada riwayat 2. Muncul
menu strip disposisi arsip data
disposisi. pada tabel data riwayat
riwayat disposisi
disposisi. pada tabel
data
riwayat
disposisi
14. Uji Coba Form Arsip Aktif
melakukan proses mengaktifkan arsip. Pada form arsip aktif user (admin)
dapat melakukan penginaktifan arsip sewaktu – waktu, dan user (admin)
dapat menukarkan arsip aktif dengan arsip inaktif. Form arsip aktif
ditunjukkan pada gambar 4.45 dan penukaran arsip aktif ditunjukkan pada
gambar 4.46.
133
Gambar 4.45 Form Arsip Aktif
Gambar 4.46 Penukaran Arsip Aktif
Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Arsip Aktif

Diharapkan
1 Menonaktifkan Memilih arsip Arsip aktif 1. Sukses.
arsip dan yang akan di menjadi inaktif 2. Arsip
menukarkan nonaktifkan dan arsip tertukar
arsip. dengan cara inaktif menjadi yaitu arsip
memberi tanda aktif. aktif
centang pada menjadi
checkbox inaktif dan
disebelah kolom arsip inaktif
nomor arsip dan menjadi
134

Diharapkan
menekan tombol arsip aktif.
“inaktifkan”,
kemudian
memilih arsip
akan ditukar
dengan arsip
yang inaktif atau
tidak. Jika akan
menukar maka
menekan tombol
tukar.
2 Mencari arsip Mengisi kriteria Muncul data 1. Sukses.
aktif sesuai pencarian arsip arsip aktif pada 2. Muncul
dengan kriteria berupa tanggal tabel data arsip data arsip
pencarian. aktif surat, status aktif sesuai aktif yang
surat, kategori, dengan kriteria dicari
jenis surat. pencarian. sesuai
dengan
kriteria
pencarian.
15. Uji Coba Form Arsip Inaktif
melakukan proses menginaktifkan arsip. Pada form arsip inaktif user
(admin) dapat melakukan penginaktifan arsip sewaktu – waktu, dan user
(admin) dapat menukarkan arsip inaktif dengan arsip aktif. Form arsip
inaktif ditunjukkan pada gambar 4.47 dan penukaran arsip aktif ditunjukkan
pada gambar 4.48.

135
Gambar 4.47 Form Arsip Inaktif
Gambar 4.48 Penukaran Arsip Inaktif
Tabel 4.17 Hasil Uji Coba Form Arsip Inaktif

Diharapkan
1 Mengaktifkan Memilih arsip Arsip aktif 1. Sukses.
arsip dan yang akan di menjadi inaktif 2. Arsip
menukarkan aktifkan dengan dan arsip tertukar
arsip. cara memberi inaktif menjadi yaitu arsip
tanda centang aktif. inaktif
pada checkbox menjadi
disebelah kolom aktif dan
136

Diharapkan
nomor arsip dan arsip aktif
menekan tombol menjadi
“aktifkan”, arsip
kemudian inaktif.
memilih arsip
akan ditukar
dengan arsip
yang aktif atau
tidak. Jika akan
menukar maka
menekan tombol
tukar.
2 Mencari arsip Mengisi kriteria Muncul data 1. Sukses.
inaktif sesuai pencarian arsip arsip aktif pada 2. Muncul
dengan kriteria berupa tanggal tabel data arsip data arsip
pencarian. aktif surat, status aktif sesuai inaktif yang
surat, kategori, dengan kriteria dicari
jenis surat. pencarian. sesuai
dengan
kriteria
pencarian.
16. Uji Coba Form Retensi Arsip
melakukan proses retensi arsip. Form retensi ini bertujuan untuk
memperpanjang masa kadaluwarsa arsip yang dilakukan oleh user (admin),
berikut form retensi arsip ditunjukkan pada gambar 4.49.
Gambar 4.49 Form Retensi Arsip

