Bab 1
Bab 1
Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
1
Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan,
kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.
Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan
tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-
tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan
mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan
dan perbekalan farmasi lainnya.
7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi
pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut :
a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat
Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
2
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber
anggaran)
b) Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat
3
ii. Penyiapan dan pengumpulam data :
- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan
kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB
- Menyusun data 10 penyakit terbesar
- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat
GFK dan Puskesmas
- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
- Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat
inpres tahun lalu)
a= b+c+d–e–f
Contoh soal :
Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu
= 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x.
Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :
Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x
Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000
1
b = /1 s/d 1/4 = 3 bulan = 3x
c = 20,4
d = 6x
e = 8x
f = 3x
Maka a = b+c+d–e–f
= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x
4
= 40,4 x
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000
= Rp. 12.120.000
Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000
iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia
di Dati II. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Melakukan analisis ABC – VEN
Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah
penyerapan dana, yang terdiri dari :
- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %
- Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %
- Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %
Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A
adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai
mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase
akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan
obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga
100 %.
VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan,
yaitu :
V = Very Essential
E = Essential
N = Non Essential
(b) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit
pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta
dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang :
(1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :
Pelelangan umum
Pelelangan terbatas
5
Pemilihan langsung
Pembelian / pengadaan langsung
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :
Penyusunan rencana pemasukan obat
Penerimaan obat
Pemeriksaan mutu obat
Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
Pencatatan harian penerimaan obat
Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
(c) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan obat :
(1) Memelihara mutu obat
(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
(3) Menjaga kelangsungan persediaan
(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan
6
Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :
Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa
- kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang,
sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda
asing, jadi bubuk dan lembab
- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi
mutu obat
(d) Distribusi
7
Kegiatan Distribusi :
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan
umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Perencanaan distribusi.
2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.
3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.
Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan
kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)
8
- kualitas atau kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.
7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu stok
dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas
kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK.
1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan
Obat.
a. Kartu Rencana Distribusi.
b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.
Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan
dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan
Gudang Farmasi.
Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat
kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total
kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.
Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi
dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk
memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar mempercepat
pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui.
Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi
harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh
UPK.
Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung
rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Tingkat II setempat.
9
Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari :
Laporan Mutasi Obat.
Laporan Kegiatan Distribusi.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.
(f) Penggunaan
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan
fungsi pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian
obat. Aspek penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya
diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-
hal sebagai berikut :
Pengendalian kecukupan suplai.
Jaminan mutu obat.
Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas.
Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.
10
Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat.
Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat
berakibat pada :
- Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru.
- Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan
obat.
- Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola
morbiditas.
- Pemborosan biaya.
2. Distribusi obat.
Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan
sangat membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat
dapat di laksanakan berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat
yang tersedia.
11
(g) Penghapusan Obat
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan
milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Cara-cara Penghapusan :
Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat.
Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan
Pemusnahan Obat.
Penghapusan dengan cara Pemusnahan.
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan
tugas-tugas antara lain :
Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang
berlaku di bidang AMDAL.
Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.
Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang
disetujui.
Membuat Berita Acara Pemusnahan.
Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota
KDH Tingkat II setempat.
12
3. Tugas dan wewenang
a) Kepala Puskesmas
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan
pelaporan di Puskesmas.
Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan
pelaporan
Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Dati II / Ka GFK setempat.
Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati II
setempat
Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluarsa dan obat yang tidak
dibutuhkan kepada Kadinkes Dati II / GFK setempat.
Mengembalikan obat – obatan yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluarsa
kepada Kadinkes Tk II / GFK.
13
d). Petugas Kamar Suntik
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun
yang diterimanya dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan
Pemakaian Obat.
Setiap awal bulan (atau jika stok hampir habis) mempersiapkan data pemakaian
obat dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala
Puskesmas / Petugas Kamar Obat.
Menyimpan obat yang ada di Kamar Suntik dengan baik / pada tempat yang
sesuai.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas / Petugas
Kamar Obat.
4. Kartu Stok
a). Fungsi Kartu Stok
Sebagai sumber informasi tentang mutasi obat (penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak atau daluarsa)
Sebagai sumber data untuk menyusun LPLPO ( Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat )
Sebagai dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib
selama 10 tahun.
14
Mengendalikan neraca pemasukan dan pengeluaran obat
Puskesmas : ……………………….
Kecamatan : ……………………….
Kab/Kodya : ……………………….
15
Buku catatan harian penerimaan resep
Format LPLPO
LAPORAN PEMAKAIAN dan LEMBAR PERMINTAAN OBAT PUSKESMAS
PUSKESMAS : ...............
KECAMATAN : ............... PELAPORAN BULAN / PERIODE : ............ DOKUMEN NO : ..............
KODYA : ............... PERMINTAAN BULAN / PERIODE : ............. GFK : ...............
PUSKESMAS : ...............
No. Nama Obat Satuan Stok Peneri- Perse- Pema- Sisa Stok
Awal maan diaan kaian Stok Opt.
