JOBSHEET (LEMBAR KERJA)

 
SMK NEGERI 1 PAKISJAYA
Mata Pelajaran : Mata Praktikum :
KEARSIPAN MENGAPLIKASIKAN SISTEM KEARSIPAN
JOB
PROGRAM KOMPETENSI KELAS /
JUDUL /
KEAHLIAN KEAHLIAN SEMESTER
JAM
OTOMATISASI & MENGELOLA
MANAJEMEN SURAT MASUK
TATA KELOLA DAN SURAT 1/2 X/1
PERKANTORAN
PERKANTORAN KELUAR
Instruktur :  WARSONO, S.E.

A. Kompetensi Dasar :
3.4 Menerapkan penanganan surat masuk
4.4 Melakukan penanganan surat masuk
3.5 Menerapkan penanganan surat keluar
4.5 Melakukan penanganan surat keluar

B. Petunjuk Kerja
1. Di meja anda terdapat 7 surat masuk dan 7 surat keluar
2. Catatlah surat-surat yang ada dalam buku Agenda
3. Arsip surat-surat tersebut sesuai dengan SOP

C. Bahan dan Alat

1. Format buku agenda tunggal
2. Surat masuk dan surat keluar sejumlah 14 lembar
3. Guide (HVS warna)
4. Kertas cover warna (2 macam) untuk penanda surat masuk/surat keluar
5. Map snelhecter 1 buah
6. Perforator
7. Stapler
8. ATK

D. Alur Kerja
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat
3. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar yang telah disediakan
4. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan Sistem abjad
5. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan system yang digunakan
6. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar selanjutnya susunlah guide dan
simpanlah surat-surat/arsip dalam map snelhecter sesuai dengan system yang digunakan

E. Hasil yang Diharapkan

1. Buku Agenda Tunggal terisi dengan lengkap, benar dan rapi
2. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter sesuai dengan system abjad.

F. Penilaian
Penilaian akan dilakukan kepada peserta meliputi aspek
1. Proses kerja
2. Hasil pekerjaan, dan
3. Sikap kerja
SOAL
Anda adalah Sekretaris kantor PT KARYA CEMERLANG, General Trade & Construction, yang beralamat
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja, Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577,
alamat email : ptkaryacemerlang@gmail.co.id. website: www.ptkaryacemerlangco.id. Pimpinan anda Afriko
Sandro, M.Si. sebagai Direktur Utama. Anda diminta oleh pimpinan anda untuk mengelola Surat Masuk dan
Surat Keluar berdasarkan sistem abjad dengan menggunakan Agenda Tunggal.
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SURAT KUASA
No. Sa/X/19

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : AFRIKO SANDRO, M.Si.
Alamat : Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simajuntak, Gondang, Sinarraja
Pekerjaan : Direktur Utama PT Karya Cemerlang

Dengan ini memberikan kuasa kepada :

Nama : RIDWAN BAITI, S. E.
Alamat : Perumnas Jaya Blok O1/245 Sinarraja
Pekerjaan : Asisten Manajer PT Karya Cemerlang

Untuk menjalankan kegiatan atau proses pelelangan/pemilihan langsung/proenunjukan langsung

proyek dilingkungan Dinas Pekerjaan Umum Kota Sinarraja. Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal
dikeluarkan sampai pekerjaan selesai.
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagai mestinya.

Sinarraja, 7 Oktober 2019

Yang menerima kuasa Yang memberi kuasa

Ridwan Baiti, S. E. Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

SURAT TUGAS
Nomor : Pu/X/2019

Direktur PT. Karya Cemerlang, dengan ini menugaskan kepada:

Nama : Shinta Putri

Jabatan : Maneger Pemasaran
Alamat : Perum Sinarraja Indah Blok A11/23 Gulungan, Sinarraja

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan lokasi:

Tempat : Jakarta dan Bandung

Lamnanya : 5 ( lima) hari terhitung mulai dari 14 Oktober 2019
Jenis Tugas : Mengadakan peninjauan lokasi dalam rangka rencana pembukaan cabang
perusahaan

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.