137
Tabel 4.18 Hasil Uji Coba Form Arsip Inaktif

Diharapkan
1 Melakukan Memilih arsip Arsip 1. Sukses.
retensi arsip yang akan di kadaluwarsa 2. Arsip
aktifkan dengan telah kadaluwars
cara memberi diperbarui a menjadi
tanda centang sesuai masa aktif
pada checkbox retensi. kembali .
disebelah kolom
nomor arsip,
kemudian
menekan tombol
aktifkan atau
hapus.
2 Mencari arsip Mengisi kriteria Muncul arsip 1. Sukses.
pada form pencarian arsip pada tabel data 2. Muncul
retensi arsip berupa status arsip sesuai data arsip
sesuai dengan surat. dengan kriteria yang harus
kriteria pencarian diretensi
pencarian. arsip. yang dicari
sesuai
dengan
kriteria
pencarian.
17. Uji Coba Form Konfirmasi Peminjaman
melakukan proses konfirmasi peminjaman arsip. Form ini digunakan untuk
melakukan konfirmasi peminjaman. User (admin) melakukan konfirmasi
peminjaman setelah mendapatkan notifikasi peminjaman yang dilakukan
oleh karyawan. Berikut form konfirmasi peminjaman ditunjukkan pada
gambar 4.50 dan notifikasi peminjaman ditunjukkan pada gambar 4.51.

138
Gambar 4.50 Notifikasi Peminjaman
Gambar 4.51 Form konfirmasi Peminjaman
Untuk melihat detil dari peminjaman dengan cara menekan icon konfirmasi
Kemudian muncul pop up yang dapat dilihat pada gambar 4.52.
Gambar 4.52 Detil peminjaman
Tabel 4.19 Hasil Uji Coba Form Konfirmasi peminjaman

Diharapkan
1 Melakukan Menekan icon Arsip dan 1. Sukses.
konfirmasi detail pada notifikasi 2. Arsip dapat
peminjaman kolom peminjaman dipinjam
konfirmasi di diterima oleh dan muncul
dalam tabel data user bahwa notif
139

Diharapkan
konfirmasi user diijinkan konfirmasi
peminjaman, untuk peminjama
kemudian meminjam n pada user.
memberikan arsip .
tanda centang
pada checkbox
pada arsip yang
boleh untuk
dipinjam.
2 Melihat Menekan button Pindah ke Terdapat
notifikasi notifikasi ketika halaman pemberitahuan
peminjaman muncul notifikasi dan notifikasi pada
pemberitahuan muncul tabel button notif
berupa angka data notifikasi dan terdapat
notifikasi. ada user yang data notifikasi
ingin pada form
meminjam notifikasi.
arsip.
b. Uji Coba User Karyawan
Uji coba user karyawan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana aplikasi
pada user karyawan ini akan dijalankan. Berikut beberapa fitur dari aplikasi
sistem manajemen arsip ini.
1. Uji Coba Form Pinjam Arsip
Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses pinjam arsip
yang dilakukan oleh user (karyawan), dengan cara memilih arsip dengan
mencentang checkbox, mengisi tanggal kembali arsip dan keterangan pinjam
arsip seperti terlihat pada Gambar 4.53

140
Gambar 4.53 Form Pinjam Arsip
Tabel 4.20 Hasil Uji Coba Form Pinjam Arsip

Diharapkan
1 Melakukan Memilih arsip Muncul pesan 1. Sukses.
peminjaman yang akan bahwa 2. Arsip dapat
arsip. dipinjam dengan permintaan dipinjam
cara mencentang peminjaman dan muncul
checkbox pada telah dikirim notif
kiri nomor arsip, ke admin konfirmasi
kemudian mohon tunggu peminjama
mengisi tanggal konfirmasi n pada user.
kembali dan admin.
keterangan
peminjaman
setelah itu tekan
tombol pinjam.
2 Melihat daftar Menekan daftar Muncul daftar 1. Sukses
file pinjam file pinjam pada peminjaman 2. Muncul
menu strip arsip tabel data daftar
peminjaman. peminjaman peminjama
arsip n arsip pada
tabel data
peminjama
n arsip.
3 Melihat riwayat Memilih riwayat Muncul data Muncul data
peminjaman. peminjaman riwayat riwayat
pada menu strip peminjaman peminjaman
peminjaman. arsip pada pada form
tabel data peminjaman
riwayat arsip.
peminjaman.
141
c. Uji Coba User Direktur
Uji coba user direktur ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana aplikasi pada
user direktur ini akan dijalankan. Berikut beberapa fitur dari aplikasi sistem
manajemen arsip ini.
1. Uji Coba Laporan Masuk Keluar Arsip
Gambar 4.54 ini merupakan hasil laporan masuk keluar arsip yang telah
terjadi di RSBS. Dilihat berdasarkan hasil inputan arsip yang telah
diinputkan oleh admin. Laporan akan ditampilkan dalam bentuk dokumen.
Gambar 4.54 Laporan Masuk Keluar Arsip
Tabel 4.21 Hasil Uji Coba Laporan Masuk Keluar Arsip