1 PHB A Ket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 Air Raksa Btl
Dental use
2 Aminofilin inj. Amp
24mg/ml–10 ml
3 Aminofilin Tab
Tablet 10 mg
4 Amitriptilin Tab
HCl tabb. Salut
25 mg
5 Amoksisilin Kaps
Kaps. 250 mg
6 Amoksisilin dry Btl
Syr. 125mg/5ml
7 Ampisilina Kapl
Kaplet 500 mg
8 Ampisilina dry Btl
Syr. 125 mg/ml
9 Antalgin Tab
Tabl. 500 mg
10 Antasida Tab
DOEN
tabl. kombinasi
e). Manfaat :
Untuk pengisian format LPLPO Sub Unit PK.
17
d). Contoh Format Laporan Obat Rusak dan atau Daluarsa.
( ……………… ) ( ………………)
Puskesmas : (1)__________________
Pemerintah Daerah Tk II.
(2) ____________________________
Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6)
___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya
kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama –
sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan.
Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini.
Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
( ……………………… ) ( ……………………. )
18
g). Lampiran Daftar Obat Hilang
Lokasi : ( a ) ……………….
Tanggal : ( b ) ………………
Dinkes Dati II
/ GFK
LPLPO
Puskesmas
(Gudang Obat)
LPLPO LPLPO
= jalur pelaporan
= jalur distribusi obat
3. Pengelolaan Apotik
Pengelolaan apotik dibidang pelayanan kefarmasian meliputi :
(a) Pembuatan, pengolahan, paracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat.
(b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan
dibidang farmasi lainnya.
(c) Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi
4. Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik meliputi :
(a) Obat
(b) Bahan Obat
(c) Obat asli Indonesia
(d) Bahan obat asli Indonesia
(e) Alat kesehatan
(f) Kosmetika, dll
20
(1) Tahap persiapan
Perencanan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama
barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data
penjualan bebas, bagian peracikan maupun kartu stok yang ada digudang.
Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli.
Mencari dan menemukan penyalur masing – masing obat yang dilengkapi
nama, alamat, nomor telepon penyalur ; daftar harga obat masing – masing
penyalur ; penentuan waktu dan frekuensi pembelian
Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan
persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan ; persyaratan harga dan
potongan – potongan yang diperoleh ; persyaratan pengiriman barang ;
persyaratan waktu pembayaran.
(2) Tahap pemesanan :
Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur,
gudang dan arsip pembelian.
(3) Tahap penerimaan :
Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang bila perlu disaksikan
oleh petugas pembelian dengan melakukan pemeriksaan sbb :
Mencocokkan surat pengiriman barang, faktur dengan surat pemesanan
barang
Mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang – barang
yang nyata – nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah
serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa
(4) Tahap penyimpanan barang :
Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku
harian penerimaan barang
Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok
Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang
Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya :
- Narkotika, disimpan di lemari terkunci
- Serum, vaksin di lemari pendingin
- Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri
(5) Pencatatan dokumen / faktur pembelian barang
Mengumpulkan faktur / bon pembelian barang
Mencatat dalam jurnal pembelian untuk semua faktur atau pembelian kredit
Mencatat dalam jurnal pengeluaran kas, untuk semua pembelian barang
secara kontan
Membuat posting ke buku besar pembantu dan buku besar umum
6. Aliran Barang Keluar
Prosedur penjualan :
a) Penjualan obat bebas, alkes dan lain - lain :
(1) Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan
berupa bon atau kwitansi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal,
nama barang, banyak harga satuan dan jumlah.
(2) Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah
bon / kwitansi. Tembusan 1 dipegang sbagai arsip kasir setelah diberi
stempel lunas.
(3) Asli dan tembusan 2 diserahlan kepada pelayan apotik untuk pengambilan
barang; setelah tembusan 2 dan asli diberi tanda barang telah diambil.
Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang.
(4) Bon yanga sli dan obat – obat bebas diserahkan kepada pasien.
21
b) Penjualan obat dengan resep dokter :
(1) Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil mengontrol
ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi
(2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan
resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor
urut R/ dan catat nama, umur, alamat yang lengkap di belakang resep
(3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang bertugas
untuk :
Menghitung komposisi obat
Menyiapkan etiket
Menyiapkan obat / bahan baku obat
Meracik obat sesuai ketentuan yang berlaku
Pengemasan obat yang sudah selesai diracik
(4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali
Resep obat yang sesuai dengan nama pasien
Komposisi obat dan perhitungan dosis
Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik
(5) Penyerahan obat oleh petugas yang ditentukan dengan kontrol yang ketat
antara nomor dan nama pasien harus sesuai.
(6) Paraf pasien yang telah memintan / mengambil obat tersebut.
(7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi perhitungan
harga pokok obat + laba + uang R/ (rangkap 2)
(8) Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara
teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun
(9) Kalkulasi harga pokok obat diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicatat.
22