Sinarraja, 8 Oktober 2019

Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577

No : Si/X/19 9 Oktober 2019

Hal : Undangan Rapat Rutin

Yth. Sunako Sihombing

Jalan Kemerdekaan Raya 14 Bayat
Sinarraja

Kami mengundang saudara untuk menghadiri rapat tahunan yang diselenggarakan pada :
Hari, Tanggal : Kamis, 17 Oktober 2019
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang rapat direksi PT. KARYA CEMERLANG
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja.
Acara : 1. Pembukaan
2. Laporan Rutin bulan September 2019
3. Rencana membuka cabang baru
4. Anggaran Biaya bulan Oktober 2020

Mengingat acara tersebut sangat penting kami mengharapkan kehadiran saudara tepat waktu sesuai
dengan yang telah ditentukan. Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama
 Surabaya, 10 Oktober 2019
Lampiran: 11 (Sebelas) Lembar
Hal : Permohonan Pekerjaan

Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama

PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja

Dengan hormat,

Berdasarkan iklan di Harian Jawa Pos Nomor 04021999 tanggal 9 Januari 2019 yang
menyatakan bahwa di perusahaan Bapak membutuhkan sekretaris. Sehubungan dengan hal itu, saya:
nama : Nadhilah Hidayat
tempat/tanggal lahir : Surabaya, 4 Oktober 1999
pendidikan : SMK Wahana Bhakti Malang
agama : Islam
alamat : Jalan HR. Budiman 100 Malang

Dengan ini mengajukan permohonan pekerjaan di perusahaan Bapak/Ibu.

Sebagai bahan pertimbangan dan kelengkapan persyaratan bagi Bapak, berikut ini saya
lampirkan:
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy KTP
3. Pas Foto 4 X 6 sebanyak satu lembar
4. Salinan Ijazah terakhir satu lembar
5. Salinan Sertifikat Prakerin
6. Salinan Sertifikat Komputer Program MS. Word
7. Salinan Sertifikat Komputer Program Excel
8. Salinan Sertifikat Komputer Program Power Point
9. Salinan Sertifikat Beaty Class
10.Salinan Sertifikat Tablel Manner
11.Surat Pengalaman Kerja

Demikian surat lamaran ini, atas kebijaksanaan Bapak/Ibu untuk mengabulkan permohonan
ini, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Nadhilah Hidayat
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577

SURAT PERJALANAN DINAS

Nomor : Su/X/19

Direktur Utama PT Karya Cemerlang, memerintahkan kepada/menugaskan bahwa:*)

Nama : Dodi Sukardi
NIK : 30255675
Jabatan : Karyawan

Untuk melakukan Perjalanan Dinas sebagai berikut:

Tujuan : Jakarta
Keperluan dinas : Dinas ke kantor cabang
Berangkat tanggal : 14 Oktober 2019
Kembali tanggal : 18 Oktober 2019
Kendaraan : Umum
Pengikut :-

Keterangan
Mohon yang berwajib dapat memberikan bantuan seperlunya.

Dikeluarkan di : SINARRAJA
Pada Tangga : 10 Oktober 2019

Ttd

Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama
Tembusan:
1) Kepala KPO cq Kepala Bagian Kas
2) Sekretariat Direksi
3) Personalia cq Sie Gaji & Tunjungan
4) Arsip

Tanggal Mengetahui pemimpin Keterangan

Tiba di tujuan Berangkat setempat
14 Oktober 2019 14 Oktober 2019 Drs. Wiguna AK Menyelesaikan tugas
Dinas di Cabang
Jakarta

*) Setelah kembali dari tugas, SPD asli harap dikembalikan ke Biro Umum
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577

Nomor : Ja/X/2019 10 Oktober 2019

Lamp. : 2 (Dua) Lembar
Hal : Permintaan Penawaran

Yth. Pimpinan PT JAYA SELALU

Jalan Mataran 100
Malang

Dengan hormat,

Dari salah seorang relasi, kami memperoleh keterangan bahwa perusahaan Saudara menjual
alat-alat kantor yang berkualitas baik.

Oleh karena itu, kami minta keterangan mengenai daftar harga dengan model dan syarat-
syarat pembayaran beserta brosurnya, juga dengan diskon yang akan Saudara berikan.