Diharapkan
1 Mencetak Memilih periode Laporan 1. Sukses.
laporan masuk bulan dan tahun masuk keluar 2. Laporan
keluar arsip. laporan yang arsip berhasil keluar masuk
akan dicetak, dicetak. arsip berhasil
kemudian dicetak.
menekan tombol
“cetak laporan
masuk keluar
arsip”.
142
2. Uji Coba Laporan Peminjaman Arsip.
Gambar 4.55 ini merupakan hasil laporan peminjaman arsip yang telah
terjadi di RSBS. Dilihat berdasarkan hasil transaksi peminjaman arsip yang
telah diinputkan oleh admin. Laporan akan ditampilkan dalam bentuk
dokumen.
Gambar 4.55 Laporan Peminjaman Arsip.
Tabel 4.22 Hasil Uji Coba Laporan Peminjaman Arsip.

Diharapkan
laporan bulan dan tahun peminjaman 2. Laporan
peminjaman laporan yang arsip berhasil peminjaman
arsip. akan dicetak, dicatak. arsip berhasil
kemudian dicetak.
menekan tombol
“cetak laporan
peminjaman
arsip”.
143
3. Uji Coba Laporan Retensi Arsip.
Gambar 4.56 ini merupakan hasil laporan retensi arsip yang telah terjadi di
RSBS. Dilihat berdasarkan hasil peretensian arsip yang telah dilakukan oleh
admin. Laporan akan ditampilkan dalam bentuk dokumen.
Gambar 4.56 Laporan Retensi Arsip.
Tabel 4.23 Hasil Uji Coba Laporan Retensi Arsip

Diharapkan
laporan retensi tahun laporan retensi arsip 2. Laporan
arsip. yang akan berhasil retensi arsip
dicetak, dicetak. berhasil
kemudian dicetak.
menekan tombol
“cetak laporan
retensi arsip”.
4.2.2 Uji Coba Pengguna
Berdasarkan hasil uji coba sistem yang telah dilakukan diatas, aplikasi ini
juga diujicoba kepada pengguna, dalam hal ini pengguna yang menguji adalah
direktur, sekretaris dan karyawan. Selain melakukan uji coba, pengguna juga
diberi kuesioner yang mengandung jawaban dari pertanyaan mengenai aplikasi,

144
dan setiap pengguna dapat memberikan penilaian terhadap aplikasi yang dibuat
sesuai dengan hasil uji coba yang dilakukan.
Skor penilaian yang diperoleh dari angket akan diolah dengan teori skala
likert. Menurut Sugiyono (2002) skala likert digunakan untuk mengukur sikap,
pendapat dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial.
Tabel 4.24 Poin Penilaian
No Keterangan Pilihan Poin

1 Sangat Puas A 4
2 Cukup Puas B 3
3 Kurang Puas C 2
4 Sangat Tidak Puas D 1
Sumber : Metode Penelitian Bisnis (Sugiyono, 2002)
Untuk penilaian tingkat harapan pelanggan diberikan empat penilaian dengan
bobot sebagai berikut:
a. Jawaban sangat setuju diberi bobot 4.
b. Jawaban setuju diberi bobot 3.
c. Jawaban kurang setuju diberi bobot 2.
d. Jawaban tidak setuju diberi bobot 1.
Skor tertinggi untuk seluruh item adalah jumlah sampel x 4 (Sangat setuju). Skor
terendah adalah jumlah sampel x 1 (tidak setuju). Tingkat persetujuan sebesar
(jumlah skor:<jumlah responden x skor tertinggi >) x100 %
Berdasarkan hasil pengolahan data kuesioner kepada sepuluh responden,
diketahui bahwa persepsi karyawan RSBS terhadap kepentingan perancangan
sistem informasi manajemen arsip adalah sebagai berikut :