Agar pemesanan dapat segera kami lakukan, kami minta Saudara memberi kabar secepat
mungkin.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama

Tembusan :
1. Kepala Bagian Produksi
2. Kepala Bagian Pemasaran

JN/AS
 PT SENTOSA MAKMUR
JALAN PERAK TIMUR 68
SURABAYA

Nomor : 68/PB/X/2019 11 Oktober 2019

Lamp. : -
Hal : Penawaran Barang

Yth. Direktur Utama

PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja

Dengan hormat,

Sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dan untuk memperlancar pekerjaan, maka
kami mengajukan penawaran produk yang terbaru untuk saat ini sebagaimana terinci di bawah ini:

1. Jenis barang : Laptop

2. Merk : SONY
3. Type : D-0036
4. Harga : Rp 10.000.000,00
5. Cara pembayaran : Secara kredit (Apabila pembelian minimal 10 Unit) melalui
rekening Mandiri nomor 87618078
6. Syarat Penyerahan : Barang dikirim setelah membayar uang muka sebesar 20 %
Dari total harga barang yang dibeli

Untuk lebih jelasnya Saudara dapat menghubungi kami melalui telepon atau datang langsung ke
kantor kami pada jam kerja.

Sambil menunggu pesanan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hani Sentosa S.E. M.M.

Pimpinan
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577

Nomor : Se/X/2019 14 Oktober 2019

Lamp. : -
Hal : Pesanan Laptop

Yth. Pimpinan PT SENTOSA MAKMUR

Jalan Perak Timur 68
Surabaya

Dengan hormat,

Setelah membaca surat Saudara tertanggal 11 Oktober 2019 Nomor: 68/PB/X/2019, Perihal
penawaran Laptop, kami berniat untuk memesan barang tersebut.

Adapun barang yang kami pesan sebanyak 10 unit Merk Sony Type D-0036, untuk
pembayarannya akan kami lakukan sesuai dengan ketentuan Saudara yaitu 50 % kami bayar dimuka
pada saat penyerahan barang dan sisanya akan kami kirim melalui rekening Mandiri dengan nomor
87618078.

Mohon barang dikirim secepatnya dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sekar Wangi, S.E.M.M

Direktur
 PT MALAKA
JALAN JAYAKARTA 78
YOGYAKARTA
___________________________________________________________________________

Nomor : 20/PJ.03.2/X/2019 14 Oktober 2019

Lamp. : –
Hal : Pengiriman Laptop

Yth. Direktur Utama

PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 100 unit Laptop Merk Sony melalui surat
Nomor: 4.5/PB/X/2019 Tanggal 4 Oktober 2019 telah kami kirimkan hari ini.

Seluruh Laptop itu kami pak ke dalam 5 peti yang kuat. Setiap peti berisi 20 unit laptop dan
tiap-tiap peti kami beri nomor urut MT-1 dan MT-5.

Untuk memudahkan pengecekan bersama ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa
fotokopi premi asuransi, daftar rincian barang , dan 3 buah faktur,

Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.

Hormat kami,

Harun Sanjaya, M.Sc.

Group Product Manager
 PT KARINA MAKMUR
JALAN SATRIYA 100
SURABAYA
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 21/PJ.06.4/X/2019 15 Oktober 2019
Lamp. : –
Hal : Penagihan LCD

Yth. Direktur Utama

PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja

Dengan hormat,

Telah beberapa kali kami mengirimkan surat tagihan untuk pembayaran LCD sebesar Rp. 50.000.000,00
(lima puluh juta rupiah) dan terakhir kami telah menyerahkan penagihan kami kepada Bank, tetapi
belum mendapat tanggapan.

Mengingat tunggakan itu sudah lebih dari 2 bulan, maka untuk ketiga kalinya kami ingatkan agar
Saudara segera dapat melunasinya.

Kami masih memberikan kesempatan kepada Saudara untuk melunasi pembayaran LCD tersebut sampai
akhir minggu ini. Apabila sampai waktu tersebut belum dilunasi juga, terpaksa kami minta bantuan
kepada Pengadilan Negeri Surabaya seperti telah kami sepakati dalam surat perjanjian Jual Beli.

Demikian agar hal ini mendapat perhatian sepenuhnya.

Hormat kami,

Harun Sanjaya, M.Sc.

Group Product Manager
 PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3 Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja
Telp. (0271) 445367-Faks. (0271) 443577

Nomor : Ka/X/2019 16 Oktober 2019

Lamp. : –
Hal : Pembayaran Laptop

Yth. Pimpinan PT KARINA MAKMUR

Jalan Satriya 100
Sidoarjo

Dengan hormat,

Sesuai dengan surat Saudara tanggal 15 Oktober 2019 Nomor: 21/PJ.06.4/X/2019 tentang penagihan
pembayaran laptop, maka dengan ini kami berniat membayar kekurangannya sebesar Rp
50.000.000,00.

Atas keterlambatan pembayaran, kami mohon maaf sebesar-besarnya karena pada saat ini perusahaan
kami sedang mengalami renovasi sehingga secara tidak sengaja berdampak pada kegiatan administrasi
dan pegawai pada kami. Oleh karena itu pembayaran kami transfer secepatnya pada hari ini melalui
rekening Mandiri dengan nomor 87618078.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Afriko Sandro, M.Si.

Direktur Utama
 PT KENCANA BAHAGIA
JALAN JAKARTA 101-110
SURABAYA

Nomor : 62/ PPB/X/ 2019 17 Oktober 2019

Lam. : 10 (Sepuluh) Lembar
Perihal : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Yth. Direktur Utama

PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja

Dengan hormat ,

Pesanan Bapak melalui surat No. 4.6/SP/X/19 berupa 20 unit mesin diesel merk Yanmar telah kami
kirim hari ini melalui Perusahaan EMKL Mutiara dan diperkirakan tiba di tempat Bapak akhir bulan
ini.

Seluruh mesin diesel tersebut kami pak ke dalam lima peti yang kuat, masin-masing berisi empat unit
mesin.

Sesuai dengan perminataan Bapak, barang tersebut kami ansuransikan pada Perusahaan Asuransi
Parolamas, Surabaya. Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotokopi premi
asuransi, daftar rincian barang, dan dokumen lainnya.
\
Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.

Hormat kami,

Drs. Asmi Syamsudin

Manajer Proyek

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BUDI ASIH

 Jl. Pahlawan 10 Telp. 701615
Bandung
 ==============================================================
No. : 125/Rek/KS/X/19 17 Oktober 2019
Lamp :-
Hal : Keterangan tentang
Jihan Isni Mahjati
 
Yth. Direktur Utama
PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja  

Yang terhormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku kepala SMEA Budi Asih menjelaskan dengan
sesungguh-sungguhnya bahwa:
Nama : Jihan Isni Mahjati
Alamat : Jl. Gatot Subroto 12 Bandung
Adalah benar kami lulusan tahun ajaran 1999/2000. Yang bersangkutan selama menjadi siswa
pada sekolah kami adalah siswa yang berprestasi, aktif, dan mempunyai kepribadian yang baik. Hal
ini dapat dibuktikan dengan kelulusan ujiannya dengan nilai yang baik menjadi juara pada sekolah
kami.
Demikianlah keterangan dari kami semoga Bapak memakluminya.

Hormat kami,
Kepala SMEA Budi Asih
 
 
  Drs. Slamet Nur Hidayat
/ NIP : 19600730 198701 1 0100

PT GEMILANG SELALU
JALAN SURABAYA 101
JAKARTA
No. : 125/KON/PB/X/19 18 Oktober 2019
Lamp :-
Hal : Konformasi Pesanan Baut
 
Yth. Direktur Utama
PT KARYA CEMERLANG
General Trade & Construction
Kompleks Ruko Grande No. 3
Jl. Simanjuntak, Gondang, Sinarraja  

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 16 Oktober 2019 melalui telepon. Dengan ini
kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Anda pesan dan syarat-syarat sebagai berikut:

(1) 3500 buah baut D19 X 80 mm @ Rp. 5.750,00 Rp. 20.125.000,00

(2) 1725 buah baut D16 X 90 mm @ Rp. 4350,00 Rp. 7.503.750,00
Rp. 27.628.750,00

Terbilang: Dua puluh tujuh juta enam ratus dua puluh delapan ribu tujuh ratus lima puluh ribu
rupiah.
Pembayaran : Cash on Delivery
Penyerahan : Franco

Setelah surat ini saudara tandatangani, mohon lembar aslinya diserahkan kepada kami.

Disetujui oleh pemesan Hormat kami

…………………………………….. Ir. Ridwan Tjahjawidya

Kabid Penjualan