Tabel 4.25 Hasil Olah Data Angket
Penilaian Hasil
No Pertanyaan Jumlah Perhitungan Persentase
4 3 2 1 Persentase
1 Apakah menurut anda website Sistem Informasi 7 3 0 0 37 37/40*100% 92,5%
Manajemen Arsip layak untuk digunakan ?
2 Apakah anda puas dengan fasilitas yang diberikan oleh 6 3 1 0 35 35/40*100% 87,5%
website Sistem Informasi Manajemen Arsip ini ?
3 Menurut anda website Sistem Informasi Manajemen 9 1 0 0 39 39/40*100% 97,5%
Arsip ini dapat membantu anda dalam melakukan
pengelolaan arsip pada RSBS ?
4 Apakah website manajemen arsip ini dapat dijadikan 5 5 0 0 35 35/40*100% 87,5%
alat bantu anda untuk mengambil suatu keputusan ?
5 Apakah menurut anda website manajemen arsip dapat 7 2 1 0 36 36/40*100% 90%
memberikan informasi-informasi penting ?
6 Apakah menurut anda website sistem manajemen arsip 6 4 0 0 36 36/40*100% 90%
ini dapat membantu sebagian pekerjaan mengelola
arsip ?
7 Apakah menurut anda website manajemen arsip ini 8 2 0 0 38 38/40*100% 95%
mudah untuk digunakan ? (user friendly)
8 Apakah menurut anda website manajemen arsip ini 9 1 0 0 39 39/40*100% 97,5%
perlu untuk dikembangkan dikemudian waktu ?
TOTAL 57 21 2 0 295 295/320*100% 92%
145
146
Tingkat persetujuan secara keseluruhan adalah : 92.5% + 87.5% + 97.5%
+ 87.5% + 90% + 90% + 95% + 97.5% = 737,5% / 8 = 92.18 % dibulatkan
menjadi 92%. Tingkat persetujuan akhir secara keseluruhan adalah 92%.
Tabel 4.26 Kriteria Interpretasi Skor
Angka 0% - 20% Sangat Tidak Memuaskan
Angka 21% - 40% Tidak Memuaskan
Angka 41% - 60% Cukup Memuaskan
Angka 60% - 80% Memuaskan
Angka 80% - 100% Sangat Memuaskan
Sumber : Dasar-dasar Statistika (Riduwan, 2011)
Menurut tabel kriteria diatas angka persetujuan 92% ini menjelaskan
bahwa 92% responden yaitu direktur, sekretaris dan karyawan RSBS menilai
aplikasi sistem manajemen arsip sangat memuaskan dan dapat dipastikan bahwa
aplikasi sistem manajemen arsip ini telah diuji kelayakannya.
4.3 Evaluasi
Berdasarkan hasil uji coba sistem dan uji coba pengguna yang dilakukan,
Sistem Informasi Manajamen Arsip ini dapat menghasilkan laporan masuk keluar
arsip, jumlah peminjaman arsip dan retensi arsip. Hasil kuesioner Sistem
Manajemen Arsip ini mendapatkan nilai 92% yang berarti aplikasi berada dalam
range “Sangat Memuaskan” sehingga telah dipastikan sistem informasi ini dapat
memenuhi kebutuhan dan juga dapat berjalan dengan baik di RSBS

BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan implementasi dan hasil evaluasi yang telah dilakukan
dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk mengelola arsip masuk dan
arsip keluar yang terdapat pada Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS).
2. Sistem informasi ini dapat menghasilkan data data arsip dalam bentuk
digital, informasi penyimpanan arsip, data pendisposisian arsip, data
arsip aktif, data arsip inaktif, laporan arsip masuk keluar, laporan
peminjaman arsip dan laporan retensi arsip. Laporan dan informasi yang
dihasilkan tersebut nantinya dapat digunakan sebagai landasan untuk
mengambil keputusan oleh pihak direktur di RSBS.
3. Dalam uji coba seluruh fitur yang terdapat dalam sistem informasi
manajemen arsip ini telah melewati tes uji coba yaitu uji coba sistem,
kuesioner dan uji coba menggunakan metode blackbox. Hasil dari
kuesioner, sistem mendapatkan nilai 92% yang berarti aplikasi berada
dalam range “Sangat Memuaskan” sehingga telah dipastikan sistem
informasi ini dapat memenuhi kebutuhan di RSBS dan juga dapat
berjalan dengan baik.

5.2 Saran
Saran yang dapat disampaikan dalam pengembangan sistem
informasi manajemen arsip berbasis web pada RSBS, yaitu:
1. Sistem informasi manajemen arsip ini dapat dikembangkan lagi kedalam
mobile aplikasi berbasis android, ios, blackberry, windows sehingga
lebih mudah dan cepat diakses dimana - mana.
2. Menyediakan alat scanner pada tiap user agar user lebih mudah dalam
melakukan upload data ke sistem informasi manajemen arsip ini.
3. Memperbesar kapasitas server karena database penyimpanan arsip ini
membutuhkan space yang besar.
4. Meningkatkan keamanan jaringan pada RSBS sehingga website ini dapat
berjalan secara online.

DAFTAR PUSTAKA
Gie, Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Hadiwardoyo, Sauki. 1999. Manajemen Kearsipan: Sebuah Pengantar.

Jurnal Diploma Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada (Edisi
khusus No. 2, 1999, hlm. 2-13).
Hall, J.A. 2007. Accounting Information System. Jakarta: Salemba Empat.
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:
Andi.
Herlambang, Soendoro. 2004. Struktur Data Untuk Grafika Komputer.

Yogyakarta: Graha Ilmu.
Kristanto, Harianto. 2004. Konsep Dan Perancangan Database.

Yogyakarta: Andi
McLeod, R. Jr, dan Schell, G.P 2008. Sistem Informasi Management.

Jakarta: Salemba Empat.
Mall, Rajib. 2009. Fundamentals of Software Engineering, 3rd edition. PHI

Learning Private Limited: New Delhi.
Pressman, R.S. 2008. Software engineering: a practitioner's approach

seventh edition. New York: McGrawHill.
Riduwan. 2011. Dasar-dasar Statistika. Bandung: Alfabeta.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava

Media.
Sugiyono. 2002. Metode Penelitian Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama.
Republik Indonesia. 1971. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 mengenai

ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Sekretariat Negara.
Jakarta.

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit Bedah Surabaya

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pada Rumah Sakit Bedah Surabaya

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ARSIP BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH

Nama : RIZKI ALFIASCA P.

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Nama : Rizki Alfiasca P.

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

Arsip merupakan dokumen penting di Rumah Sakit Bedah Surabaya

(RSBS) karena mendukung dalam pengambilan keputusan. Mengingat pentingnya

dan ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip.

Untuk mengatasi permasalahan diatas, maka arsip perlu diubah menjadi

data digital untuk meminimalkan kerusakan arsip, kehilangan arsip dan

ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip kepada departemen yang dituju.

Dengan adanya kebutuhan tersebut maka perlu dibuat sistem informasi

manajemen arsip berbasis web di RSBS. Tahapan pembuatan sistem informasi

manajemen arsip ini diawali dengan melakukan wawancara, membuat desain,

melakukan proses coding, dan mengujicoba sistem.

Sistem informasi manajemen arsip yang dibuat telah diujicobakan kepada

sepuluh pengguna dengan kuesioner dan pengujian sistem informasi secara

Memuaskan” sehingga telah dipastikan sistem informasi ini dapat memenuhi

kebutuhan di RSBS dan juga dapat berjalan dengan baik.

Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Arsip, Sistem Kearsipan, Manajemen

KATA PENGANTAR ............................................................................ vii

DAFTAR ISI .......................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xvi

1.1 Latar Belakang .................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ............................................................. 3

1.3 Batasan Masalah.................................................................. 4

1.4 Tujuan ................................................................................. 4

1.5 Manfaat ............................................................................... 4

1.6 Sistematika Penulisan .......................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................. 7

2.1 Arsip ................................................................................... 7

2.2 Sistem Kearsipan ................................................................. 8

2.3 Sistem Informasi ................................................................. 12

2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ................................................. 12

2.5 Model Pengembangan ......................................................... 14

2.6 Analisis Dan Perancangan Sistem ........................................ 14

2.8 Data Flow Diagram (DFD) ................................................. 17

2.9 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................... 17

2.10 Database Management System………………………………… 18

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM..……………….. 20

3.1 Analisis Masalah ................................................................. 20

3.2 Analisis Kebutuhan ............................................................. 23

3.3 Perancangan Sistem............................................................. 25

3.3.1 Alur Sistem .............................................................. 26

3.3.2 Data Flow Diagram .................................................. 29

3.3.3 Entity Relationship Diagram .................................... 37

3.3.4 Struktur Database ..................................................... 38

3.3.5 Desain Interface ....................................................... 50

3.3.6 Desain Uji Coba ....................................................... 84

3.3.7 Desain Kuesioner…………………………………… 93

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI......................................... 94

4.1 Implementasi Sistem ............................................................ 94

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ..................................... 94

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak .................................... 95